Notitie waardering en afschrijving vaste activa 2005
advertisement
Notitie activabeleid Waterschap Zuiderzeeland Waterschap Zuiderzeeland Postbus 229 8200 AE LELYSTAD telefoon: (0320) 274 911 fax: (0320) 247 919 www.zuiderzeeland.nl Inhoudsopgave Samenvatting ................................................................................................................... 3 1. Algemeen ................................................................................................................. 6 1.1 1.2 2. Besluitvorming investeringskredieten...................................................................... 7 2.1 2.3 2.4 3. Aanvraag investeringskrediet ............................................................................ 7 Afsluiting investeringskredieten .......................................................................... 7 Verantwoording investeringskrediet .................................................................... 8 Activering en waardering vaste activa ..................................................................... 9 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6. 3.7 4. Inleiding .......................................................................................................... 6 Doel notitie ...................................................................................................... 6 Indeling vaste activa ......................................................................................... 9 Waardering vaste activa .................................................................................... 9 Immateriële vaste activa .................................................................................. 10 Materiële vaste activa....................................................................................... 12 Financiële vaste activa...................................................................................... 14 Investeringssubsidies ....................................................................................... 14 Activering van tekorten .................................................................................... 14 Afschrijving............................................................................................................ 15 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 Algemeen ....................................................................................................... 15 Wettelijke of andere voorschriften...................................................................... 15 Afschrijvingsbasis ............................................................................................ 15 Afschrijvingsmethode ....................................................................................... 15 Afschrijvingstermijn ......................................................................................... 16 5. Kapitaallasten ........................................................................................................ 17 6. Activeren versus onderhoud .................................................................................. 18 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 Begrippen ....................................................................................................... 18 Onderhoudsplanningen ..................................................................................... 19 Vervanging en revisie/renovatie ........................................................................ 19 Ideaalcomplex ................................................................................................. 20 Voorzieningen ................................................................................................. 20 Bijlagen: I Begrippenkader II Afschrijvingstermijnen III Procesbeschrijving SB.402 bijl. Pagina 2 Samenvatting In deze notitie worden per hoofdstuk de begrippen activering, waardering, afschrijving, kapitaallasten en onderhoud toegelicht. Tevens worden in de betreffende hoofdstukken ter zake voorstellen gedaan voor de te volgen beleidslijn van het Waterschap Zuiderzeeland. Door middel van het vaststellen van deze notitie wordt ingestemd met deze beleidsvoorstellen. Hieronder volgt een korte opsomming van deze beleidsvoorstellen, waarbij onderscheid is gemaakt tussen het wettelijke beleidskader en eigen beleidskaders. In de Waterschapswet/ het Waterschapsbesluit zijn een aantal zaken dwingend voorgeschreven; deze zijn samengevat onder het kopje ‘wettelijk kader’. Indien ruimte bestaat op basis van de Wet voor eigen invulling van beleid zijn hiervoor voorstellen opgenomen in deze notitie; deze zijn samengevat onder het kopje ‘beleidskader’. Achter de beleidskaders staat vermeld of het nieuw beleid betreft of bestaand beleid. De opsomming van onderwerpen volgt de hoofdstukindeling van deze notitie. In het betreffende hoofdstuk worden de wettelijke- en beleidskader nader toegelicht. Wettelijk kader Vaste activa algemeen (hoofdstuk 1) 1. Alle vaste activa worden gewaardeerd tegen historische kostprijs. 2. Tot de kosten van een investeringsproject worden naast de directe kosten ook de kosten van eigen personeel (uren) en rente gerekend. 3. Indien sprake is van duurzame waardevermindering wordt deze in het boekjaar waarin de waardevermindering geconstateerd wordt verwerkt ten laste van de exploitatie. 4. Investeringssubsidies: de boekwaarde van activa die op de balans wordt vermeld, wordt afgeleid van de bruto - investeringsuitgaven, waarop het ontvangen subsidiebedrag in mindering wordt gebracht. Materiële vaste activa (hoofdstuk 3.4) 5. Investeringen worden tot het moment van ingebruikname in de jaarrekening gerubriceerd onder de post ‘Onderhanden Werk’, als onderdeel van de post ‘Materiële vaste activa’ Op het moment van ingebruikname worden de investeringen gerubriceerd binnen dezelfde post ‘Materiële vaste activa’ conform de indeling van het Waterschapsbesluit. 6. Alle investeringen, met uitzondering van ideaalcomplex, met een meerjarig nut moeten worden geactiveerd; 7. Eenmaal per jaar bij het opstellen van de jaarrekening, wordt vastgesteld of alle activa die op de balans vermeld staan nog wel worden gebruikt en of de activa tegen juiste waarde gewaardeerd zijn. Financiële vaste activa (hoofdstuk 3.5) 8. Financiële vaste activa worden conform het Waterschapsbesluit geactiveerd en gespecificeerd. Beleidskader Besluitvorming (hoofdstuk 2) 1. Tenminste één maal in de vier jaar wordt een integrale nota over het activabeleid door het Algemeen Bestuur vastgesteld (bestaand); 2. Investeringen, waartoe de AV reeds eerder heeft besloten (via beleidsvoorstellen, etc.) worden opgenomen in het investeringsplan en goedgekeurd bij vaststelling van de jaarbegroting (nieuw). 