8. Tot slot - Provincie Noord

Deloitte Accountants B.V.
Flight Forum 1
5657 DA Eindhoven
Postbus 376
5600 AJ Eindhoven
Tel: (040) 2345000
Fax: (040) 2345014
www.deloitte.nl
Controleplan 2004
uitgebracht aan
de provincie Noord-Brabant
algemene controleopdracht
Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te
Rotterdam.
Member of
Deloitte Touche Tohmatsu
Inhoudsopgave
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
Inhoudsopgave
1. Inleiding
2
2. Controleopdracht
3
2.1. Opdracht
2.2. Rechtmatigheidscontrole
2.3. Goedkeurings- en rapporteringstolerantie
3. Planning
3.1. Inleiding
3.2. Risicoanalyse
3.3. Bedrijfsprocessen
4. Uitvoering
4.1. Tijdschema
4.2. Werkzaamheden provincie Noord-Brabant
4.3. Controleteam
5. Communicatie
5.1. Periodiek overleg
5.2. Schriftelijke rapportage
5.3. Algemene productinformatie
6. Overige aandachtspunten
3
5
6
8
8
8
9
11
11
12
12
12
12
14
14
14
6.1. Specifieke accountantsverklaringen
14
7. Evaluatie kwaliteit dienstverlening
15
8. Tot slot
16
2
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
1.
Inleiding
Als gevolg van de dualisering zijn de verhoudingen tussen de provincie en de accountant
gewijzigd. De belangrijkste verandering in dit kader is dat Provinciale Staten de opdrachtgever
van de accountant zijn geworden en eisen kunnen stellen aan de planning en uitvoering van de
accountantscontrole. Op 19 september 2003 hebben wij een presentatie verzorgd voor de
rekeningcommissie over de rol van de accountant na de dualisering. Hierbij is onder meer
gesproken over de keuzes die Provinciale Staten kunnen maken ten aanzien van de
accountantscontrole, zoals de mondelinge en schriftelijke communicatie en de
rapporteringstolerantie. In november 2003 is de controleverordening provincie Noord-Brabant
(ex artikel 217 van de Provinciewet) vastgesteld waarin de controle van het financiële beheer en
de inrichting van de financiële organisatie wordt geregeld. In bijlage 1 hebben wij de keuzes van
Provinciale Staten in de controleverordening weergegeven. Bij de keuzes in de
controleverordening is grotendeels aansluiting gezocht bij de modelverordening. In het licht van
de gewijzigde rollen en verhoudingen als gevolg van de dualisering en het groeiproces dat alle
betrokken actoren (Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en directieraad) daarbij moeten
doormaken, vinden wij dit een begrijpelijke en logische keuze.
De rekeningcommissie fungeert feitelijk als platform voor de communicatie tussen Provinciale
Staten en de accountant. De rekeningcommissie houdt zich onder meer bezig met de
voorbereiding van de opdrachtformulering aan de accountant. Onderwerpen die hierbij aan de
orde komen zijn onder meer de voorbereiding, uitvoering en bevindingen van de controle van de
jaarrekening. In dit controleplan hebben wij de algemene opdracht tot controle van de
jaarrekening 2004 van de provincie Noord-Brabant uitgewerkt, waarbij rekening is gehouden
met de bepalingen in de controleverordening. In de voorbereiding op de controleopdracht 2004
- uitmondend in een definitief controleplan - hebben wij gesprekken gevoerd met een
samengestelde commissie (vertegenwoordiging van de rekeningcommissie, gedeputeerde
financiën en het ambtelijk management). Deze gesprekken zijn bedoeld om enerzijds een nadere
toelichting te geven op het controleplan en anderzijds om te vernemen of er aanvullingen op het
controleplan gewenst zijn (en de daarin verwerkte risicoanalyse). Op 30 september 2004 is het
conceptcontroleplan behandeld in de rekeningcommissie.
Uiteraard is het van belang dat de controleopdracht nauw blijft aansluiten bij de doelstellingen en
prioriteitenstellingen van de provincie Noord-Brabant1 die door de snelle ontwikkelingen in de
omgeving continu aan verandering onderhevig zijn. Tussentijdse controlebevindingen kunnen
aanleiding zijn de opdracht tussentijds bij te stellen, waarover een terugkoppeling naar de
rekeningcommissie zal plaatsvinden.
1 Indien wij in dit controleplan spreken van de provincie (Noord-Brabant), worden hiermee de diverse gremia
binnen de provinciale organisatie bedoeld, waar onder Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en de ambtelijke
organisatie.
3
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
Het controleplan is als volgt ingedeeld. In hoofdstuk 2 besteden wij allereerst aandacht aan de
aard en omvang van onze controleopdracht. Vervolgens komt in hoofdstuk 3 de planning voor
de controle van het boekjaar 2004 aan de orde. Een belangrijk onderdeel van deze planning
vormt de selectie van de bedrijfsprocessen die meer in detail zullen worden gecontroleerd.
In hoofdstuk 4 gaan wij nader in op het tijdschema en het controleteam dat is betrokken bij de
provincie Noord-Brabant. Tevens wordt aandacht besteed aan de kwantiteit en kwaliteit van de
aan te leveren stukken door de directies die verantwoordelijk zijn voor de financiële
verslaggeving. Vanzelfsprekend brengen wij naar aanleiding van onze werkzaamheden verslag
uit over de bevindingen. De terzake voorgestelde communicatie- en rapportagestructuur is
opgenomen in hoofdstuk 5. In hoofdstuk 6 gaan wij in op de specifieke accountantsverklaringen
met betrekking tot controles van deelverantwoordingen. Als laatste, maar zeker niet minst
belangrijke onderdeel besteden wij in hoofdstuk 7 aandacht aan de (periodieke) evaluatie.
