SEPA impact analyse
advertisement
Datum <datum> Bladnummer 1 van 31 Kenmerk <kenmerk> SEPA impact analyse Organisatie: <naam organisatie> Auteur: <naam auteur> Datum: <datum> Versie: <versie> Datum <datum> Bladnummer 2 van 31 Kenmerk <kenmerk> Documenthistorie Versie Datum Ontvangers Wijzigingen Autorisatie Naam Rol Functie Datum Handtekening Datum <datum> Bladnummer 3 van 31 Kenmerk <kenmerk> Hoe dit document te gebruiken Inleiding Dit document is een handreiking voor de projectleider om op een gestructureerde en volledige manier een SEPA impact analyse voor de organisatie uit te voeren. In de vorm van deze template wordt de structuur aangeboden voor dit vooronderzoek, waarbij de gevolgen worden onderzocht op bedrijfsprocessen, procedures, applicaties, (klant)communicatie, etc. Afhankelijk van de grootte en complexiteit van de organisatie zal de impactanalyse variëren in omvang en inspanningen die moeten worden verricht. Over het algemeen is de impact groot als u: werkt met veel verschillende of verouderde software voor uw betalingsverkeer, zoals een gedateerd boekhoudpakket of als u werkt met maatwerksystemen; buitenlandse rekeningen en/of rekeningen bij verschillende banken heeft; dagafschriften automatisch verwerkt in uw administratie; batches/bestanden met betalingen aanlevert; verschuldigde bedragen bij uw afnemers incasseert. Bij het aanleveren van incassobatches veranderen de tijdlijnen èn het bestandsformaat. Ook het vastleggen van de incassomachtiging in uw administratie wijzigt ingrijpend. Er zullen ook organisaties zijn die een eigen template (willen) gebruiken. In het algemeen geldt dat de vorm er niet toe doet, wel dat de impactanalyse wordt uitgevoerd en gedocumenteerd met (ten minste) de onderdelen zoals opgenomen in deze template. Aanpak In een SEPA project wordt allereerst in kaart gebracht wat de gevolgen (impact) zijn van SEPA. Op basis hiervan wordt bepaald wat de beste oplossingsrichting is om de invoering van SEPA te realiseren. Daarbij dient ook aandacht te worden gegeven aan de samenhang tussen systemen, processen, procedures, gebruikersorganisatie en infrastructuur. De uitgevoerde impactanalyse wordt in de regel gevolgd door de uitwerking van een projectplan, de budgetaanvraag, samenstelling van een projectteam, etc. De procedure die wordt gevolgd is afhankelijk van de werkwijze die binnen de organisatie gebruikelijk is. Resultaat Voor een juiste uitvoering van een wijziging is het van belang dat de uitgangspositie duidelijk is geformuleerd. Het is van belang dat na een impactanalyse bij de verschillende processen geen discussie meer bestaat over inhoud en consequenties vóórdat de SEPA wijziging uitgevoerd wordt. Als de impactanalyse goed wordt uitgevoerd, leidt dit tot een heldere besluitvorming en het geeft duidelijk inzicht in de volgende zaken: Oplossingsrichting (optioneel kunnen er meerdere uitgewerkt zijn); Organisatorische/functionele/applicatieve/inrichtingsconsequenties; Welke onderdelen moeten gewijzigd worden? Wat zijn de effecten voor processen/procedures/applicaties/communicatie? Datum <datum> Bladnummer 4 van 31 Kenmerk <kenmerk> Welke activiteiten moeten daarvoor uitgevoerd worden? Wat is de omvang van de wijziging? Wat zijn de begrote kosten in uren en/of geld? Hoeveel resources heb ik nodig om tijdig SEPA compliant te zijn? Welke projectstructuur en –governance (inclusief escalatiemodel) is passend? Wat zijn de effecten op het onderhanden werk en nog uit te voeren werk? Wat zijn de consequenties voor toekomstig gebruik, onderhoud en exploitatie? Welke risico's zijn er en welke maatregelen kunnen we daarvoor nemen? Onderlinge relatie tussen eventueel in behandeling zijnde wijzigingen. Disclaimer Deze template is met de grootste zorg samengesteld. Het gebruik hiervan gebeurt op eigen risico. Het programmabureau SEPA van DNB accepteert geen verantwoordelijkheid voor volledigheid of correctheid van dit document. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met [email protected] Datum <datum> Bladnummer 5 van 31 Kenmerk <kenmerk> Managementsamenvatting Binnen de Single Euro Payments Area (SEPA) kunnen consumenten en bedrijven met één rekening en één set betaalmiddelen met hetzelfde gemak nationale en grensoverschrijdende betalingen in euro’s doen. Hiertoe worden nationale betaalproducten en –standaarden ingeruild voor Europese of internationale varianten. Per 1 februari 2014 dient SEPA een feit te zijn in de landen met de euro als nationale valuta. De impact van SEPA op de organisatie, processen en systemen van <organisatie> is in dit document in kaart gebracht. Eén van de meest in het oog springende elementen van SEPA is de overgang naar een Europees bankrekeningnummer, het International Bank Account Number (IBAN). Nationale rekeningnummers (over het algemeen 7 of 9 cijfers) dienen vervangen te worden door IBANs (maximaal 34 posities, 18 voor Nederland). Voor <organisatie> heeft dit impact op <nader te specificeren systemen, interfaces en communicatie (websites, brieven, facturen, formulieren)>. De impact van de overgang naar de Europese overschrijving (ofwel SEPA Credit Transfer, SCT of SEPA-overboeking) bestaat voor <organisatie> uit aanpassingen van <SCT impact nader specificeren>. De invoering van de Europese incasso (ofwel SEPA Direct Debit, SDD of SEPA-incasso) heeft een grote impact door de complexiteit van de SEPA-variant. Om te kunnen voldoen aan de eisen van het Europese incassoproduct dient <organisatie> een elektronische mandaatadministratie in te richten. Daarnaast dient een aantal procesmatige wijzigingen doorgevoerd te worden, gericht op een eerdere aanlevering van de incassotransacties aan de bank, de integratie van de mandaatadministratie met de klant/contractadministraties en de juiste inrichting van de prenotificatie. <SDD impact nader specificeren>. Het technische formaat waarin <organisatie> met haar bank communiceert wijzigt als gevolg van SEPA; nationale bestandsformaten worden vervangen door bestandsformaten gebaseerd op ISO20022 XML. <impact bestandsformaten nader specificeren>. SEPA kent geen big-bang scenario. Het is al geruime tijd mogelijk betalingen te doen op basis van SEPA-standaarden en steeds meer organisaties en particulieren zullen dit ook gaan doen. Deze fase, die loopt tot 1/2/2014 wanneer iedereen over moet zijn, heet de duale fase. Betalers en ontvanger schakelen in hun eigen tempo over op SEPA. Om de automatische reconciliatie (het afletteren) binnen <organisatie> ongestoord doorgang te laten vinden bij de omschakeling van het internetbankieren (vanaf het eerste kwartaal van 2013), dient op korte termijn reeds actie ondernomen te worden. Dit betreft het kunnen verwerken van binnenkomende MT940 berichten die gebruikt worden voor het afletteren van openstaande posten. <Impact gewijzigde reporting nader specificeren>. Geconcludeerd kan worden dat de migratie naar SEPA voor <organisatie> een significante impact heeft. De impact betreft niet alleen de financiële functie, maar ook de front en back office processen en de communicatie naar en met klanten. Op korte termijn dient een project opgestart te worden om <organisatie> te migreren naar SEPA. Dit project vereist een sponsor op senior management niveau en een multidisciplinair team waarin tenminste de afdelingen financiën, ICT, klantenservice en communicatie zijn vertegenwoordigd. <Nadere specificatie van project, doorlooptijd en benodigd budget> Datum <datum> Bladnummer 6 van 31 Kenmerk <kenmerk> Inhoud Managementsamenvatting ............................................................................................................. 