Incidentenprotocol

INCIDENTENPROTOCOL SVG
Meldplicht SVG
De reclassering is verantwoordelijk voor het tijdig en correct op de hoogte brengen van het
ministerie van Veiligheid en Justitie aangaande incidenten die betrekking hebben op de
reclassering. Per 1 september 2010 meldt de reclassering incidenten rechtstreeks aan de
bewindslieden te melden. Daarnaast worden ook de afdeling Voorlichting van het ministerie,
DFORZO, en onder andere de Inspectie VenJ op de hoogte gebracht.
De SVG werkt met een incidententeam dat zich heeft gespecialiseerd in het 24/7 op de
hoogte houden van het ministerie inzake incidenten die de reclassering en dus de
staatsecretaris raken. Het incidententeam werkt onder eindverantwoordelijkheid van de
directeur SVG en wordt gecoördineerd door Ilonka Verkade. Het team is 24 uur bereikbaar,
werkt in wisseldiensten en doet de functie naast de eigen baan bij een van de van de SVGinstellingen.
Het team beschikt over een vast incidenten telefoonnummer 06-46767356 waarmee altijd
eerst contact gelegd dient te worden. Daar een teamlid ofwel eens in gesprek kan zijn, of
even kort niet te bereiken kan zijn, is het de bedoeling dat de melder een bericht inspreekt.
Men wordt in principe binnen een half uur teruggebeld. Indien je niet binnen een half uur
wordt terug gebeld en is niet opgenomen, kan men contact opnemen met Ilonka Verkade op
nummer 06-46789911. Zij is tevens 24/7 bereikbaar.
Naast de incidententelefoon beschikt de SVG tevens over een mailadres
[email protected] voor het incidententeam. Dit mailadres dient enkel op
afspraak met een teamlid van het incidententeam gebruikt te worden. Het is niet de
bedoeling dat men op eigen initiatief meldingen gaat versturen naar dit adres. Meld dus
nooit zonder afspraak incidenten melden via de mail!
De leden van het team melden rechtstreeks aan de bewindslieden en onderhouden nauw
contact met het ministerie van Veiligheid en Justitie en zo nu en dan met de Inspectie VenJ.
Er wordt op uniforme wijze gemeld, waarmee de tijdigheid en de kwaliteit van de meldingen
is geborgd. De meldingen van het team voldoen aan de kwaliteitseisen. Zij kunnen dit echter
alleen waarmaken als de instellingen zich houden aan de in dit protocol beschreven
werkwijze van het melden aan het incidententeam.
Incidententelefoonnummer:
Incidententeam coördinator:
06-46767356
06-46789911
Mail (alleen gebruiken op afspraak): [email protected]
Definitie van een incident ;
 Onttrekkingen en/of overtredingen die door de reclassering aan het KLPD moeten
worden gemeld. Het betreft hier incidenten met tbs-ers met voorwaarden,
proefverlof en voorwaardelijke beëindiging van tbs met dwangverpleging.
 Kans op/ verdenking van ernstige recidive ( met name gewelds- of zedenmisdrijf) van
een cliënt onder toezicht van de reclassering.
 Berichten in de media over cliënten of personeel van de instelling
 Misstanden bij de uitvoering van de reclasseringswerkzaamheden als bijvoorbeeld
fraude bij taakstraffen.
 En verder bij twijfel… altijd contact opnemen!
Landelijke werkwijze melden van incidenten aan de SVG;
• Een medewerker signaleert een incident, of een situatie die tot een incident zou
kunnen gaan leiden.
• Deze meldt dit direct bij de leidinggevende. Indien deze niet direct beschikbaar is
dient de werker contact te zoeken met een andere leidinggevende of anders dient
hij/ zij zelf contact op te nemen met het incidententeam. Van belang bij het melden
is de tijdigheid.
• Die beoordeelt in eerste instantie of het een incident betreft waarvan het ministerie
op de hoogte gebracht dient te worden.(conform de definitie van een incident)
• De leidinggevende is verantwoordelijk voor de melding aan de SVG.
• Deze, of een medewerker in opdracht van de leidinggevende, neemt contact op met
het incidententeam via de incidententelefoon.
• In contact met het incidententeam, wordt afgesproken of, en wat er op welke wijze
gemeld dient te worden en welke aanvullende stukken nodig zijn om tot een goede
melding te komen.
• De leidinggevende en degene die inhoudelijk goed op de hoogte is van het incident
blijven telefonisch bereikbaar voor het incidententeam(ook buiten kantoortijden).
• Het incidententeam is verantwoordelijk voor het melden aan het ministerie van
Veiligheid en Justitie, middels een ander format en een meer ambtelijke benadering,
dan het meldingsformulier dat de instellingen gebruiken.
• Het incidententeam koppelt eventuele vragen van het ministerie of de inspectie over
het incident terug aan de meldende instelling, en neemt de beantwoording voor zijn
rekening. In heel specifieke zaken wordt ervoor gekozen op te schalen naar
directieniveau.
• Vragen vanuit de pers, of andere partijen dienen altijd aan het incidententeam
gemeld te worden. Zij kunnen doorverwijzen naar de afdeling voorlichting van het
ministerie of de directie van de SVG. Het beleid van de SVG is dat er nooit door
instellingen over een specifieke casus met de pers wordt gesproken, mits heel
bijzondere situaties en altijd in overleg met de directie SVG.
• Indien er sprake is van belangrijke vervolginformatie over een eerdere melding, zoals
een cliënt die is aangehouden na een onttrekking TBS, dient het incidententeam
direct telefonisch op de hoogte gebracht te worden. Dit geldt tevens voor
bijvoorbeeld het op een later tijdstip overlijden van een slachtoffer die in een
melding is genoemd.
Meldformulier
In de bijlage zit het meldingsformulier voor de instellingen. Vul deze in conform de
voorbeeld beantwoording. Het is van groot belang dat het formulier zo volledig mogelijk
wordt ingevuld. Mochten er problemen ontstaan bij het invullen van het formulier kan altijd
contact opgenomen worden met het incidententeam.
Ondanks dat het formulier om uitgebreide informatie vraagt blijft het van belang, in verband
met de tijdigheid, om zo snel mogelijk het formulier volledig in te vullen en volgens afspraak
te verzenden naar het mailadres van het incidententeam. Het incidententeam kan tevens
vragen om aanvullende stukken zoals een advies of een uitdraai van het UJD.
Meld procedure SVG geïntegreerd in de bestaande protocollen voor meldingen
De werkwijze voor het melden van incidenten aan de SVG dient geïntegreerd te zijn in de
bestaande protocollen binnen de instellingen voor het melden en afhandelen van incidenten
met de ketenpartners. (OM, KLPD en dergelijke) Het melden aan de SVG dient te gebeuren
nadat de er overleg is gepleegd met de ketenpartners. De informatie over de acties die reeds
zijn ondernomen dienen in het meldformulier te worden opgenomen. In gevallen waarbij er
veel tijd overheen gaat voordat er actie wordt ondernomen door het OM of de KLPD, dient
de melding aan de SVG toch direct gedaan te worden.
Omgang met de Media
Contact met de media verloopt altijd via het incidententeam van de SVG. Zij maken in
overleg met de directie SVG en/ of de betreffende directie of Raad van Bestuur de afweging
of en hoe er met de media wordt omgegaan.