Draaiboek Duursportdag 22 november

Draaiboek Duursport(ief)dag 13 mei 2010
1. Inleiding
Op 13 mei 2010 (Hemelvaartsdag) vindt de vierde Duursportdag van Duursportief plaats. Er
is opnieuw gekozen om aan te sluiten bij een bestaand evenement; in dit geval de Vestloop.
Op deze dag is ook al een toertocht van Le Champion gepland, waar we bij aan kunnen
sluiten. David zal tevens zitting nemen in het organisatiecomité van de Vestloop om bij te
springen waar nodig. Dit is mede op verzoek van de Vestloop.
In dit draaiboek staan de acties beschreven die gedaan moeten worden om de dag tot een
succes te maken.
2. Voorbereiding
2.1 Bepalen programma
In de werkgroep is besproken welke activiteiten op de Duursportdag georganiseerd zullen
worden. De activiteiten sluiten aan bij de duursporter en de deelnemende verenigingen. Door
activiteiten van de verenigingen te koppelen zorgen we voor meer binding tussen te de
verenigingen. De volgende activiteiten worden op de Duursportdag georganiseerd:
Naam activiteit
Vestloop
Rondom Alkmaar
Vestloop wandeltocht
9.00 – 13.00 uur
11.00 – 13.00 uur
10.00 – 13.00 uur
Soort sport
Hardlopen 5 & 10 km + Kids
Fietstocht 30, 50 & 100km
Wandelen 5, 10 & 20 km
Organisatie
AV Hylas
Le Champion
Duursportief / de Jeep
Inschrijving fietstocht in theater de Vest
Inschrijving hardlopen in theater de Vest
Inschrijving wandelen in theater de Vest
2.3 Bespreken locaties
Alle activiteiten starten vanaf het Canadaplein. De inschrijving vindt plaats in theater de Vest.
De locatie is besproken door Hylas en er zijn 3 tafels beschikbaar voor de inschrijving van de
wandelaars en fietsers.
2.4 Maken van inschrijfformulier / tekst voor op website
Voor de Vestloop verwijzen we naar de site van Hylas. Voor de wandeltocht kan via de site
van Duursportief vooraf ingeschreven worden. Voor de fietstocht is het alleen mogelijk om op
de dag zelf in te schrijven.
De deelnemers van de wandeltocht krijgen de keuze een pet of bidon. Tegen meerprijs
kunnen ze ook een t-shirt kopen. Inschrijven kost € 2,50; met shirt € 7,00. De herinnering
wordt direct bij inschrijving meegegeven.
De deelnemers aan de fietstocht krijgen een bidon beschikbaar gesteld. Deelnemers aan de
Vestloop krijgen een herinnering via de organisatie van de Vestloop, een T-shirt.
2.5 Bespreken materialen
Promotiemateriaal van de verenigingen: flyers bij de inschrijving neerleggen.
Vlaggen en doeken van Duursportief.
Routebeschrijving van de wandeltocht; op de route promotie voor Duursportief en de
verenigingen door de logo’s te vermelden. Ook moet het e-mail adres en de website op de
beschrijving komen voor informatie over Duursportief.
Routebeschrijving voor de fietstocht regelt Le Champion.
2.6 Vrijwilligers
Voor de inschrijving hebben we vrijwilligers nodig. We proberen dit zoveel mogelijk met het
bestuur en de verenigingen op te lossen.
3. Promotie
De promotie voor 13 mei gaat op verschillende manieren plaatsvinden.
Websites
Op de website van Duursportief komt de Duursportdag prominent naar voren.
Pers
Er komt een persbericht in de week van 13 april met de aankondiging van de dag. In dit
bericht wordt verwezen naar de website van Duursportief.
Het zal noodzakelijk zijn om meerdere persberichten op te stellen gezien de verschillende
activiteiten en doelgroepen die we willen bereiken.
1 algemeen persbericht over samenwerking tussen de evenementen
1 persbericht gericht op de wandeltocht; gericht op gezondheid/genieten
1 persbericht gericht op hardlopen; gericht op prestatie/gezondheid
Een vervolg persbericht in de week van 3 mei.
Op de dag zelf ook pers uitnodigen; Alkmaarsche Courant etc. Deze zal waarschijnlijk al
aanwezig zijn vanwege de Vestloop.
Digitale lichtkrant Alkmaar
Bij 3 ingangen van de stad Alkmaar staan digitale lichtkranten. Hier wordt reclame op
gemaakt voor de Duursportdag. Kosten: € 350,- voor 14 dagen.
Poster / flyer
Er worden posters en flyers voor de Duursportiefdag gemaakt; 250 posters en 2500 flyers.
