negentienhonderd t wee en neg ent ig

HR versie 5.
Versie 30.04.2013
popkoor Expression
blad 1 van 10
Dit document kent een formeel gedeelte en een nadere concretisering die per seizoen anders kan worden
ingevuld, zoals de bezetting van functies, een eventuele taakverdeling en interne procedures. Deze laatste
gedeelten hebben een arcering voor de tekst.
INDELING
Artikel Onderwerp
1. Grondslag, doelstelling
2. Leden, lidmaatschap: aanmelden, donateurs, einde lidmaatschap, contributie, slapend lid
3. Bestuur, functies, rooster van aftreden
4. Commissies, taken Muziek– (MC) [incl. Regie] en PR-Commissie (PRC)
5. Dirigent, Partij-Ondersteuner (P-O), repetities, optredens, dresscode
6. Algemene Ledenvergadering
7. Communicatie, website, ledenlijst
8. Geschillen
1
GRONDSLAG
Dit Huishoudelijk Reglement is vastgesteld op 9 december 2008 door het bestuur conform artikel
29 van de Statuten. Waar dat relevant is, wordt in dit HR verwezen naar artikelen van de
Statuten (geplaatst tussen { } ). Het versie-nummer wordt op elke bladzijde vermeld.
Elke herziening van het HR wordt aan de leden gemeld. De actuele versie is toegankelijk via de
website.
In dit document worden mannelijke aanduidingen van personen gebruikt, steeds wordt echter
ook de vrouwelijke vorm bedoeld.
1.1
DOELSTELLING
"Popkoor Expression": samen het gevoel tot uitdrukking brengen van populaire songs.
Instuderen en meerstemmig ten gehore brengen van gevarieerde popsongs vanaf de jaren 60
tot heden, niet zijnde volksliedjes, klassieke muziek als operette/opera, maar wel musicalsongs.
Het repertoire kent variatie in langzame en snelle nummers.
Primair karaoke-achtig (muziekbegeleiding via mp3 bestand); zo mogelijk met een live band.
Bewegingen (regie/choreo) kunnen onderdeel uitmaken van een song. Daarom is het voor de
uitvoering noodzakelijk dat de tekst en muziek uit het hoofd wordt geleerd.
2
a
TOETREDEN ALS LID
Het streven van de vereniging is een ledenbestand van circa 50 personen, zo veel mogelijk
evenredig verdeeld over de stemsoorten (secties): sopraan, alt, tenor en bas.
Buitengewone leden zijn leden die niet zingen. Onder 2.4 worden Bijzondere leden gedefinieerd.
b
Belangstellenden kunnen maximaal drie avonden vrijblijvend een repetitie bijwonen.
De secretaris legt de naam/adres/woonplaats gegevens van belangstellenden vast, evenals de
wijze waarop men in aanraking kwam met ons koor.
De aanmelding van nieuwe leden geschiedt in principe op repetitie-avonden, waarbij zo mogelijk
direct via een stemtest de geschiktheid van een kandidaat wordt nagegaan. Afhankelijk van het
resultaat van deze test (zie 2.c), wordt de kandidaat als lid toegelaten.
Het buitengewone lidmaatschap is niet afhankelijk van een stemtest.
c
Kandidaat – aspirant-lid
De stemtest dient twee doelen: vast te stellen of de kandidaat in voldoende mate in staat is een
aantal noten direct en zuiver na te zingen en tot welke stemsoort de kandidaat behoort. De
beslissing omtrent het al dan niet toelaten van een kandidaat als lid op grond van de aanwezige
zangkwaliteiten wordt genomen door de dirigent, desgewenst in samenspraak met het bestuur.
Als de kandidaat de stemtest niet voldoende aflegt, kan een aspirant-lidmaatschap worden
aangegaan; dat de gelegenheid biedt binnen 6 weken (of: een door de dirigent te bepalen
periode van maximaal 6 weken) de stemtest alsnog voldoende af te leggen.
d
Na de stemtest dient het inschrijfformulier (dat op de site beschikbaar is) ingevuld (ook door de
dirigent) en ondertekend door het nieuwe (aspirant) lid te worden ingeleverd bij de secretaris. De
secretaris geeft zowel de penningmeester als de webmaster de informatie van het nieuwe lid
Mei 2013
HR versie 5.
Versie 30.04.2013
popkoor Expression
blad 2 van 10
door. Zie sub e.
e
Via het inschrijfformulier wordt vastgelegd wie zich aanmeldt als lid of als aspirant-lid in
afwachting van het met goed gevolg afleggen van de (2e) stemtest.
Tevens verklaart men in te stemmen met het ontvangen van officiële uitnodigingen langs
elektronische weg (e-mail en website).
Van het ingevulde inschrijvingsformulier ontvangt het lid zo snel mogelijk, maar altijd binnen
twee weken een kopie.
