Functieprofiel Communicatieadviseur/woordvoerder ZN

Functienaam
Vastgesteld:
Adviseur communicatie en/of public affairs
juni 2009
Aard van de functie
De adviseur communicatie en/of public affairs levert een bijdrage aan de ontwikkeling en uitvoering
van een integraal communicatie- en public affairsbeleid voor inhoudelijke dossiers, organisatiebrede
onderwerpen en branchebrede issues in lijn met de vastgestelde kaders door ZN. Het doel is om
binnen een complexe politiek-bestuurlijke omgeving bij te dragen aan een optimale
belangenbehartiging van de leden en een goede reputatie van de zorgverzekeringssector bij de
diverse doelgroepen.
Plaats in de organisatie
Ontvangt leiding van:
Geeft leiding aan:
manager Communicatie
n.v.t.
Inhoud van de functie
De adviseur communicatie en/of public affairs:
 adviseert de directie, management en medewerkers bij ZN over het communicatie- en public
affairsbeleid voor bepaalde dossiers op basis van zelfstandig uitgewerkte voorstellen en werkt
daarbij nauw samen met de communicatie en public affairs adviseurs van de leden
 signaleert trends en actuele ontwikkelingen binnen en buiten de branche en vertaalt deze in
voorstellen en activiteiten gericht op de communicatie en public affairs
 initieert, adviseert en voert pro-actief diverse communicatie-/public affairsactiviteiten uit
 is in voorkomende gevallen eerste aanspreekpersoon binnen de organisatie voor
vertegenwoordigers van politiek en media
 adviseert en begeleidt de directie, het management en medewerkers bij het verwoorden van
mediastandpunten en/of is zelf mediawoordvoerder
 ondersteunt medewerkers van ZN bij lobbyactiviteiten in Den Haag of Brussel en zorgt voor
afstemming tussen de relevante dossiers
 neemt namens ZN deel aan overlegcommissies op communicatie- en public affairs-gebied (intern
en extern) en neemt waar mogelijk hierin een sturende positie in
 werkt – samen met directie, management en medewerkers – gecoördineerd en projectmatig aan
gemeenschappelijke doelen en zorgt daarbij voor initiëring, ontwikkeling en productie van
communicatiemiddelen (inclusief redactie), evenementen, campagnes, enzovoort en coördineert
zelfstandig specifieke communicatie- en public affairs projecten
 is zelfstandig verantwoordelijk voor de kwaliteitsverbetering of (door)ontwikkeling van een of
meerdere communicatiemodaliteiten en is daarvoor binnen de organisatie aanspreekpersoon
Kennis en vaardigheden
De adviseur communicatie en/of public affairs beschikt over:
 een academisch werk- en denkniveau
 kennis en ervaring op het terrein van verschillende communicatie- en public affairs modaliteiten
 uitstekende redactionele, communicatieve en adviesvaardigheden
 kwalificaties op competenties voor de functie adviseur communicatie en/of public affairs oplopend
naar niveau 3
Salarisniveau
normschaal:
11
HRM- Adviseur Communicatie en/of Public Affairs vastgesteld juni 2009
Page 1 of 10
BEINVLOEDEN EN OVERTUIGEN
Definitie
Door argumenten en gedrag – op het juiste moment en met een passende stijl – instemming
verkrijgen voor ideeën en voorstellen en/of anderen tot actie aan te zetten
Niveau 1 - Oriëntatie op de omgeving en deze verwoorden

kent standpunten/adviezen/besluiten van ZN die betrekking hebben op het eigen takenpakket

staat open voor meningen en standpunten van anderen

heeft oog voor verwachtingen en interesses van anderen

is in staat de relevante standpunten te verwoorden
Niveau 2 - Zich kunnen verplaatsen in anderen en met verschillen omgaan

reageert effectief op signalen en maakt de juiste inschatting van wanneer actie ondernomen kan
en moet worden

adequaat inschatten van verwachtingen en interesses van anderen

gebruikt selectief woorden en argumenten die de ander aanspreken om te overtuigen

geeft anderen de ruimte om hun belangen expliciet te verwoorden zodat zij zich gehoord voelen

benoemt wederzijdse voordelen en nadelen openlijk

weerlegt op gepaste wijze door middel van argumenten de mening of bezwaren van anderen
Niveau 3 - Overtuigen en beïnvloeden bij uiteenlopende belangen

onderkent het krachtenveld (onderlinge verhoudingen, posities, belangen) en de eigen rol daarin
en kijkt op basis daarvan naar manieren om anderen te beïnvloeden

