Protocol Sociale Media Alzheimer Nederland

Protocol Sociale Media Alzheimer Nederland
Sociale media bieden kansen om te laten zien dat je trots bent op je werk en wat je als
organisatie allemaal doet. Dit kan bijdragen aan een beter imago bij vrijwilligers,
mantelzorgers, vakcollega’s etc. Voor Alzheimer Nederland kan het delen van informatie
en kennis met groepen leiden tot een beter beeld van de organisatieomgeving. Daardoor
is het mogelijk om beter te anticiperen op discussies, behoeften en vragen.
Gebruik van sociale media
Net als bij de opkomst van e-mail en internet in organisaties ontstaan nieuwe vragen bij
het gebruik van sociale media binnen organisaties. Privé- en werkgerelateerde zaken zijn
niet gemakkelijk te scheiden. Uitgangspunt is dat sociale media een waardevolle bijdrage
aan de organisatie kan leveren, zoals e-mail en internet dat ook hebben gedaan en nog
steeds doen. Bij nieuwe ontwikkelingen zie je vaker dat een aantal werkgevers en
werknemers vooral de bedreigingen ziet, anderen zien vooral de kansen. Om
verschillende denkbeelden over het gebruik van social media in organisaties niet te laten
leiden tot misverstanden is dit protocol ontwikkeld. Hierbij wordt een sterk beroep
gedaan op de eigen verantwoordelijkheid.
Enkele voorbeelden van wat er mis zou kunnen gaan:
• Op de werkvloer ontstaat discussie over de tijd die iemand op het werk besteedt
aan sociale media;
• Een leidinggevende vindt dat een medewerker zich te veel profileert via sociale
media en spreekt hem/haar daar op aan;
• Een medewerker twittert uit een vertrouwelijke bijeenkomst of heeft kritiek op de
eigen organisatie;
• Iemand wil op zijn privéblog over werkgerelateerde zaken schrijven en weet niet
goed of dat mag.
Het gebruik van sociale media kan dus bedreigingen met zich meebrengen. Het zou de
arbeidsproductiviteit kunnen verlagen. Een ander probleem is het niet gemakkelijk
kunnen scheiden van privé- en werkgerelateerde zaken. Belangrijker is echter dat het
gebruik van sociale media kansen biedt. Kansen om te laten zien dat je trots bent op je
werk en wat je als organisatie bewerkstelligt. Daarnaast kunnen we onze doelgroepen
sneller en directer informeren, nieuwe groepen mensen bereiken, onszelf stevig
positioneren als aanvoerder in de strijd tegen dementie en onze naamsbekendheid
vergroten.
Gedragscode
Algemeen
1. Alzheimer Nederland ondersteunt de open dialoog, de uitwisseling van ideeën en
het delen van kennis via sociale media. Medewerkers en/of vrijwilligers plaatsen
berichten op sociale media op persoonlijke titel, geschreven in de eerste persoon,
met respect voor het beeld-, auteurs- en citaatrecht.
2. Medewerkers en/of vrijwilligers zijn persoonlijk verantwoordelijk voor de inhoud
die ze, voor zover dat niet tot hun functie behoort, publiceren op blogs, wiki’s,
fora en andere sociale media. Zij zijn zich ervan bewust dat wat zij publiceren
voor langere tijd openbaar zal worden, met gevolgen voor hun privacy.
3. Medewerkers en/of vrijwilligers die publiceren op een site anders dan die van
Alzheimer Nederland over een onderwerp dat wel te maken kan hebben met
Alzheimer Nederland, maken kenbaar dat zij op persoonlijke titel publiceren.
Eventueel aangevuld met een disclaimer waarin staat dat het persoonlijke
standpunt niet overeen hoeft te komen met dat van de organisatie (m.n. bij
blogs).
4. Bij twijfel over een publicatie is het verstandig contact te zoeken met je
leidinggevende of de verantwoordelijke medewerker binnen het Team
Communicatie. Uiteindelijk is het helemaal je eigen verantwoordelijkheid wat je
post of publiceert. Het kan echter geen kwaad advies daarover in te winnen.
5. Medewerkers en vrijwilligers zijn zich bewust van hun relatie met Alzheimer
Nederland in online sociale netwerken. Als je actief bent als werknemer of
vrijwilliger, zorg je ervoor dat het profiel en de inhoud in overeenstemming is met
hoe je je in tekst, beeld en geluid zou presenteren ten overstaan van collega's,
vrijwilligers en klanten.
