Reglement Uitleendienst Tongerse jeugddienst

Reglement Uitleen fuifkoffer
Artikel 1 Onderwerp
Dit reglement regelt het uitlenen van de fuifkoffer (in wat volgt : "de materialen") door de Stad Tongeren (in
wat volgt “ST”) aan derden, met name aan socio-culturele organisaties en private uitleners.
Aan dit reglement is een huishoudelijk reglement verbonden. Daarin stelt de ST de financiële aspecten vast van
de ontlening, zijnde periodevergoedingen, waarborg, supplementaire vergoedingen, schadevergoedingen en
administratiekosten. Deze aspecten worden vastgesteld op basis van volgende criteria :
- aankoopprijs van het materiaal,
- de onderhoudskosten en de exclusiviteit van het materiaal,
- het aantal beschikbare exemplaren,
Eénmaal per jaar kan dit huishoudelijk reglement herzien worden. Na goedkeuring door de stad Tongeren
wordt het huishoudelijk reglement bij dit reglement gevoegd waarmee het onlosmakelijk verbonden is.
Artikel 2 De lener
Voor ontlening van de fuifkoffer door de ST komen in principe alle organisatoren van evenementen (in wat
volgt “de organisatie”) die doorgaan op het grondgebied van Tongeren in aanmerking.
Onder de lener wordt voor de duur van dit reglement verstaan, iedereen die zich in naam en in opdracht van
een organisatie aanmeldt voor het ontlenen van materialen en zich akkoord verklaart met de
uitleenvoorwaarden door het uitleenformulier te ondertekenen. Een model van het uitleenformulier wordt als
annex bij dit reglement gevoegd en maakt er onlosmakelijk deel van uit.
Het personeel van de ST kan aan de lener, ter staving van het bovenstaande, vragen de nodige identificatie- en
machtigingsdocumenten voor te leggen.
Artikel 3 De ontlening.
Een ontlening wordt slechts toegestaan indien :
 het door de ST ter beschikking gestelde uitleenformulier volledig werd ingevuld en door beide partijen
(zijnde de lener en de ST ) werd ondertekend;
 de materialen ter lening werden gereserveerd (zie Art. 4) door een organisatie of derden die in aanmerking
komen volgens de bepalingen van Art. 2;
Artikel 4 Reservaties
Ontlening gebeurt via invullen van het uitleenformulier via mail of op de jeugddienst (in wat volgt als TJ) zelf,
maximum 6 (zes) maanden en minimaal 3 dagen voor de voorgestelde leendatum. De reservaties worden
behandeld in volgorde van datum van ontvangst op het adres van de ST.
Artikel 5 Duur
De ontlening van materialen wordt beperkt tot maximum één uitleenperiode. Indien een aanvraag evenwel
voldoende gemotiveerd is, kan de ontlening uitzonderlijk voor twee uitleenperiodes worden toegestaan.
De uitleenverantwoordelijke van de TJ heeft hierin beslissingsbevoegdheid.
Artikel 6 Afhalen
Het afhalen en inleveren van de materialen gebeurt uitsluitend en zonder uitzondering tijdens de openingsuren
en op het adres van de TJ. Het adres en de openingsuren worden in het huishoudelijk reglement opgenomen.
De lener tekent bij het afhalen voor een goede ontvangst en werking van de materialen.
Alle materialen dienen door de lener zelf afgehaald te worden, op eigen kosten en met aangepast vervoer.
De ontlening kan door de uitleenverantwoordelijke van de TJ geweigerd worden indien de lener zich bij het
afhalen aanbiedt zonder aangepast vervoer.
Artikel 7 Vergoedingen
Voor de ontlening van materialen wordt een vergoeding per uitleenperiode aangerekend (in wat volgt : "de
periodevergoeding"). De periodevergoedingen van de materialen worden vastgelegd in het huishoudelijk
reglement.
Onder "periode" wordt verstaan : Maandag – woensdag / woensdag – vrijdag / vrijdag - maandag.