Verspreiding gaat via de atletiekverenigingen, bij de Brijderloop en scholen.
Verenigingen
De deelnemende verenigingen kunnen het persbericht op de website plaatsen. Daarnaast
andere (commerciëlere) sites met kalenders voor fiets, hardloop en wandelevenementen. Dit
kost niets en het effect is onbekend.
Uitnodigingen
We versturen geen specifieke uitnodigingen.
Nieuwsbrieven via mail
Veel organisaties maken gebruik van nieuwsbrieven via de mail. Hiervan kan gebruik
gemaakt worden voor promotie van de Duursportdag:
Le Champion ledenbestand
Nieuwsbrief van Duursportief
Nieuwsbrieven van de verenigingen
Advertenties
Advertenties worden geplaatst:
- Zondagskrant Alkmaar en Schagen
- NHD
Driehoeksborden
In Alkmaar worden driehoeksborden geplaatst van 3 mei t/m 16 mei met posters op A0
formaat.
Ludieke Promotiemiddelen
Verloting onder deelnemers aan de Vestloop, Wandeltocht en fietstocht met als hoofdprijs 2
fietsen, verder hartslagmeter, een paar schoenen, een GPS apparaat en een runningset.
4. Acties voor 13 mei
We kunnen nog gebruik maken van de bidonnen en de petten van Duursportief voor de
wandelaars. Bidonnen voor de fietsers via Theo Schilder.
Wat te doen bij eventuele calamiteiten:
Overleg met werkgroepleden en voorzitter in geval van calamiteit.
21 mei
8.00 uur Opbouw bij Canadaplein en de Vest
In samenwerking met Hylas zal de inschrijving opgebouwd worden.
9.00 uur Inschrijving voor fietstocht
De inschrijving voor de fietstocht wordt volledig door Le Champion afgehandeld.
10.00 Inschrijving wandeltocht
Vanaf 10.00 worden de deelnemers verwacht. Er zijn 3 personen, verantwoordelijk voor de
inschrijving van de deelnemers voor de wandel. De wandelaars ontvangen een
routebeschrijving en een herinnering.
11.00 Inschrijving Vestloop.
Voor de Vestloop regelt Hylas de inschrijving.
Opruimen
Nadat de inschrijving afgerond is, om 13.00uur, moet er nog opgeruimd worden. Hierbij kan
iedereen die nog aanwezig is helpen.
5. Acties na 13 mei
Terugbrengen van materialen
6. Evaluatie
Volgt na 13 mei.
7. Actielijst
Wat
Wanneer
(deadline)
Wie
Status
Bepalen programma
Locatie bepalen
Materialen bestellen:
Herinneringen?
Tekst op website
Persbericht versturen naar media
Persbericht naar verenigingen in de omgeving
Persbericht naar websites
Vrijwilligers regelen
Advertentie; poster en flyer samenwerken met Hylas
Telefoonlijst maken met belangrijke nummers
Verzekering voor evenement / aansprakelijkheid
Lijst maken van voorinschrijvers
Mail naar bestuursleden met laatste aandachtspunten
Briefjes verloting voorinschrijvers
Inschrijfbriefjes wandeltocht en Vestloop meenemen
Wisselgeld regelen meeliften op Vestloop
Routebeschrijvingen wandeltocht meenemen
Bidons meenemen naar inschrijving
Caps meenemen naar inschrijving
Vlaggen meenemen naar inschrijving
Indien nodig Calamiteitenoverleg vooraf
Calamiteiten op de dag zelf: David bepaalt welke actie er
genomen wordt.
9.00 – 13.00 uur inschrijving en start fietstocht
9.00 uur Opbouw tafels en promotiemateriaal
10.00 uur Inschrijving deelnemers
20 maart
20 maart
Werkgroep
Werkgroep
Akkoord
Akkoord
Akkoord
1 april
1 april
10 april
10 april
10 april
10 mei
1 april
10 mei
10 mei
11 mei
11 mei
11 mei
13 mei
11 mei
12 mei
12 mei
12 mei
12 mei
13 mei
David
David
David
David
David
David
David
David
David
David
David
David
David
David
David
David
David
David
David, Peter
en Marina
13 mei
13 mei
13 mei
Le Champion
David
Marijke, Peter,
Marina
10.00 – 13.00 uur Start wandelen
12.00 uur Start Vestloop
13.00 uur opruimen inschrijving
13 mei
13 mei
13 mei
Hylas
Akkoord
Akkoord
Akkoord
Akkoord
Akkoord
Akkoord
Akkoord
Akkoord
Nvt
Akkoord
Akkoord