Elektronisch versturen en ontvangen van sociale

2008
Elektronisch versturen en
ontvangen van sociale
documenten
EASYPAY GROUP
Juli 2008
Inhoudstafel
Inleiding ......................................................................................................................................................... 3
Administratieve vereenvoudiging ............................................................................................................. 3
Bijdrage tot duurzame ontwikkeling......................................................................................................... 3
Privacy en beschikbaarheid ...................................................................................................................... 3
Wetgevend kader .......................................................................................................................................... 4
Bedoelde documenten .................................................................................................................................. 4
Invoeren en stopzetten van elektronisch verzenden en ontvangen.............................................................. 5
Wederzijds akkoord .................................................................................................................................. 5
(Gedeeltelijk) Einde van het akkoord........................................................................................................ 5
Uitzondering: de individuele rekening!! ............................................................................................... 5
Opslaan van de documenten ........................................................................................................................ 6
Wat is een verlener van een elektronische archiveringsdienst? .............................................................. 6
Ontvangstbewijs ....................................................................................................................................... 6
Toegang tot de bewaarde documenten ................................................................................................... 6
Wat bij het einde van de arbeidsovereenkomst? ................................................................................. 6
Toegang voor inspectiediensten ........................................................................................................... 7
Aanpassen arbeidsreglement ....................................................................................................................... 7
Stappenplan .................................................................................................................................................. 8
Stap 1: Informeren overlegorganen...................................................................................................... 8
Stap 2: Wijzigen arbeidsreglement ....................................................................................................... 8
Stap 3: Archiveringsdienst .................................................................................................................... 8
Stap 4: Akkoord werknemer(s) ............................................................................................................. 8
Bijlage: Modelformulier onderling akkoord .................................................................................................... 9
Inleiding
S
inds de Wet van 3 juni 2007 is het mogelijk om sociale documenten in het kader van de individuele
arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer elektronisch te versturen en op te slaan. Met deze
specifieke wetgevende regeling wordt een evenwicht gezocht tussen enerzijds het juridisch
mogelijk maken van het gebruik van nieuwe technologieën in de arbeidsrelatie en anderzijds het behoud
van de beschermende controlemaatregelen die het arbeidsrecht biedt.
Het systeem van het elektronisch versturen en opslaan van sociale documenten biedt tal van voordelen.
Administratieve vereenvoudiging
Vooreerst is er het voordeel van de administratieve vereenvoudiging, wat synoniem staat voor lagere
kosten. Het voorbeeld van de papieren loonstrook toont dit duidelijk aan. De verdeling van de papieren
loonstrook is voor veel bedrijven een grote kostenpost: de loonstroken moeten eerst worden geprint,
vervolgens in een envelop worden gestopt, gefrankeerd en naar de post worden gebracht. Organisaties
kijken kritisch naar de kosten van de eigenlijke loonsverwerking, maar de opmaak- en distributiekosten
worden als vanzelfsprekend beschouwd. Als sociale documenten elektronisch worden verstuurd, zijn
geen zware printers, inktpatronen, stapels papier, enveloppen en postzegels meer nodig. Bovendien
wordt de verwerkingstijd geminimaliseerd.
Bijdrage tot duurzame ontwikkeling
Jaarlijks worden ongeveer 145 miljoen loonbrieven verzonden, verspreid over 220.000 werkgevers. Als
alle papieren loondocumenten vervangen worden door een
digitale versie, levert dat een besparing van ongeveer 10.000
bomen per kaar op.
Een gelijkaardig voorbeeld is dit van de papieren factuur. In
België worden per jaar 900 miljoen papieren facturen verstuurd.
Gemiddeld worden voor elk van de 900 miljoen facturen drie
A4-vellen opgeofferd, goed voor 2,7 miljard pagina’s of 15.000
ton papier per jaar. Als al die facturen zouden worden
vervangen door een elektronische variant, resulteert dat in
33.000 ton minder C02-uitstoot.
Privacy en beschikbaarheid
Het elektronisch versturen en opslaan van elektronische
documenten is veiliger dan bijvoorbeeld een papieren loonstrook die via de post of intern verdeeld wordt.
In een gewoon postbakje gaat een loonbrief wel eens verloren. Bovendien zijn geen kasten of mappen
met kopieën van de loonstroken en andere elektronisch verstuurde en opgeslagen documenten meer
nodig. In een situatie van overmacht (zoals brand of een computercrash) gaan de documenten niet
verloren.
