Tot op dit moment is dit document niet digitaal

2004.
Nr.
: 04.0098.
Dnst. : Griffie
Verslag van bevindingen commissie voor de
Rekeningen naar aanleiding onderzoek
jaarstukken 2003.
Leiden, 9 juni 2004.
Het onderzoek naar de jaarstukken 2003 van de gemeente Leiden is afgerond en de
Commissie voor de Rekeningen doet U in dit voorstel verslag van haar bevindingen.
Rapportage aan de Raad
Het rapport van bevindingen van onze Commissie, inclusief de aanbevelingen, is gericht aan
de Raad. Vragen over het rapport van bevindingen kunnen tijdens de raadsbehandeling op
17 juni aanstaande worden gesteld aan de voorzitter van de genoemde commissie.
Vervolgens is het aan de Raad te bepalen wat er met de uitkomsten van de
raadsbeschouwingen inclusief de aanbevelingen wordt gedaan. Mogelijke opties daarbij zijn
het vragen van een reactie (op onderdelen) aan het College van Burgemeester en
Wethouders of het meenemen van een aantal onderwerpen naar de bespreking van de
begrotingsbehandeling, dan wel het uitvoeren van een aanbeveling.
Rol raadscommissies
Dit jaar is er evenals vorig jaar voor gekozen de raadscommissies nadrukkelijk een rol te
geven in het onderzoek naar de jaarstukken. Op 11 mei hebben wij de jaarrekening
besproken met de accountant. De belangrijkste bevindingen uit dat gesprek heeft de
commissie aan de leden van de raadscommissies in een notitie dd 13 mei 2004 kenbaar
gemaakt.
In de periode 18 mei tot en met 3 juni hebben de beraadslagingen in de commissies
plaatsgevonden. De uitkomsten van deze beraadslagingen zijn meegenomen naar de
vergaderingen van onze Commissie op 8 juni j.l..
Bestudeerde stukken
De Commissie voor de Rekeningen heeft de volgende stukken betrokken bij haar onderzoek:
 De jaarrekening, inclusief bijlagen (stukken reeds in uw bezit)
 Accountantsrapport en de reactie van het College daarop (stukken reeds in uw bezit)
 Notitie van de griffie dd 27 april 2003 (stuk reeds in uw bezit)
 Notitie van de griffie inzake DZB (bijlage I)
 Notitie Beraadslagingen 18 t/m 3 juni mei 2003 (bijlage II)
 Brieven van de (sub)commissies DZB en RG over hun bevindingen (bijlage III)
 Antwoorden van de Diensten op de schriftelijk gestelde vragen naar aanleiding van
de jaarstukken (bijlage IV).
De nog niet in uw bezit zijnde bijlagen worden separaat toegezonden.
Bevindingen
Algemene indruk
2
In algemene zin wordt opgemerkt dat de verslaglegging is verbeterd ten opzichte van
2002.De leesbaarheid van de stukken is toegenomen. Er blijft nog wel een aantal
verbeterpunten over waaronder de relatie tussen cijfers en beleid. Dit is een duidelijk
aandachtspunt voor Raad en College bij de programmabegroting en jaarrekening zoals die
dit jaar verder worden ontwikkeld.
Rapport van bevindingen jaarrekening 2002
De Commissie voor de Rekeningen constateert met genoegen dat een groot deel van haar
aanbevelingen uit het rapport van bevindingen jaarrekening 2002 zijn opgevolgd. Mede
hierdoor laat de verslaglegging over 2003 een duidelijke verbetering zien. Wel wijst zij er op
dat de Raad nog geen afspraken met het College heeft gemaakt over de actieve
informatieplicht, al staat dit onderwerp wel binnen afzienbare tijd geagendeerd voor de
commissie Bestuur en Veiligheid.