De vergoedingen worden bij het terug brengen van de materialen gefactureerd aan de organisatie.
Artikel 8 Gebruik.
De lener verbindt zich ertoe op de hoogte te zijn van het correcte gebruik en de correcte behandeling van de
materialen.
Hij verbindt er zich tevens toe dat de materialen uitsluitend bediend zullen worden door personen die
eveneens op de hoogte zijn van het correcte gebruik en de correcte behandeling van de materialen.
Tenslotte verbindt hij zich ertoe alle schriftelijk en/of mondeling verstrekte richtlijnen inzake het gebruik en de
behandeling van de materialen, in de vorm van, maar niet beperkt tot handleidingen, checklists,
waarschuwingen, enzovoorts, strikt na te leven.
Artikel 9 Terugbrengen.
Alle materialen dienen door de lener teruggebracht te worden op eigen kosten,op het adres van de TJ, met
aangepast vervoer en binnen de termijn zoals vastgelegd is op het uitleenformulier.
Voor het terugbrengen van het materiaal na de overeengekomen datum wordt een bijkomende vergoeding per
uitleenperiode gevraagd. De omvang van deze vergoeding, supplementair aan de bijkomende
periodevergoeding, wordt vastgesteld in het huishoudelijk reglement.
Indien de lener weigert het materiaal terug te brengen, is het de TJ toegestaan het materiaal zelf te
recupereren. Eventuele onkosten die daarbij gemaakt worden, komen ten laste van de lener.
Indien de lener de materialen tweemaal te laat terugbrengt wordt hem voor een jaar het recht op ontlenen
ontnomen.
Artikel 10 Annuleringen
Onder annulatie wordt begrepen het opzeggen van een reservatie voor de leentermijn zoals vermeld op het
uitleenformulier, begonnen is.
Een annulatie dient ten laatste 3 dagen voorafgaand aan de termijn van de ontlening, zoals vastgelegd in het
leenformulier, te gebeuren. Indien de annulatie later gebeurt, blijven de vergoedingen zoals bepaald in Art. 7
verschuldigd.
Artikel 11 Niet afhalen
Indien materialen waarvoor een reservatie genomen werd, niet afgehaald worden en tevens geen geldige
annulatie werd ingevoerd (zie Art. 4), blijft de periodevergoeding zoals bepaald in Art. 7 verschuldigd.
Bovendien worden in dit geval administratiekosten aangerekend zoals vastgesteld in het huishoudelijk
reglement.
Indien een lener tweemaal verzuimt materialen waarvoor hij een reservatie genomen heeft, af te halen, wordt
hem en de organisatie die hij vertegenwoordigt voor een jaar het recht op ontlenen ontnomen.
Artikel 12 Uitsluitingen.
Indien een vorige lening door de lener niet volledig is afgehandeld,
 hetzij omdat het materiaal nog niet of niet volledig werd teruggebracht,
 hetzij omdat enige andere kost ten laste van de lener nog niet werd vereffend,
wordt geen nieuwe ontlening toegestaan, zelfs indien het materiaal volgens de bepalingen van dit reglement
op zijn naam werd gereserveerd.
Artikel 13 Beschadiging, diefstal en verlies
Elke beschadiging, diefstal of verlies van de materialen komt ten laste van de lener. Iedere herstelling wordt
slechts uitgevoerd door of in opdracht van de TJ. Het is de lener ten strengste verboden zelf herstellingen uit te
voeren of te laten uitvoeren. Alle herstellingskosten komen op het conto van de lener en worden verrekend op
basis van de herstellingsfactuur.
Bij diefstal, verlies of volledige beschadiging wordt de lener de nieuwwaarde van de materialen aangerekend.
De nieuwwaarde van de materialen worden opgenomen in het huishoudelijk reglement.
Artikel 14 Uitlening of onderverhuring aan derden
De lener verbindt zich ertoe de materialen in geen enkel geval verder uit te lenen of te onderverhuren aan
derden.
