Reglement erkenning en subsidiëring culturele verenigingen

Gemeentebestuur Hamme – Reglement erkenning en subsidiëring culturele verenigingen – versie 24/04/2013
Gemeentebestuur Hamme - Reglement voor de erkenning
en de subsidiëring van culturele verenigingen
Goedgekeurd door de gemeenteraad op 24 april 2013.
Artikel 1 - Algemene bepalingen
§ 1.
Het gemeentebestuur van Hamme kan jaarlijks subsidies verlenen aan de erkende culturele verenigingen van Hamme, binnen de perken van de kredieten voorzien op de begroting. Dat gebeurt na advies
van de gemeentelijke adviesraad voor cultuurbeleid van Hamme, hierna Cultuurraad genoemd. Indien
het gemeentebestuur dat advies niet volgt, dient het dit te motiveren.
§ 2.
De erkenning en de subsidiëring gebeuren volgens de voorwaarden die in dit reglement zijn vastgelegd.
§ 3.
Dit reglement geldt vanaf het werkjaar 2012-2013.
Artikel 2 - Toepassingsgebied
§ 1.
Dit reglement is enkel van toepassing op de plaatselijke culturele verenigingen. Hiermee worden de
verenigingen bedoeld die in Hamme actief zijn in één van de volgende gebieden: amateurkunstbeoefening met volwassenen, volksontwikkelingswerk met volwassenen, culturele vrijetijdsbesteding.
Ook de Cultuurraad zelf en de respectievelijke deelraden kunnen projecten ontwikkelen die voor
subsidie vatbaar zijn (zie art. 12 § 3).
§ 2.
Verenigingen die voor hun activiteiten al gemeentelijke subsidies ontvangen via een andere weg (bijv.
via sport-, jeugd-, welzijnsraad e.a.) of via de cultuurraad van een andere gemeente, kunnen voor deze
activiteiten geen subsidies meer ontvangen via dit reglement.
Artikel 3 - Erkenning en subsidiëring
§ 1.
Het college van burgemeester en schepenen beslist of een vereniging erkend wordt als culturele
vereniging en in aanmerking komt voor subsidies. Dat gebeurt na advies van de Cultuurraad. Binnen
de Cultuurraad kan hiervoor een werkgroep opgericht worden, die het advies voorbereidt.
§ 2.
Voorwaarden - Om erkend te worden en te blijven moet een vereniging:
-
haar zetel hebben in Hamme;
-
culturele activiteiten organiseren die openstaan voor de Hamse bevolking;
-
opgericht zijn door een privé-initiatief en geleid worden door privé personen, zonder nastreving
van beroepsdoeleinden of winstbejag.
§ 3.
Politieke partijen, vakbonden, mutualiteiten en beroepsverenigingen die culturele activiteiten
organiseren, kunnen via dit reglement niet gesubsidieerd worden.
§ 4.
Een vereniging komt in aanmerking voor erkenning mits het bewijs van 1 jaar werking te leveren.
Artikel 4 - Erkenningaanvraag
§ 1.
De vereniging moet jaarlijks, vóór 15 september, een aanvraag tot erkenning of een hernieuwing
hiervan indienen op het daartoe voorziene aanvraagformulier.
§ 2.
Bij de aanvraag tot erkenning en/of subsidiëring moeten de volgende documenten zitten:
1
-
de statuten of reglementen of, als die er niet zijn, de doelstellingen van de vereniging (enkel bij de
eerste aanvraag of bij wijziging);
-
de lijst van de bestuursleden (minimum 3) met hun naam en adres;
Gemeentebestuur Hamme – Reglement erkenning en subsidiëring culturele verenigingen – XX YYY 2011
-
de ledenlijst (indien die er is; aan de hand van een officieel document dat bijv. gehanteerd wordt
om een verzekering af te sluiten, neer te leggen bij de griffie van de rechtbank, enz.);
-
een beknopt verslag van het werkjaar (volgens model geleverd door de Cultuurdienst), dat loopt
van september tot augustus.
§ 3.
Vóór 31 december beslist het College van burgemeester en schepenen over de erkenning en de
subsidiëring van de vereniging.
§ 4.
Bij wijze van overgang worden alle verenigingen die lid waren op 15 september 2005 of wiens
lidmaatschap positief geadviseerd werd door de Cultuurraad vóór die datum, als lid voor werkjaar 2005
– 2006 beschouwd.
