vuw - Universiteit Leiden

24-7-2017
Informatiebrief
Virtuele Universitaire Werkplek
Bestuursbureau | Informatiemanagement | Rapenburg 70 | Postbus 9500 | 2300 RA
Leiden
Van: Programmamanagement VUW
Voor: Portefeuillehouders Bedrijfsvoering en Hoofden ICT
Dd:
03-10-2003
Doel van deze informatiebrief
Doel van deze programmabrief is, om de portefeuillehouders bedrijfsvoering en de hoofden ICT
duidelijke informatie te verschaffen om hun medewerkers van de ICT-organisaties van de Universiteit
Leiden eensluidend te kunnen informeren over de ontwikkelingen rondom de Virtuele Universitaire
Werkplek.
Waarom nu deze brief?
Op 18 september heeft het ICT-beraad (hoogste besluitvormend orgaan voor ICT) ingestemd met het
programma voor ontwikkeling van de Virtuele Universitaire Werkplek (verder te noemen VUW). Nu
het programma op hoofdlijnen ook besproken is met de hoofden ICT, is de tijd rijp om hierover breder
in de universiteit te communiceren.
Wat is nu die VUW ?
De VUW is de mogelijkheid om waar ook ter wereld en op elk tijdstip over de functionaliteit en de
data te kunnen beschikken die nodig zijn om te kunnen studeren en werken bij de Universiteit Leiden.
Het gaat daarbij om basisfuncties die voor iedereen hetzelfde zijn zoals functies in office (tekst,
spreadsheet, etcetera) en groupware (mail, agenda, etcetera). Deze basisfuncties worden aangevuld
met specifieke functies die nodig zijn voor het uitoefenen van de primaire en ondersteunende
processen op de faculteiten en expertisecentra. De basisfuncties worden binnen de universiteit
gemeenschappelijk vastgesteld en onderhouden. De specifieke functies worden vastgesteld door de
faculteit of het expertisecentrum.
Uiteindelijk moet een student of medewerker na één aanloghandeling veilig, betrouwbaar en snel met
al deze functionaliteiten kunnen werken. Begin 2006 zal naar verwachting de laatste implementatie
VUW achter de rug zijn.
Waarom wordt de VUW ingericht ?
Dat de VUW er zal komen is eerder besloten en ook beschreven in het Meerjarenplan ICT. (De inhoud
hiervan is te zien op www.ictbeleid.leidenuniv.nl).
De VUW is noodzakelijk door de toenemende mobiliteit van studenten door onder andere de BA/MAstructuur. Ook universitaire medewerkers worden steeds mobieler door meer interfacultaire-,
interuniversitaire- en internationale samenwerkingsverbanden. Door de werkplek altijd en overal
benaderbaar te maken, los van de vraag met welk type PC je werkt (portable of vast), wordt die
mobiliteit sterk vergroot. Uiteraard zijn bijvoorbeeld de snelheid van het netwerk en de processor van
de PC waar gebruik van gemaakt wordt, wel degelijk van invloed op de prestaties van die VUW.
Versie 1.0
24-7-2017
Een ander argument voor het inrichten van de VUW is dat dezelfde basisfunctionaliteiten nu op veel
plaatsen (faculteiten, expertisecentra en I-groep) worden ondersteund. Hierdoor zijn capaciteit en
kennis versnipperd. Door capaciteit en kennis van het technische beheer van de werkplekvoorzieningen de komende jaren stapsgewijs binnen de I-Groep te bundelen, komt er meer energie vrij
voor de ondersteuning van onderwijs en onderzoek op de faculteiten en de primaire processen bij de
expertisecentra.
De uiteindelijke doelstelling is dat de kosten per werkplek zullen dalen en dat het serviceniveau zal
toenemen.
Welke stappen worden nu al gezet ?
Tot eind 2003, de komende maanden dus, wordt een aantal voorbereidende activiteiten ondernomen.
De belangrijkste voorbereidingen zijn:
In overleg met de faculteiten wordt vastgesteld uit welke basiscomponenten de VUW nu precies
bestaat. Hiervoor bestaat al een functioneel ontwerp dat in het voormalige project LUWte is
vastgesteld. Dit zal op enkele punten nog worden aangepast en op basis daarvan wordt door de I-groep
een Producten- en Dienstencatalogus VUW opgesteld.