weet door voorbereiding, vasthoudendheid en het uitstralen van geloof in het eigen standpunt
weerstanden te overwinnen

geeft collega’s ondersteuning om beter te argumenteren en de juiste tactiek te kiezen
HRM- Adviseur Communicatie en/of Public Affairs vastgesteld juni 2009
Page 2 of 10
COMMUNICEREN EN PRESENTEREN
Definitie
Boodschappen (informatie, standpunten, visie en dergelijke) helder en correct communiceren, zodanig
dat de essentie bij anderen overkomt en wordt begrepen
Niveau 1 - Luisteren en overbrengen

luistert actief naar anderen

toont belangstelling en betrokkenheid

mondeling: spreekt rustig en duidelijk verstaanbaar Nederlands (snelheid, volume, articulatie)

schriftelijk: schrijft helder, beknopt en foutloos (woordkeuze, spelling, grammatica)

wijdt niet onnodig uit en gebruikt geen onnodig vakjargon

gebruikt taal die aansluit bij de boodschap en doelgroep
Niveau 2 Effectief en efficiënt informatie presenteren en ontvangen

brengt een heldere en logische structuur aan in de informatie, door vorm en opbouw

bouwt een mondelinge presentatie of betoog logisch op en houdt de aandacht vast

presenteert zich en legt gemakkelijk contacten binnen ZN, bij leden en externe partijen

maakt effectief gebruik van woord, gebaar en hulpmiddelen

toetst of de boodschap is overgekomen op de doelgroep

onderkent (non)verbale communicatie

het in gesprekken zodanig structureren en interveniëren dat het beoogde resultaat op effectieve
wijze wordt bereikt

stelt zich open voor overleg
Niveau 3 - Zorg dragen voor een goed communicatieklimaat

draagt zorg voor de onderlinge communicatie (inhoud: halen en brengen) binnen ZN en netwerken

heeft aandacht voor andermans behoeften, belangen, emoties en opvattingen

maakt gebruik van passende verbale en non-verbale communicatiestijlen

maakt complexe onderwerpen begrijpelijk voor anderen

stimuleert anderen tot duidelijk communiceren
HRM- Adviseur Communicatie en/of Public Affairs vastgesteld juni 2009
Page 3 of 10
FLEXIBILITEIT
Definitie
Aanpassen aan wijzigende omstandigheden, weerstand, problemen of kansen door de werkwijze
en/of gedragsstijl te variëren, om het doel te bereiken
Niveau 1 - Eigen werkwijze en gedragsstijl onderkennen

heeft inzicht in eigen manier van werken

is bereid eigen manier van werken aan te passen

schakelt tussen verschillende werkzaamheden binnen eigen takenpakket

ziet in wanneer gedragsstijl niet aanslaat bij de ander en maakt dit bespreekbaar
Niveau 2 Adequaat reageren op wijzigende omstandigheden

schakelt snel over naar andere situaties en is inzetbaar op andere aangrenzende gebieden

pakt snel nieuwe zaken op en neemt deze mee in zijn/haar eigen werkzaamheden

omgaan met de grote diversiteit aan personen en daar effectief gebruik van maken

is in staat om, afhankelijk van de situatie, meerdere rollen/functies te vervullen

past eigen gedragsstijl aan de situatie aan
Niveau 3 Anticiperen op veranderingen

anticipeert op relevante ontwikkelingen die van invloed zijn op de doelen van de organisatie en
past doelstellingen, strategie en planningen hierop aan

doet meerdere zaken gelijktijdig, kan daarbij snel schakelen van het één naar het ander en houdt
de hoofdlijnen in het vizier

wisselt gemakkelijk van gedragsstijl als de situatie daarom vraagt

stimuleert anderen tot het zich eigen maken van verschillende gedragsstijlen
HRM- Adviseur Communicatie en/of Public Affairs vastgesteld juni 2009
Page 4 of 10
LEDENGERICHT HANDELEN
Definitie
Anticiperen en inspelen op en tegemoet komen aan vragen, wensen, behoeften en belangen van
leden
Niveau 1 - Servicegericht zijn richting leden

luistert naar wat de leden willen, wat hen beweegt en wat de werkelijke vraag is

stelt zich hulpvaardig op richting leden

is gericht op het leveren van kwaliteit

handelt adequaat naar aanleiding van vragen en signalen van leden

onderhoudt duidelijke communicatie met de leden

is zich bewust van het feit dat haar/zijn plek een schakel in het geheel is
Niveau 2 - Dienstverlening aan de leden optimaliseren