3. Wanneer een krediet is afgesloten, moet daarover aan het Algemeen Bestuur worden gerapporteerd. Deze rapportage dient op het moment van afsluiten door de projectleider te worden opgesteld en ter controle te worden voorgelegd aan de afdeling financiën (nieuw); 4. Bij tussentijdse overschrijding van het totale krediet geldt dat het dagelijks bestuur bevoegd is de voor een investering geraamde uitgaven met 5% van de uitgaven met een maximum van € 100.000 te overschrijden en de geraamde inkomsten met 5% van de inkomsten met een maximum van € 100.000 te onderschrijden zonder toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien deze mutaties passen binnen het vastgestelde beleid. Een dergelijk feit wordt achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd (nieuw). SB.402 bijl. Pagina 3 Vaste activa algemeen (hoofdstuk 3.2.2) 5. Indien sprake is van duurzame waardevermindering van gronden, waarbij de bestemming van de grond verandert in duurzame oever, wordt minimaal 50% van de totale aankoopkosten afgewaardeerd. Verandert de bestemming na aankoop in water, dan vindt een afwaardering plaats van 100%. Indien bij aankoop van grond, de bestemming verandert in anders dan duurzame oever of water, wordt aansluiting gezocht bij de bepaling van de waarde zoals deze wordt gehanteerd in het kostentoedelingsonderzoek methode Delfland van 1 januari 2008. Indien bij andere activa (dat wil zeggen niet grond) sprake is van duurzame waardevermindering, wordt ook aansluiting gezocht bij de bepaling van de waarde zoals deze wordt gehanteerd in het kostentoedelingsonderzoek methode Delfland van 1 januari 2008 (nieuw). Immateriële vaste activa (hoofdstuk 3.3) 6. Indien de kosten in verband met het afsluiten van geldleningen van relatief geringe omvang zijn, worden deze kosten niet geactiveerd, maar in het jaar waarin ze worden gemaakt in één keer ten laste van de exploitatie gebracht (bestaand). 7. Indien wordt voldaan aan de verplicht gestelde voorwaarden met betrekking tot de uitgaven van onderzoek en ontwikkeling zoals opgenomen in artikel 4.63 dan worden deze kosten geactiveerd (nieuw); 8. Bijdragen aan derden worden geactiveerd als aan de voorwaarden zoals gesteld in artikel 64 van het Waterschapsbesluit is voldaan (nieuw). Materiële vaste activa (hoofdstuk 3.4) 9. De ondergrens voor het activeren van uitgaven met een meerjarig nut is € 50.000. Met uitzondering van gronden en terreinen, die altijd moeten worden geactiveerd (bestaand). 10. Investeringskredieten kunnen nog maximaal 1 jaar na de datum van ingebruikname open blijven staan. Hiertoe dient een schriftelijke onderbouwing te worden opgesteld (nieuw). Afschrijvingen (hoofdstuk 4) 11. Alle vaste activa worden, conform bestaand beleid, afgeschreven op basis van de lineaire methode (bestaand). 12. De in de afschrijvingstabel bij deze notitie vermelde afschrijvingstermijnen zijn van toepassing op alle investeringen (bestaand). 13. Indien de investering vóór 1 juli van het jaar is opgeleverd en in is gebruik genomen, dan wel in beheer en eigendom is bij ZZL, wordt een volledig jaar afschrijving toegerekend; over investeringen die ná 1 juli in gebruik worden genomen wordt geen afschrijving berekend over het eerste jaar. (bestaand). Kapitaallasten (hoofdstuk 5) 14. De rente wordt bij het opmaken van de jaarrekening tevens toegerekend aan het onderhanden werk (nieuw); 15. De rente inzake een investeringskrediet wordt berekend over de gemiddelde besteding van het krediet rekening houdend met de looptijd van de investering (nieuw); Onderhoud (hoofdstuk 6) 16. Kosten van groot en klein onderhoud worden niet geactiveerd. Met onderhoud wordt bedoeld: “het uitvoeren van preventieve dan wel correctieve maatregelen om een object in goede staat te houden of te brengen op een vooraf door het algemeen bestuur vastgesteld kwaliteitsniveau (instandhouding van het object)” (nieuw)”. 17. De kosten van vervanging/ reconstructie van bestaande investeringen worden geactiveerd, aangezien sprake is van levensduur verlenging van het actief (nieuw). 18. De kosten van investeringen worden niet geactiveerd indien sprake is van een ideaalcomplex (bestaand). 19. Indien sprake is van groot onderhoud kan hiervoor een onderhoudsvoorziening worden gevormd. Voorzieningen die worden gevormd om deze onderhoudslasten over een aantal jaren te egaliseren kunnen alleen worden ingesteld en gevoed op basis van een beheerplan van het desbetreffende actief. Dit beheerplan dient periodiek te worden geactualiseerd (nieuw). SB.402 bijl. Pagina 4 20. Alle kosten als gevolg van baggeren worden niet geactiveerd, maar komen rechtstreeks ten laste van de exploitatie (nieuw). SB.402 bijl. Pagina 5 1. 1.1 Algemeen Inleiding Artikel 98a van de nieuwe Waterschapswet schrijft voor dat de meerjarenraming, de begroting, het jaarverslag en de jaarrekening van het waterschap dienen te voldoen aan of bij krachtens algemene maatregel van bestuur (AmvB) te stellen regels. De huidige AmvB bestaat onder andere uit de ‘Comptabiliteitsvoorschriften 1995 Waterschappen’ (CV ‘95) en de ‘Ministeriële regeling inzake de CV Waterschappen’. De uitvoering van artikel 98a van de nieuwe Waterschapswet is neergelegd in het Waterschapsbesluit dat met ingang van 1 januari 2009 de CV ‘95 vervangt. Het Waterschapsbesluit regelt uitsluitend die onderdelen waarvoor een uniforme en landelijke regeling noodzakelijk is. De indeling van het Waterschapsbesluit volgt daarbij zoveel mogelijk de volgorde van de Waterschapswet. In hoofdstuk 4 van het Waterschapsbesluit zijn de bepalingen over de begroting en de verantwoording van waterschappen opgenomen. In 2002 zijn de afschrijvingstermijnen van het Waterschap aangepast en verwoordt in de notitie ‘Afschrijvingstermijnen activa ZZL’. In deze notities zijn in grote lijnen de kaders gesteld met betrekking tot waardering en afschrijving van vaste activa. Deze bestaande notitie is aangepast aan de nieuwe wetgeving, zoals opgenomen in het Waterschapsbesluit. Een andere aanleiding voor het aanpassen van de bestaande notitie is de gewijzigde toerekening van de rente door ZZL. Het doel hiervan is een betere rentetoerekening en spreiding van de rentelasten. De rente wordt vanaf 2009 derhalve ook toegerekend aan het onderhanden werk. In het Waterschapsbesluit zijn een groot aantal zaken opgenomen welke dwingend zijn, daarnaast biedt in een aantal gevallen het Waterschapsbesluit keuze vrijheid. In deze notitie wordt de beleidslijn van het Waterschap Zuiderzeeland weergegeven, gesplitst naar wettelijk kader (dwingend) en eigen beleidskaders. 1.2 Doel notitie De doelstellingen van deze notitie zijn: Beleidskader actualiseren met betrekking tot het waarderen, activeren en afschrijven van investeringen; Begrippen in het kader van activa toe lichten; Criteria vastleggen met betrekking tot onderhoud. Uit het oogpunt van planning & control is het van belang de kaders omtrent activabeleid duidelijk vast te leggen. Daarnaast is het tevens van belang om eens in de vier jaar, of eerder indien daar aanleiding voor is bijvoorbeeld bij wijziging van wet- en/of regelgeving, na te gaan of de gehanteerde grondslagen en kaders nog actueel zijn. Immers, met het beheer en onderhoud van bedrijfsmiddelen is een substantieel deel van de begroting gemoeid. Een helder, volledig en actueel overzicht is daarom van belang voor een goed inzicht in de financiële positie. Beleidskader Tenminste éénmaal in de vier jaar een integrale nota over het activabeleid door het Algemeen Bestuur te laten vaststellen. SB.402 bijl. Pagina 6 2. Besluitvorming investeringskredieten 2.1 Aanvraag investeringskrediet Tot op heden werd voor iedere investering, welke was opgenomen in de begroting van dat jaar, een voorstel naar het College dan wel de AV gestuurd, met het verzoek het