Sjabloon voor de uitvoering van een risicoanalyse veiligheid en

Sjabloon voor de uitvoering van een risicoanalyse veiligheid en gezondheid bij plaats- en
tijdsonafhankelijk werken op het niveau van de organisatie
De Vlaamse overheid evolueert tegen 2020 naar een organisatie waar plaats- en tijdsonafhankelijk
werken de standaard is. De Vlaamse overheid wil een dynamische en flexibele organisatie en een
aantrekkelijke werkgever zijn. Plaats- en tijdsonafhankelijk werken, ondersteund door (nieuwe) ICT,
dynamische kantoorinrichtingen en een nieuwe manier van organisatie van het werk en stijl van
leidinggeven zijn de basis voor optimale prestaties van teams en individuele werknemers.
Naast de voordelen van flexibele werkvormen (onder andere minder woon-werkverplaatsingen) zijn
er ook welzijnsrisico’s voor de medewerkers aan verbonden. Die risico’s zijn deels hetzelfde als in
standaardkantooromgevingen. De welzijnswetgeving (meer bepaald artikel 5 van de Welzijnswet en
artikel 15 van het koninklijk besluit op het welzijnsbeleid) is algemeen van toepassing bij plaats- en
tijdsonafhankelijk werken. De werkgever is de eindverantwoordelijke voor het welzijn van de
werknemers bij de uitvoering van hun werk, ook al voeren de werknemers dat werk uit op een
arbeidsplaats buiten de gebouwen van de Vlaamse overheid.
Het is van belang de risico’s die bij flexibele werkvormen een invloed kunnen hebben op de
gezondheid, de veiligheid en het welzijn van de werknemers, te inventariseren en te evalueren zodat
de werkgever maatregelen kan treffen om de risico’s te vermijden. Die maatregelen kunnen
betrekking hebben op drie niveaus: de organisatie, de functie en het individu.
De onderstaande tabel kun je als basis gebruiken om de risicoanalyse over veiligheid en gezondheid
voor beeldschermwerkers bij plaats- en tijdsonafhankelijk werken op het niveau van de organisatie
uit te voeren. De tabel is opgemaakt op basis van een literatuurstudie (meer bepaald Projectwerk
Preventie. Welzijn bij Het Nieuwe Werken. Beleidsaanbevelingen voor de Vlaamse overheid. Griet De
Preter, juni 2013).
Risicoanalyse plaats- en tijdsonafhankelijk werken
n.v.t.: niet van toepassing
groen: risico aanvaardbaar – aandacht vereist, actie overwegen
geel: mogelijk risico – actie aanbevolen op middellange termijn (GPP)
rood: belangrijk risico - actie noodzakelijk op korte termijn (JAP)
risico / knelpunt
gevolg
n.
v.
t.
