Programma voor gemeentelijke internationale samenwerking

VERENIGING VAN VLAAMSE STEDEN EN GEMEENTEN
Programma voor gemeentelijke internationale samenwerking
gefinancierd door de Minister voor Ontwikkelingssamenwerking
(Directie-Generaal voor Ontwikkelingssamenwerking)
Oproep 2007
Algemene handleiding bij het opstellen van de begroting
1. Duur
De periode waarvoor de uitgaven in aanmerking komen, gaat in op 1 januari 2007 (met
terugwerkende kracht) en eindigt op 31 december 2007.
2. Financiering
2.1 Er is geen limiet op de verhouding tussen co-financiering en subsidie van het project.
De gemeentelijke cofinanciering kan ter informatie wel worden meegegeven in de
daartoe bestemde kolom. Gemeentepersoneel kan niet voor subsidie in aanmerking
komen.
2.2 In 2007 kan een maximale subsidie aangevraagd worden van 50 000 €.
2.3 De uitgaven die reeds door andere bronnen gefinancierd zijn, mogen niet door de
subsidie gefinancierd worden.
3. Fundamentele principes
3.1 Alle uitgaven moeten gestaafd worden door facturen, de originele
rechtvaardigingsstukken of schuldvorderingen. Alle kopieën krijgen de vermelding
“voor eensluidend verklaard afschrift” en moeten duidelijk leesbaar zijn.
3.2 De aankopen gebeuren bij voorkeur in het land van de partnergemeente (Zuiden).
3.3 Persoonlijke uitgaven die geen strikt verband hebben met de beroepsactiviteiten
worden door de personen zelf gedragen. (verlenging van reis voor persoonlijke
redenen, bioscoopbezoek, souvenirs…)
3.4 Wijzigingen moeten vooraf schriftelijk worden aangevraagd bij en goedgekeurd door
VVSG - Internationaal.
4 Kosten die in aanmerking komen
4.1 De volgende types van kosten komen in aanmerking:
- Investeringskosten
- Werkingskosten
- Zendingsopdrachten
- Evaluatiekosten
- Personeelskosten in het Zuiden
- Administratiekosten
Komen niet in aanmerking: personeelskosten in het Noorden.
4.2 Investeringskosten
Kosten met het oog op de aankoop van duurzame goederen. Deze goederen worden
verondersteld een levensduur van meer dan 1 jaar te hebben en moeten minstens
250 euro kosten.
Vbn. Hardware, bepaalde specifieke software, kantoorautomatisering,
bouwwerken…
Het gaat enkel om kosten die ten goede komen van de partnergemeente in het
Zuiden.
De gemeente moet minstens 3 offertes van verschillende leveranciers vergelijken om
na te gaan welke economisch (kwaliteit-prijs verhouding) de interessantste is. Er
moet een gemotiveerde beslissing zijn als het goedkoopste aanbod niet wordt
gekozen.
Bij de aankoop van goederen in België, wordt geen BTW betaald. De gemeente
dient de vrijstelling van BTW aan te vragen bij het bevoegde ministerie.
De eventuele verzendingskosten voor deze goederen komen ook in deze rubriek
terecht.
Rechtvaardigingsstukken:
- offertes en motivatie van de keuze
- het volledige aanbestedingsdossier (lastenboek)
- de bestelbon en het ontvangstbewijs voor de goederen
indien meer dan 1000 euro.
- de “voor voldaan” verklaarde originele factuur
- gebruikte wisselkoers bij uitvoering van een bepaalde
actie
4.3 Werkingskosten:
Kosten voor: - onderhoud en kleine herstellingen van de investeringen
- aankoop van consumptiegoederen voor courant gebruik
- aankoop van goederen die volledig afgeschreven worden in de loop
van het jaar dat ze worden aangekocht.
Deze goederen kosten minder dan 250 euro per eenheid, zijn ten gunste van de
partner en worden in het partnerland uitgegeven, indien dit mogelijk is.
Vbn. Courante software, klein informatica en kantoormaterieel, huur, drukwerk,
vertaling, documentatie, brandstof, wisselstukken…
Rechtvaardigingsstukken:
- de “voor voldaan” verklaarde originele factuur of de
schuldvordering
- gebruikte wisselkoers bij uitvoering van een bepaalde
actie
4.4 Zendingsopdrachten:
Kosten voor de verplaatsing en/of het verblijf van gemeentepersoneel, externe
experts en mandatarissen naar en bij de partnergemeente.
Zendingsopdrachten die de 10 werkdagen overschrijden, moeten vooraf ter
goedkeuring worden voorgelegd aan VVSG-Internationaal.
De kosten dekken
- de internationale en/of lokale verplaatsingen (reis)
- de verblijfskosten (per diem)
- de overnachtingskosten in een hotel (logement)
- visums, vaccins en verzekeringen
- Reis
Vliegtuigtickets dienen aan het gunstigste tarief (economy) aangekocht te worden.
