Minder regeldruk voor professionals, meer tijd voor zorg

Minder regeldruk voor
professionals, meer tijd
voor zorg
Een inventarisatie van
goede voorbeelden voor
minder administratieve
lasten in de zorg
Minder regeldruk voor
professionals, meer tijd
voor zorg
Een inventarisatie van
goede voorbeelden voor
minder administratieve
lasten in de zorg
Inhoudsopgave
Inleiding4
Leeswijzer5
1
2
3
4
5
Basisinitiatieven voor minder administratie
1.1. Plannen en roosteren
1.2. Overleg en overdracht
1.3. Protocol en procedure
1.4. En zo doe je dat!
6
7
8
9
11
Slim rapporteren en registreren
2.1. Eenvoudig rapporteren op een touchscreen
2.2. Mobiel registreren met een iPad
2.3. DBC-registratie achter de schermen
12
13
15
17
Het einde van de minutenregistratie
3.1. Een nieuw zorgconcept in de thuiszorg
3.2. Scannen in plaats van minutenbriefjes
20
21
23
Digitaal werken voor professional en cliënt
4.1. Digitalisering in de huisartsenpraktijk
4.2. Indicaties digitaal aanvragen
4.3. Beeldschermzorg: via internet en webcam meekijken met de cliënt
4.4. Online toegang tot het ziekenhuisdossier
26
27
29
31
33
Concentratie van kennis
5.1. Eerstelijns Centrum: door schaalvergroting meer tijd voor zorg
5.2. Een online netwerk voor professionals en patiënten
36
37
39
Dankwoord42
Colofon43
3
Inleiding
Meer ruimte en minder papier. Dat hebt u als professional nodig om patiënten en cliënten
goed te helpen. Toch zijn professionals in de zorg veel kostbare tijd kwijt aan administratie.
Veel van de regeldruk die professionals ervaren, heeft te maken met het vastleggen van
gegevens in formulieren, vragenlijsten en rapporten. Dit is deels nodig of wordt zelfs vereist
door regelgevers, toezichthouders en financiers. Maar te veel administratie kan het leveren van
goede zorg in de weg staan, omdat er te veel tijd in gaat zitten.
Om de administratieve lasten voor professionals te verminderen en de kwaliteit van de zorg te
verbeteren, nemen zorginstellingen tal van initiatieven. Belangrijk uitgangspunt daarbij is dat
minder administratieve lasten gelijk staat aan meer tijd voor de zorg.
Om meer inzicht te geven in de bestaande initiatieven op dit gebied is in opdracht van het
ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties een inventarisatie gedaan. Deze
publicatie laat enkele voorbeelden zien van initiatieven die daarbij naar voren zijn gekomen.
Het gaat om voorbeelden van verzorgenden, verpleegkundigen en artsen uit ggz-instellingen,
huisartsenpraktijken, verpleeg- en verzorgingshuizen, thuiszorginstellingen en ziekenhuizen.
Deze publicatie geeft inzicht in de werkwijze van collega-professionals. Hopelijk raakt u
geïnspireerd om zelf tot nieuwe initiatieven te komen voor het verminderen van regeldruk. Zo
kan de balans tussen hulpverlening en papierwerk in de zorg verder verbeteren. Het gevolg:
snellere en betere hulp voor patiënten en cliënten.
4
Leeswijzer
Hoofdstuk 1 gaat over de basis van het reduceren van administratieve lasten. In dit hoofdstuk
staan diverse processen die in elke organisatie voorkomen met voorbeelden hoe u hierin de
administratieve lasten kunt verminderen. Als u dat heeft gedaan, krijgen vernieuwende
innovaties meer ruimte.
Vanaf hoofdstuk 2 worden verschillende innovaties uitgewerkt. U leest hier de werkwijzen van
organisaties die voorop lopen met het verminderen van de administratieve lasten. Wat hebben
ze gedaan, hoe werkt het en wat zijn de resultaten?
5
1
6
Basisinitiatieven voor
minder administratie
Sprekende voetregel
Minder administratieve lasten begint met het op orde hebben van de basis. Juist
voorbeelden die voor de hand liggen, zijn in de dagelijkse praktijk niet altijd
structureel doorgevoerd. Dit hoofdstuk laat basisinitiatieven zien die kunnen leiden
tot minder administratieve lasten. Ze dagen u uit om na het ‘oh ja’ kritisch na te gaan:
“Doen wij dit ook zo?”
1.1. Plannen en roosteren
Plannen en roosteren is een vak apart. Zijn een aantal basisvoorwaarden hiervoor op orde,
dan scheelt dat veel tijd en energie, ook voor de cliënt. Dit betekent dat u soms afscheid
moet nemen van oude gebruiken en gewoontes.
Centrale planning met vaste slots versimpelt het plannen en zorgt voor overzicht. Van
oudsher werken behandelaars, of dit nu in de ggz of de VV&T is, met hun eigen papieren
agenda’s. Door de digitalisering is het echter mogelijk om op een centraal punt afspraken te
maken. Dit levert tijd op in het consult, omdat er in de behandeltijd geen afspraak gepland
hoeft te worden. Ook het verzetten van een afspraak kan gemakkelijk via dit centrale punt
zonder dat het de professional tijd kost.
Bij centrale planning is standaardisatie van de afspraken een voorwaarde. Hoe lang duurt
een intake? Hoe lang duurt een vervolggesprek? Dat moet helder en inzichtelijk zijn. Vaste
agendapatronen per behandelaar vergemakkelijken dit. Bijvoorbeeld: “Iedere
dinsdagochtend zijn er alleen intakegesprekken”. Daarnaast is het raadzaam om ‘gouden
regels’ voor het plannen op te stellen. Bijvoorbeeld het op elkaar laten aansluiten van
afspraken en geen ‘verloren kwartiertjes’ of ‘verloren half uurtjes’ te laten ontstaan.
Met het plannen van verschillende afspraken in een keer kan een organisatie ook tijd
besparen. Wanneer bijvoorbeeld het behandeltraject van de cliënt duidelijk is, dan kan zij
alle afspraken vooruit plannen. Dit wordt steeds gebruikelijker bij zorgpaden, bijvoorbeeld
in de ggz, maar ook bij periodieke afspraken met de medisch specialist. Zodra de keuze voor
de behandeling is gemaakt, kunnen afspraken worden ingepland via een zogenaamde
‘baliekaart’ die de behandelaar aan de cliënt meegeeft. Ook kan de cliënt afspraken maken
aan de hand van een afsprakenreeks die de behandelaar digitaal aangevinkt. Zo kan de
secretaresse, die toegang heeft tot hetzelfde computersyteem, in een keer de reeks
behandel- en evaluatieafspraken inplannen.
In de klinische omgeving kunnen organisaties veel winst boeken met zogenoemde
‘vraaggerichte roosters’.
Deze manier van roosteren gaat uit van het moment waarop de meeste inzet van
verpleegkundigen en verzorgenden gewenst is. Daarop wordt het dienstrooster vervolgens
aangepast (zie figuur 1). Doordat de zorgvraag en het aantal personeelsleden dan beter op
elkaar aansluiten, ontstaat meer tijd voor de cliënt. Er is immers meer personeel wanneer
de zorgvraag hoog is en minder personeel wanneer de zorgvraag laag is. Hoe dat er in de
praktijk uitziet, ziet u in figuur 1.
Basisinitiatieven voor minder administratie
7
Nieuw rooster sluit beter aan op
zorgvraag. Gevolg:
Uur van de dag
01:00
23:00
21:00
19:00
17:00
15:00
13:00
11:00
09:00
Aantal uur
01:00
23:00
21:00
19:00
17:00
15:00
13:00
11:00
09:00
9
8
7
6
5
4
3
2
1
0
07:00
Inzet personeel in de zorg
Direct cliëntgebonden tijd
8
7
6
5
4
3
2
1
0
07:00
Aantal uur
- Meer tijd voor de cliënt
- Minder administratie
Uur van de dag
- Het is niet altijd zo dat alleen administratieve last voor veel indirecte tijd zorgt.
- Indirecte activiteiten ontstaan ook omdat er geen dringende cliëntactiveiten zijn
Figuur 1: vraaggericht roosteren door het afstemmen van personeel op de zorgvraag. Links de uitgangssituatie, rechts het nieuwe rooster
dat beter aansluit op zorgvraag
Een mooi voorbeeld van hoe vraaggericht roosteren werkt is de ‘ochtendpiek’. Bij het
ontbijten, wassen en aankleden van cliënten is veel inzet van personeel nodig. Maar
wanneer die piek om tien uur voorbij is, kun je het met minder mensen af. Kortere diensten
bieden dan uitkomst.
