PerkinElmer

altijd een stap verder
“Er is geen procedure
of beschrijving die
niet in iDocument is
opgeslagen.”
Sandra Beukema,
Hoofd QAESH
PerkinElmer
Processen borgen met een documentbeheersysteem
Waar het aankomt op werken met radioactieve en andere chemische stoffen, is het borgen van processen
een noodzaak. Aan de basis van een solide veiligheidsmanagementsysteem ligt dan ook een documentbeheersysteem dat moet passen bij de organisatie. Neem PerkinElmer; Sandra Beukema, hoofd QAESH en
Janny Wieringa, QAESH assistant, vertellen waaraan zo’n documentbeheersysteem moet voldoen.
PerkinElmer Health Sciences B.V. Groningen is de
volledige naam van de onderneming in Nederland. 49
medewerkers telt de organisatie hier, verdeeld over 5
productgroepen en ondersteunende diensten, waaronder
de afdeling QAESH, wat staat voor Quality Assurance,
Environment, Safety & Health. Voor een goed begrip van
de rol die het managen van processen en diensten speelt
op het vlak van kwaliteit, arbo, milieu, veiligheid en
gezondheid, is het noodzakelijk eerst eens dieper in te
zoomen op de belangrijkste processen en diensten van
PerkinElmer in Nederland.
Belangrijkste activiteiten
Groot is PerkinElmer in het produceren en distribueren
van reagentia. Dat zijn reageermiddelen die zelf niet
veranderen als ze met andere stoffen worden samen-
gevoegd. Denk hierbij aan radioactieve stoffen, gevaarlijke
stoffen dus, waarbij het van belang is dat de distributie
snel verloopt.
De relevantie van iDocument:
Alle documenten worden bewaard en zijn
eenvoudig terug te vinden.
Snel en eenvoudig toegang tot de benodigde
formulieren.
Veiligheid en procedures uitstekend geborgd.
altijd een stap verder
Uitvinder en marktleider is PerkinElmer op het gebied van
LSC Cocktails. Ze worden in bijvoorbeeld kernreactoren
gebruikt om aan te tonen of het afvalwater geen
radioactiviteit vertoont. Ook ziekenhuizen gebruiken het
om in de urine van patiënten te kunnen meten of die nog
radioactiviteit bevat na het nemen van een radioactief
slokje. Zelfs de allerkleinste hoeveelheid radioactiviteit
kan met de LSC cocktails van PerkinElmer nog
betrouwbaar worden gemeten.
“Wij willen alle safety data sheets
en recepturen bewaren, maar er
wel zeker van zijn dat we altijd
de laatste versie van een
document hanteren.”
Trots
Voor de distributie van deze stoffen komt een andere
uitdaging voor de organisatie om de hoek kijken: het
distribueren van de stoffen. Op de distributieketen zijn ze
trots in Groningen. Bestellingen die van over de hele
wereld komen, vinden hun weg via PerkinElmer customer
care centra naar het Groningse, om daar weer even snel in
de vorm van een pakket voorzien van de nodige
douanepapieren het pand te verlaten.
Veiligheid
Als al deze processen een ding duidelijk maken, dan is het
wel dat alle processen veilig moeten zijn en dat die
veiligheid goed geborgd moet zijn.
Het veiligheidsmanagement is dan ook enorm uitgebreid
en goed doordacht. De afdeling QAESH beheert en regelt
de meest uiteenlopende taken op dit gebied. Van het
regelmatig overleg met de brandweer en het oefenen van
ontruimingen tot het doen van interne en externe audits.
Ook dat laatste is van belang, want toeleveranciers
leveren vele middelen.
Documenten op één plek
Alle proces- en productbeschrijvingen hebben een plek in
iDocument, het documentbeheersysteem van Infoland.
iDocument is onderdeel van iProva, de software suite van
Infoland, waarmee zij organisaties ondersteunen in het
structureel verbeteren van hun bedrijfsprocessen. In
iDocument hebben al die vitale documenten,
procesbeschrijvingen, productbeschrijvingen,
inventarisatie- en auditformulieren een plek gekregen
opdat de organisatie veilig werkt. Een van de grote
voordelen van iDocument is volgens Sandra Beukema en
Janny Wieringa dat alles wat bewaard moet worden, ook
bewaard wordt. Met dit systeem borgen zij bovendien dat
altijd de juiste procedure voor een bepaalde cocktail
gevolgd wordt. Het is uiteraard ondenkbaar dat van
zo’n procedure meerdere versies zouden circuleren. Met
iDocument is het vanzelfsprekend dat een medewerker
Powered by TCPDF (www.tcpdf.org)
de juiste, want meest recente, versie pakt.
Alles vastgelegd
Nog een voorbeeld. Omdat de distributie over de hele
wereld plaatsvindt, gelden er procedures voor het vervoer
over de weg, het water en in de lucht. Douanebepalingen,
vergunningen en al het andere papierwerk moeten
tiptop in orde zijn. Ook al deze processen zijn vastgelegd
in iDocument. Eigenlijk is er geen formulier binnen de
organisatie dat niet ergens in iDocument is ‘opgehangen’.
Van afval afvoeren tot het in elkaar zetten van de dozen
waarin de producten vervoerd worden: in iDocument is te
vinden hoe het moet. Vanzelfsprekend gebruiken
medewerkers het systeem dus veel. Medewerkers die de
producten maken bijvoorbeeld, gebruiken iDocument elke
dag; de recepturen zijn immers nodig voor het product dat
die dag gemaakt gaat worden.
Aanpassingen
Met iPortal, de virtuele voordeur van iProva, is het
mogelijk om direct naar de meest gebruikte formulieren te
gaan. Iedere medewerker heeft via iPortal toegang tot
iDocument. Iedereen mag ook opmerkingen maken als hij
of zij meent dat er een aanpassing nodig is. De afdeling
QAESH neemt die dan in behandeling; alle verzoeken
komen bij hen binnen. QAESH treedt vervolgens in
overleg met de documenteigenaar: degene bij wie het
eigenaarschap rust van een proces- of productbeschrijving.
De documenteigenaar heeft in de meeste gevallen
schrijfrecht. Dat betekent dat zij zelf een voorstel voor de
procedure of beschrijving kunnen maken. QAESH
beoordeelt tenslotte het formulier; zij zijn de enigen die
geautoriseerd zijn om aanpassingen door te voeren in
iDocument.
“Het borgen van de processen is
voor ons enorm belangrijk.”
Janny Wieringa