Verplaatsing van werkplek naar luchthaven en terug kunnen ingebracht worden aan
0,2771 euro/km of aan de prijs van een treinkaartje 2° klasse. Als het gaat om een
huurvoertuig of een taxi worden de kosten terugbetaald op basis van de reële kosten
voor zover die kosten niet overdreven zijn in vergelijking tot andere
verplaatsingswijzen.
- Per diem
De dagelijkse vergoeding dekt alle kosten van de persoon tijdens zijn verblijf in het
buitenland. Het per diem kan nooit hoger zijn dan de per diems die door de FOD
Buitenlandse Zaken vastgelegd werden. (zie bijlage)
Een per diem van 30 euro wordt de dag van het vertrek toegekend als het vertrek
voor 15u plaatsvindt. Hetzelfde geldt voor de dag van de terugkeer als die na 13u
plaatsvindt.
Per diem kan bevatten: maaltijden, versnaperingen, wasserij, droogkuis, fooien,
persoonlijke communicatie, dagbladen, eventuele schade aan bagage.
De dagelijkse vergoeding voor gasten uit de partnergemeente tijdens hun verblijf in
België bedraagt 61,76 euro per dag.
- Logement
De norm is een individuele, comfortabele kamer in betrouwbare zaken met een
gunstige ligging.
Overnachtingskosten worden terugbetaald op basis van de hotelfactuur, en
maximum voor het bedrag vastgelegd door de FOD Buitenlandse Zaken (zie bijlage).
Andere kosten op de hotelfactuur worden niet terugbetaald.
De logementsvergoeding voor gasten uit de partnergemeente tijdens hun verblijf in
België bedraagt 84,22 euro per overnachting.
Rechtvaardigingsstukken:
- referentietermen van de zendingsopdracht
- gedateerde en ondertekende zendingsverslagen
- schuldvorderingen voor de dagelijkse vergoedingen
- “voor voldaan” verklaarde originele hotelfacturen
- “voor voldaan” verklaarde originele facturen van de
vliegreis en de instapkaart(en)
- schuldvorderingen voor het vervoer met een
persoonlijk voertuig in België en/of treinkaartjes 2°
klasse
- factuur of schuldvordering voor visum, vaccin en
verzekeringen
- gebruikte wisselkoers bij uitvoering van een bepaalde
actie
4.5
Evaluatiekosten:
Kosten in verband met de evaluatie van acties in het Zuiden door personen van de
organisatie uit het Noorden, van de partnerorganisatie in het Zuiden of door
derden. Deze kosten omvatten reis- en verblijfskosten en eventueel de honoraria
van de externe evaluatoren.
Deze kosten vertegenwoordigen minstens 1% en hoogstens 5% van de totale
begroting van het actieplan.
De kosten die in aanmerking genomen worden zijn dezelfde als de kosten vermeld
bij zendingsopdrachten.
Er moeten referentietermen worden opgesteld voor de evaluaties. Bij een externe
evaluatie moeten deze vooraf goedgekeurd worden door VVSG – Internationaal.
De evaluaties dienen uitvoerig beschreven te worden in het actieplan. Hierbij zitten
ook de referentietermen en de verslagen van de zendingsopdrachten.
Rechtvaardigingsstukken: - gedateerde en ondertekende evaluatieverslagen
- schuldvorderingen voor de dagelijkse vergoedingen
- “voor voldaan” verklaarde originele hotelfacturen
- “voor voldaan” verklaarde originele facturen van de
vliegreis en instapkaart(en)
- schuldvorderingen voor het vervoer met een
persoonlijk voertuig en/of treinkaartjes 2° klasse
- gebruikte wisselkoers bij uitvoering van een bepaalde
actie
4.6
Personeelskosten in het Zuiden
Voor de uitgaven betreffende het plaatselijk, uitvoerende personeel noodzakelijk
voor de realisatie van de geplande acties, komen de loonkosten of honoraria
overeen met de lokale barema’s. Bij de aanvang van het actieplan wordt de
loonkost of het honorarium in een contract opgenomen en ondertekend door beide
partners.
Rechtvaardigingsstukken: - contract met de partner in het Zuiden
- verklaringen op eer voor tijdelijke medewerkers
- gebruikte wisselkoers bij uitvoering van een bepaalde
actie
4.7
Administratiekosten
Administratiekosten omvatten alle andere kosten - uitgezonderd personeelskosten die verbonden zijn aan het beheer van het actieplan, zowel in het Noorden als in
het Zuiden. Ook voor deze kosten moeten rechtvaardigingsstukken opgenomen
worden in het eindverslag. Deze kosten mogen nooit 5% van het totale budget
overschrijden.