1.2. Overleg en overdracht
Zorgprofessionals willen voor hun patiënten zorgen. Overleg en overdracht zijn daarbij
onvermijdelijk. Maar het liefst wel op een zo slim mogelijke manier.
Organisaties kunnen het multidisciplinair overleg in veel situaties drastisch inkorten, daar
zijn goede voorbeelden van (zie box 1). Daarbij is de eerste vraag óf je alle patiënten wel
moet bespreken, de tweede hóe dat moet gebeuren. Het (her)structureren van besprekingen
van behandelplannen kan veel voordeel opleveren. Dit begint met het doelgerichter maken
van de besprekingen: een behandelaar moet vooraf bedenken welke vraag hij of zij wil
bespreken. Om de bespreking zo efficiënt mogelijk te laten verlopen moet vervolgens
onderscheid gemaakt worden in ‘hamer-’ en ‘bespreekstukken’.
8
Basisinitiatieven voor minder administratie
Box 1
90 procent minder multidisciplinair overleg (MDO) door Nazorgtraject formulier
In het Slingeland Ziekenhuis kwam het
multidisciplinaire team van de verpleegafdeling
neurologie wekelijks bijeen in een MDO om alle
CVA-patiënten (Cerebraal Vasculair Accident, in
spreektaal een beroerte) te bespreken. De
fysiotherapeut, de revalidatiearts, de
verpleegkundigen en de neuroloog bespraken
tijdends dit MDO het revalidatietraject van de
patiënt.
Om dit efficiënter te maken is er een formulier
ontwikkeld. Daarop kunnen per discipline alle
relevante onderwerpen afgevinkt worden met
daarbij behorend advies. Indien vanuit alle
disciplines het advies volgens het formulier
unaniem is, dan wordt de patiënt niet
besproken in het MDO. Indien het advies niet
unaniem is, dan volgt er wel een MDO om tot
een gezamenlijk advies te komen. Het formulier
vormt dan tevens de basis voor het MDO.
Dit kostte wekelijks veel tijd, ook omdat er na
afloop van het MDO nog veel uitzoekwerk was.
Zorgverleners kunnen winst behalen met het onder de loep nemen van
overdrachtsmomenten. Deze overdrachtsmomenten hebben vaak een cultureel aspect. In
veel verpleeg- en verzorgingshuizen, maar ook op klinische afdelingen in ziekenhuizen is
het bijvoorbeeld gewoonte om ‘s ochtends bij de koffie gezamenlijk de cliënten te
bespreken. Maar moet de overdracht wel met alle verpleegkundigen gebeuren? En moeten
zij dan wel alle cliënten bespreken? Veel kan immers ook schriftelijk. Of spreek je af dat je
alleen die cliënten bespreekt waar bijzonderheden spelen?
1.3. Protocol en procedure
Protocollen en procedures zijn een vorm van standaardisatie. Standaardisatie betekent dat
je dezelfde dingen op dezelfde manier doet. Het vastleggen van werkwijzen in protocollen
en procedures moet binnen een organisatie niet de overhand krijgen. Maar wanneer de
basisactiviteiten volgens een standaard werkwijze verlopen, houdt de professional meer tijd
over voor zaken die het werk interessant maken.
Op standaardisatie in verslaglegging en uniforme registratie kunnen veel organisaties grote
winst boeken. Verslaglegging betekent namelijk veel administratie. Een vast format, waarin
staat welke onderdelen aan bod moeten komen in een verslag of brief, kan helpen. Het
voorkomt enerzijds dat zorgverleners hetzelfde werk steeds opnieuw doen. Anderzijds perkt
het al te uitgebreide verslagen in. Het benoemen van vaste onderdelen zegt ook impliciet
wat niet aan bod hoeft te komen. Het vergroot tevens de leesbaarheid voor collega’s bij
Basisinitiatieven voor minder administratie
9
overdracht en multidisciplinair werken. En dat scheelt weer tijd.
Het gaat niet alleen om juist administreren, maar het gaat er ook om dat de juiste mensen
dit doen. Soms moet een verpleegkundige het doen, maar sommige onderdelen kan een
administratief medewerker overnemen. En doordat bijvoorbeeld één iemand de
administratie doet, gebeurt dat meteen op een uniforme wijze.
Een uniforme werkwijze kan veel verwarring en extra werk besparen. Voor administratieve
processen is het raadzaam om een procedureboek aan te leggen en beslisbomen te maken.
Een voorbeeld hiervan is weergegeven in box 2.
Box 2
Verbetering telefonische bereikbaarheid in de ggz
De telefonische bereikbaarheid bij ggzinstelling Mediant is verbeterd aan de hand van
een beslisboom (zie onderstaande figuur). Door
de beslisboom weet het secretariaat precies
wanneer zij moeten doorverwijzen naar
bijvoorbeeld een behandelaar of de
Spoedeisende Hulp. Dit bespaart veel heen
en weer gebel en geeft veel meer rust op de
afdeling.
Cliënt belt
Ja
Kan secretariaat
dit zelf afhandelen?
Nee
Secretariaat handelt dit
volgens beleid af
(bijv. verzetten afspraak
<24u / melding doorgeven
aan behandelaar
Spoed / crisis
Ja
Secretariaat plant
belafspraak in
agenda behandelaar
Plek in agenda
eigen behandelaar?
Ja
Secretariaat plant
afspraak in
agenda behandelaar
10
Nee
Nee
Secretariaat
schakelt door naar
SEH
Basisinitiatieven voor minder administratie
Escalatieprocedure
Wanneer zowel behandelaar
als SEH niet bereikbaar ->
teammanager
Bij het borgen van alle standaardprocedures rondom de administratie helpt het om een
inwerkmap te maken voor nieuwe medewerkers. Daarin staan alle processen rondom
agendaplanning, roosters, besprekingen, intake van patiënten en secretariële
ondersteuning. Dit vergemakkelijkt het inwerken en zorgt ervoor dat iedereen meteen op
een gestructureerde manier werkt.
1.4. En zo doe je dat!
Bovenstaande voorbeelden bezorgden u ongetwijfeld ‘oh ja-momenten’. Maar kunt u altijd
bevestigend antwoorden op de vraag: “Doen wij dit ook zo?”?
Veel administratieve ergernissen worden organisatiebreed herkend en gedeeld. Maar hoe
pakt u ze aan? Beginnen met verbeteren is vaak lastig. Een goede manier om schoon schip
te maken is een gezamenlijke dag te organiseren met alle betrokkenen. Op deze dag kunnen
de deelnemers onder begeleiding van procesexperts de belangrijkste knelpunten
aanpakken. Sluit de dag af met een concreet actieplan.
Voorafgaand aan de dag is het belangrijk dat de leiding van de afdeling, in samenspraak met
een aantal professionals, een duidelijke doelstelling formuleert. Ook moet benoemd
worden binnen welke randvoorwaarden de oplossingen gevonden mogen worden.
Bijvoorbeeld: “We moeten de oplossingen vinden binnen de bestaande formatie en met het
bestaande budget”. Gedurende de dag denken kleine groepjes professionals hierover na.
Het leuke is dat iedereen kan meedenken en dat het eindproduct een concreet actieplan is,
gedragen door het hele team. De nieuwe werkwijze gaat meteen de volgende dag in.
Een aantal praktische zaken is van belang ter voorbereiding van zo’n dag:
- zorg dat zoveel mogelijk mensen van de afdeling aanwezig zijn. Dit is van belang omdat
de nieuwe werkwijze meteen de dag na de bijeenkomst ingaat (natuurlijk moet de
gewone zorg wel kunnen doorgaan);
- vanuit alle disciplines moet in ieder geval een vertegenwoordiger aanwezig zijn met
mandaat van de groep;
- zorg voor een goede werkruimte voor de hele afdeling;
- zorg voor een procesbegeleider die de doelstellingen van de dag in de gaten houdt. Dit
kan iemand van buiten zijn, of iemand uit de eigen organisatie;
- organiseer na twee maanden een terugkombijeenkomst om de resultaten te evalueren en
nieuwe doelen te stellen.
De uitkomsten van de dag kunnen varieren van een nieuw basisrooster dat beter aansluit op
de zorgvraag tot een betere samenwerking tussen het secretariaat en de professionals.
Is de basis goed, dan gedijen nieuwe en innovatieve initiatieven ter vermindering van
administratieve lasten beter. Bijvoorbeeld de initiatieven die we in de volgende
hoofdstukken bespreken.