Vanaf het moment van het afleggen van de (eerste) stemtest is een (aspirant) lid contributie
verschuldigd.
f
Een (aspirant) lid krijgt toegang tot de verborgen delen van de site en daarmee de mogelijkheid
om de Statuten en het HR te raadplegen en oefenbestanden te downloaden. Deze bestanden
mogen uitsluitend gebruikt worden om de eigen partijen te oefenen.
g
Elk lid dient in het bezit te zijn van de voorgeschreven kleding.
Zie 5.4 sub d, voor de geldende dresscode.
2.1
DONATEURS
Op grond van Statuten artikel 8 beslist het bestuur over de toelating van donateurs en kan zij
contracten aangaan met sponsors.
De minimale jaarlijkse bijdrage van donateurs wordt vastgesteld op € 30,-.
Met een sponsor worden wederzijdse prestaties overeengekomen.
2.2
a
OPZEGGING LIDMAATSCHAP
Het (buitengewone) lidmaatschap wordt beëindigd per einde van het seizoen door schriftelijke
(per brief of e-mail) opzegging bij de secretaris. In principe dient een opzegging vóór 1 juli door
de secretaris te zijn ontvangen. {Statuten artikel 10, lid 1.b}
Restitutie van betaalde contributie is niet mogelijk. Alleen in bijzondere omstandigheden kan het
bestuur op grond van een gemotiveerd verzoek anders beslissen.
b
Overigens kan ieder lid het lidmaatschap tussentijds beëindigen door schriftelijke (per brief of email) opzegging minimaal één kalendermaand voor de termijnbetaling van de contributie {zie 10
lid 1.c}.
En volgens 5.4 sub b: Het lid dat deelname aan een optreden is ontzegd, kan het lidmaatschap
opzeggen per de eerstvolgende kalendermaand.
c
Indien een lid, na te hebben opgezegd, per 1 september van hetzelfde jaar besluit toch lid te
blijven, is alsnog de aanvulling tot de volledige contributie over het voorgaande verenigingsjaar
verschuldigd.
d
Indien een lid, na te hebben opgezegd, niet voldoet aan de openstaande verplichtingen, kan het
ex-lid door het bestuur alsnog worden geroyeerd.
Bij beëindiging van het lidmaatschap blijft een bestaande contributie achterstand verschuldigd.
Tevens dient het lid direct alle eigendommen van de vereniging die werden verkregen, terug te geven.
De secretaris bevestigt schriftelijk de ontvangst van dergelijke eigendommen.
Hiertoe wordt de volgende procedure gevolgd:
1. de secretaris ontvangt de opzegging en bevestigt de datum van ontvangst, waarbij het lid
gevraagd wordt de eventueel in leen ontvangen zaken terug te geven, en na te gaan of alle
betalingen zijn gedaan;
2. de secretaris geeft zo mogelijk aan welke zaken moeten worden ingeleverd;
3. deze ontvangstbevestiging gaat c.c. naar de penningmeester;
4. de penningmeester deelt het vertrekkende lid mee welke, dan wel dat géén financiële
verplichtingen nog openstaan, met (indien van toepassing) het verzoek daaraan zo spoedig
mogelijk te voldoen;
5. de secretaris verstrekt het lid een schriftelijke verklaring van ontvangst in goede orde van
geleende zaken en stuurt deze c.c. aan de penningmeester;
6. ofwel: de secretaris meldt aan de penningmeester welke zaken niet werden terugontvangen,
Mei 2013
HR versie 5.
Versie 30.04.2013
popkoor Expression
blad 3 van 10
waarna de penningmeester de kosten verrekent;
7. de penningmeester meldt aan de secretaris zodra aan de financiële verplichtingen is voldaan,
waarna de secretaris ervoor zorgt dat het vertrek van het lid op de website wordt gemeld.
2.3
a
b
CONTRIBUTIE
De jaarlijkse contributie die door de Algemene Ledenvergadering wordt vastgesteld, mag in vier
termijnen worden betaald en dient dan uiterlijk per 1 september, 1 december, 1 maart en 1 juni
op de rekening van de vereniging te zijn bijgeschreven.
Bij betaling ineens vóór 1 oktober mag € 10,- op het bedrag in mindering worden gebracht.
In overleg kan het bestuur in individuele gevallen toestaan dat per maand contributie wordt
betaald.
1. De penningmeester stuurt alle (aspirant-) leden 14 dagen vóór de vervaldatum van een termijn
een betalingsverzoek.
2. Twee weken nà de vervaldatum stuurt de penningmeester een herinnering aan degenen
waarvan op dat moment nog geen betaling is ontvangen.
3. Indien binnen 7 dagen daarna de contributie nog niet is ontvangen, wordt het verschuldigde met
€ 5,00 verhoogd. De penningmeester meldt dit aan de desbetreffende leden.
4. Indien de betaling na wederom 7 dagen nog niet is ontvangen, kan het lid de toegang tot de
repetities en optredens worden ontzegd, totdat het verschuldigde is voldaan.
