ESF Projectadministratie

ESF Projectadministratie
Een vak apart!
18 juni 2009
Inhoud workshop
-
Voorbereiding
AO/IB
Deelnemersadministratie
Activiteiten verantwoording
Urenverantwoording
Financiële administratie
Aantonen marktconformiteit
Publiciteit
Bewaarplicht
Subsidieproces
2/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Voorbereiding
Een goed begin is het halve werk!
1. Stel projectteam samen (expertise, bevoegdheden en
enthousiasme)
2. Neem kennis van de regelgeving (OP, Subsidieregeling en Hpa)
3. Stel AO/IB op, sluit zoveel mogelijk aan bij bestaande AO/IB
3/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
AO/IB
De volgende zaken moeten beschreven worden in AO/IB:
- de projectorganisatie
- de deelnemersadministratie (o.a. herkomst van brondocumenten)
- de financiële administratie: functiescheiding (o.a. bij
factuurcontrole), inkoop/aanbestedingsprocedure.
- de urenadministratie (functiescheiding en tijdigheid, berekening
uurtarieven, berekening aantal werkbare uren)
- eventuele inkomsten
- wijze van financiering
- publiciteit
- bewaarplicht van originelen en de waarborging hiervan tot 2021.
Houd AO/IB levend!
4/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Deelnemersadministratie (1)
Algemeen:
• Naam
• Geboortedatum
• Geslacht
• BSN-nummer
• Datum instroom en uitstroom
• Aanvangsdatum uitkering (bij uitk. gerechtigden)
5/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Deelnemersadministratie (2)
Niet-uitkeringsontvangers:
Dit zijn personen van 16 jaar en ouder die werkloos zijn en geen
uitkering ontvangen.
Aantonen en vastleggen  SUWInet inkijk
6/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Deelnemersadministratie (3)
Definitie arbeidsbelemmerde:
“een persoon die jegens het college van b&w van zijn woonplaats
uitsluitend aanspraak heeft op een WWB-uitkering, naar het oordeel
van dat college, gebaseerd op een verklaring van een arts, een
structurele functionele beperking heeft en jegens het UWV geen
aanspraak heeft op een uitkering”.
Vastlegging:
- Medisch advies
- Oordeel van college  mandaatsbesluit of verzamelbesluit
of passage in AO/IB
7/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Deelnemersadministratie (4)
Deels-arbeidsgeschikten:
Mate van arbeidsongeschiktheid  beschikking UWV
55+:
geen aanvullende vastleggingen
8/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Prestatieverantwoording (1)
Directe activiteiten
(Ingekochte) re-integratietrajecten, training en scholing:
Gedateerd en door re-integratiebedrijf en/of opleidingsinstituut
getekende trajectplannen, respectievelijk (deel-)certificaat of
bewijs van deelname
Interne training / scholing:
Presentielijst conform model in HPA
Verantwoording
uren indirect
personeel
Ingekocht personeel:
Op factuurbasis
Intern personeel:
Sluitende of integrale urenverantwoording conform HPA
Verantwoording
uren direct
personeel
Ingekocht personeel:
Op factuurbasis
Intern personeel:
Sluitende of integrale urenverantwoording conform HPA
9/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Prestatieverantwoording (2)
-
Activiteiten herleidbaar naar deelnemer (trajectplan)
Factuur op naam van deelnemer
Onderbouwing relatie tussen deelnemer en klantmanager
Klassikale activiteiten  presentielijst
10/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Presentielijst
11/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Urenverantwoording (1)
Eisen van tijdigheid en functiescheiding:
- Medewerker tekent binnen 1 week en leidinggevende binnen 1
maand
-Urenregistratie sluit aan bij uren vlgs arbeidsovereenkomst
-Sluitend dan wel integraal
-Addendum indien inzet 100% ESF (vooraf aan projectactiviteiten
vastgelegd,getekend door medewerker en werkgever en beschrijving
van werkzaamheden)
-Incidenteel inzet esf  salarisperiode (vaak maand) sluitend
schrijven
12/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Sluitend
13/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Integraal
14/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Financiële administratie
• Geen kosten/facturen voor activiteiten voor de datum van de
volledige aanvraag liggen
• Let op de juiste toerekening (afschrijvingstermijn, ESFgebruikersuren, ESF-niet ESF).
