Probleemstelling (SMART-geformuleerd)

status: projectsuggestie
Traject digitale ketenoverdracht
PROJECT SUGGESTIE
Project digitale ketenoverdracht
Voorstel voor een nieuw te starten project met betrekking tot een ketenbreed digitaal
informatieoverdrachtsysteem
PROCESSTAPPEN FASE PROJECT SUGGESTIE ......................................................................................................... 2
PROBLEEMSTELLING (KWALITATIEF) VAN KETENSAMENWERKING MET BETREKKING TOT DE
OVERDRACHT………………………………………………………………………………………………………………………………..5
DOELSTELLING EN TE VERWACHTEN RESULTATEN……………………………………………………………………………….6
PROCESSTAPPEN NA GO BESLUIT DAGELIJKS BESTUUR en definitief besluit ALV………………………………………..7
Bijlage 1……………………………………………………………………………………………………………………………………….9
Bijlage 2………………………………………………………………………………………………………………………………………10
Bijlage 3……………………………………………………………………………………………………………………………………...12
Bijlage 4………………………………………………………………………………………………………………………………………14
Eline Spoor, projectmanager
Pagina 1
24-7-2017
status: projectsuggestie
Traject digitale ketenoverdracht
Processtappen fase PROJECT SUGGESTIE
GO / NO-GO moment van het dagelijks bestuur vereniging Annevillegroep.
1. Notitie Traject digitale ketenoverdracht geschreven op 1 juli 2007 en aangenomen door het
dagelijks bestuur 5 juli 2007 ( zie verslag dagelijks bestuur 5 juli 2007 en bijlage 3)).
 De notitie beschrijft 2 doelen; het digitaal maken van de door de werkgroepen, van de
projecten, ontwikkelde overdrachtsformulieren en het onderzoek doen naar de
mogelijkheden en goede voorbeelden in den lande m.b.t. elektronische overdracht.
2. Eind 2007 start onderzoeksperiode met betrekking tot elektronisch informatieoverdrachtsysteem:

Het verkrijgen van kennis en informatie rondom het elektronisch overdracht dossier o.a.
door het bijwonen van congressen over dit thema, inlezen van literatuur ect.

Formeren van een werkgroep overdracht ketenbreed.
De werkgroep overdracht van de projecten Regionale Decubituszorg, Strokeservice, Eten
& Drinken is vertegenwoordigd in deze ketenbrede werkgroep. Hierbij is gekeken naar
een evenredig samenstelling van de deelnemende zorginstellingen.
De werkgroep bestaat uit:
 Mevr. M. Douenburg, Amphia ziekenhuis
 Mevr. E. Verheesen, Amphia ziekenhuis
 Mevr. S. Voets, Amphia ziekenhuis
 Mevr. A. Frijters, stg. Elisabeth breda
 Mevr. P. Vissers, stg Avoord, zorg & wonen
 Mevr. L. van Moorsel, thuiszorg Breda
 Dhr. N. Brouwers, stg. De Wijngaerd, made
 Dhr. W.P. Hofmans, 1e lijns fysiotherapeut

Digitaliseren overdrachtsformulieren zoals deze ontwikkeld zijn binnen de ketenprojecten
van de Annevillegroep
Een eerste belangrijke stap is gemaakt door het digitaliseren van de gekozen
overdrachtformulieren. Deze gekozen overdrachtformulieren zijn ontwikkeld binnen de
werkgroepen van de huidige projecten. En zijn vastgesteld door de diverse stuurgroepen
van de projecten binnen de Annevillegroep.
De digitale overdrachtsformulieren vormen de basis voor het te ontwikkelen ketenbreed
elektronisch informatieoverdrachtdossier Hierdoor is er al een belangrijke tijdswinst
geboekt ter voor bereiding op het te ontwikkelende systeem.

Pilot digitale overdracht binnen 3 schakels van de keten van de Annevillegroep.
Het doel van de pilot is het ondervangen van de kinderziektes en beoordelen van de
formulieren op volledigheid en bruikbaarheid. Dit creëert ook een breder draagvlak als
het project verder binnen de deelnemende zorginstellingen wordt uitgerold. De
deelnemers binnen deze pilot zijn al gewend geraakt aan het werken met deze
formulieren.