Voorts zal een blauwdruk van de nieuwe Service Organisatie worden ontworpen. Hieraan gekoppeld
wordt op hoofdlijnen een overgangsplan ontwikkeld om van de huidige naar de toekomstige Service
Organisatie te komen.
De komende maanden zal ook een nul-meting worden uitgevoerd om de huidige kosten en services
van werkplekken af te kunnen zetten tegen de prognoses van toekomstige kosten en de nieuwe
services volgens de Producten- en Dienstencatalogus.
Hoe wordt de implementatie uitgevoerd?
De VUW wordt door de I-groep gefaseerd beschikbaar gesteld aan de medewerkers en de studenten.
Naar verwachting lopen de implementatieprojecten bij faculteiten tot begin 2006.
Voor de implementatie wordt door faculteit of expertisecentrum een projectorganisatie ingericht,
waarbij de portefeuillehouder bedrijfsvoering of directeur opdrachtgever is. Faculteit of
expertisecentrum en I-groep werken dus nauw samen bij het beschikbaar stellen van de VUW. De
I-groep is binnen het project VUW met name verantwoordelijk voor het leveren van de technische
randvoorwaarden en het inrichten van de Service Organisatie VUW.
Als eerste implementatie is gekozen voor het Bestuursgebouw (Rapenburg 70). Die implementatie
wordt nu voorbereid en zal in december zijn afgerond. De leerervaringen hiervan zullen worden
gebruikt bij de implementaties bij de expertisecentra en faculteiten.
Als één van de voorbereidende activiteiten wordt in de komende maanden een planning opgesteld,
waarin is opgenomen wanneer elke faculteit/expertisecentrum de migratie zal uitvoeren naar de VUW.
De gehele implementatie van de VUW gebeurt onder regie van het bestuursbureau van de universiteit.
De functionele eisen worden gesteld door de faculteiten en expertisecentra en de ontwikkeling van de
VUW en daarvoor benodigde dienstverlening zijn bij de I-groep belegd.
Wat zijn de organisatorische en personele consequenties?
Voorafgaand aan elke migratie wordt in detail vastgesteld en besproken welke organisatorische en
personele consequenties zijn verbonden aan de migratie naar VUW. Een aantal ICT-medewerkers van
de huidige ICT-afdelingen zal deel gaan uitmaken van de toekomstige gemeenschappelijke Service
Organisatie VUW. De precieze consequenties zijn nu nog niet te overzien en zullen dan ook per
faculteit/expertisecentrum zorgvuldig worden onderzocht en begeleid. Zeker is dat er geen gedwongen
ontslagen zullen vallen en dat verplaatsingen binnen de universiteit zo veel mogelijk voorkomen
zullen worden.
Versie 1.0
24-7-2017
Hoe spoort dit met de lopende werkplekprojecten op de faculteiten/expertisecentra ?
De lopende werkplekprojecten gaan gewoon door. De druk op bijvoorbeeld de vervanging van
Windows 95 naar XP is groot omdat oudere versies binnenkort niet meer worden ondersteund. Wel is
met de faculteiten afgesproken dat deze projecten zoveel mogelijk aansluiten op het eerder genoemde
functioneel ontwerp LUWte. Dat maakt een latere migratie naar de VUW eenvoudiger.
Meer informatie?
Het project VUW bevindt zich nog in de voorbereidende fase, dus zijn er nog altijd meer vragen dan
antwoorden. De informatie die over het project beschikbaar komt, verloopt op de eerste plaats via het
lijnmanagement bij de faculteiten en expertisecentra.. Aanspreekpunten voor het project zijn dus het
hoofd ICT, en de portefeuillehouder bedrijfsvoering of directeur. Vanuit het project VUW zal
zorgvuldig en open gecommuniceerd worden. Op korte termijn zal er een website worden ingericht
waar belangrijke documenten en nieuws over het project te halen zijn. Zodra deze website beschikbaar
is worden betrokkenen hierover geïnformeerd.
Namens het Bestuursbureau Informatiemanagement,
Paul Janssen,
Programmamanager VUW.
Versie 1.0