Bespreking in de Commissies
In alle commissies is de jaarrekening geagendeerd en besproken. In tegenstelling tot vorig
jaar was de jaarrekening zelden het hoofdonderwerp op de agenda. De Commissie voor de
Rekeningen wil aandacht vragen voor de controlerende taak van de Raad, die bij uitstek
plaats dient te vinden bij de behandeling van de jaarrekening. Immers dan kan de Raad
controleren of hetgeen afgesproken was, ook is gerealiseerd. Onze commissie is dan ook van
mening dat volgend jaar de jaarrekening weer nadrukkelijk het hoofdonderwerp van de
agenda hoort te zijn.
Aanbeveling 1
De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad volgend jaar de behandeling van de
jaarrekening het hoofdonderwerp van de commissieagenda te laten zijn, zodat de
controlerende taak zo optimaal mogelijk kan worden uitgeoefend.
Informatievoorziening
De Commissie voor de Rekeningen constateert bedroefd dat het traject van
informatievoorziening vanuit het College naar aanleiding van vragen van raadsleden over de
jaarrekening dit jaar moeizamer is verlopen dan vorig jaar. Dit speelt met name bij de
commissies Ruimte en Groen en Onderwijs en Cultuur.
Aanbeveling 2
De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad het College nadrukkelijk te verzoeken
volgend jaar meer aandacht aan dit proces van informatievoorziening te besteden.
Weerstandsvermogen
De Commissie voor de Rekeningen is tevreden te constateren dat de financiële positie van de
gemeente Leiden ten opzichte van 2002 is verbeterd. Na het bestemmingsvoorstel van het
rekeningresultaat 2003 komt de concernreserve op de minimaal afgesproken € 10 mln.
Daarnaast constateert zij dat er nagenoeg geen claims meer op de concernreserve liggen,
hetgeen een verbetering is ten opzichte van 2002.
Toch leeft bij de Commissie voor de Rekeningen de vraag of de omvang van € 10 mln wel
voldoende is gezien de mogelijke risico’s die voortvloeien uit recente maatschappelijke
trends zoals de Wet Werk en Bijstand, de toekomstige Wet Maatschappelijke Ondersteuning
en toekomstige wijzigingen in de Wet Sociale Werkvoorziening.
3
Nr.
Dnst.
: 04.0098
: Griffie
Aanbeveling 3
De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad bij de begrotingsbehandeling 2005 de
hoogte van de concernreserve van de gemeente Leiden in haar beraadslagingen te
betrekken. Hierbij dient eveneens de risicoparagraaf worden te betrokken.
Concernbrede taakstellingen
De Commissie voor de Rekeningen constateert dat de algemene concernbrede taakstelling
“inhuur externen” opnieuw niet is gehaald. Aangezien deze taakstelling met ingang van 2004
is vervallen, komt de Commissie voor de Rekeningen niet met een aanbeveling op dit punt,
maar betreurt wel dat deze taakstelling niet is gerealiseerd in 2003.
Verbonden partijen.
De Commissie voor de Rekeningen vraagt evenals in 2002 aandacht voor de risico’s die
voortvloeien uit deelname aan verbonden partijen (dit zijn met name gemeenschappelijke
regelingen). De accountant heeft vastgesteld dat er binnen de gemeente Leiden
onvoldoende procedures en richtlijnen voorhanden zijn die moeten waarborgen dat de
administratieve organisatie en financiële administratie inzake participatie van de gemeente in
verbonden partijen op een juiste en adequate wijze worden ingericht en geïmplementeerd
Aanbeveling 4
De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad haar controlefunctie op het punt van
de verbonden partijen verder aan te scherpen. Hiervoor is een goede informatievoorziening
op zowel bestuurlijk als ambtelijk niveau, maar ook tussen bestuurlijke en ambtelijk niveau
van groot belang.
DZB
De Commissie Sociale Infrastructuur heeft een apart subcommissie ingesteld die de
ontwikkelingen rond de DZB nauw volgt. De jaarstukken van de DZB zijn uitvoerig besproken
in een vergadering van deze subcommissie.
De subcommissie constateert dat de geldende meerjarenraming zoals die is gepresenteerd in
de Perspectiefnota 2002 aan herziening toe is en dringt erop aan dat dit in elk geval bij de
begroting 2005 is gerealiseerd.