krediet voor de betreffende investering beschikbaar te stellen. Vanaf het begrotingsjaar 2009 wordt een meerjaren investeringsplan opgesteld. Het doel van dit meerjaren investeringsplan is een overzicht te geven van de voorgenomen investeringen in de komende jaren. Het investeringsplan is voor het Algemeen Bestuur het instrument om kaders te stellen en prioriteiten aan te geven. Het investeringsplan is opgebouwd uit alle investeringen waartoe de AV reeds heeft besloten (via beleidsvoorstellen en overige meerjarenplannen) en investeringen die opgenomen zijn in de afdelingsplannen. Ieder jaar wordt het investeringsplan geactualiseerd. Investeringen die niet onderdeel zijn geweest van eerdere besluitvorming door de AV, worden derhalve niet meegenomen in het investeringsplan. Deze (onverwachte) investeringen dienen conform de huidige werkwijze via een separaat voorstel per investering aan het College of aan de AV te worden voorgelegd. Dit dient echter bij hoge uitzondering plaats te vinden. De in het investeringsplan opgenomen investeringen worden opgenomen in de betreffende jaarbegroting. Is deze begroting vastgesteld door de AV dan zijn direct de investeringskredieten van dat jaar goedgekeurd en hoeft men niet nogmaals naar de AV dan wel D&H toe voor het beschikbaar stellen van het krediet. Uitwerkingsvoorstel Wel dient voordat het krediet geopend wordt een uitwerkingsvoorstel naar DenH dan wel het Algemeen Bestuur (investeringskredieten > € 500.000) te worden gestuurd met daarin de melding dat gestart wordt met het krediet. Inhoudelijk kan dit voorstel worden geschreven conform hetgeen is opgenomen in het investeringsplan als er geen sprake is van afwijkingen. Doordat vanaf het begrotingsjaar 2009 alle investeringen in het meerjaren investeringsplan zijn opgenomen, wordt het bestuurlijke besluitvormingstraject voor het goedkeuren van investeringskredieten verkort en verloopt efficiënter. Het totaaloverzicht van de investeringen biedt het Algemeen Bestuur de mogelijkheid alle investeringen in relatie tot elkaar te beoordelen en prioriteiten aan te geven. In deze beoordeling worden de beoogde effecten, de te realiseren doelen, de financieringsbehoefte en de verwachte kapitaallasten meegenomen. Beleidskader Investeringen, waartoe de AV en/of D&H reeds eerder heeft besloten (via beleidsvoorstellen, afdelingsplannen etc.) worden opgenomen in het investeringsplan en goedgekeurd bij vaststelling van de jaarbegroting. 2.3 Afsluiting investeringskredieten Zoals in paragraaf 3.4.3 wordt opgemerkt kan soms sprake zijn van nagekomen kosten nadat een investering in gebruik is genomen. Het desbetreffende investeringskrediet kan in deze gevallen vanaf het moment van oplevering nog maximaal 1 jaar open blijven staan. SB.402 bijl. Pagina 7 2.4 Verantwoording investeringskrediet Afsluiting krediet Wanneer een investeringskrediet is afgesloten, moet daarover aan het Algemeen Bestuur worden gerapporteerd. De projectleider rapporteert aan de afdeling financiën op het moment van afsluiten van het krediet over de wijze waarop met het door het Algemeen Bestuur beschikbare investeringskrediet is omgegaan. Financiën zal vervolgens periodiek verantwoording afleggen over deze afgesloten kredieten aan het Algemeen Bestuur, bijvoorbeeld gelijktijdig met de Berap. (zie ook bijlage III procedure). Tussentijds Tevens dient indien tussentijds sprake is van overschrijding van het totale krediet, een voortgangsrapportage voor het Algemeen Bestuur te worden opgesteld met daarin een toelichting op de overschrijding en eventuele oplossingen. Het dagelijks bestuur is bevoegd de voor een investering geraamde uitgaven met 5% van de uitgaven met een maximum van € 100.000 te overschrijden en de geraamde inkomsten met 5% van de inkomsten met een maximum van € 100.000 te onderschrijden zonder toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien deze mutaties passen binnen het vastgestelde beleid. Een dergelijk feit wordt achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd bij het afsluiten van het krediet. Deze overschrijding dient derhalve niet pas bij het in gebruik nemen van het actief aan het Algemeen Bestuur te worden gemeld. Door het tussentijds melden van de overschrijdingen houdt het Algemeen Bestuur zicht op de voortgang van de voorgenomen investeringen en daarmee gemoeide kapitaallasten. Beleidskader Wanneer een krediet is afgesloten, moet daarover aan het Algemeen Bestuur worden gerapporteerd. Deze rapportage dient op het moment van afsluiten door de projectleider te worden opgesteld en ter controle te worden voorgelegd aan de afdeling financiën; Bij tussentijdse overschrijding van het totale krediet geldt dat het dagelijks bestuur bevoegd is de voor een investering geraamde uitgaven met 5% van de uitgaven met een maximum van € 100.000 te overschrijden en de geraamde inkomsten met 5% van de inkomsten met een maximum van € 100.000 te onderschrijden zonder toestemming vooraf van het algemeen bestuur indien deze mutaties passen binnen het vastgestelde beleid. Een dergelijk feit wordt achteraf aan het algemeen bestuur gerapporteerd. SB.402 bijl. Pagina 8 3. 3.1 Activering en waardering vaste activa Indeling vaste activa In artikel 4:42 van het Waterschapsbesluit is opgenomen dat onder de vaste activa afzonderlijk worden opgenomen de immateriële vaste activa, de materiële vaste activa en de financiële vaste activa. Dit onderscheid is van belang bij de beantwoording van de vraag of bepaalde uitgaven al dan niet mogen dan wel moeten worden geactiveerd. De immateriële en financiële vaste activa zijn op dit moment bij het Waterschap niet of nauwelijks van toepassing. Echter, voor de volledigheid van deze activa notitie worden deze begrippen kort toegelicht, waarbij wordt volstaan met een opsomming en een verwijzing naar de wet. 3.2 Waardering vaste activa In artikel 4:66 van het Waterschapsbesluit is opgenomen dat alle vaste activa gewaardeerd dienen te worden tegen historische kostprijs, d.w.z de verkrijgingsprijs (1) of de vervaardigingsprijs (2). Wettelijk kader Alle vaste activa worden gewaardeerd tegen historische kostprijs. Ad 1. De verkrijgingsprijs bestaat uit de inkoopprijs en de bijkomende kosten. Ad 2. De vervaardigingprijs omvat de aanschaffingskosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend. De rente over het tijdvak dat aan de vervaardiging van dat actief kan worden toegerekend wordt in de vervaardigingsprijs opgenomen. Het is dus toegestaan om, behalve de directe kosten zoals leveringen door derden en de kostprijs van bijvoorbeeld in te brengen eigen grond, ook een redelijk deel van de personeels-, overhead- en rentelasten in de vervaardigingsprijs op te nemen. Wettelijk kader Tot de kosten van een investeringsproject worden naast de directe kosten ook de kosten van eigen personeel (uren) en rente gerekend. 