De documenten zijn ook voor afwezige werknemers beschikbaar en zijn te allen tijde te raadplegen.
Bovendien worden de documenten extern bewaard door een elektronische archiveringsdienst en dit tot
minimum 5 jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst.
Wetgevend kader
D
e Wet van 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen (publicatie in het Belgisch Staatsblad
van 23 juli 2007) bevat een titel III die betrekking heeft op “het gebruik van de elektronische
handtekening voor het sluiten van arbeidsovereenkomsten en het elektronisch versturen en
opslaan van bepaalde documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie”.
Deze wet voegt een aantal nieuwe bepalingen in de Wet
van 3 juli 1978 (Arbeidsovereenkomstenwet) in en trad in
werking op 2 augustus 2007. Ook de Wet van 12 april
1965 betreffende de bescherming van het loon der
werknemers en het K.B. nr. 5 van 23 oktober 1978
betreffende het bijhouden van sociale documenten werden
aangepast. Hierdoor werd een einde gesteld aan de
rechtsonzekerheid die rond de elektronische documenten
heerste.
Bedoelde documenten
N
iet alle documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer
kunnen elektronisch worden verstuurd en opgeslagen. De wet somt limitatief de documenten die
voor elektronische versturing en opslag in aanmerking komen op. Het gaat om volgende
documenten:.
1
De individuele rekening ;
2
De loonafrekening ;
3
De maandelijkse staat van prestaties in geval van flexibele of veranderlijke arbeidsroosters ;
De schriftelijke mededeling die de werkgever moet opstellen voor de werknemer die gevraagd
4
wordt om langer dan 1 maand in het buitenland te werken ;
De documenten die op het einde van de overeenkomst aan de werknemer moeten worden
5
overhandigd .
Niettegenstaande deze lijst limitatief is, kan zij worden uitgebreid door een Koninklijk Besluit.
Andere documenten die bij collectieve arbeidsovereenkomst zijn ingevoerd in het kader van de
individuele arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer kunnen elektronisch worden verstuurd en
opgeslagen indien deze mogelijkheid wordt voorzien in een collectieve arbeidsovereenkomst.
1
Zoals bedoeld in artikel 4, § 1, 2° van het koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het
bijhouden van sociale documenten.
2
De in artikel 15, eerste lid van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon der
werknemers bedoelde afrekening.
3
De in artikel 9quater, eerste lid van de wet van 12 april 1965 betreffende de bescherming van het loon
der werknemers bedoelde staat van de prestaties van de werknemer.
4
Het in artikel 20bis van de Wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten bedoelde
document.
5
De in artikel 21 van de Wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten bedoelde
documenten.
Invoeren en stopzetten van elektronisch verzenden en ontvangen
D
e bedoeling van het systeem is een bijkomende mogelijkheid creëren die door beide partijen
(zowel door de werkgever als door de werknemer) gewild is. Niemand kan dus verplicht worden
om elektronische documenten te gebruiken. Bovendien kan men een eerder gegeven
toestemming intrekken zodat de beoogde documenten terug in papieren vorm moeten afgeleverd
worden.
Wederzijds akkoord
Het onderling akkoord vormt de basis om het elektronisch versturen en opslaan van documenten mogelijk
te maken. De wet voorziet geen vormvereisten waaraan dit akkoord moet voldoen, maar om
bewijsproblemen te vermijden wordt het best schriftelijk
vastgesteld. Het wederzijds akkoord kan ook langs
elektronische weg gesloten worden.
Eenmaal het akkoord gesloten is, geldt het minstens voor
het lopende kalenderjaar.
In het akkoord wordt overeengekomen welke documenten
elektronisch zullen worden verstuurd en opgeslagen. Het is
dus mogelijk dat er bijvoorbeeld wordt overeengekomen om
enkel de loonstrook elektronisch te versturen en de overige
documenten in papieren vorm.
(Gedeeltelijk) Einde van het akkoord
Na het verstrijken van het lopende kalenderjaar waarin het akkoord tussen werkgever en werknemer
werd gesloten, kan zowel de werknemer als de werkgever eenzijdig op het onderlinge akkoord
terugkomen.
Dit kan doordat de partij die op het akkoord wil terugkomen op een heldere en ondubbelzinnige wijze te
kennen geeft dat één of meerdere documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie opnieuw in
papieren vorm moet worden meegedeeld. Hoewel de wet opnieuw geen vormvereisten stelt aan de
kennisgeving is het ook hier aan te raden de kennisgeving op schrift te stellen teneinde mogelijks latere
bewijsproblemen te vermijden.