Artikel 5 - Voordelen van de erkenning
De erkenning als culturele vereniging geeft recht op:
-
gratis of tegen een verlaagd tarief gebruik van de gemeentelijke infrastructuur;
-
gebruik van materialen (podiumelementen, tentoonstellingspanelen, audiovisuele middelen, ...);
-
bepaalde logistieke ondersteuning vanuit de gemeente, indien hiervoor tijdig een aanvraag
toekomt bij het College van Burgemeester en Schepenen;
-
gratis publicatie van de publieke activiteiten in de evenementenkalender; evt. publicatie tegen
verlaagd tarief van de activiteit op de gemeentelijke pagina in het lokale advertentieblad (mits
uitdrukkelijk akkoord van de Cultuurraad);
-
een jaarlijkse subsidie op grond van onderhavig reglement.
Artikel 6 - Einde van de erkenning
Er komt een einde aan de erkenning van de vereniging:
-
wanneer de vereniging gedurende 2 opeenvolgende jaren geen activiteiten meer heeft ingericht die
betrekking hebben op het nagestreefde doel;
-
als de vereniging niet meer voldoet aan de voorwaarden gesteld in artikel 3, § 2. van dit
reglement.
Artikel 7 - Soorten subsidies
§ 1.
Er zijn vier soorten subsidies: forfaitaire, opdrachtsubsidies, werkingssubsidies en projectsubsidies.
§ 2.
Voor de projectsubsidies wordt maximaal 25% van het subsidiebudget gereserveerd; de rest wordt
verdeeld over de forfaitaire subsidies, de opdrachtsubsidies en de werkingssubsidies, waarbij het
principe van de balans wordt gehanteerd.
Artikel 8 - Forfaitaire subsidie
§ 1.
Verenigingen met grote uitrustingskosten (o.m. uniformen en kostuums, technische uitrusting zoals
instrumenten, vaandels, licht- en geluidsapparatuur, decor,… en auteursrechtelijk beschermde stukken
zoals partituren en tekstboeken) o.m. harmonies, fanfares, koren, toneel- en theaterverenigingen, e.d.
ontvangen een forfaitair bedrag, naargelang de aard van de vereniging; voor muziekmaatschappijen: €
700,00; voor toneelverenigingen: € 400,00 en voor koren en kleinere ensembles (woord, muziek en dans
met minder dan 20 actieve leden): € 200;
§ 2.
Om rekening te houden met de investeringen naargelang de grootte van de vereniging krijgen alle
verenigingen een variabel gedeelte in punten, gebaseerd op het aantal leden (het lidmaatschap wordt
bewezen aan de hand van officiële ledenlijsten zoals die gehanteerd worden voor het afsluiten van een
verzekering, het ledenregister van een vzw, enz.) waarbij de volgende puntenschijven gehanteerd
worden: minder dan 20 leden: 10 punten; van 21 tot 30 leden: 20 punten; van 31 tot 40 leden: 30
punten; 41 leden en meer: 40 punten.
2
Gemeentebestuur Hamme – Reglement erkenning en subsidiëring culturele verenigingen – versie 24/04/2013
Artikel 9 - Opdrachtsubsidies
§ 1.
Voor de volgende gemeentelijke opdrachten, telkens op 1 plaats en vast te leggen bij collegebesluit,
wordt een vergoeding gereserveerd:
-
§ 2.
€
€
€
€
€
150
100
200
400
200
voor deelname aan ‘Hamme Zingt’
voor het begeleiden van de optocht bij de dodenherdenking op 1 november;
voor het begeleiden van de optocht op wapenstilstanddag op 11 november;
voor het begeleiden van Prins Carnaval (Wuitensfeesten);
voor het verzorgen van een zomerconcert (max. 1 per deelnemende vereniging).
Indien er meerdere kandidaten zijn, heeft de vereniging die de activiteit gedurende de langste periode
niet verzorgde voorrang, indien dit geen uitsluitsel geeft, wordt door lottrekking beslist.
Artikel 10 - Werkingssubsidies
§ 1.
Elke erkende culturele vereniging kan een werkingssubsidie krijgen. Deze wordt toegekend op basis van
de activiteiten die zij ontwikkelde in het voorbije werkjaar, dat loopt van september tot en met
augustus. Activiteiten met beroepsdoeleinden of winstbejag komen niet in aanmerking.
§ 2.