6. Probeer de eerste te zijn om je eigen fouten te corrigeren, zonder eerdere
berichten te wijzigen of te verwijderen. Vermeld daarbij dat jij degene bent die
het bericht wijzigt.
7. Medewerkers en vrijwilligers respecteren degene tot wie zij zich richten. Etnische
laster, persoonlijke beledigingen en obsceniteit zijn niet geoorloofd. De privacy
van anderen wordt gerespecteerd. Sociale netwerksites zijn niet geschikt om
onenigheden uit te vechten.
8. Medewerkers en vrijwilligers mogen geen vertrouwelijke en/of schadelijke
informatie verstrekken over projecten, medewerkers, vrijwilligers, klanten,
partners en/of leveranciers. Hierin wordt geen onderscheid gemaakt tussen
informatie over het product, de persoon en/of het bedrijf. Bij twijfel, neem contact
op met je leidinggevende of de daarvoor verantwoordelijke afdeling of persoon
van het landelijk bureau.
9. Alzheimer Nederland wil eerlijk en transparant zijn. Dit betekent dat er geen pr of
marketing onder een andere naam plaatsvindt, maar dat altijd de organisatie en
functie bekend worden gemaakt.
Medewerkers
10. Informeer de accountbeheerder binnen het Team Communicatie als je actief wilt
worden op Twitter en werkgerelateerd wilt twitteren.
11. Medewerkers van Alzheimer Nederland mogen actief zijn op sociale media mits
het werk er niet onder lijdt. Afhankelijk van de functie van een medewerker kan
het gebruik van sociale media meer of minder gewenst zijn. Leidinggevende en
medewerker maken hierover afspraken.
12. Medewerkers delen kennis en andere waardevolle informatie, mits die informatie
niet vertrouwelijk is en Alzheimer Nederland niet schaadt. Het gaat om kwalitatief
goede, professionele informatie. Je mag privéberichten wel met een privéaccount
plaatsen, maar wees je bewust van het effect op het imago van Alzheimer
Nederland. Sta daar bij elk bericht dat je plaatst even bij stil
Vrijwilligers
13. Als je als Alzheimer Café of regionale afdeling een Twitter-account wilt aanmaken,
gebruik dan de volgende instellingen:
• Naam: regionale afdeling ‘Alzheimer Nederland (naam regio)’ en voor een
Alzheimer Café ‘Alzheimer Café (plaats)’
Voorbeeld: Alzheimer Café Dronten / Alzheimer Nederland regio Breda e.o.
•
•
Gebruikersnaam (dit is de @naam): voor regionale afdeling
‘Alzheimer_(naam regio)’ en voor een Alzheimer Café ‘AC_(plaats)’
Voorbeeld: @AC_Dronten / @Alzheimer_Breda
Afbeelding: tot het moment dat we overgaan naar de nieuwe huisstijl
gebruiken Alzheimer Cafés het logo van het Alzheimer Café. Regionale
afdelingen gebruiken het logo van Alzheimer Nederland.
Bestuurders, managers, leidinggevenden
14. Bestuurders, managers, leidinggevenden en anderen die namens de organisatie
het beleid en de strategie van Alzheimer Nederland uitdragen, hebben een
bijzondere verantwoordelijkheid op het gebied van sociale media. Op grond van
hun positie moeten zij nagaan of zij op persoonlijke titel kunnen publiceren. Zij
zijn zich bewust dat medewerkers en/of vrijwilligers lezen wat zij schrijven.
Accountbeheerders
15. Minimaal één medewerker, en maximaal drie medewerkers van Alzheimer
Nederland beheren de sociale media accounts (LinkedIn, Twitter en Facebook). Zij
plaatsen onder andere content op de sociale media en bepalen of en wanneer de
berichten van anderen worden vermenigvuldigd (geretweet, geliked etc.). Zij zijn
alleen verantwoordelijk voor de inhoud van de tweets die op het account van
Alzheimer Nederland worden gepubliceerd.
16. Blogs en sociale netwerken die worden gehost door Alzheimer Nederland moeten
worden gebruikt op een manier die waarde toevoegt aan de
organisatiedoelstellingen van Alzheimer Nederland. Het moet eraan bijdragen dat
het moment van voorkomen of genezen van dementie sneller dichterbij komt, de
kwaliteit van leven nu en straks wordt verbeterd, meer mensen en middelen
worden geïnspireerd en gemobiliseerd en dat Alzheimer Nederland wordt versterkt
als aanvoerder van de strijd tegen dementie.