Deze richtlijn schakelt de elektronische factuur gelijk aan de

Het Facilitair Bedrijf
Afdeling Opdrachtencentrale en
Overheidsopdrachten
Team e-procurement & e-invoicing
www.bestuurszaken.be/e-invoicing
[email protected]
HET JURIDISCHE KADER VOOR
E-FACTURATIE
VOOR WIE IS DIT DOCUMENT BEDOELD?
Dit document is bedoeld voor overheden en
leveranciers die willen werken met de
elektronische factuur. Vanaf 1 januari 2013 is de
elektronische factuur gelijkgesteld aan de
papieren factuur. Factuurgegevens mogen dus
zowel op papier als op elektronische wijze
worden verzonden en ontvangen. Vanuit welk
juridisch kader is deze elektronische facturatie
geregeld? Welke voorwaarden zijn aan deze efacturatie verbonden?
ZIE OOK
 Mercurius: een portaal
voor factureren naar de
overheid
 Elektronisch factureren
naar de overheid? Een
opportuniteit!
 Service providers en
softwarehuizen
 Wegwijs in de ITterminologie van einvoicing
INHOUD
De factureringsrichtlijn
De voorwaarden gesteld aan de elektronische factuur
De e-invoicing-richtlijn
De bewaartermijn van de factuur
Bijzondere instructies in de administratieve
bestekbepaling in de overheidsopdracht
1. DE ‘FACTURERINGSRICHTLIJN’ (RICHTLIJN 2010/45/EU) EN HAAR
OMZETTING IN DE BELGISCHE WETGEVING
Deze richtlijn schakelt de elektronische factuur gelijk aan de papieren factuur. De richtlijn werd
omgezet in het Belgische BTW-wetboek door de Wet van 17.12.2012 en het KB van 19.12.2012. Ze
werden van kracht vanaf 1 januari 2013.
In de regelgeving wordt een factuur gedefinieerd als elk document of bericht op papier of in
elektronisch formaat dat voldoet aan de voorwaarden gesteld in het Wetboek en zijn
uitvoeringsbesluiten. Een elektronische factuur is bijgevolg een factuur die aan de voorwaarden van
het Wetboek en zijn uitvoeringsbesluiten voldoet én in om het even welke elektronische vorm
wordt uitgereikt of ontvangen.
2. DE VOORWAARDEN GESTELD AAN DE ELEKTRONISCHE FACTUUR
Het Wetboek stelt vier voorwaarden aan de elektronische factuur. De e-factuur moet authentiek
zijn, de integriteit moet gewaarborgd worden, ze moet bovendien leesbaar zijn én tot slot moet het
gebruik van e-facturen aanvaard zijn door de klant.
De authenticiteit
De identiteit van de verzender van de factuur moet gewaarborgd zijn. De leverancier, of zijn
dienstverrichter, moet dus kunnen aantonen dat hijzelf aan de oorsprong ligt van de factuur,
namelijk dat hijzelf de factuur heeft uitgereikt of dat de factuur werd uitgereikt door een derde of
door de klant zelf (self-billing) handelend in de naam en voor de rekening van de leverancier.
De ontvanger moet kunnen waarborgen dat de ontvangen factuur afkomstig is van de leverancier die
de factuur heeft uitgereikt.
De integriteit
Integriteit betekent dat de inhoud van de factuur geen wijzingen mag ondergaan hebben. De
uitreiker van de factuur en de afnemer kunnen elk onafhankelijk van elkaar de wijze kiezen waarop
ze aan deze verplichting zullen voldoen. Zij kunnen ook samen overeenkomen om hieraan te
voldoen door bijvoorbeeld samen een welbepaalde technologie te kiezen. Op deze wijze
waarborgen ze dat de inhoud ongewijzigd blijft.
Vlaamse overheid – Het Facilitair Bedrijf – Afdeling Opdrachtencentrale en Overheidsopdrachten. Team e-procurement &
e-invoicing
www.bestuurszaken.be/e-invoicing - [email protected]
2
Garantie voor integriteit en authenticiteit op het Mercuriusplatform en MAGDA
Integriteit en authenticiteit zijn gegarandeerd op het Mercuriusplatform en op het Vlaamse
‘verdeelplatform’ (MAGDA). Wanneer verzenders (leveranciers, service providers) en
ontvangers (financiële systemen) van de overheid gebruik maken van deze platformen
dienen ze daartoe immers over een digitaal certificaat te beschikken. Dit digitaal certificaat
kan enkel bekomen worden bij een zogenaamde ‘Certificate Authority’ (CA), die de ware
identiteit van de verzender of ontvanger controleert en garandeert. In dit geval zijn dit Fedict
(voor Mercurius en de federale financiële systemen) en het Facilitair Bedrijf (voor de Vlaamse
financiële systemen en Vlaamse lokale overheden).
