Overzicht deelnemers per onderzoeksdeel met status

donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
Handleiding - FedRbp
Registratie Uitbetaling Proefpersonen
Auteur: R.H. Dolfing/C.Sonneveld
Versie: 2.0.0
Datum: maart 2016
Afdeling Applicatie Ontwikkeling (AO)
Donald Smits Centrum voor Informatie Technologie
Pagina: 1
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
Contents
Introductie-Inleiding ................................................................................................................................ 3
1.
Schermopbouw binnen de applicatie.............................................................................................. 4
1a - Inlog scherm ................................................................................................................................. 4
1b - Deelnemer registratie .................................................................................................................. 5
1c - Schermopbouw............................................................................................................................. 7
2.
Onderzoeksbudget aanvragen ........................................................................................................ 8
2a - Uw 1e onderzoeksbudget / toegang tot de onderzoek registratie .............................................. 8
2b - Aanvragen onderzoeksbudget - start ......................................................................................... 10
2c - Aanvragen onderzoeksbudget - home ....................................................................................... 11
2d - Aanvragen onderzoeksbudget - budgetaanvraag ...................................................................... 12
2e - Aanvragen onderzoeksbudget – onderzoeksassistenten........................................................... 14
2f - Aanvragen onderzoeksbudget – onderzoeksdelen..................................................................... 14
3.
Registratie deelnemers ................................................................................................................. 16
3a - Registreren deelnemers bij een onderzoek – beheerd (geregistreerd) ..................................... 16
3b - Registreren deelnemers bij een onderzoek – onbeheerd (niet geregistreerd) ......................... 18
4.
Uitbetaling ..................................................................................................................................... 20
4a – Deelnemers controleren ............................................................................................................ 20
4b – Deelnemers accorderen ............................................................................................................ 23
4c – Deelnemers uitbetalen .............................................................................................................. 24
Pagina: 2
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
Introductie-Inleiding
De Rijksuniversiteit Groningen houdt regelmatig onderzoeken.
Een deelnemer aan een onderzoek ontvangt meestal een vergoeding. Deze vergoeding wordt
uitbetaald via een geautomatiseerd systeem.
Het gebruik van dit geautomatiseerde systeem zal de efficiency verhogen in het
betalingsproces rondom de proefpersonen. Proefpersonen worden niet meer contant
uitbetaald, maar alleen via een bankbetaling.
Om dit systeem te kunnen gebruiken moet de onderzoeker/onderzoeksassistent het onderzoek
aanmelden en goedkeuring vragen van een budgethouder. Hiervoor moet het onderstaande
proces worden doorlopen.
De applicatie is beschikbaar via website http://www.rug.nl/gai/fedrbp
De applicatie is opgebouwd uit een aantal functionaliteiten:
1. Registratie van potentiele deelnemers.
2. Aanvragen van een onderzoeksbudget (onderzoekers).
3. Beheren van de aangevraagde onderzoeksbudgetten (budgethouders).
4. Registratie en betaling van deelnemers aan een onderzoek.( onderzoekers en lab
assistenten).
Pagina: 3
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
1. Schermopbouw binnen de applicatie
1a - Inlog scherm
1. Afhankelijk van de rol kan een gebruiker anders inloggen.
- Geregistreerde deelnemers dienen hier in te loggen met een e-mail/wachtwoord
combinatie die ze bij de registratie via een e-mail hebben ontvangen.
- Heeft een deelnemer tijdens de registratie ook het account gekoppeld aan een ‘P’nummer of ‘S’-nummer dan moet met dat ‘P/S’-nummer worden ingelogd.
2. Alleen wachtwoorden van e-mail/wachtwoord gebruikers kunnen worden gereset.
De RUG ‘P/S’-nummer/wachtwoord combinaties worden centraal beheerd.
Neem in dat geval contact op met de service desk.
3. Iedereen die een rol binnen de applicatie vervult of moet gaan vervullen moet zich
registreren met de koppeling aan het Rug-account (budgethouders, onderzoekers &
assistenten).