ontwikkelt een goede relatie met leden

neemt de verschillende belangen van leden serieus

zorgt ervoor dat de leden optimaal geïnformeerd zijn

heeft grondige kennis van de leden in de meest brede zin van het woord

streeft actief naar verhoging van de ledentevredenheid

maakt heldere afspraken over service, kwaliteit en dienstverlening
Niveau 3 - Werken aan een duurzame tevredenheid van de leden

onderkent en benoemt onderliggende behoeften van leden

wordt door leden gezien als sparringpartner; stelt kritische vragen en spiegelt

weet het belang van individuele leden af te stemmen op het grotere geheel

neemt in voorkomende gevallen het initiatief in het oplossen van problemen met leden

stimuleert collega’s om actief ledengericht te opereren
HRM- Adviseur Communicatie en/of Public Affairs vastgesteld juni 2009
Page 5 of 10
NETWERKEN
Definitie
Zoeken, opbouwen en onderhouden van contacten en samenwerking met stakeholders die van
belang zijn voor de doelen van zorgverzekeraars en ZN
Niveau 1 - Opbouwen en onderhouden van relaties

houdt belangrijke ontwikkelingen in het netwerk bij

toont interesse voor de zakelijke en persoonlijke omstandigheden van de gesprekspartner, luistert
actief en gaat gesprek aan

onderhoudt makkelijk contacten in uiteenlopende situaties

bezoekt gelegenheden waar hij kans heeft zijn netwerk te onderhouden

deelt netwerk met collega’s
Niveau 2 - Effectief gebruik maken van netwerken

speelt in op belangrijke ontwikkelingen in het netwerk

spreekt eigen netwerk aan als hij specifieke kennis of informatie nodig heeft

brengt mensen met elkaar in contact, stelt hen aan elkaar voor en stimuleert informatieuitwisseling

voelt zich op zijn gemak tussen (on)bekenden, kan achtergronden en relaties inschatten, stapt zelf
op mensen af, maakt een afspraak voor een nieuw contactmoment

zoekt samenwerking met externe partners uit wederzijds belang

herkent formele en informele besluitvormers en hun belangen en begrijpt hoe
besluitvormingsprocessen verlopen
Niveau 3 - Uitbouwen

anticipeert op belangrijke ontwikkelingen in het netwerk

gaat samenwerkingsverbanden aan waardoor de doelen van de zorgverzekeraars en/of ZN beter
waargemaakt kunnen worden

wendt het eigen netwerk aan om zorgverzekeraars en externe partijen te ondersteunen

stimuleert anderen hun interne en externe contacten te onderhouden en nieuwe contacten te
leggen
HRM- Adviseur Communicatie en/of Public Affairs vastgesteld juni 2009
Page 6 of 10
OORDEELSVORMING
Definitie
Op basis van beschikbare informatie komen tot realistische, onderbouwde en bruikbare adviezen over
mogelijke (alternatieve) handelwijzen
Niveau 1 - Informatie terugbrengen tot de kern

is in staat hoofd- en bijzaken te onderscheiden

komt tot de kern van informatie

benoemt inconsistenties in informatie en elimineert gegevens die niet relevant zijn

geeft de voor- en nadelen van verschillende kwesties en zaken aan

overziet effecten van acties en besluiten die gebaseerd zijn op de eigen omgeving
Niveau 2 - Informatie verwerken tot advies

heeft overzicht over informatie

denkt een aantal stappen vooruit en herkent mogelijke obstakels die van invloed zijn

lost problemen op door zaken grondig uit te zoeken

draagt meerdere mogelijkheden aan om tot een oplossing te komen

maakt ingewikkelde situaties of ideeën duidelijker, eenvoudiger en gemakkelijker te begrijpen

is in staat een voorkeur uit te spreken uit meerdere alternatieven en dit te verdedigen

komt tot onderbouwde (Delta Denken) adviezen
Niveau 3 - Oordeel vormen vanuit breed perspectief

legt meervoudige causale relaties; onderkent meerdere mogelijke oorzaken en consequenties en
legt daar verbanden tussen

plaats informatie in een breder kader en bekijkt vraagstukken vanuit verschillende perspectieven