De volgende zorginstellingen nemen deel aan de pilot:
 Amphia ziekenhuis afd. neurologie, fysiotherapie, logopedie, ergotherapie,
maatschappelijk werk, geriatrie
 Elisabeth zorg- en behandelcentrum afd. fysiotherapie, ergotherapie, logopedie en
diëtitiek
 Stg Avoord zorg & wonen; alle disciplines gekoppeld aan de reactiveringsafdeling
Eline Spoor, projectmanager
Pagina 2
24-7-2017
status: projectsuggestie
Traject digitale ketenoverdracht

De projectmanagers hebben een informatiebijeenkomst bijgewoond van POINT,
georganiseerd door de werkgroep Transfer van het Amphia ziekenhuis.
Dit systeem is gericht op de logistiek rondom de transfers vanuit het ziekenhuis en
daarbij is een koppeling gemaakt met het CIZ. Dit voldoet niet aan een elektronisch
overdrachtssysteem, zoals deze bedoeld is binnen de ketenzorg.

De firma Adapcare (voorheen Plueriform) heeft een presentatie gehouden voor de
projectmanagers van de Annevillegroep over het ETOD systeem.
Het ontwikkelde elektronisch overdrachtssysteem van Plueriform is gekoppeld aan een
patiënt volgsysteem. De logistiek is als uitgangspunt gekozen. Het systeem geeft veel
managementinformatie rondom de zogenaamde “lege bed problematiek”.
Het doel van het traject digitale overdracht binnen de Annevillegroep is, om vanuit het
proces (de informatieoverdracht) een systeem ontwikkelen, waarbij de
managementinformatie belangrijk is maar niet het hoofddoel.

Het transmuraal EPD van Porta Fita is ook bekeken als een mogelijke optie. Dit is een
transmuraal elektronisch patiënten dossier gericht op chronische zieken. Het richt zich op
DBC’s/zorgpaden/zorgketen rondom een ziektebeeld. Het ondersteunt de medische
professional bij de behandeling, gebaseerd op standaard protocollen. Dit sluit niet aan bij
het doel en de eisen die gesteld zijn door de Annevillegroep aan een elektronisch
informatie overdracht systeem

Informatiebijeenkomst CVA-ketenzorg Almere waarbij de firma WEBKIS, een presentatie
verzorgd.
WEBKIS is een webapplicatie, de input van het systeem wordt geleverd door het proces
zelf. Met andere woorden,de gebruiker levert de informatie hoe het systeem gebouwd
moet worden. Dit systeem richt zich op de informatieoverdracht rondom de diverse
schakels binnen de keten.

Op uitnodiging van de projectmanagers van de Annevillegroep heeft de firma WEBKIS
een tweetal informatie bijeenkomsten georganiseerd. De eerste bijeenkomst was gericht
op bruikbaarheid van het systeem. Hierbij waren de leden van de werkgroep overdracht
uitgenodigd. De tweede bijeenkomst was gericht op de mogelijkheden en
onmogelijkheden binnen de ict/ automatiseringssystemen van de leden. Hierbij zijn de
ict-medewerkers, managers uitgenodigd van alle leden.
3. Het formuleren van een (kwalitatieve) probleemstelling van ketensamenwerking met betrekking
tot de overdracht.
 Onderbouwen met casussen
4. Het beschrijven van de doelstelling. en te verwachten resultaat van het project digitale
ketenoverdracht bereiken.
 Evaluatie van de pilot digitale overdracht hierin mee nemen
 SMART geformuleerd
5. Het beschrijven van de processtappen in definitiefase vooruitlopend op het GO / NO – GO
moment.
Eline Spoor, projectmanager
Pagina 3
24-7-2017
status: projectsuggestie
Traject digitale ketenoverdracht
6. Toestemming en budget verkrijgen om de businesscase (kwantitatief) uit te werken.
 Presentatie op 20 maart as. met betrekking tot het voorstel ‘project suggestie digitale
ketenoverdracht’
 Besluitvorming; welke leden van de Annevillegroep zeker voor moeten stemmen om
definitiefase van het project te starten
 Besluitvorming; hoeveel leden minimaal mee moeten doen
 Besluitvorming; met betrekkng tot de visie van de Annevillegroep. “Hoe verhoud dit
project zich ten aanzien van de te ontwikkelen visie en beleid van de Annevillegroep”
 20 maart as stemmen door Dagelijks bestuur Annevillegroep Go / No-go moment
 18 april as voorleggen aan de leden op de Algemene leden vergadering. Definitief besluit
start definitiefase ja / nee
Tijdspad
Stappen
Periode
Status
Stap
Stap
Stap
Stap
Stap
Stap
Stap
Juli 2007
Eind 2007
Januari / februari 2008
Februari 2008
Februari / maart 2008
Besluit DB, 20 maart 2008
18 april 2008
gereed
gereed
gereed
gereed
gereed
gereed
Nog niet gereed
1
2
3
4
5
6
7
Eline Spoor, projectmanager
Pagina 4
24-7-2017
status: projectsuggestie
Traject digitale ketenoverdracht
3.
