Zonder zorgen zzp`ers inzetten

Whitepaper
Zonder zorgen
zzp’ers inzetten
Volgens de regels
van de nieuwe Wet DBA
Uitgave: mei 2016
Inleiding
Inhoudsopgave
Inleiding3
1. Welke acties moet u ondernemen?
4
Stappenplan4
Checklist
5
Tips
5
2. Het gebruik van modelovereenkomsten
7
7
Uitleg modelovereenkomsten
Hoe kom ik aan een modelovereenkomst?
7
Kan ik bestaande modelovereenkomsten
aanpassen naar mijn eigen situatie? 7
Eenmaal een modelovereenkomst overeengekomen?
8
Hoe beoordeelt de Belastingdienst de modelovereenkomsten?
8
De werkwijze voor het inzetten van zzp’ers is veranderd. De Verklaring Arbeidsrelatie
(VAR) is vervallen. Vanaf 1 mei 2016 geldt in Nederland de Wet Deregulering
Beoordeling Arbeidsrelaties (hierna Wet DBA).
Waarom deze wijziging? Het probleem met de VAR was dat het - in de ogen van het
kabinet - zorgde voor schijnzekerheid. Zzp’ers moesten aan een aantal voorwaarden
voldoen om een VAR te krijgen, maar voor de Belastingdienst was het moeilijk te
controleren of de zzp’er, werkzaam met een VAR, ook echt een zelfstandige was. Het
doel van de Wet DBA is het aanpakken van de schijnzelfstandigheid bij zzp’ers en het
geven van mogelijkheden aan de Belastingdienst om te handhaven, onder andere door
controle uit te voeren op modelovereenkomsten.
Onder een schijnzelfstandige wordt verstaan: iemand die formeel de status van zzp’er
geniet, maar in de praktijk een werknemer is en als zodanig wordt beschouwd door de
Belastingdienst. De Wet DBA zorgt ervoor dat het financiële risico eerlijker verdeeld
wordt als er toch sprake is van een verkapt dienstverband. Tot 1 mei 2016 lag het risico
bij de zzp’er, maar nu bent u als opdrachtgever ook aansprakelijk en betaalt u samen.
Werkt u met zzp’ers?
Dan geldt de Wet DBA voor u. Om alle partijen aan de uitvoering van de Wet DBA te
laten wennen, geldt er een transitieperiode tot 1 mei 2017. Daarmee heeft iedereen
de tijd om een en ander goed te regelen. Vanaf 1 mei 2016 heeft u al wel een
inspanningsverplichting om uitvoering te geven aan de Wwet DBA.
Dit whitepaper helpt u om de uitvoering van VAR naar modelovereenkomsten te realiseren.
Tot 1 mei 2016:
VAR
3. Controle
10
1 mei
2016
Tot slot
11
Vanaf 1 mei 2016:
Wet DBA met inspanningsverplichting
Bronvermelding11
1 mei
Over Luba Uitzendbureau
12
2017
Vanaf 1 mei 2017:
Wet DBA met strikte controles
02 | Luba _ Zonder zorgen zzp’ers inzetten
Luba _ Zonder zorgen zzp’ers inzetten | 03
1
Welke acties moet u nemen?
Welke acties moet u nemen?
Checklist
1
Waar adviseren we u naar te kijken?
De Belastingdienst beoordeelt vanaf 1 mei 2017 of de zzp’ers die voor u werken
daadwerkelijk als zelfstandigen werken. En er geen sprake is van een (fictief)
dienstverband. U moet dit als opdrachtgever kunnen aantonen.
Stappenplan
Wij adviseren u om de volgende stappen te nemen:
1Zorg dat u weet wie als zzp’er in uw organisatie werkt. Wie doet wat en onder
welke voorwaarden.
2Beoordeel of en bij welke zzp’ers er mogelijk twijfel is omtrent het wel of niet
aanwezig zijn van een (fictief) dienstverband en of er met een modelovereenkomst
gewerkt moet worden (meer informatie over modelovereenkomsten leest u in
hoofdstuk 2). Let daarbij vooral op zzp’ers die langdurig ingehuurd worden,
onderdeel uit maken van de organisatie en/of hetzelfde werk doen als mensen in
loondienst. Tips hiervoor vindt u in de checklist.
