Vrijwilligersbeleid 2015-2016

Vrijwilligersbeleid 2015-2016
Inleiding
Kader
Voor het opstellen van het vrijwilligersbeleid wordt uitgegaan van de missie en visie van de
stichting, de resultaten van de vrijwilligers-enquête 2015 en de wettelijke kaders.
Aanleiding
Sinds 1 januari 2014 is de stichting uitgebreid met het Steunpunt Zeewolde en het Jongerenwerk.
Dit brengt een grotere verscheidenheid aan vrijwilligers, taken en afspraken met zich mee. Het is
daarom nodig om het vrijwilligersbeleid te herzien en te komen tot een uniform beleid waarbinnen
alle verschillende vrijwilligers tot hun recht komen.
Vrijwilligerswerk is belangrijk voor de organisatie omdat veel mensen afhankelijk zijn van de
aangeboden activiteiten en diensten. Zonder de inzet van de vele vrijwilligers kan dat werk niet
worden uitgevoerd. Het is daarom van belang om de positie van vrijwilligers binnen de stichting
duidelijk te hebben en de vrijwilligers goed te ondersteunen in hun werk.
De belangrijkste vraag waar dit beleid een antwoord op moet geven is de vraag, “hoe schep je een
gezond kader dat de vrijwilligers met al hun diversiteit en flexibiliteit, in hun kracht zet?”
Werkwijze en implementatie
Dit vrijwilligersbeleid is opgesteld door de beleidsmedewerker van de stichting, met input van de
beroepskrachten, een selectie van vrijwilligers en de resultaten van de vrijwilligersenquête 2015,
zodat er gedragen beleid ontstaat. Het is van belang dat alle medewerkers en vrijwilligers van de
stichting het beleid kennen en ook daarnaar handelen. Het beleid biedt duidelijke kaders, maar
geeft ook voldoende ruimte voor flexibiliteit, inspraak en nieuwe inzichten.
Na vaststelling van dit beleid wordt de operationalisering gelegd bij de beroepskrachten en moet er
een vrijwilligerscoördinator binnen de stichting worden aangewezen. Deze is verantwoordelijk voor
de invoering, voortgang, bewaking en bijstelling van het beleid.
Dit vrijwilligersbeleid is bedoeld voor intern gebruik en treedt in werking na vaststelling door het
bestuur.
Nieuwe vrijwilligers die na vaststelling van het beleid worden aangenomen, vallen onder het
nieuwe beleid. Al actieve vrijwilligers worden geïnformeerd over het nieuwe beleid. Eventuele
oude afspraken die niet meer binnen het nieuwe beleid passen zullen opnieuw worden beoordeeld
en aangepast aan het nieuwe beleid.
Het vrijwilligersbeleid geldt voor de periode van 1 juli 2015 tot en met 31
december 2016. Ruim voor de einddatum wordt het totale beleid geëvalueerd en eventuele
aanpassingen doorgevoerd.
Vrijwilligersbeleid 2015-2016
1
1. Visie en uitgangspunten
Missie en visie van de organisatie
In 2014 is de visie en missie van de stichting opnieuw vastgesteld door het bestuur. De visie en
missie zijn vastgesteld voor de periode 2014-2020. De visie en missie bepalen de komende jaren
de koers en de strategie van de stichting.
Visie:
De stichting vormt samen met haar vrijwilligers een organisatie die werkt aan een sterke lokale
samenleving met plaats en aandacht voor iedereen. Dit vanuit de overtuiging dat iedere inwoner
waardevol is voor de samenleving van Zeewolde.
Missie:
Met passie en ondernemingszin werken wij aan een krachtige lokale samenleving. Wij verbinden
burgerinitiatieven en realiseren bestendige doelen. Dat doen wij samen met vrijwilligers en lokale
partners. Zo bouwen wij aan een Zeewolde waar plaats is voor iedereen.
Visie op vrijwilligers(werk)
De stichting is een organisatie met meer dan 200 vrijwilligers. Zonder de inzet van deze vrijwilligers
kunnen de doelen en dienstverlening niet gerealiseerd worden. Zij maken het mogelijk dat er vele
diensten en activiteiten worden aangeboden ter ondersteuning van de inwoners van Zeewolde. Zij
zijn voor een belangrijk deel de organisatie!
Daarom vinden wij het belangrijk dat vrijwilligers betrokken worden bij de invulling van de projecten
en diensten en bij de beleidsvorming van de organisatie.