Dit digitale certificaat wordt gebruikt in zogenaamde ‘asymmetrische encryptiesystemen’
waarbij een private sleutel (door financieel systeem, leverancier of service provider) gebruikt
wordt om data digitaal te onderteken, en een publieke sleutel (op Mercurius en MAGDA) om
deze digitale handtekening te verifiëren.
Onderstaande figuur toont hoe data digtaal getekend wordt en hoe deze digitale
handtekening gecontroleerd wordt, door de betreffende actoren. Als de hashcode van de
originele data en de hashcode zoals die gehaald wordt uit de digitale handtekening dezelfde
is, dan betekent dit dat de verstuurde data niet werd gewijzigd en dat dus de integriteit van
de data is gegarandeerd. De authenticiteit is gegarandeerd doordat Mercurius en MAGDA
zeker zijn wie de verzender en wie de ontvanger is van de data omdat die zich telkens
authenticeren met hun digitaal certificaat.
Leverancier
intermediair
finan.sys. overheid
Mercurius &
MAGDA-platform
(figuur: e-IB, facilitair bedrijf Vlaamse overheid)
Vlaamse overheid – Het Facilitair Bedrijf – Afdeling Opdrachtencentrale en Overheidsopdrachten. Team e-procurement &
e-invoicing
www.bestuurszaken.be/e-invoicing - [email protected]
3
Leesbaarheid
De gegevens van een factuur moeten duidelijk leesbaar zijn, op papier of op een scherm, zonder dat
daarvoor buitensporig veel onderzoek of interpretatie nodig is. XML-berichten, of andere
gestructureerde berichten in het originele formaat, worden niet beschouwd als leesbaar. Omdat
Mercurius werkt met XML-berichten zal er een omzettingsproces plaatsvinden. De meeste financiële
systemen en service providers voorzien in de omzetting in een PDF-formaat. Op deze wijze kunnen
klanten en controlediensten gemakkelijk facturen lezen.
Aanvaarding
De ontvanger moet de e-factuur aanvaarden omdat hij praktisch in staat moet zijn om de e-factuur te
ontvangen. Alleen op deze wijze kan hij immers de integriteit, authenticiteit en leesbaarheid
aantonen. Deze aanvaarding hoeft niet expliciet in een document te gebeuren. Het betalen van een
eerste elektronische factuur mag beschouwd worden als een impliciet aanvaarding van de
elektronische facturering door de klant naar deze leverancier.
Wanneer de overheid e-facturatie oplegt als beleidsinstrument aan haar leveranciers, zal zij zelf aan
haar leveranciers opleggen om e-facturen te verzenden. De huidige regelgeving zegt niets over de
ontvanger die een e-factuur eist van de verzender.
De controle van de naleving van de voorwaarden
Het is aan de vrijheid van de partijen om dit te organiseren. Dit kan door middel van elke
bedrijfscontrole die wijst op een betrouwbaar controlespoor tussen factuur en geleverd goed. Dit
spoor kan aangetoond worden door de vergelijking tussen bewijsstukken (factuur, leveringsbon,
leveringslijst, betaling…) of door IT-technische middelen.
3. DE ‘E-INVOICING-RICHTLIJN’ (RICHTLIJN 2014/55/EU, ELEKTRONISCHE
FACTURERING BIJ OVERHEIDSOPDRACHTEN)
De Europese beleidsdoelstelling achter deze richtlijn is een tanend volumetoename van e-invoicing
drastisch te verhogen door overheden te verplichten e-facturen te ontvangen en te verwerken.
De richtlijn zal dan ook tegen uiterlijk 27.05.2017 een Europese norm opmaken voor elektronisch
factureren. Uiterlijk 18 maand – 27.11.2018 – na vastlegging van deze Europese norm moeten
lidstaten dan zorgen dat hun aanbestedende diensten en instanties elektronische facturen
ontvangen en verwerken die voldoen aan deze norm.
De lidstaat kan eventueel nog bijkomend uitstel geven, tot maximaal 30 maanden na bekendmaking
van de referentie van de Europese norm, aan niet-centrale aanbestedende diensten en instanties.
Vlaamse overheid – Het Facilitair Bedrijf – Afdeling Opdrachtencentrale en Overheidsopdrachten. Team e-procurement &
e-invoicing
www.bestuurszaken.be/e-invoicing - [email protected]
4
4. DE BEWAARTERMIJN VAN DE FACTUUR
Evenals voor de papieren factuur moet een elektronische factuur zeven jaar bewaard worden. In het
kader van overheidsopdrachten voor werken is het aangewezen – in het kader van aansprakelijkheid
van aannemer en architect – facturen tot 10 jaar te bewaren.