Hierbij stellen wij, samen met Provinciale Staten c.q. de rekeningcommissie, na afloop van de
controle vast of de in het controleplan geformuleerde doelstellingen zijn gerealiseerd en of er aan
de (wederzijdse) verwachtingen is voldaan. De aldus verkregen feedback zal dienen als input
voor het controleplan van het volgende jaar.
2. Controleopdracht
2.1. Opdracht
Onze opdracht bestaat uit het controleren van de jaarrekening van de provincie Noord-Brabant.
Het doel van deze werkzaamheden is het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid over
de getrouwheid van de jaarrekening van de provincie. Vanaf boekjaar 2004 komt daar de
wettelijke rechtmatigheidscontrole ingevolge het Besluit accountantscontrole provincies en
gemeenten (Bapg) bij. Eveneens gelden vanaf boekjaar 2004 de nieuwe wettelijke
verslaggevingsvoorschriften, het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten
(Bbv).
Accountancyfunctie
De accountantscontrole kan opgedeeld worden in een tweetal onderdelen, te weten: de certificerende functie en de
natuurlijke adviesfunctie van de accountant. De wettelijke accountantscontrole betreft de werkzaamheden zoals
beschreven in artikel 217 van de Provinciewet, te weten: het onderzoek naar de getrouwheid van de jaarstukken.
Het gaat bij de accountantsfunctie primair om het onderzoek van de jaarrekening, het terzake uitbrengen van een
accountantsverklaring bij de jaarrekening alsmede een verslag van bevindingen over de vraag of de administratie en
het beheer voldoen aan de eisen van getrouwheid en rechtmatigheid. De controle omvat ook de naleving van het
Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten
Nauw verbonden aan de certificerende functie is de natuurlijke adviesfunctie; het gevraagd en ongevraagd
adviseren op basis van de controlebevindingen, maar ook anticiperen op externe en interne ontwikkelingen en het
signaleren van beheersrisico’s die daaruit voortvloeien. Ook het ondersteunen van het college van Gedeputeerde
Staten, de gedeputeerde met de portefeuille financiën, de rekeningcommissie, de Rekenkamer en de directieraad
maakt deel uit van de accountancyfunctie.
4
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
Hierna worden deze drie onderdelen van de algemene controleopdracht nader uitgewerkt.
De certificerende functie
In het kader van de certificerende functie onderzoekt Deloitte Accountants met name de getrouwheid van:

de jaarrekening en geeft omtrent de uitkomst van het onderzoek jaarlijks een accountantsverklaring af
aangevuld met het accountantsrapport (verslag van bevindingen). De jaarrekening wordt opgemaakt
overeenkomstig de vigerende regelgeving (Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten). Het
accountantsonderzoek omvat conform de Provinciewet een onderzoek naar de getrouwheid en de
rechtmatigheid;

jaarlijkse en incidentele verantwoordingen waarvoor accountantscontrole in de regelgeving is voorgeschreven.
Omtrent de uitkomst van het onderzoek geeft Deloitte Accountants een accountantsverklaring af, rekening
houdende met de bepalingen van de specifieke regelgeving.
De natuurlijke adviesfunctie
De natuurlijke adviesfunctie vloeit logisch voort uit de certificerende taak en is geen opzichzelfstaande actie. Onze
controlerende werkzaamheden zullen voor een belangrijk deel bestaan uit het beoordelen van de
betrouwbaarheidsaspecten van de opzet en werking van systemen en processen. Op deze manier zijn wij in staat
relevante knelpunten en mogelijke verbeteringen vroegtijdig te signaleren. Daarbij hebben wij tevens aandacht voor
de effectiviteit en doelmatigheid van deze systemen en processen. Deze aandacht geldt overigens ook voor nieuwe
activiteiten en projecten en externe ontwikkelingen. Onze branchegroep Gemeenten en Middenbestuur speelt een
belangrijke rol bij het actief volgen van externe ontwikkelingen. Regelmatig informeren wij onze cliënten en
medewerkers over deze ontwikkelingen, niet alleen bij de uitvoering van de controle maar ook door middel van
publicaties en het organiseren van bijeenkomsten.
De gevolgen voor de beheersing door uw provincie worden door ons beoordeeld en, voorzover relevant, onder de
aandacht gebracht. De kwaliteit van de te treffen beheersmaatregelen staat bij onze natuurlijke adviesfunctie
centraal. Met name bij het uitvoeren van de interim-controle krijgt onze natuurlijke adviesfunctie invulling.
Onderwerpen die aan de orde kunnen komen zijn:
 bedrijfsvoering:
- algemene aspecten organisatie/management
- ontwikkeling beleids- en beheersinstrumenten (inclusief doelmatigheidsbevordering)
 administratieve organisatie:
- kwaliteit interne informatievoorziening
- kwaliteit opzet en werking procedures (interne controle en kwaliteit bedrijfsvoering)
- automatisering (EDP-audit)
 fiscale aangelegenheden
 verslaggeving (waardering, resultaatbepaling)
 bedrijfseconomische aspecten
De natuurlijke adviesfunctie moet dus worden gezien als een extra toegevoegde waarde bij de werkzaamheden die
in het kader van de certificerende functie worden verricht. De natuurlijke adviesfunctie ligt in het verlengde van de
certificerende functie. De daarvoor te verrichten werkzaamheden zijn niet te isoleren. In hoofdstuk 5 gaan wij in op
de nadere afspraken over de omvang en vorm van de rapportering van de bevindingen van met name de interimcontrole.
