Subsidievoorwaarden - Stichting A+O fonds Rijk

Subsidievoorwaarden arbeidsmarktprojecten en werkervaringsplaatsen
A+O fonds Rijk
1.
Algemeen
1.1. De aanvraag wordt ingediend door een organisatie die behoort tot de sector Rijk, een
organisatie van rijksoverheidspersoneel die is aangesloten bij een vakcentrale die is
toegelaten tot het overleg over de arbeidsvoorwaarden van dit personeel, dan wel
een organisatie waarmee de Stichting A+O fonds Rijk een samenwerkingsovereenkomst heeft gesloten. Ook kan een aanvraag worden ingediend op voordracht van
het Sectoroverleg Rijk.
1.2. De aanvraag dient te worden ondertekend door zowel de werkgevers- als de werknemersvertegenwoordiging die het Departementaal Georganiseerd Overleg voeren,
dan wel door de werkgever en de OR.
1.3
De aanvraag moet passen binnen de financiële mogelijkheden van het fonds. Als het
budget voor subsidieverlening van de desbetreffende categorie wordt overtekend, is
de datum van ontvangst van een compleet projectplan of van completering van een
incompleet projectplan bepalend.
1.4
Het is mogelijk de subsidie van het A+O fonds Rijk te combineren met subsidie uit
andere bronnen. Hierbij mag geen sprake zijn van dubbele financiering.
1.5
Aanvragen kunnen doorlopend worden ingediend. Alleen complete projectplannen
worden in behandeling genomen.
1.6
De subsidieaanvraag moet vergezeld gaan van een projectplan waarin aandacht
wordt besteed aan de aanleiding, het doel van het project, de beoogde resultaten (in
meetbare termen), de activiteiten die worden ondernomen, de planning, de begroting
en de wijze van evalueren. Waar van toepassing dienen de doelgroep en het aantal
deelnemers in het projectplan duidelijk te worden omschreven. Uit het projectplan
blijkt hoe de toekenningsciteria zijn toegepast (zie onder 2.1.) Ten slotte dient in het
projectplan te worden aangegeven op welke wijze de uitvoering van het project
inhoudelijk en financieel wordt verantwoord.
1
Subsidievoorwaarden arbeidsmarktprojecten en werkervaringsplaatsen
1.7
Indien de voorgestelde aanvraag kan worden verbonden aan een doelstelling/project
van het fonds, vergroot dit de kans op subsidiëring.
1.8
De startdatum van het project dient in het kalenderjaar van toekenning en na de
datum van toekenning te liggen.
1.9
In de evaluatie dient te worden getoetst in hoeverre de doelstellingen van het project
zijn bereikt en te worden aangegeven tot welke leereffecten het project heeft geleid.
1.10 Door ondertekening van het aanvraagformulier stemt de subsidieontvanger in met
deze algemene subsidievoorwaarden. Bij het niet voldoen aan de
subsidievoorwaarden is de subsidieontvanger verplicht het subsidievoorschot terug
te storten aan het A+O fonds Rijk indien het voorschot inmiddels is overgemaakt.
2.
Arbeidsmarktprojecten
2.1
Een arbeidsmarktproject omvat activiteiten ter bevordering van de werking van de
arbeidsmarkt. De activiteiten moeten voldoen aan de volgende cumulatieve
voorwaarden, de criteria namelijk:
1. Aanvullend karakter
Het project moet een aanvulling zijn op de werkgeverstaak, dat wil zeggen dat het geen
activiteiten mogen zijn die gerekend worden tot de reguliere bedrijfsvoering. Reguliere
scholingstrajecten komen niet voor subsidiëring in aanmerking.
2. Draagvlak
Het project dient voldoende draagvlak te hebben binnen de organisatie. Bij departementale projecten komt dit tot uitdrukking door de ondertekening van de aanvraag door
zowel de werkgevers- als werknemersvertegenwoordiging.