Indien verdere uitlening of onderverhuring van de materialen wordt vastgesteld, wordt een bijkomende
vergoeding aangerekend, gelijk aan de geldende periodevergoeding van de materialen, en 1/3 van de
waarborg.
Artikel 15 Tekortkomingen.
De lener dient de verantwoordelijke van de TJ op de hoogte te brengen van alle tekortkomingen die bij het
gebruik aan de materialen vastgesteld werden, zelfs indien de lener hiervoor niet verantwoordelijk zou zijn.
Deze melding dient ten laatste te gebeuren bij het terugbrengen van de materialen.
Indien bij controle van de materialen door het personeel van de TJ gelijk welk tevoren niet gekend defect of
gelijk welke tevoren niet gekende tekortkoming worden vastgesteld, zullen die beschouwd worden als te
verhalen op de lener, volgens de bepalingen van Art. 14.
Indien de lener weigert het materiaal terug te brengen, is het de TJ toegestaan het materiaal zelf terug te
halen. Eventuele onkosten die daarbij gemaakt worden, komen ten laste van de lener, volgens de bepalingen
van Art. 9*.
Artikel 16 Aansprakelijkheid.
De TJ kan in geen geval aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen of eventuele andere schadelijke gevolgen
voor de lener of voor derden die zouden voortvloeien uit het gebruik van de materialen.
De lener verbindt er zich bovendien expliciet toe de materialen aan te wenden in overeenstemming met de
geldende wetten op het auteursrecht. Vergoedingen verschuldigd aan derden door auteursrechtelijk
onrechtmatig gebruik van de materialen door de lener kunnen in geen geval verhaald worden op de TJ. Schade
aan de TJ door, maar niet beperkt tot, rechtsvorderingen, inbeslagname of vernietiging van de materialen, als
gevolg van auteursrechtelijk onrechtmatig gebruik van de materialen door de lener, zal zonder verwijl verhaald
worden op de lener.
Artikel 17 Overmacht.
Ieder geval van overmacht waardoor de materialen geheel of gedeeltelijk niet ter beschikking kunnen gesteld
worden, verbreekt de overeenkomst vastgelegd in het leenformulier. Er kunnen in dit geval geen enkele
rechtsvorderingen of schadevergoedingen ten gunste van de lener ontstaan.
Artikel 18 Afsluitende bepalingen.
Door het ontlenen van de materialen bij de TJ verklaart de lener de bepalingen van dit reglement en het
onlosmakelijk verbonden huishoudelijk reglement te aanvaarden en de stipte naleving ervan te waarborgen.
De lener waarborgt het recht om een vertegenwoordiger van TJ gratis toegang te verschaffen tot de activiteit
waarbij de materialen gebruikt worden, teneinde de toepassing van dit reglement ter plaatse te verifiëren.
Alle wijzigingen betreffende leenperiode of materiaal, in de overeenkomst vastgelegd in het uitleenformulier
dienen schriftelijk vastgelegd te worden, en ondertekend te worden door beide partijen. Enige andere wijziging
of verlenging wordt niet erkend. Dit kan enkel gebeuren door een nieuwe aanvraag (via mail of persoonlijk op
de jeugddienst).
De TJ is bevoegd de overeenkomst vastgelegd in het uitleenformulier zonder nadere ingebrekestelling en
zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst te beëindigen indien blijkt dat één of meerdere verklaringen van
de lener onvervulbaar of onjuist zijn.
Ondergetekende verklaart het Uitleenreglement en alle daaraan verbonden financiële gevolgen te kennen en
de regels ervan na te leven.
Datum:
Naam:
Handtekening:
Huishoudelijk reglement uitleen Fuifkoffer
Artikel 1 adres en openingsuren
Hoe kan u ons bereiken?