Bestuurlijke ondersteuning en communicatie
De bestuurlijke ondersteuning is onlosmakelijk verbonden met onze certificerende en natuurlijke adviesfunctie. In
onze communicatiematrix (zie hoofdstuk 5) is aangegeven welke overlegvormen en met welke ingeschatte
frequentie wij overleg zullen plegen.
5
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
Ook daarbij geldt dat wij zowel gevraagd als ongevraagd advies zullen leveren aan de gesprekspartners
(Provinciale Staten, Gedeputeerde Staten en het ambtelijk management).
Voorwaarde voor het optimaal benutten van de wederzijdse kennis, ervaring en deskundigheid is communicatie. De
accountant, het ambtelijk management, het financieel management, het college van Gedeputeerde Staten, de
rekeningcommissie en de Rekenkamer moeten hun signalen gericht kunnen afgeven. Dit betekent dat overleg met
de accountant zowel formeel als informeel noodzakelijk is.
De communicatie tussen provincie en accountant vindt voor een deel plaats via overleg met bestuursorganen,
bestuurders en functionarissen in de organisatie en voor een deel via het kennisnemen van relevante stukken. Om
zijn taak goed uit te kunnen oefenen is de accountant uit op een vroegtijdige risicodetectie op het terrein van de
bedrijfsvoering van lopende of geplande activiteiten.
In het overleg met de diverse gremia komen de resultaten van de controlerende werkzaamheden aan de orde
(certificerende en natuurlijke adviesfunctie). Door de bespreking van rapportages kan een goede inhoudelijke
behandeling van het totale controle- en beheersproces plaatsvinden; de accountant kan toelichten wat en waarom er
naar zijn mening veranderd of verbeterd kan c.q. moet worden.
In het resterende deel van dit hoofdstuk en de volgende hoofdstukken werken wij de
verschillende aspecten van de controleopdracht verder uit.
2.2. Rechtmatigheidscontrole
Met ingang van het jaar 2004 zal de provinciale accountant in zijn verklaring bij de jaarrekening
ook een oordeel moeten geven over de rechtmatige totstandkoming van de jaarrekening. Onlangs
is een publicatie van Deloitte Accountants over de rechtmatigheidscontrole verschenen met de
titel “Een boekje ‘open’ over rechtmatigheid”, waarin nader wordt ingegaan op de consequenties
van de rechtmatigheidscontrole voor de provinciale organisatie en haar accountant.
De rechtmatigheidscontrole is voor de onderdelen begrotingsrechtmatigheid, het voldoen aan de
voorwaarden uit de eigen regelgeving en het misbruik en het oneigenlijke gebruik van
gemeenschapsgelden een nieuw fenomeen voor provincies en gemeenten. Zowel voor de
accountants als voor de provincies en gemeenten is er nog een traject te gaan hoe hiermee
precies is om te gaan. De regelgeving hierover moet zich nog verder uitkristalliseren. Van belang
is in ieder geval dat een start gemaakt wordt om tot een adequate werkwijze te komen.
Voor het jaar 2004 stellen wij de volgende aanpak voor:
1.
Gedeputeerde Staten zullen, samen met de accountant, inventariseren welke wet- en regelgeving in dit kader
van toepassing is. Het gaat hierbij zowel om externe wet- en regelgeving als de interne regels (waaronder
verordeningen). Het voldoen aan de voorwaarden van de wetten en verordeningen is op voorhand het
toetsingskader voor de rechtmatigheid bij de provincie. Het toetsingskader wordt vastgesteld door Provinciale
Staten.
6
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
2.
Gedeputeerde Staten zullen de verordeningen etc. gaan screenen op naleefbaarheid met betrekking tot de
rechtmatigheid; vooral doet deze vraag zich voor bij opgenomen termijnen: elke overschrijding van een termijn
leidt tot een onrechtmatige handeling tenzij de verordening voorziet in een gesanctioneerde
afwijkingsmogelijkheid (bijv. een hardheidsclausule); zonodig zullen verordeningen moeten worden aangepast
en/of zullen organisatorische processen moeten worden afgestemd op de (nieuwe) regelgeving. Dit traject zal
geruime tijd in beslag nemen.
3.
Gedeputeerde Staten zullen de naleving van de aangepaste verordeningen etc. toetsen. Enerzijds door te
beoordelen of de rechtmatigheidseisen uit de verordeningen etc. voldoende zijn geborgd in de administratieve
organisatie en goed zijn vastgelegd in de procesbeschrijvingen. Anderzijds door de interne controleplannen
(ICP’s) zodanig aan te passen en vervolgens uit te voeren dat intern een objectief oordeel wordt verkregen over
de naleving van de in de procesbeschrijvingen verankerde rechtmatigheidseisen. Ook dit traject zal geruime
tijd in beslag nemen.
4. In het najaar van 2004 zal Deloitte Accountants de interim-controle 2004 uitvoeren. Hierbij zal zij bij de door
haar geselecteerde processen (zie hoofdstuk 3), voorzover relevant, rekening houden met de op dat moment bij
haar bekende en door Provinciale Staten vastgestelde rechtmatigheidseisen. In de rapportages zullen wij onze
bevindingen daarover kenbaar maken en die kunnen vervolgens weer meegenomen worden als input voor
hiervoor geschetste interne trajecten. Via deze wisselwerking ontstaat een efficiënt aanpassings- en
implementatieproces.
