Taak ? Naam ? Werkt samen met ? Wie ?
advertisement
Taak ? - een huisstijl en een logo ontwerpen - opstellen van promotiemateriaal - contact met de pers onderhouden - advertenties in de geschikte media plaatsen – alles wat te maken heeft met promotie en merchandising - financiële administratie beheren - aanvragen van subsidies - regelen van (eventuele) verzekeringen en vergunningen (brand, alcohol, geluidsoverlast, vuur vergunning voor rookmachines, sabam, billijke vergoeding, evenementen verzekering, … ) - controle van de facturen - verslag van de vergadering maken - verslagen, draaiboek e.d. verspreiden onder de medewerkers - bijhouden en verdelen van de binnengekomen post - verzorgen van correspondentie Naam ? Werkt samen met ? – organisator – penningmeester – sponsorverantwoordelijke Promotieverantwoordelijke = (of met de mensen die je nodig hebt voor jouw taak) – sponsorverantwoordelijke – organisator – promotieverantwoordelijke Penningmeester = (of met de mensen die je nodig hebt voor jouw taak) – organisator – aanspreekbaar voor en door de volledige organisatie = (of met de mensen die je nodig hebt voor jouw taak) Secretaris Wie ? – vrijwilligers zoeken – aanspreekbuis voor medewerkers – Informatieplicht: Elke organisatie moet zijn vrijwilligers verplicht op vijf punten informeren. Het gaat over: - de doelstelling en het statuut van de organisatie - het verzekeringscontract (zie verder) - eventuele aanvullende polissen - de kostenvergoeding (zie verder) - de geheimhoudingsplicht – locatie vastleggen – plaatsing van decor en andere – plaatsing van nodige structuren - bereikbaar met het openbaar vervoer? - toegankelijk voor mensen met een handicap? - voldoende parkeerplaatsen aan de locatie? - geluidsinstallatie aanwezig? - technische voorzieningen die voldoen aan je behoeften (elektriciteit, water, verlichting, sanitair…)? – backstageverantwoordelijke – organisator – FX- verantwoordelijke Vrijwilligersverantwoordelijke = (of met de mensen die je nodig hebt voor jouw taak) – organisator – FX-verantwoordelijke – Bouw- en constructieverantwoordelijke – veiligheidsverantwoordelijke = (of met de mensen die je nodig hebt voor jouw taak) Locatieverantwoordelijke – sponsors zoeken en contacteren – onderhoud van budget en uitgaven – Geld, donaties, sponsoring ontvangen – catering regelen – prijsberekening eten en drinken – welk soort eten en drinken – sponsors zoeken voor catering – effecten en belichting zoeken – prijsberekening hiervan – uitleendiensten contacteren en papierwerk invullen hierover – aankleding van decor volgens planning – sponsors zoeken volgens jouw taak. – acteurs voorzien van de juiste make-up en kostuums in samenwerking met de kostuumafdeling en grimeurs – grimeurs zoeken die vrijwillig willen komen werken op het event. – organisator – aanspreekbaar door volledige organisatie = (of met de mensen die je nodig Administratieverantwoordelijke of hebt voor jouw taak) ook wel sponsorverantwoordelijke genoemd. – organisator – administratieverantwoordelijke Cateringverantwoordelijke = (of met de mensen die je nodig hebt voor jouw taak) – organisator – veiligheidsverantwoordelijke – backstageverantwoordelijke – vrijwilligersverantwoordelijke – locatieverantwoordelijke = (of met de mensen die je nodig hebt voor jouw taak) FX- verantwoordelijke – Brandweer en politie aanspreken – veiligheid behouden op het event – EHBO-post regelen – nodige veiligheidsvoorwaarden voorzorgen – Veiligheidsmensen regelen (vrijwilligers of bedrijf contacteren nagelang budget) – verzorging acteurs en medewerkers qua benodigdheden en materialen – aanspreekbuis voor acteurs, grimeurs, kostuumafdeling, enz... – Zorgen voor timing en plaatsing van de juiste mensen op de juiste plaatsen. – verantwoordelijk voor de opstelling van bouwconstructies zoals tenten en decor – organisator – locatieverantwoordelijke – bouw- en constructieverantwoordelijke – backstageverantwoordelijke – FX- verantwoordelijke Veiligheidsverantwoordelijke = (of met de mensen die je nodig hebt voor jouw taak) – organisator – vrijwilligersverantwoordelijke – FX- verantwoordelijke – veiligheidsverantwoordelijke Backstageverantwoordelijke Bouw- en constructieverantwoordelijke Contact gegevens organisator Robin Verhecken Westveldstraat 48, 9040 Sint-Amandsberg 0495697761 [email protected] = (of met de mensen die je nodig hebt voor jouw taak) – organisator – veiligheidsverantwoordelijke – locatieverantwoordelijke = (of met de mensen die je nodig hebt voor jouw taak)