Basisinitiatieven voor minder administratie
11
2 Slim rapporteren en
registreren
12
Slim rapporteren en registreren
In iedere zorgomgeving maakt het een groot deel uit van het werk van de professional:
bijhouden welke handelingen en verrichtingen hij bij de cliënt heeft uitgevoerd. In dit
hoofdstuk geven we twee voorbeelden van nieuwe manieren om te rapporteren op
klinische afdelingen in AWBZ-zorg. Ook leest u over een alternatief voor het registreren
van diagnosebehandelingcombinaties (DBC’s) in het ziekenhuis.
2.1. Eenvoudig rapporteren op een touchscreen
Woonzorg Unie Veluwe (Nunspeet, Elburg, ’t Harde, Epe, Wapenveld)
“Zorgactiviteiten realtime registreren is kinderspel door
het aanraken van plaatjes”
Voor wie is het?
‘Caretracker’ is een doorlopend digitaal
rapportagesysteem en een nieuwe manier
van registratie van zorgactiviteiten bij de
cliënt: digitaal met een ‘Caretracker’
touchscreen.
papierwerk. Daarnaast heeft het systeem
een dashboard met stuurinformatie.
Teamleiders hebben daardoor wekelijks
inzicht in KPI’s1 als formatie en zorgvraag,
geleverd welzijn, Normen Verantwoorde
Zorg en inkoop. Hierdoor kunnen zij hun
team beter sturen. Ook kunnen zij de
informatie gemakkelijker digitaal delen met
stakeholders zoals het zorgkantoor en het
CIZ. Dat laatste is bijvoorbeeld bruikbaar bij
het aanvragen van herindicaties.
Wat is het resultaat?
Hoe werkt het?
Het systeem helpt de cliëntgebonden tijd te
verhogen naar zo’n 75-80 procent (dit ligt
nu gemiddeld rond 60-70 procent). Dat
komt doordat sprake is van minder
‘Caretracker’ (zie rechts) is een van
oorsprong Amerikaans systeem dat samen
met de leverancier geschikt is gemaakt voor
de Nederlandse situatie. Het is een
Verpleegkundigen en verzorgenden op
klinische afdelingen van AWBZ-instellingen.
Na enige aanpassing kunnen ook
ziekenhuizen het systeem gebruiken.
Wat is het?
2.
KPI’s staat voor Kritische Prestatie Indicatoren
Slim rapporteren en registreren
13
touchscreen, dat op iedere verpleegafdeling
in de gang hangt. Nadat een
verpleegkundige of verzorgende een cliënt
geholpen heeft, toetst hij of zij meteen in
welke activiteit hij of zij heeft verricht is en
hoe lang dat geduurd heeft. Feitelijk is het
een doorlopend rapportagesysteem. In veel
andere verpleeg- en verzorgingshuizen
registreren professionals al deze
zorgactiviteiten handmatig op papier of in
de computer. Vanuit de Caretrackers wordt
de informatie doorgestuurd naar het
‘normale’ systeem. De dossiers van de
cliënten worden zo automatisch bijgewerkt.
Wat moet ik nog meer weten?
Een tip voor een succesvolle implementatie
is om het vooral simpel te houden en klein
te beginnen. ICT-afdelingen hebben soms
de neiging het ingewikkelder te maken dan
in eerste instantie nodig is. Bijvoorbeeld
door het systeem meteen te willen koppelen
aan andere pakketten (de salarissen, de
algemene financiën etc.), terwijl dat
eventueel ook in een later stadium kan. Op
een aantal afdelingen beginnen heeft de
meeste kans van slagen.
Wat is nodig?
Het touchscreen zelf vraagt om een
eenmalige investering van ongeveer 2.200
euro per apparaat. Daarnaast moet de
organisatie maandelijks licentiekosten
afdragen. Dat gaat om zo’n 6 tot 7 euro per
cliënt, afhankelijk van de grootte van de
organisatie.
Het systeem is gebruiksvriendelijk, een
uitgebreide cursus is niet nodig. Ook
vakantiekrachten hadden de werkwijze in
een half uur door.
Waar vind ik meer informatie?
Johan Smit, manager beleid & innovatie Woonzorg
Unie Veluwe
[email protected]
14
Slim rapporteren en registreren
2.2.Mobiel registreren met een iPad
AriënsZorgpalet
“Ik dacht eerst: als dat kleine ding het nu moet gaan
doen voor ons, dan heb ik er een hard hoofd in... Maar
na twee weken heb ik gevraagd of ik het mocht
houden!”
Voor wie is het?
Wat is het resultaat?
Verpleegkundigen en verzorgenden op
klinische afdelingen van
AWBZ-instellingen.
In totaal scheelt het per verzorgende
gemiddeld een half uur per dag. En met de
honderd iPads die zijn aangeschaft scheelt
dat organisatiebreed vijftig uur per dag. De
cliënten reageren positief. Ze weten wat er
wordt geregistreerd en ze kunnen
meelezen, omdat de tekst gemakkelijk
vergroot kan worden. Ook brengt de
verzorgende hierdoor extra tijd door met de
Wat is het?
Het cliëntendossier wordt op een nieuwe
wijze bijgewerkt: op een iPad2. Dat gebeurt
op het moment van zorglevering in het
bijzijn van de cliënt.
2.
Andere tablets dan de Apple iPad kunnen hiervoor ook ingezet worden.
Slim rapporteren en registreren
15
cliënt. Tot slot heeft de nachtdienst ‘s
nachts heel gemakkelijk alle gegevens bij de
hand. Dat is handig omdat de nachtdienst
op verschillende afdelingen werkt.
Hoe werkt het?
In de oude situatie werkte de verzorgende
na afloop van de verzorging van de cliënt
alles digitaal bij in het Elektronisch Cliënten
Dossier. Voordat verzorgenden met de cliënt
aan de slag gingen, printten zij het dossier
om deze vervolgens mee te nemen naar de
cliënt. Het ging daarbij niet alleen om de
mutaties die de verzorgenden maakten,
maar bijvoorbeeld ook om die van
behandelaars die bij deze groep (op de
revalidatieafdeling) een belangrijke rol
spelen.
Wat is nodig?
De iPads moeten aangeschaft worden. De
kosten daarvan zijn ongeveer 500 euro per
stuk. Er is draadloos internet nodig met
bereik door het hele gebouw en de
instelling moet werken met een
Elektronisch Cliënten Dossier. De
professionals die met de iPad gaan werken
moeten een introductie krijgen, maar
omdat ze het computerprogramma al
kennen zal dat snel gaan.
Wat moet ik nog meer weten?
Vooralsnog werken alleen de verzorgenden
met de iPads. De behandelaars werken nog
op de vaste computers, maar dat kan in de
toekomst zeker veranderen.
Nu werkt men bij AriënsZorgpalet met
iPads. Daarop staat hetzelfde
computerprogramma waarmee op de vaste
computers gewerkt wordt (in dit geval
Caress). De verzorgende kan de mutaties
direct invoeren bij het verzorgen of
behandelen van de cliënt, waarna die
terechtkomen in het Elektronisch Cliënten
Dossier.
Waar vind ik meer informatie?
In Zorgvisie is een kort artikel over deze nieuwe
werkwijze verschenen:
http://www.zorgvisie.nl/ICT/AriensZorgpalet-zetiPads-in.html
Contact:
Jan van der Linde, lid van de Raad van Bestuur van
AriënsZorgpalet
Telefoon: 053-4826688
16
Slim rapporteren en registreren
2.3. DBC-registratie achter de schermen
VU medisch centrum
“Wij passen de DBC-registratie toe zoals die bedoeld is”
Voor wie is het?
Hoe werkt het?
Ziekenhuizen en specialisten.
Wanneer ziekenhuizen de DBC-registratie
koppelen aan de zorgadministratie hebben
de zorgverleners minder administratieve
lasten. De DBC’s kunnen namelijk zoveel
mogelijk afgeleid worden uit bestaande
registraties van het Ziekenhuis Informatie
Systeem (ZIS). Artsen worden zo niet belast
met de DBC-registratie.
Wat is het?
De registratie van Diagnose Behandeling
Combinaties (DBC’s) wordt gekoppeld aan
de normale zorgadministratie. Daardoor
worden artsen niet belast met
DBC-registratie.
Wat is het resultaat?
De koppeling scheelt per arts een half uur
per dag aan registratie. In het VU medisch
centrum staat dat gelijk aan 300 uur per
dag, wat een waarde vertegenwoordigt van
3 miljoen euro per jaar. Daarnaast kon het
debiteurenbeheer worden ingekrompen
met 6 FTE.