maatregelen – aandachtspunten
psychosociale risico’s
onbegrensdheid van werktijden
geen afstand kunnen nemen van
het werk, onvoldoende rust nemen,
werkstress, uitputting, overspannen
zijn, burn-out, onevenwichtige
werk-privébalans
afleiding door personen in privésfeer
werkstress, conflicten
minder face-to-facecontact, minder fysiek en
informeel contact met direct leidinggevende
onduidelijkheid rond
opdrachten/prioriteiten, minder
sociale steun, werkstress,
conflicten
minder sociale steun, sociale
isolatie, eenzaamheid, uitsluiting,
depressie
minder face-to-facecontact, minder fysiek en
informeel contact met collega’s
duidelijke afspraken tussen medewerker en direct leidinggevende over de te behalen
resultaten en de afbakening van de werktijden; voorzien in een opleiding timemanagement;
regelmatige opvolging tussen medewerker en direct leidinggevende rond:
- terugkoppeling behaalde resultaten;
- de door de medewerker ervaren werkbelasting;
- werk-privébalans;
- hoe de medewerker het plaats- en tijdsonafhankelijk werken (PTOW) ervaart
-…
duidelijke afspraken met thuisfront over beschikbaarheid tijdens de werkuren
regelmatig face-to-faceoverleg met direct leidinggevende plannen;
overleg met direct leidinggevende via telefoon of sociale media (bijvoorbeeld skypen)
overload aan informatie door communicatie via
e-mail en sociale netwerken
minstens één keer per week naar de werkplek komen om contact met de collega’s te
behouden; regelmatig overleg met collega’s plannen: face to face, telefonisch en via sociale
media (bijvoorbeeld skypen); in ontmoetingsplekken op kantoor voorzien en bijeenkomsten
(formeel/informeel) organiseren; de mogelijkheid van of behoefte aan samenwerking inbouwen
in takenpakketten
overleg met collega’s via telefoon of sociale media (bijvoorbeeld skypen); regelmatige
aanwezigheid op de werkvloer;
duidelijke afspraken met collega’s en leidinggevende over hoe taken uitgevoerd worden;
regelmatige opvolging van de uitgevoerde taken door overleg met collega’s en
leidinggevende, het inplannen van feedbackmomenten
afspraken rond gebruik e-mail (bijvoorbeeld cc); opleiding over het gebruik en de
mogelijkheden van sociale media en nieuwe technologieën
virtueel pesten of ander ongewenst gedrag
onthaalbeleid; begeleiding door peter/meter die ontmoetingen met andere collega’s
organiseert/faciliteert; afspraken maken over bereikbaarheid peter/meter: telefonisch en via
sociale media (bijvoorbeeld skypen); afspraken maken over hoe de nieuwe collega door de
groep begeleid kan worden
sensibilisatie rond (virtueel) ongewenst gedrag; bekendmaking van aanspreekpunten voor
werk moeilijker kunnen structureren en
organiseren door minder afstemming met
collega’s erover
werkstress, conflicten
werkstress, overspannen zijn,
werkdruk, burn-out,
concentratiestoornissen,
vermoeidheid
minder kennis van bedrijfscultuur,
minder ondersteuning van nieuwe medewerkers
gewoontes en gebruiken binnen de
doordat er minder face-to-facecontact is tussen
organisatie, werkstress, conflicten
collega’s
psychosociale belasting, stress,
wie
ziekte
minder mogelijkheid tot direct contact, face-tofacecontact met vertrouwenspersonen
werkstress, overspannen zijn, burnout
werkstress, werkdruk, burn-out,
onduidelijkheid over uren waarop medewerker
conflicten met collega’s of direct
bereikbaar is of moet zijn: telefonische
leidinggevende, verstoring werkbereikbaarheid, bereikbaarheid via e-mail
privébalans
werkstress, werkdruk, burn-out,
conflicten met collega’s of direct
stijl van leidinggeven niet aangepast aan PTOW
leidinggevende, verstoring werkprivébalans
ongewenst gedrag op het werk en psychosociale belasting (bijvoorbeeld leidinggevende,
vertrouwenspersonen, preventieadviseur psychosociaal welzijn)
contactgegevens vertrouwenspersonen online beschikbaar maken; rechtstreekse telefonische
bereikbaarheid van vertrouwenspersonen garanderen
afspraken maken met direct leidinggevende en collega’s over uren van bereikbaarheid;
agendabeheer