3Maak vervolgens een afweging of u met, de door de Belastingdienst, gepubliceerde
modelovereenkomsten wilt werken of een eigen overeenkomst wilt gaan gebruiken.
Beoordeel of, en met welke, modelovereenkomst gewerkt kan worden.
Wellicht zijn er meerdere nodig voor verschillende type opdrachten.
4Formuleer opdrachten altijd zo veel mogelijk in project- en eindtermen.
Maak er een overeenkomst van opdracht van en geen functieomschrijving.
5Controles starten niet eerder dan 1 mei 2017, maar er wordt wel teruggekeken
tot 1 mei 2016. Ook rust er vanaf 1 mei 2016 een inspanningsverplichting op u om
concreet uitvoering te geven aan de Wet DBA: u kunt dus niet rustig afwachten
tot 1 mei 2017 om actie te ondernemen. Zorg dus dat u tijdig op orde bent en uw
contracten met zzp’ers aanvult of aanpast.
6Informeer en instrueer met name het lijnmanagement over de bepalingen die in de
gebruikte modelovereenkomst staan. Zij werken in de praktijk met de zzp’ers en zij
zijn het dan ook die de bepalingen uit die overeenkomst kunnen overtreden,
met alle gevolgen van dien!
7Zorg ervoor dat u blijvend kunt controleren of zzp’ers volgens
modelovereenkomsten werken.
Checklist
De zzp’er heeft vrijheid om te bepalen hoe de opdracht inhoudelijk
wordt verricht. U heeft alleen zeggenschap over het resultaat van de
Waar
adviseren we u naar te kijken?
werkzaamheden.
U geeft niet of zeer beperkt instructies wat betreft de directe werkinhoud
(materieel gezag).
Sluit de zzp’er structureel aan bij uw
De zzp’er heeft vrijheid om te bepalen hoe de
De zzp’er heeft vrijheid in het bepalen van eigen werktijden, het opnemen van
vergaderingen met werknemers? Deelname aan
opdracht inhoudelijk wordt verricht. U heeft
vakantiedagen en dergelijke.
een afdelingsoverleg met een algemeen karakter
alleen zeggenschap over het resultaat van de
wijst eerder in de richting van een dienstbetrekking
werkzaamheden.
De zzp’er is niet verplicht gesteld om persoonlijk de arbeid te verrichten: hij
dan deelname aan een overleg dat specifiek gaat
moet zelf geschikte vervanging kunnen regelen.
over de opdracht van de zzp’er.
U geeft niet of zeer beperkt instructies wat betreft
de directe werkinhoud (materieel gezag).
De zzp’er gebruikt eigen gereedschappen. Of betaalt voor uw materialen
Scholing is de eigen verantwoordelijkheid
of diensten.
van de zzp’er.
De zzp’er heeft vrijheid in het bepalen van
eigen werktijden, het opnemen van vakantiedagen
De zzp’er heeft verscheidene opdrachten. Het moet in ieder geval duidelijk
Aansprakelijkheid van de zzp’er is geregeld en
en dergelijke.
zijn dat hij niet langdurig en voor een groot aantal uren per week alleen voor u
verzekering daarvan door de zzp’er.
werkt. De Belastingdienst heeft nog niet concreet gemaakt wat ‘langdurig’ is.
De zzp’er is niet verplicht gesteld om persoonlijk
Het ter beschikking stellen van bedrijfskleding
de arbeid te verrichten: hij moet zelf geschikte
De vergoeding aan de zzp’er vindt plaats op basis van facturen met
door u kan een aanwijzing vormen voor het bestaan
vervanging kunnen regelen.
urenspecificatie. Er vindt geen doorbetaling bij ziekte plaats. Er is geen sprake
van een dienstbetrekking.
van doorbetaalde vakantiedagen. Er is vindt geen uitbetaling van vakantiegeld
De zzp’er gebruikt eigen gereedschappen.
plaats. Er is geen deelname aan uw pensioenvoorziening.
Het ter beschikking stellen van veiligheidsmiddelen
Of betaalt voor uw materialen of diensten.