Probleemstelling (kwalitatief) van ketensamenwerking met betrekking
tot de overdracht
De multidisciplinaire informatieoverdracht tussen de diverse schakels in de keten is een vereiste om tot
een goede ketenzorg te komen. De continuïteit van de ingezette zorg moet gewaarborgd worden binnen
de keten. De multidisciplinaire informatieoverdracht is daarbij van essentieel belang.
Het blijkt dat de multidisciplinaire overdracht tussen de diverse schakels in de keten, binnen de huidige
projecten niet goed verloopt.
De problemen komen doordat;
 Er veel zorgverleners betrokken zijn bij de overdracht
 De bestaande formulieren niet of slecht ingevuld worden
 Er wordt niet structureel gebruik gemaakt van dezelfde en juiste formulieren
 Het overdrachtsdossier wordt niet altijd aan de patiënt meegegeven, waardoor in de volgende
schakel van de keten informatie ontbreekt o niet op tijd aanwezig is.
 De cliënt vergeet het overdrachtsdossier mee te nemen
Aan de hand van de onderstaande beschreven casussen wordt de probleemstelling toegelicht /
verduidelijkt.
 Een cliënt wordt ontslagen uit het ziekenhuis en er is o.a. sprake van decubitus. De ingezette zorg
moet zonder onderbreking voortgezet worden in de volgende schakel (b.v. Opname in een
verpleeghuis). De ervaring leert dat de overdracht vaak te laat is, niet volledig is of geheel ontbreekt.
Hierdoor kan de juiste behandeling, niet op tijd worden ingezet doordat bijvoorbeeld de juiste
middelen en materialen niet voor handen zijn. De continuïteit van zorg voor de cliënt m.b.t. dit
zorgprobleem niet optimaal is.

Een cliënt met een CVA wordt ontslagen vanuit een reactiveringsafdeling van een verpleeghuis naar
huis. Het is voor de cliënt van groot belang om de ingezette behandelingen van de disciplines
(fysiotherapie, logopedie ect.) voor te zetten in de 1e lijn. Belangrijk is hierbij om gegevens te hebben
over het verloop van de behandeling. Vaak vindt er geen overdracht plaats en gaat de ‘nieuwe’
therapeut haar / zijn eigen onderzoeken afnemen om een behandelplan op te stellen. Het blijkt dat
de cliënt hierdoor een achterstand op loopt van gemiddeld 2 tot 3 weken in zijn therapie. Deze
informatie komt uit het kennisuitwisselingsprogramma behorend bij het project Stroke service.

Een cliënt wordt vanuit de thuissituatie opgenomen in het ziekenhuis. De diëtist van de thuiszorg is
op verzoek van de huisarts betrokken bij deze cliënt i.v.m. verhoogd risico op ondervoeding. De
diëtist heeft hiervoor een behandelplan gemaakt en dieet adviezen gegeven. In het ziekenhuis is
hierover niks bekend doordat er geen overdracht heeft plaats gevonden. Als gevolg hiervan krijgt de
cliënt niet juiste behandeling, die door de diëtist van de thuiszorg was ingezet. De continuïteit van
zorg rondom dit zorgprobleem van deze cliënt kan niet gewaarborgd worden.
In de huidige projecten is het verbeteren van de overdracht rondom een zorgprobleem een van de
doelstelling. Er zijn regionaal afspraken gemaakt binnen de projecten wanneer en op welke wijze de
informatieoverdracht plaats vindt. Ook is er afgesproken welk overdrachtformulier gebruikt word en
welke discipline deze invult. In de dagelijkse praktijk blijkt dat dit niet of nauwelijks te gebeuren.
Eline Spoor, projectmanager
Pagina 5
24-7-2017
status: projectsuggestie
Traject digitale ketenoverdracht
4.
Doelstelling en de te verwachten resultaten van het Project digitale
ketenoverdracht
Aan het eind van dit project is er een elektronisch informatiedossier, welke door alle leden van de
Annevillegroep als het elektronisch informatieoverdracht systeem binnen de herkend en gebruikt wordt.
Zodat de informatie over een cliënt, juist, tijdig en volledig beschikbaar is bij de opvolgende zorgverlener
in de zorgketen.