Deze aanpak dient te leiden tot een situatie waarin een en ander adequaat geregeld is. Gelet op de
tijd die daarvoor naar verwachting nodig is, kan niet worden uitgesloten dat de accountant geen
goedkeurende rechtmatigheidsverklaring zal kunnen geven bij de jaarrekening 2004. In het
rapport van bevindingen zal hij rapporteren over de kanttekeningen die kunnen worden geplaatst
bij de uitvoering van wet- en regelgeving. Naar onze mening, en naar wij hopen ook die van u, is
dat geen onoverkomelijk probleem mits in aansluiting op geconstateerde tekortkomingen ook
direct door de ambtelijke organisatie meerjarige (voldoende concrete en toetsbare)
verbeterplannen worden opgesteld en uitgevoerd (inclusief rapportage daarover).
Tijdens de besprekingen die wij hebben gevoerd met leden van de rekeningcommissie, de
gedeputeerde financiën en de ambtelijke organisatie in het kader van de voorbereiding van dit
controleplan, hebben wij afgesproken dat op korte termijn een plan van aanpak wordt opgesteld
en uitgevoerd door/namens de directieraad in het kader van de invoering van de
rechtmatigheidscontrole. Op basis van dit plan van aanpak zullen vervolgafspraken worden
gemaakt over de gevolgen voor de (planning van de) accountantscontrole na afronding van de
interim-controle.
2.3. Goedkeurings- en rapporteringstolerantie
Het doel van onze controlewerkzaamheden is het verstrekken van een accountantsverklaring bij
de jaarrekening van de provincie. Zoals bekend, vormt een accountantsverklaring geen bewijs
voor de absolute juistheid van een verantwoording. Bij het opstellen van een verantwoording is
het immers onvermijdelijk dat bepaalde posten worden geschat of dat aan de andere kant
aannames worden gemaakt.
7
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
Als voorbeelden noemen wij de voorzieningen en de verwachte economische levensduur van
vaste activa. Mede in verband met dergelijke schattingen en aannames is bij de controle van een
verantwoording sprake van bepaalde marges, waarbinnen een post of de gehele verantwoording
al dan niet voldoet aan de vereisten.
Deze marges, oftewel goedkeuringstolerantie, geven de maximale fout aan die in een
verantwoording kan worden geaccepteerd. Hierbij is leidend dat het door de jaarrekening
geschetste beeld de oordeelsvorming van de gebruiker niet in materieel opzicht mag
beïnvloeden. Indien wel sprake is van een onjuist beeld heeft dit gevolgen voor de strekking van
de accountantsverklaring of dient, ter voorkoming, de verantwoording te worden aangepast. Bij
het bepalen van de omvang van de materialiteit speelt een groot aantal factoren een rol
(bijvoorbeeld de omvang van de kosten, opbrengsten of vermogen en daarop van invloed zijnde
risicofactoren).
Deloitte Accountants berekent de goedkeuringstolerantie conform de Controleverordening
provincie Noord-Brabant en het Bapg op basis van de totale lasten van de provincie en een
maximale aanvaardbare fout van 1%. Voor onzekerheden geldt volgens het Bapg een percentage
van 3. Op basis van de primitieve begroting 2004 ramen wij de goedkeuringstolerantie voor het
boekjaar 2004 - uitgaande van de begrote lasten van circa € 510 miljoen (totale brutolasten
gecorrigeerd voor mutaties in voorzieningen) - voorlopig op € 5,1 miljoen. Voor onzekerheden
worden voornoemde bedragen met een factor 3 vermenigvuldigd. Bij de controle van de
jaarrekening 2004 zullen deze bedragen worden aangepast op basis van de werkelijke
rekeningcijfers. De goedkeuringstolerantie wordt op dat moment definitief vastgesteld. Deloitte
Accountants zal erop aandringen dat geconstateerde fouten, die onder de goedkeuringstolerantie
blijven, maar naar onze mening relevant zijn, zoveel mogelijk worden gecorrigeerd.
De geconstateerde en niet-gecorrigeerde fouten en de geconstateerde onzekerheden worden
gerapporteerd aan Provinciale Staten in het verslag van bevindingen. Bij de rapportering wordt
een rapporteringstolerantie in acht genomen die bepalend is voor het al dan niet rapporteren van
een fout of onzekerheid. Op grond van de controleverordening provincie Noord-Brabant en het
Bapg vloeien de bedragen voor de rapporteringstolerantie die de accountant hanteert ten behoeve
van de rapportering in het verslag van bevindingen, voort uit de goedkeuringstoleranties.
Provinciale Staten kunnen evenwel een lagere rapporteringstolerantie voorschrijven.
De rekeningcommissie heeft ons gevraagd om bij het verslag van bevindingen 2004 rekening te
houden met een rapporteringstolerantie van € 500.000. Dit betekent dat fouten groter dan
€ 500.000 door ons worden gerapporteerd in het verslag van bevindingen. In aanvulling heeft de
rekeningscommissie ons gevraagd om ontdekte fouten van groter dan 50% van de betreffende
jaarrekeningpost - met een minimum van € 10.000 - te rapporteren. Voorts is afgesproken dat
- zoals tot op heden gebruikelijk was - geconstateerde fouten en/of onzekerheden met betrekking
tot (in het kader van het dechargeproces) politiek gevoelige onderwerpen dienen te worden
gerapporteerd ongeacht de omvang.
