grip op de organisatie = inzicht in de verschillen tussen

Aanleiding
Steeds meer bedrijven zien de noodzaak in om als
organisatie zichtbaar en aantoonbaar compliant en integer te
zijn. Schandalen en incidenten in uiteenlopende sectoren
tonen immers keer op keer aan hoe groot de gevolgen
kunnen zijn van normafwijkend gedrag van vaak een
beperkte groep. Toezichthouders richten zich ook steeds
meer op risico’s vanuit cultuur & gedrag en leggen de
verantwoordelijkheid hiervoor in toenemende mate expliciet
bij bestuurders.
Daarbij komt dat compliance allang niet meer gaat alleen om
het voldoen aan wet- en regelgeving. Daar neemt de
samenleving geen genoegen meer mee. Tegenwoordig
wordt van bedrijven verwacht dat zij in hun handelen
rekening houden met alle stakeholders: klanten,
medewerkers, aandeelhouders en bijvoorbeeld ook het
milieu of de functie voor de maatschappij.
Wat ook speelt is dat het ontbreekt aan een adequate
definitie van ‘in control zijn’. De gedachte is dat ‘in control
zijn’ betekent dat het management de organisatie zodanig in
de grip heeft dat er geen majeure verrassingen zullen
optreden. Maar dat is meer dan alleen de financiën op orde
hebben. Het gaat er ook om organisatiebreed scherp zicht te
hebben op de cultuur en de daarmee samenhangende
culturele risico's, zodat hierop kan worden gestuurd.
Een methode, een instrument
RealControls is de eerste methode waarmee systematisch
en geautomatiseerd culturele risico’s en ineffectief gedrag in
organisaties in kaart kan worden gebracht. RealControls is
mogelijk het beste te beschrijven als een röntgenapparaat
voor de zachte kant van organisaties. Naast inzichten in
risico’s geeft RealControls een scherp beeld hoe effectief
beleid en maatregelen zijn geïmplementeerd en in welke
mate deze daadwerkelijk leiden tot het gewenste gedrag.
Het brengt de balans en de culturele verschillen binnen de
organisatie in beeld, markeert zaken als alignment en
engagement met harde objectieve cijfers en signaleert
daarbij een aantal zeer concrete aandachtsgebieden.
RealControls berekent aan de hand van een korte slimme
vragenlijst en de formule kans x impact = risico een culturele
risico-score per onderdeel in de organisatie. Een breed
algemeen cultuurprogramma is niet altijd doeltreffend, die
onderdelen in de organisatie met een hoge risico-score
verdienen een specifieke aanpak, onderdelen met een lage
risico-score werken al effectief en hoeven niet te veranderen.
RealControls is gebaseerd wetenschappelijk onderzoek en
op ruim 25 jaar ervaring met het meten van cultuur en
drijfveren in binnen- en buitenland. RealControls biedt de
essentiële aanvulling op de financiële cijfers. RealControls
werkt met variabelen die wetenschappelijk valide en
onderbouwd zijn. De resultaten zijn op ieder niveau te
aggregeren, maar hebben een bijzondere betekenis op
teamniveau. Dat is immers het niveau waarop mensen peer
groups vormen die ineffectief en risicovol gedrag kunnen
gaan vertonen.
Denklijn
Veel van de schandalen en incidenten van de afgelopen
jaren zijn het gevolg van een cultureel probleem met
ingrediënten als: zelfoverschatting op grond van een roemrijk
verleden, de steeds grotere rol van geld en commercie, en
een grote mate van onderlinge vrijblijvendheid. Daarbij zie je
steeds dat mensen en teams die niet connected zijn met de
organisatie de grootste risico’s vormen en bovendien de
effectiviteit van een organisatie verlagen.
Mens en organisatie hebben van nature niet de zelfde
doelstelling; de mens zoekt geluk, tevredenheid en heeft een
eigen belang. De organisatie wil maximale inzet, prestatie en
betrokkenheid. Het is voor het management van een
organisatie de kunst om de optimale balans te vinden, zodat
mensen kunnen floreren en de organisatie kan oogsten. Een
organisatie bestaat uit verschillende teams en onderdelen
met allemaal een eigen subcultuur, mensen in zo'n
subcultuur moeten werkzaamheden en verantwoordelijkheden hebben die bij hen passen.