Verdeling - Voor de werkingssubsidie wordt het saldo van het subsidiebudget (na het aftrekken van de
project-, de forfaitaire en de opdrachtsubsidies) verdeeld op basis van een puntenstelsel, uitgewerkt in
artikel 10. Uiteraard komen al gehonoreerde ‘opdrachtactiviteiten’ niet meer in aanmerking.
Volgens het puntenstelsel krijgt een activiteit een aantal punten naargelang de aard van die activiteit.
De waarde van een punt wordt bepaald door het totale bedrag van de werkingssubsidies te delen door
het totale aantal behaalde punten van alle verenigingen samen. De uitkomst van deze deling is de
waarde van één punt. Iedere erkende culturele vereniging krijgt een subsidie toegekend ter waarde van
het aantal punten dat zij heeft behaald.
§ 3.
De toekenning van punten op basis van de activiteiten van een vereniging is erop gericht de
meerwaarde van die activiteiten voor de Hamse gemeenschap te honoreren. Daarom wordt niet voor
elke soort van activiteit eenzelfde puntenaantal toegekend.
§ 4.
Een aanvraag voor werkingssubsidie dient te gebeuren vóór 15 september volgend op het werkjaar.
Hiertoe vult de vereniging een daartoe voorzien evaluatieformulier in, waarop zijzelf haar puntentotaal
bepaalt. Bij het evaluatieformulier voegt de vereniging:
-
een activiteitenverslag;
alle mogelijke materiaal (o.a. uitnodigingen, affiches, folders, krantenknipsels, tijdschrift, lijst van
abonnees, aankondiging in de Cultuurkrant,...) dat bewijzen aanbrengt voor de vermelde
activiteiten; wanneer deze ontbreken zal de bedoelde activiteit geen punten opleveren;
§ 5.
Het College van burgemeester en schepenen stelt een ambtenaar aan die instaat voor de praktische
toepassing van dit reglement. Alle bewijsstukken en inlichtingen die hij noodzakelijk acht voor de
vervulling van zijn opdracht dienen hem door de subsidievrager verstrekt te worden.
§ 6.
De voornoemde ambtenaar legt de resultaten voor aan de Cultuurraad die hierover advies uitbrengt aan
het College van burgemeester en schepenen.
§ 7.
Na goedkeuring van de begroting laat het College van burgemeester en schepenen de subsidies zo vlug
mogelijk uitbetalen.
Artikel 11 - Puntenstelsel
§ 1.
Omkaderingsactiviteiten
§ 1.1 deelname van een vereniging aan een klasseringtornooi of het behalen van een prijs
tijdens een provinciale of nationale wedstrijd:
20 punten
§ 1.2 uitgave van een tijdschrift of publicatie met educatieve waarde:
- van 0 tot 16 bladzijden:
10 punten
- van 17 tot 32 bladzijden:
- van 33 tot 64 bladzijden:
50 punten
- meer dan 64 bladzijden:
§ 1.3 beschikken over een geactualiseerde website; datum laatste update meedelen:
§ 2. Cultuurscheppende of -spreidende activiteiten
3
25 punten
100 punten
20 punten
Gemeentebestuur Hamme – Reglement erkenning en subsidiëring culturele verenigingen – XX YYY 2011
§ 2.1 de vereniging brengt met eigen leden een publiek optreden op het vlak van
podiumkunsten (muziek, woord en dans), film of diamontage:
voor de tweede uitvoering van dezelfde productie:
vanaf de derde en tot max. de 10de voorstelling van dezelfde productie:
20 punten
10 punten
5 punten
§ 2.2 de vereniging brengt zelf een publiek optreden op het vlak van
podiumkunsten, film of diamontage, in opdracht van een derde:
vanaf de tweede en per voorstelling (met hetzelfde programma):
10 punten
5 punten
§ 2.3 de vereniging organiseert een publiek optreden op het vlak van podiumkunsten
uitgevoerd en verzorgd door derden (m.u.v. verenigingen die dit tot doel hebben;
deze worden betoelaagd volgens § 4.1):
vanaf de tweede uitvoering en per voorstelling:
10 punten
5 punten
§ 2.4 de vereniging organiseert een film/diavertoning voor het brede publiek:
vanaf de tweede voorstelling, per voorstelling:
§ 2.5 de vereniging organiseert een zelfuitgewerkte tentoonstelling:
- met een bijbehorende, geïllustreerde catalogus
- indien buiten Hamme georganiseerd: totaal aantal punten X 50%
4 punten
2 punten
10 punten
+ 10 punten
§ 3. Cultuurbewarende activiteiten
§ 3.1 de vereniging doet aan cultuurbewarende activiteiten en organiseert minstens één activiteit