De contributie bedraagt: € 190,- (met korting € 180,-) cq. € 47,50 per termijn.
De bankrekening van de vereniging is: 13.27.88.632 t.n.v. Popkoor Expression, Lelystad.
2.4
BIJZONDER LIDMAATSCHAP
Het bestuur kan op schriftelijk, gemotiveerd verzoek een “slapend lidmaatschap” toestaan,
indien een lid een bepaalde periode door omstandigheden niet in staat is deel te nemen aan
repetities en optredens. Gedurende deze periode is het desbetreffende (bijzondere) lid
vrijgesteld van contributiebetaling.
Een lid kan 3 maanden de status van slapend lid verkrijgen indien nodig. Na 3 maanden vindt
overleg plaats met het bestuur over een eventuele periode van nogmaals 3 maanden.
Na 6 maanden wordt het lidmaatschap (indien het zingen niet hervat kan worden) beëindigd.
3
a
BESTUUR
De bestuurstaken zijn als volgt verdeeld:
 Voorzitter – leiden van de vergaderingen, coördinatie van activiteiten, eerste
aanspreekpunt voor commissies;
 Secretaris – algemeen postadres, (extern) aanspreekpunt van vereniging,
correspondentie, agenda’s/verslagen, bewaking acties, registratie nieuwe leden, actuele
ledenlijst/telefooncirkel, registratie deelname aan repetities, beheer eigendommen,
Statuten en HR (aanpassing en verspreiding); opvang van bezoekers en nieuwe
(aspirant-)leden, verwerken inschrijvingsformulieren, verenigingsarchief.
 Penningmeester – financiële administratie, inning contributie, bewaken van
verplichtingen;
b
Het bestuur vergadert tenminste eenmaal per twee maanden gedurende het seizoen (september
t/m juni) en verder zo vaak als een lid van het bestuur dat nodig oordeelt.
De secretaris roept de vergadering binnen 7 dagen schriftelijk bijeen met een agenda.
Er kunnen alleen besluiten worden genomen in een formele (met agenda aangekondigde)
vergadering, òf zonder agenda, alleen indien dan alle bestuursleden aanwezig zijn.
c
Het bestuur is bevoegd in een formele vergadering besluiten te nemen. Overigens worden
besluiten, genomen met minder dan 3 aanwezigen, nog eens aan de orde gesteld in de
volgende vergadering. Dit moet blijken uit het verslag.
d
De commissievoorzitters worden ingelicht over een geplande bestuursvergadering, zodat zij
punten kunnen aanleveren ter bespreking en kunnen aangeven of zij aanwezig willen zijn. Zij
leggen alle relevante zaken ter informatie of bespreking voor. Indien geen specifieke commissieinbreng nodig is, of wordt verwacht, kan het bestuur zonder de commissievoorzitters bijeen
komen.
Mei 2013
HR versie 5.
Versie 30.04.2013
popkoor Expression
blad 4 van 10
De commissies worden direct betrokken bij het opstellen van beleids- en financiële (jaar)plannen
voor de vereniging.
Alle bestuurs- en commissieleden zijn attent op het veiligstellen van alle informatie die in (elektronische)
documenten is vastgelegd. Daartoe worden belangrijke documenten tussen bestuursleden uitgewisseld,
zodanig dat de laatste versie op meer plekken aanwezig en terugvindbaar is.
Dit betreft bijvoorbeeld:
Voor de penningmeester:
- financiële administratie en overzichten (begroting/rekening);
voor de secretaris:
- aanwezigheidsregistratie van leden op repetities;
voor de Muziek Commissie:
- tekst- en muziekbestanden, zoals die op de site staan.
De bestuursfuncties zijn per 5 juli 2012 als volgt ingevuld:
Voorzitter
Annemieke van der Molen
Buitenplaats 63
Secretariaat
Marian Laagkemper
Oudaen 55
Penningmeester
Rob Jacobs
Het Ravelijn 381
3.1
0320- 24 16 19
0320 - 241567
06- 22 14 24 36
ROOSTER VAN AFTREDEN
Ingevolge Statuten artikel 6.3 is op 9 september 2008 het rooster van aftreden voor het bestuur
vastgesteld als volgt, waarbij het jaar wordt aangegeven waarin ten tijde van de jaarvergadering
de (tweede of derde) zittingsperiode afloopt:
Functie:
Voorzitter
Secretaris
Penningmeester
2013
2014
2
2015
2
2016
2017
2018
3
3
2
3
3.2
BETALINGEN
De penningmeester is bevoegd rekeningen te voldoen die voortvloeien uit bij bestuursbesluit
aangegane verplichtingen. De contracten t.a.v. aangegane verplichtingen worden in origineel
gearchiveerd.
De afschriften van de bank worden bij aan de secretaris toegezonden waarmee enigermate het
4 ogen principe wordt gerealiseerd.