Het gebruik maken van een elektronisch informatieoverdrachtdossier heeft tot gevolg dat de kwaliteit van
zorg voor de cliënt verbeterd. Onder andere doordat de communicatie tussen de zorgverleners onderling
en de cliënt verbeterd, er minder administratieve handelingen nodig zijn om de juist informatie tijdig
beschikbaar te hebben bij de volgende schakel in de keten.
Het bied de keten en de ketenpartners functionaliteit voor beter financieel inzicht in de ingezette zorg,
het levert managementinformatie over diverse indicatoren (kwaliteit, proces, structuur).
Er vindt verbetering plaats in afstemming en samenwerking tussen de zorgpartners binnen de keten. Een
betere samenwerking tussen de ketenpartners versterkt de samenwerking tussen de disciplines, wat de
kwaliteit voor de cliënt ten goede komt.
Besparingen zijn haalbaar doordat:
 Eenmalige invoer van de NAW-gegevens
Bespaart tijd en frustratie (iedere keer opnieuw dezelfde gegevens moeten invoeren voor de
diverse overdrachten behorend bij 1 cliënt )
 Kosten worden beheersbaar en kwaliteit transparanter
Meer inzicht rondom het informatieoverdrachtproces wie doet wat en wanneer? Zijn al deze
stappen nodig? Kan het efficiënter? ect.
Door het koppelen van prestatie indicatoren aan het managementsysteem zijn er veel gegevens
beschikbaar Waaruit concrete (objectieve) verbeterpunten naar voren komen.
 De informatieoverdrachtgegevens zijn, altijd en overal integraal beschikbaar voor de relevante
zorgverlener.
De ingezette zorg kan na ontslag in de ene schakel gelijk worden voortgezet in de opeen
volgende schakel
Eline Spoor, projectmanager
Pagina 6
24-7-2017
status: projectsuggestie
Traject digitale ketenoverdracht
5.
Proces Stappen na GO besluit dagelijks bestuur Annevillegroep
20 maart 2008 en definitief besluit Algemene Leden Vergadering
18 april 2008
Het bouwen van een pilot versie van het elektronisch informatie overdrachtsdossier. De
gegevens verkregen uit deze pilot leveren de input voor de business case.
Hier onder een beschrijving van de processtappen bij mogelijkheid B:
B. Het bouwen van een pilot versie van het elektronisch informatie overdrachtsdossier. De
gegevens verkregen uit deze pilot leveren de input voor de business case.
1. Het samenstellen van een werkgroep.
 De werkgroep bestaat uit de volgende vertegenwoordigers; ict-medewerkers,
systeembeheerders, managers uit middenkader, medewerkers zorg.
 Het bekijken van de mogelijkheden en onmogelijkheden van de digitaal informatieoverdracht.
 De informatie verkregen uit de bijeenkomst van 18 december jl. wordt gebruikt als input.
2. Pilot elektronisch informatieoverdrachtdossier door WEBKIS
 In de processtappen behorend bij de fase project suggestie is er onderzoek gedaan naar diverse
systemen die landelijk gebruikt worden. WEBKIS komt daar als een betrouwbare partner naar
voren. Zij voldoen aan de eisen en doelstellingen zoals deze gesteld zijn binnen de
Annevillegroep.
 De firma WEBKIS heeft een elektronisch informatiesysteem ontwikkeld. Zij hebben op verzoek
meerdere presentaties gegeven voor de Annevillegroep. Het systeem wat zij hebben ontwikkeld
is goed ontvangen bij de deelnemers aan de informatiebijeenkomsten






Voor een pilot moet een 'werkend' systeem gebouwd worden. Alleen WEBKIS kan dit goedkoop en efficiënt
doen
Eenmalige investering wordt terug verdiend indien na een succesvolle pilot verder gewerkt gaat worden met
WEBKIS
Na de pilot wordt opnieuw een keuze moment ingebouwd, waarbij ook nog voor een andere
provider gekozen kan worden indien WEBKIS niet levert volgens de specificaties van de leden.
WEBKIS kan hierbij beschouwd worden als een onafhankelijke adviseur.
De pilot moet duidelijk beschrijven worden waaraan deze moet voldoen en wat de verwachtingen
zijn (SMART)
Door het realiseren van een Pilot rondom een bestaand knelpunt binnen de huidige overdracht
binnen de zorgketen, kan het systeem getest worden op bruikbaarheid. Tevens geeft de pilot
informatie rondom de kosten en baten van het te ontwikkelen elektronische
informatieoverdrachtdossier
De gegevens verkregen uit de pilot worden als input gebruikt voor de kwantitatieve en
kwalitatieve business case.