Sturing op “zachte” aspecten is steeds een balancing act,
waarbij geprobeerd moet worden de voor- en nadelen van
keuzes te balanceren. Wie bijvoorbeeld kiest voor
micromanagement en vérgaande compliance kan niet
verwachten dat personeelsleden zich ondernemend en
flexibel gaan opstellen.
De cultuur in harde cijfers
Binnen de RealControls methode worden de volgende
factoren afzonderlijk benoemd en gebruikt voor de
berekening van risico-score van een organisatieonderdeel:
1. 
De mate waarin de cultuur van dat organisatieonderdeel in balans is. Overdrijft men in een bepaalde
richting, heeft men blinde vlekken?
2. 
De mate van engagement, of meer de aanwezigheid
van grondslagen voor dis-engagement vanuit de
perspectieven strategie, werk & management.
3. 
De mate van alignment tussen de voorkeuren van
mensen, hun werkzaamheden & de manier van leiding
geven.
4. 
De waardering van de medewerkers op divers gebied
binnen het organisatieonderdeel. Deze waarderingsscores vormen tevens een accuraat beeld van de
tevredenheid van de medewerkers.
RealControls kan snel zonder een grote organisatorische
inspanning worden toegepast, zonder dat een nieuwe skillsset is vereist. RealControls biedt organisaties daarbij de
mogelijkheid om subculturen en risico's extern en intern te
benchmarken.
Een schandaal of incident zit in een klein hoekje – door
iedereen in de organisatie mee te nemen in de cultuur &
risico inventarisatie, onstaat een compleet beeld van de
cultuur van de organisatie met alle subculturen en
bijbehorende gevaren en risico's.
grip op de organisatie = inzicht in de verschillen tussen mensen
en wanneer die verschillen een risico vormen voor de rest van de organisatie
© Soft Controls Enterprise bv (SCE) 2014 voor wie en waarom?
Risk manager
Compliance officer
Controller
Accountant
Due Diligence consultant
Internal auditor
Lid Raad van Bestuur
Commissaris
„Afwijkende subculturen leiden dikwijls tot normafwijkend
gedrag. Het risico op normafwijkend gedrag en de risico’s
daarvan voor de continuïteit en efficiëntie binnen de
organisatie worden door RealControls objectief in kaart
gebracht."
„Met een Due Diligence onderzoek probeer je een beeld te
vormen van de risico’s en kansen van een onderneming.
Een Culturele Due Diligence wordt vaak over het hoofd
gezien, terwijl juist daar vaak de oorzaken zitten voor
toekomstige risico's."
„Wetgeving, regels, procedures en gedragscodes dienen te
worden nageleefd. RealControls geeft inzicht in de redenen
waarom mensen niet compliant handelen en inzicht in de
kans op normafwijkend gedrag."
„Mede omdat organisaties steeds meer onder druk komen te
staan om bepaalde gedragscodes te borgen in de
organisatie, is het voor de internal auditor van groot belang
onderzoeksinstrumenten op gebied van cultuur en gedrag tot
zijn beschikking te hebben.”
„Wanneer je financieel bent onderlegd hebben Human
Factors wat vaags. Het is goed dat je die Human Factor
component nu met harde cijfers kan onderbouwen."
„Je bent pas echt in control als je de plekken in de
organisatie, waar je minder in control bent, kunt duiden. Als
je een beeld hebt van lokale (in)effectiviteiten en zicht hebt
op risico’s door afwijkende cultuur en gedrag.”
„Het is essentieel dat de financiële cijfers kloppen, maar die
cijfers vertellen niet het hele verhaal. Als accountant moet je
ook wat kunnen zeggen over de mate waarin de organisatie
in balans is, want dat zegt wat over de toekomst en
continuiteit van de organisatie.”
„De financiële zienswijze voert vaak de boventoon binnen de
RvC. Begrijpelijk, gezien het ruim voorhanden zijn van
dergelijke rapportages, maar... Gaat het wel echt goed met
de onderneming? Is de RvB wel in control? En raakt de
onderneming niet uit balans?”
naast omzet, kosten en winst wil je ook wat weten over mensen
© Soft Controls Enterprise bv (SCE) 2014