Landhuis vergadering 11/09/2012 aanwezig: Andre, Ben, Marion

Landhuis vergadering 11/09/2012
aanwezig: Andre, Ben, Marion, Frans, John, Bart, Aurora, Dymph, Bertho, Peter, Johan, Oscar.
Notulist: Jeroen
Samenvatting van de notulen:
Het streven om structureel en geordend activiteiten voor het landhuis te plannen, ook als Bart er
niet is, heeft de voornaamste prioriteit. De kerngroep bestaat momenteel uit Bart, Ben en Andre.
De communicatie moet sterk worden verbeterd en naast de vaste activiteiten op woensdag en
zondag is nog meer inhoud wenselijk.
We zoeken naar manieren om zowel (nieuwe) landhuizers als bezoekers meer betrokkenheid te
laten voelen. Onder de landhuizers is deze betrokkenheid er, maar wordt er nog teveel vertrouwd
op het handelen en de kennis van Bart. De verantwoordelijkheid moet worden verdeeld over
meerdere personen die aanspreekbaar zijn. Zij moeten bijvoorbeeld toegang tot het landhuis
kunnen verschaffen en weten waar basale zaken als koffie en schoonmaakmiddelen liggen.
Een nieuw plan voor de organisatie van het landhuis is het opzetten van een sociocratisch model.
In dit model bestaan er zogeheten kringen die verantwoordelijkheid dragen voor een bepaalde
activiteit en waarvan de afgevaardigden rapporteren aan de kernkring.
Het verslag hieronder gaat over de herziene invulling van de zondagen.
Na een jaar landhuis blijkt dat veel praktische zaken door Bart gedaan worden en dat hij deze blijft
doen omdat niemand anders het structureel doet. Er is behoefte aan protocollen over hoe zaken
aan te pakken. Wat komt er allemaal kijken bij het organiseren van een
brunch/filmavond/activiteit?
Na een kringgesprek blijkt dat we als landhuizers er behoefte aan hebben om met elkaar dit soort
protocollen op te stellen zodat activiteiten beter voorbereid worden en soepeler verlopen. Hoe
gaan we dit concreet doen?
We stellen klusdagen/vergaderdagen in waarop we deze kringen en protocollen onderzoeken en
opzetten.
1e zondag van de maand = klusdag / vergaderdag
2e zondag van de maand = bakken, brunch en activiteit georganiseerd door brunchteam van die
betreffende datum
3e zondag van de maand = klusdag / vergaderdag
4e zondag van de maand = bakken, brunch en repaircafe
Deze planning volgen we 10 weken en evalueren we halverwege december.
De brunch wordt in het vervolg structureel met een activiteit opgevolgd. Deze activiteit (denk aan
muziek, film, discussie, creatief) valt onder de verantwoordelijkheid van degenen die op die dag
ook de brunch organiseren. Zij zorgen er ook voor dat na woensdag geinventariseerd wordt of er
voor die zondag nog boodschappen gedaan moeten worden. Naast het verzorgen van een pan
soep moet er o.a. ook voldoende koffie, wc-papier en afwasmiddel aanwezig zijn. Hiervoor is
uiteraard geld uit de pot beschikbaar.
In de boekenkast in de keuken beneden staan twee mappen; een rode voor het bijhouden van
problemen en ideeen voor de landhuiszondag, en een blauwe map voor het tuinieren in de
Proeftuin.
De agenda voor de tien komende zondagen staat vermeld onderaan de oorspronkelijke notulen.
Zoals je ziet zijn er nog zondagen in te vullen.
Landhuis vergadering 11/09/2012
aanwezig: andre, ben, marion, frans, john, bart, aurora, dymph, bertho, peter, johan, oscar.
Notulist: jeroen
19:15
Andre: inleiding. 1 jaar landhuis. We willen meer vastigheid. Als bart er dalijk niet is willen we de
activiteiten kunnen voortzetten.
Ben: Bart, Andre en Ben vormen nu de kerngroep/kring. Betere communicatie, naast vaste
activiteiten woensdag en zondag nog meer inhoud.
Andre: wat vindt iedereen hier van? Vragenronde.
Peter: verantwoordelijkheid enigszins problematisch. Gaan we activiteiten bespreken? Wat kunnen
we doen aan communicatie en verantwoordelijkheid?
Ben: hoofdvraag is: hoe kunnen we zorgen dat landhuisbezoekers meer commitment voelen en
taken op zich kunnen nemen?