3.Schrijven business case.
 Business case wordt aangevuld met informatie vanuit de deelnemende leden. Belangrijk daarbij is
wat zij denken te verwachten met betrekking tot de kosten en de baten voor hun instelling.
 De informatie van de deelnemende leden wordt vertaald in de business case. Door het vragen
van informatie van de instellingen zelf wordt de instelling gehad kritisch te kijken naar hun
verwachtingen en eisen aan het project. Waardoor er een groter draagvlak gecreëerd wordt.
 Vanuit de pilot zijn er concrete gegevens bekend rondom de verwachte kosten en baten rondom
het ontwikkelen van een elektronisch informatieoverdrachtdossier
 De gemaakte investeringen, door te starten met een pilot wordt terug verdient in het te
ontwikkelen elektronisch informatieoverdrachtdossier
Eline Spoor, projectmanager
Pagina 7
24-7-2017
status: projectsuggestie
Traject digitale ketenoverdracht

Door de input de pilot van WEBKIS en de leden van de Annevillegroep middels de werkgroep,
wordt gezamenlijk gebouwd aan een elektronische informatieoverdrachtdossier, die door alle
betrokkenen gesteund en herkent wordt.
4.Schrijven van een project voorstel
 Het project voorstel wordt geschreven met input van WEBKIS. Op deze manier wordt er concreet
toe gewerkt naar een elektronisch informatieoverdrachtsysteem
 De pilot wordt hierbij als basis gehanteerd. En kan verder uitgerold worden binnen de keten van
de Annevillegroep.
 In het project voorstel wordt de globale projectplanning aangegeven
 In het project voorstel wordt de verwachte investering beschreven uitgedrukt in tijd en geld.
5.Afspraken rondom verantwoordelijkheden en bevoegdheden:
 Er moet vast worden gelegd wie verantwoordelijk is voor de definitiefase van het project.
 Welke taken / bevoegdheden krijgt de projectmanager bij de ontwerpfase / voorbereidingsfase
van het project “Is deze afwijkend gezien de complexiteit van het project ten opzichte van de
huidige projecten”.
6.Vastleggen van investeringen
 Contract afsluiten met de externe adviseur, met daarin de gemaakte afspraken rond de gegeven
opdracht.
 Afspraken gemaakt worden en vastgelegd worden met de deelnemende instellingen over de
investering van definitiefase van het project
 Informeren van de leden over de verwachte investeringen in de volgende fases van het project.
 De investering voor het bouwen van een prototype welke gebruikt wordt binnen de pilot is geheel
voor WEBKIS. Deze zal gedemonstreerd worden op 20 mart 2008 voor het dagelijks bestuur van
de Annevillegroep.
 De investering voor het inregelen en verder vormgegeven van de pilot is begroot op ongeveer
15.000 euro, uitgaande van 2 weken,10 werkdagen 8 uur per dag.
 Kosten hosting en licenties nog niet bekend hangt af van de pilt en waar deze gaat draaien.
 Aanstellen van een projectmanager voor 1 dag in de week. Salaris afhankelijk van functieschaal
en ervaring.
 Tijd beschikbaar gesteld door de deelnemende leden, voor deelname aan de te formeren
werkgroep.( ook rekeninghoudend met eventuele reiskosten)
Eline Spoor, projectmanager
Pagina 8
24-7-2017
status: projectsuggestie
Traject digitale ketenoverdracht
Bijlage 1: schema nieuw projectproject
Gebruik business case binnen de Annevillegroep
Onderbouwde
projectsuggestie
voorleggen aan
dagelijks bestuur
Projectsuggestie
afgewezen
No go
Op 1 A4-tje:
- doel en resultaten
- betrokken lidorganisaties
- doorlooptijd
- voorstel voor processtappen
in de initiatiefase
Go / No Go
DB
Go
initiatiefase
Onderbouwde
projectsuggestie
voorleggen aan
algemene
ledenvergadering
Projectsuggestie
afgewezen
No go
Go / No Go
ALV
Go
Projectvoorstel
Start project
Opstellen
projectvoorstel cf.
