Verslag 2005

VME Residentie Berkenhof
p/a Dhr. Vanhoucke
Naamsesteenweg 316A bus 14
3001
HEVERLEE
Residentie BERKENHOF
Heverlee, 7 mei 2005
Verslag van de Algemene Vergadering van woensdag 20 april 2005.
Plaats en tijdstip: Brasserie Voltaire, 20u00
Aantal aanwezige eigenaars : 11
Aantal volmachten met goedkeuring over de volledige dagorde : 6
Dhr. & Mw. Vertommen (AP6)
Fam. Dillen-Meynen (WOR)
Fam. Stas-Lambeets (ST20)
Multi Consult nv (ST9 + ST21)
Fam. Vervoort-Rens (ST17)
Aanwezige quotiteiten (incl. volmachten) : 8.474/10.000
Niet afgehaalde aangetekende zendingen (uitnodiging Algemene Vergadering) : 1
nv Panorama (WIL)
Verontschuldigd : 0
Dagorde:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Lezing en goedkeuring verslag vorige Algemene Vergadering (21/04/2004)
Conclusie comité van toezicht op controle boekhouding en register tot en met 31/12/2004
Financieel: huidige stand bank- en reserverekening
Bespreking toestand van de garagepoort
Herstelling van het raam in de garage
Doorgeven gegevens van huurders aan syndicus
Probleem huisvuil bewoners Residentie
Opkuis van de perkjes
Vermelding bijkomend contract veiligheid lift
Nachtlawaai appartement 11
Volgens artikel 19, hoofdstuk 3 van de basisakte is de vergadering geldig samengesteld om te kunnen beslissen
over de punten vermeld in de dagorde.
1.
2.
3.
4.
Dhr. Jacobs en Dhr. Michiels hebben vanaf 19u00 de boekhouding en rekeningen van Residentie
Berkenhof tot en met 31/12/2004 uitgebreid gecontroleerd. De Algemene Vergadering verleent
kwijting en décharge over het beheer tot en met december 2004. Voor de Algemene Vergadering van
volgend jaar zal er opnieuw een afspraak worden gemaakt met Dhr. Jacobs en Dhr. Michiels.
Eigenaars die daarbij aanwezig wensen te zijn kunnen dit kenbaar maken aan de syndicus zodat tijdig
een uitnodiging kan worden verstuurd naar de betrokken personen. Vanaf volgend jaar zal de controle
starten om 19u30.
Het verslag van de vorige Algemene Vergadering werd gelezen en goedgekeurd.
Herziening van enkele actiepunten zoals beschreven en besproken tijdens de vorige Algemene
Vergadering van 21/04/2004:
(a) Er werden nieuwe voorstellen gedaan om de mat in de inkomhal te vervangen. De syndicus zal
overgaan tot de aankoop en plaatsing van een mat.
(b) Zoals voorgesteld tijdens de vorige Algemene Vergadering werd het bedrag van het forfait
systeem verhoogd van €5 naar €10. Behalve de eigenaar van WIL (nv Panorama) voorziet
iedereen in een maandelijkse provisie. We hopen dat vanaf nu ook nv. Panorama zal overgaan tot
een maandelijkse provisie.
(c) De mogelijkheden werden nagegaan door de syndicus maar er werd niet overgestapt naar een
andere energieleverancier.
Er wordt vastgesteld dat de paaltjes op de parking die het parkeren op de verluchtingsroosters
onmogelijk maken constant omver worden gereden. Enkele voorstellen werden gedaan om dit
probleem op te lossen en er werd voor gekozen om de bestaande betonpaaltjes plat op de grond te
bevestigen. Op die manier zijn er slechts minimale kosten (b.v. bevestigingsmateriaal). Er zal worden
nagegaan of dit ook op langere termijn een oplossing biedt voor het probleem.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
De toestand van de garagepoort is reeds meerdere maanden zeer bevredigend. De nieuwe motor en
sterkere veren werken correct en na de aanpassing van de automatische openingstijd wordt het binnenen buitenrijden nu ook veiliger. Bij sommige gebruikers werkt de afstandsbediening echter niet altijd
even correct. Er werd beslist om daaraan niets te veranderen gezien de aanslepende problemen met de
poort in het verleden.
Het raam aan de inrit van de garage werd voorzien van een houten bekleding zodat het ongedierte nu
volledig tot het verleden behoort (zie DOKNR 490A+B).
De nood aan correcte informatie omtrent de gegevens van de huurders werd door de syndicus aan de
eigenaars overgemaakt. Er wordt gevraagd om nieuwe gegevens over huurders onmiddellijk over te
maken aan de syndicus.