Deelnemers zonder rol en/of functie kunnen zich registreren. Als u voor het eerst deelneemt
aan een onderzoek en u heeft zich niet vooraf geregistreerd, dan worden op dat moment uw
gegevens alsnog gevraagd en geregistreerd.
Onderzoek deelnameregistratie van geregistreerde deelnemers verloopt beduidend sneller.
( Zie 4a en 4b Registreren deelnemers bij een onderzoek.)
4. Download de handleiding als Word -document
Pagina: 4
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
1b - Deelnemer registratie
1- Beschikt u over een ‘P/S’-nummer vul deze gegevens dan hier in, de registratie wordt dan
gekoppeld aan uw Rug-account en u kunt inloggen met uw Rug-account.
2- Het IBAN rekening nummer dient te zijn geregistreerd binnen het SEPA gebied.
Dit zijn alle EU landen met een enkele aanvulling. De code wordt gecontroleerd op geldigheid
voor het betreffende land.
3- Als u de Nederlands nationaliteit met [Ja] beantwoordt is het veld Burgerservicenummer
(BSN) verplicht.
Pagina: 5
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
Indien u niet beschikt over een Rug-account of op dit moment niet wilt koppelen aan uw Rugaccount heeft is de vraagstelling/scherm opbouw afwijkend.
U kunt dan ook alleen inloggen met uw e-mail/wachtwoord.
Let op!: U kunt op een later moment in mijnProfiel alsnog uw Rug-account koppelen.
U kunt uw Rug-account echter niet ontkoppelen.
Bij beëindiging van de studie of aanstelling wordt de toegang tot deze registratie
geblokkeerd.
Na registratie ontvangt u een e-mail met bevestigingsinstructies.
Zonder bevestiging is uw registratie niet geactiveerd.
Pagina: 6
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
1c - Schermopbouw
1- Huidige gebruiker, uitloggen en schakelen tussen de talen.
2- Hier worden de functies getoond waarvoor u bevoegd bent op basis van uw rol/functie
binnen de applicatie.
3- Deze buttons werken altijd op de data-grid (5). [Wijzig] en [Verwijder] worden
geactiveerd nadat een regel in de data-grid is geselecteerd.
4- Deze buttons verschillen per scherm en worden geactiveerd afhankelijk van de context.
5- De data-grid bevat de geselecteerd gegevens. Door in een regel te klikken (de)selecteert u een regel.
6- Indien de resultaat set meer dan 1 scherm omvat kunt u hier bladeren.
Pagina: 7
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
2. Onderzoeksbudget aanvragen
Om een onderzoeksbudget te kunnen aanvragen moet u als deelnemer geregistreerd zijn en moet
uw registratie gekoppeld zijn aan uw Rug-account. Daarnaast is een eenmalige verificatie voor een
functie binnen de applicatie vereist. De toegang wordt verleent door de budgethouder waarbij u uw
budget wilt aanvragen, de communicatie verloopt per e-mail. Als de gewenste budgethouder niet
geregistreerd is kunt u de budgethouder vragen om dit alsnog te doen. CIT kan de budgethouder de
juiste bevoegdheden geven. Voordien kan de budgethouder niet geselecteerd worden.
Indien u al vaker een budget heeft aangevraagd of als assistent betrokken bent geweest bij een
onderzoek is onderstaande niet van u van toepassing.
U ziet dan in de menubalk naast [mijnProfiel] ook het menu item [Onderzoeken].
2a - Uw 1e onderzoeksbudget / toegang tot de onderzoek registratie
1- Zoals aangegeven, hier kunt u uw persoonlijke gegevens wijzigen.
2- Als dit uw eerste kennismaking is met deze applicatie, kunt u hier toegang aanvragen door
uw budgetaanvraag voor te leggen aan uw budgethouder.
Deze kan u toegang verlenen, zodat een budgetaanvraag kunt doen.