De kern van het afleiden van DBC’s wordt
gevormd door vertaaltabellen. Deze zetten
de diagnoses die door de specialist zijn
gesteld (volgens ICD-9-CM-code vastgelegd)
om in de DBC-diagnosen van de DBCtyperingslijst. Deze vertaling vereist nauw
overleg met de specialismen. Uitgangspunt
hierbij is de typeringslijst die de
wetenschappelijke vereniging van het
Slim rapporteren en registreren
17
specialisme heeft opgesteld. Voordat een
specialisme start met de DBC-registratie,
moeten de specialisten daarom eerst de
validiteit van de omzetting van gegevens uit
het ZIS naar DBC’s vaststellen en
accorderen.
Is de vertaaltabel eenmaal klaar, dan moet
deze aan ‘de achterkant’ in het systeem
gebouwd worden. De voorkant van het
systeem blijft hetzelfde. De artsen voeren
nog steeds op de oorspronkelijke manier
hun registraties in.
Wat is nodig?
Overleg over de vertaaltabel betekent een
behoorlijke tijdsinvestering. Vooral de
vaststelling van de grijze gebieden in de
diagnosesystematiek vraagt zorgvuldige
behandeling. Verschillende diagnosen
kunnen worden ondergebracht onder een
DBC en dat kost enig denkwerk. Deze
tijdsinvestering is echter eenmalig en is de
moeite waard. Als de vertaaltabel definitief
is samengesteld en geaccordeerd, is het
registreren van de poliklinische diagnose in
het vervolg voldoende om tot de juiste DBC
te komen. Per gestelde diagnose hoeven
artsen dan niet steeds opnieuw te
overwegen binnen welke DBC deze past.
Het ontwikkelde concept is alleen succesvol
als de ZIS-systematiek optimaal
functioneert. In elk geval moet het
mogelijk zijn dat de specialist de medischinhoudelijke gegevens tijdens een
administratieve procedure autoriseert.
Interne controleprotocollen en een interne
accountantsdienst moeten de kwaliteit van
die gegevens bewaken, want hierop is de
gehele systematiek gebaseerd.
18
Wat moet ik nog meer weten?
Creatief registreren kan niet in dit systeem:
de afleiding van de DBC’s vindt automatisch
plaats. Je kunt dus niet zomaar een DBC
openen.
Een DBC beslaat een periode van maximaal
een jaar en wordt begrensd door een
begin- en einddatum. Bij elk eerste consult
wordt automatisch een nieuwe DBC
geopend. Na 365 dagen wordt de DBC
automatisch afgesloten en verschijnt de
patiënt daarna op het spreekuur, dan wordt
automatisch opnieuw een DBC (met de
typering ‘chronisch’) geopend. Via een
lijstje dat de artsen bij het poliklinische
spreekuur ontvangen, worden zij erop
geattendeerd dat voor een aantal patiënten
op het spreekuur nog een diagnose moet
worden vastgelegd.
Het VUmc deelt haar kennis over DBCregistratie achter de schermen graag met
andere ziekenhuizen.
Waar vind ik meer informatie?
www.vumc.nl
Contact:
Marcel van der Haagen,
hoofd zorgadministratie
Telefoon: 020-4441260
E-mail: [email protected]
Slim rapporteren en registreren
Slim rapporteren en registreren
19
3
20
Het einde van de
minutenregistratie
Slim rapporteren en registreren
Een jarenlange gewoonte en ergernis in de thuiszorg: het registreren van minuten.
Hoeveel reistijd? Hoe lang wassen? Hoeveel minuten duurde het verzorgen van de
wond? Een tijdrovende klus en vooral ook werk dat professionals belemmert om de
cliënt centraal te stellen. Maar er zijn innovatieve initiatieven die het registreren van
minuten overbodig maken.
3.1. Een nieuw zorgconcept in de thuiszorg
Buurtzorg
“Van minutenregistratie naar een omgeving waarin de
professional het vertrouwen krijgt zijn werk te doen”
Voor wie is het?
Medewerkers in een thuiszorgteam. Het
concept is ook toepasbaar in andere
zorgsectoren, zowel klinisch als
poliklinisch.
Wat is het?
Buurtzorg Nederland heeft een vernieuwend
concept ontwikkeld voor verpleging en
verzorging aan huis. Door de zorgverlening
thuis volledig uit te laten voeren door
hoogopgeleide wijkverpleegkundigen en
wijkziekenverzorgenden in kleine
autonome ‘Buurtzorgteams’, worden het
oplossend vermogen en de professionaliteit
van medewerkers volledig benut. Een
landelijke organisatie ondersteunt de
Buurtzorgteams.
Wat is het resultaat?
Buurtzorg krijgt van cliënten een 9+ voor
tevredenheid, haalt een bovengemiddelde
productiviteit van 57,5 procent
cliëntgebonden tijd per team (landelijk is
dat gemiddeld 50 procent) en het
ziekteverzuim is laag (2,5 procent). Door het
gebruik van moderne ICT-toepassingen
worden de administratieve lasten beperkt
tot een minimum.
Hoe werkt het?
Het begint met een nieuwe kijk op het
zorgconcept: leveren we minuten of leveren
we zorg waar mensen iets aan hebben? Is dit
laatste het geval, dan moet je als organisatie
nadenken over het type zorg dat je levert.
Gevolg van deze benadering is dat een
wijkverpleegkundige niet meer van minuut
tot minuut bijhoudt wat hij of zij doet,
maar alleen de tijd registreert die hij of zij
bij een cliënt in huis is. Men voert dus niet
- zoals gewoonlijk - zorgproducten in het
systeem in (bijvoorbeeld wassen, kousen
aantrekken, et cetera).
Het einde van de minutenregistratie
21
De teams bestaan uit hoogopgeleide
wijkverpleegkundigen, die zelfstandig zijn
en zichzelf aansturen. Zij krijgen alleen
centrale ondersteuning op cruciale punten:
• Ieder team van wijkverpleegkundigen
krijgt informatie over vijf KPI’s3:
ziekteverzuim, productiviteit, groei van
het team in omzet, kosten per klant,
benutte percentage van de indicatie en de
klanttevredenheid.
• Daarnaast krijgen de teams
administratieve ondersteuning van het
‘Buurtzorg web’ waarop alle
wijkverpleegkundigen via laptops zijn
aangesloten. De tijd die de
verpleegkundigen aan een cliënt hebben
besteed, wordt daarin automatisch
omgezet naar rato van de indicatie van de
cliënt. Wanneer deze bijvoorbeeld een
indicatie heeft voor 40 procent verzorging
en 60 procent verpleging verdeelt de
software de minuten die de
wijkverpleegkundigen hebben besteed
volgens die verdeelsleutel. Gemiddeld
genomen klopt de uitkomst hiervan en
scheelt het veel gedoe met
minutenregistraties. Door de goede
ICT-ondersteuning en heldere registratie
werkt er slechts 4 FTE aan mankracht op
de afdeling financiën, op in totaal 2700
medewerkers.
• Er zijn nog 2 FTE verpleegkundigen in
dienst, die teams ondersteunen bij het
verkrijgen van (her)indicaties bij het CIZ
en die helpen bij het oplossen van
specifieke problemen.
Wijkverpleegkundigen kunnen zich zo
richten op het contact met cliënten en
hun netwerk.
3.
22
Wat is nodig?
Dé manier om een nieuwe weg in te slaan,
is de zogenaamde ‘groene wei’-aanpak. Dit
houdt in dat vier tot zes teams worden
geïsoleerd van de rest van de organisatie.
Deze teams zijn zelf verantwoordelijk voor
het leveren van zorg en het werven van
cliënten. Goede administratieve
ondersteuning en sturingsinformatie zijn
daarbij cruciaal. Een klein bureau van 1-2
FTE voert de registratie en administratie uit.
Dit bureau maakt in principe geen gebruik
van de diensten van de grotere organisatie.
Zo kan de organisatie team voor team
‘afgepeld’ worden en een frisse start maken.
Omdat de teams zelfsturend zijn, heeft deze
aanpak directe gevolgen voor het
management. Dat boet aan positie in, in
een platte organisatie zoals Buurtzorg. Voor
deze cultuuromslag is duidelijke consensus
en communicatie nodig.
Buurtzorgteams bestaan uit professionals
op mbo/hbo-niveau (niveau 3 – 5).
Waar vind ik meer informatie?
www.buurtzorgnederland.nl
Contact:
Diane ten Tijn, wijkverpleegkundige
team Diepenheim
Telefoon: 0900 – 6906906
E-mail: info@buurtzorgnederland.
com
KPI’s staat voor Kritische Prestatie Indicatoren
Het einde van de minutenregistratie
3.2. Scannen in plaats van minutenbriefjes
Thuiszorg het Centrum
“Geen discussie meer over de geleverde zorgtijd”
Voor wie is het?