ontwikkelt nieuwe aanpakken die afwijken van de traditionele aanpak

stimuleert interactie over meningen en oordelen
HRM- Adviseur Communicatie en/of Public Affairs vastgesteld juni 2009
Page 7 of 10
RESULTAATGERICHT WERKEN
Definitie
Gericht zijn op het realiseren van doelen conform tijdpad, kwaliteitseisen en afspraken
Niveau 1 - Zich inzetten om gestelde doelen te realiseren

maakt in overleg duidelijke afspraken over de te realiseren doelen en de eigen bijdrage daaraan

zet zich in om de gestelde doelen binnen de afgesproken deadline te realiseren

voelt zich verantwoordelijk voor de kwaliteit van het eigen werk

geeft tijdig aan wanneer er knelpunten in het werk optreden

komt tijdig afspraken na
Niveau 2 - Initiatieven nemen om gestelde doelen te realiseren

stelt zichzelf doelen en stemt die af binnen de organisatie

stelt zichzelf hoge kwaliteits- en voortgangseisen en toont zich kritisch ten aanzien van prestaties

voelt zich mede verantwoordelijk voor de kwaliteit van de producten/diensten van de organisatie

maakt een goede afweging tussen inspanning en gewenst resultaat

werkt outputgericht en stelt prioriteiten (tijd, geld, kwaliteit)

ziet waar knelpunten zich voordoen, onderneemt daarop adequaat actie

komt met ideeën om het gezamenlijke resultaat te verbeteren

is in staat gedefinieerde resultaten te behalen
Niveau 3 - Doelgericht sturen op resultaat

stelt meetbare en strategische doelstellingen op en definieert daarbij de resultaten op lange
termijn

maakt afspraken over de wijze waarop de lange termijn doelen behaald moeten worden
(jaarplannen)

stimuleert anderen in het stellen en realiseren van ambitieuze doelen en vertoont hierin
voorbeeldgedrag
HRM- Adviseur Communicatie en/of Public Affairs vastgesteld juni 2009
Page 8 of 10
SAMENWERKEN
Definitie
Met collega’s binnen ZN werken aan een gemeenschappelijk doel, ook wanneer dit doel niet
onmiddellijk van persoonlijk belang is
Niveau 1 – Openstaan voor samenwerking

toont belangstelling voor werkzaamheden collega’s en biedt op verzoek hulp aan

zorgt dat afspraken in verband met de samenwerking tijdig worden nagekomen

deelt informatie en ervaringen met collega’s

staat open voor de mening, advies en feedback van collega’s
Niveau 2 – Initiatieven nemen om de samenwerking te verbeteren

biedt gevraagd en ongevraagd hulp aan en vraagt waar nodig zelf om ondersteuning

maakt heldere en meetbare afspraken over individuele en gezamenlijke werkzaamheden

wisselt kennis en ideeën uit in het kader van het gemeenschappelijke doel

verwerkt meningen van collega’s in eigen ideeën, plannen en werkwijzen

geeft adviezen en meningen aan collega’s
Niveau 3 – Anderen aanzetten tot en betrekken bij optimalisering
samenwerking

moedigt collega’s aan om samen te werken

brengt ideeën in om de samenwerking te verbeteren

stimuleert collega’s met elkaar informatie/kennis/ideeën uit te wisselen

bevordert de goede verstandhouding in samenwerking met collega’s

geeft constructieve feedback op gedrag ten behoeve van een optimale samenwerking
HRM- Adviseur Communicatie en/of Public Affairs vastgesteld juni 2009
Page 9 of 10
INITIATIEF
Definitie
Het uit eigen beweging ondernemen van acties en doen van voorstellen
Niveau 1 Vanuit jezelf meer doen dan opgedragen is

ziet waar werk blijft liggen

pakt uit eigen beweging werkzaamheden op

biedt hulp aan en/of vraagt hulp

onderneemt actie als zaken anders en beter kunnen
Niveau 2 - Ongevraagd en zelfstandig actie ondernemen

kijkt vooruit om op toekomstige gebeurtenissen te anticiperen

komt met verbeteringsvoorstellen

ziet kansen en grijpt deze
Niveau 3 – stimuleren van anderen tot initiatiefrijk gedrag

schept een klimaat waarin het nemen van initiatief gewaardeerd wordt

neemt het initiatief om ideeën en besluiten daadwerkelijk uit te voeren

signaleert waar kansen voor de organisatie liggen (in de toekomst) en pakt deze op

doet investeringen die effect zullen hebben op de organisatie
HRM- Adviseur Communicatie en/of Public Affairs vastgesteld juni 2009
Page 10 of 10