8
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
De vaststelling van de rapporteringstolerantie heeft geen invloed op de omvang van de
controlewerkzaamheden. De lagere vaststelling van de rapporteringstolerantie leidt namelijk niet
tot aanvullende controlewerkzaamheden om fouten groter dan de rapporteringstolerantie te
ontdekken. Wel zullen alle eventuele geconstateerde en niet-gecorrigeerde fouten groter dan de
rapporteringstolerantie worden gerapporteerd.
3. Planning
3.1. Inleiding
In dit hoofdstuk gaan wij nader in op de planning van de controlewerkzaamheden. Hierin geven
wij allereerst een overzicht van de belangrijkste aandachtsgebieden die vanuit de risicoanalyse
naar voren komen en van invloed zijn op de effectieve en efficiënte besturing en beheersing van
de provincie Noord-Brabant.
Vervolgens gaan wij concreet in op de procesgerichte controleaanpak, waarvan de selectie van
de nader in detail te controleren processen een onderdeel vormt. Ten slotte besteden wij, vanuit
onze doelstelling tot het leveren van toegevoegde waarde, aandacht aan een aantal aanvullende
speerpunten.
3.2. Risicoanalyse
De controle van de jaarrekening van de provincie Noord-Brabant is gebaseerd op de methode
van risicoanalyse. De controle is daarbij enerzijds afgestemd op de sterke en zwakke punten in
de interne beheersorganisatie binnen de verschillende onderdelen van de provincie. Anderzijds
wordt rekening gehouden met externe ontwikkelingen (wetgeving, marktontwikkelingen),
ervaringen uit het verleden en wijzigingen van de personele bezetting op sleutelposities. Ten
slotte zijn de uitkomsten van de controle 2003 en de bevindingen daarover in de
managementletters en jaarrekeningrapporten (inclusief bespreking daarvan door de
rekeningcommissie) input voor de controle 2004.
Voorafgaand aan de interim-controle hebben wij in het kader van de risicoanalyse een
uitgebreide bedrijfsstudie uitgevoerd. Op basis van deze bedrijfsstudie hebben wij de volgende
aandachtsgebieden onderkend:

Nagaan en rapporteren over de follow-up van de bevindingen in de managementletter en het rapport
van bevindingen naar aanleiding van de controle van de jaarrekening in voorgaande jaren.

Voorbereiding en invoering rechtmatigheidscontrole vanaf boekjaar 2004.

Invoeren risicomanagement - mede in het kader van de rechtmatigheidscontrole - (onder meer voor
het borgen van de niet-financiële rechtmatigheid) in relatie tot het weerstandsvermogen.
9
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj

Voorbereiding invoering nieuwe verslaggevingsvoorschriften, het Bbv, met ingang van het boekjaar
2004. Zowel de administratief-technische wijzigingen in de jaarverslaggeving als de financiële
effecten van het Bbv 2004 zijn hierbij relevant.

Het BTW-compensatiefonds: 1. werking van de interne controle, 2. opzet en werking van de methode
voor de administratieve verwerking van de compensabele BTW, 3. meerjarig financieel risico BCF
en effect op de voorziening BCF (voorzienbaar tekort/nadeelprovincie), 4. uitkomsten onderzoek
belastingdienst.

Proceskwaliteit en interne controle: beoordelen van de uitvoering van de verbijzonderde interne
controle op de verschillende bedrijfsprocessen en de uitkomsten daarvan, alsmede van de stand van
zaken en de kwaliteit van de beschrijvingen van de werkprocessen.

Europese subsidies: beoordelen van de interne beheersing en organisatie van Europese
subsidieprogramma’s (zie ook onderwerp provincie interim-controle 2002/2003) aan de hand van een
(o.b.v. een risicoanalyse) nader te bepalen concreet Europees subsidieprogramma.

Verbrede inzet SAP/R3: o.a. herinrichting projectadministraties, het tijdschrijfsysteem, aanpassingen
i.v.m. Bbv, etc.
Concreet impliceert de toepassing van risicoanalyse dat Deloitte Accountants zoveel mogelijk
steunt op de toereikend opgezette en werkende maatregelen van administratieve organisatie en
interne controle en aanvullende werkzaamheden verricht op de kwalitatief mindere onderdelen.
Vanzelfsprekend komen dergelijke zaken terug in de verschillende rapportages.
3.3. Bedrijfsprocessen
De controlevisie van Deloitte Accountants resulteert in een aanpak per bedrijfsproces. Een
bedrijfsproces is in dit verband een afgebakend geheel van eenduidige maatregelen van
administratieve organisatie en interne controle. Om voldoende zekerheid te verkrijgen over de
getrouwheid van de jaarrekening testen wij jaarlijks de provinciale bedrijfsprocessen. Wij maken
daarbij onderscheid tussen normale aandacht en uitgebreide aandacht.
Normale aandacht
Jaarlijks beoordelen wij van elk bedrijfsproces de opzet van de interne beheersmaatregelen in de
administratieve organisatie. Er is in dat geval sprake van een beperkte mate van beoordeling van
(wijzigingen in) de administratieve organisatie en interne controle, aangevuld met
cijferbeoordeling en zonodig detailcontroles. Ook het vaststellen van de aansluiting tussen de
financiële administratie en de diverse subadministraties zal ieder jaar plaatsvinden. Als uit deze
beoordeling geen belangrijke wijzigingen in de opzet naar voren komen en als uit de
risicoanalyse geen specifieke risico’s naar voren komen, kunnen wij volstaan met deze normale
aandacht.