per jaar waarbij de geschiedenis van de plaatselijke cultuur en het verenigingsleven aan de
bevolking getoond wordt:
- maximum 5 activiteiten subsidieerbaar, per activiteit:
10 punten
- met een bijbehorende, geïllustreerde catalogus
+ 10 punten
§ 3.2 de vereniging verzorgt op vraag van een derde een belangrijk onderdeel van een ruimer initiatief (maximum 5 activiteiten subsidieerbaar):
4 punten
§ 4. Activiteiten die cultuureducatie, -participatie of gemeenschapsvorming bevorderen
§ 4.1. de vereniging organiseert vorming (les, voordracht, studiekring, studiedag,…), educatieve of
recreatieve activiteiten (bezoek aan een tentoonstelling, deelname aan een uitstap, toneelof dansvoorstelling, concert, literair evenement, voordracht, debat, natuurexploratie, wedstrijd,
quiz, zoektocht, hobbytentoonstelling, kermis, e.d.) of is meer dan 5 X per jaar louter
organisator van podiumactiviteiten: max. 20 keer per jaar, per activiteit:
4 punten
§ 4.2. leden van de vereniging nemen deel aan cursussen van het deeltijds kunstonderwijs;
per leerling en per academiejaar:
4 punten
§ 4.3. één of meer leden nemen deel aan kader- of andere vorming door gekwalificeerde docenten
(attest als bewijs), met een maximum van 10 activiteiten subsidieerbaar; per activiteit:
4 punten
§ 5. Samenwerking
Wanneer verenigingen samenwerken om een grotere activiteit te kunnen realiseren, krijgt elke deelnemende vereniging 10 punten extra, mits het bewijs te leveren van deze bijzondere samenwerking.
Artikel 12 - Projectsubsidies
§ 1.
Een project is een uitzonderlijke of experimentele activiteit die een kwalitatieve meerwaarde betekent
voor de vereniging en/of de Hamse gemeenschap. Het kan gaan om een activiteit met een grotere
omvang of met een grotere uitstraling, een bijzondere jubileumviering (25 jaar of een veelvoud) of een
engagerende actie. Ze zijn gericht op ofwel: cultuurschepping, cultuurbewaring, cultuurspreiding en –
participatie, cultuureducatie of –overdracht, het bevorderen van de cultuurbeleving of de
gemeenschapsvorming (louter ‘ontmoeting’ is daarbij onvoldoende).
§ 2.
De projecten vinden plaats in Hamme of dragen bij tot de bijzondere uitstraling van de gemeente.
§ 3.
Projecten kunnen ontwikkeld worden door de Cultuurraad en voorgesteld worden ter uitvoering aan de
deelraden, of omgekeerd. Aan elk project op zich wordt een passende subsidie gekoppeld.
4
Gemeentebestuur Hamme – Reglement erkenning en subsidiëring culturele verenigingen – XX YYY 2011
§ 4.
Samenwerking tussen verenigingen is belangrijk, maar is op zich onvoldoende om een projectsubsidie te
bekomen. Ook samenwerking met verenigingen buiten de gemeente wordt gestimuleerd. Voor een
project kan een tijdelijke vereniging opgericht worden.
§ 5.
De initiatiefnemers zijn lokale, niet-commerciële organisatoren.
Artikel 13 - Verdeling projectsubsidies
§ 1.
Het maximum toegekende bedrag bedraagt per project: € 1.500,00 en is in elk geval beperkt tot het
verlies en tot 50% van de totale kosten.
§ 2.
De projectsubsidies worden toegekend tot uitputting van het voorziene bedrag.
Artikel 14 - Aanvraag projectsubsidie
§ 1.
De aanvraag voor een projectsubsidie moet duidelijk en concreet de doelstellingen, de planning en de
budgetraming (uitgaven én inkomsten) van het project vermelden. De aanvraag moet uiterlijk vóór 15
september voorafgaand aan het begrotingsjaar, ingediend worden. Aanvragen die later ingediend
worden, kunnen enkel gehonoreerd worden indien het budget dit toelaat (bij niet volledig opgebruiken).
§ 2.
Na 15 september zal het College van Burgemeester en Schepenen, op voorstel van de Cultuurraad, een
bepaald subsidiebedrag toewijzen aan elk goedgekeurd project. Op affiches, uitnodigingen, e.d. dient
de vereniging te vermelden dat de activiteit georganiseerd wordt met de steun van de gemeente
Hamme en de Cultuurraad. Dit kan door een vermelding en/of door het logo. Zo niet vervalt in principe
de subsidie. Afgewezen projecten krijgen hierover een verantwoording.