Verzorgenden en verpleegkundigen in de
thuiszorg.
Wat is het?
Een werkwijze voor het bijhouden van
registraties in de thuiszorg. De
minutenregistratie vindt plaats met een
scanapparaat, mobiel en automatisch.
besparen op de backoffice, doordat
medewerkers de minutenbriefjes niet meer
handmatig hoeven in te voeren. Het
voordeel van de automatisering is ook dat
per bezoek geen handtekening van de cliënt
nodig is, want alles wordt automatisch
geregistreerd. Er is dus geen discussie meer
over de geleverde zorgtijd.
Hoe werkt het?
Wat is het resultaat?
Professionals kunnen meer tijd aan de
cliënt besteden, omdat ze minder tijd kwijt
zijn met het invullen van minutenbriefjes
en ze minder vaak naar kantoor hoeven te
komen. Daarnaast kan de zorginstelling
4.
Professionals houden hun
minutenregistratie bij via een speciaal
scanapparaat4. Als ze bij de cliënt over de
drempel stappen wordt automatisch de tijd
van binnenkomst en later ook de tijd van
vertrek genoteerd. De toerekening aan
In dit geval gaat het om een ‘IO’ van NEDAP (IO staat voor In en Out). Er zijn echter meerdere aanbieders van deze
apparaatjes in de thuiszorg zoals Codec en de Philps Velo etc.
Het einde van de minutenregistratie
23
verschillende zorgproducten (verpleging,
verzorging, et cetera) vindt automatisch
plaats op basis van de indicatie in de
backoffice.
Eens in de maand wordt het apparaatje op
kantoor uitgelezen. Vroeger moesten de
professionals eens in de week naar kantoor
komen. Vervolgens wordt automatisch de
factuur voor het zorgkantoor opgemaakt,
de productie per professional berekend, en
de koppeling met de salarissen gemaakt.
Deze kan immers eenvoudig vanuit de
gewerkte uren vertaald worden.
procent. Bij de vroegere handmatige
registratie werd vaker naar boven dan naar
beneden afgerond. Doordat de scanner
automatisch de minuten registreert, leidde
dit tot minder productie. Inmiddels is dit
opgevangen door een betere planning
waardoor professionals meer cliënten
kunnen helpen op een dag, wat minder
verloren minuten betekent.
Wat is nodig?
Invoeren van deze werkwijze vraagt om een
aantal investeringen. De scanner zelf kost
67 euro en het uitleesapparaat, waarvan er
per vestiging één nodig is, 450 euro.
Daarnaast heeft iedere cliënt een klantkaart
nodig à 13 euro en betaalt de organisatie
abonnementskosten van 2.000 tot 3.000
euro per maand (voor een organisatie van
500 klanten en 200 professionals).
Het werken met de scanners is eenvoudig.
Een korte introductie bij de professionals is
daarom voldoende.
Wat moet ik nog meer weten?
Organisaties werken in deze aanpak niet
met opslagen boven op het normale tarief.
Men registreert geen producten ‘extra’ of
‘speciaal’ boven op de normale
thuiszorgproducten verpleging/verzorging.
Deze opslagen leveren een paar euro op,
maar kosten in de praktijk meer werk aan
administratie dan dat zij aan geld
opleveren. Het is een organisatorische
keuze.
Waar vind ik meer informatie?
www.thuiszorghetcentrum.nl
Contact:
Telefoon: 030 – 285 00 850
E-mail: info@thuiszorghetcentrum.
nl
De productie in aantal zorgminuten per
professional daalt in eerste instantie zo’n 10
24
Het einde van de minutenregistratie
Het einde van de minutenregistratie
25
4 Digitaal werken voor
professional en cliënt
26
Het einde van de minutenregistratie
Zorg is bij uitstek een sector waarin direct contact tussen de professional en de cliënt
voorop staat. Dat zij daarvoor niet altijd op dezelfde plaats hoeven te zijn, bewijzen
onderstaande voorbeelden.
4.1. Digitalisering in de huisartsenpraktijk
Huisartsenpraktijk Klarendal
“Alles digitaal en goede werkafspraken met de
doktersassistenten, dat is het recept voor minder
administratie!”
Voor wie is het?
Hoe werkt het?
Huisartsen, praktijkondersteuners (POH’ers)
en doktersassistenten.
Deze aanpak berust op twee pijlers:
communicatie met andere zorgverleners
gaat zoveel mogelijk digitaal;
de administratieve taken van de huisarts
worden zoveel mogelijk overgenomen.
Wat is het?
Werken via gedigitaliseerde processen in de
huisartsenpraktijk en de administratieve
taken zoveel mogelijk weghalen bij de
huisarts.
Wat is het resultaat?
Minimale papieren bureaucratie. Als
huisarts heb je hierdoor meer tijd voor de
patiëntenzorg. Voor doktersassistenten
brengt deze werkwijze andere
verantwoordelijkheden met zich mee. Dat
maakt het werk voor hen leuker en
uitdagender. Ook scheelt het de cliënt tijd,
bijvoorbeeld als die een online consult
krijgt en niet bij de huisarts langs hoeft te
gaan.
De communicatie met ziekenhuis, apotheek
en laboratorium gaat digitaal via het
systeem ‘Edifact’. Het verwijzen van
patiënten naar het ziekenhuis gaat via de
applicatie ‘Zorgdomein’. Hierdoor komt de
meeste informatie over patiënten digitaal
binnen. Het enige wat de doktersassistenten
moeten doen is het koppelen van
bijvoorbeeld de e-mail van de
fysiotherapeut aan de juiste patiënt. Ze
scannen nog maar weinig in en er is een
vrijwel volledig digitaal patiëntendossier.
De patiënten schrijven zich online in bij de
praktijk, herhaalrecepten worden digitaal
Digitaal werken voor professional en cliënt
27
uitgeschreven en er is ook online contact
tussen cliënt en huisarts via het
zogenaamde e-consult. Daarin kunnen
patiënten online hun klachten bespreken
met de arts.
Zoveel mogelijk taken, zoals het declareren,
zijn belegd bij iemand anders dan de
huisarts. In deze praktijk gaat het om de
doktersassistente en POH’er, die veel
affiniteit met cijfers heeft. Het kost de
doktersassistente in totaal vijftien minuten
om alle declaraties te doen. Eerst
controleert zij de daglijsten (de lijst met alle
patiënten van die dag), vervolgens
declareert ze. Er zijn natuurlijk altijd
uitzonderingen, bijvoorbeeld bij het
declareren van de M&I-verrichtingen5 bij de
kleinere zorgverzekeraars in de regio, die
een andere prijs hanteren dan de
dominante zorgverzekeraar. Dit kost dan
wel een paar telefoontjes.
dossiers na te lopen. Indien gewenst kan de
praktijk dit uitbesteden aan speciaal
daarvoor in het leven geroepen bedrijven.
Tot slot is het belangrijk dat de assistente of
ondersteuner goed kan werken met het
gedigitaliseerde systeem. Zo kunnen er
zoveel mogelijk administratieve taken van
de huisarts worden gedelegeerd.
Wat moet ik nog meer weten?
Sommige partijen met wie de huisarts
samenwerkt vereisen (nog) wel papierwerk,
zoals het CIZ, arbodiensten en
zorgverzekeraars.
Wat is nodig?
Om volledig digitaal te kunnen werken, is
het van belang dat de praktijk de
basisadministratie op orde heeft. Dit
voorkomt fouten in het koppelen van
nieuwe informatie aan patiënten.
Vervolgens moet de praktijk investeren in
het digitaliseren van de communicatie met
andere hulpverleners zoals de apotheek,
fysiotherapeuten, ziekenhuis en
laboratoria. Dit is niet altijd een investering
in geld (Zorgdomein wordt bijvoorbeeld
betaald door het ziekenhuis), maar een
nieuwe werkwijze aanleren kost tijd.
Waar vind ik meer informatie?
http://www.
huisartsenpraktijkklarendal.
uwartsonline.nl
Contact:
Huisartsenpraktijk Klarendal,
Arnhem
Telefoon: 026-4425244
Een belangrijke investering is het
(eenmalig) op orde krijgen van de
administratie door brieven in te scannen en
5.
M&I-verrichtingen zijn verrichtingen zoals audiometrie, allergietest, et cetera. Hiervoor maakt de huisarts aparte afspraken
met de zorgverzekeraar.
28
Digitaal werken voor professional en cliënt
4.2.Indicaties digitaal aanvragen
Centrum Indicatiecentrum Zorg (CIZ)
“Makkelijker, sneller en slimmer indiceren voor
zorgprofessionals”
Voor wie is het?