Uitgebreide aandacht
Jaarlijks selecteren wij processen die wij onderwerpen aan meer uitgebreide controle
(uitgebreide aandacht). Wij hanteren hiertoe een roulatieschema.
10
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
Dit schema vindt u hieronder uitgewerkt. Wij testen minimaal iedere drie jaar diepgaand de
werking van de beheersmaatregelen in elk bedrijfsproces. Afhankelijk van onze analyse van het
risicoprofiel, het financiële belang, eventuele wijzigingen in het proces en onze ervaringen in
voorgaande jaren testen wij (onderdelen van) bedrijfsprocessen regelmatiger met uitgebreide
aandacht. De controleaanpak van de geselecteerde bedrijfsprocessen omvat een diepgaande
beoordeling van de toereikende opzet en werking van de administratieve organisatie en interne
controle. Middelen hiervoor zijn onder meer procedurebeschrijvingen, interviews,
cijferbeoordelingen en detailcontroles (waaronder steekproeven).
Naar aanleiding van de controle van de voor 2004 geselecteerde bedrijfsprocessen rapporteren
wij aan Gedeputeerde Staten (managementletter) en Provinciale Staten (bestuurssamenvatting)
over beheersrisico’s, evenals over de getroffen en nog te treffen beheersmaatregelen. Hiermee
willen wij invulling geven aan het begrip control-leren.
Het roulatieschema voor de bedrijfsprocessen ziet er voor de controle 2004 als volgt uit:
Proces
Laatste jaar
waarin interne
controle is getest
Jaar waarin
interne controle
getest moet
Geselecteerd
worden
voor dit jaar?
Jaarrekeningproces (toetsing
werkafspraken)
2003
2004
Ja
Investeringen (vervolg en verdieping
interim-controle 2003)
2003
2004
Ja
Treasury
2003
2006
Nee
Debiteuren
2001
2004
Ja
Verhuuropbrengsten
2003
2006
Nee
Leges en heffingen
2002
2005
Nee
Opcenten op de hoofdsom van de
motorrijtuigenbelasting en algemene
uitkering
2001
2004
Ja
Overige opbrengsten
2001
2004
Ja
Personeel
2002
2005
Nee
Kosten
2001
2004
Ja
Subsidieverstrekking/-besteding
(vervolg en verdieping interim-controle
2003)
2003
2004
Ja
Deloitte Accountants voert de controles uit met gebruikmaking van moderne zelf ontwikkelde
auditsoftware (AS/2) en bestandsanalyseprogrammatuur (ACL).
11
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
Gezien de hoge mate van complexiteit van de automatisering schakelen wij - indien nodig - bij
de controle de automatiseringsdeskundigen van Deloitte Accountants (Enterprise Risk Services)
in. Over de uitkomsten zullen zij intern aan ons rapporteren. Voorzover relevant nemen wij deze
uitkomsten over in onze managementletter.
4. Uitvoering
4.1. Tijdschema
De uitvoering van de werkzaamheden van de accountant zal plaatsvinden volgens het
onderstaande globale tijdschema:
2004
aug
2005
sept
Pre-audit rekeningcommissie en
directieraad
X
Interim-controle
X
Conceptrapportage
interim-controle
Definitieve rapportage
interim-controle:
bestuurssamenvatting
(rekeningcommissie)
Controle jaarrekening2
Rapport van bevindingen
okt
nov
dec
jan
feb
mrt
apr
mei
X
X
jun
jul
X
X
X
X
De conceptmanagementletter wordt in kader van hoor en wederhoor besproken met de secretaris
en de gedeputeerde financiën en is gericht aan Gedeputeerde Staten. Van de managementletter
wordt een bestuurssamenvatting (zogenaamde boardletter) gemaakt ten behoeve van Provinciale
Staten. Het rapport van bevindingen en de accountantsverklaring worden gericht aan Provinciale
Staten (met een afschrift aan Gedeputeerde Staten). Het conceptrapport van bevindingen wordt
in het kader van hoor en wederhoor vooraf besproken met de secretaris en de gedeputeerde
financiën.
2
De jaarrekening 2004 en het verslag van bevindingen zal in de vergadering van Provinciale Staten op 27 mei 2005
worden behandeld.
12
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
Voor een nadere toelichting op de rapportage- en communicatiestructuur verwijzen wij u naar
hoofdstuk 5.
4.2. Werkzaamheden provincie Noord-Brabant
De jaarrekening wordt opgesteld onder verantwoordelijkheid van het college van Gedeputeerde
Staten. Gedeputeerde Staten hebben vanzelfsprekend een eigen verantwoordelijkheid om zorg te
dragen voor een tijdige, volledige en kwalitatief goede aanlevering van conceptcijfers,
specificaties en onderbouwingen. Een toereikende aanlevering van conceptstukken en
onderbouwingen is essentieel voor de realisatie van het in de voorgaande paragraaf opgenomen
tijdschema. Daarom hebben wij in het kader van de lopende accountantsovereenkomst in
samenspraak met de ambtelijke organisatie nadere afspraken gemaakt over de vorm en inhoud
van de op te leveren conceptstukken en onderbouwingen.
