Beleidsplan TVY 2012 - 2016

Beleidsplan: Tennis Vereniging Ysselsteyn 2017 - 2022.
Versie: concept voor ALV 2 maart 2017
Opsteldatum: 24-7-2017
Inhoud
1
VOORWOORD ....................................................................................................................................... 3
MISSIE EN VISIE TVY ANNO 2017 ............................................................................................................. 4
1.1
1.2
2
TVY TERUGBLIK 2012 – 2016 ............................................................................................................. 5
2.1
3
MISSIE ..................................................................................................................................................... 4
VISIE ........................................................................................................................................................ 4
STAND VAN ZAKEN .................................................................................................................................. 5
TVY STAND VAN ZAKEN 2017 ............................................................................................................. 6
3.1
3.2
3.3
3.4
LEDENONTWIKKELING ............................................................................................................................. 6
FINANCIËLE STAND VAN ZAKEN ............................................................................................................... 7
DE SWOT ANALYSE ................................................................................................................................ 8
RESULTATEN VAN DE SWOT ANALYSE ................................................................................................... 8
4
ANALYSE HUIDIGE SITUATIE TVY ................................................................................................... 9
5
ACTIEPLAN VOOR 2017 - 2022 ........................................................................................................... 9
6
BIJLAGE 1: SWOT ANALYSE ............................................................................................................. 10
7
BIJLAGE 2: CONFRONTATIEMATRIX ............................................................................................. 10
8
BIJLAGE 3: IN EN UITSTROOM TVY ................................................................................................ 11
Beleidsplan Tennis Vereniging Ysselsteyn 2017 - 2022
1
Voorwoord
Van de Voorzitter,
Voor u ligt het beleidsplan 2017-2022 van de Tennisvereniging Ysselsteyn (TVY). Dit beleidsplan is
het vervolg op het beleidsplan 2012-2017. Met deze beleidsplannen wil het bestuur de koers van de
vereniging aangeven. Ook dit beleidsplan 2017-2022 is bedoeld om voor de komende jaren de koers te
bepalen. En natuurlijk is het daardoor inzichtelijk voor alle belanghebbende, intern en extern.
De commissie beleidsplan 2017-2022 heeft deze keer niet gekozen voor een algemeen onderzoek onder
de leden maar voor een SWOT (sterkte zwakte kansen en bedreigingen) analyse. Door de SWOT
analyse te combineren met het onderzoek in 2011 hebben we een aantal conclusies kunnen trekken en
uitgewerkt . Hierop is het beleidsplan gebaseerd.
Een van de hoofdconclusies is dat de missie, zoals een aantal jaren geleden omschreven is, nog steeds
van kracht is voor onze vereniging.
Het doel van dit beleidsplan is een ondersteunend middel te zijn om de tennissport in de breedste zin
van het woord in Ysselsteyn en omstreken te behouden. En daarmee de Tennisvereniging zijn
bestaansrecht te behouden.
De vereniging is tot 2012 gegroeid. En het tennispark is aan deze groei aangepast. Om deze
aanpassingen te kunnen doen zijn er forse financiële verplichtingen aangegaan. In de afgelopen jaren
is de vereniging nagenoeg geheel verlost van die financiële verplichtingen. En zijn er zelfs
investeringen gedaan om het tennispark duurzamer te maken. Mede door deze investeringen zijn de
jaarlijkse kosten afgenomen. Deze trend wil de Tennisvereniging doorzetten om volledig onafhankelijk
te kunnen worden van financiers en daarmee voldoende financiële ruimte op te bouwen om in de
komende jaren de noodzakelijke vervangingen en investeringen te kunnen doen.
Het leden aantal is in de afgelopen jaren fors gedaald. En daarmee is het streven van leden behoud in
het vorige beleidsplan niet behaald. In het nieuwe beleidsplan zal het streven niet zijn veel leden maar
voldoende leden om de vereniging actief te houden. Het bestuur heeft in het afgelopen jaar daarvoor al
actie ondernomen en een commissie werving en behoud in het leven geroepen.