5 1 2 3 4 5 6 Inleiding ................................................................................................................................... 8 1.1 Achtergrond SEPA............................................................................................................ 8 1.2 Impact analyse ................................................................................................................. 8 1.3 Opbouw rapport .............................................................................................................. 8 International bank account number (IBAN) .......................................................................... 10 2.1 Inleiding ......................................................................................................................... 10 2.2 Standaard ...................................................................................................................... 10 2.3 Conversie ....................................................................................................................... 11 2.4 Business Identifier Code (BIC) ....................................................................................... 11 2.5 Impact van IBAN op <organisatie> ................................................................................ 11 Europese overschrijving (ofwel SEPA Credit Transfer, SCT of SEPA-overboeking) ............... 13 3.1 Inleiding ......................................................................................................................... 13 3.2 Productkenmerken ........................................................................................................ 13 3.3 Clearing & Settlement ................................................................................................... 14 3.4 Migratie nationale producten ....................................................................................... 15 3.5 Impact van de SEPA overboeking op <organisatie> ...................................................... 16 Europese incasso (ofwel SEPA Direct Debit, SDD of SEPA-incasso) ...................................... 17 4.1 Inleiding ......................................................................................................................... 17 4.2 Productbeschrijving ....................................................................................................... 17 4.3 Migratie nationale producten ....................................................................................... 19 4.4 Impact Europese-incasso op <organisatie> ................................................................... 19 Bankinteractie en Bestandsformaten .................................................................................... 21 5.1 ISO20022 XML ............................................................................................................... 21 5.2 Implementation Guidelines ........................................................................................... 22 5.3 Impact van gewijzigde bestandsformaten op <organisatie> ........................................ 22 Impact .................................................................................................................................... 23 6.1 Processen....................................................................................................................... 23 Datum <datum> Bladnummer 7 van 31 Kenmerk <kenmerk> 6.2 Systemen ....................................................................................................................... 23 6.3 Bankrelatie..................................................................................................................... 24 7 Communicatie ....................................................................................................................... 25 8 Projectaanpak en –Organisatie ............................................................................................. 26 9 Risicoanalyse ......................................................................................................................... 28 Bijlage A – Lijst van gebruikte afkortingen .................................................................................... 29 Bijlage B – Informatiebronnen ...................................................................................................... 30 Bijlage C – R-Berichten .................................................................................................................. 31 Datum <datum> Bladnummer 8 van 31 Kenmerk <kenmerk> 1 INLEIDING 1.1 Achtergrond SEPA Na de invoering van de chartale euro en de Europese standaarden voor kaartbetalingen (‘het nieuwe pinnen’) wordt de integratie van de Europese betaalmarkt afgerond via de introductie van SEPA – the Single Euro Payment Area. Hiermee verdwijnt het verschil tussen binnenlandse en grensoverschrijdende eurobetalingen in Europa. Om deze integratie te bewerkstelligen zijn Europese betaalproducten vastgesteld. Dit zijn de Europese overschrijving (ofwel SEPA Credit Transfer, SCT of SEPA-overboeking) als vervanger van de nationale overboeking en de Europese incasso (ofwel SEPA Direct Debit, SDD of SEPA-incasso) ter vervanging van de huidige incasso. Daarnaast worden de technische standaarden voor het betalingverkeer binnen SEPA geharmoniseerd. De einddatum van de migratie is 1 februari 2014 voor landen die de euro als nationale munt voeren, dus ook Nederland. Voor <organisatie> betekent dit dat er vanaf deze datum nog slechts betalingen kunnen plaatsvinden op basis van SEPA producten en standaarden. In Nederland is in overleg met alle betrokkenen een Nationaal Migratieplan vastgesteld waarin, om tot een gecontroleerde migratie te komen, per gebruikersgroep en betaalproduct migratieperiodes zijn bepaald. Het wordt geadviseerd dat <organisatie> zich hieraan confirmeert. 1.2 Impact analyse Voor <organisatie> heeft dit een aantal implicaties. Huidige rekeningnummers van onder andere klanten, leden of donateurs en crediteuren evenals medewerkers moeten in alle systemen worden vervangen door een IBAN. Daarnaast moeten alle systemen die te maken hebben met binnenkomende of uitgaande betalingen, worden aangepast op SEPA. Ook moet er rekening worden gehouden met nieuwe rapportages en berichtenverkeer die invloed hebben op de reconciliatie en het afletteren. Dit rapport beschrijft de SEPA impact analyse welke is uitgevoerd bij <organisatie>. Hierbij is onderzocht of en op welke wijze de integratie van SEPA een wijziging in de processen en systemen noodzakelijk maakt. 