Pagina: 8
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
De gegevens van de aanvrager zijn van de ingelogde gebruiker. (deze worden overgenomen uit de
deelname registratie)
De aanvraag wordt per mail verstuurd naar de door u geselecteerde budgethouder.
Als de budgethouder uw aanvraag goedkeurt ontvangt u een e-mail.
U kunt daarna een onderzoeksbudget aanvraag invoeren.
Pagina: 9
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
2b - Aanvragen onderzoeksbudget - start
1- Via de button [mijnOnderzoeken] of het menu item [Onderzoeken] komt u in het aanvraag
scherm ( zie hieronder)
2- Met de button Handleiding-[Download] kunt u deze handleiding downloaden.
Pagina: 10
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
2c - Aanvragen onderzoeksbudget - home
1- Klik op button [Nieuw] om een aanvraag te registreren. Zie 2d
2- Klik op button [Onderzoeksassistenten] om een studenten en/of medewerkers te koppelen
die bevoegd zijn om een [Onderzoeksdeel] uit te voeren. Zie 2e
3- Klik op button [Onderzoeksdelen ] om een of meerdere onderzoeksdelen te specificeren. Zie
2f.
Geeft de status van de aanvraag weer :
= Aanvraag,
4-
= Inbehandeling,
= Goedgekeurd,
=Afgewezen.
geeft aan dat er geen onverwerkte deelnemers zijn, alles is Ok.
geeft aan dat er deelnemers geregistreerd zijn die nog niet geaccordeerd zijn.
5-
geeft aan of u bevoegd bent de budgetaanvraag te wijzigen. Bij een rode icon kunt u
alleen het [Onderzoeksdelen] scherm openen.
Pagina: 11
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
2d - Aanvragen onderzoeksbudget - budgetaanvraag
1- De eerste 3 posities van de projectcode worden bepaald door de gekozen faculteit.
De projectcode bestaat uit een getal van 9 posities, hiervan moet u er dus nog 6 invullen . Dit
is een aan u toegewezen projectcode.
2- Een korte omschrijving voor de betaalregistratie, niet de projectcode
3- Bedrag per deelnemer. Is dit geen vast bedrag laat dit dan op € 0,00 staan.
U kunt later bij aan het onderzoek geregistreerde deelnemers het bedrag handmatig
invullen. Deze aangepaste bedragen worden vermeld op de betaalstaat.
Pagina: 12
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
4- Punten per deelnemer. Is dit geen vast aantal is of niet van toepassing is laat dan 0,00 staan.
U kunt later bij aan het onderzoek geregistreerde deelnemers het aantal punten handmatig
invullen. De punten worden vermeld op de betaalstaat maar worden niet verwerkt door dit
systeem.
5- Het benodigde budget in €. Het is belangrijk dit zo nauwkeurig mogelijk te schatten.
Overschrijding wordt bij het aanmaken van de betaalstaat gemeld aan de budgethouder.
6- Indien u kiest voor [Opslaan] worden de aanvraag gegevens opgeslagen, maar de aanvraag
wordt nog niet verstuurd aan de budgethouder. De budget status blijft [Aanvraag].
Kiest u voor [Opslaan & aanvraag versturen] dan wordt de aanvraag per mail naar de
budgethouder verstuurd en wordt de budget status [In behandeling]
De aanvrager ontvangt het oordeel van de budgethouder per e-mail.
Bij een positief oordeel wordt de budget status gewijzigd in [Goedgekeurd] en kan
onderzoek in principe van start.
Let op:
U kunt een budgetaanvraag alleen verwijderen als er nog geen deelnemers zijn geregistreerd.
Als u een goedgekeurde budgetaanvraag verwijderd ( zonder dat er al deelname registraties zijn)
ontvangt de budgethouder hierover een mail.
Pagina: 13
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
2e - Aanvragen onderzoeksbudget – onderzoeksassistenten
Een onderzoeker kan onderzoeksassistenten toewijzen aan het onderzoek.