Wij vinden dat iedereen de gelegenheid moet hebben om betrokken te zijn bij vrijwilligerswerk op
een manier die bij hem/haar past. Dat geldt voor iemand met een volle agenda die incidenteel
inzetbaar is, als ook voor iemand die vanwege een beperking alleen vanuit eigen huis of met
begeleiding kan bijdragen. Als mensen hun vrijwilligerswerk met plezier doen, is de kans groot dat
ze actief blijven en ook naar hun omgeving uitstralen dat vrijwilligerswerk de moeite waard is.
Het is onze uitdaging om maatwerk in vrijwilligerswerk te leveren.
Vrijwilligerswerk is een middel om mensen aan te zetten tot participatie. Het kan een eerste stap
tot participatie zijn om in een positieve, lerende en motiverende omgeving een zinvolle daginvulling
te hebben. Wij vinden het daarom belangrijk dat mensen met een arbeidshandicap een kans
krijgen om zich in te kunnen zetten en te kunnen leren van het vrijwilligerswerk binnen onze
stichting. Dit betekent dat wij als stichting actief op zoek gaan naar mogelijkheden om
vrijwilligerswerk als participatiemiddel in te zetten.
Wat is het vrijwilligerswerk binnen de stichting
Het vrijwilligerswerk binnen de stichting is het werk dat mensen vrijwillig verrichten ter
ondersteuning van de diensten, projecten en doelen van de stichting.
Vrijwilligerswerk binnen de stichting is heel divers; van het draaien van een bardienst, tot
coördineren van een eigen vrijwilligersteam en van het organiseren van een beursvloer tot het
wekelijks bezoeken van een dementerende. Ook het koken voor ouderen of het begeleiden van
kindervakantiewerk betreft vrijwilligerswerk.
Het vrijwilligerswerk binnen de stichting betreft verschillende doelgroepen en verschillende soorten
taken. Men werkt bijvoorbeeld met kinderen, ouderen, jongeren, chronisch zieken of actieve
burgers en de taken kunnen zijn op het gebied van facilitair, organisatorisch, dienstverlening of
hulpverlening.
Daarnaast zijn er ook verschillende verbanden waarbinnen vrijwilligerswerk wordt verricht. Zo kan
iemand langdurig verbonden zijn aan een dienst of project van de stichting, maar iemand kan ook
voor 1 keer ingezet worden of zo nu en dan.
Vrijwilligersbeleid 2015-2016
2
De vrijwilliger van de stichting
Een vrijwilliger is diegene die zich binnen de stichting inzet voor een bepaald doel of een bepaalde
taak zonder betaling voor het werk. Iemand is vrijwilliger van de stichting als de taak waar hij of zij
voor werkt valt onder de taken en diensten die tot de opdracht van de stichting behoren. Iemand is
vrijwilliger van de stichting als hij of zij als zodanig is ingeschreven bij de stichting of in opdracht
van een beroepskracht van de stichting vrijwillig taken verricht.
Naast het vrijwilligerswerk zijn ook de vrijwilligers binnen de stichting zeer divers. Denk
bijvoorbeeld aan maatschappelijke stagiaires, 65 plussers, ondernemers, mensen die rehabiliteren
en re-integreren naar werk, mensen met een arbeidshandicap, niet werkende moeders, wel
werkende mensen, jongeren, etc. Het zijn mensen die zich met verschillende doelen en motieven
inzetten voor hun taak. Doelen die mensen hebben zijn zich zinvol inzetten voor een ander, een
zinvol tijdverdrijf, andere mensen ontmoeten, iets willen leren of juist kennis willen delen maar het
kan ook zijn dat iemand het moet doen, van school of van een begeleider.
Binnen de stichting zijn de meeste mensen langdurend actief als vrijwilliger. Van 3 tot 10 jaar. De
meeste mensen verrichten wekelijks terugkerend vrijwilligerswerk, maar ook maandelijks of een
aantal keer per jaar komt voor. Evenals eenmalig of voor een kortdurend project.
Uitdagingen voor de organisatie
Gezien de visie en uitgangspunten zoals hierboven beschreven stelt de stichting zich de volgende
uitdagingen voor de periode van dit beleid:
1. Hoe betrekken we vrijwilligers bij de invulling van de projecten en dienstverlening van de
en bij de beleidsvorming rondom vrijwilligerswerk?