Aan deze eis wordt bij departementale aanvragen voldaan door ondertekening van de
aanvraag door het DGO (respectievelijk de werkgever en de
werknemersvertegenwoordiging in het DGO) of door ondertekening van de aanvraag
door werkgever en OR gezamenlijk. Over interdepartementale projecten kan het SOR,
dan wel kunnen ICPO en SCO afzonderlijk een uitspraak doen.
3. Financiële bijdrage
De aanvrager dient zelf financieel bij te dragen aan het project.
4. Implementatie
De aanvrager zorgt voor implementatie van opgedane kennis en ervaring. Waar
mogelijk worden de instrumenten en opgedane ervaring in projecten en pilots in de
eigen organisatie van de aanvrager geborgd.
5. Overdraagbaarheid
De resultaten van het project moeten zo veel mogelijk overdraagbaar zijn naar andere
onderdelen van de sector Rijk. De aanvrager geeft aan welke onderdelen van het project
2
Subsidievoorwaarden arbeidsmarktprojecten en werkervaringsplaatsen
breder van belang zijn dan de eigen organisatie en overdraagbaar zijn en hoe deze
overdracht kan plaatsvinden.
6. Vernieuwend
Het project bevordert en stimuleert vernieuwing in de rijkssector. Het begrip
“arbeidsmarkt” wordt hierbij breed gezien: het kan ook gaan om initiatieven op het
gebied van werkgelegenheid of scholing, of combinaties daarvan.
2.2
De activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd, mogen niet strijdig zijn met
het door het Sectoroverleg Rijkspersoneel (SOR) geformuleerde beleid. Indien een
subsidieaanvraag een onderwerp betreft waarover in het SOR overlegd wordt, legt
het bestuur van het A+O fonds Rijk de desbetreffende aanvraag ter goedkeuring
voor aan het SOR.
2.3
De begroting van de projecten wordt voor maximaal 75% gesubsidieerd. De
aanvrager draagt zelf zorg voor de financiering van de resterende 25% van de
begroting. Loonkosten mogen voor 75% op de begroting worden opgevoerd indien
het inzetten van een eigen medewerker van een ministerie voor het
arbeidsmarktproject bovenformatief en aantoonbaar is, voor activiteiten die niet
regulier zijn en indien het project een uitstraling heeft naar andere ministeries. De
kosten voor externe inhuur mogen voor maximaal 50% op de begroting van het
arbeidsmarktproject worden opgevoerd.
2.4
De toekenning wordt schriftelijk bevestigd. De toekenningsbrief omvat in ieder
geval de volgende gegevens: de projectnaam, het toekenningsnummer, het
subsidiebedrag, de bevoorschotting de projectduur en de subsidievoorwaarden.
Eventuele aanvullende voorwaarden die door het bestuur zijn gesteld, worden ook
vermeld.
2.5
Een voorschot bedraagt maximaal 20% van het subsidiebedrag. In voorkomende
gevallen kan het bestuur hiervan afwijken. Wanneer de beperking van een voorschot
tot 20% de voortgang van een project in gevaar brengt, kan hierover contact worden
opgenomen met het bureau. Bij subsidietoekenningen boven €100.000 kan na
goedkeuring van de tussenrapportage een tweede voorschot worden verstrekt tot
maximaal 50% van het totaal toegekende bedrag.
2.6. In geval van projecten waarvan de begroting een bedrag overschrijdt van € 100.000 of
waarvan de duur langer is dan negen maanden, dient de subsidiënt halverwege de
projectperiode een voortgangsrapportage in bij het A+O fonds Rijk volgens het format
‘voortgangsrapportage’.
3.
Werkervaringsplaatsen
3.1
Alle deelnemers aan werkervaringsprojecten dienen uiterlijk 31 december van het
jaar waarin de subsidieaanvraag is toegekend jaar te zijn aangesteld. Per deelnemer
wordt maximaal 12 maanden subsidie toegekend (dus uiterlijk tot en met 31
december van het desbetreffende jaar).
3
Subsidievoorwaarden arbeidsmarktprojecten en werkervaringsplaatsen
3.2
3.3
Wanneer een deelnemer tussentijds uitstroomt uit het project mag deze plaats voor
het resterende aantal maanden worden opgevuld door een andere deelnemer, mits
het project uiterlijk per 31 december van het desbetreffende jaar is afgerond.