(mondkapjes, gehoorbescherming, etc.) door u
Met de zzp’er vinden geen functionerings- en beoordelingsgesprekken plaats.
hoeft geen aanwijzing te zijn voor het bestaan van
De zzp’er heeft verscheidene opdrachten.
een dienstbetrekking.
Sluit de zzp’er structureel aan bij uw vergaderingen met werknemers?
De vergoeding aan de zzp’er vindt plaats op basis
Deelname aan een afdelingsoverleg met een algemeen karakter wijst eerder
Het ter beschikking stellen van een
van facturen met urenspecificatie. Er vindt geen
in de richting van een dienstbetrekking dan deelname aan een overleg dat
kantoorwerkplek (bureau, bureaustoel, computer,
doorbetaling bij ziekte plaats. Er is geen sprake
specifiek gaat over de opdracht van de zzp’er.
printer) zal doorgaans geen aanwijzing zijn voor het
van doorbetaalde vakantiedagen. Er vindt geen
bestaan van een dienstbetrekking.
uitbetaling van vakantiegeld plaats. Er is geen
Scholing is de eigen verantwoordelijkheid van de zzp’er.
deelname aan uw pensioenvoorziening.
Aansprakelijkheid van de zzp’er is geregeld en verzekering daarvan
Met de zzp’er vinden geen functionerings- en
door de zzp’er.
beoordelingsgesprekken plaats.
Het ter beschikking stellen van bedrijfskleding door u kan een aanwijzing
vormen voor het bestaan van een dienstbetrekking.
Het ter beschikking stellen van veiligheidsmiddelen (mondkapjes,
gehoorbescherming, etc.) door u hoeft geen aanwijzing te zijn voor het bestaan
van een dienstbetrekking.
Het ter beschikking stellen van een kantoorwerkplek (bureau, bureaustoel, computer, printer) zal doorgaans geen aanwijzing zijn voor het bestaan van
een dienstbetrekking.
04 | Luba _ Zonder zorgen zzp’ers inzetten
Luba _ Zonder zorgen zzp’ers inzetten | 05
1
Welke acties moet u nemen?
Factoren (zoals in de checklist genoemd) die een aanwijzing kunnen vormen voor het
bestaan van een dienstbetrekking worden in onderlinge samenhang beoordeeld.
Pas nadat alle relevante factoren in onderlinge samenhang zijn bekeken, kan de
conclusie worden getrokken of er sprake is van een dienstbetrekking of niet. Sommige
factoren wijzen eerder naar de aanwezigheid van een dienstbetrekking dan andere.
Tips
• H oe gaat u om met externe inhuur? Kunt u dat in een beleid vatten?
Door dit beleid kunt u duidelijker aantonen dat ingehuurde zelfstandigen
geen werknemers zijn.
• M aak uw overeenkomsten met zzp’ers zo uniform mogelijk. Hierdoor is het
overzicht makkelijker te behouden, waardoor u minder kwetsbaar bent tijdens
controles van de Belastingdienst.
• D enk aan een andere manier van samenwerken. Kunt u in plaats van een
inhuurcontract ook gebruikmaken van een payrollconstructie of een tijdelijk
dienstverband? Op die manier is de zzp’er geen ondernemer en is het helder
dat er loonbelasting moet worden afgedragen. Niet alleen voor u maar ook voor
zzp’ers kan het juist een alternatief bieden om de onzekerheid weg te halen.
U en de zzp’ers lopen namelijk samen een gezamenlijk risico als de zaken niet
goed geregeld zijn.
Modelovereenkomsten
2
Uitleg modelovereenkomsten
Modelovereenkomsten zijn overeenkomsten waarin duidelijk wordt gemaakt dat
de relatie tussen de opdrachtgever en zzp’er dusdanig wordt ingericht, dat er geen
sprake is van een dienstverband. Denk aan afspraken over het geven van instructies,
vervanging en het zelfstandig kunnen invullen van de opdracht. Het gebruik van
modelovereenkomsten is, net zoals de VAR, niet verplicht.
Bij de inzet van zzp’ers kan het immers heel duidelijk zijn dat zij niet op basis van een
dienstverband werken, zoals een freelance fotograaf die jaarlijks een teamdag van een
bedrijf vastlegt.