Zorgaanbieders, professionals en cliënten
in de AWBZ-zorg.
Wat is het?
Het digitaal aanvragen van kortdurende
AWBZ-zorg bij het CIZ en het digitaal
aanvragen van herindicaties. Een
makkelijke werkwijze omdat zorgverleners
enerzijds gebruikmaken van Standaard
Indicatie Protocollen (SIP) voor nieuwe
zorg. Anderzijds verkrijgen zij eenvoudige
herindicaties door middel van digitale
Herindicatie via Taakmandaat (HIT).
Wat is het resultaat?
Professionals en instellingen zijn veel
minder tijd kwijt met (her)indiceren. Het
aanvragen zelf gaat sneller en de hele
procedure van aanvraag tot inzet van zorg is
drastisch ingekort.
Dankzij meedenkende software stelt het
digitale aanvraagformulier veel minder
vragen over de beperkingen van de cliënt.
Een nieuwe aanvraag kost geen half uur
meer, maar slechts een minuut of zeven. De
gehele aanvraagprocedure voor een
herindicatie neemt nu slechts tien minuten
in beslag. En de zorg kan in de meeste
gevallen direct ingaan. Slechts in een op de
vier gevallen toetst het CIZ.
Ruim 70 procent van de zorgaanbieders kon
eind december 2010 al inloggen op www.
ciz.nl. Nog niet alle zorgaanbieders en
Digitaal werken voor professional en cliënt
29
professionals zijn echter op de hoogte van
de mogelijkheden. Het streven is dat alle
zorgaanbieders kunnen inloggen en zo zijn
toegerust dat zij deze tijdbesparende
mogelijkheden maximaal kunnen
benutten.
Hoe werkt het?
De Standaard Indicatie Protocollen (SIP)
omvatten regels en afspraken waarmee
zorgverleners op een gestandaardiseerde
manier indicaties kunnen aanvragen. De
SIP bepalen de inhoud van het uiteindelijke
indicatiebesluit, dat bestaat uit functies en
klassen, ZZP, leveringsvoorwaarden en
geldigheidsduur. De digitale
antwoordmogelijkheden zijn fors beperkt
ten opzichte van het oude papieren
formulier. Nadat de aanvrager het protocol
online heeft ingevuld en verstuurd, kan
deze de gevraagde zorg direct inzetten. De
afgegeven indicaties voor SIP worden
achteraf steekproefsgewijs getoetst.
Dankzij de Herindicatie via Taakmandaat
kunnen aanvragers de
herindicatieprocedure voor cliënten die al
langdurige zorg krijgen bijna helemaal zelf
digitaal afronden. Hiervoor hoeven zij geen
dossiers en andere paperassen mee te
sturen. Door middel van steekproefsgewijze
toetsing controleert het CIZ of alles in orde
is. Aanvankelijk gebeurt dit in 25 procent
van de gevallen, maar dit percentage gaat
variëren afhankelijk van de uitkomsten van
de toets van het CIZ op de juistheid van
declaraties. Hier is de toetsing niet achteraf.
Wanneer een herindicatie wordt
geselecteerd voor toetsing, dan duurt het
maximaal twee weken voor een
indicatiebesluit wordt afgegeven.
(UZI-pas) nodig. Met de UZI-pas kunnen
zorgverleners en indicatieorganen via de
elektronische weg veilig toegang krijgen tot
vertrouwelijke patiëntinformatie. Zij
kunnen de pas ook gebruiken om
patiëntinformatie beschikbaar te stellen
aan collega-zorgverleners die hun patiënten
behandelen. De UZI-pas bevat de
elektronische identiteit van de pashouder.
Soms moeten instellingen daarvoor hun
ICT en de interne logistiek voor de intake
van cliënten aanpassen. De CIZrelatiebeheerders begeleiden
zorgaanbieders daarbij, in samenwerking
met de brancheorganisaties.
Wat moet ik nog meer weten?
Deze digitale procedures zijn specifiek voor
kortdurende, herstelgerichte AWBZ-zorg.
Voor complexe zorg blijven de oude
procedures (nog) van kracht.
Ook cliënten kunnen inmiddels digitaal
hun aanvraag doen en daarbij met DigiD
hun vertrouwelijke gegevens op veilige
wijze ondertekenen en verzenden.
Waar vind ik meer informatie?
Op www.ciz.nl vindt u aanvullende
informatie. Hier staan ook de namen
van de relatiebeheerders per
postcode- en aandachtsgebied.
Meer informatie over deze UZI-pas
vindt u op www.uziregister.nl.
Wat is nodig?
Voor het nieuwe digitale werken is een
Unieke Zorgverlener Identificatie-pas
30
Digitaal werken voor professional en cliënt
4.3. Beeldschermzorg: via internet en webcam
meekijken met de cliënt
De Vierstroom
“Door positieve prikkels neemt de zorgbehoefte van de
cliënten af”
Voor wie is het?
Wat is het resultaat?
Verpleegkundigen, verzorgenden en
cliënten in de thuiszorg.
Allereerst hebben verpleegkundigen geen
reistijd meer, waardoor zij meer cliënten op
een dag kunnen zien. Verder is het contact
met de cliënt bij beeldschermzorg
indringender. Het blijkt namelijk dat er veel
minder ‘omgevingsruis’ is tijdens het
beeldschermcontact. Bovendien groeit de
zelfstandigheid van de cliënt, doordat de
drempel lager wordt om via nieuwe media
ook met vrienden en familie contact te
onderhouden. Het heeft een activerend
effect en dat leidt tot een lagere
zorgbehoefte.
Wat is het?
Via een beeldscherm kunnen de
professional en de cliënt elkaar zien en met
elkaar praten. Het is een gebruiksvriendelijk
systeem dat de taken van professionals
verlicht. Met behulp van
videocommunicatie verlenen zij namelijk
zorg op afstand en geven bijvoorbeeld
informatie over medicijnen. Ook kan een
cliënt informatie krijgen over activiteiten
die in de buurt plaatsvinden.
Digitaal werken voor professional en cliënt
31
Hoe werkt het?
De verpleegkundige zit achter het
beeldscherm en ‘belt’ met de cliënt op het
afgesproken tijdstip. Professionals kunnen
beeldschermzorg gebruiken voor veel typen
zorg: wondcontroles, het injecteren van
insuline, aanpassingen aan het
zorgleefplan, het herinneren aan
medicatie, begeleiding et cetera. De cliënt
neemt plaats voor het beeldscherm en laat
bijvoorbeeld zien of de wond rood is of
niet. En de professionals kan via het
beeldscherm zien of de boodschap
overkomt bij de cliënt.
Daarnaast moet u steekproefsgewijs
bepalen of de zorg voldoet aan de Normen
Verantwoorde Zorg. Dit kunt u in de
normale meting van de zorginhoudelijke en
CQ-indicatoren6 meenemen.
Wat moet ik nog meer weten?
De verslaglegging van de contacten via de
beeldschermzorg kan nog beter. Nu is het
systeem bijvoorbeeld nog niet gekoppeld
aan een Elektronisch Patiënten Dossier.
Hierdoor moeten verpleegkundigen de
contacten apart verslaan op een andere
computer en indien nodig in het
cliëntendossier.
Wat is nodig?
Voor de ideale beeldschermzorg heeft u een
goed beeldscherm en duidelijk geluid
nodig. Op die manier kan de
verpleegkundige goed waarnemen hoe het
met de cliënt is en de juiste zorg verlenen.
Bijvoorbeeld via een (nieuwe) televisie, een
aanraakscherm of een computer. Het is
nadrukkelijk een methode van werken die
gemaakt is voor de zorgvrager van de
toekomst. Toepassing op de computer is
dan ook waar verdere uitrol op gericht is.
Verpleegkundigen kunnen cliënten en/of
hun mantelzorgers alleen helpen via
beeldschermzorg wanneer zij in staat zijn
een vraag juist te interpreteren en een
zorghandeling uit te voeren. Daarom
kunnen bijvoorbeeld zwaar verstandelijk
gehandicapten niet zelfstandig deelnemen
aan beeldschermzorg.
Waar vind ik meer informatie?
Bij de Vierstroom hoeven de cliënten
momenteel niet extra te betalen voor de
beeldschermzorg. Wat de prijs in de
toekomst is, is nog moeilijk te bepalen. Dat
hangt vooral af van de schaal. Zo kunnen er
woonvoorzieningen zijn waarbij ineens
zeshonderd zorgvragers worden
aangesloten.
De verpleegkundige moet handig zijn met
de applicatie. Daarvoor heeft hij/zij een
korte instructie nodig.
6.