3.2.2 Waardevermindering Het begrip waardevermindering dient niet te worden verward met afschrijving. Dit zijn 2 verschillende begrippen. In hoofdstuk 4 ‘Afschrijving’ wordt dit begrip nader toegelicht. Op basis van het Waterschapsbesluit dient activa te worden afgewaardeerd indien er sprake is van duurzame waardevermindering. Dat wil zeggen dat niet voorzienbaar is dat de waardevermindering zal ophouden te bestaan. De toepassing van de waardevermindering mag niet resultaatafhankelijk zijn. In artikel 68 is opgenomen dat naar verwachting duurzame waardeverminderingen van vaste activa onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar in aanmerking moeten worden genomen. Gedacht kan worden aan nieuwe inzichten in de technische en/of de economische levensduur van activa, dan wel een verandering in bestemming van bijvoorbeeld gronden. De activa moeten dus op basis van dit artikel tegen marktwaarde worden gewaardeerd als deze lager is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. SB.402 bijl. Pagina 9 Wettelijk kader Indien sprake is van duurzame waardevermindering wordt deze in het boekjaar waarin de waardevermindering geconstateerd wordt verwerkt ten laste van de exploitatie. Dit kan de vraag oproepen waarom wel tegen marktwaarde moet worden gewaardeerd als deze lager is en niet als deze hoger is dan de verkrijgings- of vervaardigingsprijs. De reden is dat hogere waardering op grond van het voorzichtigheidsbeginsel niet wenselijk is. Dit wil zeggen: winsten worden geboekt op het moment dat voldoende zeker is dat ze behaald zijn (bijvoorbeeld bij verkoop van de grond); verliezen worden genomen zodra ze geconstateerd worden, ook al is het verlies nog niet zeker en kan later blijken dat het achteraf allemaal wel is meegevallen. Voorbeeld De aankoop van landbouwgrond die na aankoop de bestemming krijgt van natuurvriendelijke oever. De waarde van natuurterrein ligt (aanzienlijk) lager dan landbouwgrond, waardoor een afwaardering dient plaats te vinden. De grond krijgt een andere functie en dit is als duurzaam aan te merken. Het is te kwalificeren als duurzaam, omdat alleen tegen aanzienlijke kosten de grond weer in de oude aangekochte staat (landbouwgrond) te krijgen is. Op basis van het Waterschapsbesluit dient op het moment dat de waardevermindering geconstateerd wordt, deze te worden verwerkt ten laste van de exploitatie van dat jaar. Om te bepalen hoe groot de precieze waardevermindering bedraagt moet de waarde van natuurterrein ingeschat worden. Er kan voor de inschatting aansluiting worden gezocht bij de bepaling van waarde zoals deze wordt gehanteerd in het kostentoedelingsonderzoek methode Delfland van 1 januari 2008. Voor natuurlijk vriendelijke oevers geldt de inschatting dat de grond ongeveer de helft in waarde daalt. Dit is gebaseerd op de veronderstelling dat voor het bedrag wat afgewaardeerd wordt (50% van de totale aankoopkosten) de grond weer in de oude situatie (landbouwgrond) gebracht kan worden. Tevens is uit contact met accountant over eerdere situaties gebleken dat 50% waardevermindering voldoet. Beleidskader Indien sprake is van duurzame waardevermindering van gronden, waarvan de bestemming van de grond verandert in duurzame oever, wordt minimaal 50% van de totale aankoopkosten afgewaardeerd. Verandert de bestemming na aankoop in water, dan vindt een afwaardering plaats van 100%. Indien bij aankoop van grond, de bestemming verandert in anders dan duurzame oever of water, wordt aansluiting gezocht bij de bepaling van de waarde zoals deze wordt gehanteerd in het kostentoedelingsonderzoek methode Delfland van 1 januari 2008 Indien bij andere activa (dat wil zeggen niet grond) sprake is van duurzame waardevermindering, wordt ook aansluiting gezocht bij de bepaling van de waarde zoals deze wordt gehanteerd in het kostentoedelingsonderzoek methode Delfland van 1 januari 2008. 3.3 In 1. 2. 3. Immateriële vaste activa de toelichting op de balans worden de immateriële vaste activa gespecificeerd in: Afsluiten geldleningen en het saldo van agio en disagio; Onderzoek en ontwikkeling; Bijdragen aan activa in eigendom van: a) Bedrijven; b) Overheden; c) Overigen; SB.402 bijl. Pagina 10 4. Overige immateriële vaste activa. Ad 1. Uitgaven in verband met het afsluiten van geldleningen (bijvoorbeeld afsluitprovisie) Deze kosten mogen worden geactiveerd. De afschrijvingsduur van de kosten verbonden aan het sluiten van geldleningen en saldo van agio en disagio, is maximaal gelijk aan de looptijd van de geldlening. Bij de meeste waterschappen worden deze kosten, zeker als deze relatief van geringe omvang zijn, niet geactiveerd, maar in het jaar waarin ze worden gemaakt in één keer ten laste van de exploitatie gebracht. Dit is ook de werkwijze van ZZL. Beleidskader Indien de kosten in verband met het afsluiten van geldleningen relatief van geringe omvang zijn, worden deze kosten niet geactiveerd, maar in het jaar waarin ze worden gemaakt in één keer ten laste van de exploitatie gebracht. ad 2. Uitgaven in verband met onderzoek en ontwikkeling De uitgaven van onderzoek en ontwikkeling kunnen onder voorwaarden worden geactiveerd. In tegenstelling tot de huidige CV ’95 zijn in het Waterschapsbesluit (artikel 4.63) de voorwaarden voor het activeren voorgeschreven, teneinde meer systematiek aan te brengen in de activa van Waterschappen op dit punt. Activering mag plaatsvinden indien: a. De investering naar verwachting technisch uitvoerbaar is en; b. De investering in de toekomst nut zal genereren; en c. De uitgaven die aan de investering zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld. Tot de uitgaven van onderzoek en ontwikkeling wordt niet bedoeld de voorbereidingskosten die rechtstreeks verband houden met een investering in een materieel vast actief. Deze voorbereidingskosten zijn een integraal onderdeel van de totale investeringskosten van dat actief. Als niet aan de hiervoor genoemde verplicht gestelde voorwaarden wordt voldaan kunnen de uitgaven van onderzoek en ontwikkeling voor plannen niet meer worden geactiveerd, maar moeten voortaan in één keer ten laste van de exploitatie worden gebracht. Wordt wel voldaan aan de verplicht gestelde voorwaarden dan mogen de kosten geactiveerd worden, het is geen verplichting. Beleidskader Indien wordt voldaan aan de verplicht gestelde voorwaarden met betrekking tot de uitgaven van onderzoek en ontwikkeling zoals opgenomen in artikel 4.63 dan worden deze kosten geactiveerd. Ad 3. Bijdragen aan activa in eigendom van derden. Artikel 64 van het Waterschapsbesluit is nieuw voor Waterschappen, hierin staan de voorwaarden waaraan bijdragen aan activa in eigendom van derden moeten voldoen voordat ze kunnen worden geactiveerd. Bijdragen aan activa in eigendom van derden kunnen worden geactiveerd indien: a. Sprake is van een investering door een derde, en; b. De investering in de toekomst nut zal genereren, en; c. De derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren op een wijze zoals is overeengekomen, en; d. De bijdrage kan worden teruggevorderd, indien de derde in gebreke blijft of het waterschap anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering. Voorbeeld: Een voorbeeld van bijdragen aan derden is de bijdrage van een Waterschap aan gemeenten ten behoeve van investeringen in de riolering. Omdat het nut van de gemeentelijke investering meerdere jaren bestrijkt, kan de bijdrage worden beschouwd als een vast actief. SB.402 bijl. Pagina 11 Net als voor onderzoek en ontwikkeling is aangegeven is er ook voor deze bijdragen geen absolute verplichting tot activeren. Beleidskader Bijdragen aan derden worden geactiveerd als aan de voorwaarden zoals gesteld in artikel 64 van het Waterschapsbesluit is voldaan. 