Het gebruik van modelovereenkomsten is wel aan te raden. Zonder een dergelijke
overeenkomst bestaat geen zekerheid omtrent de loonheffingen. De Belastingdienst
beoordeelt namelijk de overeenkomst en wanneer de inspecteurs óf een
gezagsverhouding, óf de verplichting tot het persoonlijk verrichten van arbeid uitsluit
(wanneer het werk niet zonder toestemming van de opdrachtgever kan worden
uitbesteed aan een ander), dan is er geen sprake van een echte dienstbetrekking. U
bent als opdrachtgever in dat geval gevrijwaard van het afdragen van loonheffingen.
Echter wanneer de Belastingdienst constateert dat de zzp’er feitelijk niet conform
de modelovereenkomst werkt of heeft gewerkt, kan dit tot gevolg hebben dat er
alsnog een dienstverband wordt aangenomen en u naheffing premieafdrachten en
loonbelasting dient af te dragen. De Belastingdienst kan hierover ook boetes opleggen.
Als de opdrachtgever en zzp’er in de praktijk ook daadwerkelijk conform de
modelovereenkomsten werken, heeft de opdrachtgever de gewenste zekerheid over
vrijwaring voor maximaal 5 jaar voor naheffingen in het kader van de loonbelasting en
sociale premies.
Voorwaarde is dan ook dat daadwerkelijk volgens deze
overeenkomsten wordt gewerkt.
Hoe kom ik aan een modelovereenkomst?
Modelovereenkomsten zijn op Belastingdienst.nl te vinden. Hier staan door hen
getoetste en goedgekeurde algemene en meer specifieke modelovereenkomsten.
U heeft de vrijheid om een eigen modelovereenkomst op te maken en deze ter
goedkeuring aan de Belastingdienst voor te leggen. Houd er rekening mee dat de
Belastingdienst de overeenkomst beoordeelt binnen zes tot acht weken.
Een goedgekeurde modelovereenkomst blijft vijf jaar geldig.
Met een goedgekeurde modelovereenkomst kan uw zzp’er direct aan de slag. De
overeenkomst hoeft niet (opnieuw) voorgelegd te worden aan de Belastingdienst.
Zolang u en de zzp’er maar met elkaar afspreken, bijvoorbeeld per e-mail of in de
opdrachtbevestiging, volgens welke modelovereenkomst (nummer) er gewerkt wordt.
06 | Luba _ Zonder zorgen zzp’ers inzetten
Luba _ Zonder zorgen zzp’ers inzetten | 07
2
Modelovereenkomsten
Modelovereenkomsten
2
Kan ik bestaande modelovereenkomsten
aanpassen aan mijn eigen situatie?
In de overeenkomsten heeft de Belastingdienst de bepalingen geel gemarkeerd die
maken dat er geen sprake is van loondienst. Daarom mogen deze bepalingen niet
aangepast worden. De andere bepalingen kunnen wel zelf worden aangepast. Ook
kunnen bepalingen worden toegevoegd, zolang deze niet tegenstrijdig zijn met de
geel gemarkeerde bepalingen. U hoeft de aangepaste overeenkomsten niet door de
Belastingdienst te laten beoordelen.
Beoordelen gezagsverhouding
Eenmaal een modelovereenkomst overeengekomen?
Beoordelen persoonlijke verplichting
tot het verrichten van arbeid
Houd wel goed in de gaten dat er een fiscale vrijwaring geldt voor u als opdrachtgever,
maar bedenk dat voor de beoordeling of er werkelijk civielrechtelijk een
arbeidsovereenkomst is ontstaan, de rechter altijd het laatste woord heeft.
We benadrukken dan ook dat het belangrijk is goed de vinger aan de pols te houden op
het moment dat u met een modelovereenkomst werkt. Gaat de opdracht niet te veel
lijken op een dienstbetrekking? Een zzp’er opnemen in de aanwezigheidsregistratie,
opnemen in e-maillijsten, bedrijfskleding laten dragen of meenemen in alle
teamvergaderingen lijken onschuldige zaken. Toch kan de optelsom de inspecteur
en/of de rechter later geloven dat er sprake is van meer dan een opdracht. Natuurlijk
wilt u ook zelfstandigen binden aan de organisatie, behoud hierin wel de relatie
opdrachtgever en opdrachtnemer en niet werkgever en medewerker. De feitelijke
omstandigheden bepalen namelijk of u het goed doet of niet.
