concept secretarieel jaarverslag van het bestuur van de

CONCEPT SECRETARIEEL JAARVERSLAG VAN HET BESTUUR VAN DE OUDERVERENIGING VAN
HET GYMNASIUM FELISENUM 2013-2014
Verenigingsjaar 2013-2014
Het verenigingsjaar liep van 1 augustus 2013 tot en met 31 juli 2014. Dit verslag heeft betrekking op de
periode 19 november 2013 (datum jaarvergadering 2013) tot …… november 2014 (datum jaarvergadering
2014).
Samenstelling bestuur oudervereniging
Tijdens de jaarvergadering van de Oudervereniging op dinsdag 19 november 2013 zijn verkiezingen voor
het bestuur van de Oudervereniging gehouden. De bestuursleden Andre Bodin, Paul Koutstaal, Jose
Langendijk en Astrid Stellingwerf waren aftredend en niet herkiesbaar. De kandidaten die zich beschikbaar
hebben gesteld voor het bestuur zijn op de vergadering allen gekozen tot bestuursleden waardoor het
bestuur in dit verslagjaar bestond uit:
Marcia Hoogeland
Frank Barnhoorn
Marja Könning
Jacob vd Beldt
Yolanda Nijssen
Jako Keirsgieter
Alex van der Steen
Lenneke Lucassen
- voorzitter
- secretaris
- medezeggenschapsraad
- penningmeester
- algemeen lid
- algemeen lid
- algemeen lid
- kandidaat bestuurslid
In de loop van het verslagjaar is Lenneke Lucassen teruggetreden als kandidaat-bestuurslid. Van de
overige bestuursleden hebben Yolanda Nijssen, Jako Keirsgieter en Alex van der Steen aangegeven na de
jaarvergadering 2014 te stoppen met hun werkzaamheden in het bestuur. Het bestuur heeft besloten
verder te gaan in een kleinere bezetting. Statutair dient het bestuur uit vijf leden te bestaan. Sandra Been
heeft aangegeven dat zij graag deel wil uitmaken van het bestuur en heeft zich verkiesbaar gesteld.
De school werd in de overlegvergaderingen vertegenwoordigd door Karel Kits (rector) namens de
schoolleiding en Jan Steenhoek namens het personeel. Deze laatste heeft aangegeven de vergaderingen
na de zomervakantie van 2014 niet meer bij te zullen wonen. Zijn plaats wordt ingenomen door Inge
Rodenburg (conrector).
Jaarvergadering d.d. 19-11-2013
De jaarvergadering bestond voor de pauze uit een formeel gedeelte en na de pauze was er gelegenheid tot
het bijwonen van proeflessen van verschillende vakken (Engels, Klassieke Talen, NLT, AK, Wiskunde,
Gym).
Naar aanleiding van de jaarstukken en de begroting zijn tijdens de jaarvergadering 3 vragen gesteld,
waarop als volgt is geantwoord:

Nu de F-dag is komen te vervallen, worden dan de middelen die daarvoor beschikbaar waren
gereserveerd voor de Lustrum bijeenkomsten? Het was een grote post op de begroting.
De voorzitter antwoordt dat middelen niet gelabeld worden voor bepaalde uitgaven. De uitgaven
voor een lustrumbijeenkomst zullen uit de reserves kunnen worden gehaald.

Gevraagd wordt of het aantal leerlingen gelijk blijft en of de school wil groeien.
De schoolleiding antwoordt dat het aantal leerlingen nagenoeg gelijk blijft (654).
1

Gevraagd wordt of de schoolleiding iets kan vertellen over de nieuwe financiering van de scholen in
2014 (wijziging financiering “rugzakjes”).
Het Felisenum zal daar niet zoveel gevolgen van ondervinden. Het Rijk gaat ervan uit dat het
percentage “rugzakkers” overal nagenoeg gelijk is. Maar dat is niet zo, de regeling pakt voordelig uit
voor scholen in gebieden met een relatief minder aantal “rugzakkers”. Ook het Felisenum profiteert
hiervan (er is een medewerker voor 0,45 FTE aangenomen).
Er zijn verder geen vragen gesteld over het secretarieel en het financieel jaarverslag en over de begroting.
De aanwezigen hebben de stukken goedgekeurd. De kascommissie heeft haar fiat gegeven aan het
overzicht van inkomsten en uitgaven.
Overlegmomenten
Het bestuur van de Oudervereniging schreef vijfmaal een vergadering uit in de verslagperiode. Ook kwam
het bestuur van de Oudervereniging driemaal met de schoolleiding bijeen voor een gezamenlijk overleg. In
totaal zijn er dus 11 officiële overlegmomenten geweest.
De vergaderingen waren openbaar. Er is door de leden van de oudervereniging (i.e. alle
ouders/verzorgers) geen gebruik gemaakt van het recht de vergaderingen bij te wonen.