4.3. Controleteam
Het controleteam voor de provincie Noord-Brabant bestaat uit professionals met uitgebreide
kennis en ervaring, afgestemd op de kwaliteit die nodig is om de doelstellingen van de
controleopdracht te realiseren. De accountantsactiviteiten zullen worden uitgevoerd door een
team onder eindverantwoordelijkheid van ondergetekende. De heer W.J.M. Brabers RA zal als
senior audit manager eerstverantwoordelijk zijn voor het relatiebeheer en de kwaliteitszorg van
de voor uw provincie uit te voeren opdrachten. Onder zijn leiding is drs. T.A. van Tiel RA als
audit manager verantwoordelijk voor de directe leiding van de controle. Ingeval van
noodzakelijke vervanging, zal dit na onderling overleg en overeenstemming kunnen worden
aangepast.
U kunt de partner en managers te allen tijde aanspreken op de gemaakte of te maken afspraken.
Binnen de vestiging Eindhoven van Deloitte Accountants zal ondergetekende zorgdragen voor
de coördinatie van de planning en facturering van alle werkzaamheden (inclusief bijzondere
accountantsverklaringen) die voor de provincie Noord-Brabant worden uitgevoerd.
5. Communicatie
5.1. Periodiek overleg
Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het boekjaar
2004.
13
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen
Deloitte Accountants en het bestuur en management als regel van toepassing zijn:
Provincie Noord-Brabant
Aantal
Toelichting
Rekeningcommissie (c.q.
delegatie van
rekeningcommissie, college en
ambtelijke organisatie)
Drie
In het kader van de voorbereiding van de interimcontrole vindt een pre-auditgesprek plaats met de
rekeningcommissie. Daarnaast wordt de
bestuurssamenvatting van de managementletter, de
jaarrekening en het verslag van bevindingen besproken.
Teamleden: partner, senior audit manager, audit manager
Directieraad en hoofd financiën
Twee
Bijeenkomsten in kader van interim-controle, te weten:
een pre-auditgesprek en de bespreking van de conceptmanagementletter. Indien relevant wordt een extra
bespreking gepland voor het verslag van bevindingen bij
de jaarrekening.
Teamleden: partner, senior audit manager, audit manager
Concerncontroller, directeuren
bedrijfsvoering en
directiecontrollers
Twee
Hierin wordt ingezoomd op de organisatieontwikkeling,
planning en control, effectiviteit en efficiëntie, etc.
Teamleden: partner, senior audit manager en/of audit
manager
Financieel management (hoofd
financiën en bureauhoofden)
Vier
In dit periodiek tussentijds overleg wordt ingegaan op
onder meer financiële onderwerpen en bespreking van
het eerste concept van de managementletter en verslag
van bevindingen bij de jaarrekening.
Teamleden: senior audit manager, audit manager
Gedeputeerde met portefeuille
financiën, secretaris, directeur
Middelen, concerncontroller en
hoofd financiën
Twee
College van Gedeputeerde
Staten en Provinciale Staten
p.m.
Bespreking definitieve versie conceptmanagementletter
en conceptverslag van bevindingen bij de jaarrekening.
Teamleden: partner, senior audit manager
In principe op uitnodiging
14
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
5.2. Schriftelijke rapportage
Rapportage
Tijdstip
Inhoud
Managementletter en
bestuurssamenvatting
Na afronding van de interimcontrole
Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten
betreffende de processen en procedures
(beheersingsstructuur) evenals overige van
belang zijnde onderwerpen.
Verslag van bevindingen
Na afronding van de
controle van de jaarrekening
Resterende fouten, onzekerheden of
verbeteringen op het gebied van verslaglegging.
De opmerkingen zijn nimmer van dien aard dat
ze afbreuk doen aan de strekking van de
accountantsverklaring.
Accountantsverklaring
Na afronding van de
controle van de jaarrekening
Ons oordeel over de mate waarin de jaarrekening
een getrouw beeld geeft i.o.m. de
verslaggevingsvoorschriften en over de
rechtmatige totstandkoming van de baten en
lasten en de balansmutaties.
De verschillende rapportages zullen steeds in concept worden besproken met het ambtelijk
management en het college in het kader van hoor en wederhoor.
5.3. Algemene productinformatie
Een belangrijke voorwaarde voor goed maatschappelijk ondernemen is het tijdig beschikken
over de juiste informatie. Deloitte Accountants streeft ernaar voor de provincie Noord-Brabant
een duidelijke toegevoegde waarde te zijn bij de informatievoorziening op het gebied van
fiscaliteiten, subsidies, pensioenen, financiering, personeelszaken en seminars. Deloitte
Accountants neemt daartoe het initiatief om te inventariseren welke periodieke uitgaven van
Deloitte Accountants aan welke functionarissen van de provincie Noord-Brabant toegezonden
dienen te worden.
6. Overige aandachtspunten
6.1. Specifieke accountantsverklaringen
Tijdens het jaar dient een groot aantal verantwoordingen te worden voorzien van een
accountantsverklaring, veelal ten behoeve van diverse ministeries.
In samenspraak met de verantwoordelijke medewerkers van de provincie streven wij naar een
optimale en tijdige voorbereiding, uitvoering en afronding van de controles. Wij bespreken onze
bevindingen en eventueel onderkende verbeter- of aandachtspunten met de betrokken
medewerkers om in de toekomst problemen te beperken of te voorkomen.
15
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
Indien de controlebevindingen daartoe aanleiding geven, worden in de aanbiedingsbrief bij de
accountantsverklaring de belangrijkste verbeterpunten opgenomen. Alle accountantsverklaringen
zullen worden gericht aan de opdrachtgever van de betreffende directie. De directie draagt zorg
voor verzending aan de gebruiker van de accountantsverklaring en de afwikkeling van eventuele
actiepunten.