Deelnemers aan werkervaringsprojecten dienen minimaal een half jaar als werkloos
werkzoekend ingeschreven te staan bij UWV WERKbedrijf. De subsidieaanvrager
dient een door UWV afgegeven verklaring over de werkloosheidsduur in de
administratie op te nemen.
Indien deelnemers voldoen aan onderstaande voorwaarden, worden zij gelijkgesteld
aan een werkloos werkzoekende:
 degenen die minder dan 50 dagen of 400 uur per jaar (of een evenredig deel per half jaar)
werkzaam zijn geweest;
 degenen die met toestemming als vrijwilliger werkzaam zijn geweest/scholing hebben
gevolgd;
 degenen die een WWB-uitkering ontvangen hebben en vrijgesteld zijn van
inschrijvingsplicht;
 degenen die arbeidsgehandicapt zijn;
 vluchtelingen met een verblijfsvergunning asiel voor bepaalde of onbepaalde tijd en
nieuwkomers in Nederland die zich aangemeld hebben voor permanent verblijf en aan
wie het door de Nederlandse overheid is toegestaan in Nederland te werken;
 werknemers als bedoeld in de Wet Sociale Werkvoorziening;
 herintredende personen die langere tijd niet aan het arbeidsproces hebben deelgenomen;
 jongeren tot 23 jaar;
 degenen die 50 jaar of ouder zijn zonder dienstbetrekking.
Bovenstaande doelgroepen hoeven niet aan het werkloosheidscriterium te voldoen.
Voor deze categorieën deelnemers dient de subsidieaanvrager een schriftelijk bewijs
in de administratie op te nemen dat de deelnemer tot een bovengenoemde doelgroep
behoort.
Wanneer de deelnemer behoort tot de categorie herintredende personen die langere
tijd niet aan het arbeidsproces hebben deelgenomen, dient voor plaatsing een
gemotiveerd verzoek bij het A+O fonds Rijk te worden ingediend.
3.4 Deelnemers met een aanstelling van 20 uur of minder mogen maximaal twee jaar aan
het project meedoen. De subsidie moet ook in dat geval per jaar worden aangevraagd.
3.5
De deelnemers worden bovenformatief aangesteld.
3.6
Iedere deelnemer die gebruik maakt van een door het A+O fonds Rijk
gesubsidieerde werkervaringsplaats krijgt van het ministerie (of de aangesloten
organisatie) de positie van interne sollicitant gedurende drie maanden na afloop van
het project. De subsidieaanvrager dient zich in te spannen om de deelnemer te laten
instromen in de organisatie of op een reguliere vacature elders. Daarbij geldt dat de
subsidieaanvrager een beschikbare vacature waarvoor geen interne kandidaten met
een voorrangspositie beschikbaar zijn, zal laten vervullen door de betrokken
deelnemer indien deze beschikt over de kennis en kunde en over de houding en het
gedrag die minimaal noodzakelijk zijn om de functie naar behoren te vervullen.
4
Subsidievoorwaarden arbeidsmarktprojecten en werkervaringsplaatsen
3.7
De subsidieontvanger draagt zorg voor de werving en begeleiding van de
deelnemers.
3.8
Voorwaarde voor toekenning van de subsidie is dat de aanvrager het daartoe
bestemde antwoordformulier ingevuld aan het A+O fonds zendt. Na ontvangst van
het ingevulde antwoordformulier ontvangt de aanvrager een voorschot van 40% van
de subsidietoezegging.