Het bijkomend contract omtrent de veiligheid van de lift in het gebouw werd toegelicht door de
syndicus. Volgens de nieuwe veiligheidsvoorschriften is de Residentie verplicht om een
verantwoordelijke met bijhorend telefoonnummer in de lift te vermelden. De syndicus heeft echter
kenbaar gemaakt dat hij niet bereid is zijn persoonlijk telefoonnummer daarvoor te gebruiken. Daarom
werden verschillende mogelijkheden uitgebreid besproken tijdens de vergadering. Uiteindelijk werd
gekozen om over te gaan tot de aankoop van een (eenvoudige) GSM zonder bijhorende factuur. Het
nummer van dit toestel zal in de lift kenbaar worden gemaakt onder de naam “Vereniging van Medeeigenaars”. Op de voice-mail van de GSM zal verwezen worden naar de onderhoudsfirma Schindler
die 24u/24u bereikbaar is in geval van nood. Er zal door de syndicus worden nagegaan of Schindler
vrij toegang heeft tot het gebouw. Daarnaast zal de GSM gebruikt worden om praktische zaken te
regelen voor de Residentie indien nodig.
In het zaaltje van Brasserie Voltaire waar tot nog toe de Algemene Vergadering werd gehouden bleek
het nogal donker te zijn om op een comfortabele manier de boekhouding door te nemen. Rekening
houdend met de huurprijs (€75) en de korte afstand tot de Residentie zal de syndicus nagaan of een
nieuwe locatie voor de volgende Algemene Vergadering mogelijk en gewenst is.
Het probleem omtrent de verantwoordelijkheid en verzekering van de syndicus werd door Dhr. Maes
(ST4) op tafel gelegd. Er werd unaniem besloten dat iedere eigenaar een gedeelde
verantwoordelijkheid draagt in alles wat met de Residentie te maken heeft. Daarnaast zal de syndicus
nagaan of een aparte verzekering gewenst is om eventuele aansprakelijkheid of ongevallen te dekken.
Er werd de afgelopen maanden door verschillende bewoners meerdere keren geklaagd over
nachtlawaai hoofdzakelijk afkomstig van AP11. Dit probleem is niet nieuw en werd reeds tijdens de
vorige Algemene Vergadering besproken. De laatste weken werd er echter een toenemende
tevredenheid vastgesteld. De syndicus blijft dit probleem opvolgen en zal de eigenaars contacteren
indien nodig. Er werd wel door de syndicus aan de eigenaars gevraagd om dit probleem kenbaar te
maken aan hun huurders en dit steeds weer opnieuw als er nieuwe huurders komen.
Net zoals vorige jaren blijft er nog steeds een probleem met het huisvuil van sommige bewoners van
de Residentie. Ondanks de kalender in de inkomhal zijn er regelmatig bewoners die hun huisvuil aan
de verkeerde kant van de straat achter laten. Ook bewoners van de appartementen aan de overkant van
de straat storten hun huisvuil regelmatig aan de Residentie. Omdat er reeds een verwittiging is
gekomen van de politie moet dit probleem zo snel mogelijk worden opgelost. De syndicus hoopt
hierbij steun te krijgen van de eigenaars door hun huurders aan te sporen tot correctheid en
verantwoordelijkheid. Indien het probleem blijft duren zal de syndicus de politie contacteren om een
oplossing te vinden en eventuele gezamelijke sancties te vermijden.
Het probleem van de verwaarlozing van de perkjes aan de zijkant van de Residentie blijft nu al enkele
jaren aanslepen. Ondanks een herhaaldelijk schrijven en contacteren van nv Panorama (WIL) met de
uitdrukkelijke vraag de perkjes te onderhouden wordt er geen gevolg aan gegeven. Zelfs op het
voorstel van de syndicus om het probleem gezamelijk op te lossen werd door nv Panorama niet
ingegaan. In overeenstemming met art. VII.H “Groenzone” (p.18) van de basisakte is de eigenaar
echter verantwoordelijk voor de perkjes en moet deze instaan voor het onderhoud. Omdat nv
Panorama nooit gebruik heeft gemaakt van de mogelijkheden om in alle openheid een oplossing te
vinden werd unaniem besloten om vanuit de gemeenschap in het éénmalig onderhoud van de perkjes
te voorzien. De gemeenschap zal zelf kiezen voor de meest passende onderhoudsmethode en de
volledige kosten daarvan zullen worden doorgerekend aan nv Panorama. Dit doet echter niets af aan
de verplichting van nv Panorama om in de toekomst verder voor het onderhoud in te staan. Indien dit
niet gebeurt zullen bijkomende kosten aan nv Panorama worden aangerekend en dit telkens als de
gemeenschap dit nodig vindt.
De Algemene Vergadering werd in een positieve sfeer afgesloten omstreeks 21u50.
Robert Vanhoucke
Syndicus-beheerder Residentie Berkenhof