Prince ІІ, inclusief
basisversie
business case
definitiefase
Einde project
No go
Go / No go
betrokken
organisaties
Basisversie
business case
(met name
kwalitatief, waar
mogelijk
kwantitatief)
Subsidie
aanvragen
Go
Opstellen plan van
aanpak
Plan van aanpak
Uitvoeren
nulmeting en
bepalen
interventies
ontwerpfase
voorbereidingsfase
Opstellen 2e
versie van de
business case
Einde project
No go
2e versie business
case (kwalitatief
en kwantitatief
incl.
verzilveringsplan)
Go / No go
betrokken
organisaties
Go
Invoeren
interventies
implementatiefase
borgingsfase
Business case
gereed
Eline Spoor, projectmanager
Pagina 9
Definitieve versie
business case
24-7-2017
status: projectsuggestie
Traject digitale ketenoverdracht
Bijlage 2: informatie WEBKIS (tekst uit folder WEBKIS)
Samenwerken op basis van het digitale CVA-KIS Webdossier
+31 (0)33 434 74 74
[email protected]
www.webkis.nl
Het digitale CVA-keteninformatiesysteem (CVA-KIS) voor het web is specifiek ontwikkeld voor
samenwerking in de Strokeservice. Het CVA-KIS Webdossier richt zich op het uitwisselen van de
informatie die nodig is om een Strokeservice optimaal te laten
functioneren. Het doel is het bieden van continuïteit van zorg. Het CVA-KIS Webdossier
is een echt ketendossier dat de overdrachtsmomenten
ondersteunt.
Integratie met bestaande systemen is voorbereid
Het CVA-KIS Webdossier kan als zelfstandig systeem worden toegepast in een samenwerkingsverband. Er
is bewust voor gekozen om standaard integratiemogelijkheden volgens de normen van NICTIZ toe te
passen. Het feitelijk willen integreren met bestaande systemen is uw eigen beslissing. Wij adviseren u
graag op basis van uw situatie of dit voordelen heeft voor u.
Kosten
Voor een eenmalig bedrag per geregistreerde patiënt kunt u alle informatie delen met anderen in de
zorgketen. De Webdossiers van patiënten blijven, tegen een additionele vergoeding, digitaal beschikbaar
gedurende de wettelijke bewaarperiode van 10 jaar. De kosten die zijn gemoeid met het realiseren van
een koppeling met bestaande systemen zijn eveneens additioneel.
Wanneer is het CVA-KIS Webdossier voor u beschikbaar?
Vanaf mei 2007 maakt de eerste Strokeservice gebruik van het CVA-KIS Webdossier. Wij kunnen u dit
Webdossier demonstreren zodat u precies de werking van het CVA-KIS Webdossier kunt zien.
Initiatiefnemers achter het CVA-KIS Webdossier
Stichting VIM heeft in opdracht van NICTIZ in 2005 geïnventariseerd wat de behoeften zijn van alle
bestaande Strokeservices en hoe deze het beste elektronisch kunnen worden ondersteund. In samenwerking met VIM introduceert Webkis nu het digitale CVA-KIS Webdossier.
Informatie volgt de patiënt
De patiënt hoeft niet meer met zijn dossier onder de arm naar de volgende zorgverlener. Dankzij het CVAKIS Webdossier zijn alle gegevens van de patiënt digitaal beschikbaar. Als zorgverlener weet u al voordat
de patiënt komt wat de zorgvraag is en wat u moet doen. Zo weet u bijvoorbeeld dat u opnieuw de
Barthel-index moet invullen en kunt u deze vergelijken met de reeds ingevoerde resultaten. De uitkomst
kan worden besproken in het multidisciplinair overleg.
In de actielijst van het CVA-KIS Webdossier kunt u zien wat u zelf moet doen en wat anderen al hebben
gedaan of belangrijker nog, gaan doen. Niet meer ‘onnodig’ dezelfde onderzoeken aanvragen, maar
gebruik maken van de resultaten. Dat is beter voor u en voor de patiënt. De patiënt hoeft nog maar één
keer zijn verhaal te vertellen. Het uitgangspunt van het Webdossier is dan ook: hoe beter de mensen in
de keten van de situatie van de patiënt op de hoogte zijn, des te beter en sneller de zorg.
Het CVA-KIS Webdossier sluit aan bij uw proces
Afhankelijk van uw functie of rol start u in het CVA-KIS Webdossier met een voor u relevant overzicht van
de situatie van de patiënt. Dit is in één oogopslag duidelijk. Vanuit het overzicht navigeert u eenvoudig
Eline Spoor, projectmanager
Pagina 10
24-7-2017
status: projectsuggestie
Traject digitale ketenoverdracht
naar onderliggende meetinstrumenten en uitslagen, en weer terug. Hoewel het dossier wordt aangemaakt
per patiënt, is het juist de rol van de gebruiker die bepaalt welke informatie op welke wijze wordt
gepresenteerd.