3.9
Per werkervaringsplaats wordt per deelnemer met een aanstelling van 32 uur of
meer een subsidie verstrekt van maximaal € 12.000 voor loonkosten en maximaal
€ 3.000 voor scholings- en begeleidingskosten. Voorwaarde om voor het volledige
subsidiebedrag in aanmerking te komen is dat de aanvrager uiterlijk 6 maanden na
indiensttreding van de deelnemer een ontwikkelingsplan voor de deelnemer indient
bij het A+O fonds Rijk. Indien de deelnemer wordt aangesteld voor een half jaar
wordt maximaal een subsidie van € 6.000 voor loonkosten verstrekt en maximaal
€ 1.500 voor scholings- en begeleidingskosten. Voorwaarde voor toekenning van het
volledige subsidiebedrag is in dat geval dat het ontwikkelingsplan uiterlijk 3
maanden na indiensttreding ingediend is. In het ontwikkelingsplan geeft de
aanvrager aan hoe de deelnemer geschoold en begeleid wordt naar een volgende
functie binnen de organisatie of, indien dit niet mogelijk is, buiten de organisatie.
Nadat het A+O fonds Rijk het ontwikkelingsplan heeft ontvangen, ontvangt de
aanvrager een tweede voorschot van 40% van de subsidietoezegging. Indien bij de
afrekening blijkt dat het ontwikkelingsplan niet is uitgevoerd zal de uiteindelijke
subsidie worden vastgesteld op het niveau van het deel voor loonkosten.
3.10 De aanvrager dient met gebruikmaking van de bijgeleverde modelformulieren te
rapporteren aan het A+O fonds Rijk welke inspanningen zijn verricht om de
deelnemer te laten instromen in de organisatie of op een reguliere vacature elders,
bij welke organisatie de deelnemer is ingestroomd, dan wel in een voorkomend
geval waarom de instroom niet is gerealiseerd.
3.11 In de volgende gevallen wordt het toegekende subsidiebedrag naar rato herberekend:
 indien het aantal deelnemers kleiner is dan in de subsidieaanvraag;
 indien een deelnemer korter dan een jaar deelneemt aan het project en de
resterende maanden niet worden opgevuld door een andere deelnemer;
 indien een deelnemer een dienstverband heeft van minder dan 32 uur per
kalenderweek.
3.12 De subsidieaanvrager dient medewerking te verlenen aan het betrekken van de
deelnemers bij in opdracht van het fonds uit te voeren evaluatieonderzoeken.
4.
Toekenning, bevoorschotting en rapportage
4.1
De subsidietoekenning geschiedt voor de in de aanvraag geschetste activiteit. De
subsidie wordt uitgekeerd indien en voor zover die activiteit en de daarvoor geraamde uitgaven zijn gerealiseerd.
5
Subsidievoorwaarden arbeidsmarktprojecten en werkervaringsplaatsen
4.2 Indien tijdens de uitvoering van een project blijkt dat de aanvrager niet aan de
subsidievoorwaarden voldoet, wordt de subsidie ingetrokken en kunnen eventueel al
uitbetaalde voorschotten worden teruggevorderd. Of en in hoeverre het bestuur van
het A+O fonds Rijk gebruik maakt van deze bevoegdheid, is onder meer afhankelijk
van de oorzaak en de omvang van de afwijking van de subsidievoorwaarden.
4.3 Bij wijzigingen in het project, bij het niet doorgaan van het project dan wel bij het
optreden van aanzienlijke vertragingen meldt de subsidieaanvrager dit zo snel
mogelijk bij het bureau van het A+O fonds Rijk. De afwijkingen ten opzichte van
het projectplan dienen beargumenteerd te worden vermeld. De aanvrager stelt tevens
de werknemersvertegenwoordiging die de aanvraag mede heeft ondertekend hiervan
in kennis.
5.
Afrekening
5.1
Na afloop van het project vindt afrekening van de toegekende subsidie plaats. Deze
afrekening kan alleen plaatsvinden op basis van een inhoudelijke en financiële
verantwoording. In deze verantwoording moeten de volgende punten aan de orde
komen:
 de aanleiding om het project te starten;
 gerealiseerde kosten en uitgevoerde betalingen gerelateerd aan de in het
projectplan opgenomen begroting;
 de daadwerkelijk uitgevoerde activiteiten;
 de gerealiseerde doelen c.q. resultaten;
 de leereffecten;
 een analyse van de activiteiten en behaalde doelen c.q. resultaten van het project
in relatie tot het projectplan;
 de samenhang tussen de gerealiseerde activiteiten en de gerealiseerde kosten.
 de wijze waarop resultaten geïmplementeerd en geborgd zijn in de organisatie.