3.4 Materiële vaste activa 3.4.1 Indeling materiële vaste activa Tot de materiële vaste activa behoren zowel werken die in exploitatie zijn genomen (dat wil zeggen: in gebruik genomen) als onderhanden werken. Ook de activa waarvoor het waterschap financiële leasecontracten is aangegaan en waarbij het economisch eigendom bij het waterschap berust behoren tot de materiële vaste activa. In a. b. c. d. e. f. g. het Waterschapsbesluit worden materiële vaste activa gedefinieerd als: Gronden en terreinen; Vervoermiddelen; Machines, apparaten en werktuigen; Bedrijfsgebouwen; Woonruimten; grond-, weg-, en waterbouwkundige werken (gww werken); Overige materiële vaste activa. Deze verplichte onderverdeling is met name relevant voor het CBS. Krachtens artikel 4.73 zal derhalve bij ministeriële regeling worden bepaald dat de onder f genoemde post, gww-werken, in de staat van vaste activa worden onderscheiden in: – waterkeringen; – watergangen, waterkwantiteitskunstwerken en -gemalen; – zuiveringstechnische werken; bij voorkeur gesplitst in: * transportsystemen; * zuiveringinstallaties; * slibverwerkingsinstallaties; – wegen; – vaarwegen en havens. Wettelijk kader Investeringen worden tot het moment van ingebruikname in de jaarrekening gerubriceerd als ‘Onderhanden Werk’ als onderdeel van de post ‘Materiële vaste activa’. Op het moment van ingebruikname worden de investeringen gerubriceerd onder de materiële vaste activa conform de hierboven genoemde verplichte indeling van het Waterschapsbesluit. 3.4.2 Wanneer activeren? Bij waterschappen wordt het stelsel van baten en lasten gehanteerd. Dat wil zeggen, dat op de exploitatie van een bepaald boekjaar slechts uitgaven mogen drukken die op dat jaar betrekking hebben. Daarom moeten uitgaven voor zaken met meerjarig nut in beginsel worden geactiveerd en op de balans tot uitdrukking worden gebracht. Wettelijk kader Alle investeringen met een meerjarig nut moeten worden geactiveerd. SB.402 bijl. Pagina 12 Bij activering draait het derhalve om de vraag of uitgaven meerjarig nut hebben en in welke gevallen dergelijke uitgaven moeten dan wel mogen worden geactiveerd en dus als vaste activa worden beschouwd. In de budgethoudersregeling is bepaald dat activa met een verkrijgings- of vervaardigingprijs van minder dan € 50.000 niet worden geactiveerd. Hierop wordt een uitzondering gemaakt voor gronden en terreinen die altijd moeten worden geactiveerd, en waarop niet mag worden afgeschreven. Beleidskader De ondergrens voor het activeren van uitgaven met een meerjarig nut is € 50.000. Met uitzondering van gronden en terreinen, die altijd moeten worden geactiveerd. 3.4.3 Wat is het moment van activeren? Investeringen waarvan is voorgeschreven dat deze worden geactiveerd dienen uiterlijk op het moment van ingebruikname te zijn geactiveerd als materieel vast actief (zie 3.4.1 wettelijk kader). Vaak is na ingebruikname nog sprake van nagekomen kosten. Het desbetreffende investeringskrediet kan, indien noodzakelijk, vanaf het moment van ingebruikname nog maximaal 1 jaar open blijven staan. Mocht het noodzakelijk zijn dat het krediet langer open moet blijven, dan dient hiertoe een schriftelijke onderbouwing te worden opgesteld. Bijvoorbeeld voor nagekomen kosten die rechtstreeks met het actief te maken hebben. Het is niet bedoeld voor onderhoudskosten en kosten die onder de garantie vallen. Beleidskader Investeringskredieten kunnen nog maximaal 1 jaar na de datum van ingebruikname open blijven staan. Hiertoe dient een schriftelijke onderbouwing te worden opgesteld. 3.4.4 Vaststellen bestaan van materiële vaste activa In het Waterschapsbesluit is opgenomen dat een waterschap ten minste één maal per jaar nagaat of de activa die op de balans vermeld zijn nog wel worden gebruikt en of zij, gelet op de te verwachten gebruiksduur, nog wel tegen de juiste waarde zijn gewaardeerd. Bij het Waterschap wordt dit uitgevoerd bij het opstellen van de jaarrekening. Wettelijk kader/ beleidskader Één maal per jaar wordt vastgesteld of: Alle activa die op de balans vermeld staan nog wel worden gebruikt (door de verantwoordelijke budgethouders wordt hiertoe een overzicht opgestuurd naar de afdeling financiën) en Alle activa die op de balans vermeld zijn wel tegen de juiste waarde gewaardeerd zijn. Dit laatste wordt door de afdeling financiën zelf gecontroleerd. SB.402 bijl. Pagina 13 3.5 Financiële vaste activa De indeling komt overeen met artikel 367, BW2 en is afgestemd op de Wet Fido. Het Waterschapsbesluit maakt onderscheid in (a) kapitaalverstrekkingen, (b) leningen en (c) overige uitzettingen aan derden met een looptijd van één jaar en langer en voor zover niet genoemd onder a of b. In de toelichting dienen de financiële vaste activa als volgt gespecificeerd te worden: Ad a. bedrijven, overheden en overige; Ad b. ambtenaren, bedrijven, overheden en overige. Wettelijk kader Financiële vaste activa worden conform het Waterschapsbesluit geactiveerd en gespecificeerd. 3.6. Investeringssubsidies Een punt waar waterschappen tot op heden verschillend mee om gingen is de waardering van vaste activa waarvoor investeringssubsidies worden ontvangen. In het Waterschapsbesluit is voorgeschreven dat de boekwaarde die op de balans wordt vermeld wordt afgeleid van de bruto investeringsuitgaven, waarop het ontvangen subsidiebedrag in mindering wordt gebracht (net zoals overige verminderingen zoals afschrijvingen). Het is derhalve niet toegestaan dat de bruto - investeringen op de balans worden vermeld en dat bestemmingsreserves worden gevormd voor de ontvangen subsidies en waarvan vervolgens jaarlijks een bedrag wordt onttrokken om (een deel van) de afschrijvingen te financieren. Wettelijk kader De boekwaarde van activa die op de balans wordt vermeld, wordt afgeleid van de bruto investeringsuitgaven, waarop het ontvangen subsidiebedrag in mindering wordt gebracht. 3.7 Activering van tekorten Op grond van de CV was het toegestaan tekorten te activeren. Op grond van het Waterschapsbesluit, is net als bij de BBV en titel 9 BW2, het activeren van tekorten niet meer toegestaan. Het niet activeren van tekorten betekent dat het tekort ten laste van de reserves verantwoord dient te worden. SB.402 bijl. Pagina 14 4. 4.1 Afschrijving Algemeen Door middel van afschrijvingen wordt aangegeven in welke mate een activum in waarde vermindert als gevolg van het gebruik. Op activa met een beperkte gebruiksduur moet dan ook jaarlijks worden afgeschreven. De afschrijving komt ten laste van de jaarlijkse exploitatie; op deze manier wordt ook het meerjarig nut van de activa zichtbaar gemaakt. Of mag worden afgeschreven en wat de hoogte van de jaarlijkse afschrijving is, wordt bepaald door de volgende factoren: 1) Wettelijke of andere voorschriften; 2) De afschrijvingsbasis; 3) De afschrijvingsmethode; 4) De afschrijvingstermijn. 4.2 Wettelijke of andere voorschriften In artikel 4:67 van het Waterschapsbesluit is het volgende opgenomen: De afschrijvingen van de activa geschieden onafhankelijk van het resultaat van het boekjaar; Slechts wegens gegronde redenen mogen de afschrijvingen geschieden op andere grondslagen dan die welke in het voorafgaande begrotingsjaar zijn toegepast; Op de vaste activa met een beperkte gebruiksduur wordt jaarlijks afgeschreven volgens een stelsel dat op de verwachte toekomstige gebruiksduur is afgestemd. 