Op de achtergrond is een compleet, over alle disciplines geaggregeerd, ketendossier per patiënt
beschikbaar. U kunt dus de gehele behandelhistorie van de patiënt terugvinden in het CVA-KIS
Webdossier. Als u daarvoor bent geautoriseerd, kunt u zelfs de historie opvragen die is opgebouwd in een
andere Strokeservice. Uiteraard zijn de autorisaties wat betreft aanpassen en raadplegen van
patiëntgegevens afgestemd op uw functie of rol in de keten.
Administratieve handelingen, zoals formulieren invullen en brieven aanmaken, worden ook ondersteund
door het CVA-KIS Webdossier. Sommige van deze handelingen worden hierdoor zelfs overbodig.
Gebruikersvriendelijk
Het CVA-KIS Webdossier is standaard uitgerust met gebruikersvriendelijke navigatie, tabbladen en
menu’s. Mocht u toch even de weg kwijt raken, dan helpen de helpschermen u zo weer op weg. In eerste
instantie ziet u alleen wat u moet zien. Als u verder wilt kijken, ziet u al binnen een paar muisklikken
welke medegebruikers welke route hebben afgelegd. U kunt eenvoudig een lijst van gebruikers uit de
professionele keten aanmaken, zodat u met elkaar kunt communiceren via het CVA-KIS Webdossier en
afspraken kunt maken.
Handige functies
Standaard kent het CVA-KIS Webdossier ingebouwde monitoring op basis van prestatie-indicatoren en
gebruikerslijsten. De digitale informatie exporteert u gemakkelijk naar een PDF-document. Ook kunt u
specifieke documenten (bijvoorbeeld labuitslagen) uploaden in het systeem en ontslagdocumenten,
takenlijsten en actiepunten genereren.
Conform landelijke standaarden
Het CVA-KIS Webdossier is gebouwd volgens de nieuwste stand van de techniek en voldoet aan de
normen en specificaties van het NICTIZ. Het Webdossier volgt de lijnen van de Best Practices van het
CBO en beschermt de persoonsgegevens volgens de normen van het CBP.
Eline Spoor, projectmanager
Pagina 11
24-7-2017
status: projectsuggestie
Traject digitale ketenoverdracht
Bijlage 3: Notitie Traject Digitale overdracht 2 juli 2007
Notitie geschreven door Kitty van de Ven en Eline Spoor, projectmanagers.
juni 2007 voor dagelijks bestuur Annevillegroep.
Goedgekeurd op 5 juli 2007.
Gezamenlijk traject binnen de projecten van de Annevillegroep (Stroke Service, Eten & Drinken,
Decubitus en Palliatieve Zorg) met betrekking tot de multidisciplinaire ketenoverdracht.
Aanleiding
Dit voorstel is tot stand gekomen na overleg tussen de twee projectmanagers van de Annevillegroep.
Het blijkt dat de multidisciplinaire overdracht tussen de diverse schakels in de keten binnen de huidige
projecten een belangrijke rol speelt en dat dit proces niet altijd vlekkeloos verloopt. De problemen
liggen vooral op het vlak van:
 Er zijn veel zorgverleners betrokken bij de overdracht
 De bestaande formulieren worden niet of slecht ingevuld
 Er wordt niet structureel gebruik gemaakt van dezelfde en juiste formulieren
 Het overdrachtsdossier wordt niet altijd aan de patiënt meegegeven, waardoor in de volgende
schakel informatie ontbreekt of niet op tijd aanwezig is
Alle verbeteracties ten spijt blijven bovengenoemde problemen een rol spelen. Wij denken dat deze
problemen op twee manieren te lijf gegaan moeten worden: 1. Attitude-verandering t.o.v. de
informatieoverdracht en 2. Het digitaal maken van het multidisciplinaire overdrachtsdossier op een
centrale plaats binnen de keten.
Een digitaal multidisciplinaire overdracht kan worden gebruikt als voorbereiding op een elektronisch
multidisciplinair overdrachtsdossier, dat uiteindelijk in de toekomst in de hele keten gebruikt kan gaan
worden. Dit is van essentieel belang voor een goede ketenzorg. Daarom is dit traject bedoeld als
voorbereiding op een mogelijk tweede project, nl. de ontwikkeling van ketenbreed elektronische
informatieoverdracht.
Daarover moet aparte besluitvorming volgen.