Hoofdpunten uit het verenigingsjaar
Hieronder wordt een aantal belangrijke hoofdpunten uit het genoemde verenigingsjaar genoemd, te weten:
a.
Contactouders
De Oudervereniging heeft in het schooljaar 2013-2014 wederom, met instemming van de schoolleiding,
ouders van de eerste- en tweedejaars leerlingen benaderd voor de functie van contactouder.
Toelichting: Per klas is een contactouder benoemd. Deze contactouder houdt contact met de andere
ouders van de klas. Op deze manier kan de contactouder bespreekpunten verzamelen en terugkoppelen.
De contactouders komen regelmatig bij elkaar onder leiding van mevr. van der Kooij (tot juli 2014) en dhr.
Thoolen (vanaf september 2014). Ook is er altijd een bestuurslid van de Oudervereniging bij deze
overleggen aanwezig. Ouders uit betreffende leerjaren krijgen schriftelijk terugkoppeling van deze
besprekingen. Het contactouderschap functioneert ten behoeve van de eerste twee schooljaren op het
Felisenum.
Vanuit dit contactoudersoverleg zijn onder meer de volgende punten besproken in het overleg met de
schoolleiding:
 Stand van zaken Magister (actualiseren, beperktheid)
 De schoolboeken
 Het toetsrooster
Hiernaast blijven de andere contactvormen bestaan, zoals het contact met de mentor inzake het welzijn
van de leerling, contacten met docenten over proefwerken en cijfers, tien-minuten-gesprekken,
ouderinformatieavonden, etc.
b.
Het beleidsplan van het bestuur van de Oudervereniging
Tijdens een eerste bijeenkomst in december 2013 van de Oudervereniging in de nieuwe samenstelling is
gediscussieerd over doelen en taken van de Oudervereniging en welke nieuwe impulsen aan de
Oudervereniging gegeven zouden kunnen worden. Dit is verwoord in een beleidsplan waarin voor de
komende twee schooljaren drie speerpunten zijn geformuleerd:
b.1.
Verbinding
Het bestuur wil een rol spelen bij de onderlinge binding van leerlingen en de verbinding van ouders met de
school. Een goede start en een goede afsluiting vormen belangrijke markeringspunten. Om die reden wil
het bestuur van de Oudervereniging ondersteuning bieden bij de Open Dagen, de informatieavonden, de
introductiedagen en de diplomering. Deze ondersteuning kan bestaan uit een financiële bijdrage, maar ook
2
door fysieke aanwezigheid van de bestuursleden. Tijdens de Open Dagen of Informatieavonden kunnen
bestuursleden (belangstellende) ouders bijvoorbeeld informeren over het hebben van een kind op het
Felisenum. Wellicht kunnen ook sociale activiteiten van klassen worden ondersteund. Het komend jaar zal
dit in overleg met de schoolleiding verder handen en voeten gegeven worden.
b.2.
Contact
Het Bestuur van de Oudervereniging wil zichtbaar(der) zijn (voor ouders, leerlingen en school) en, waar
zinvol, een (actieve) bijdrage leveren opdat leerlingen het Felisenum als een fijne, veilige, maar ook
uitdagende school kunnen ervaren.
Met de ouders
Het bestuur van de Oudervereniging treedt op namens alle ouders. Om die reden is het belangrijk dat
de ouders geïnformeerd worden over de activiteiten van het bestuur .
Dit gebeurt op verschillende manieren:
- Via de website: de informatie over het bestuur van de oudervereniging is actueel, relevant en
adequaat.
- Via directe mailberichten naar de ouders
- Ouders kunnen rechtstreeks contact opnemen met het bestuur van de Oudervereniging. In het
verslagjaar heeft de Oudervereniging een eigen emailadres gekregen:
[email protected].
- Via de schoolgids
- Via de contactouderavonden: enkele bestuursleden zijn tevens contactouder en zorgen op deze
wijze voor een korte communicatielijn tussen ouders en het bestuur van de Ouderverenging
- Via een eigen column in Mercurius
- Door aanwezigheid op de Open Dagen en Informatieavonden
- Via de jaarvergadering, waarin het bestuur verantwoording aflegt. De jaarvergadering wordt
meestal gekoppeld aan een thema-avond, met een voor ouders interessant onderwerp.
Met de leerlingen
Om goed aan te kunnen sluiten op de behoefte van de leerlingen, wil het bestuur tenminste eens per
jaar overleg hebben met de leerlingenraad, Meden Agan. Het bestuur van De Oudervereniging wil
samen met de leerlingenraad een lijst samenstellen waarop zaken staan die zij, de leerlingen, zouden
willen hebben of geregeld zouden willen zien. Op basis van deze lijst kunnen we dan budget reserveren
om dat te verwezenlijken.