Declaraties worden in het bestuur door twee leden geaccordeerd en kunnen vervolgens door de
penningmeester worden afgedaan.
4
COMMISSIES
Algemeen
Het bestuur stelt commissies in en benoemt daarin leden. In uitzonderingsgevallen kunnen dit
personen zijn die geen lid zijn van de vereniging.
De commissieleden benoemen uit hun midden een voorzitter. Deze kan deelnemen aan
bestuursvergaderingen en zorgt voor een goede (tijdige en volledige) communicatie tussen
bestuur en commissie. Bij afwezigheid van de voorzitter kan zo nodig een lid deelnemen aan de
bestuursvergadering.
Eerst na akkoord van het bestuur kan een commissie (financiële) afspraken definitief
overeenkomen met een externe partij.
a
b.1
De Muziek Commissie (MC) heeft als hoofdtaak het repertoire vast te stellen en vervolgens te
zorgen voor de beschikbaarheid van bijbehorende informatie voor de leden. De doelstelling is
een gestage groei van het repertoire zodat gevarieerde optredens mogelijk zijn.
De dirigent heeft qualitate qua zitting in deze commissie en heeft bij de repertoirekeuze een
doorslaggevende stem, vanuit zijn inzicht in de actuele technische mogelijkheden van het koor.
b.2
De muziekkeuze moet ook beïnvloed kunnen worden door de (mogelijke) optredens die de PRCommissie regelt: soms kan een specifiek repertoire gewenst/vereist worden. Dit moet dan wel
Mei 2013
HR versie 5.
Versie 30.04.2013
popkoor Expression
blad 5 van 10
aansluiten op onze doelstelling. De commissies kunnen dus niet altijd onafhankelijk op het
eigen, gedelegeerde terrein opereren. De MC stemt uiteindelijk af met de dirigent.
b.3
De commissie zorgt voor de aanwezigheid van raadpleegbare digitale bestanden over het
repertoire (partituur, zang-voorbeelden per sectie en de begeleidende karaoke-versie) voor de
leden op de Repertoire-pagina van de site. Benodigde bestanden zullen veelal in overleg met de
dirigent tot stand komen.
Deze bestanden worden soms aangeschaft bij een lied; uit kostenoverwegingen kan worden gekozen
voor een incompleet pakket – dan moeten bijvoorbeeld zangvoorbeelden door onszelf worden gemaakt.
De dirigent doet dit samen met de PO’s.
Voor het mp3 bestand van de begeleidende muziek (karaoke-versie) geldt ook: ad b.10.
b.4
In een apart bestand houdt de commissie een overzicht van al deze beschikbare bestanden
actueel (op de site), zodat leden een snel overzicht kunnen krijgen van de voor hen relevante
bestanden.
In Excel wordt een compact overzicht (afdrukbaar op A4) bijgehouden van hetgeen op de site staat aan
bestanden.
Per lied moeten op de site beschikbaar zijn: de partituur (pdf), de karaoke-versie en zangvoorbeelden
per stemsoort (afhankelijk van het lied). De MC moet er met de dirigent voor zorgen dat deze bestanden
correct zijn.
De naam van het bestand begint altijd met het volgnummer van het lied, dan de naam van het lied
gevolgd door het “onderwerp”: partituur/karaoke/stemsoort. Hiermee wordt retrieval in de Media
Bibliotheek van de site vereenvoudigd.
b.5
De commissie zorgt ook voor een actuele verzameling van correcte songteksten inclusief
vertalingen, zodat daar geen verwarring over kan zijn en iedereen begrijpt waar de tekst over
gaat. Dit bestand wordt op de site aangeboden.
Omdat veel leden alleen de tekst (zonder noten) willen gebruiken moet deze zodanig worden
aangeboden dat partijen, maatnummers e.a. referentiepunten herkenbaar zijn. Voor gebruik met de
karaoke-versie is soms de vermelding van een tijdstip zinvol.
b.6
b.7
De commissie zorgt elke repetitie voor de aanwezigheid van gastenmappen waarin tenminste de
partituren van de liedjes die de betreffende repetitie geoefend zullen worden. Uit praktische
overwegingen worden de gastenmappen bij de geluidsapparatuur opgeslagen.
De commissie registreert per seizoen welke liedjes wanneer werden uitgevoerd en maakt op
grond daarvan de opgave aan Buma/Stemra gereed. Deze wordt verzonden na overleg met de
penningmeester.
b.8
Aan het eind van elk seizoen wordt het bestaande repertoire geëvalueerd door de MC met de
dirigent en het bestuur, mede op grond van een onderzoek bij alle leden. Dit vormt mede een
uitgangspunt voor de keuze van nieuwe songs voor het volgend seizoen, volgens b.1.
b.9
De commissie beheert de materialen die door de vereniging zijn aangeschaft met de songs
(CD’s, audiobestanden, partituren) en de apparatuur, benodigd voor de versterking van de
begeleidende muziek.
b.10
Voor optredens verzorgt de commissie de beschikbaarheid van de benodigde karaokebestanden op een medium dat daarbij kan worden ingezet.