Een einde van het akkoord is niet noodzakelijk. Het onderling akkoord kan ook gedeeltelijk worden
stopgezet. Zo is het bijvoorbeeld denkbaar dat het onderling akkoord voorzag in de mogelijkheid om de
loonstrook en de individuele rekening elektronisch te versturen en dat de werknemer liever de individuele
rekening terug in papieren vorm ontvangt. Aldus kan de werknemer de werkgever ervan in kennis stellen
de individuele rekening niet langer elektronisch te willen ontvangen.
Vanaf de eerste dag van de tweede maand die volgt op de kennisgeving van het einde van het akkoord
(of het gedeeltelijk einde van het akkoord), worden de documenten terug in papieren vorm afgeleverd.
Bijvoorbeeld als de werknemer zijn werkgever op 15 juni te kennen geeft dat hij zijn loonafrekening in
papieren vorm wenst te krijgen, dan zal vanaf 1 augustus het verzoek gevolg krijgen.
Uitzondering: de individuele rekening!!
Bovenstaande regel geldt niet voor wat betreft de individuele rekening. De kennisgeving waarbij de
werknemer of de werkgever de mededeling van de individuele rekening in papieren vorm wenst, dient ten
laatste te gebeuren op de laatste werkdag van de maand november. De mededeling in papieren vorm
van de individuele rekening gaat in op de eerste januari die volgt op de hoger genoemde kennisgeving en
geldt minstens voor een volledig kalenderjaar.
Opslaan van de documenten
D
ocumenten die in het kader van de individuele arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer
elektronisch worden verstuurd en opgeslagen, worden eveneens verstuurd naar en opgeslagen bij
een verlener van een elektronische archiveringsdienst.
Wat is een verlener van een elektronische archiveringsdienst?
Onder "verlener van een elektronische archiveringsdienst" verstaan: elke natuurlijke of
rechtspersoon die, op verzoek van de werkgever, een dienst verleent in verband met
het bewaren van elektronische gegevens, waarbij het bewaren van die elektronische
gegevens een essentieel element uitmaakt van de aangeboden dienst
De verlener van een elektronische archiveringsdienst dient te voldoen aan de
voorwaarden inzake het verlenen van diensten in verband met elektronische
archivering die worden gesteld krachtens de Wet van 15 mei 2007 tot vaststelling van een juridisch kader
voor sommige verleners van vertrouwensdiensten.
Ontvangstbewijs
Telkens een sociaal document wordt verstuurd naar de werknemer wordt
een kopie verstuurd naar een verlener van een elektronische
archiveringsdienst. Deze bezorgt zo snel mogelijk een elektronisch
ontvangstbewijs.
Het elektronische ontvangstbewijs vermeldt:
de identiteit van de ontvangende werknemer;
de aard van het verzonden document;
het moment van ontvangst van dit document.
Toegang tot de bewaarde documenten
De toegang van de werknemer tot de bewaarde documenten is te allen tijde gewaarborgd.
De elektronische opslag bij de verlener van een elektronische archiveringsdienst is bovendien kosteloos
in hoofde van de werknemer. De kostprijs van de elektronische archivering mag dus niet aangerekend
worden aan de werknemer.
Wat bij het einde van de arbeidsovereenkomst?
De toegang tot de bewaarde documenten wordt gewaarborgd totdat een termijn van vijf jaar te rekenen
vanaf het eindigen van de arbeidsovereenkomst is verstreken. De wet een decreet of een reglement
kunnen langere archiveringstermijnen voorzien.
Drie maanden voor het verstrijken van deze periode vraagt de verlener van de elektronische
archiveringsdienst aan de werknemer, via aangetekende zending, wat er dient te gebeuren met de bij
hem bewaarde documenten.
Wanneer de werknemer dit wenst, maakt de verlener van de elektronische archiveringsdienst de
6
documenten, in een leesbare en gebruiksklare vorm, over aan de vzw SIGeDIS , met het oog op een
overname van de elektronische archiveringsdienst.
Toegang voor inspectiediensten
De werkgever zal in staat moeten zijn om onmiddellijk de opgeslagen elektronische documenten en
arbeidsovereenkomsten voor te leggen aan de bevoegde inspectiediensten die erom verzoeken.