De Jeugddienst
de Schiervelstraat 17, bus 1
3700 Tongeren
012/80.00.81 - 84
[email protected]
Openingsuren:
 Maandag:
 Dinsdag:
 Woensdag:
 Donderdag:
 Vrijdag:
08.30 – 12.00 en 13.00 – 17.00
08.30 – 12.00 en 13.00 – 17.00
08.30 – 12.00 en 13.00 – 17.00
08.30 – 12.00 en 13.00 – 18.30
08.30 – 12.00
Tijdens de maanden juli en augustus is er een andere uurregeling voorzien. Deze vindt u steeds terug op we
website: www.tongeren.be en www.jeugdtongeren.be
Artikel 2 Vergoedingen
De gevraagde periodevergoeding is vastgelegd op:
- € 80,00 voor kleinschalige fuiven/optredens
- € 150,00 voor grote fuiven/optredens
- € 300,00 voor commerciële activiteiten
Artikel 3 Administratiekosten
De administratiekosten voor het niet afhalen van de materialen (Reglement voor het uitlenen van de fuifkoffer,
Art. 11) wordt bepaald op 12,50 euro.
Artikel 4 Schadevergoeding
De schadevergoeding voor het laattijdig inleveren van materialen (Reglement voor het uitlenen van de
fuifkoffer, Art. 9) wordt bepaald op het betalen van de uitleenperiode (s) + 1/3 van een extra
periodevergoeding.
Artikel 5 Verzekering
De lener zorgt voor een verzekering voor de ontleende goederen
Artikel 6 Nieuwwaarde materialen (prijzen excl BTW)
Materialen
Eenheidsprijs
Materialen
Eenheidsprijs
Geluidsmeter Ampteg
10ezZy micro +
minilaptop
Micro klem
€ 1.429,00
Noodverlichting
€ 160,35
€ 14,30
Pictogrammen
(verschillende grootte)
€ 5,00 - € 15,00
Videokabel rg59 bnc m-F
50 m
€ 26,00
Walky talkys Kenwood
tk3301
€ 195,00
Videokabel rg59bnc m-F
15m
Moneychecker
€ 14,00
In-ear speaker met micro
€ 30,00
€ 15,00
Laadblok kenwood
€ 129,00
Geldkoffer
€ 25,00
Oordopjes (per paar)
€ 0,2331
Schuimblusser
CO2 blusser
€ 95.10
€ 138.28
Fluovest
€ 5,35
Oplaadbare zaklamp
€ 35,00
Artikel 7 Afsluitende bepalingen
Dit huishoudelijk reglement geldt ter uitvoering bij het "Reglement voor het uitlenen van de fuifkoffer" en als
uitvoering ervan.
Dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de datum van goedkeuring door de Tongerse Gemeenteraad.
Aanpak




Druk het uitleenformulier af en bezorg het ons (ingevuld natuurlijk) minstens 3 dagen
voor de activiteit (via mail, website of persoonlijk)
Ten laatste 3 dagen na ontvangst, krijg je van ons een bevestigingsbericht (mail)
Dit bericht, samen met je reservatieformulier breng je mee bij de afhaling
Neem telefonisch contact op met de verantwoordelijke van de uitleendienst indien u een aanvraag
doet minder dan 1 week voor de uitlening
goede raad!



vraag tijdig je materiaal aan
leen nooit meer dan nodig
annuleer tijdig, iemand anders kan het materiaal wellicht gebruiken
vergeet niet!



het reservatieformulier en bevestigingsbericht mee te brengen
een aangepaste wagen om groot materiaal te vervoeren
Bij vervoeren van grote materialen extra helpers voorzien
wanneer?











de openingsuren van de uitleendienst
afhalen, terugbrengen en/of tijdig annuleren, zo niet betaal je een boete
materiaal netjes terugbezorgen
lege batterijen en kapotte lampen terugbrengen
let erop dat alles in originele staat terugkomt (vooral kabels)
als er iets niet in orde is, zeg het ons, zodat we het kunnen herstellen
laat ingewikkelde toestellen door deskundigen bedienen
alles met zorg behandelen
geen veranderingen aanbrengen of op eigen initiatief herstellingen uitvoeren
het is raadzaam het materiaal te laten verzekeren
de berekening van de vergoeding loopt per periode