In de afgelopen jaren is de Tennisvereniging geconfronteerd met wateroverlast ten gevolge van forse
regenbuien. Er is door deze wateroverlast schade ontstaan. Deze schade is mede door adequaat
handelen van enkele leden beperkt gebleven. Het is te verwachten, ten gevolg van het veranderen van
het klimaat, dat in de toekomst deze regenbuien ook weer zullen ontstaan. De Tennis vereniging zal
maatregelen moeten nemen om schade ten gevolge van wateroverlast te voorkomen.
Het bestuur heeft de overtuiging dat het voorliggende beleidsplan de vereniging zal versterken naar de
toekomst. In dit beleidsplan zijn concrete doelen bepaald. Aan de hand van deze doelen zijn/zullen er
gerichte acties genomen worden.
Dit beleidsplan is opgebouwd uit een aantal hoofdstukken. In hoofdstuk 2 is de missie en visie
verwoord. In hoofdstuk 3 staat een korte terugblik en wordt vervolgens vooruitgekeken.
Dit beleidsplan wordt tijdens de algemene ledenvergadering op 16 maart 2017 voorgelegd aan de
leden. Na goedkeuring zal het werk beginnen en wordt gerekend op de inzet van de leden.
Namens het bestuur van Tennisvereniging Ysselsteyn,
Jeu de Wit, Voorzitter
Pagina:
3 van 11
Beleidsplan Tennis Vereniging Ysselsteyn 2017 - 2022
Missie en visie TVY anno 2017
1.1 Missie
TVY heeft zijn wortels in een dorpsgemeenschap. TVY streeft naar een volwaardige
tennisaccommodatie, die ook op langere termijn de basis vormt voor een levendige vereniging.
Missie  Tennisvereniging Ysselsteyn wil een aantrekkelijke tennisvereniging zijn voor alle
inwoners van Ysselsteyn en omstreken.
Bij de missie zijn een aantal sprekende kernwaarden benoemd die als het ware natuurlijk moeten
aanvoelen. Dit zijn eigenlijk de “genen” van TVY en zijn basis om beslissingen te nemen binnen het
bestuur, de commissies maar ook als individueel lid.
De kernwaarden zijn:
-
Iedereen is welkom van jong tot oud, allochtoon en autochtoon, valide en mindervalide;
Gezellige vereniging waar men zich thuis voelt;
Sportief gedrag met respect voor elkaar;
Financieel gezond;
Vrijwilligers vormen de ruggengraat van de vereniging.
1.2 Visie
Om aan de missie invulling te geven is een visie noodzakelijk waarop in de komende jaren gestuurd
wordt. De visie is gebaseerd op het onderzoek dat heeft plaatsgevonden.
Voor de komende jaren betekent dit werken aan onderstaande doelen:
-
Het ledenbestand van TVY is voldoende evenwichtig om de aantrekkelijke vereniging te zijn
die het nastreeft;
In 2021 ligt er een solide financiële basis om het groot onderhoud uit te voeren (o.a.
vernieuwen banen);
Verduurzaming in onderhoud aan park en opstallen zodat de belasting van vrijwilligers zo laag
als mogelijk is.
Pagina:
4 van 11
Beleidsplan Tennis Vereniging Ysselsteyn 2017 - 2022
2
TVY terugblik 2012 – 2016
2.1 Stand van zaken
Het meest recente beleidsplan van TVY stamt uit 2011 (in 2012 vastgesteld in ALV). Dit plan was
opgesteld na een uitvoerige analyse op een enquête onder de junior- en seniorleden. Ook de ledendata
en financiële aspecten zijn destijds beschouwd.
De doelen geformuleerd in het vorige beleidsplan zijn niet allemaal behaald. De onderstaande
opsomming van doelen en resultaten zijn in de ALV maart 2016 gepresenteerd.
FIGUUR 1 DOELEN & RESULTATEN BELEIDSPLAN 2012 - 2016
Men kan zich de vraag stellen of er verkeerde of te ambitieuze doelen zijn benoemd? Of hebben we ons
niet voldoende ingezet om de gewenste resultaten te behalen?