De werkgever moet dus steeds zijn eigen elektronisch opgeslagen exemplaar van hetzelfde document
kunnen voorleggen. Kan de werkgever zijn eigen elektronisch exemplaar niet
onmiddellijk voorleggen, dan moet hij onmiddellijk het exemplaar van het
document dat opgeslagen werd bij de verlener van een elektronische
archiveringsdienst kunnen voorleggen.
Aanpassen arbeidsreglement
I
ndien sociale documenten elektronisch worden opgemaakt, moet het arbeidsreglement worden
aangepast.
In het arbeidsreglement worden volgende gegevens vermeld:
de identiteit van de verlener van de elektronische archiveringsdienst;
de wijze waarop de toegang van de werknemer tot de elektronisch bij
de dienstverlener opgeslagen documenten wordt gewaarborgd, ook na
de beëindiging van de arbeidsrelatie.
Om deze gegevens te vermelden in het arbeidsreglement moet de normale
7
procedure voor het wijzigen van het reglement worden gevolgd .
Worden deze gegevens later gewijzigd, dan hoeft de procedure wijziging
arbeidsreglement niet worden gevolgd.
6
Opgericht overeenkomstig artikel 12 van het koninklijk besluit van 12 juni 2006 tot uitvoering van Titel III,
hoofdstuk II, van de wet van 23 december 2005 betreffende het generatiepact.
7
Zie afdeling 3 van de Wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen.
Stappenplan
H
et invoeren van de elektronische verzending van sociale documenten kan gebeuren door een
eenvoudige procedure. Hieronder een kort en bondig overzicht van de te volgen stappen. Deze
zijn niet bindend maar vormen een richtlijn.
Stap 1: Informeren overlegorganen
Als allereerste stap is het aan te raden doch niet verplicht om voorafgaandelijk
de ondernemingsraad en/of de vakbondsafvaardiging in te lichten en te
raadplegen over het invoeren van de elektronische loonstrook. Er is immers
een akkoord van de werknemers nodig.
Stap 2: Wijzigen arbeidsreglement
De volgende stap is een wijziging van het arbeidsreglement. Via de procedure voor het wijzigen van het
arbeidsreglement wordt de clausule in het arbeidsreglement gevoegd.
Stap 3: Archiveringsdienst
Met een archiveringsdienst wordt een overeenkomst gesloten.
Stap 4: Akkoord werknemer(s)
Aangezien het invoeren van het systeem van elektronische documenten berust op wederzijdse
vrijwilligheid, is een akkoord van de werknemers onontbeerlijk.
Het akkoord kan verkregen worden door een modelformulier op te
stellen. In dit document dient ook nader te worden bepaald welke
documenten op elektronische wijze ter beschikking kunnen worden
gesteld.
Elke werknemer ondertekent een modelformulier. Met werknemers
die niet tekenen is er geen akkoord. Voor hen zal de loonstrook
nog steeds in papiervorm moeten afgeleverd worden.
Bijlage: Modelformulier onderling akkoord
Overeenkomst –
Versturen en opslaan van elektronische documenten
De Wet van 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen maakt het elektronisch versturen en
opslaan van bepaalde documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie mogelijk.
Met de ondertekening van deze overeenkomst verklaart,
_________________________________________________________________ (naam werknemer)
tewerkgesteld bij ___________________________________________________ (naam werkgever),
zich akkoord dat volgende documenten aan hem/haar op elektronische wijze worden opgeslagen en
toegestuurd. (aanduiden wat van toepassing is)
De individuele rekening
De maandelijkse staat van arbeidsprestaties bij flexibele of variabele uurregelingen
De loonbrief
Het attest ingeval de werknemer minstens 1 maand in het buitenland gaat werken
De documenten bij het einde van de arbeidsovereenkomst (tewerkstellingsattest, vakantieattest,
…)
Tevens verklaart eerstgenoemde zich akkoord dat bovenvermelde documenten eveneens worden
verstuurd en opgeslagen bij een verlener van een elektronische archiveringsdienst. Deze opslag is
kosteloos in hoofde van de werknemer. De toegang van de werknemer tot de bewaarde documenten is te
allen tijde gewaarborgd. De gegevens van de elektronische archiveringsdienst zijn terug te vinden in het
arbeidsreglement.
Opgemaakt te _________________ op __________________ .
Handtekening werknemer,
Handtekening werkgever,
Voor akkoord,
Voor akkoord,