De karaoke versies moeten alle hetzelfde volume hebben, zodat ze zonder ingrepen achter elkaar
afgespeeld kunnen worden, zeker bij optredens. De benodigde bewerking kan worden uitgevoerd met
Audacity.
b.11
Door middel van inhuur van externe specialisten wordt gerealiseerd hoe de
liedjes moeten worden gepresenteerd (incl. choreo), de opkomst bij optredens, de
changementen tijdens een optreden en het afgaan er na. Een en ander steeds in nauw overleg
met de dirigent.
Deze inhuur kan bestaan uit Rieni van de Bunt, ofwel koor-regisseurs van buitenaf.
Mei 2013
HR versie 5.
Versie 30.04.2013
popkoor Expression
blad 6 van 10
De Muziek Commissie heeft sinds 1 september 2012 de volgende bezetting:
- Rob Jacobs (commissie voorzitter),
- Sylvia Bulsing
- Marja Eringfeld
De geluidsapparatuur is opgeslagen bij de repetitieruimte in Het Laarhof. De voorzitter van de MC is
verantwoordelijk voor transport, inclusief productie CD’s voor begeleiding bij optredens.
c.1
De PR-Commissie (PRC) heeft als hoofdtaak de vereniging naar buiten toe te presenteren. Zij
zorgt voor naamsbekendheid, ook via de site van de vereniging.
De commissie legt plannen voor algemene publiciteit (naamsbekendheid), wervingsacties,
productie van flyers of een optreden, voorzien van een begroting, voor aan het bestuur. Daarin
wordt in voorkomend geval ook een bedrag (“gage”) opgenomen voor de inhuur van het koor.
c.2
De PRC richt zich op het verkrijgen van optredens en op het –zo nodig- werven van leden. In
overleg met de dirigent kunnen openbare repetities worden gehouden om werving van leden te
bevorderen. Degenen die als belangstellenden aanwezig zijn, worden geregistreerd, als onder
2b.
c.3
Indien optredens kunnen worden verkregen, wordt de hieronder opgenomen checklist gevolgd.
Mede rondom optredens verzorgt de PRC de publiciteit rond de vereniging. In dat kader
bevordert de commissie dat foto’s en geluidsopnames worden gemaakt en op de site
gepubliceerd.
c.4
De PRC organiseert de jaarlijkse familiedag en het optreden als tegenprestatie in het
woonzorgcentrum waar we repeteren.
Tevens worden borrels verzorgd op de repetitie-avond voorafgaand aan een vakantieperiode.
c.5
De PRC neemt het initiatief voor het bepalen van de uiterlijke verschijningsvorm: zoals de
kleding (dresscode). Daarbij wordt de mening van de leden gepeild. Besluitvorming geschiedt in
het bestuur, dan wel in de Algemene Ledenvergadering.
c.6
De PRC houdt de informatie op de website t.a.v. de eigen taken actueel, zowel voor externe
raadpleging (zoals op de homepage), als voor leden (op de Noot-ities).
c.7
De PRC zal mogelijke kandidaten uit de leden benaderen om te assisteren bij een specifieke
PR-actie die projectmatig wordt aangepakt.
CHECKLIST voor een optreden (afstemming met inhuurder):
1. welke datum: is dirigent beschikbaar;
2. hoeveel leden (per sectie) zijn beschikbaar: oproep op website, reacties binnen 14 dagen
3. vaststellen of voldoende leden beschikbaar zijn door dirigent > afzeggen OF bevestigen
4. zodra bekend: datum vastleggen bij leden via bericht op de Noot-ities
5. financiële condities, afspraken, contract (Algemene Voorwaarden) in overleg met bestuur
6. welk geschikt repertoire (MC in overleg met dirigent); volgorde bepalen (op laptop invoeren)
7. bepalen dresscode
8. aanwijzen koor-coördinator (per optreden; bekend maken aan de leden)
9. organisatie-aanspreekpunt (namens inhuurder): mobiel telefoonnummer (contact = 6)
10. informatie over podium, zaalinrichting, kleedruimte en andere faciliteiten inwinnen
11. welke apparatuur benodigd (via inhuurder?) of (live) muzikale begeleiding? > MC
12. organiseren logistiek m.b.t. koor en (aan-/afvoer, aansluiten/bediening) apparatuur > MC
13. algemene publiciteit te verzorgen door organisatie (= inhuurder) en/of het koor?
14. (on)toegankelijkheid voor familie/vrienden bekend maken; bericht op homepage van site
15. plaatsen bepalen voor verzamelen – inzingen; opslag eigendommen (kleding)
16. tijdstip, plaats, bereikbaarheid en dresscode bevestigen aan leden via Noot-ities.