Wat opvalt is dat de doelen 1 t/m 3 in redelijke mate behaald zijn. Waar we er echt langs gezeten
hebben is de ontwikkeling van het ledenbestand. Het ledenbestand is verder blijven dalen ondanks dat
minimaal op stabiliteit zou worden gekoerst. Dit is overigens niet uniek voor TVY. Het aantal
ingeschreven tennissers bij de KNLTB is in dezelfde periode ook gedaald van ca. 700.000 tot 600.000.
Het dalende ledenbestand heeft onmiddellijke gevolgen voor de financiële positie van de vereniging.
Lichtpuntjes zijn echter de positieve ontwikkelingen rondom de sponsorcontracten en ook zijn er
andere bronnen aangeboord zoals de potgrondactie en de Rabo fietsdag in 2015.
Om voor de komende jaren de juiste koers te bepalen voor TVY is het van belang om het beleid te
herijken.
De vrijwilligers zorgen er voor dat de vereniging draait. De vrijwilligers zijn de “ruggengraat” van TVY.
Tot op heden is TVY er in geslaagd voldoende vrijwilligers te werven om de diverse commissies en
diensten te bezetten. Echter door de minder grote poule van leden is het bezetten van de posten een
aandachtspunt geworden.
De afgelopen jaren is een robuust financieel beleid gevoerd waardoor TVY zich in een gezonde
financiële situatie bevindt. We moeten blijven investeren om het huidige niveau op peil te houden of
daar waar gewenst verder te optimaliseren. Dit willen we zoveel als mogelijk op eigen kracht doen.
Pagina:
5 van 11
Beleidsplan Tennis Vereniging Ysselsteyn 2017 - 2022
TVY stand van zaken 2017
3
3.1 Ledenontwikkeling
In onderstaande grafiek is de ledenontwikkeling weergegeven. De trend qua ledenaantal is dalende
met een gemiddelde van 12 leden per jaar in de afgelopen 5 jaar. Deze daling is sterker als de jaren
hiervoor.
300
TVY Ledenontwikkeling 2004 t/m 2016
250
200
Senioren
Junioren
150
Totaal
100
50
0
2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016
GRAFIEK 1: LEDENONTWIKKELING
Pagina:
6 van 11
Beleidsplan Tennis Vereniging Ysselsteyn 2017 - 2022
In de samenstelling van het ledenbestand van TVY is te zien dat het percentage leden tussen de 18 en
55 jaar in verhouding ongeveer gelijk blijft. Het percentage jeugd vermindert en het percentage boven
55 jaar groeit.
Ontwikkeling samenstelling leden TVY
100%
90%
80%
>55 jaar vrouw
70%
>55 jaar man
60%
>= 18 jr en <=55 vrouw
50%
>= 18 jr en <=55 man
40%
< 18 jaar vrouw
< 18 jaar man
30%
20%
10%
0%
2006
2011
2016
GRAFIEK 2: ONTWIKKELING SAMENSTELLING LEDEN TVY
3.2 Financiële stand van zaken




Solvabiliteit  Ultimo 2010 had de vereniging nog zo`n EUR 35.000,- aan schuld op de
balans. De afgelopen jaren is, door afbetalen obligaties en aflossen lening bank, de
schuldpositie volledig terug gebracht. Momenteel zijn de bezittingen van de vereniging
volledig met eigen middelen gefinancierd. Een solvabiliteit van 100% dus.
Kasstroom  Er is sprake van een positieve kasstroom. Deze neemt echter de laatste jaren wel
af (daling ledenaantal, daling sponsorinkomsten etc.). In 2010 bedroeg de kasstroom nog zo`n
EUR 18.000,- positief per jaar. De laatste jaren is dit terug gelopen tot zo`n EUR 10.000,- per
jaar. Er is dan ook sprake van een dalende trend.
Liquiditeiten  door de positieve kasstroom van de afgelopen jaren en de beperkte
investeringen (m.u.v. zonnepanelen á +/- EUR 15.000,-) is de liquiditeitspositie van TVY fors
verbetert. Op dit moment heeft de vereniging zo`n EUR 50.000,- aan liquide middelen. In
2010 was dit nog geen EUR 15.000,-.