2. Hoe sluiten we zo goed mogelijk aan bij de drijfveren, kennis, ervaring en mogelijkheden
van de vrijwilligers?
3. Hoe zetten we vrijwilligerswerk als participatiemiddel in. Welke mogelijkheden zijn er
hiervoor?
2. De vrijwilliger en de beroepskrachten
In dit hoofdstuk geven we uitleg over de verschillende termen die we gebruiken voor vrijwilligers en
geven we aan wat de rol van de beroepskrachten is.
We onderscheiden de volgende categorieën vrijwilligers:
1. Structurele vrijwilligers:
Een structurele vrijwilliger is die vrijwilliger die zich voor langere termijn vastlegt voor het
uitvoeren van bepaalde taken binnen een project/dienst van de stichting. Zij
ondersteunen de stichting structureel bij het uitvoeren van het werk. Zij gaan een
verbintenis aan met de stichting.
De taken die de vrijwilliger verricht worden bij het kennismakingsgesprek duidelijk met
elkaar afgesproken en vastgelegd in de vrijwilligersovereenkomst.
2. Zelfstandige, ongebonden vrijwilligers:
Een incidentele vrijwilliger is iemand die niet structureel, maar vraaggericht benaderd wordt
ter ondersteuning van een activiteit. Denk aan iemand die adviseert, een webpagina
bouwt, een tekst schrijft, foto's maakt, een ouder die mee gaat op een uitje.
Deze vrijwilliger wordt niet in de stichting ingeschreven, maar geregistreerd bij de
begeleidende beroepskracht. Deze vrijwilliger wordt zo nodig direct gewaardeerd voor zijn
of haar inzet door de betreffende beroepskracht.
3. Projectvrijwilligers
Vrijwilligers die zich verbinden aan een project met een duidelijke begin en einddatum,
zoals: Beursvloer, NLDoet, MASmarkt, kindervakantiewerk, zomerprogramma,
cultuurmarkt, etc. Er wordt ervan uitgegaan dat vrijwilligers zich inzetten voor de duur van
Vrijwilligersbeleid 2015-2016
3
het project en alleen betrokkenheid voelen bij het project, de verbinding met de stichting
is er niet of is minder van belang. Projectvrijwilligers worden ingeschreven bij het project en
afhankelijk van het karakter van het project worden zij wel of niet in de administratie van de
organisatie opgenomen.
Verantwoordelijke beroepskracht
Bij elke vrijwilliger hoort een beroepskracht. Deze beroepskracht is verantwoordelijk
voor de werving en de begeleiding van de vrijwilligers. De beroepskrachten hebben de volgende
taken:
 werven, selecteren en aannemen van vrijwilligers;
 begeleiding, ondersteuning en scholing van vrijwilligers;
 bewaking van kwaliteit en resultaat van het vrijwilligerswerk;
 coördinatie van het werk dat vrijwilligers uitvoeren;
 zorg dragen voor randvoorwaarden zodat vrijwilligers gemotiveerd en effectief kunnen
werken;
 het verstrekken van informatie op maat: actief, tijdig, volledig, geselecteerd en toegankelijk;
 beheer van het project-vrijwilligersbudget.
Aandachtsfunctionaris vrijwilligers
De beroepskrachten zorgen voor de individuele waardering en ondersteuning. Een
aantal overstijgende taken zijn voor de aandachtsfunctionaris vrijwilligers. De medewerker voert de
volgende taken uit:
 verantwoordelijkheid voor het vrijwilligersbeleid;
 begeleiden van vrijwilligersraad;
 beheer van het stichtings-vrijwilligersbudget;
 bijhouden vrijwilligersadministratie, in samenwerking met het secretariaat;
 contactpersoon extern betreffende vrijwilligersbeleid;
 coördineren en organiseren vrijwilligersactiviteiten, waardering vanuit de stichting;
 communicatie over de stichting verzorgen naar de vrijwilligers;
 bemiddelen bij conflicten inzake vrijwilligers;
3. De drie uitdagingen voor de organisatie
De drie uitdagingen die zijn gesteld in de laatste paragraaf van hoofdstuk één zijn de drie leidende
onderwerpen van dit vrijwilligersbeleid. In dit hoofdstuk wordt omschreven hoe de organisatie
iedere uitdaging aan neemt en welke antwoorden hier al voor zijn.
3.1
Hoe betrekken we vrijwilligers bij de invulling van de projecten en
dienstverlening van de stichting en bij de beleidsvorming rondom
vrijwilligerswerk?