• De facturen moeten juist worden opgenomen in de administratie
(let op: tenaamstelling, naam activiteit, naam deelnemer, bedrag,
BTW)
• Originele facturen dienen aanwezig.
• Betaling van de facturen (originele bankafschriften)
Tip: maak de verdeelsleutel zichtbaar!
15/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Aantonen marktconformiteit (1)
Prioriteitsvolgorde:
1. Openbare aanbesteding
2. Transparante offerteprocedure
3. Benchmark vooraf
Gemeenten en UWV zijn aanbestedende diensten
16/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
17/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Aantonen marktconformiteit (3)
Inhoud aanbestedingsdossier
• Publicatie van bestek
• Selectie- en gunningscriteria
• Proces-verbaal openen offertes
• Gunningsmatrix ondertekend en gedateerd
• Toewijzingsbrief aan gegunde partij
• Afwijzingsbrief aan de overige partijen
• Ontvangen offertes en uiteindelijke contract
• BOPEG melding
18/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Publiciteit
Informeren deelnemers en uitvoerders dat project door ESF wordt
gesubsidieerd en medewerking verlenen aan publicitaire en
voorlichtingsactiviteiten van de minister gericht op media, publiek en
potentiële deelnemers.
Op alle briefpapier, certificaten en documenten in uitvoering van
project duidelijk vermelden dat het Europees Sociaal Fonds het
project mee financiert.
Logo plus “Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst”
Leg alle publiciteitsuitingen apart vast bijvoorbeeld ook afleverbon
publiciteitsmateriaal AGSZW
19/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Bewaarplicht
•
•
•
•
Bewaren tot en met 31 december 2020
Alle stukken moeten toegankelijk en controleerbaar zijn t/m 2020
Speciale aandacht voor elektronische documenten
Maak afspraken en leg deze vast
Niet vergeten dat bewaarplicht ook geldt voor aanbestedingsdossier,
facturen, betaalbewijzen, klantendossier, personeelsgegevens.
20/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Subsidieproces
Grofweg 3 fasen:
- Aanvraag
- Projectuitvoering
- Einddeclaratie
21/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Aanvraag
-
Elektronisch via E-formulier
Registratie vooraf via www.mijnagentschapszw.nl
Tekenbevoegde ontvangt inlog en wachtwoord
Leg volmacht tekenbevoegde vast
gebruik enkel bijlagen die bijgevoegd zijn bij het e-formulier
Volgend aanvraagtijdvak oktober 2009
Binnen 13 weken na einde tijdvak beslissing
Vanaf indiening toewijzing naar vaste consultant
Bij samenwerking met meerdere partijen dient aanvragende partij
gemachtigd te worden om als aanvrager ESF te fungeren, verwijs in
machtiging naar periode 2007-2013 zodat eenmalig een machtiging
afgegeven hoeft te worden.
22/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Projectuitvoering
-
Interim controle 5-7 maanden na start
Alle onderdelen worden bekeken
IC bezoek duurt 4-8 uur
Waarnemingen worden vastgelegd in verslag
Oordeel over mogelijkheid tot voorschot tot 50%
- Wijzigingen direct doorgeven en de bijlagen aanpassen.
Indien duidelijk is dat subsidie neerwaarts bijgesteld moet worden
dit zo snel mogelijk doorgeven zodat subsidie maximaal mogelijk
ingezet kan worden.
23/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Einddeclaratie
- Binnen 13 weken na einde project
- Einddeclaratie wordt door AGSZW gecontroleerd
- Bij te veel fouten wordt administratie 1 keer teruggegeven, daarna
geen herstelmogelijkheid meer!
- voorlopige vaststelling en 2e voorschot
- definitieve vaststelling pas na 24 maanden
Zorg voor een kwalitatief goede einddeclaratie, neem bij twijfel
contact op met de contactpersoon bij AGSZW.
24/ 25
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009
Tot slot
Hou het zo eenvoudig mogelijk!
Vragen??


25/ 25
[email protected]
070-3152154
Het Europees Sociaal Fonds investeert in jouw toekomst
18 juni 2009