De PRC bestaat sinds 1 september 2012 uit:
- Hanneke Koenders (commissie voorzitter)
- Jolanda Arens
- Elna Driehuis
Mei 2013
HR versie 5.
-
5
a
Versie 30.04.2013
popkoor Expression
blad 7 van 10
Yvonne Beckers
Omdat de activiteiten van de PRC veelal projectmatig kunnen worden uitgevoerd, zullen per
activiteit andere leden worden benaderd om bij een bepaalde activiteit een vast commissielid te
ondersteunen.
DIRIGENT
Het bestuur gaat namens de vereniging een overeenkomst aan met een dirigent.
De dirigent legt zich daarmee vast om binnen de visie van het bestuur de repetities te leiden en
het koor voor te bereiden op overeengekomen optredens. Daarbij is de dirigent bevoegd in alle
muziektechnische zaken te beslissen.
Overigens streeft de dirigent er naar zo veel mogelijk een overzichtelijke structuur van de
repetities te hanteren en duidelijk met alle koorleden te communiceren. Op de site staat hier een
eigen bladzijde voor ter beschikking.
b
Een wijziging in de opzet van de repetities dient tevoren te worden goedgekeurd door het
bestuur.
Individuele afspraken van leden met de dirigent ten aanzien van zaken die het koor betreffen,
dienen vooraf door het bestuur te zijn goedgekeurd.
c
De dirigent beslist uiteindelijk over het voorstel van de Muziek Commissie voor de repertoirekeuze en kan daarbij in overleg met de MC van het voorstel afwijken.
d
De dirigent kan het bestuur (on)gevraagd adviseren en op (eigen) verzoek bestuursvergaderingen bijwonen. De dirigent wordt altijd uitgenodigd bij algemene ledenvergaderingen.
e
Waar dit in de rede ligt, wordt onder dirigent ook verstaan de vaste inval-dirigent.
Onze dirigent is: Chantal Heemskerk en de inval-dirigent: Rieni van de Bunt.
5.1
PARTIJ-ONDERSTEUNER (P-O)
Er wordt ter wille van de eenduidigheid één P-O per sectie benoemd door de dirigent. Alleen om bij de
tenoren en bassen nieuwe leden optimaal te kunnen begeleiden, zal het nodig zijn zowel een
vrouwelijke, als een mannelijke P-O te hebben - omdat de uitvoering voor man, resp. vrouw verschilt.
De taken zijn als volgt geformuleerd:
 De P-O is het aanspreekpunt voor alle leden van de sectie voor zaken die de dirigent aangaan
(tekst, melodie);
 De P-O's moeten een zeer goede kennis hebben van hun partij: tekst, melodie en uitspraak. Om
deze kennis op peil te houden, wordt samen met de dirigent een aantal keer per jaar extra gewerkt
aan nieuwe nummers en aan het bestaande repertoire. Alvorens een nieuw lied wordt
ingestudeerd door het koor, zullen de P-O’s de partijen met de dirigent “inzingen” als voorbeeldbestand;
 De P-O's helpen nieuwe leden bij het aanleren van het repertoire (tekst en melodie) door o.a.
tijdens repetities bij hen in de buurt te gaan staan;
 De P-O's zijn de ogen en oren van de dirigent binnen de partij. Hij/zij zal sectie-leden en/of de
dirigent attenderen op verschillen in tekst of melodie. De P-O geeft geen "leiding": als aanwijzingen
niet voldoende blijken of de problematiek te complex, wordt de dirigent ingeschakeld.
Per sectie treden de volgende personen als P-O op:
Sopranen: Marian Laagkemper
Alten: Willemien Ribbers
Tenoren (dames/heren): Lieneke Schuhmacher, Jan Jansen
Bassen (dames/heren): Ineke Groot, Rob Jacobs
5.2
a
b
REPETITIES
Van de leden wordt verwacht dat zij zo veel mogelijk bij de repetities aanwezig zijn, dus liefst
ook als men een keer niet in staat is zelf echt mee te zingen i.v.m. keelpijn o.i.d.
Bij afwezigheid dient een lid zich via een melding op de site uiterlijk voor 19:00 uur die avond af
Mei 2013
HR versie 5.
Versie 30.04.2013
popkoor Expression
blad 8 van 10
te melden.
c
De aan- en afwezigheid wordt vastgelegd in een document. Op grond van deze registratie
kunnen wegblijvers worden achterhaald en stimuleert het bestuurslid leden communicatie dat
ook zij de repetities zo veel mogelijk bijwonen.
Dit document bevat tevens een historisch overzicht van leden vanaf 2008
d
De repetitieavond is op donderdag van 20:00 tot 22:00 uur, met een pauze van maximaal een
kwartier. Het is ieders' verantwoordelijkheid de pauze tot 15 minuten te beperken.