1.3 Opbouw rapport De opbouw van het rapport is als volgt. Hoofdstuk 2 gaat in op de migratie naar de IBAN. In hoofdstuk 3 en 4 wordt de impact beschreven van de invoering van de Europese overschrijving respectievelijk de Europese incasso op processen en systemen. Ieder van deze hoofdstukken wordt afgesloten met een actielijst. In hoofdstuk 5 komt de impact van de gewijzigde bestandsformaten aan de orde. Hoofdstuk 6 beschrijft de impact van de migratie naar SEPA op een aantal overkoepelende onderwerpen zoals de processen, systemen en bankrelatie. In hoofdstuk 7 wordt de communicatie naar alle partijen waarmee een financiële relatie bestaat Datum <datum> Bladnummer 9 van 31 Kenmerk <kenmerk> benoemd. Hoofdstuk 8 geeft de projectaanpak weer en hoofdstuk 9 sluit af met een risicoanalyse. In de bijlage is een lijst van, in het kader van SEPA, veelgebruikte afkortingen opgenomen evenals een lijst met relevante informatiebronnen en een overzicht van de R-berichten. Datum <datum> Bladnummer 10 van 31 Kenmerk <kenmerk> 2 INTERNATIONAL BANK ACCOUNT NUMBER (IBAN) 2.1 Inleiding Eén van de voorwaarden om tot een geharmoniseerde betaalmarkt in Europa te komen is het gebruik van een uniforme rekeningnummerstandaard. In het huidige binnenlandse betalingsverkeer maken we nu gebruik van het zogenaamde BBAN (Basic Bank Account Number). Dit zijn de 9- of 10-cijferige rekeningnummers welke voldoen aan de 11-proef1 of de rekeningnummers tot 7 cijfers zoals door ING gebruikt. 2.2 Standaard Met de invoering van SEPA dienen alle rekeningen in Europa ten behoeve van het betalingsverkeer in Euro aangeduid te worden door middel van een International Bank Account Number (IBAN), een wereldwijde ISO standaard (nr. 13616:2007). Op basis van de standaard kan een IBAN maximaal 34 posities beslaan. Deze is als volgt opgebouwd2: Landcode (2 posities, alfanumeriek), voor Nederland is dit ‘NL’; Controlegetal (2 posities, numeriek), welke worden gebruikt om de totale IBAN zelfcontrolerend te maken op basis van een modulo-97 berekening. Bij de invoer van de IBAN kan met behulp van deze controle worden bepaald of het rekeningnummer syntactisch juist is; Basic Bank Account Number (BBAN, maximaal 30 posities), waarin het rekeningnummer is opgenomen voorzien van een bankaanduiding. De lengte en wijze van opbouw verschilt per land. Voor Nederland worden 14 posities gebruikt, waarbij de eerste 4 posities overeen komen met de SWIFT aanduiding van de rekeninghoudende bank (bijv. RABO, ABNA, INGB, SNSB, TRIO, etc) en de overige 10 posities, het huidige rekeningnummer aan de voorzijde eventueel uitgevuld met nullen; Schrijfwijze Een Nederlandse IBAN ziet er dan ook als volgt uit NL99 BANK 0123 4567 89. Internationaal is afgesproken dat de schrijfwijze is zoals getoond, oftewel in groepjes van 4 cijfers/letters gescheiden door een spatie. Voorbeeld van een Nederlandse IBAN: Ook indien <organisatie> zich uitsluitend richt op Nederlandse klanten is het niet ondenkbaar dat ook deze Nederlandse klanten in de toekomst een rekening in het buitenland aanhouden. Op basis van de wetgeving (verordening EU 260/2012 Art 9) is het niet toegestaan om eisen te 1 De 11-proef maakt rekeningnummers zelfcontrolerend. Zie voor meer informatie http://nl.wikipedia.org/wiki/Elfproef 2 Zie ook: http://en.wikipedia.org/wiki/International_Bank_Account_Number Datum <datum> Bladnummer 11 van 31 Kenmerk <kenmerk> stellen aan de locatie waar een debiteur of crediteur zijn rekening aanhoudt. Het is daarom van belang de volledige IBAN-standaard van 34 posities te implementeren en waar mogelijk ook validaties in te voeren ten aanzien van de controle op omvang en opbouw per land. 2.3 Conversie De Nederlandse banken hebben een service (www.ibanbicservice.nl) ingericht om individuele rekeningnummers of bestanden met rekeningnummers te laten converteren naar IBAN's en deze vervolgens weer in de administraties, systemen en communicatie te gebruiken. Het is niet mogelijk om dit op basis van een algoritme te doen, omdat uit het bestaande rekeningnummer niet op betrouwbare wijze de rekeninghoudende bank af te leiden valt. Op basis van het gegeven dat de land- en bankidentificatie onderdeel uitmaakt van de IBAN en de schaarste die er heerst met betrekking tot de 9-cijferige rekeningnummers die voldoen aan de 11-proef, is het denkbaar dat de Nederlandse banken het systeem van unieke bankrekeningnummers zullen loslaten. Dit betekent dat alleen nog uitgegaan kan worden van de uniciteit van de gehele IBAN en niet meer van het huidige rekeningnummer dat onderdeel uitmaakt van de IBAN. 2.4 Business Identifier Code (BIC) In de wettelijke verordening op de SEPA einddata wordt de IBAN als enige toegestane rekeningaanduiding in de klant-bank relatie toegestaan vanaf 1/2/2014 voor binnenlandse betalingen en 1/2/2016 voor grensoverschrijdende betalingen (in euro binnen SEPA). Dit betekent dat de BIC code (Business Identifier Code), die samen met de IBAN aangeleverd diende te worden, komt te vervallen. Om de migratie te vereenvoudigen hebben veel banken het mogelijk gemaakt dat reeds vanaf begin 2013 betaalbestanden zonder BIC aangeleverd kunnen worden. Hiervoor dient contact opgenomen te worden met de huisbank(en). 2.5 Impact van IBAN op <organisatie> Beschrijf hier de impact van de migratie naar de IBAN op <bedrijf>: Bepaal waar rekeningnummers voorkomen in administraties. Denk hierbij onder andere aan klanten, leveranciers, medewerkers, het eigen rekeningnummer van het bedrijf; Bepaal waar rekeningnummers worden uitgevraagd, ingevoerd, gevalideerd, uitgelezen of afgedrukt, zoals: o Schermen voor invoer, uitvoer en raadpleging o Formulieren voor uitvraag rekeningnummers o Brieven waarop rekeningnummers voorkomen o Voorbedrukt briefpapier o Websites, emails Gezien de voorgeschreven schrijfwijze van de IBAN (in groepjes van 4 posities gescheiden door een spatie), dient in documenten rekening gehouden te worden met maximaal 42 posities voor een afgedrukte IBAN (op basis van een maximale lengte van de IBAN van 34 posities); Datum <datum> Bladnummer 12 van 31 Kenmerk <kenmerk> Onderzoek ook het huidige gebruik van buitenlandse rekeningnummers (buiten het SEPA gebied) en de wijze waarop deze worden uitgevraagd, opgeslagen en gebruikt. Dit is onder andere bepalend of de BIC wel of niet opgeslagen dient te worden (al dan niet als optioneel attribuut); Onderzoek of het huidige rekeningnummer (BBAN) wordt gebruikt als unieke sleutel in administraties (bijvoorbeeld in zoekvelden voor debiteuren). Dit kan in de toekomst mogelijk problemen opleveren indien dit op basis van het huidige nationale banknummer gebeurt welke mogelijk niet meer uniek zal zijn; Neem bij het opnemen van de eigen IBAN van <organisatie> op facturen en briefpapier ook de BIC mee. Dit voorkomt vragen van partijen waarvan de bank dit nog vraagt tot de deadline van 1 februari 2014 of 1 februari 2016 (voor buitenlandse betalingen in euro binnen SEPA); Controleer of medewerkers lokaal brieven of andere administraties met rekeningnummers hebben opgeslagen en deze als sjabloon respectievelijk gegevensbron gebruiken. Bepaal een conversiestrategie: Neem contact op met de diverse leveranciers van systemen over onder andere o de wijze waarop zij de IBAN in hun systemen op zullen nemen (in plaats van het huidige nummer of als additioneel veld); o de validaties die zij kunnen uitvoeren op de ingevoerde IBANs; o de wijze waarop zij een conversie van rekeningnummers ondersteunen; o de datum waarom de nieuwe versies van de systemen beschikbaar komen. Baseer de daadwerkelijke conversie van rekeningnummers op www.ibanbicservice.nl. Benoem concrete acties voor hetgeen nader uitgezocht dient te worden: Nr 1 2 3 4 Omschrijving Wie Wanneer Datum <datum> Bladnummer 13 van 31 Kenmerk <kenmerk> 3 EUROPESE OVERSCHRIJVING (OFWEL SEPA CREDIT TRANSFER, SCT OF SEPAOVERBOEKING) 3.1 Inleiding De Europese overschrijving (ofwel SEPA Credit Transfer, SCT of SEPA-overboeking) is het SEPA product dat de huidige binnenlandse overboeking vervangt. De Europese overschrijving is een niet urgente3 overboeking in euro’s zonder limiet, waarbij de opdrachtgever en de begunstigde zich beiden in de SEPA-zone bevinden, IBAN verplicht is (BIC niet meer vanaf 1 januari 2014 en mogelijk eerder afhankelijk van de bank) en de (eventuele) kosten uitsluitend in rekening kunnen worden gebracht separaat van het originele bedrag. Voor meer informatie over dit product wordt verwezen naar de site van de Betaalvereniging Nederland (http://www.betaalvereniging.nl/europees-betalen/europese-overschrijving/). 