Met de school
Naast de genoemde overleggen met de schoolleiding wil het bestuur van de Oudervereniging ook af en
toe met de jaarcoördinatoren en/of leerkrachten overleggen. Dit zal in het kader van bijzondere
activiteiten plaatsvinden (introductiedagen, diploma-uitreiking).
Met de schoolleiding, MR en Leerlingenraad
Een gezamenlijke bijeenkomst van schoolleiding, MR, leerlingenraad en het bestuur van de OV met als
doel elkaars werkzaamheden en aandachtsgebieden te leren kennen, behoort ook tot de
mogelijkheden.
Met de LOZG
Het bestuur van De Oudervereniging zal weer actief gaan deelnemen aan de bijeenkomsten van de
Landelijke Oudervereniging Zelfstandige Gymnasia (LOZG). De LOZG is een vereniging van
ouderorganisaties van de zelfstandige gymnasia in Nederland (momenteel zijn er 30 leden). De LOZG
heeft tot doel op te komen voor de belangen van het zelfstandig gymnasium. De LOZG draagt bij aan
de samenwerking tussen de zelfstandige gymnasia en wil daarnaast een (communicatie)platform zijn
voor ouders en toekomstige ouders
b.3.
Transparantie
Het bestuur van de Oudervereniging wil een transparant financieel beleid voeren, waarin de continuïteit van
het bestuur gewaarborgd wordt door middel van:
3
-
-
Een sluitende begroting (zoveel mogelijk ingevuld, dus bij voorkeur geen stelposten die uitgaven
‘uitlokken’)
Budgetbewaking (vastleggen beoordeelde aanvragen en projecten inclusief verslaglegging)
Transparantie richting ouders (jaarlijkse verantwoording en eventueel tussentijds bv. via de Mercurius)
Een heldere en duidelijke visie ten aanzien van de te financieren aanvragen. We hanteren hierbij
duidelijke criteria.
o Bij de aanvraag moet aangegeven worden op welke wijze duidelijk gemaakt wordt dat de OV
een bijdrage heeft geleverd;
o De aanvraag moet een groep dienen, niet het individu;
o De aanvraag moet passen in de lijn van evenredige verdeling over de leerlingen
o De verhouding budget-groepsgrootte moet in balans zijn;
o De toegevoegde ((im-)materiële) waarde moet onderbouwd worden;
o In geval van een aan het onderwijs gerelateerde aanvraag, moet er sprake zijn van een
inhoudelijke relatie
Een consistente visie met betrekking tot de aanwending van eventuele reserves.
Met de schoolleiding is afgesproken dat alle aanvragen voor subsidie via de schoolleiding worden gedaan
en niet rechtstreeks door de leerkrachten aan het bestuur van de Oudervereniging.
Over het beleidsplan is met de schoolleiding van gedachten gewisseld. De schoolleiding heeft daarbij
aangegeven het een goed plan te vinden en zal uiteraard bij de verdere concretisering worden betrokken.
c.
Ouderbijdrage Oudervereniging
Vanaf het schooljaar 2009-2010 wordt aan alle ouders/verzorgers een ouderbijdrage van € 15,- gevraagd.
In de verslagperiode geldt eveneens een ouderbijdrage van € 15,- per jaar.
d.
Financiële ondersteuning
Ook dit verslagjaar heeft de Oudervereniging de drank en hapjes voor de nieuwjaarsborrel voor het
schoolteam aangeboden. Voor deze bijeenkomst waren tevens de contactouders en de bestuursleden
uitgenodigd.
En ook dit verslagjaar heeft de Oudervereniging financieel bijgedragen aan het cadeau voor de geslaagden
in de vorm van een jaarboek dat tijdens de diploma-uitreiking is overhandigd.
In het financieel jaarverslag zijn deze activiteiten opgenomen.
d. Samenwerking
Samenwerking tussen de schoolleiding en het bestuur van de oudervereniging is ook in dit verenigingsjaar
op een voor beide werkbare wijze voortgezet. Zo is er sprake van continuering van het contactouderschap,
het versturen van de verslagen van de contactouderbijeenkomsten, het digitaal verschijnen van de
Mercurius (waarin de Oudervereniging sinds dit verslagjaar een eigen informatiepagina heeft) en het
plaatsen van informatie vanuit de Oudervereniging op de ouderpagina van de schoolwebsite.
Op de open dag heeft het bestuur van de Oudervereniging een actieve bedrage geleverd door aan
toekomstige leerlingen en ouders uit te leggen waar het bestuur voor staat en welke activiteiten zij
onderneemt. Tevens hebben de bestuursleden verteld over hoe zij het eerste schooljaar van hun kind
hebben ervaren. De aanwezigheid van de bestuursleden werd alom gewaardeerd.
e. Ouderpagina op schoolwebsite
Het bestuur van De Oudervereniging vindt het belangrijk dat ouders op de hoogte worden gebracht van
actuele ontwikkelingen en informatie die school betreffen. Dat geldt ook voor de activiteiten die het bestuur
organiseert. Naast actuele informatie ontvangt het bestuur ook aandachtspunten die ouders van leerlingen
4
in de dagelijkse schoolpraktijk ervaren. Het bestuur inventariseert deze aandachtspunten en bespreekt
deze met school.