Beoordelen verplichting
om loon te betalen
Fictieve dienstbetrekkingen
en de gageregeling
Hoe beoordeelt de Belastingdienst de modelovereenkomsten?
In de Handreiking Beoordelingskader Overeenkomsten Arbeidsrelaties (Handreiking
Wet DBA) vindt u de kaders die de Belastingdienst gebruikt bij het beoordelen van
voorgelegde modelovereenkomsten.
De Handreiking Wet DBA bevat vier stappen van beoordeling. Het gaat hierbij om de
hoofdlijnen van wet en jurisprudentie. De Belastingdienst volgt deze stappen bij de
beantwoording van de vraag of sprake is van een arbeidsovereenkomst. Het betreft de
volgende vier stappen:
Daarbij zijn bijlagen gepubliceerd met hoofdlijnen:
Bijlage 1
Bijlage 2
Bijlage 3
Schema gezagsverhouding
Schema persoonlijke arbeid
Hoofdlijnen fictieve dienstbetrekkingen
De Handreiking Wet DBA vindt u op de website van de Belastingdienst.
08 | Luba _ Zonder zorgen zzp’ers inzetten
Luba _ Zonder zorgen zzp’ers inzetten | 09
3
Tot slot
Controle
De Belastingdienst beoordeelt bij de controles van modelovereenkomsten welke
werkzaamheden onder welke omstandigheden worden verricht. Als de aangetroffen
situatie in redelijkheid in overeenstemming is met de gebruikte modelovereenkomst
zal de Belastingdienst zijn onderzoek afronden.
Indien duidelijk in afwijking van de gebruikte modelovereenkomst wordt gewerkt,
beoordeelt de Belastingdienst de aangetroffen feiten en omstandigheden. Bij een
kleine incidentele afwijking zullen er gevolgen zijn voor de partijen. Een voorbeeld
van een kleine incidentele afwijking is wanneer een zzp’er die zijn eigen gereedschap
gebruikt, een stuk gereedschap vergeten is en die dag een stuk gereedschap van zijn
opdrachtgever leent. Als de feitelijk aangetroffen situatie niet overeen komt met de
gebruikte overeenkomst en de afwijking niet klein en incidenteel is, kan er sprake
zijn van een dienstbetrekking. In dat geval kan een correctieverplichting of een
naheffingsaanslag loonheffingen aan de opdrachtgever worden opgelegd.
Of feitelijk gewerkt wordt conform deze bepalingen kan bijvoorbeeld gecontroleerd
worden met een waarneming ter plaatse. Maar ook bijvoorbeeld met het beoordelen
van eventueel vastgelegde werkafspraken en andere vastleggingen.
Strikte controles, die door de Belastingdienst bij u gehouden gaan worden, vinden
niet eerder plaats dan 1 mei 2017. De controles zullen wel teruggaan tot 1 mei
2016, de vrijwarende werking van de VAR houdt ook op per 1 mei 2016. Een panel
van deskundigen gaat in de loop van dit jaar de modelovereenkomsten toetsen aan
het huidige wettelijke kader. Daarbij gaat zij controleren of de Belastingdienst de
modelovereenkomsten juist heeft beoordeeld.
Sinds eind 2015 zijn er inmiddels ruim 2500 modelovereenkomsten aan de
Belastingdienst voorgelegd. Deze verzoeken zijn afkomstig van branche- of
belangenorganisaties of van individuele opdrachtgevers of -nemers. Op dit moment
zijn ongeveer 1300 voorgelegde overeenkomsten afgedaan en zijn er nog circa 1200
overeenkomsten in behandeling.
Voor u is het nu van belang de situatie goed onder de loep te nemen. Is degene die u
inhuurt echt een zzp’er of is er sprake van schijnzelfstandigheid? Een overeenkomst
opstellen is één maar het is de praktijk die telt.