3.2 Productkenmerken De belangrijkste wijzigingen bij de overgang van de huidige nationale betaling op de SEPA Overboeking zijn weergegeven in onderstaande tabel: Overboekingen Huidige SEPA Rekeningnummerformaat BBAN IBAN Gebied Nederland SEPA Formaat ClieOp ISO XML 20022 Directe aanlevering bij processor Ja, uniform in Nederland In ontwikkeling. Neem contact op met uw bank. Gestructureerd betalingskenmerk Max. 16 posities Max. 35 posities Naam begunstigde Niet verplicht Verplicht Rekeningen in de betaalopdracht worden geïdentificeerd met behulp van IBAN, waardoor met hetzelfde product dus naar rekeningen in het gehele SEPA-gebied kan worden betaald; De beschikbare ruimte voor mededelingen of omschrijving is van 128 (4x32) in de huidige nationale overschrijving naar 140 (4x35) posities gegaan. Dit betreft verder ongestructureerde tekst; 3 De maximale uitvoeringstermijn van een SCT is wettelijk bepaald op D+1, wat wil zeggen dat als een SCT vandaag voor de cut-off tijd van de bank is aangeleverd, het bedrag de volgende werkdag op de rekening van de begunstigde bijgeschreven dient te zijn. Datum <datum> Bladnummer 14 van 31 Kenmerk <kenmerk> De mogelijkheid bestaat om een gestructureerde mededeling/referentie mee te geven, waarmee de automatische reconciliatie van openstaande facturen kan worden verbeterd. De gestructureerde referentie is gebaseerd op ISO116494; De mogelijkheid om een eigen referentie mee te geven met elke uitgaande betaling. De bank zal deze referentie altijd terugmelden bij eventuele uitval van de betaling. Hiermee kan de reconciliatie van uitgaande betalingen worden verbeterd. Banken gaan van netto naar bruto boekingen. In het huidige nationale betalingsverkeer kan de bank (of Equens) waar betalingen worden aangeleverd een aantal controles uitvoeren ten aanzien van de in de betaling opgenomen rekeningen. Rekeningnummers die bijvoorbeeld niet bestaan of gesloten zijn, worden uitgesloten van verwerking. Als resultaat daarvan worden alleen de betalingen naar geldige rekeningnummers verwerkt (en gedebiteerd) en worden de overige separaat teruggekoppeld aan de betaler. Bij SEPA-betalingen kan de bank dergelijke controles veelal niet uitvoeren. Als resultaat daarvan worden alle betalingen geboekt (=bruto) en, na controle door de bank van de begunstigde, eventueel teruggeboekt. Hierdoor verschuiven afkeuringen naar retouren. Dit kan een wijziging in het proces betekenen; SEPA introduceert nieuwe, op XML ISO20022 gebaseerde, formaten ter vervanging van de nationale formaten (in NL de Clieop). Zie hoofdstuk 6 voor meer informatie over bestandsformaten. R-transacties worden interbancair gebruikt voor het annuleren of het terugdraaien van een SCT waarbij het volledige transactiebedrag wordt vergoed. De volgende R-transacties kunnen plaats vinden; Reject, Request for Cancellation, Return en Recall. Het is bankspecifiek hoe dergelijke berichten kunnen worden geïnitieerd, dan wel worden teruggemeld naar de initiator en begunstigde van de overboeking. Zie hiervoor ook de bijlage over de R-berichten. 3.3 Clearing & Settlement In het huidige nationale betalingsverkeer worden alle betalingen (concernposten uitgezonderd), afgehandeld door Equens, de nationale processor. Deze situatie verandert als gevolg van SEPA. Het verschil tussen nationaal en grensoverschrijdend betalingsverkeer in euro vervalt en de meeste huidige nationale processoren in Europa zullen zich op de afhandeling van SEPAbetalingsverkeer richten. In principe zijn banken als gevolg daarvan niet meer aangewezen op Equens, maar kunnen zij een eigen processor (in SEPA termen een Clearing en Settlement Mechanisme, CSM) kiezen voor de afhandeling van het SEPA-betalingsverkeer. Een dergelijke keuze is ook van belang voor de mogelijkheid om betaalopdrachten direct te kunnen aanleveren aan de processor, zoals dat momenteel met Equens mogelijk is. De keuze van een Nederlandse bank voor een of meerdere CSM’s heeft mogelijk invloed op de aanlever- en verwerkingstijden. Binnen SEPA is een verwerking van betalingen op basis van D+1 verplicht (vandaag aangeleverd, uiterlijk morgen geboekt op de rekening van de begunstigde). Binnen deze regel kunnen banken echter hun eigen cut-off tijd vaststellen op basis waarvan zij D+1 garanderen. Afhankelijk van de ingezette CSM kan dit variëren. Het verdient aanbeveling contact op te nemen met huisbank(en) over de tijdslijnen van SEPA betalingen. 4 http://en.wikipedia.org/wiki/Creditor_Reference Datum <datum> Bladnummer 15 van 31 Kenmerk <kenmerk> 3.4 Migratie nationale producten Onderstaand figuur, afkomstig uit het Nationaal Migratieplan, toont de overgang van de huidige nationale overboekingsproducten naar hun SEPA-variant. Inmiddels is ten aanzien van de Acceptgiro besloten dat deze zal worden vervangen door de IBAN-Acceptgiro en tot 1 januari 2019 door de banken zal worden gevoerd. De Acceptgiro is echter een nationaal product en kan dus alleen gebruikt worden ten behoeve van Nederlandse IBANs. Indien <organisatie> gebruik maakt van de Acceptgiro dienen wijzigingen doorgevoerd te worden ten aanzien van de aanmaak van Acceptgiro’s evenals de rapportage over betaalde Acceptgiro’s. Voor gedetailleerde informatie wordt verwezen naar www.acceptgiro.nl. Indien gebruik wordt gemaakt van Acceptgiro’s is dit mogelijk het moment om het gebruik te heroverwegen en alternatieven te onderzoeken. In het SEPA-assortiment is vooralsnog geen spoedproduct voorhanden. Banken bieden dit als optioneel product aan, waarbij voortaan ook een IBAN meegegeven moet worden. Datum <datum> Bladnummer 16 van 31 Kenmerk <kenmerk> 3.5 Impact van de Europese overschrijving op <organisatie> Beschrijf hier de impact van de overgang op de Europese overschrijving voor <bedrijf>. Inventariseer hierbij ten minste de volgende zaken: Aantal uitgaande betalingen opgesplitst naar: o Betalingen in Euro naar begunstigden in het SEPA-gebied (worden in principe allemaal SEPA Credit Transfers in XML fomaat); o Betalingen niet in Euro naar begunstigden in het SEPA gebied of in Euro naar begunstigden buiten het SEPA gebied (blijven in principe buitenlandse betalingen in BTL91 of een bankspecifiek formaat, toekomstig mogelijk XML). Gebruik van spoedbetalingen. Gebruik van de Acceptgiro: o Indien gebruik wordt gemaakt van dit product dient besloten te worden of dit product gecontinueerd gaat worden in het SEPA-tijdperk als IBAN-Acceptgiro en de daarbij