In de vrijwilligersenquête 2015 is aangegeven dat de vrijwilligers zich zeer betrokken voelen bij het
project/dienst waarvoor zij werken. De betrokkenheid bij de stichting als geheel is minder groot, die
staat verder af van de praktijk van de vrijwilliger. Vrijwilligers willen wel op de hoogte worden
gehouden van veranderingen en besluitvorming binnen de stichting.
De stichting zelf hecht veel belang aan de inspraak en mening van de vrijwilligers, zij zijn immers
een grote groep medewerkers van de organisatie wiens belangen door de stichting moeten worden
gewaarborgd.
Voor een goede betrokkenheid van de vrijwilliger is communicatie en inspraak belangrijk.
Door communicatie wordt de vrijwilliger (mits in begrijpelijke taal) deelgenoot van de
ontwikkelingen van de stichting of van het project/dienst waarvoor zij/hij werkt.
Vrijwilligersbeleid 2015-2016
4
Door inspraak wordt de vrijwilliger serieus betrokken bij de ontwikkeling van de stichting of het
project/dienst en heeft mede invloed op de keuzes die worden gemaakt.
Communicatie en inspraak willen wij als volgt organiseren:
Betrekken bij beleid en organisatie van de stichting
 De stichting draagt zorg voor begrijpelijke taal bij communicatie.
 Minimaal 1 x per jaar is er een vrijwilligersvergadering waarin vrijwilligers op de hoogte
worden gesteld van ontwikkelingen binnen de stichting en raadpleging over en weer
plaatsvind.
 Er wordt onderzocht of een vrijwilligers-adviespanel ingesteld kan worden. Deze kan
worden geraadpleegd over het te voeren beleid en behartigt het belang van de vrijwilligers
in de stichting.
 4 x per jaar worden vrijwilligers middels een digitale nieuwsbrief op de hoogte gesteld van
de ontwikkelingen binnen de stichting.
 Er vindt een 2 jaarlijks tevredenheidsonderzoek plaats onder de vrijwilligers.
 Er wordt een vrijwilligersinformatiepagina toegevoegd aan de website van de organisatie.
 Vrijwilligers worden via de begeleidende beroepskracht, bv. in teamoverleg of individueel,
op de hoogte gesteld van veranderingen in de stichting.
Betrekken bij de organisatie van het project/dienst
 De betreffende beroepskracht geeft uitvoering aan het betrekken van de vrijwilligers bij de
organisatie van de dienst of project waarvoor zij werken.
 Afhankelijk van het project of de dienst en van de wensen van de vrijwilliger is deze
betrokkenheid groter of kleiner.
 In overleg wordt gekozen voor de vorm van betrokkenheid. Denk aan een teamoverleg,
teamuitje, via mailing, overdracht of individueel.
 De resultaten van het vrijwilligerswerk worden samen geëvalueerd, zodat ieder weet waar
je het voor doet.
3.2
Hoe sluiten we zo goed mogelijk aan bij de drijfveren, kennis, ervaring en
mogelijkheden van de vrijwilligers?
Om de kennis, ervaring en mogelijkheden van vrijwilligers ten volle in te kunnen zetten is het
belangrijk dat de mogelijkheden van de vrijwilliger goed in beeld is bij de beroepskrachten. Alleen
als de organisatie de mensen kent, hun kennis, ervaring en ambities en dromen weet, kunnen
mensen bewust ingezet worden op de juiste plek. Daarnaast is het van belang dat de
beroepskrachten de organisatie met alle projecten en diensten als een geheel zien en vrijwilligers
ook doorverwijzen naar andere projecten wanneer die beter aansluiten bij de ambities en
mogelijkheden van de vrijwilliger. Alleen dan biedt de stichting een koepel waarbinnen vrijwilligers
kunnen leren en groeien.
Bewust omgaan met instroom-doorstroom en uitstroom van vrijwilligers is hierbij van belang. Het is
belangrijk om het belang van de vrijwilliger voorop te stellen en niet het organisatiebelang om een
vacature gevuld te krijgen. aansluiten bij de wensen en ambities van de vrijwilligers betekent soms
iemand doorverwijzen naar een andere organisatie of afdeling als dat beter bij de persoon past.
Groei (doorstroom) van vrijwilligers moet mogelijk worden gemaakt door doorverwijzing naar
nieuwe vrijwilligersfuncties in of buiten de organisatie.