Onderzoeksassistenten zijn bevoegd om onderzoeksdelen te definiëren en een onderzoeksdeel te
leiden.
Om als onderzoeksassistent te kunnen worden toegevoegd moet deze als deelnemer met een
gekoppeld Rug-account zijn geregistreerd.
2f - Aanvragen onderzoeksbudget – onderzoeksdelen
Het komt voor dat een onderzoek over meerdere dagen of locaties wordt uitgevoerd.
Een deelnemer kan vaker aan een en hetzelfde onderzoek deelnemen, maar slechts een keer per
onderzoeksdeel. Bij de deelname registratie wordt hierop gecontroleerd. Heeft de deelnemer al
eerder deelgenomen aan een ander deelonderzoek van hetzelfde onderzoek dan wordt dat getoond.
Als een onderzoek over meerdere dagen of locaties is verspreid maar men kan maar een keer aan het
onderzoek deelnemen dan kan men volstaan met een deelonderzoek.
Pagina: 14
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
1- [Beheren]
Met deze functie kunt u deelnemers aan een onderzoek registreren en wijzigen.
Dit is dus ook registreren van deelnemers onder toezicht van een onderzoeksleider.
Ook deelnemers die via de [Onbeheerd] functie zijn ingevoerd kunnen hier worden gewijzigd
(Zie 3 voor deze registratiefunctie)
2- [Accorderen ]
Nadat de deelnemers [Beheerd] dan wel [Onbeheerd] (dit maakt geen verschil) zijn
geregistreerd moeten de deelnemers per onderzoeksdeel worden vrijgegeven voor betaling
.(geaccordeerd)
3- [Onbeheerd]
Met deze functie kunnen deelnemers zichzelf zonder toezicht van een onderzoeksleider als
deelnemer bij een onderzoek registreren.
Deze functie loopt over de inschrijfmodule en werkt als een kiosk, zodra de functie wordt
beëindigd moet opnieuw worden ingelogd.
4- Het status veld geeft aan of er nog onbetaalde deelnemers zijn.
Nadat het accorderen voor het betreffende onderzoeksdeel succesvol is beëindigd wordt het
icon
gewijzigd in
.
Pagina: 15
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
3. Registratie deelnemers
3a - Registreren deelnemers bij een onderzoek – beheerd (geregistreerd)
Pagina: 16
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
1- Afhankelijk van de gekozen [Identificatie] worden andere opties getoond.
In alle gevallen wordt geprobeerd een match te vinden met de deelnemer gegevens in de
registratie. Dit is niet altijd mogelijk.
‘P/S-nummer’, ‘E-mailadres’ en ‘Rekeningnummer’ worden gecheckt door op de [Zoeken]
button te klikken.
Als een unieke match wordt gevonden dan worden de gegevens van de deelnemer direct
getoond .
Wordt er geen unieke match gevonden dan kunnen op dat moment de gegevens alsnog
worden ingevoerd. Bij een volgende registratie worden deze gegevens weer gebruikt.
2- De vergoeding kan nog worden aangepast.
[Opslaan] - Deze button slaat de gegevens op en retourneert naar de overzichtspagina met
deelnemers.
[Cancel] - Deze button retourneert naar de overzichtspagina met deelnemers zonder dat de
gegevens worden opgeslagen.
[Verder] - Klikken van deze button resulteert in een leeg het scherm waar een volgende deelnemer
kan worden ingevoerd.
Zoeken op basis van IBAN of Emailadres geeft de meeste kans op een directe match, zowel
geregistreerde als niet geregistreerde deelnemers worden gevonden. Zoeken op P/S-nummer
zoekt alleen in de met geregistreerde deelnemers.
Pagina: 17
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
3b - Registreren deelnemers bij een onderzoek – onbeheerd (niet
geregistreerd)
1- Afhankelijk van de gekozen [Identificatie] worden andere opties getoond.