De handelswijze rond de bedrijfsreserve DZB en de reserve WSW heeft de subcommissie
verbaasd, met name het ontbreken van een toelichting in de jaarstukken op de voorgestelde
samenvoeging van beide reserves. De Commissie voor de Rekeningen heeft nogmaals met
de accountant gesproken over de vraag of de voorgestelde samenvoeging in
overeenstemming is met de geldende richtlijnen in de gemeente Leiden ten aanzien van
bedrijfsreserves, aangezien tot 2010 kapitaallasten van de huisvesting ten laste van deze
bedrijfsreserve worden gebracht. De accountant heeft aangegeven dat voor de
bedrijfsreserve DZB twee specifieke afspraken gelden, te weten:
1.
de hogere kapitaallasten van de huisvesting worden tot 2010 ten laste gebracht
van de bedrijfsreserve conform de afspraken met het Ministerie;
2.
op de reserve ligt een aanzienlijke taakstelling conform de besluitvorming van de
Raad bij de Perspectiefnota 2002.
Om als Raad de ontwikkelingen goed te kunnen volgen bij de DZB, adviseert onze Commissie
de Raad deze afspraken in een apart besluit vast te leggen.
4
Tot slot spreken de leden van de subcommissie hun zorgen uit over de stand van zaken rond
het begeleid werken en adviseert de Commissie voor de Rekeningen aan de raad voor te
stellen direct na de zomer aan het College een voortgangsrapportage op dit punt te vragen.
Aanbeveling 5
De Commissie voor de Rekeningen heeft met belangstelling kennisgenomen van de
beraadslagingen van de subcommissie en neemt haar aanbevelingen over. Concreet leidt dit
tot de volgende aanbevelingen:
Aanbeveling 5a
De Commissie voor de Rekeningen neemt de aanbeveling van de subcommissie over om het
College te verzoeken bij de begroting 2005 met een herziening van de meerjarenraming DZB
te komen.
Aanbeveling 5b
De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad de gehanteerde bepalingen in het
raadsvoorstel 02.0081 ten aanzien van de minimale en maximale hoogte van de
bedrijfsreserves niet van toepassing te verklaren op de bedrijfsreserve DZB. Tevens adviseert
zij de Raad in een besluit vast te leggen dat er twee afspraken gelden ten aanzien van deze
bedrijfsreserve. Enerzijds worden tot 2010 conform de afspraken met het Ministerie
kapitaallasten ten laste van deze reserve gebracht. Anderzijds ligt er een taakstelling op de
bedrijfsreserve conform de besluitvorming van de Raad bij de Perspectiefnota 2002.
Aanbeveling 5c
De Commissie voor de Rekeningen neemt de aanbeveling van de subcommissie over om de
Raad te adviseren aan het College in september 2004 een voortgangsrapportage rond het
begeleid werken te vragen.
Grondexploitaties.
Uit de informatieve bijeenkomst voor de Raad op 10 mei jongstleden is gebleken dat veel
leden van de Raad moeite hebben om hun controlerende taak voor het grondbedrijf te
kunnen uitoefenen, gezien de complexiteit van de materie. De Commissie Ruimte en Groen is
wel van mening dat de gegevens over de grondexploitaties duidelijk zijn gepresenteerd en
dat zij nog meer inzicht heeft gekregen in de positie van het Grondbedrijf dan bij de
behandeling van de jaarrekening 2002 het geval was. Wel valt te constateren dat de
gemeente Leiden mede door de slechte economische ontwikkelingen aanzienlijke risico’s
loopt met het grondbedrijf.
Aanbeveling 6
De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad de aanbeveling van de Commissie
Ruimte en Groen over te nemen om op 17 juni in te stemmen met de grondexploitaties als
hamerstuk.