Rentabiliteit  de rentabiliteit is al jaren negatief. Dit komt doordat er sprake is van forse
afschrijvingen uit de grote investeringen van de afgelopen tien jaar (kantine, banen etc). In lijn
met de kasstroom laat de rentabiliteit ook een dalende tendens zien. In 2011 is voor het laatst
sprake geweest van een nettowinst. Vanaf 2012 is sprake van een netto verlies welke jaarlijks is
opgelopen tot een verlies van EUR 8.713,- over 2015.
Conclusie: TVY is een financieel gezonde vereniging welke volledig op eigen kracht opereert. Er is
sprake van een fors stoot-vermogen in de vorm van 100% solvabiliteit en een aanzienlijke
liquiditeitspositie. De financiële risico`s op korte- en op middellange termijn zijn dan ook zeer klein.
De uitdaging voor de vereniging zit op de lange termijn. In de toekomst worden forse investeringen
voorzien (o.a. baanonderhoud, renovatie accommodatie etc). Geraamd wordt dat binnen nu en tien
jaar zo`n EUR 100.000,- aan middelen voor handen moeten zijn om dit te kunnen dragen. Dit in
combinatie met de dalende tendens maakt dat hier nu al aandacht voor moet zijn. Jaarlijks wordt dan
ook een forecast opgesteld om de toekomstige positie van de vereniging te bepalen. Hierbij wordt
gekeken vanuit drie scenario`s (best case, base case, worse case). Op basis van deze doorrekening
Pagina:
7 van 11
Beleidsplan Tennis Vereniging Ysselsteyn 2017 - 2022
wordt de jaarlijkse begroting bepaald en worden investeringsbeslissingen gewogen zodat de
continuïteit van de vereniging nu en in de toekomst gewaarborgd blijft.
3.3 De SWOT analyse
In de loop van 2016 is door een werkgroepje een SWOT analyse gemaakt.
De afkorting SWOT is overgenomen uit het Engels en staat voor:
 Strengths , de sterkten;
 Weaknesses , de zwakten;
 Opportunities , de kansen;
 Threats , de bedreigingen.
Een ander woord voor SWOT-analyse is sterkte-zwakteanalyse of confrontatie-analyse
Tijdens de SWOT-analyse vergelijkt TVY haar eigen capaciteiten met de externe omgeving. Men wil
onderzoeken hoe toekomstige ontwikkelingen van buiten de vereniging hun invloed op TVY kunnen
uitoefenen en welke uitdagingen daaruit zullen ontstaan. Op basis van dit inzicht kan men vervolgens
gefundeerde beslissingen nemen voor een nieuw beleidsplan.
In het proces van de SWOT analyse zijn in een aantal sessies de volgende stappen doorlopen:
1 Brainstorm SWOT:
2 Selectie 5 belangrijkste Sterkten, Zwakten, Kansen en Bedreigingen (zie bijlage 1):
3 Scoretoekenning in de confrontatiematrix (zie bijlage 2):
4 Selectie 3 belangrijkste (zie paragraaf 4.4).
3.4 Resultaten van de SWOT analyse
Uit de SWOT analyse zijn de opvallende hoog scorende items geselecteerd vanuit de
confrontatiematrix.
Voor de Sterke kanten van TVY zijn dit:
 Goede kwaliteit accommodatie (geen groot onderhoud en goed onderhouden banen)
 Financieel solide basis (goede cashflow, aankoop grond)
 Ligging van het park (rand dorp en sportgebied)
Voor de Zwakke kanten van TVY zijn dit:
 Opvang nieuwe leden
 Gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het werven van nieuwe leden is er niet
 Veel regulier onderhoud gebouw (verduurzaming)
Voor de Kansen van TVY zijn dit:
 Bevolkingsontwikkeling/samenstelling Ysselsteyn , veel arbeidsmigranten, groei jonge
gezinnen
 Zichtbaarheid vergroten tennisvereniging in dorp, meedoen stratentoernooi evt. alleen als
activiteit
 Mogelijkheden breder gebruik accommodatie
Voor de Bedreigingen voor TVY zijn dit:
 Ontwikkeling ledenaantal (aantal en samenstelling)
 Klimaatverandering, wateroverlast
 Bevolkingsontwikkeling/samenstelling Ysselsteyn (veel arbeidsmigranten, minder potentiele
leden)
Pagina:
8 van 11
Beleidsplan Tennis Vereniging Ysselsteyn 2017 - 2022
4
Analyse huidige situatie TVY
Zoals in de SWOT analyse naar voren gekomen heeft TVY een solide basis in de vorm van een mooi
park en opstallen van voldoende kwaliteit. Daarnaast is er op dit moment (nog steeds) een financieel
sterk fundament. Grote uitgaven worden niet verwacht in de komende jaren.