behorende investeringen worden gedaan; o Bij gecontinueerd gebruik dient <bedrijf> tijdig na te denken over vervanging van dit product, aangezien het gebruik slechts tot 2019 mogelijk is. Mogelijke vervangers zijn bijvoorbeeld FiNBOX, iDEAL, incasso of het sturen van een factuur. Onderzoek de wijze waarop omgegaan wordt met comprimering en welke mogelijkheden de bank daarin ondersteunt: o Bij comprimering vindt er slechts één debitering plaats voor een betalingsbatch, wat wenselijk is bij bijvoorbeeld salarisbetalingen. Huidige mate van succesvolle reconciliatie/aflettering: o De Europese overschrijving biedt mogelijkheden tot het gebruik van een eigen (door de bank controleerbare end-to-end) referentie en een groter attribuut voor de omschrijving. Deze zouden ingezet kunnen worden om tot een betere reconciliatie/aflettering te kunnen komen. Cut-off tijden van de bank met betrekking tot SEPA-transacties en de wijze waarop deze zich verhouden tot de cut-off tijden van huidige nationale transacties. Benoem concrete acties voor hetgeen nader uitgezocht dient te worden: Nr 1 2 3 4 Omschrijving Wie Wanneer Datum <datum> Bladnummer 17 van 31 Kenmerk <kenmerk> 4 EUROPESE INCASSO (OFWEL SEPA DIRECT DEBIT, SDD OF SEPA-INCASSO) 4.1 Inleiding De Europese incasso (ofwel SEPA Direct Debit, SDD of SEPA-incasso) vervangt de huidige nationale incasso. De Europese incasso is een Europese incasso in euro’s zonder limiet, waarbij de crediteur en de debiteur zich beiden in de SEPA-zone bevinden. Dit hoofdstuk geeft een nadere beschrijving van het product en de implicaties voor de administratie en betaalprocessen in <organisatie>. 4.2 Productbeschrijving Er zijn twee varianten van de Europese incasso: Standaard incasso (SDD Core), welke in alle situaties (dus zowel voor het incasseren van particulieren en zakelijke debiteuren) bruikbaar is en Zakelijke incasso (SDD B2B) welke specifiek is voor het gebruik tussen zakelijke partijen en niet gebruikt mag worden voor het incasseren bij particulieren. Deze zakelijke incasso maakt geen onderdeel uit van het standaardassortiment van de banken en iedere bank maakt hierin haar eigen keuze. De standaard incasso kent weer subvarianten: de doorlopende (recurrent) en eenmalige (oneoff) incasso. Voor meer informatie wordt verwezen naar de factsheets en stappenplannen op de sites van de Betaalvereniging5 en de individuele (huis)banken waar <organisatie> haar betalingsverkeer heeft ondergebracht. Bij zowel de standaard incasso als de zakelijke incasso zal de crediteur een papieren of emandaat (vanaf medio 2015) laten tekenen door de debiteur. Het mandaat zal door de crediteur moeten worden opgeslagen in een mandaat administratie. Huidige machtigingen kunnen onder voorwaarden worden gemigreerd naar SEPA-mandaten. Hiervoor wordt verwezen naar paragraaf 4.3. Incassant ID Voordat <organisatie> kan incasseren moet zij in het bezit zijn van een Incassant ID (Creditor ID) en een (nieuw) incassocontract hebben met de bank. Het Incassant ID is een unieke identificatie van een incasserende organisatie en dient verplicht meegegeven te worden bij iedere incassotransactie. Dit ID wordt ook getoond op het mandaat en het rekeningafschrift, zodat de geïncasseerde de transactie kan herleiden tot een afgegeven mandaat. De Incassant ID kan de crediteur via zijn bank aanvragen en staat los van het rekeningnummer. De Incassant ID is als volgt opgebouwd: een (ISO) landcode (NL voor Nederland) een check digit (2 posities op basis van een modulo 97 berekening) een branchecode (standaard ZZZ) 5 http://www.betaalvereniging.nl/europees-betalen/europese-incasso/ Datum <datum> Bladnummer 18 van 31 Kenmerk <kenmerk> het KvK nummer een locatie code. Een voorbeeld van een Crediteur ID is: NL51ZZZ405365330000. De code ZZZ wordt niet meegenomen in de berekening van het check digit en kan de crediteur daarom gebruiken om incassobatches van verschillende bedrijfsonderdelen te onderscheiden. <Organisatie> kan kiezen voor de aanvraag van één of meerdere Incassant IDs. Voor iedere juridische entiteit die incassotransacties genereert kan in principe een eigen Incassant ID worden aangevraagd. Hierbij dient rekening gehouden te worden met het feit dat de bank, bij het aanleveren van een incassobestand, de naam van de incasserende partij (een separaat, vrij in te vullen veld in het XML bestand) overschrijft met de naam die geregistreerd is bij het betreffende Incassant ID. Indien gebruik wordt gemaakt van diverse handelsnamen bij een enkele KvK inschrijving kunnen meerdere Incassant IDs bij de bank worden aangevraagd, waarbij de laatste 4 posities (locatiecode) kunnen worden gevarieerd. Indien er sprake is van een gecentraliseerde payment factory kan mogelijk ook met een enkel Incassant ID worden volstaan. Gewijzigde tijdslijnen en informatiemomenten Nadat het mandaat is getekend zal de crediteur minimaal 14 dagen voor de eerste incasso een pre-notificatie sturen, bijvoorbeeld de factuur. Afwijkingen van deze termijn zijn mogelijk mits overeengekomen met de geïncasseerde. Deze pre-notificatie dient ten minste het bedrag en de incassodatum te bevatten. Het is toegestaan om dit eenmaal per tijdseenheid te doen, bijvoorbeeld een incassoschema voor het gehele jaar. Nadat de pre-notificatie is verstuurd kan de crediteur de eerste incasso opdracht insturen. Bij de zakelijke incasso zal de debiteur het mandaat moeten bevestigen bij zijn bank, voordat er kan worden geïncasseerd. De debet bank zal het geregistreerde mandaat namelijk vergelijken met de binnenkomende transacties. Als deze overeenkomen wordt de transactie verwerkt en heeft de debiteur geen stornorecht. Voor de aanlevering van de standaard incasso geldt voor de eerste van een reeks (first) en de eenmalige (one-off) dat deze minimaal 5 dagen voor de verwerkingsdatum moeten worden aangeleverd bij de bank van de debiteur. Voor de volgende geldt dat deze minimaal 2 dagen voor de verwerkingdatum bij de bank van de debiteur moet zijn. Indien bepaalde zaken in een doorlopende incasso wijzigen, is er weer sprake van een eerste incasso (aanlevering D-5). Hiervan is sprake bij de wijziging van de IBAN van de debiteur, de Incassant ID, de naam van de incassant of het nummer waaronder de machtiging is geregistreerd. Voor de zakelijke incasso geldt voor alle types dat deze minimaal 1 dag van tevoren bij de bank van de debiteur moeten zijn. Mandate Related Information (MRI) Voor de SEPA-incasso moet er naast de incasso opdrachten Mandate Related Information (MRI) worden meegezonden naar de bank van de debiteur. Deze bevat minimaal de Incassant ID, crediteur naam, het mandaat ID, datum en plaats van tekenen en de IBAN van de debiteur. Indien één van deze gegevens verandert zal dit in het mandaat management moeten worden Datum <datum> Bladnummer 19 van 31 Kenmerk <kenmerk> meegenomen en zal er een amendment moeten worden verstuurd naar de debiteur bank door middel van een SEPA-incasso opdracht met het type first6. 