Basisgegevens Functiebenaming: Medewerker Informatiebeheer

Basisgegevens
Functiebenaming: Medewerker Informatiebeheer Registry
Dienstonderdeel/post: gPV NAVO Brussel
Functieniveau: 6 Rlok
Vertrouwensfunctie: VBG-A
Aantal uren: 37,5
Algemene karakteristieken en indicatief takkenpakket



Ondersteunt bij ontsluiten en beheren van digitale informatiebestanden.
Beantwoordt vragen en levert informatie binnen het taakgebied aan medewerkers binnen
de organisatie.
Werkt met verschillende ordenings- en ontsluitingsmethoden en –technieken en
documentaire structuurplannen.
Indicatief Takenpakket




Ondersteunt bij ontsluiten of beheren van digitale informatiebestanden t.b.v. medewerkers
van de geïntegreerde PV NAVO.
Verstrekt binnen de geldende kaders informatie aan belanghebbenden;
Zet NAVO/EU-documenten door naar resp. Min. BZ en Defensie via verschillende
geclassificeerde netwerksystemen.
Ondersteunt voorkomende werkzaamheden tijdens evenementen, oefeningen en crises.
Feitelijk Opgedragen Takenpakket
TAKEN EN RESULTAATGEBIEDEN
Omschrijving taken:
Informatiebeheer
 ontsluiten, beheren en beschikbaar stellen van e-documenten aan de medewerkers op de
geïntegreerde PV NAVO; doorzetten van NAVO-e-documenten naar het Ministerie van
Buitenlandse Zaken voor verdere distributie;
 doorzetten van NAVO/EU-e-documenten naar het Ministerie van Defensie;
 het inboeken, verspreiden, uitboeken en vernietiging van geclassificeerd materiaal het
(doen) vernietigen/overdragen van papieren archiefbescheiden;
 aanspreekpunt voor e-informatiesysteem Sofia;
 werkt met verschillende ordenings- en ontsluitingsmethoden en –technieken en
documentaire structuurplannen.
Algemene werkzaamheden
 verzorging inkomende en uitgaande koerierszendingen;
 het bewaken, bijhouden en aanvragen van diverse beveiliging gerelateerde aspecten,
waaronder security clearances en SPECOPS documenten;
 ondersteuning tijdens evenementen, oefeningen /crisis (CMX, ABLE STAFF);
 aanspreekpunt voor gebruikers ICT-middelen.
1
Omschrijving resultaatsgebieden:







De klant is effectief ondersteund; vragen/problemen/klachten met veelal een
gevarieerde diversiteit in problematiek, zijn tijdig behandeld of effectief doorgeleid;
informatie en instructie over nieuwe toepassingen zijn geleverd;
Aangeleverde (e-) documenten met een gevarieerdheid van diversiteit, zijn
beoordeeld, behandeld, geregisteerd, ontsloten en beschikbaar gesteld conform de
overeengekomen normen, regels of afspraken;
Relevanten contacten binnen de eigen organisatie en externe specialisten zijn
onderhouden en juist ingezet;
Werkzaamheden zijn beheerd en gereed gemaakt conform geldende kaders,
procedures en afspraken;
Beheer van installatie/apparatuur/ documentaire informatiesystemen en
informatiebeveiliging zijn conform normeringen, voorschriften en opdrachten;
Kennisdeling is geborgd;
Input is geleverd aan de verbetering van de werkprocessen binnen de organisatie.
WERKOMGEVING
De NAVO is een politiek-militaire organisatie op het gebied van veiligheid. Bij de NAVO
zijn 28 landen aangesloten, waaronder Nederland. De geïntegreerde Nederlandse Permanente
Vertegenwoordiging (gPV) bij de NAVO bestaat uit 35 personen. Een groot deel van de
ondersteunende staf bestaat uit lokale medewerkers, de meeste overige medewerkers zijn
afkomstig van de Nederlandse ministeries van Buitenlandse zaken en Defensie. Kerntaak van
de gPV is het vertegenwoordigen van Nederland in de Noord-Atlantische Raad en het Militair
Comite, en alle werkgroepen en comites die deze twee organen van advies voorzien en hun
opdrachten uitvoeren.
Het team waarin de Medewerker Informatiebeheer werkt, behandelt op dagbasis plm 150 eberichten die via verschillende geclassificeerde of open of geaccrediteerde informatiesystemen van verschillende organisaties worden ontvangen, en vervolgens door het team
geordend, zonodig geregisteerd en gedistribueerd worden.
De gPVNAVO zal in de loop van 2017 intrek nemen in het nieuwbouw hoofdkantoor te
Brussel op steenwordp afstand van de huidige accommodatie. Op het terrein bevinden zich
ook sportfaciliteiten en enkele winkels.
Informatie over de samenstelling van het team waarin gewerkt gaat worden:
Het team van de Registry van de gPVNAVO bestaat uit een uitgezonden medewerker vanuit
het Ministerie van Defensie en drie lokale aangetrokken collega’s. De voertaal binnen de gPV
is Nederlands, binnen de NAVO-organsiatie als geheel Engels. De dagelijkse aansturing
vindt plaats door de uitgezonden defensie-medewerker, formeel leidinggevende is het Hoofd
Interne Zaken Brussel, die ook de gesprekscyclus zullen uitvoeren.
Korte typering van de gezochte medewerker:
Hij/zij is collegiaal en een teamspeler. Hij/zij kan, zonder afstand te doen van een eigen
zienswijze, uitstekend in een team functioneren en dient bij uitzondering ook buiten
gebruikelijke kantooruren inzetbaar te zijn.
Hij/zij is meer allround geschoold en geïnteresseerd, dan een specialist op een van de
deelgebieden. De werkdruk is constant hoog. De medewerker heeft een goed gevoel voor
humor en kan goed relativeren.
2
Kennis & Vaardigheden
Werk- en denkniveau: MBO-niveau
Kennis en ervaringsniveau:
 Enige relevante werkervaring.
 Kennis op het gebied van e-informatiedienstverlening.
 Kennis op hoofdlijnen van wet- en regelgeving op het gebied van informatiebeheer.
 Kennis van de kerntaken, de opbouw van de organisatie, de stappen binnen het
beleidsproces en inzicht in de bijhorende informatiebehoefte.
 Onderhouden en binnen gestelde kaders beheren van verschillende e-ordenings,
classificatie’s en ontsluitingsmethoden en –technieken.
 Ervaring op het gebied van PC- en netwerksystemen en software.
 Kennis van de Engelse en bij voorkeur Franse taal.
Competenties:
 Klantgerichtheid
 Initiatief
 Integriteit
 Accuraat werken
 Zelfontwikkeling
 Stressbestendig
Contacten



Met collega’s binnen eigen organisatie en ministerie.
Met toeleverende bedrijven, waaronder beveiligingsinstallateur
Met facilitaire diensten NAVO-organisatie
Overige Opmerkingen
Vanwege de vertrouwelijkheid van de functie is het succesvol doorlopen van een Nederlands
veiligheidsonderzoek op VGB niveau A verplicht en een voorwaarde voor aanstelling en
dienstverband.
Nadere informatie over de functie: W.A.Andebeek email: [email protected]
3