Pagina: 18
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
In alle gevallen wordt geprobeerd een match te vinden met de deelnemer gegevens in de
registratie.
Ingeval van een ‘P/S-nummer’ en ‘E-mailadres’ worden deze gegevens eerst gecheckt door
op de [Valideer] button te klikken.
Hierbij worden alleen geregistreerde deelnemers doorzocht.
Ingeval van ‘Bankrekening’ wordt gezocht in alle deelnemers in de deelnemer registratie
naar een match op het bankrekeningnummer.
Wordt er geen unieke match gevonden dan kunnen op dat moment de gegevens alsnog
worden ingevoerd. Bij een volgende registratie worden deze gegevens weer gebruikt.
2- De vergoeding kan niet worden aangepast.
3- Klikken op de button [Einde sessie] zorgt ervoor dat er wordt uitgelogd.
[Opslaan] - Klikken van deze button zorgt ervoor dat de gegevens worden opgeslagen en resulteert
in een leeg het scherm waar een volgende deelnemer kan worden ingevoerd.
[Cancel] - Klikken van deze button zorgt ervoor dat de reeds ingevoerde gegevens worden
verwijderd en resulteert in een leeg het scherm waar een volgende deelnemer kan worden
ingevoerd
Pagina: 19
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
4. Uitbetaling
4a – Deelnemers controleren
Totaal overzicht per onderzoeksdeel
1- Accorderen werkt per onderzoeksdeel !
2- Een uitroepteken
geeft aan dat er niet geaccordeerde deelnemers zijn.
3- Klik op [Beheren] voor een overzicht van de deelnemers aan het betreffende
onderzoeksdeel.
Overzicht deelnemers per onderzoeksdeel met status
geaccordeerd /
niet geaccordeerd.
Pagina: 20
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
1. Reeds geaccordeerde deelnemers kunnen niet meer worden gewijzigd. Dit zijn de
deelnemers waarbij een
in de laatste kolom staat.
2. Niet betaalde deelnemers
kunnen nog worden gewijzigd. Selecteer de regel van de
deelnemer en klik op de button wijzigen.
Controleer de lijst van onbetaalde deelnemers alvorens deze te accorderen. Dit zijn de deelnemers
waarbij een
in de laatste kolom staat. Een eenmaal geaccordeerde deelname kan niet meer
worden aangepast.
Zie onderstaande schermen:
Pagina: 21
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
Pagina: 22
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
4b – Deelnemers accorderen
1- Selecteer het onderzoeksdeel dat gecontroleerd is en waarover geaccordeerd moet worden. Klik
op de button [Accorderen].
Er wordt een spreadsheet aangemaakt met de naam [FedRbp-Acc-xxx.yyyyyy(z).xlsx]
[xxx = faculteitcode, yyyyyy = projectcode, z=volgnummer]
De spreadsheet is bedoeld voor de faculteitsadministratie.
Opmerking:
 Tijdens het accorderen van de deelnemers wordt er een e-mail verstuurd naar [email protected] waarbij wordt aangegeven dat er onbetaalde deelnemers zijn voor het
betreffende project.

Als het totaal van de betalingen het toegekende budget overschrijd ontvangt de
budgethouder hiervan melding middels een e-mail.
Pagina: 23
donald smits centrum voor
informatie technologie
applicatie
ontwikkeling
4c – Deelnemers uitbetalen
FSSC-Corporate zorgt voor de uitbetaling van de geaccordeerde deelnemers.
Globaal loopt het proces als volgt :
1234-
FSSC ontvangt de attendering e-mail als er een onderzoeksdeel wordt geaccordeerd .
De betaalstaten worden door FSSC centraal uitgedraaid.
FSSC vraagt fiat voor betaling aan de betreffende faculteitsadministratie.
Het cluster Corporate zorgt voor betaling binnen enkele werkdagen. Betaling wordt 3
keer per week uitgevoerd.
Pagina: 24