Wanneer elektronische facturen bewaard worden in het financieel systeem kan dit betekenen dat
deze bewaring gebeurt door digitale compressie. Zolang de authenticiteit en integriteit
gegarandeerd blijft is dit geen probleem.
5. BIJZONDERE INSTRUCTIES IN DE ADMINISTRATIEVE BESTEKBEPALING VAN
DE OVERHEIDSOPDRACHT
Raadpleeg bij een overheidsopdracht steeds zorgvuldig de administratieve bestekbepaling over de
wijze van factureren.
Overheden zullen in deze bepaling aanduiden:
-
Of de facturatiewijze op papier of elektronisch is.
Of de elektronische facturatiewijze verplicht of facultatief is.
Bovendien kan in deze bepaling meegedeeld worden of in de factuur referenties naar projectcode,
inkooporder, klantnummer, … moeten opgenomen worden.
Voorbeeld van modelbepaling waarbij u als leverancier mag kiezen of u op papier of
elektronisch factureert.
De opdrachtnemer kan op de volgende wijze factureren.
1. Elektronische facturatie (e-facturatie, e-invoicing)
Vanaf 1 januari 2015 mag u e-facturen zenden naar entiteiten van de Vlaamse Overheid.
a) De elektronische factuur moet u indienen via het platform Mercurius. U kunt ofwel
uw factuur gratis invoeren op het Mercuriusplatform, ofwel gebruik maken van
een dienstverlener van uw keuze.
b) Bijkomende informatie over de e-factuur, het Mercuriusplatform, de
dienstverleners en de aangeboden ondersteuning vindt u op
www.bestuurszaken.be/e-invoicing
c) U kunt gratis deelnemen aan een informatiesessie naar keuze.
http://www.bestuurszaken.be/e-invoicing-voor-leveranciers
d) Alvorens u start met elektronisch factureren naar een entiteit van de Vlaamse
overheid meldt u zich als leverancier eenmalig op [email protected]
e) U wordt als leverancier van de Vlaamse overheid ondersteund. Tijdens deze
begeleiding ontvangt u alle informatie over de e-factuur en de wijze van
verzending.
f) De opdrachtnemer waakt erover dat de elektronische factuur vrij is van virussen,
Vlaamse overheid – Het Facilitair Bedrijf – Afdeling Opdrachtencentrale en Overheidsopdrachten. Team e-procurement &
e-invoicing
www.bestuurszaken.be/e-invoicing - [email protected]
5
macro’s of andere schadelijke instructies. Bestanden die aangetast zijn door
virussen, macro’s of andere schadelijke instructies kunnen als niet ontvangen
worden beschouwd.
Mede door een intense samenwerking rond e-facturatie tussen het Europese, Belgische en
Vlaamse bestuursniveau zal e-facturatie in de komende jaren de standaard worden. De
Vlaamse overheid wil tegen 1 januari 2017 nog slechts overwegend e-facturen ontvangen.
Het is sterk aanbevolen hiervoor de nodige voorbereidingen te treffen.
2. Facturen aangeleverd in het kader van de intelligente scanning en de digitale
verwerking
(facultatief)
In voorbereiding van een volledige elektronische facturatie gebeurt er in tal van entiteiten
van de Vlaamse overheid ‘intelligente scanning’ van facturen en bijhorende digitale
verwerking. Dit betekent dat uw facturen centraal ontvangen en gescand worden.
U dient steeds op de factuur (het ordernummer/projectnummer/eannummer… Vermeldt
hier de extra informatie die uw financieel systeem vereist) ) apart te vermelden.
a) U kunt uw factuur als pdf-bestand sturen naar het centraal e-mailadres
(voor Orafin) Postkamer Facturatie: [email protected]
b) U kunt uw papieren factuur naar onderstaand adres sturen:
Voor Orafin-entiteiten
(Naam van uw entiteit)
Postkamer Facturatie
Koning Albert II-laan 19 bus 8
1210 Brussel
Om de automatische verwerking van de facturen te optimaliseren, vragen we u tevens om
de onderstaande richtlijnen te volgen:
• Bezorg uw facturen in één exemplaar.
• Gebruik geen nietjes. Als uw factuur uit verschillende pagina’s bestaat of bijlagen
bevat, voegt u die los toe.
• Vermijd gekleurde achtergronden.
3. Een papieren factuur
(indien uw entiteit geen gebruik maakt van intelligente scanning op een centraal punt)
De papieren factuur moet u naar onderstaand adres sturen:
(…)
De factuur moet volgende gegevens bevatten:
Vlaamse overheid – Het Facilitair Bedrijf – Afdeling Opdrachtencentrale en Overheidsopdrachten. Team e-procurement &
e-invoicing
www.bestuurszaken.be/e-invoicing - [email protected]
6