Bart: ziet betrokkenheid. Persoonlijk: hoe kan ik de betrokkenheid loslaten of doorgeven. Wensen:
meer met organisatie bezig zijn. Bart wil misbaar zijn en andere dingen kunnen doen.
Peter: mensen zien bart automatisch als de natuurlijke beheerder. Hij straalt het ook uit. Patronen
ontstaan, verwachtingen: bart zal het wel weten!
Bertho: nieuwe structuur idee: sociografische opstelling. Kringen zijn verantwoordelijk voor wat een
kring doet. Mogelijkheid: meerdere kringen met eigen beheerders.
Ben: bijvoorbeeld eetkring vuurkring broodkring tuinkring ´kernkring´ afgevaardigden van de
kringen rapporteren aan de kernkring.
Bertho: mensen bespreken eerst ideeën met de vertegenwoordigers van de kringen dus geen
eindeloze vergaderingen.
Ben: taken overnemen van Bart was niet leuk! Heel vermoeiend. Deel verantwoordelijkheden
moeten worden verspreid over de kringen. Wie zorgt er bijvoorbeeld voor dat mensen binnen
kunnen in het landhuis?
Dymph: we stellen continu dezelfde vragen: sleutel? Koffie? Waar is dit en dat?
Bart: met name de brunch is een zorgenkind. Geen vaste verantwoordelijkheid. Steeds de vraag
wie wat organiseert op zo'n dag.
Peter: niet tevreden over brunch. Het is niet te voorspellen wat voor eten er zal zijn en of het
genoeg is. Ontmoeting is leuk maar naast het eten is er niet genoeg invulling van de dag. Er moet
iets achteraan komen. Themadag? Discussie? Muziek?
Dymph: de algemene verwachting is vaak 'dymph maakt wel soep', dus daar ontstaat een gevoel
van verantwoordelijkheid, maar soms komt het niet uit. Wil atelier zelfgemaakte spullen graag
opzetten.
Ben: vrijheid uiterst belangrijk voor mensen om te kunnen zeggen als iets niet gaat.
Peter: er komt sleur in herhalende activiteiten. Eten wel handhaven maar dan bijvoorbeeld ook
thema/activiteit erna.
Bertho: wie kan hier een lezing geven? Muziek maken? thema´s het groene hart. Recycling,
permacultuur etc.
Marion: is de frequentie van de brunch wel goed, elke zondag? Is die behoefte er? Repaircafe
+lunch loopt altijd goed.
Bertho stelt voor: tussenliggende zondag voor vrije programmering. Mensen kunnen niet elke
zondag.
Bart: Structuur is nodig. Mensen weten ´op de zondag kan ik komen´ Kan ook te belastend zijn.
Marion: voor wie bakken de bakkers?
Frans: het moet commercieler. Wil brood maken voor grote groep. 1 of 2x per maand?
Bertho: 1x per maand ideaal voor veel mensen.
John: mensen durven niet aan te spreken: kan ik ook nog wat doen? Repaircafe.
Ben: meerdere kringen erg veel werk, niet te vragen van mensen.
Bart: we zijn nog niet capabel genoeg om mensen persoonlijk te benaderen en uit te nodigen
Eerste zondag: klusdag/overleggen, 2e zondag: activiteit.
Januari of maart hopeijk grotere groep.
Andre: wat kunnen we nu als Bart er niet is?
Bart: verantwoordelijk om te plannen en te zeggen of je er zal zijn of niet. Online communiceren.
Paswoord van de website wordt bekend gemaakt.
Bertho: hoe kunnen we een aantrekkelijke site maken? Meer foto´s.
Peter: 1 zondag vergaderen/overleggen
Ben: om de week landhuiszondag, andere zondag klusdag: werken aan van alles.
Kringen stichten: ict kring te klein? Wordt onderdeel van.. bijvoorbeeld.
Kernteam gaat verder met zaken als communicatie extern en intern.
Dymph: 4e zondag repaircafe? Overig is brunch en klusdag.
Ben: wie is er voor het stichten van de kringen? Iedereen is voor, peter wil beter beeld van wat een
kring is.
Frans: vuur hout brood muziek opruimen poetsen. Wil veel doen.
Bertho: website: vrienden van landhuis moeten kunnen inschrijven, commitment met financiele
bijdrage om te binden. Begin gemaakt: contact leggen met groene organisaties. Hier kunnen
activiteiten plaatsvinden. Kansen zijn blijven liggen.
Aurora: praktische zaken van organiseren activiteit: wie zet er koffie? Wie willen we hier hebben?