4.3 Afschrijvingsbasis In het vorige hoofdstuk is aangegeven dat de wet voorschrijft dat investeringen worden gewaardeerd op basis van de historische kostprijs, dus de werkelijke verkrijgings- of vervaardigingprijs. De consequentie daarvan is dat ook op deze basis moet worden afgeschreven. 4.4 Afschrijvingsmethode In het Waterschapsbesluit zijn geen bepalingen opgenomen omtrent afschrijvingsmethoden, zodat het waterschap zelf een bepaalde methode kan kiezen. De meest voorkomende zijn: Lineaire afschrijving, dat wil zeggen afschrijving op basis van een vast bedrag per jaar. deze methode blijven de afschrijvingslasten gelijk, terwijl de rentelasten en daardoor ook totale kapitaallasten in de loop van de gebruiksperiode geleidelijk afnemen; Afschrijving op basis van gelijkblijvende annuïteiten, waarbij de jaarlijkse last van rente aflossing gelijk blijft. Daarbij daalt de rentelast van jaar tot jaar sneller in de loop van gebruiksperiode, terwijl de afschrijving omgekeerd evenredig toeneemt. Bij de en de Beleidskader Alle vaste activa worden, conform bestaand beleid, afgeschreven op basis van de lineaire methode. SB.402 bijl. Pagina 15 4.5 Afschrijvingstermijn Algemeen De te hanteren afschrijvingstermijn voor een bepaald actief worden gebaseerd op de verwachte toekomstige gebruiksduur volgens het Waterschapsbesluit. Alleen voor de verschillende soorten immateriële vaste activa (zie 3.2.1) zijn nadere regels omtrent termijnen opgenomen. Inzake geldleningen geldt dat de afschrijvingsduur maximaal gelijk is aan de looptijd van de lening; Inzake onderzoek en ontwikkeling geldt een afschrijvingsduur van maximaal 5 jaar; Voor bijdragen in activa in eigendom van derden en overige immateriële activa geldt een afschrijvingsduur van hoogstens 5 jaar, tenzij gemotiveerd wordt dat een andere periode passender is. Voor de overige vaste activa betreft het kiezen van een termijn de beleidsvrijheid van het algemeen bestuur, waarbij is aangegeven dat een waterschap zich niet mag laten leiden door een positief of negatief rekeningresultaat. Deze zogenaamde resultaatafhankelijke extra afschrijvingen zijn niet toegestaan. Verandering van afschrijvingstermijnen van een individueel actief is slechts toegestaan als gemotiveerd kan worden dat de betreffende activa langer of korter zullen worden gebruikt dan de oorspronkelijke verwachte periode. Indien de afschrijvingstermijn van een categorie wordt aangepast dan dient hiertoe een voorstel aan het Algemeen Bestuur te worden voorgelegd, waarna vervolgens de afschrijvingstabel wordt aangepast. De gebruiksduur kan zijn: De technische gebruiksduur. Hierbij draait het om de vraag hoe lang het actief technisch mee gaat (bijvoorbeeld een vrachtauto); De economische gebruiksduur Hierbij draait het om de vraag wanneer een actief economisch verouderd is (bijvoorbeeld een computer). De afschrijvingstermijnen in de bijlage afschrijvingstabel zijn gebaseerd op de kortste van de onder 1 en 2 genoemde gebruiksperioden. Afschrijvingstabel Bij de afschrijvingstermijnen in de afschrijvingstabel, die als bijlage onderdeel uitmaakt van deze nota, is rekening gehouden met de hiervoor genoemde beslispunten en zijn de wettelijke en andere voorschriften in acht genomen. Beleidskader De in de afschrijvingstabel bij deze notitie vermelde afschrijvingstermijnen zijn van toepassing op alle investeringen. SB.402 bijl. Pagina 16 5. Kapitaallasten De kapitaallasten vormen een belangrijke kostenpost binnen de begroting (25% van de totale lasten). De kapitaallasten bestaan uit rente en afschrijving. De omvang van de jaarlijkse kapitaallasten wordt bepaald door: De hoogte van de investeringen; De termijn waarin het actief wordt afgeschreven; Rente Tot op heden werd bij het Waterschap geen rente toegerekend aan onderhanden werk projecten (opgenomen werken waarvoor de bouw op balansdatum reeds begonnen is, maar die nog niet in exploitatie zijn genomen). De rente werd bij het opmaken van de jaarrekening berekend over stand van de materiële vaste activa per 1 januari van enig jaar. Vanaf het begrotingsjaar 2009 zal ook rente worden toegerekend aan onderhanden projecten en dient de rente te worden meegenomen in de kredietaanvraag. Op deze manier bestaat meer inzicht in het financiële beslag wat met name langlopende investeringskredieten leggen op de begroting. Ook leidt dit tot een verbetering van de kostentoerekening. Beleidskader De rente wordt bij het opmaken van de jaarrekening tevens toegerekend aan het onderhanden werk. De rente inzake een investeringskrediet wordt (door de projectleider) berekend over de gemiddelde stand van het krediet rekening houdend met de looptijd van de investering. Dit rentebedrag wordt opgeteld bij het investeringskrediet, welke in de investeringsplanning wordt vermeld. Afschrijving Bij Waterschap Zuiderzeeland is ervoor gekozen om een volledig jaar afschrijving als exploitatielast op te nemen indien de investering in gebruik is genomen vóór 1 juli. Wanneer de investering ná 1 juli in gebruik wordt genomen vindt er in dat jaar geen afschrijving plaats. Beleidskader De rente inzake een investeringskrediet wordt berekend over de gemiddelde stand van het krediet rekening houdend met de looptijd van de investering; Indien de investering vóór 1 juli van het jaar in exploitatie wordt genomen wordt een volledig jaar afschrijving toegerekend; over investeringen die ná 1 juli in gebruik worden genomen wordt geen afschrijving berekent berekend over het eerste jaar. SB.402 bijl. Pagina 17 6. 6.1 Activeren versus onderhoud Begrippen Bij de beantwoording van de vraag of bepaalde kosten wel of niet dienen te worden geactiveerd, is het van belang om duidelijkheid te scheppen over wat onder onderhoud wordt verstaan. Definitie onderhoud Het uitvoeren van preventieve dan wel correctieve maatregelen om een object in goede staat te houden of te brengen (op een vooraf door het algemeen bestuur vastgesteld kwaliteitsniveau). Onderhoud kan worden onderscheiden in groot onderhoud en klein onderhoud: Onder groot onderhoud wordt verstaan onderhoud van veelal ingrijpende aard dat op een groot deel van het object wordt uitgevoerd en na een langere gebruiksperiode moet worden verricht. Klein onderhoud is jaarlijks terugkerend onderhoud dat op een klein gedeelte van het object wordt uitgevoerd. Onderhoudskosten worden gemaakt om het object gedurende de levensduur op een bepaald kwaliteitsniveau te houden (naar behoren laten functioneren en een bepaalde representativiteit laten behouden). De kosten van klein en groot onderhoud zijn niet levensduurverlengend en mogen daarom niet worden geactiveerd. Figuur 1 Kosten van onderhoud Kosten van onderhoud Klein onderhoud Kosten in jaar van uitvoering t.l.v. de exploitatie Groot onderhoud Kosten in jaar van uitvoering t.l.v. de exploitatie Kosten in jaar van uitvoering t.l.v. de onderhoudsvoor ziening 1. Klein onderhoud Klein onderhoud keert jaarlijks terug. Derhalve worden deze kosten uit de jaarlijkse budgetten bekostigd en activering van deze kosten behoort niet tot de mogelijkheden. Bijvoorbeeld kleine reparaties of jaarlijkse werkzaamheden aan bijvoorbeeld een pomp. 2. Groot onderhoud Kosten van groot onderhoud ontstaan na een langere gebruiksperiode