De samenwerking tussen de webmaster en het bestuur van de Oudervereniging inzake het plaatsen van
actuele informatie verliep ook in dit verslagjaar goed.
f. Het Lustrum in 2015
De F-dag in de oude opzet is vervallen. Besloten is om volgend jaar een lustrumviering te organiseren.
Hieraan zal de Oudervereniging een substantiële financiële bijdrage leveren.
g. Internationalisering
Het Felisenum geeft stevig vorm aan internationalisering. De UNESCOschool is daar een voorbeeld van.
Er worden uitwisselingsprojecten gestart, waarbij alles valt of staat met de gastvrijheid van gastouders. Het
eerste project zal een uitwisseling zijn met een school in Polen (waar de leerlingen goed Engels spreken).
Op verzoek van het bestuur van de Oudervereniging zal dit thema prominenter op de site van het
Felisenum worden vermeld. Het bestuur van De Oudervereniging zal komend jaar bespreken of zij een rol
kan spelen bij het uitwisselingsproject (oproep voor gastouders, etc.).
h. Het verstrekken en de staat van de studieboeken
In het verslagjaar is met de schoolleiding gesproken over de verstrekking van de studieboeken (sommige
leerlingen hebben geen boeken ontvangen, de kwaliteit laat soms te wensen over). Dit heeft de volle
aandacht van de schoolleiding en zij zal in gesprek gaan met de distributeur. Tevens zal in Mercurius
worden aangegeven wat te doen als boeken in slechte staat zijn.
i.
De eerste dag van het schooljaar
In veel klassen wordt het rooster op de eerste dag van het schooljaar uitgedeeld en vervolgens wordt
overgegaan tot de orde van de dag (de lessen starten). Het bestuur van De OV heeft aan de schoolleiding
gevraagd om de eerste dag van het schooljaar anders in te vullen (een sociale activiteit, een hernieuwde
kennismaking, etc.). Tijdens de bespreking bleek dat de school dit al had opgepakt. Volgend schooljaar zal
de eerste dag anders worden ingevuld.
Besproken onderwerpen in de vergaderingen met en zonder de schoolleiding
Tijdens de bestuursvergaderingen en de overlegvergaderingen met de schoolleiding zijn onderstaande
onderwerpen aan de orde geweest. In elke vergadering komen de bevindingen van de laatste MRvergadering aan de orde. Een van de bestuursleden van de Oudervereniging heeft zitting in de MR. Voor
dit verenigingsjaar is dat Marja Könning geweest.
Een greep uit de onderwerpen die in het reguliere overleg van de Oudervereniging en de
overlegvergadering tussen Oudervereniging (OV) en schoolleiding besproken zijn:








Voorbereiding, organisatie en evaluatie jaarvergadering Oudervereniging
Voorbereiding, organisatie en evaluatie van themabijeenkomst, aansluitend op de Jaarvergadering
over? en de mogelijkheid om proeflessen te volgen.
Samenstelling van het bestuur
Werven van nieuwe bestuursleden i.v.m. aftreden van zittende bestuursleden.
Bijwonen van bijeenkomsten contactouders en monitoring voortgang
Voorbereiding, organisatie en evaluatie van nieuwjaarsborrel voor het schoolteam, MZR,
contactouders klassen 1 en 2
Oudervereniging-pagina op de schoolwebsite
Inzet bestuur van de OV bij informatiebijeenkomst voor ouders en mentoren van
eerstejaarsleerlingen, inclusief een toelichting over alle OV-activiteiten
5













Het gebruik van Teletop als elektronische leeromgeving en het efficiënt gebruik maken hiervan
Snelle invoer van cijfers in Magister
Informatie aanmeldingen en inschrijvingen nieuwe leerlingen
resultaten eindexamens 2012
Informatie privéomstandigheden team en leerlingen in relatie tot realisering attentie vanuit OV
Toegankelijkheid presentaties verdiepingsproject voor klasgenoten.
Internationalisering, Unescoschool
maatschappelijke stage zal schooljaar: het Felisenum gaat daar mee door, ondanks de politieke
besluitvorming
procedure en kwaliteit toegestuurde schoolboeken
Contact met de Leerlingenraad
Informatie over de profielkeuze
Het verfrissen van de website van het Felisenum
Cursus Chinees
Santpoort Noord, november 2014
Frank Barnhoorn (secretaris)
6