Vermoed u een fictief dienstverband en wilt u risico uitsluiten, dan biedt uitzenden en
payrolling via een HR-partner een optie. Uw zzp’er wordt uitzend- of payrollkracht en
en is verzekerd van pensioen, loondoorbetaling bij ziekte en 24 vakantiedagen. Wilt u
uw zzp’ers bij een intermediair onderbrengen? Wij ontzorgen u en professionaliseren
de inhuur. Luba maakt gebruik van een door de Belastingdienst goedgekeurde
modelovereenkomst.
We volgen de ontwikkelingen van deze wet op de voet. Indien er relevante
ontwikkelingen zijn zullen wij u daarover informeren. Tot die tijd adviseren wij u de
eerder omschreven acties mee te nemen in uw praktijk.
Meer weten over de Wet DBA?
Neemt u dan contact met ons op. We vertellen er graag meer over en kijken samen
naar de situatie binnen uw organisatie. U kunt op verschillende manier contact
met ons opnemen:
•Neem contact op met een vestiging bij u in de buurt.
Ga naar www.luba.nl voor een overzicht van onze vestigingen
en hun contactgegevens.
•
Vul het contactformulier in op www.luba.nl
Wij nemen zo spoedig mogelijk contact met u op.
•
Bel naar (071) 516 30 30 of mail naar [email protected] voor algemene vragen.
Bronvermelding
Dit document wordt u aangeboden door Luba Uitzendbureau.
Gegevens zijn onder andere afkomstig van, en met dank aan:
• Rijksoverheid
• Belastingdienst.nl
•
ABU (Algemene Bond Uitzendondernemingen)
•
PW De Gids
• FlexNieuws
•
HR Praktijk
• ZiPconomy
10 | Luba _ Zonder zorgen zzp’ers inzetten
Luba _ Zonder zorgen zzp’ers inzetten | 11
Over Luba Uitzendbureau
Luba. Een gewoon uitzendbureau. Waar we de gewone dingen ongewoon goed doen.
Waar we denken in mogelijkheden. Mogelijkheden voor het MKB. Want daar doen
wij het voor. Het is de motor van de Nederlandse economie. Met als belangrijkste
kenmerk: ondernemerschap.
En dat is ook precies wat Luba kenmerkt. Iedere dag ondernemen en onze bijdrage
aan het MKB leveren om samen die motor draaiend te houden. We kennen onze
klanten en flexwerkers. Want elkaar kennen en begrijpen is essentieel voor de beste
dienstverlening. En dat wordt gewaardeerd. Want we behoren al drie jaar achter elkaar
tot de top van Nederland bij de verkiezing Uitzendbureau van het Jaar.
Onze flexwerkers zijn van onschatbare waarde. Want zij doen het licht aan. En uit
in het MKB. Maken de orders verzendklaar, verhelpen de storing en verzorgen de
administratie. Zodat de motor niet hapert. Deze flexwerkers zijn ons visitekaartje.
Daarom investeren wij in hen. Met opleidingen en begeleiding. Iedere dag een beetje
beter worden. Iedere dag ontwikkelen.
En wij? Wij zijn trots op onze jarenlange ervaring. Trots op de uitstekende
klanttevredenheid. En trots op de mentaliteit van onze eigen medewerkers. Die het
iedere dag weer mogelijk maken.
Luba maakt het mogelijk.
Onderdeel van Luba Groep
Luba maakt voor het MKB in-, door- en uitstroom van medewerkers mogelijk, zodat zij
kan ondernemen. De verschillende onderdelen van Luba werken ieder vanuit hun eigen
kracht zelfstandig aan het realiseren van deze missie. Luba Uitzendbureau maakt
de instroom van medewerkers voor het MKB mogelijk. Net zoals Wijsman & Somers,
die garant staat voor de werving & selectie van talenten op hbo- en academisch
niveau in logistiek en industrie. TechProfs is specialist in het vinden van technisch
personeel. Ascento is de partij voor door- en uitstroom van medewerkers. En tot slot
E&A Uitzendbureau is gespecialiseerd in de inzet van Poolse uitzendkrachten.
12 | Luba _ Zonder zorgen zzp’ers inzetten
Luba _ Zonder zorgen zzp’ers inzetten | 13
Luba Uitzendbureau
Eschertoren 1a
2316 ET Leiden
T (071) 516 30 30
[email protected]
Iwww.luba.nl