opleiding en coaching van leidinggevenden
ergonomie
dynamische kantoorinrichting
concentratieproblemen,
musculoskeletale aandoeningen
inrichting kantoren op basis van uitvoering van taken, in concentratiewerkplekken voorzien,
samenwerkplekken, aandacht voor akoestiek, vereisten ergonomie bij aankoop meubilair /
arbeidsmiddelen;
inrichting en uitrusting satellietkantoren;
informeren
afspraken maken / instructies geven over gebruik van de ruimtes en voorkomen / beperken
van geluidshinder (bijvoorbeeld afspraken over telefoneren)
ontbreken van aangepaste arbeidsmiddelen
voor PTOW
niet-aangepaste inrichting van thuiswerkplek
musculoskeletale aandoeningen
niet-aangepaste software of
internettoepassingen
mentale belasting, stress,
musculoskeletale aandoeningen …
beleid en afspraken over de arbeidsmiddelen die de werkgever ter beschikking stelt voor
PTOW
sensibilisatie voor en opleiding over ergonomische beeldschermwerkplekken (zie fiche),
afspraken, uitvoeren van een risicoanalyse van de thuiswerkplek
aangepast aan takenpakket - voldoende opleiding
musculoskeletale aandoeningen
arbeidsveiligheid - arbeidshygiëne
onvoldoende vertrouwd met de
veiligheidsvoorschriften op de verschillende
werklocaties
arbeidsongevallenbeleid dat niet toegespitst is
op telewerk (aangifte, procedure, onderzoek)
de klimatologische omstandigheden
(temperatuur, relatieve vochtigheid, tocht, CO2gehalte …) op PTOW-locaties voldoen niet
aan de normen
(ernstige) arbeidsongevallen
niet-erkenning van arbeidsongeval;
geen aangifte
gezondheidsklachten …
voorlichting geven aan de medewerkers over het bewaken van de eigen veiligheid op
verschillende werklocaties;
sensibiliseren voor EHBO.
beleid rond arbeidsongevallen ook afstemmen op het gebruik van verschillende werklocaties
(de mogelijke telewerklocaties schriftelijk melden aan de werkgever); opmaak en
communicatie van instructies over de aangifte van arbeidsongevallen
voorlichting aan de medewerkers over de keuze van hun werkplek en de tijd die ze op die plek
doorbrengen
telewerk
ontbreken van materiële of financiële
ondersteuning (internetverbinding, gsm,
laptophouder, extern toetsenbord, rugzak …)
ontbreken van richtlijnen over gezond en veilig
telewerk
(ergonomische werkplekinrichting,
arbeidsongevallen, brandveiligheid, voorkomen
sociale isolatie …)
werkstress, werkdruk, burn-out,
overbelastingsletsels
beleid - afspraken over de ondersteuning / arbeidsmiddelen die de werkgever ter beschikking
stelt voor PTOW
werkstress, werkdruk, burn-out,
overbelastingsletsels
sensibilisatie en opleiding
nieuwe technologieën - sociale media
overload aan informatie en vervagen van
grenzen tussen werk en privé door het gevoel
constant bereikbaar te moeten zijn
ontbreken van opleiding en informatie over het
gebruik, de mogelijkheden, valkuilen … van
nieuwe technologieën
gebrek aan ondersteuning / aanspreekpunt bij
vragen of technische storingen
werkstress, overspannen zijn,
werkdruk, burn-out
duidelijke afbakening van werktijden, goede afspraken (zie ook bij psychosociale belasting),
opleiding omgaan met e-mail, nieuwe media en nieuwe technologieën
werkstress, werkdruk,
overbelastingsletsels
aanbieden van opleidingen over het gebruik van nieuwe technologieën: voordelen en risico’s
werkstress, werkdruk
voorzien in een aanspreekpunt of helpdesk bij vragen over nieuwe technologieën en bij
technische storingen
musculoskeletale aandoeningen,
arbeidsongevallen
aankoopprocedure opmaken en opvolgen, opvragen en opvolgen van GDPB-adviezen
werkstress, werkdruk, burn-out,
overbelastingsletsels
musculoskeletale aandoeningen
aandacht voor akoestiek, voorzien in voldoende stille ruimtes, concentratiewerkzones …
werkplekinrichting
geen correcte toepassing van het
aankoopbeleid / procedure drie groene lichten
(eisen ergonomie- veiligheid)
kantoorinrichting niet in overeenstemming met
functie-inhoud
onvoldoende aandacht voor bewegingspromotie
en houdingsafwisseling
sensibilisatie, voldoende variatie in werkplekken, kantoorinrichting die beweging stimuleert