van een object en zijn veelal ingrijpend van aard en betreffen een groot of belangrijk deel van het object. Dit soort lasten worden niet geactiveerd. Wel kan hiervoor een onderhoudsvoorziening worden gevormd (zie 6.4). Een voorbeeld van groot onderhoud is het schilderwerk van het pand. SB.402 bijl. Pagina 18 Beleidskader Kosten van groot en klein onderhoud worden niet geactiveerd. Met onderhoud wordt bedoeld: “het uitvoeren van preventieve dan wel correctieve maatregelen om een object in goede staat te houden of te brengen op een vooraf door het algemeen bestuur vastgesteld kwaliteitsniveau (instandhouding van het object)” Voorbeeld Een pand heeft een levensduur van 30 jaar. Iedere 5 jaar dient het pand geschilderd te worden, teneinde het pand 30 jaar in dezelfde staat te behouden. Het pand wordt na 15 jaar voorzien van nieuwe kozijnen, waardoor het pand langer mee gaat. Het pand gaat door het schilderwerk niet langer mee dan 30 jaar, dus is er geen sprake van levensduur verlenging, maar van instandhouding. Derhalve worden deze kosten als onderhoudskosten gezien en worden ze niet geactiveerd. Door het vervangen van de kozijnen is sprake van levensduurverlening. Derhalve worden deze kosten wel geactiveerd. Belangrijk is derhalve het onderscheid tussen levensduurverlengend (activeren) en instandhouding (onderhoud). 6.2 Onderhoudsplanningen Door het Waterschap wordt in 2009 een meerjaren onderhoudsplanning opgesteld. Dit onderhoudsplan laat zien welke kwaliteitsniveaus worden gehanteerd bij het plegen van onderhoud voor de verschillende bedrijfsmiddelen van het waterschap. Op basis van het beschreven kwaliteitsniveau wordt een optimale mix samengesteld van klein en groot onderhoud en revisie, renovatie of vervanging. Het doel van het meerjaren onderhoudsplan is derhalve een overzicht te geven van het ruimtebeslag dat het geplande onderhoud van bedrijfsmiddelen binnen het waterschap op de begroting legt. Tot op heden was een dergelijk totaalbeeld niet aanwezig. Het onderhoud dat in het meerjaren onderhoudsplan wordt opgenomen moet in achterliggende stukken zijn onderbouwd, dat wil zeggen in onderhoudsplannen (gemalenplan, onderhoud in beeld etc.). In deze plannen dient te worden aangegeven om welke bedrijfsmiddelen het gaat, wat het ambitieniveau daarbij is en hoe het beheer, zowel operationeel als financieel, moet worden uitgevoerd. Het gewenste onderhoudsniveau (ambitieniveau) is daarbij een belangrijk onderwerp. Het Algemeen Bestuur kan daarbij kiezen uit verschillende kwaliteitsniveaus. Het is algemeen aanvaard (mede gelet op wettelijke aansprakelijkheid) daarbij tenminste een zodanig niveau te kiezen dat er geen achterstallig onderhoud optreedt. 6.3 Vervanging en revisie/renovatie Naast groot en klein onderhoud kan een bedrijfsmiddel ook tussentijds of aan het einde van de economische levensduur worden gereviseerd dan wel kan een bedrijfsmiddel aan het eind worden vervangen. Vervanging en revisie is derhalve meer dan het onderhouden van een bedrijfsmiddel. Definitie vervanging en revisie Maatregelen om de kwaliteit van een object weer op het gestelde kwaliteitsniveau te brengen, indien groot- en klein onderhoud niet meer toereikend is. Hierdoor wordt de verwachte (economische) levensduur verlengd en ontstaat feitelijk een nieuw actief. Vervanging en revisie wordt derhalve beschouwd als een nieuwe investering, immers de levensduur wordt verlengd. Het vormen van voorzieningen is hierbij niet aan de orde. SB.402 bijl. Pagina 19 Beleidskader De kosten van vervanging/ reconstructie van bestaande investeringen worden geactiveerd aangezien sprake is van levensduur verlenging van het actief. 6.4 Ideaalcomplex Men spreekt van een ideaalcomplex bij duurzame productiemiddelen als het waterschap de beschikking heeft over een aantal min of meer identieke duurzame productiemiddelen, die onderling gelijkmatig in levensduur verschillen. Zolang het uitgavenpatroon voor deze duurzame productiemiddelen over de jaren heen een vrij gelijk verloop heeft, is activeren niet noodzakelijk. Immers, het gaat er bij investeren en activeren om dat de kosten gelijk over de jaren verdeeld worden en dat doel is al bereikt bij een ideaalcomplex. De uitgaven voor deze duurzame productiemiddelen worden derhalve niet geactiveerd, maar in één keer naar de exploitatierekening gebracht. Bij het waterschap is er o.a. een ideaalcomplex aanwezig bij personal computers. Beleidskader De kosten van investeringen worden niet geactiveerd indien er sprake is van een ideaalcomplex. 6.5 Voorzieningen 6.5.1 Voorziening groot onderhoud Kosten van groot onderhoud mogen dus zoals gezegd niet worden geactiveerd en kunnen op twee wijzen worden verwerkt in de begroting/jaarrekening: 1) Kosten in het jaar van uitvoering direct ten laste van de exploitatie brengen. 2) Kosten in het jaar van uitvoering ten laste van een vooraf gevormde voorziening brengen (artikel 54 Waterschapsbesluit). Ad2. Het vormen van een onderhoudsvoorziening is niet verplicht. Als de ongelijkmatig gespreide lasten als een bezwaar worden gezien kan er voor gekozen om via een jaarlijkse dotatie in een voorziening de lasten te spreiden. De jaarlijkse dotatie zal in principe een gelijk bedrag zijn, de voorziening is immers bedoeld om ongelijkmatig gespreide lasten te voorkomen. Indien de werkelijke kosten, waarvoor de voorziening in het leven is geroepen, gemaakt worden, worden ze rechtstreeks ten laste van de voorziening verantwoord. Kosten van groot onderhoud kunnen in het jaar van ontstaan ten laste van een vooraf gevormde voorziening worden gebracht, indien er een beheerplan van het desbetreffende bedrijfsmiddel aanwezig is. In dit beheerplan dient het onderhoudsniveau en de daarmee gemoeide kosten te worden opgenomen. Hiermee wordt bewerkstelligd dat de kosten over een langere periode worden uitgemiddeld. Bijvoorbeeld onderhoud watergangen, zuiveringsinstallaties, gebouwen etc. Beleidskader Indien sprake is van groot onderhoud kan hiervoor een onderhoudsvoorziening worden gevormd. Voorzieningen die worden gevormd om deze onderhoudslasten over een aantal jaren te egaliseren kunnen alleen worden ingesteld en gevoed op basis van een beheerplan van het desbetreffende bedrijfsmiddel. Dit beheerplan dient periodiek te worden geactualiseerd. SB.402 bijl. Pagina 20 6.5.2 Voorziening voor baggeren en saneren van waterlopen In het Waterschapsbesluit is opgenomen dat indien een voorziening voor baggeren aanwezig is, deze afzonderlijk zichtbaar moet worden vermeld. Dit wil niet zeggen dat het vormen van een voorziening voor baggeren verplicht is. Het beleid van het Waterschap is er op gericht de watergangen op diepte te houden en de verontreinigde baggerspecie op te ruimen. Dit is echter een voortdurend proces wat over meerdere jaren loopt; dit zou derhalve kunnen pleiten voor het activeren van baggerkosten. Echter, bagger is geen gebruiksgoed en leidt ook niet tot meerjarig nut. Derhalve kunnen baggerkosten niet worden geactiveerd. Beleidskader Kosten van baggerspecie worden niet geactiveerd, maar komen rechtstreeks ten laste van de exploitatie. Wel kan een voorziening worden gevormd, welke onderbouwd moet zijn met een beheerplan waarin het onderhoudsniveau en de daarmee gemoeide kosten worden opgenomen. Redenen voor het vormen