Om de vrijwilliger te leren kennen en diens mogelijkheden te optimaliseren is er speciale aandacht
voor de ontwikkeling van een relatie met de vrijwilliger, waarbij speciale aandacht is voor
kennismaking, begeleiding, scholing en waardering van vrijwilligers.
Kennismaking
De eerste kennismaking met de vrijwilliger vindt zoveel mogelijk plaats met de beroepskracht van
het betreffende interessegebied van de vrijwilliger. Bij de kennismaking worden de interesses en
Vrijwilligersbeleid 2015-2016
5
ambities van de vrijwilliger besproken en worden de mogelijkheden van de organisatie uitgelegd. .
Er wordt kritisch bekeken welke plek het beste bij de vrijwilliger past. Eventueel wordt de vrijwilliger
doorverwezen naar een ander project en beroepskracht als dat een betere match is.
Als leidraad voor de kennismaking kan het interesseformulier worden gebruikt.
Begeleiding
Iedere vrijwilliger heeft een beroepskracht als begeleider. Dit is het eerste aanspreekpunt voor de
vrijwilliger en de verantwoordelijke persoon voor de begeleiding, waardering, scholing en financiën
betreffende de vrijwilliger. De beroepskracht is ook verantwoordelijk voor het inzichtelijk maken en
afbakenen van eventuele risico's voor de vrijwilliger.
De vorm van de begeleiding is afhankelijk van de behoefte van de vrijwilliger, het soort werk en de
frequentie van het werk. De beroepskracht zorgt ervoor dat er contact is en dat hij of zij weet wie
de vrijwilliger is en wat de vrijwilliger nodig heeft.
Scholing
Om het werk als vrijwilliger goed te kunnen uitvoeren is het belangrijk dat vrijwilligers over de juiste
kennis beschikken. Een goed gevulde rugzak geeft de mogelijkheden om adequaat met het werk
om te gaan. Daarnaast vereist het vrijwilligerswerk soms ook bepaalde certificaten of scholing.
Afhankelijk van het project/dienst is er:
 Verplichte scholing, deze wordt ten aller tijde bekostigd door de stichting: Verplichte
scholing is nodig voor de vrijwilliger om volgens protocollen van de afdeling het werk te
kunnen verrichten.
 Scholing ter aanvulling van de deskundigheid: De niet verplichte scholing is ter aanvulling
voor de vrijwilliger, naar eigen inzicht, in overleg met de beroepskracht in te vullen.
Bekostiging van deze scholing is afhankelijk van urgentie en begroting project/dienst.
Iedere beroepskracht stelt naar behoefte en eisen een programma op (en neemt dit op in de
begroting) voor de deskundigheidsbevordering van de vrijwilligers van het project/dienst. De
beroepskracht draagt de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de
deskundigheidsbevordering van de betrokken vrijwilligers. Daar waar mogelijk wordt scholing van
vrijwilligers samen met andere projecten/diensten geclusterd.
Waardering
Veel activiteiten zouden zonder de inzet van vrijwilligers niet plaats vinden. Deze inzet is dus zeer
belangrijk en moet gewaardeerd worden. Vrijwilligers hebben in de enquête aangegeven
waardering het meest te voelen en wensen van de betrokkenen bij het project of de afdeling
waarvoor ze werken. Deze waardering moet dan ook veruit de meeste aandacht krijgen.
 Waardering door de doelgroep waarvoor men werkt:
Deze waardering wordt meestal rechtstreeks geuit door de doelgroep aan de vrijwilliger.
Wanneer de organisatie een uiting van waardering ontvangt is het van belang dat deze
uitingen worden doorgegeven aan de betreffende vrijwilligers.
 Waardering door de betrokken beroepskracht:
Waardering door de beroepskracht is een persoonlijke waardering voor de inzet bij de
activiteit. Waardering uit zich voor een belangrijk deel in persoonlijke aandacht, door het
geven van complimenten, aanmoediging en laten blijken van het op prijs stellen van
iemands aanwezigheid en inzet. Deze vorm van waardering hoort in de grondhouding van
de beroepskrachten thuis, hiervoor zal aandacht zijn in de functieomschrijving van alle
beroepskrachten.
Naast de persoonlijke aandacht vindt waardering per project/dienst plaats op een gepaste
manier. Per project dienen hiervoor afspraken te worden gemaakt. Te denken valt aan een
teamuitje, een verjaardags-attentie, aandacht bij jubileum of ziekte, waardering bij afscheid.