§ 3.
Binnen de twee maand na afloop van de activiteit moet de vereniging een kort verslag (met documentatie) over de resultaten indienen, samen met een financiële afrekening en de nodige bewijsstukken
(facturen, affiche, uitnodiging, persbericht, e.d.) en dit bij de Cultuurdienst, tegen ontvangstbewijs.
Artikel 15 - Soorten projecten
§ 1.
§ 2.
Een project van één vereniging is altijd in tijd beperkt én uitzonderlijk:
-
overstijgt de normale werking en dient een vernieuwend of schaalvergrotend aspect te bevatten;
-
komt ‘bovenop’ de normale jaarwerking en kan maximum 2 keer na elkaar worden ingediend;
-
moet zich richten tot een bepaalde doelgroep of een bepaalde cultuuruiting promoveren;
-
betreft bijv. de viering van een jubileum van een veelvoud van 25 jaar.
Een samenwerkingsproject (kan cyclisch zijn; jaarlijks, tweejaarlijks,…):
-
bevordert de samenwerking van verschillende verenigingen rond een bepaald initiatief;
-
overstijgt door zijn financiële of kwalitatieve eisen de mogelijkheden van één vereniging en maakt
samenwerking noodzakelijk;
-
gaat om een inhoudelijk initiatief dat de politieke, ideologische of filosofische strekking van de
deelnemende verenigingen overschrijdt.
§ 3.
Een startend initiatief is bedoeld voor verenigingen die hun aanvraag om erkenning hebben ingediend en
in de loop van de eerste twee werkjaren meteen al met een duidelijk geprofileerd initiatief een nieuw
facet aan het cultuurleven van de gemeente toevoegen.
§ 4.
Een project dat niet door een vereniging wordt ingediend:
-
maar door een groep cultureel actieve mensen die een éénmalig, interessant initiatief op het
getouw zet, zonder daarom formeel een vereniging te willen worden;
-
kan maar één keer een projecttoelage ontvangen - wie in aanmerking wil komen voor verdere
betoelaging dient een vereniging te vormen.
Artikel 16 - Uitbetaling
§ 1.
5
Na goedkeuring van het gemeentebudget laat het College van burgemeester en schepenen de basis- en
werkingssubsidies zo vlug mogelijk uitbetalen.
Gemeentebestuur Hamme – Reglement erkenning en subsidiëring culturele verenigingen – XX YYY 2011
§ 2.
De projectsubsidies worden uitbetaald na realisatie van het project en dit binnen de twee maand na het
indienen van de bewijsstukken. Eventueel kan de vereniging vragen dat maximaal 50 % van de subsidie
als voorschot uitbetaald wordt, mits duidelijke budgettering en voorlegging van facturen voor een
minimumbedrag van € 250,00.
§ 3.
De uitbetaling van deze subsidies heeft plaats overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen voor
de gemeentelijke boekhouding.
Artikel 17 - Betwisting
§ 1.
Bij betwisting over de erkenning of over de toekenning van subsidies is het mogelijk beroep aan te
tekenen. De vereniging die zich tekortgedaan voelt, richt daartoe een gemotiveerd bezwaarschrift aan
het College van burgemeester en schepenen, dat hierover advies vraagt aan de Cultuurraad.
§ 2.
Als het College van burgemeester en schepenen afwijkt van dit advies, dient het zijn beslissing te
motiveren.
Artikel 18 - Controle
§ 1.
Het College van burgemeester en schepenen kan ten allen tijde controle laten uitvoeren op de
besteding van de subsidies en kan daartoe alle wettelijke middelen aanwenden.
§ 2.
Als blijkt dat een vereniging onjuiste gegevens heeft verstrekt en daardoor onterecht een erkenning of
subsidies heeft gekregen, kan het College van burgemeester en schepenen de voorziene subsidies
terugvorderen. In elk geval verliest de vereniging voor de volgende vijf jaar haar erkenning en wordt zij
geschrapt voor subsidiëring in die periode.
Artikel 19 - Administratieve afwikkeling
Dit reglement is bindend vanaf de vijfde dag volgend op de bekendmaking zoals geregeld in art. 112 van de
nieuwe gemeentewet. Dit reglement wordt aan de toezichthoudende overheid toegezonden.
6