Hoe bereiken we de doelgroep en welke publiciteit geven we? Iemand moet ´de telefoon op
kunnen pakken´. Er moet een gastheer/gastvrouw zijn die als vertegenwoordiger.
Bertho: gaan we een stichting maken?
Ben: het idee daarvoor is er nog. De ´kerngroep´ wil naar notaris, KVK, vragen stellen: is het
uberhaupt mogelijk?
Bart: we plannen een inspiratieavond over sociocratische organisatie.
Bertho: mail sturen met download van dit document voor voorbereiding.
20:15 PAUZE
Andre: wekelijkse film over permacultuur?
Ben: plan voor nu is even concreet maken wat we gaan doen. Landhuis 2.0 klusdag/activiteit
zondag. Kringen stichten, meta-niveau. Wie wat hoe? Lange en korte termijn. Wie kan/wil wat
gaan doen en hoe ziet dat eruit?
Ben: vierde en tweede zondag is repaircafe en/of brunch. Iedereen is voor.
Oscar: wil iedere zondag wel brood blijven bakken.
Andre: evaluatiepunt inlassen voor goeie frequentie van activiteiten?
Bart: een van de klussen is het organiseren van een activiteit na de brunch. Wie wil er na de
brunch iets organiseren?
Ben: termijn zetten voor evaluatiepunt voor het in werking zetten van deze plannen.
Aurora stelt voor half december. Iedereen mee eens.
Ben: samenvattend. Half december evaluatie van 2.0, 4e zondag repaircafe, 2e zondag brunch +
activiteit. 1e en 3e zondag: klussen en organiseren.
Bart: poster brunch moet worden aangepast.
Aurora: iedereen moet voor de brunch meenemen wat hij/zij zelf wil eten.
Ben: Starten van landhuis 2.0 per 1 oktober, half december evaluatie. Lange termijn kijken.
Aurora wil weten: hoe verhoudt open space zich met deze plannen?
Bart: direct actie nodig, kan nu niet de verantwoordelijk dragen zoals eerst ivm weg naar frankrijk.
Dingen zijn niet vanzelfsprekend: is er koffie, is de wc gepoetst, is er eten? Groep van bv 6 die
voor 2 maanden dit soort dingen regelen.
Ben: wie wil voor 2 maanden in een groep gaan om de brunch te regelen? Test case.
Bart: 2 mensen per zondag misschien al voldoende. 1 opent, de ander sluit af bijvoorbeeld.
Marion: nu nog 3 zondagen in september op de oude voet.
Bart: iemand neemt initiatief voor vragen van hulp voor een zondag. Brood en soep regelen
belangrijkst.
Ben: meteen opschrijven wie doet wat op welke zondag (test case).
Ben: tot zo ver duidelijk wat we doen tot oktober. Allemaal eens over de 3 stappen voor landhuis
2.0.
Bart: elke week nieuwsbrief doe ik nu nog. Wil input als er activiteit is.
Komende zondag: geef zelf aan als iets er niet is, bijv koffie bier.
Bart: vereiste = landhuis open en soep.
Aurora: mensen kunnen worden uitgenodigd worden om hier iets te doen
Andre: als ik open maak, en dingen zijn op dan is het te laat. Dus bijvoorbeeld donderdag al
inventariseren wat er ontbreekt.
Bart: hoe gaan we het later allemaal regelen? In oktober beginnen we en bespreken we de details.
Neem zelf t initiatief maar vraag vooral voor praktische ideeën en oplossingen.
John: bijv woensdag inventariseren en evt. al kopen voor zondag.
Bart: ieder mag zelf bepalen wanneer inventariseren en inkopen als hij/zij de zondag organiseert.
Aurora: vermoeiend om alles zelf in de gaten te houden dus we moeten kunnen vertrouwen op een
groter draagvlak.
Peter: we moeten het nu waarmaken. Een mooie bijeenkomst is geen garantie voor resultaat.
Bart: de rode map is voor bijhouden van problemen en ideeën landhuiszondag, gaat in de keuken.
Blauwe map is voor tuinieren.
Ben: nadenken over welke groepen er kunnen bestaan.
Bart: inspiratieavond/brainstorm op een zondag.
Andre: kernteam komt dinsdag bij elkaar.
Dinsdag 25 september vergaderen over sociocratisch model.
www.sociocratie.nl
SLOT.
AGENDA zondagplanning september en oktober
Zo 16sept.
1 PETER
2 ANDRE
Zo 23sept.
1 BEN
2
zo 30sept. Repaircafe
1 BART
2
zo 14okt.
1
2
zo 28okt. Repaircafe
1 AURORA
2 MARION
3 JEROEN