Doel
Aan het einde van dit traject (april 2008) vindt de informatieoverdracht tussen de schakels in de
zorgketen binnen de projecten digitaal plaats, wordt er volgens eenduidige wijze gewerkt door de
betrokken partijen en heeft een attitudeverandering plaatsgevonden in de bereidheid om te werken
met multidisciplinaire overdracht.
Tevens is een eerste onderzoek gedaan naar de mogelijkheden en goede voorbeelden in den lande
m.b.t. elektronische informatieoverdracht.
Resultaten
 Attitudeverandering in het omgaan met dossiervorming en overdracht
 Digitale multidisciplinaire overdracht binnen de bestaande projecten, die vanuit een centrale
plaats (website Annevillegroep) wordt beheerd en beschikbaar is
 Handleiding werkinstructie multidisciplinaire overdracht
 Business case project ketenbrede elektronische informatieoverdracht
Plan van aanpak
Werkwijze
Na overleg met de betrokkenen in de projecten (elke project kent een werkgroep Overdracht) is
gekozen om de uitvoering gezamenlijk te doen. Er is een werkgroep gevormd van werkgroepleden uit
de projecten die betrokken zijn bij de overdracht. Dit heeft een aantal voordelen:
 Er hoeft geen nieuw overdrachtsformulier per project ontwikkeld te worden
 De overdrachtsformulieren, zoals deze al ontwikkeld zijn binnen de projecten, worden gebruikt en
kunnen in de bestaande vorm gedigitaliseerd worden
 Opgedane kennis bij de diverse projecten d.m.v. pilots en ervaringen uit het werkveld worden
gebruikt bij het ontwikkelen van een gedigitaliseerd overdrachtsdossier
Eline Spoor, projectmanager
Pagina 12
24-7-2017
status: projectsuggestie
Traject digitale ketenoverdracht
Tijdspad
Wat, wie, wanneer
1. Mei 2007: het samenstellen van een werkgroep Overdracht Ketenbreed. De eerste bijeenkomst
heeft inmiddels plaats gevonden, waarbij het doel van een gedigitaliseerde overdracht is
besproken en afspraken zijn gemaakt.
2. Juli/augustus 2007: digitaal maken van de bestaande overdrachtsformulieren op de Anneville
website aan de hand van het bestaande format formulieren.
3. September 2007: tweede bijeenkomst werkgroep Overdracht Ketenbreed. Presentatie van de
formulieren en voorbereiding implementatie van de nieuwe formulieren, implementatieplan.
4. September/december 2007: implementatieperiode.
5. Eind 2007/begin 2008: onderzoeksperiode elektronische informatieoverdracht.
6. Maart 2008: schrijven van business case voor elektronisch overdrachtsdossier.
Investeringen
 Tijd werkgroepleden en projectmanagers
 Reiskosten (ca. € 500,--)
 Kosten digitaal maken formulieren (volgens offerte)
Eline Spoor, projectmanager
Pagina 13
24-7-2017
status: projectsuggestie
Traject digitale ketenoverdracht
Bijlage 4: Samenvatting evaluatie presentatie WEBKIS 18 januari 2008
Naar aanleiding van de informatiebijeenkomst op 18 januari jl heeft er een evaluatie plaats gevonden.
Op debijeenkomst waren de volgende leden vertegenwoordigd; Amphia ziekenhuis, Circonflex, De
riethorts/Stromenland, Woon-zorgcentrum Elisabeth, Huispitaal,Thuiszorg Breda. Ook was er een
externe deelnemer gevraagd deze bijeenkomst bij te wonen op grond van zijn expertise.
De deelnemers aan deze informatiebijeenkomst hebben een evaluatieformulier toegezonden
gekregen. Hieronder een samenvatting van de gehouden evaluatie. Het uitgebreide verslag van de
evaluatie is op te vragen via [email protected]
Over het algemeen is de eerste indruk van en over het systeem positief. De ict / systeembeheerders
van de aanwezig leden zien de voordelen van het systeem rondom de overdracht.
Er werd aangeven dat de technische informatie rondom het systeem te weinig is om te oordelen hoe
inpasbaar het systeem binnen de eigen instelling is.
Als grootste voordeel zien de leden het tijdig beschikbaar zijn van de intra- en extramurale
cliënteninformatie. Als nadeel zien de leden de complexiteit rondom ict. Met name wie is
verantwoordelijk voor het systeem, wie heeft toegang tot het systeem. En een aantal praktische
bezwaren zoals het niet beschikbaar hebben van voldoende computers ect.
Eline Spoor, projectmanager
Pagina 14
24-7-2017