Het bestuur spreekt leden aan op gedrag dat de repetities verstoort.
e
De dirigent bepaalt wanneer per stemsoort (sectie) apart (extra) wordt geoefend. Door per
stemsoort apart te oefenen komen onderlinge verschillen snel aan het licht, en bovendien gaat
dit dan niet ten koste van de (oefentijd van) andere leden.
f
Als de secties tegelijkertijd apart oefenen, is het oefenen vooral de verantwoordelijkheid van de
leden zelf. Van elk lid mag worden verwacht dat hij het functioneren van de sectie bevordert
door zwakke punten bij medeleden te signaleren en te helpen verbeteren.
5.3
REPETITIERUIMTE
Per keer wordt in de Agenda die staat op de site-pagina “Noot-ities” een sectie aangewezen die
de oefenruimte tevoren inricht en achteraf opruimt.


De volgende bestuurs- en commissieleden zorgen voor de volgende attributen:
Rob: sleutel van Het Laar, laptop, presentielijst
Marian: 2e presentielijst, inschrijfformulieren;
Zowel de geluidsapparatuur als de bezoekersmappen (3 sets van 3 boeken) worden in Het Laar
opgeslagen. Contactpersoon voor het gebruik van Het Laar is Yvonne Beckers.
5.4
a
OPTREDENS
Indien een lid dat de repetities regelmatig volgde, één (of meer) keer van de laatste vier
repetities voor een optreden verstek laat gaan, kan dat lid alleen aan dat optreden deelnemen
met uitdrukkelijke instemming van de dirigent, eventueel onder bepaalde voorwaarden. Het is
namelijk van belang dat alle optredende leden alle uit te voeren songs in voldoende mate
hebben geoefend en op de hoogte zijn van de laatst gemaakte uitvoeringsafspraken.
b
De dirigent kan het bestuur adviseren bepaalde zingende leden niet te laten deelnemen aan een
optreden. Indien het bestuur dit advies overneemt, worden de betrokkenen door het bestuur
gemotiveerd ingelicht.
Het lid dat deelname aan een optreden is ontzegd, kan het lidmaatschap opzeggen per de
eerstvolgende kalendermaand.
c
De inzet van een orkest (van welke omvang dan ook) wordt door de dirigent in overleg met het
bestuur geregeld. In voorkomend geval kan een bepaald koorlid worden belast met het directe
contact met de band.
d
De kleding bij optredens (dresscode) is in maart 2011 tweeledig vastgesteld:
1. Basis
DAMES: turquoise shirt met wit vestje/gilet en donkerblauwe spijkerbroek. Zwarte schoenen.
HEREN: wit T-shirt en turquoise overhemd en donkerblauwe spijkerbroek. Zwarte schoenen.
2. Alternatief
ALLEN: blauwe effen spijkerbroek/-rok met blouse/overhemd in een wit. Zwarte schoenen.
De PRC stelt per optreden de dresscode vast.
e
Nieuwe leden worden geïnformeerd omtrent de kledingvoorschriften. Turquoise herenoverhemden
zijn nog steeds via Neckermann leverbaar en zijn te koop voor €.15,- (na betaling aan de
penningmeester) bij de PR-commissie..
Mei 2013
HR versie 5.
Versie 30.04.2013
popkoor Expression
blad 9 van 10
Er is nog een beperkte voorraad dames shirts, maar niet in alle maten. Deze shirts
zijn voor € 10,- te koop (na betaling aan de penningmeester) bij de PR-commissie.
Witte herenoverhemden zijn en blijven in het bezit van de vereniging. Vóór een optreden waarbij
deze dresscode is voorgeschreven worden hemden, plus eventueel sjaals door de PR-commissie
ter beschikking gesteld en op de eerstvolgende repetitie na een optreden weer ingenomen. De
PR-commissie zorgt ervoor dat alle hemden op dezelfde wijze worden gewassen en gestreken.
In de toekomst zal een algemene aanschaf van kledingsstukken worden gedaan door het
bestuur, altijd nadat de leden om een oordeel is gevraagd door de PR-commissie. Hierbij wordt
rekening gehouden met de beschikbaarheid in de toekomst.
Deze aanschaf is gericht op de leden van dat moment, en wordt bekostigd uit het hiertoe
gereserveerde budget (conform begroting). Er is dan geen sprake van een eigen bijdrage per lid,
en wordt er een voorraad gecreëerd voor toekomstige leden.