van een voorziening zouden kunnen zijn: Het voorkomen van jaarlijkse schommelingen in de exploitatie; Het voorkomen van financiële mee- of tegenvallers bij het opstellen van de jaarrekening bij jaaroverstijgende baggeractiviteiten; Een efficiëntere en effectievere manier van afwikkeling van baggerprojecten. Voor een nadere toelichting op het begrip voorzieningen wordt verwezen naar de notitie reserves & voorzieningen. SB.402 bijl. Pagina 21 Bijlagen I Begrippenkader Investeren Het aanschaffen of zelf produceren van bedrijfsmiddelen die langer dan een jaar ten dienste staan van het waterschap1. Bij Waterschap Zuiderzeeland worden alleen investeringen > € 50.000 (met uitzondering van gronden) geactiveerd. Activeren Het op de balans presenteren van de financiële waarde van het aangeschafte of vervaardigde bedrijfsmiddel vanaf het moment dat het in gebruik wordt genomen. Binnen de post materiële vaste activa wordt het ‘onderhanden werk’ overgebracht naar ‘werken in exploitatie’. Onderhanden werk Op de balans opgenomen werken waarvoor de bouw op balansdatum reeds begonnen is, maar die nog niet in exploitatie zijn genomen. Over deze werken wordt nog niet afgeschreven. Werken in exploitatie Op de balans verantwoorde afgeronde en in gebruik genomen activa en bedrijfsmiddelen waarover wordt afgeschreven. Afschrijven Afschrijven is het boekhoudkundig laten zien dat de waarde van een bedrijfsmiddel in de loop van de tijd afneemt. De waardeafname wordt veroorzaakt door technische slijtage en/of economische veroudering. Het af te schrijven bedrag hangt af van de gebruiksduur van de investering. De gebruiksduur bepaalt de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten. Kapitaallasten Kapitaallasten zijn de jaarlijks terugkerende lasten die samenhangen met investeringen. De kapitaallasten bestaan uit afschrijvingen en rente en komen ten laste van de exploitatie. Waardering De waarde die je toekent aan een bedrijfsmiddel. Waarderingsgrondslag De waarderingsgrondslag is de basis waarop een waardeoordeel wordt uitgesproken. In het Waterschapsbesluit is opgenomen dat materiële vaste activa gewaardeerd dienen te worden tegen historische kostprijs (verkrijgingsprijs of vervaardigingsprijs). Verkrijgingsprijs De verkrijgingsprijs omvat de inkoopprijs van een bedrijfsmiddel en de bijkomende kosten. Vervaardingsprijs De vervaardigingsprijs omvat de aanschaffingskosten van de verbruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten welke rechtstreeks aan de vervaardiging van het bedrijfsmiddel kunnen worden toegerekend. Onderhoud Het uitvoeren van preventieve dan wel correctieve maatregelen om een object in goede staat te houden of te brengen (op een vooraf door het algemeen bestuur vastgesteld kwaliteitsniveau). Vervanging en revisie/onderhoud Maatregelen om de kwaliteit van een object weer op het gestelde kwaliteitsniveau te brengen, indien groot- en klein onderhoud niet meer toereikend is. Hierdoor wordt de verwachte (economische) levensduur verlengd en ontstaat feitelijk een nieuw actief. 1 Meerjarig nut duidt op een minimale gebruiksduur van een jaar. Bij een kortere, het eind van het jaar overschrijdende, gebruiksduur zal er veelal sprake zijn van een overlopende post. SB.402 bijl. Pagina 22 II Afschrijvingstabel Vaste activa Toelichting Immateriële vaste activa Afschrijving 5 jaar Materiële vaste activa Algemeen Gronden Vervoermiddelen Bedrijfsmiddelen Computerapparatuur/software Kantoren en centrale Werkplaatsen geen afschrijving 5 - 8 jaar 5 - 10 jaar 3 - 5 jaar Civiel Mechanisch/elektrisch Inrichting Veiligheid Waterkeringen 40 jaar 15 jaar 10 jaar 30 jaar Voldoende Water Watergangen Gemalen Civiel Mechanisch/elektrisch 30 jaar 40 jaar 20 jaar 20-40 jaar Civiel 30 jaar Mechanisch/elektrisch Civiel Mechanisch/elektrisch 15 30 15 30 30 Overige kunstwerken Schoon Water Afvalwaterzuiveringsinstallaties Rioolgemalen Persleidingen Verbeteringswerken SB.402 bijl. jaar jaar jaar jaar jaar Pagina 23 III Procesbeschrijving investeringen in materiële vaste activa Materiële vaste activa DenH Voorstel Investeringen, waartoe de AV en/of D&H reeds eerder heeft besloten (via beleidsvoorstellen, afdelingsplannen etc.) worden opgenomen in het investeringsplan en goedgekeurd bij vaststelling van de jaarbegroting; Voordat het krediet geopend wordt, dient een uitwerkingsvoorstel (inhoudelijk conform investeringsplan als er geen sprake is van afwijkingen) naar DenH dan wel het Algemeen Bestuur te worden gestuurd met daarin de melding dat gestart wordt met het krediet; Het krediet wordt vervolgens door de financiële administratie geopend op het moment dat de projectleider een schriftelijk verzoek daartoe indient bij de financiële administratie. Dit verzoek dient te zijn ondertekend door zowel de projectleider als de opdrachtgever; Op het moment dat volgens de projectleider het actief in gebruik kan worden genomen wordt een proces verbaal van oplevering verstrekt aan de financiële administratie welke is ondertekend door zowel de projectleider als de opdrachtgever; De financiële administratie boekt vervolgens het actief over van de post ‘onderhanden werk’ naar ‘werk in exploitatie’ als onderdeel van de materiële vaste activa; In het proces verbaal van oplevering dient de projectleider aan te geven in hoeveel jaar het actief afgeschreven dient te worden, waarbij onderscheidt gemaakt wordt naar civiel en mechanische onderdelen; Het desbetreffende investeringskrediet kan vanaf het moment van oplevering nog maximaal 1 jaar open blijven staan voor nagekomen kosten. De projectleider dient gemotiveerd aan te geven of hij van deze mogelijkheid gebruik wil maken en welke kosten hij nog verwacht (onderbouwing toevoegen); Na afloop van het jaar stuurt de projectleider een schriftelijke bevestiging naar de afdeling financiën dat het krediet kan worden afgesloten. De afdeling financiën controleert 3 maal per jaar (bij marap-berap en jaarrekening) wat de stand van zaken is met betrekking tot de nog openstaande kredieten en stemt dit af met de projectleiders; Wanneer een investeringsproject is afgerond en het werk in exploitatie is genomen, moet daarover door de projectleider worden gerapporteerd. De projectleider rapporteert aan de afdeling financiën (zowel aan financieel consulent als aan financieel adviseur) op het moment van afsluiten van het krediet, over de wijze waarop met het door het Algemeen Bestuur beschikbare investeringskrediet is omgegaan. Financiën zal vervolgens periodiek verantwoording afleggen over deze afgesloten kredieten aan het Algemeen Bestuur, bijvoorbeeld gelijktijdig met de Berap; Tevens dient indien tussentijds sprake is van overschrijding van het totale krediet, een voortgangsrapportage voor het Algemeen Bestuur te worden opgesteld met daarin een toelichting op de overschrijding en eventuele oplossingen. Indien de investering vóór 1 juli van het jaar in exploitatie wordt genomen wordt een volledig jaar afschrijving toegerekend; over investeringen die ná 1 juli in gebruik worden genomen wordt geen afschrijving berekent over dat jaar. SB.402 bijl. Pagina 24 Afsluiten krediet afschrijven nagekomen kosten Krediet nog evt. max. 1 jaar open. Openen krediet Investeringsplan werk in exploitatie Moment van ingebruikname Voorbereidingsfase / Onderhanden werk