Grotestedenbeleid
De Commissie Sociale Infrastructuur heeft haar zorgen uitgesproken over de onderuitputting
GSB-gelden. Verwezen wordt hierbij naar de opmerkingen van de accountant. Tevens is
geconstateerd dat er kanttekeningen kunnen worden gemaakt bij de meetresultaten
waardoor het voor de Raad niet met zekerheid is vast te stellen of doelstellingen worden
gehaald.
5
Nr.
Dnst.
: 04.0098
: Griffie
Indien de GSB-budgetten niet binnen de huidige convenantperiode worden uitgegeven, zal
de gemeente Leiden de budgetten terug moeten betalen aan het Rijk. Commissiebreed
wordt onderschreven dat dit een slechte zaak zou zijn.
Aanbeveling 7
De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad na het zomerreces opnieuw met het
College te spreken over de voortgang van het GSB, waarbij dan nadrukkelijk zal moeten
worden gerapporteerd of de voorgenomen activiteiten daadwerkelijk worden gerealiseerd.
Reactie College op het accountantsrapport
De Commissie voor de Rekeningen constateert tot haar genoegen dat uit de reactie op het
controlerapport van de accountant inzake de jaarrekening 2003 (B&W besluit 040588) blijkt
dat het College veel van de aanbevelingen van de accountant over neemt. In de reactie van
het College worden termijnen genoemd waarop een en ander wordt uitgewerkt.
Aanbeveling 8
De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad met het College in het kader van de
actieve informatieplicht af te spreken de Raad actief te informeren indien de genoemde
termijnen niet worden gehaald. Op deze wijze kan de Raad monitoren of de aanbevelingen
inderdaad worden opgevolgd.
Reserves en voorzieningen
De Commissie voor de Rekeningen heeft geconstateerd dat in de bijlage over de reserves en
voorzieningen niet eenduidig met de presentatie van de cijfers wordt omgegaan. In het ene
geval worden de bedragen afgerond op 1000-tallen, in het andere geval wordt het volledige
bedrag genoemd.
Aanbeveling 9
De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad het College te verzoeken volgend jaar
aandacht te besteden aan een eenduidige presentatie van de cijfers.
Garantstellingen
Naar aanleiding van de bespreking in de commissie Economie en Verkeer over de
garantstelling Pieterskerk heeft de Commissie voor de Rekening de wens uitgesproken dat
de Raad voorafgaande aan de algemene beschouwingen over de begroting 2005 een actueel
overzicht van garantstellingen ontvangt van het College. Dit overzicht kan dan betrokken
worden in de discussie over de hoogte van het weerstandsvermogen en de risicoparagraaf.
Onze commissie is van mening dat de garantstelling Pieterskerk in elk geval in de
risicoparagraaf thuis hoort.
Aanbeveling 10
De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad het College te verzoeken om uiterlijk 1
oktober 2004 een geactualiseerd overzicht van de garantstellingen van de gemeente Leiden
aan haar te verstrekken.
6
Aanbeveling 11
De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad de garantstelling Pieterskerk bij de
begroting 2005 in de risicoparagraaf op te nemen.
Drukken jaarstukken
De Commissie voor de Rekeningen is van mening dat de door de Raad vastgestelde
jaarstukken gedrukt behoren te worden. Tot op heden is het gebruikelijk dat de
conceptjaarstukken gedrukt en verspreid worden. Hierdoor worden eventueel door de Raad
besloten wijzigingen niet in de officiële publieksversie meegenomen. De Commissie voor de
Rekeningen stelt voor dit met ingang van 2004 te wijzigen.
Aanbeveling 12
De Commissie voor de Rekeningen adviseert de Raad met het College af te spreken dat met
ingang van volgende jaar de door de Raad vastgestelde jaarrekening wordt gedrukt.
Wij stellen uw Raad voor het hierna in ontwerp afgedrukte besluit te nemen.