Met alleen een mooi park en goede financiële situatie is er nog geen garantie voor een florerende
vereniging. De activiteiten die binnen de vereniging worden georganiseerd dienen te passen bij de
behoefte die er is onder de leden en de potentiele leden. Daarvoor zijn ze tenslotte lid of zou men lid
willen worden.
Wat gesteld kan worden is dat TVY niet voldoende is ingesteld op behoud van leden en het werven van
nieuwe leden. Het bestuur en de organisatie is niet ingericht op deze uitdaging en in het bedrijfsleven
zou men dit als aanleiding kunnen zien om te gaan reorganiseren. Continue verbeteren in het
activiteitenprogramma is van belang om aansluiting te blijven behouden met de behoefte van de leden.
Een formulering van een Missie en Visie voor een vereniging als TVY alleen is niet voldoende. Doelen
en concrete acties geven invulling om de Missie en Visie te realiseren. De navolgende doelen zijn
benoemd vanuit de werkgroep Beleidsplan 2017 - 2022:
- Het ledenbestand van TVY is voldoende evenwichtig om de levendige vereniging te zijn die het
na streeft;
- In 2021 ligt er een solide financiële basis om het groot onderhoud uit te voeren (o.a.
vernieuwen banen);
- Verduurzaming in onderhoud aan park en opstallen zodat de belasting van vrijwilligers zo laag
als mogelijk is.
5
Actieplan voor 2017 - 2022
Na aanleiding van de geformuleerde doelen wordt richting gegeven door acties te benoemen die
noodzakelijk zijn om de doelen te verwezenlijken.

Opzetten commissie werving en behoud
 Onderzoek leden ontwikkeling
 Nieuwe leden begeleiden
 Signaleren van problemen
 Werven van leden
 Activiteiten ontwikkelen m.b.t. werven

Solide financiële basis
 Ledenbestand op peil houden
 Werven van extra inkomsten door acties
 Kosten beperken
 Mogelijkheden faciliteiten onderzoeken

Verduurzaming park en kantine
 Bestaand onderhoud banen gelijk houden
 Schade door klimaatverandering voorkomen
 Onderhoud buitenkant kantine verduurzamen
 Blijvende aandacht energiebesparingen
Het bestuur zal hier het voortouw in nemen en zal het verloop naar het realiseren van de doelen
jaarlijks rapporteren in de Algemene ledenvergaderingen.
Zodra de leden zich hebben uitgesproken of dat het beleidsplan en met name doelen de goedkeuring
hebben kan het werk beginnen.
Pagina:
9 van 11
Beleidsplan Tennis Vereniging Ysselsteyn 2017 - 2022
6
BIJLAGE 1: SWOT analyse
7
BIJLAGE 2: Confrontatiematrix
Pagina:
10 van 11
Beleidsplan Tennis Vereniging Ysselsteyn 2017 - 2022
8
BIJLAGE 3: in en uitstroom TVY
De uitstroom en instroom van leden is weergegeven in grafiek 3.
Instroom en uitstroom TVY
50
40
30
Nieuwe leden
20
10
Vertrokken leden
Netto
11
5
0
-10
4
-1
-2
2003 2004 2005 -32006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015
-7
-14
-20
-22
-22
-24
-12
-24
-30
GRAFIEK 2: IN- EN UITSTROOM LEDEN
Pagina:
11 van 11