4.3 Migratie nationale producten Onderstaande figuur, afkomstig uit het Nationaal Migratieplan, toont de overgang van de huidige nationale incassoproducten naar hun SEPA-variant. De huidige incasso heeft ook al mandaten. Als de incasso naar SEPA wordt gemigreerd dan kunnen alle binnenlandse mandaten worden geconverteerd naar SEPA door ze te verrijken met incassant ID, mandaat ID, IBAN, eventueel BIC en datum van tekenen. Deze bestaande mandaten krijgen dan de datum 1 november 2009 (datum invoering PSD), zodat herkend kan worden dat het om een binnenlandse incasso gaat. Indien <organisatie> voor een centrale mandaatregistratie kiest zullen de productsystemen dit centrale register moeten raadplegen om de status van het mandaat op te halen en op basis daarvan de correcte procesmatige afhandeling van de incasso vast te stellen. 4.4 Impact Europese incasso op <organisatie> Beschrijf hier de impact van de migratie naar de Europese incasso op <bedrijf>. Inventariseer hierbij ten minste de volgende zaken: Welke incassovormen zijn momenteel in gebruik? Wat zijn de volumes: 6 Soorten incasso’s: first, one-off, recurrent, last Datum <datum> Bladnummer 20 van 31 Kenmerk <kenmerk> o Diverse incassovormen? o Aantallen storno’s? o Mogelijk aantal melding onterechte incasso’s? Voor welke incassovormen (standaard en/of zakelijk) wordt binnen SEPA gekozen? Vastleggen mandaten: o Zijn de machtigingen die momenteel in gebruik zijn op de juiste manier verkregen en vastgelegd? o Indien er gebruik gemaakt wordt van een onjuiste manier van vastlegging van machtigingen (bijv. via het internet) of een manier die in de toekomst niet meer is toegestaan (bijv. telefonisch) hoe gaat men daar in de toekomst mee om? Als een geïncasseerde melding doet van een onterechte incasso, zal altijd een geldig mandaat overlegd moeten kunnen worden (papier of e-mandate). o Indien een dergelijke praktijk wordt gecontinueerd, is men zich voldoende bewust van de risico’s? Hoe worden mandaten nu en in de toekomst vastgelegd: o Op relatieniveau? o Op contractniveau? Op welke wijze zal de machtiging ID worden toegekend? Hoe worden de bestaande machtigingen gemigreerd? Benoem concrete acties voor hetgeen nader uitgezocht dient te worden: Nr 1 2 3 4 Omschrijving Wie Wanneer Datum <datum> Bladnummer 21 van 31 Kenmerk <kenmerk> 5 BANKINTERACTIE EN BESTANDSFORMATEN Een van de doelen van SEPA is het bevorderen van concurrentie: naast het standaardiseren van betaalproducten komt dit ook tot stand door het standaardiseren van de communicatie tussen banken, infrastructuren en klanten. Dit hoofdstuk beschrijft de wijzigingen evenals de impact hiervan voor <organisatie>. 5.1 ISO20022 XML Binnen SEPA vindt de communicatie tussen alle partijen plaats via de ISO20022 standaard. Deze standaard beschrijft een uitgebreide bibliotheek voor financieel berichtenverkeer7. Waar <organisatie> nu batches met betaalopdrachten (nationaal en in euro) aanlevert bij de huisbank in ClieOp03 formaat, zal dit in de toekomst plaats moeten vinden door middel van XML bestanden. De hiervoor gebruikte berichttypes zijn: • en PAIN.001 berichten voor Europese overschrijvingen (PAIN staat voor PAyment INitiation) • PAIN.008 voor Europese incasso’s; 7 Zie voor meer informatie www.iso20022.org Datum <datum> Bladnummer 22 van 31 Kenmerk <kenmerk> Beide berichtenformaten kunnen worden gebruikt voor betalingen van en naar alle landen die participeren in SEPA, zolang de betaling in euro luidt. Voor betalingen buiten het SEPA-gebied en betalingen in andere valuta dient gebruik gemaakt te worden van een ander bestandtype (dit kan BTL91 zijn of een ander bestandtype dat door de bank wordt aangereikt). Voor wat betreft de rekeningrapportage wordt gebruik gemaakt van: Een aangepaste versie van de MT940/MT942 (geen XML formaat) waarin de gegevens van een SEPA betaling zijn opgenomen of CAMT.053 (CAMT staat voor CAsh ManagemenT), de XML variant van het dagafschrift en eventueel de CAMT.052 (intradag); GMU 2.0, een berichtformaat dat door de ING wordt aangeboden. Let op! Het is de planning van banken om vanaf het eerste kwartaal van 2013 de internetbankieromgevingen naar SEPA/IBAN om te gaan zetten. Voor de ene bank betekent dit dat klanten het SEPA/IBAN-overboekingsformulier als voorkeursoptie gepresenteerd zullen krijgen. Andere banken gaan nog verder en zullen ook op ‘oude’ wijze ingevulde overboekingen omzetten naar SEPA/IBAN. Het is voor <organisatie> van belang hier nu al actie op te ondernemen. Binnenkomende overboekingen met SEPA- producten worden op een andere wijze gerapporteerd in de gebruikte MT940 berichten, waardoor mogelijk problemen optreden bij de automatische aflettering (reconciliatie). 5.2 Implementation Guidelines De standaard ISO 20022 XML berichttypes zijn zeer uitgebreid. Op Europees niveau zijn nadere afspraken gemaakt rond de specifieke invulling voor SEPA-berichten. Op land- en bankniveau zijn verdere invullingen vastgelegd in zogenaamde nationale ‘implementation guidelines’. Het is de uitdaging van de systeemleveranciers van <organisatie> om de diverse implementation guidelines te ondersteunen. Naast (kleine) verschillen in de XML bestanden kunnen banken onderling ook afwijken in de door hun gebruikte kanalen en wijze waarop batches worden geautoriseerd. 5.3 Impact van gewijzigde bestandsformaten op <organisatie> De verschillen in rapportageformaat en/of weergave hiervan in SEPA versus non-SEPA zullen aanpassingen vragen met betrekking tot de reconciliatie. Reconciliatie op basis van het rekeningnummer zal niet meer gaan bij SEPA door de invoering van de IBAN. De introductie van de end-to-end reference biedt hier een goed alternatief. Deze reference wordt in alle XML berichten meegegeven. Tevens is er voor bijvoorbeeld de IBAN-Acceptgiro nog de mogelijkheid om het veld ‘’structured remittance information’’ te gebruiken. Dit is een veld van 25 posities waar net zoals in de huidige Acceptgiro een nummer kan worden gezet op basis waarvan de transactie gereconcilieerd kan worden. Als dit veld wordt gebruikt is het, zoals bij de Acceptgiro nu het geval is, niet mogelijk een omschrijving mee te geven. Datum <datum> Bladnummer 23 van 31 Kenmerk <kenmerk> 6 IMPACT 6.1 Processen Naar aanleiding van de wijzigingen in de betaalproducten zullen wijzigingen in processen gaan optreden. Voor zover deze niet in het vorige hoofdstuk zijn benoemd kunnen deze hier worden beschreven. Vanzelfsprekend zijn deze zeer bedrijfsspecifiek, maar er kan gedacht worden aan: Uitvraag van IBAN van klanten; Consequenties van eerdere aanlevering van incassobestanden; Vervallen van incassovormen zonder storno evenals de telefonische machtiging Mogelijke optimalisaties ten aanzien van het samenvoegen van het binnen- en buitenlandse betalingsverkeer in euro’s evenals de mogelijkheid tot het kunnen incasseren van buitenlandse klanten; 6.2 Systemen De wijzigingen als gevolg van SEPA hebben over het algemeen significante impact op de systemen die gebruikt worden voor betalingsverkeer, maar ook de vastlegging van klantgegevens waar de IBAN (en eventueel BIC) vastgelegd moet worden evenals de mandaatgegevens. Het verdient aanbeveling reeds tijdens de impact analyse contact te zoeken met de diverse (interne en externe) softwareleveranciers en ze te bevragen over de SEPA compliancy. Dit geeft belangrijke informatie voor de planning van de migratie, evenals de totale architectuur van het SEPA compliant ICT-landschap. Onderstaand zijn enkele vragen die gesteld kunnen worden: Generiek Zal <naam systeem> SEPA compliant worden gemaakt? In welke release van <naam systeem> zal SEPA compliancy gerealiseerd zijn? Welke functionaliteiten anders dan