Commissie voor de Rekeningen
de Secretaris,
de Voorzitter,
M. Ritzema
W. Bleijie
De Raad der gemeente Leiden;
Gezien het voorstel van de Commissie voor de Rekeningen (raadsvoorstel nr. 04.0098 van
2004);
B E S L U I T:
I. vast te stellen de in het voorstel genoemde aanbevelingen, te weten:
1. de behandeling van de jaarrekening 2004 het hoofdonderwerp van
de commissievergadering, waarin de jaarrekening wordt behandeld,
te laten zijn;
2. het College te verzoeken volgend jaar meer aandacht aan het proces
van informatievoorziening rond de jaarrekening te besteden;
3. bij de begrotingsbehandeling 2005 de hoogte van de concernreserve
bij de beschouwingen te betrekken;
4. de controlefunctie van de Raad op het punt van verbonden partijen
verder aan te scherpen;
5. het overnemen van de drie aanbevelingen van de subcommissie DZB
en expliciet te besluiten:
1. dat de bepalingen in het raadsvoorstel 02.0081 ten aanzien van
de minimale en maximale hoogte van de bedrijfsreserves niet
van toepassing zijn op de bedrijfsreserve DZB;
7
Nr.
Dnst.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
: 04.0098
: Griffie
2. dat conform de afspraak van het ministerie kapitaallasten van
de huisvesting ten laste worden gebracht van de bedrijfsreserve
tot 2010;
3. dat er een taakstelling op de bedrijfsreserve ligt conform
besluitvorming Perspectiefnota 2002;
het raadsvoorstel over de grondexploitaties (RV 04.0064) als
hamerstuk af te doen;
na het zomerreces met het College opnieuw te spreken over de
realisatie van het GroteStedenBeleid;
in het kader van de actieve informatieplicht de afspraak te maken
met het College dat de Raad actief wordt geïnformeerd over de
voortgang van het opvolgen van de aanbevelingen van de
accountant zoals gemeld in het B&W besluit 040588;
het College te verzoeken volgend jaar aandacht te besteden aan een
eenduidige presentatie van de cijfers in de bijlage reserves en
voorzieningen;
het College te verzoeken uiterlijk 1 oktober 2004 een geactualiseerd
overzicht van de garantstellingen te verstrekken;
de garantstelling Pieterskerk bij de begroting 2005 in de
risicoparagraaf op te nemen;
met ingang van de jaarrekening 2004 de door de Raad vastgestelde
jaarrekening te laten drukken.
II. het college van Burgemeester en Wethouders te verzoeken:
zoals
2003
1. volgend jaar meer aandacht te besteden aan het proces van de
informatievoorziening aan de raadsleden over de jaarrekening;
2. voor de begrotingsbehandeling 2005 een notitie voor te bereiden
over de gewenste hoogte van de concernreserve, waarbij de
risicoparagraaf wordt betrokken;
3. voor de begrotingsbehandeling 2005 met een herziening van de
meerjarenraming DZB te komen;
4. het besluit I.5 nadrukkelijk in rapportages waarin de bedrijfsreserve
DZB wordt genoemd, te vermelden;
5. voor de commissievergadering van Sociale Infrastructuur in
september 2004 te komen met een voortgangsrapportage over
begeleid werken;
6. voor de raadsvergadering in september 2004 te komen met een
rapportage over de feitelijke realisatie van het GSB;
7. de Raad actief te informeren over de voorgenomen activiteiten
beschreven in de reactie op de rapportage jaarrekeningcontrole
(B&W besluit 04.0588);
8. volgend jaar aandacht te besteden aan een eenduidige presentatie
van de cijfers in de bijlage over reserves en voorzieningen;
8
9. uiterlijk 1 oktober 2004 de raad een geactualiseerd overzicht te
verstrekken van de garantstellingen door de gemeente Leiden;
10. besluit I.11 in de begroting 2005 te verwerken;
11. met ingang van de jaarrekening 2004 de door de Raad vastgestelde
jaarstukken te drukken.
Gedaan ter openbare vergadering van 17 juni 2004
de Griffier,
de Voorzitter,
Dit raadsvoorstel is ongewijzigd vastgesteld in de vergadering van 17 juni 2004