 Waardering door de stichting:
Een waardering voor de inzet en betrokkenheid door de stichting is een blijk van
erkenning voor de vrijwilligers van bestuur en directie. Naast de communicatie en inspraak
geeft de stichting hier blijk van door een jaarlijkse bijeenkomst en een klein gebaar in de
Vrijwilligersbeleid 2015-2016
6
decembermaand. Het vrijwilligersfeest in de zomer past niet bij de betrokkenheid van de
vrijwilligers bij de stichting. Een waardering in die vorm wordt in de toekomst
georganiseerd per afdeling/team in de vorm van een teamuitje, oid.
3.3
Hoe zetten we vrijwilligerswerk als participatiemiddel in?
Welzijn Zeewolde heeft een voorbeeldfunctie als het gaat om participatie van mensen met een
arbeidshandicap. Zij wil zich daarom extra inzetten om deze doelgroep als vrijwilligers in te zetten.
Daarnaast wordt ook vanuit de participatiewet dit een steeds belangrijker onderwerp en moet ook
Welzijn Zeewolde zoeken naar aansluiting bij de sociale dienst/participatiewet.
Hiertoe zal de stichting in de komende periode van dit beleid aandacht gaan besteden aan de
begeleiding van deze doelgroep en passend aanbod van vacatures.
De volgende stappen zijn hierin te nemen:
 Stap 1 is om in kaart te brengen welke mensen uit deze doelgroep nu al actief zijn binnen
de organisatie. En op welke manier hier nu al aandacht voor is.
 Stap 2 is om te analyseren wat er nodig is om meer mensen uit deze doelgroep een plek
als vrijwilliger te geven.
 Stap 3 het ontwikkelen van beleid op instroom-doorstroom-uitstroom voor doelgroepen
vanuit de participatiewet.
 Stap 4 is het inzetten van aanvullende middelen die het mogelijk maken om deze
doelgroep meer in te zetten. Bijvoorbeeld krachtvrijwilligers, speciale vacatures,
samenwerking met een partner, etc.
Echter is er geen financiële ruimte, en dus geen extra tijd inzetbaar voor de begeleiding van de
doelgroep, de mogelijkheden voor inzet moeten dus worden gezocht binnen de huidige
mogelijkheden of er moet een project voor worden opgesteld. De keuze die hiervoor wordt
gemaakt is afhankelijk van de mogelijkheden van de stichting in de komende periode.
4. Regelingen en wettelijke bepalingen
Om veiligheid en goede werkomstandigheden voor vrijwilligers te garanderen zijn een aantal zaken
vastgelegd. Hetzij vanuit de wet, hetzij vanuit de stichting. In dit hoofdstuk staan de belangrijkste
afspraken die algemeen geldend zijn voor alle vrijwilligers.
Vrijwilligersregistratie:
 Alle vrijwilligers, behalve zij die zich voor een apart project of incidenteel inzetten, worden
geregistreerd in de administratie van de stichting. In het vrijwilligersregistratieformulier staat
wie het contactpersoon is, en welke werkzaamheden er worden verricht. Naast de
registratie is er informatie voor vrijwilligers over algemene afspraken van de stichting en
eventueel specifieke afspraken van een project/dienst. Ingeschreven vrijwilligers worden
opgenomen in de administratie van het project en in de administratie van de stichting. Voor
deze vrijwilligers wordt het organisatie-vrijwilligersbudget (zie hoofdstuk 5) ingelegd in de
stichting.
 Incidentele vrijwilligers krijgen geen overeenkomst van de stichting. Om aan te tonen dat zij
voor de organisatie werkzaamheden verrichten is het voldoende als de beroepskracht een
registratie van deze mensen bijhoudt. Deze vrijwilligers krijgen direct na hun inzet een
waardering en worden verder niet opgenomen in de organisatie.
Privacy en veiligheid:
 Geheimhoudingsplicht
De vrijwilliger heeft een geheimhoudingsplicht betreffende gevoelige informatie van de
organisatie en betreffende persoonlijke informatie van deelnemers van de projecten en
diensten.
Vrijwilligersbeleid 2015-2016
7






Omgang met deelnemers en cliënten
De stichting vindt het belangrijk om risico's voor deelnemers en cliënten in de omgang met
vrijwilligers zoveel mogelijk te beperken. Maar ook de risico's die vrijwilligers lopen in de
omgang met deelnemers en cliënten vinden wij van belang. Daarnaast vinden we het
belangrijk om bij het nemen van maatregelen niet de flexibiliteit en het werkplezier uit het
oog te verliezen.