SEPA worden in de betreffende release opgeleverd? Wanneer wordt de betreffende release uitgeleverd? Valt deze release onder het onderhoudscontract of vergt deze een additionele investering? IBAN Hoe wordt IBAN in het <naam systeem> opgenomen? Wordt de IBAN op consistente wijze doorgevoerd in alle schermen, output, etc? Zal er voorzien worden in een conversieservice van BBAN naar IBAN of specifieke conversiefunctionaliteit (export/import functie)? Europese overschrijving Wordt de Europese overschrijving ondersteund door <naam systeem>? Wordt gebruik gemaakt van de additionele velden zoals de end-to-end reference? Mandaatbeheer Zal <naam systeem> functionaliteit bevatten voor het beheren van mandaten? Datum <datum> Bladnummer 24 van 31 Kenmerk <kenmerk> Op welk niveau kunnen mandaten worden vastgelegd (product, klant)? Op welke wijze wordt de conversie van bestaande mandaten ondersteund? Europese incasso Ondersteunt <naam systeem> het betaalschema van de standaard incasso? Ondersteunt <naam systeem> het betaalschema van de zakelijke incasso? Klant-bank interface Op welke wijze worden de PAIN berichtformaten van de diverse banken ondersteund? Wordt de SEPA versie van de MT940 ondersteund? Voor welke banken? Zal <naam systeem> de CAMT.053 gaan ondersteunen? Migratie Welke faciliteiten heeft de leverancier voor het ondersteunen van de (data)migratie? Wat neemt de leverancier voor zijn rekening en wat wordt verwacht van <organisatie>? 6.3 Bankrelatie In het kader van de SEPA-migratie verdient de relatie met de bank aandacht. De bank is het eerste aanspreekpunt en kan ondersteuning bieden ten aanzien van productvoorwaarden en technische specificaties. Ook zal met de bank bijvoorbeeld een nieuw incassocontract afgesloten dienen te worden. Heeft <organisatie> meerdere binnenlandse en buitenlandse rekeningen in euro? Bedenk dan of deze teruggebracht kunnen worden tot één rekening voor alle Europese klanten en leveranciers. De maximale verwerkingstijd van binnenlandse en buitenlandse transacties binnen SEPA is gelijk. Met de komst van IBAN kunnen klanten in andere Europese landen net zo makkelijk naar uw Nederlandse rekening betalen als een binnenlandbetaling doen. Ook kunnen ze <organsiatie> machtigen om geld van hun rekening af te schrijven. Deze voordelen gelden uiteraard ook wanneer <organisatie> een buitenlandse rekening aanhoudt om zelf betalingen te doen. Zo ontstaat er direct overzicht van alle ontvangsten en betalingen op één enkele rekening. Teneinde de beste rekeningstructuur en bijbehorende bankrelatie(s) in het SEPA-tijdperk te bepalen kan <organisatie> een separate RFI/RFP uitvoeren met betrekking tot de aanbesteding van het betalingsverkeer bij meerdere banken. Een concentratie/rationalisatie van het betalingsverkeer kan een sterkere onderhandelingspositie bieden. Datum <datum> Bladnummer 25 van 31 Kenmerk <kenmerk> 7 COMMUNICATIE Communicatie met betrekking tot de overgang van <organisatie> op SEPA naar alle stakeholders is van belang zodat geborgd kan worden dat betalingen van en naar de betreffende stakeholders soepel blijven verlopen. In het Nationaal Migratieplan wordt aangegeven dat de communicatie over SEPA verloopt via een drietrapsraket: 1. Er is een algemene publiekscampagne (via www.overopiban.nl en nationale media); 2. Koepels van gebruikers en aanbieders communiceren met de eigen achterban; 3. Bedrijven, organisaties en instellingen communiceren met de eigen relaties. Het verdient aanbeveling de communicatie vorm te geven in een separaat communicatieplan. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de ‘toolkit’ www.overopiban.nl/toolkit-voor-bedrijven. De volgende doelgroepen zouden onderdeel van de communicatie uit kunnen maken: Debiteuren/klanten/leden/donateurs; de communicatie dient aangepast te worden op de door de debiteuren gebruikte betaalmethoden: o Indien sprake is van betalingen op factuurbasis dient de IBAN (en bij voorkeur de BIC) van <organisatie> duidelijk gecommuniceerd te worden; o Bij incasso kan <organisatie> haar debiteuren informeren over de conversie van de mandaten en het Creditor ID en de mandaatreferentie waaronder geïncasseerd zal gaan worden. Ook dient de wijze van pre-notificatie in het licht van de nieuwe regels opnieuw beoordeeld te worden; o Bij gebruik van de Acceptgiro kan specifiek aandacht gevraagd worden voor het gebruik van de IBAN-Acceptgiro. Hiervoor is een specifiek logo ontwikkeld. Meer informatie hierover is te vinden via http://www.acceptgiro.nl/Consument/Pages/OveropIBAN-Acceptgiro.aspx. Crediteuren. In principe worden de te gebruiken rekeningnummers voor crediteuren geconverteerd binnen het SEPA-project. Daar waar dit niet evident is (bijvoorbeeld bij crediteuren in het buitenland) of waar het niet zeker is of het geregistreerde rekeningnummer van crediteuren juist is, zou de IBAN kunnen worden opgevraagd. Daar waar rekeningnummers van crediteuren niet vastliggen, dienen betreffende crediteuren geïnformeerd te worden dat ingediende facturen voorzien moeten worden van een IBAN. Eventueel kunnen crediteuren in brede zin op de hoogte gesteld worden van het feit dat <organisatie> overgaat op het betalen via IBAN; Medewerkers. Interne media, informatiebijeenkomsten en/of trainingen kunnen worden ingezet om medewerkers die klantcontact hebben op de hoogte te brengen van de wijzigingen als gevolg van SEPA. Daarnaast krijgen alle medewerkers met SEPA te maken als gevolg van salarisbetalingen en de uitkering van ingediende declaraties. Wellicht ten overvloede: gebruik zoveel als mogelijk bestaande communicatiekanalen en middelen. Vraag u steeds af of er gecommuniceerd moet worden, wat het doel is en hoe de boodschap luidt. Vermijd extra of specifieke communicatie met betrekking tot SEPA waar dit verwarring kan veroorzaken en extra druk kan leggen op helpdesk of klantenservice. Voor meer informatie kunt u doorverwijzen naar de landelijke campagnesite www.overopIBAN.nl. Datum <datum> Bladnummer 26 van 31 Kenmerk <kenmerk> 8 PROJECTAANPAK EN –ORGANISATIE Het SEPA project is multidisciplinair en vereist een representatie uit de gehele organisatie. Hieronder wordt een indicatie gegeven van de rollen van de diverse organisatieonderdelen. Iedere organisatie kent meestal haar eigen methodiek voor projectaanpak en –organisatie, bijvoorbeeld gebaseerd op Prince2. Wat in ieder geval vastgelegd dient te worden is: Projectorganisatie, door middel van een organogram waarin benoemd worden: o Opdrachtgever o Opdrachtnemer/projectleider o Projectteam(s) Projectaanpak en planning, waarin de volgende onderwerpen kunnen worden uitgewerkt: o Uitgangspunten en randvoorwaarden o Inzet van mensen en middelen o Externe stakeholders en wijze waarop deze worden betrokken o Afbakening van individuele activiteiten en volgtijdigheid o Afhankelijkheden tussen activiteiten o Migratiestrategie8 o Nadere detaillering van de risico’s o Gedetailleerde planning o Rapportage en bijsturingsmechanismen o Kwaliteitsborging o Benodigd budget 8 Overweeg hierbij hoe <organisatie> op een gecontroleerde manier kan migreren. Hierbij kan gedacht worden aan eerst een migratie van statische data (IBAN en mandaten) en daarna een migratie van overboekingen en incasso’s. Ten aanzien van deze betaalstromen kan eventueel gekozen worden dit per groep klanten te doen. Datum <datum> Bladnummer 27 van 31 Kenmerk <kenmerk> Ten aanzien van de planning wordt aanbevolen rekening te houden met de nationale SEPA planning, zoals getoond op deze pagina (afkomstig uit het Nationaal Migratieplan). Over het algemeen wordt aanbevolen om zo snel mogelijk te migreren, aangezien dit de grootste kans geeft op voldoende resources (zowel aan de zijde van de bancaire sector als de ICT sector). Ook kunnen eventuele tegenvallers tijdig worden opgevangen, waarmee risico’s kunnen worden beperkt. Het verdient ook de aandacht dat, indien de kans bestaat dat <organisatie> niet op tijd klaar is voor SEPA, er tijdig oriëntatie plaatsvindt op conversiediensten of fallback scenario’s. De impact daarvan op de totale planning, inclusief de kritische beslismomenten, dienen in kaart gebracht te worden. Datum <datum> Bladnummer 28 van 31 Kenmerk <kenmerk> 9 RISICOANALYSE Beschrijf hier de globale risico’s welke zich kunnen manifesteren tijdens dit project. Er zijn, bij wijze van voorbeeld, een aantal generieke risico’s als voorbeeld opgenomen. De meeste risico’s zullen echter specifiek zijn en verband houden met de specifieke producten, processen en systemen van <organisatie>. Nr. Risico Waarschijnlijkheid Maatregel 1 Applicatief, bijvoorbeeld: Laag/ Gemiddeld/ Hoog Additionele handmatige inspanning voor reconciliatie vereist. Laag/ Gemiddeld/ Hoog Tijdig aanhaken van kennisbronnen (bank, Betaalvereniging, SEPA programmabureau). Eventueel inschakelen externe deskundige. Applicaties kunnen niet tijdig (uiterlijk Q2 2013) inkomende rekeningafschriften in SEPA formaat verwerken Inschakeling van een dienst voor de conversie van betaalbestanden. Applicaties kunnen niet tijdig betalingen in SEPA formaat genereren. 2 Projectmatig, bijvoorbeeld Onvoldoende SEPA kennis aanwezig in de organisatie om project succesvol af te kunnen ronden Kritische resources moeten worden gedeeld met andere projecten Projectplanning conflicteert met andere projecten, etc Organiseren interne SEPA training Tijdige signalering en inschakeling additionele resources. Overkoepelende prioriteitstelling met betrekking tot projecten door senior management. Verankering project op voldoende ‘senior’ niveau binnen de organisatie. 3 Etc Aangezien een gedetailleerde risicoanalyse in ieder geval onderdeel dient te zijn van het projectplan, kan ervoor gekozen worden dit hoofdstuk niet op te nemen de impactanalyse. Datum <datum> Bladnummer 29 van 31 Kenmerk <kenmerk> BIJLAGE A – LIJST VAN GEBRUIKTE AFKORTINGEN B2B Zie SDD. BBAN Basic Bank Account Number, het huidige nationale rekeningnummer. BIC Bank Identification Code, een code die in het interbancaire verkeer wordt gebruikt in aanvulling op de IBAN om een betaling naar de juiste bank te routeren. Core Zie SDD. CSM Clearing en Settlement Mechanism. eMandate Een specifieke variant van het mandaat (zie onder). Het eMandate is een via elektronische weg door de schuldenaar afgegeven mandaat. Dit dient te gebeuren op verifieerbare en onweerlegbare wijze zodat niet alleen de identiteit, maar ook de toegang tot de betreffende rekening vast is komen te staan. EBA De Euro Banking Association, een bedrijf in eigendom van Europese banken dat zich bezig houdt met het verwerken van Europees betalingsverkeer, zowel nationaal als grensoverschrijdend. EPC European Payments Council, beslis- en coördinatie orgaan van de Europese bank industrie. Equens De huidige verwerker van het nationale betalingsverkeer en één van de verwerkers van SEPA betalingen. IBAN International Bank Account Number. ISO20022 Standaard voor financieel berichtenverkeer welke binnen SEPA wordt gebruikt. Mandaat Binnen de SEPA betaalproducten gebruikte term voor machtiging. MRI Mandate Related Information. Informatie over het mandaat welke onder het SDD product dient te worden meegezonden als onderdeel van de betaalopdracht. SCT SEPA Credit Transfer, SEPA-overboeking of Europese overschrijving. SDD SEPA Direct Debit, SEPA-incasso of Europese incasso. Deze incasso komt in een standaard variant (‘SDD Core’) en een business-to-business variant (‘SDD B2B’). SEPA Single Euro Payments Area. XML eXtensible Markup Language, het bestandsformaat waarin SEPA betalingen en rekeningafschriften worden uitgewisseld tussen banken en hun klanten. Datum <datum> Bladnummer 30 van 31 Kenmerk <kenmerk> BIJLAGE B – INFORMATIEBRONNEN In onderstaand overzicht is een aantal referenties opgenomen die behulpzaam kunnen zijn bij de verdere analyse van systemen en processen: Nationaal Migratieplan zoals vastgesteld door het Nationaal Forum SEPA-migratie: http://www.dnb.nl/binaries/DNB%20Migratieplan%20def_tcm46-268355.pdf De landelijke campagnesite over de migratie naar SEPA/overgang op IBAN: http://www.overopiban.nl Documentatie over de SEPA producten zoals opgesteld door de European Payments Council (EPC). Hierin zijn niet alleen de product rulebooks te vinden, maar ook de zogenaamde implementation guidelines die de interactie tussen een bedrijf en de bank in SEPA beschrijven: http://www.europeanpaymentscouncil.eu De productbeschrijvingen, stappenplannen, specificaties voor de bulkaanlevering van betaal- en incasso-opdrachten en reporting zoals deze gebruikt worden in Nederland zijn vastgelegd door de Betaalvereniging Nederland: http://www.betaalvereniging.nl/europees-betalen/ Gezamenlijke (tijdelijke) service van de Nederlandse banken voor het converteren van Nederlandse rekeningnummers tijdens de migratieperiode: http://www.ibanbicservice.nl Uitgebreide informatie over de ISO20022 standaard: http://www.iso20022.org Datum <datum> Bladnummer 31 van 31 Kenmerk <kenmerk> BIJLAGE C – R-BERICHTEN Deze bijlage bevat een beschrijving van de zogenaamde R-berichten. Dit zijn berichten die banken onderling uitwisselen om exceptionele situaties met Europese overschrijving (ofwel SEPA Credit Transfer, SCT of SEPA-overboeking) Reject Bank van de opdrachtgever of het Clearing en Settlement Mechanisme (CSM) weigert de transactie voor settlement. Request for Cancellation Bank van de opdrachtgever dient het verzoek in bij de CSM om de SCT te annuleren voor settlement. Return Bank van de begunstigde draait de SCT terug na settlement omdat ze de SCT niet kunnen verwerken (bankrekening incorrect). Recall Bank van de opdrachtgever verzoekt de SCT terug te draaien na settlement indien er sprake is van duplicaten, technische problemen of fraude. Europese incasso ( ofwel SEPA Direct Debit, SDD of SEPA-incasso) Revocation De crediteur annuleert de SDD opdachten voordat deze naar de debiteur bank zijn verstuurd. Request for Cancellation De crediteur annuleert de SDD opdrachten voordat deze zijn gesettled. Refusal De debiteur weigert de SDD opdracht voor settlement. Reversal De crediteur draait de SDD opdracht terug tot 2 dagen na settlement. Return De debiteur bank draait de SDD opdracht terug na settlement tot 5 dagen na de settlement. Refund De debiteur draait de SDD opdracht terug omdat hij zonder opgaaf van reden niet wil betalen tot 56 dagen na de settlement. Request for unauthorised transaction De debiteur bank draait de SDD Opdracht terug omdat er geen getekend mandaat is afgegeven door de debiteur tot 13 maanden na de settlement. Reject: De debiteur bank stuurt de SDD opdracht terug omdat bijvoorbeeld de IBAN incorrect is, afgesloten is, of geblokkeerd is.