32
www.vierstroom.nl
Meer informatie over PAL4
(de beeldschermzorg) staat op
www.pal4.nl
Contact:
Janet de Visser, verpleegkundige,
V&V-team Woerden De Vierstroom
- Gouda
Telefoon: 0900-9300
CQ staat voor Customer Quality Index
Digitaal werken voor professional en cliënt
4.4.Online toegang tot het ziekenhuisdossier
Medischegegevens.nl
“Minder administratieve vragen door meer inzicht van
de cliënt”
Voor wie is het?
Artsen, ziekenhuizen en patiënten.
ziekenhuizen waar eerder onderzoeken zijn
uitgevoerd die van belang zijn bij de
vervolgbehandeling.
Wat is het?
Een nieuwe werkwijze, waarbij
professionals met elkaar en met hun
cliënten online medische gegevens delen
op medischegegevens.nl.
Wat is het resultaat?
Het systeem bespaart zoekwerk, vooral als
de patiënt doorverwezen is vanuit een
ander ziekenhuis. Het systeem maakt
immers alle onderzoeken in een keer
zichtbaar voor de arts. Die hoeft daardoor
niet meer te bellen en faxen naar andere
Verder verhoogt dit systeem de
zelfredzaamheid van patiënten. Zij worden
partner in de behandeling omdat ze
toegang hebben tot hun eigen gegevens.
Uit onderzoek blijkt dat het aantal
herhaalbezoeken per DBC daalt met
ongeveer 15 procent, omdat de patiënt
minder vragen heeft over zijn behandeling.
In Nederland vinden jaarlijks 17,2 miljoen
herhaalbezoeken plaats. Een gemiddeld
polikliniekbezoek kost het ziekenhuis 152
euro. Voor een gemiddeld ziekenhuis
Digitaal werken voor professional en cliënt
33
betekent dit dus een potentiële jaarlijkse
besparing van ruim 3 miljoen euro.
Een derde besparing vindt plaats bij de
herhaalonderzoeken. 30 procent van de
patiënten krijgt een herhaalonderzoek,
omdat de uitslagen van het eerste
onderzoek niet beschikbaar zijn. Met deze
applicatie, die de uitslagen wel beschikbaar
maakt, daalt het aantal
herhaalonderzoeken.
Wat is nodig?
De inspanning voor de aansluiting is
beperkt, want die ontwikkeling heeft al
plaatsgevonden. Gemiddeld kost het drie
maanden om het ziekenhuis in zijn geheel
aan te sluiten. Onderdeel daarvan is de
ontsluiting van het Ziekenhuis Informatie
Systeem (ZIS), waarbij medischegegevens.nl
slechts minimale ondersteuning van de
ICT-afdeling nodig heeft.
Wat moet ik nog meer weten?
Patiënten hebben altijd toegang tot hun
medisch dossier en vragen dus nooit meer
om een kopie. Daarnaast kan de patiënt zelf
commentaar geven en documenten
toevoegen. Dat verbetert de kwaliteit van
het dossier en daarmee de kwaliteit van de
zorg.
Het Medisch Centrum Haaglanden maakt
nu op twee locaties gebruik van het
systeem. Sinds november 2010 doen zo’n
zesduizend patiënten mee. Het MCH heeft
net aansluitingen op de eerste twee
apotheken en twee fysiotherapiepraktijken
gerealiseerd.
Hoe werkt het?
Het is natuurlijk heel belangrijk dat de
gegevens veilig zijn. Omdat de systemen
van medischegegevens.nl voldoen aan hoge
veiligheidseisen, kan niemand zonder
persoonlijke toestemming van de cliënt bij
de informatie.
Wanneer een patiënt zich meldt voor een
afspraak op de polikliniek vraagt de
baliemedewerker toestemming voor
deelname aan medischegevens.nl. Als de
patiënt hier toestemming voor geeft, wordt
een (beveiligde) account geopend. In dit
account kunnen artsen die daarvoor
toestemming hebben, gegevens inzien
zoals brieven aan de huisarts, labuitslagen
van onderzoeken, onderzoeksverslagen,
alle medicatie en röntgenfoto’s.
De patiënt kan via internet zijn eigen
zorgdossier inzien. Zo heeft ook de patiënt
toegang tot alle onderzoeken, verslagen,
brieven, et cetera. Vervolgens kan de
patiënt aangeven wie hij of zij nog meer wil
machtigen, bijvoorbeeld hulpverleners uit
andere ziekenhuizen of familie. Ook kan de
patiënt commentaar of opmerkingen
plaatsen in het zorgdossier.
34
Waar vind ik meer informatie?
Als u hierover meer wilt weten, kunt
u contact opnemen met
medischegegevens.nl.
Contact:
Martijn Bakkers, directeur
medischegegevens.nl of Alexander
de Vries, productmanager
medischegegevens.nl en chirurg
MCH
Telefoon: 0343-444524
Digitaal werken voor professional en cliënt
Digitaal werken voor professional en cliënt
35
5 Concentratie van kennis
36
Concentratie van kennis
Door concentratie van kennis kunnen administratieve lasten afnemen, zo laten
onderstaande voorbeelden op geheel eigen wijze zien. Fysiek met een eerstelijns
centrum, of door netwerken te creëren rondom specifieke cliëntgroepen.
5.1. Eerstelijns Centrum: door schaalvergroting
meer tijd voor zorg
Eerstelijns Centrum Tiel
“Met meer professionals bij elkaar verklein je de
overhead”
Voor wie is het?
Huisartsen en andere professionals die
werkzaam zijn in de eerstelijnszorg.
Wat is het?
Een samenwerkingsverband tussen
eerstelijns zorgaanbieders in een stad en
een uitgebreid netwerk daarachter.
Verschillende professionals zoals
huisartsen, verloskundigen, diëtisten,
apothekers en fysiotherapeuten zijn door
dit samenwerkingsverband gevestigd op
twee centrale plekken.
Wat is het resultaat?
Het scheelt cliënten tijd, omdat ze
bijvoorbeeld niet naar de apotheek hoeven
te rijden nadat ze bij de huisarts zijn
geweest.
De gezamenlijke aanbieders delen facilitaire
diensten. De huisartsen zijn een intensiever
samenwerkingsverband met elkaar
aangegaan, waarbij ze ook de
administratieve, juridische, P&O- en
financiële ondersteuning delen. Een
algemeen manager, medisch manager,
staffunctionaris, secretaresse en een
kwaliteitsmedewerker werken gezamenlijk
honderd uur per week voor zestien
huisartsen. Omgerekend scheelt dat per
huisarts per week 6,25 uur administratieve
lasten. De medewerkers sluiten
bijvoorbeeld voor de huisartsen contracten
af bij de zorgverzekeraar voor de DBC’s en
de GEZ. Ook werken de aanbieders samen
aan het ontwikkelen, implementeren en
borgen van nieuwe zorgprogramma’s.
Professionals vinden elkaar ook sneller. Zo
werken diëtisten en verloskundigen
inmiddels samen aan de aanpak van
overgewicht tijdens de zwangerschap.
Logopedisten hebben een speciale
behandeling voor COPD-patiënten
ontwikkeld, omdat bleek dat die doelgroep
Concentratie van kennis
37
de stembanden vaak verkeerd gebruikt. Dat
zijn voorbeelden van samenwerking die
waarschijnlijk niet tot stand komen als je
niet onder een dak zit.
Hoe werkt het?
Professionals moeten elkaar eerst leren
kennen, zowel op persoonlijk als op
professioneel gebied. De zorgprofessionals
moeten van elkaar weten wat ze wel en niet
kunnen. Wanneer kun je welke patiënt
doorverwijzen? En hoe koppel je het
resultaat terug? Het is natuurlijk een
enorme klus, die de nodige tijd en energie
vraagt. Het is belangrijk om veel te praten,
de juiste mensen te betrekken en draagvlak
te creëren. Daar is niet echt een handleiding
voor. In Tiel ontstond in 2002 de noodzaak
tot samenwerking. De huisartsenpraktijken
zaten overvol en er kwamen veel patiënten
die niet stonden ingeschreven. De
huisartsen hebben toen de koppen bij
elkaar gestoken en afgesproken om te gaan
samenwerken. Dat was het begin van het
eerstelijnscentrum. Al tijdens het plannen
haakten nieuwe huisartsen aan.
4.daarnaast bespoedigt een gezamenlijk
pand het gehele proces.
De communicatie tussen de betrokken
disciplines vraagt veel aandacht, met name
waar het gaat om veilige
gegevensuitwisseling over patiënten. De
ICT-organisatie is hierbij een belangrijke
schakel.