Om risico's te beperken maken we gebruik van een gedragscode en een VOG (verklaring
omtrent gedrag).
VOG (verklaring omtrent gedrag)
Er wordt per project bekeken of een VOG relevant is om van de vrijwilligers te vragen. We
vinden het relevant als vrijwilligers met kinderen en jongeren werken en/of met kwetsbare
mensen in een afhankelijke positie, bv. mensen met een beperking of die hulpbehoevende
zijn. Met name daar waar vrijwilligers ingezet worden buiten het toezicht van de organisatie.
Omdat echter aanvraag van VOG's niet begroot is in 2015, zal dit in fases worden
ingevoerd, met prioriteit bij de kwetsbaarste situaties. in 2015 zal er van alle vrijwilligers die
met kinderen en jongeren werken een VOG worden geëist. De andere vrijwilligers volgen
wanneer er ruimte op de begroting is. In 2016 zal deze kostenpost in de begroting moeten
worden opgenomen per project/dienst.
Wanneer we een VOG eisen van een vrijwilliger wordt dit expliciet aangegeven in de
overeenkomst met de vrijwilliger. Pas wanneer de vrijwilligersovereenkomst door beide
partijen is getekend vergoedt de stichting de gemaakte kosten voor de aanvraag van de
VOG van de vrijwilliger.
Om vrijwilligers flexibel en incidenteel in te kunnen zetten is een VOG-aanvraag niet altijd
haalbaar. Bij inzet van incidentele vrijwilligers is het van belang bewust te zijn van de
risico's die het werk met zich mee kunnen brengen. De beroepskracht dient de vrijwilligers
hierover te informeren en instrueren.
Vertrouwenspersoon/klachtenregeling
Indien de vrijwilliger gevoelens van onvrede of ongenoegen heeft moet hij deze kwijt
kunnen. Hij/zij moet een klacht kunnen indienen bij de organisatie. Bij klachten over
werksituaties, ongewenst gedrag, seksuele intimidatie en dergelijken dient de vrijwilliger
zich te wenden tot de beroepskracht. Mocht dit niet mogelijk zijn dan kan de vrijwilliger zich
tot de vrijwilligerscoördinator wenden of de vertrouwenspersoon van de klachtencommissie.
Er kan ook een klacht worden ingediend volgens de klachtenprocedure, die te vinden is op
de website van de stichting.
Registratie persoonlijke gegevens/privacy
De administratie van de persoonsgegevens van de vrijwilligers wordt digitaal en/of in een
gesloten kast bewaard op het secretariaat. Betreffende beroepskrachten en het
bedrijfsbureau hebben toegang tot deze documenten. Zij hebben geheimhoudingsplicht
over de inhoud van de documenten. Daarnaast hanteren beroepskrachten en (vrijwillig)
coördinatoren contactlijsten van de vrijwilligers die onder hun verantwoording vallen. De
stichting zal onder geen beding zonder toestemming van de vrijwilliger gegevens aan
derden verstrekken.
In overeenstemming met de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) heeft de stichting
haar verwerkingen van persoonsgegevens aangemeld bij het College Bescherming
Persoonsgegevens, gevestigd te Den Haag. Deze meldingen zijn openbaar en kunnen
bekeken worden op het internet op www.cbpweb.nl.
Identificatieplicht
De stichting mag geen kopie van een identiteitsbewijs van de vrijwilliger in bezit hebben.
De stichting vraagt wel dat de vrijwilliger zich bij de intake legitimeert. De vrijwilliger heeft
net zoals het personeel en iedere meerderjarige burger, identificatieplicht op de werkvloer.
Aannemen van giften (Ontvangen van fooi en geschenken)
De vrijwilliger neemt geen geschenken, beloningen, erfenissen of legaten van (familie van)
de cliënt of deelnemers aan. Wanneer de vrijwilliger hiermee wordt geconfronteerd zal in
overleg met de beroepskracht hier een oplossing voor gezocht worden.