5.2
Het A+O fonds Rijk is gerechtigd om alle aanvullende informatie op te vragen die
noodzakelijk is om de verantwoording van het project goed te kunnen beoordelen.
5.3
De te verstrekken subsidie bedraagt niet meer dan de kosten van de activiteit minus
de op die activiteit verkregen inkomsten, zoals subsidie van derden, deelnemersbijdragen en dergelijke. De subsidie wordt afgerekend op basis van de werkelijk
gemaakte kosten.
5.4
Indien de totaal te verstrekken subsidie meer bedraagt dan € 125.000 dient de
verantwoording vergezeld te gaan van een accountantsverklaring conform het model
(controleprotocol) dat bij de toekenningsbrief wordt meegezonden. Bij de
subsidieaanvraag kan een vergoeding voor accountantskosten worden aangevraagd
tot een maximum van € 1.000.
5.5
Voor de accountantsverklaring wordt gecontroleerd of de bedragen in het financieel
overzicht juist zijn verantwoord en daadwerkelijk zijn gemaakt voor het desbetreffende project.
6
Subsidievoorwaarden arbeidsmarktprojecten en werkervaringsplaatsen
5.6
Indien na afloop van een project blijkt dat de aanvrager niet volgens de
subsidievoorwaarden van het A+O fonds Rijk gehandeld heeft, maakt het bestuur
van het A+O fonds Rijk de afweging of en zo ja in hoeverre de subsidie lager wordt
vastgesteld. Dit is onder meer afhankelijk van de oorzaak en omvang van de
afwijking.
5.7
De subsidieaanvrager heeft tot zes weken na de afrekening van het project de mogelijkheid om schriftelijk bezwaar te maken tegen de afrekening. De
subsidieaanvrager heeft alleen recht op een mogelijke herberekening van de
afrekening indien de bovengenoemde termijn van zes weken niet is overschreden.
6.
Overig
6.1
Onder bepaalde voorwaarden is overheveling van subsidie naar een volgend jaar
mogelijk. Indien een organisatie in aanmerking wenst te komen voor overheveling
van subsidie, dient een schriftelijk gemotiveerd verzoek te worden ingediend bij het
A+O fonds Rijk waarin de volgende gegevens zijn opgenomen:
 wanneer het project is gestart;
 waarom het project niet in het subsidiejaar kon worden afgemaakt;
 wat er tot nu toe is gerealiseerd;
 wanneer het project naar verwachting wordt afgerond.
Een verzoek tot overheveling van (een gedeelte van) de subsidie over het
desbetreffende jaar naar het daarop volgende jaar dient zo spoedig mogelijk, doch
uiterlijk op 31 december van het desbetreffende jaar, te worden ingediend bij het
A+O fonds Rijk. Het staat het A+O fonds Rijk vrij om aanvullende voorwaarden
aan een overhevelingstoekenning te stellen.
6.2
De aanvrager dient medewerking te verlenen aan het verspreiden van de resultaten
aan andere instellingen binnen de sector. De resultaten van de projecten worden
beschikbaar gesteld aan het A+O fonds Rijk.
6.3
Bij alle communicatievormen over het gesubsidieerde project dient het A+O fonds
Rijk te worden vermeld als medefinancier en dient de huisstijl A+O fonds Rijk
gehanteerd te worden.
6.4
De ontvanger van de subsidie is gehouden mee te werken aan in opdracht van het
fonds uit te voeren evaluatieonderzoeken en aan eventuele onderzoeken van een
door het A+O fonds Rijk daartoe aangewezen accountant.
6.5 In de gevallen waarin de subsidievoorwaarden onduidelijk zijn of waarin deze niet
voorzien kan de subsidieaanvrager zich met een gemotiveerd verzoek wenden tot
het bestuur van het A+O fonds Rijk. Het bestuur kan gemotiveerd afwijken van de
subsidievoorwaarden.
7
Subsidievoorwaarden arbeidsmarktprojecten en werkervaringsplaatsen