Tot slot is goede samenwerking met de
leidende zorgverzekeraar in de regio nodig,
zodat de samenwerkende huisartsen
gezamenlijk contracten kunnen afsluiten.
Wat moet ik nog meer weten?.
Aandachtspunt is het vinden van de juiste
schaalgrootte om enerzijds slagvaardig te
blijven en anderzijds voldoende financieel
draagvlak te hebben om gezamenlijk
management en innovaties te financieren.
Wat is nodig?
Het is noodzakelijk dat de huisartsen deel
uitmaken van een dergelijk
multidisciplinair initiatief. Zowel vanuit
zorginhoud als uit het oogpunt van
financiering. Veel inkomsten zijn gebaseerd
op het aantal ingeschreven patiënten. De
financiering van de overhead gaat via DBC’s
én GEZ gelden.7 Verder is nodig:
1. een ‘buitenstaander’ die de zorgverleners
bij elkaar kan brengen;
2.iemand die contractering/financiering
regelt;
3.een gezamenlijke visie;
7.
38
Gelden Geïntegreerde Eerstelijnszorg, een samenwerkingssubsidie
Concentratie van kennis
Waar vind ik meer informatie?
www.ect.nl
Contact:
Martijn Leeflang, directeur
Telefoon: 0344-640950
5.2. Een online netwerk voor professionals en
patiënten
ParkinsonNet
“Vermindering van administratieve lasten door
concentratie van kennis”
Voor wie is het?
Professionals bij zorginstellingen die
werken aan de behandeling van een
specifieke patiëntengroep.
maatschappen neurologie van de regionale
ziekenhuizen en worden ondersteund door
een landelijke website.
Wat is het resultaat?
Wat is het?
Het ParkinsonNet bestaat uit regionale
netwerken van een geselecteerd aantal
zorgverleners, dat gespecialiseerd is in het
behandelen en begeleiden van patiënten
met de ziekte van Parkinson of
aandoeningen die op Parkinson lijken
(Parkinsonismen). De netwerken zijn
gecentreerd rond een of meerdere
8.
Uit onderzoek blijkt dat de zorg zowel
objectief (beoordeeld naar de richtlijnen) als
subjectief (beoordeeld naar de tevredenheid
van patiënten) verbeterde, terwijl de kosten
daalden met ruim 1.400 euro per patiënt per
jaar. Dat komt bijvoorbeeld omdat minder
opnamen in revalidatiecentra plaatsvinden
en patiënten minder vaak een beroep doen
op dure thuiszorg.8
Zie voor meer informatie: ZonMw Parelproject.
Concentratie van kennis
39
Verder profiteren ook de professionals
omdat zij minder administratieve lasten
hebben via standaardformulieren. Ook
delen zij zorgdossiers met de patiënt en
doen zij mee met de Zorgzoeker (zie onder).
Hoeveel het scheelt, verschilt per
professional, maar voor bijvoorbeeld de
behandelende neuroloog scheelt het op
ieder gesprek van een uur tenminste vijf
minuten.
Hoe werkt het?
De ziekte van Parkinson is een complexe
aandoening, waarbij problemen kunnen
ontstaan bij het uitvoeren van dagelijkse
activiteiten. Voorbeelden zijn moeite met
lopen, aankleden, spreken of eten. Door de
grote verscheidenheid aan problemen zijn
vaak meerdere zorgverleners betrokken bij
de behandeling van de ziekte van
Parkinson. Het is daarom belangrijk dat
zorgverleners niet alleen specifiek
deskundig zijn, maar ook de behandelingen
goed op elkaar afstemmen. Daarin is
ParkinsonNet de spil.
Van vermindering van administratieve
lasten is allereerst sprake omdat
ParkinsonNet het online mogelijk maakt
om zeer eenvoudig te verwijzen naar
speciaal in Parkinson geschoolde
zorgverleners. Cliënten kunnen zichzelf
verwijzen via de zogeheten ‘Zorgzoeker’. Op
internet kunnen ze daarmee de in
Parkinson gespecialiseerde zorgverleners in
de buurt vinden. Ten tweede zijn er
standaard verwijsformulieren ontwikkeld
voor professionals. Die zijn voor zowel de
verwijzers als voor degene naar wie
verwezen wordt bekend en uniform. Ten
derde is er binnen het Parkinson Centrum
Nijmegen (ParC), een tertiair
verwijscentrum voor Parkinsonpatiënten
binnen het ParkinsonNet, een Patiënt Thuis
Screeningslijst (PTS). Patiënten vullen
40
voorafgaand aan hun afspraak zelf de
anamnese in aan de hand van een
gedetailleerde vragenlijst. Hierbij kunnen
de patiënten ook zelf aangeven wat de top
vijf is van klachten waarop ze het liefst
behandeld willen worden. Dit scheelt tijd in
het eerste gesprek en het team van
zorgverleners kan al ‘voor de poort’ efficiënt
worden afgestemd op de specifieke wensen
van iedere patiënt. Tot slot kunnen de
deelnemende professionals aan
ParkinsonNet in een beschermde omgeving
het zorgdossier delen met de patiënt. Al met
al een grote vereenvoudiging van
werkzaamheden en dus vermindering van
administratieve lasten voor professional en
patiënt.
Wat is nodig?
Vanzelfsprekend is de opzet van een
netwerk een meerjarenplan. Prima
Praktijken heeft in april 2010 de opzet en
ontwikkeling van het netwerk beschreven.
Zij raden de volgende werkwijze aan:
- regioanalyse: hoeveel therapeuten zijn er
nodig voor het netwerk;
- aanschrijven zorgverleners: alle
betrokken zorgverleners ontvangen een
brief over deelname aan het netwerk;
- aanmeldingsprocedure en
informatiebijeenkomsten:
geïnteresseerden kunnen
informatiebijeenkomsten bijwonen en
zich aanmelden voor het
Parkinsonnetwerk;
- selectie: indien nodig wordt een selectie
gemaakt van de aanmeldingen. Dit kan
zowel door de geïnteresseerden zelf
gebeuren, als door het projectteam;
- inventarisatie scholing: er wordt
geïnventariseerd hoeveel therapeuten
willen deelnemen aan scholing;
- medewerking neurologiemaatschap: de
Concentratie van kennis
maatschap neurologie wordt
aangeschreven en om medewerking
gevraagd.
Gelet op de bovenstaande ervaringen moet
het dus ook mogelijk zijn om voor andere
aandoeningen financiering te vinden voor
een soortgelijk concept.
Wat moet ik nog meer weten?
Het opzetten van de organisatie van
ParkinsonNet en de verschillende regionale
netwerken is betaald met eenmalige gelden
van het UMC St Radboud, ZonMw en
zorgverzekeraars. Door handig gebruik te
maken van subsidiegelden heeft het
projectteam zichzelf tot op heden zo
gefinancierd.
Een belangrijke voorwaarde voor het
voortbestaan van een innovatie is dat de
innovatoren er structureel geld mee
verdienen. In het geval van ParkinsonNet is
dit nog niet vormgegeven. Uit
wetenschappelijk onderzoek blijkt echter
dat de patiënten door de toegenomen
expertise en communicatie binnen het
netwerk een snellere en efficiëntere
behandeling krijgen. Daarom biedt dit
mogelijkheden om het project structureel te
financieren.
Waar vind ik meer informatie?
www.parkinsonnet.nl
Concentratie van kennis
41
Dankwoord
Deze publicatie is mede tot stand gekomen dankzij de medewerking van onderstaande
organisaties:
Altrecht
AriënsZorgpalet
Buurtzorg
CIZ (Centrum Indicatiestelling Zorg)
DHD (Dutch Hospital Data)
Eerstelijns Centrum Tiel
GGZ Rijnstreek
Huisartsenpraktijk Klarendal
Huisartsenzorg IJsselstein
Mediant
Medisch Centrum Haaglanden
Medischegegevens.nl
NVZ (de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen)
ParkinsonNet
PsyQ
Rivas Zorggroep
Slingeland Ziekenhuis
Stichting Sint Jacob
Thuiszorg het Centrum
Vierstroom
VU medisch centrum
Woonzorg Unie Veluwe
Een speciaal woord van dank gaat uit naar onderzoeks- en adviesorganisatie Plexus die een
inventarisatie heeft gemaakt van goede voorbeelden in de zorg om de regeldruk te
verminderen en daarmee de basis heeft gelegd voor deze publicatie.
42
Colofon
Dit is een uitgave van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Programmadirectie Regeldruk en Informatiebeleid (DRI)
Contact:
Schedeldoekshaven 200 | 2511 EZ | Den Haag
Postbus 20011 | 2500 EA | Den Haag
Website: http://www.regeldruk.nl
april 2011