Format samenwerkingsovereenkomst

Format samenwerkingsovereenkomst
De samenwerkingsovereenkomst is een verplichte bijlage bij subsidieaanvragen voor
realisatie van een open club of vitaal sportpark en bij subsidieaanvragen voor een
programma. U kunt hiervoor dit (niet verplichte) format gebruiken. De overeenkomst is uit
te breiden naar de wensen en behoeften van de samenwerkende partijen. Suggesties
hiervoor vindt u verderop in dit document.
Samenwerkingsovereenkomst in het kader van project
[PROJECTNAAM]
DE ONDERGETEKENDEN
1. [Naam deelnemer 1 (aanvrager)] gevestigd te [plaatsnaam], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door
haar [functie], [de heer/mevrouw voorletters achternaam], hierna aangeduid als "Deelnemer 1";
2. [Naam deelnemer 2] gevestigd te [plaatsnaam], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar
[functie], [de heer/mevrouw voorletters achternaam], hierna aangeduid als "Deelnemer 2";
3. [Naam deelnemer 3] gevestigd te [plaatsnaam], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar
[functie], [de heer/mevrouw voorletters achternaam], hierna aangeduid als "Deelnemer 3";
4. [Naam deelnemer 4.] gevestigd te [plaatsnaam], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar
[functie], [de heer/mevrouw voorletters achternaam], hierna aangeduid als "Deelnemer 4";
5. [Naam deelnemer 5.] gevestigd te [plaatsnaam], te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar
[functie], [de heer/mevrouw voorletters achternaam], hierna aangeduid als "Deelnemer 5";
Hierna te noemen “de deelnemers”
IN AANMERKING NEMENDE HETGEEN VOLGT
a) De deelnemers hebben met het project als doelstelling [omschrijving]
b) De deelnemers ondersteunen de filosofie van de ‘open club’ of ‘vitaal sportpark’ zoals beschreven in
het Uitvoeringsbeleid Gelderland Sport! van de provincie Gelderland en willen een actieve bijdrage
leveren aan het realiseren van toekomstbestendige sportverenigingen en vitale sportparken.
c) De uitwerking van de geplande werkwijze, activiteiten, resultaten en financiën van het project is
vastgelegd in de subsidieaanvraag, het projectplan daaronder medebegrepen, d.d [dd-mm-jjjj].
VERKLAREN TE ZIJN OVEREENGEKOMEN ALS VOLGT
Verantwoording
1. [Naam deelnemer 1] dient de subsidieaanvraag in en is penvoerder van het project. Vanuit die
hoedanigheid verzorgt de aanvrager het contact met de provincie Gelderland en andere betrokken
financiers van het project en de andere deelnemers.
2. [Naam deelnemer 1] is financieel en inhoudelijk eindverantwoordelijk voor het project.
3. Deelnemers leveren aan de aanvrager op zijn verzoek (minimaal) [aantal] maal per jaar alle gewenste
informatie aan die hij noodzakelijk acht voor het juist informeren van de provincie en andere financiers
van het project en de deelnemers. De gehele projectadministratie moet bij de aanvrager aanwezig zijn,
dus de volgende informatie moet door de deelnemers worden aangeleverd (indien van toepassing):
urenstaten, facturen, betaalbewijzen, [….].
Looptijd
4. De looptijd van het project bedraagt [duur in jaren/maanden]. De geplande startdatum van het project
is [dd-mm-jjjj] en de verwachte einddatum is [dd-mm-jjjj].
Activiteiten
5. Alle profielen, rollen en inbreng van de deelnemers zijn beschreven in het projectplan. Onderstaand
worden per deelnemer de belangrijkste activiteiten vermeld.
6. [Naam deelnemer 1] voert voor het project de volgende activiteiten uit:
[Naam deelnemer 2] voert voor het project de volgende activiteiten uit:
[Naam deelnemer 3] voert voor het project de volgende activiteiten uit:
[Naam deelnemer 4] voert voor het project de volgende activiteiten uit:
[Naam deelnemer 5] voert voor het project de volgende activiteiten uit:
Financiën
7. Andere deelnemers dan aanvrager mogen uitsluitend uitgaven ten laste van het projectbudget doen voor
zover de aanvrager dat uitdrukkelijk heeft toegestaan. Aanvrager staat toe dat de andere deelnemers ten
laste van dit budget de volgende uitgaven doen:
a.…..
b.....
c. ....
8.
De totale kosten van het project bedragen [bedrag totale projectkosten] en zijn opgenomen in de
begrotingstabel op het aanvraagformulier en in de begroting bij het projectplan.
9. Het projectplan, de begroting en het aanvraagformulier, zoals bij de Provincie Gelderland ingediend,
maken integraal onderdeel uit van deze overeenkomst.
10. Begrotingswijzigingen worden door [Naam deelnemer 1] bij de Provincie Gelderland gemeld.
11. De financiering van de projectkosten ad [bedrag totale subsidiabele projectkosten] is opgenomen in de
financieringstabel op het aanvraagformulier en in het projectplan.
Communicatie
12. Alle communicatie met de Provincie Gelderland inzake het project loopt via [Naam deelnemer 1].
13. De deelnemers wijzen elk een contactpersoon aan, die door de andere partijen kan worden benaderd voor
vragen, praktische afspraken en dergelijke tijdens de looptijd van de overeenkomst.
Slotbepalingen
14. De overeenkomst geldt vanaf [dd-mm-jjjj] en geldt in principe voor de duur van het project.
15. Wanneer daarvoor gegronde redenen bestaan, kan de overeenkomst door partijen worden beëindigd.
16. Deze overeenkomst kan alleen worden gewijzigd of worden aangevuld bij schriftelijke overeenstemming
tussen de deelnemers.
ALDUS OVEREENGEKOMEN EN ONDERTEKEND:
Namens [Naam deelnemer 1]
Naam:
Plaats:
Functie:
Datum:
….………………………………………………………
Handtekening:
Namens [Naam deelnemer 2]
Naam:
Plaats:
Functie:
Datum:
….………………………………………………………
Handtekening:
Namens [Naam deelnemer 3]
Naam:
Plaats:
Functie:
Datum:
….………………………………………………………
Handtekening:
Namens [Naam deelnemer 4]
Naam:
Plaats:
Functie:
Datum:
….………………………………………………………
Handtekening:
Namens [Naam deelnemer 5]
Naam:
Plaats:
Functie:
Datum:
….………………………………………………………
Handtekening:
Bijlagen
1. projectplan [versie dd-mm-jjjj]
2. ….
3. ….
Suggesties voor overige onderdelen (niet limitatief)
 De wijze van samenwerking tussen de verschillende deelnemers
 De aansprakelijkheid van de deelnemers
 De verdeling van de risico's tussen de deelnemers
 De projectorganisatie: taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de deelnemers
 De wijze waarop, door wie en waar de resultaten van het project zullen worden gebruikt
 Rechten en plichten van de deelnemers in geval van voortijdige beëindiging van het project en
terugbetaling van subsidie
 Nadere afspraken over de verantwoordelijkheden van deelnemers ten aanzien van rapportages
en dossiervorming
 Betalingsritme of –termijnen van deelnemer 1 aan de overige deelnemers
 Geschillenbeslechting
Versie 1.0 20170407