6
ALGEMENE LEDENVERGADERING
Elk jaar wordt volgens de Statuten in juni de Algemene Ledenvergadering gehouden. Deze
wordt tenminste een maand tevoren aangekondigd (plaats, datum, tijd). {art. 17.} Vervolgens
hebben alle leden de mogelijkheid tot drie weken voor de vergaderdatum schriftelijk voorstellen
in te dienen bij de secretaris {art. 18}. Vaste agendapunten zijn:
1. verslag van de laatst gehouden algemene ledenvergadering;
2. jaarverslag (van bestuur, commissies en dirigent) en jaarrekening;
3. verslag kascommissie; décharge penningmeester/bestuur;
4. verkiezing t.b.v. aanvulling kascommissie;
5. voorstellen van bestuur of leden;
6. plannen voor het volgend verenigingsjaar (van bestuur en commissies);
7. begroting komend verenigingsjaar (incl. contributie);
8. aftredende bestuursleden, afscheid, herbenoeming of verkiezing;
9. afscheid ex-commissieleden, aanvullen commissies.
Kandidaat-bestuursleden moeten worden voorgedragen door 3 bestuursleden of 5 leden van de
vereniging {art. 22.4}, de voordrachten moeten tot drie weken voor de vergaderdatum schriftelijk
worden ingediend bij de secretaris {art. 18}.
De termijn van oproeping (met agenda en documenten) bedraagt tenminste 14 dagen {art 15.1}.
De documenten liggen dan ter inzage bij de secretaris en bij de repetities {art. 15.2}, d.w.z. dat
de documenten op de site raadpleegbaar zijn.
7
7.1
7.2
COMMUNICATIE, WEBSITE
Alle leden kunnen via de website beschikken over de Statuten en de laatste versie van dit HR.
Bestuurs- en commissieleden verzorgen mededelingen op de website op de Noot-ities pagina, in
het alleen voor leden toegankelijke gedeelte.
Ieder die een bericht plaatst is er op attent dat het ook tijdig weer wordt verwijderd (van de
Pagina, maar ook uit de Prullenmand). Voor degenen die op de site actief zijn, is een beheerhandboek beschikbaar.
Van leden wordt verwacht dat zij minimaal wekelijks van de informatie op de website kennis
nemen. Het gaat dan vooral om de pagina’s: Noot-ities (van bestuur en commissies) en Songs
(van dirigent).
Op de pagina NOOTITIES wordt o.a. aandacht besteed aan:
door het bestuur:
- nieuwe en vertrekkende leden,
- inricht/opruim-beurten repetitieruimte en koekjeslijst (in de Agenda),
- overzicht van alle komende activiteiten (in de Agenda),
- en op de pagina Vereniging-info: actuele pasfoto’s van de leden per sectie.
door de PRC:
- oproepen voor op een bepaald moment (als een mogelijk optreden) beschikbare leden,
- data vastgestelde optredens/activiteiten met nadere details en dresscode,
Mei 2013
HR versie 5.
-
Versie 30.04.2013
popkoor Expression
blad 10 van 10
publieke mededelingen over (afgelopen) optredens op de Homepage met link naar Kalender.
lief & leed: vermeldenswaardige zaken in de privé sfeer.
door de MC:
- toevoegen benodigde zang-voorbeeld-bestanden, partituren of teksten en karaoke uitvoeringen op
de Repertoire-pagina,en melden van nieuwe voorbeeld audio-bestanden per sectie;
- actueel overzicht van op de site beschikbare muziek-, zangvoorbeelden en tekstbestanden,
- actueel overzicht songteksten (zonder partituur) incl vertalingen en regie aanwijzingen per song;
zorg voor uniformiteit,
Op de Songs-pagina:
door de dirigent:
- inhoud (globaal) van de eerstkomende repetities;
- vastgesteld programma voor een optreden.
Door ieder die iets op de site heeft toegevoegd (niet zijnde een nieuw bericht op de Noot-ities):
- melding maken van het toegevoegde (onder vermelding van de datum) in het Bericht waarin de
laatste mutaties zijn opgenomen (“effe sjekke…”)
- in dat Bericht de oudste meldingen verwijderen na 2 weken.
7.2
a
TELEFOONCIRKELS, LEDENLIJST
Als door onvoorziene omstandigheden op zeer korte termijn een repetitieavond of een andere
activiteit niet door kan gaan, treedt de telefooncirkel in werking.
Door de secretaris worden de diverse cirkels gestart die ook weer daar eindigen. Als de
eerstvolgende van de cirkel niet te bereiken is, dient direct de opvolgende persoon te worden
gebeld. De afwezige dient vervolgens zo spoedig mogelijk nog te worden bereikt, ofwel door het
lid dat in eerste instantie al belde, ofwel door de secretaris – mits het bericht van
onbereikbaarheid in de cirkel steeds wordt doorgegeven en zo de secretaris bereikt.
b
In het document van de telefooncirkels, is ook een ledenlijst (per sectie, NAW, e-mail, telefoon)
opgenomen.
De secretaris zorgt ervoor dat de actuele ledenlijst en de verschillende telefooncirkels op de site
aanwezig zijn, slechts toegankelijk voor leden.
8
GESCHILLEN
Geschillen tussen leden onderling of met organen van de vereniging (waaronder ook de dirigent)
dienen te worden voorgelegd aan het bestuur volgens Statuten artikel 10.
Mei 2013