Vrijwilligersbeleid 2015-2016
8
Verzekering en aansprakelijkheid:
 Verzekeringen en aansprakelijkheid
De vrijwilligers die in opdracht van de stichting actief zijn, zijn verzekerd voor ongevallen en
aansprakelijkheid (ook voor inzittenden auto) via de verzekering die de gemeente Zeewolde
voor al haar vrijwilligers heeft afgesloten. De verzekering van de gemeente is secundair, dit
houdt in dat in geval van schade / ongeval eerst de eigen verzekering van de vrijwilliger
aangesproken wordt en wanneer deze niet uit keert wordt de collectieve verzekering van de
gemeente aangesproken.
 Aansprakelijkheid
Wanneer er tijdens de uitvoering van de werkzaamheden schade ontstaat, diefstal van
persoonlijke eigendommen of een ongeval, is de stichting niet aansprakelijk.
 Gebruik eigen auto bij vrijwilligerswerk
De stichting is niet aansprakelijk bij ongevallen wanneer een vrijwilliger voor de uitvoering
van het vrijwilligerswerk de eigen auto gebruikt. De bestuurder van een auto is altijd zelf
verantwoordelijk en dus aansprakelijk. De stichting gaat ervan uit dat een vrijwilliger die
cliënten in opdracht van de stichting vervoert een inzittende verzekering heeft. Wel geldt
bovenstaande vrijwilligersverzekering van de gemeente als aanvulling op de eigen
verzekering. De vrijwilliger is niet toegestaan in de auto van een cliënt te rijden.
Vergoedingen:
 Vrijwilligersvergoeding
Vrijwilligerswerk is onbetaald. Toch kan voor een bepaalde invulling van vrijwilligerswerk
besloten worden een vrijwilligersvergoeding te verstrekken. Hiervan is bijvoorbeeld sprake
wanneer een vrijwilliger veel vanuit huis werkt en eigen middelen in moet zetten voor het
uitvoeren van het vrijwilligerswerk. De vergoeding is dan een vast bedrag voor de onkosten
voor telefonie, printer, reiskosten, etc. Het besluit voor een vrijwilligersvergoeding wordt
genomen door de beroepskracht in overleg met de vrijwilligerscoördinator, mits deze
vergoeding is opgenomen in de begroting. De vergoeding is maximaal de onbelaste
vergoeding zoals bepaald door de belastingdienst en hierbij wordt rekening gehouden met
de toegestane vergoedingen bij een uitkering. Zie hiervoor de website van de
belastingdienst.
 Onkostenvergoeding
Onkosten gemaakt ten behoeve van het verrichten van de werkzaamheden worden
vergoed door de stichting. Deze kosten kunnen uitsluitend met instemming van de
beroepskracht gemaakt worden. Kosten die de vrijwilliger maakt ten behoeve van de
werkzaamheden worden tegen inlevering van de bonnen en een ingevuld
declaratieformulier volledig vergoed. Reiskosten binnen Zeewolde worden niet vergoed,
tenzij hier afspraken over gemaakt zijn. Reiskostenvergoeding voor vrijwilligers vindt plaats
na overleg en conform de vergoedingen die voor personeel gelden, zijnde € 0,11 per
kilometer. Voor de onkostenvergoeding geldt dat deze moet zijn opgenomen in de begroting
van het project.
5. Financiering van het vrijwilligerswerk
Bij het belang van de inzet van vrijwilligers hoort ook een financiële waagborging van deze inzet.
De kosten voor vrijwilligers dienen daarom te worden begroot.
Per project dienen er jaarlijks kosten voor vrijwilligers te worden begroot, volgens de volgende
eisen:
 Organisatiekosten vrijwilligers (vast bedrag per vrijwilliger): € 5,00
◦ waardering, kerstattentie.
◦ organisatie: papier, postzegels, consumptie
◦ communicatie: nieuwsbrief, jaarlijkse informatiebijeenkomst, vrijwilligerspanel
Vrijwilligersbeleid 2015-2016
9

Projectkosten vrijwilligers (afhankelijk van project):
◦ eventueel kosten VOG
◦ waardering, Lief en leed, teamuitje
◦ scholing, verplicht en onverplicht
◦ onkostenvergoeding, vrijwilligersvergoeding
Beide kostenposten worden per project begroot door de beroepskracht. De organisatiekosten
vrijwilligers worden vervolgens aan het algemene budget vrijwilligers van de stichting
overgedragen, de projectkosten vrijwilligers blijven aan de projecten verbonden.
Bijlagen
Bijlage 1. Vrijwilligersregistratieformulier
Vrijwilligersbeleid 2015-2016
10