Voor de optimalisering van de dienstverlening voor het afgeven van specifieke
accountantsverklaringen hebben wij de in paragraaf 4.3 genoemde (senior)managers aangewezen
als eerste aanspreekpunt voor het aanmelden van accountantsverklaringen. Ondergetekende
draagt zorg voor de interne kwaliteitscontrole op de af te geven bijzondere
accountantsverklaringen en voor de facturering.
7. Evaluatie kwaliteit dienstverlening
Een kwalitatief goede dienstverlening die aansluit op de wensen en behoeften van de provincie
Noord-Brabant is één van onze belangrijkste doelstellingen en daarmee een permanent
aandachtspunt. Binnen Deloitte Accountants waarborgt een stelsel van procedures en
maatregelen de periodieke beoordeling en evaluatie van de kwaliteit van het geleverde werk,
gericht op:



het verder verbeteren van de communicatie tussen de provincie Noord-Brabant en Deloitte
Accountants;
het onderkennen van aandachts- of verbeterpunten voor onze dienstverlening in de toekomst;
het handhaven van de betrokkenheid bij de provincie Noord-Brabant en de te leveren
kwaliteit.
Een belangrijk element van de beoordeling en evaluatie is de communicatie met Provinciale
Staten, Gedeputeerde Staten en management van de provincie Noord-Brabant en overige
betrokkenen. Wij streven naar het op een actieve wijze verkrijgen van feedback in relatie met de
bestaande verwachtingen.
Ten slotte voert een bestuurslid van Deloitte iedere twee jaar een cliënt servicegesprek met een
vertegenwoordiging van de provincie Noord-Brabant (bijvoorbeeld een vertegenwoordiging van
de rekeningcommissie, de gedeputeerde financiën en de secretaris). In dit gesprek komt onder
meer aan de orde of de totale dienstverlening van Deloitte voldoet aan de verwachtingen.
16
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
8.
Tot slot
Wij vertrouwen erop u met dit controleplan inzicht te hebben gegeven in onze voor het boekjaar
2004 uit te voeren werkzaamheden.
Hoogachtend,
Deloitte Accountants B.V.
voor deze:
A. Elsenaar RE RA
Bijlage 1
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
Samenvatting van Controleverordening provincie Noord-Brabant
Keuzemogelijkheid
Aanvullende eisen/wensen
Keuze 1
Provinciale Staten kunnen posten van de
jaarrekening, posten van
deelverantwoordingen, provinciale functies en
provinciale organisatieonderdelen vaststellen
waaraan de accountant bij zijn controle
specifiek aandacht moet besteden en welke
rapporteringstoleranties hij daarbij dient te
hanteren (artikel 2 lid 4).
Geen.
Keuze 2
Provinciale Staten kunnen de eventueel
aanvullende tussentijdse controles bepalen
(artikel 2 lid 3).
Geen.
Keuze 3
Provinciale Staten kunnen het percentage van
de goedkeuringstolerantie van 1% voor fouten
en van 3% voor onzekerheden voor de
jaarrekening als geheel lager vaststellen
(artikel 2 lid 3).
Geen.
Keuze 4
Provinciale Staten kunnen apart te controleren
deelverantwoordingen benoemen en de
daarbij toe te passen goedkeuringstolerantie
en afwijkende rapporteringstolerantie
vaststellen (artikel 2 lid 3).
Geen.
Keuze 5
Provinciale Staten kunnen het percentage van
de rapporteringstolerantie voor de
jaarrekening als geheel lager vaststellen
(artikel 2 lid 3).
Geen.
Keuze 6
Provinciale Staten kunnen de frequentie,
inrichting en adressering van de rapportages
naar aanleiding van de (tussentijdse) controles
aangeven (artikel 7 en 8).
Managementletter aan GS en een
bestuurssamenvatting daarvan aan PS.
Verslag van bevindingen aan PS en een
afschrift daarvan aan GS.
Inrichting controle
Rapportering
controle
Bijlage 1 - 2
15 oktober 2004
5818542-42388/WB/mj
Keuze 7
Keuzemogelijkheid
Aanvullende eisen/wensen
Provinciale Staten kunnen de inrichtingseisen
van het verslag van bevindingen formuleren
(artikel 7).
In aanvulling op het wettelijk verplichte
verslag van bevindingen brengt de accountant
verslag uit van bestuurlijk niet relevante
bevindingen aan de ambtelijke organisatie.
Indien de accountant afwijkingen constateert
die niet leiden tot een goedkeurende
verklaring wordt dit terstond schriftelijk
gemeld aan PS met een afschrift daarvan aan
GS.
Provinciale Staten bepalen de wijze waarop
zij met de accountant communiceren (artikel
7 en 8).
Bestuurssamenvatting en verslag van
bevindingen bespreken in rekeningcommissie.
Provinciale Staten stellen de kaders inzake de
rechtmatigheidscontrole.
Geen (zie paragraaf 2.2).
Provinciale Staten bepaalt wie opdrachten
inzake specifieke werkzaamheden met
betrekking tot rechtmatigheid, doelmatigheid
en doeltreffendheid kan en mag verstrekken
(artikel 6).
GS kunnen de door PS aangewezen
accountant opdracht geven tot het uitvoeren
van specifieke werkzaamheden m.b.t.
rechtmatigheid, doelmatigheid en
doeltreffendheid voorzover de
onafhankelijkheid van de accountant daarmee
niet in het geding komt.
Communicatie
controle
Keuze 8
Rechtmatigheidscontrole
Keuze 9
Overige
opdrachten
Keuze 10