PRINCE2™ als tool voor aanpak van een project

thema tooling
PRINCE2™ als tool voor aanpak van een project
interview met Jacques Dierick
door Dominique de Baar
Dominique de Baar is HR Director
bij Resources Global Professionals
1 – PRINCE2™ is a Trade mark of
the Office of Government
Commerce
Jacques Dierick heeft een carrière binnen de detachering achter de rug. Hij heeft voornamelijk
gewerkt als projectmanager en servicemanager. Op het moment is hij directeur van Eclaircie,
een dienstverlener voor projectmanagement. Zijn huidige werkzaamheden bestaan uit
projectmanagement, coachen, trainen, schrijven en cursusontwikkeling in projectmanagement
en certificering. We legden hem een aantal vragen voor over PRINCE2™ als tool voor
projectmanagement.
Binnen veel organisaties wordt PRINCE2™ 1 als
methodiek gebruikt voor de aanpak van projecten. De
indruk wordt gewekt dat met het volgen van
PRINCE2™ projecten ‘vanzelf’ goed lopen. Maar zo zal
het wel niet werken?
“Nee”, antwoordt Jacques Dierick, “zo werkt het
inderdaad niet. Het gebruik van een
projectmanagementmethode zoals PRINCE2™ is vooral
bij kleine tot middelgrote projecten een bron van
spanning. Een methode is volgens het woordenboek
een ‘vaste, weldoordachte manier van handelen om
een bepaald doel te bereiken’. Echter, in de praktijk
blijkt dat er onvoldoende tijd beschikbaar wordt gesteld
om die manier van handelen af te spreken c.q. te
beschrijven. Een projectmanagementmethode is een
specifieke invulling van de manier waarop een groep
mensen of een organisatie het vakgebied
projectmanagement benadert. Er worden bewust en
onbewust allerlei keuzes gemaakt:
– vanuit een visie op projecten;
– met een bepaalde beroepsethiek;
– binnen een specifiek werkveld;
– met eigen waarden en normen;
– in een bestaande cultuur;
– met een (gekozen) leiderschapsstijl.
Deze keuzes maken het vervolgens mogelijk om een
consistent geheel te beschrijven. Ze perken uiteraard
ook de mogelijkheden in. Vandaar dat er geen
alomvattende projectmanagementmethode is die alle
mogelijke benaderingen van projectmanagement in zich
heeft.”
Dierick vervolgt: “Projectmanagementmethoden worden
vaak geïntroduceerd als de ‘Haarlemmerolie’ van
projecten. Dergelijke hooggespannen verwachtingen
leiden regelmatig tot teleurstellingen en niet zelden tot
het ‘veroordelen’ van een methode. De toepasbaarheid
van iedere methode hangt echter af van diverse
factoren, zoals van de omvang, de mate van
onzekerheid, de complexiteit van het project en de
dynamiek tijdens het project. Daarnaast heeft iedere
methode een eigen benadering die slechts een deel van
de aandachtsgebieden van projectmanagement afdekt.
Een ander opvallend verschil tussen methoden is de
10 de actuaris november 2011
mate van detaillering en de wijze waarop de methode
zaken voorschrijft. Waar de ene methode praat over de
noodzaak van bijvoorbeeld een te nemen beslissing, zal
de andere methode voorschrijven:
– op welk moment de beslissing genomen dient te
worden;
– door wie de beslissing genomen dient te worden;
– hoe de beslissing vastgelegd dient te worden.
Kortom, de variaties en mogelijkheden zijn eindeloos.
Het toepassen van een projectmanagementmethode zal
dus altijd een (klein) deel van het totaal aan toe te
passen standaarden, methoden en technieken binnen
het project omvatten. De keuze voor de te gebruiken
sets van methoden dient, net zoals alle andere keuzes
met betrekking tot de toe te passen kwaliteit, in het
allereerste begin van een project plaats te vinden.”
Als PRINCE2™ zoals u aangeeft niet de
‘haarlemmerolie’ is, wat is het dan wel?
“Het is een generieke projectmanagementmethode die
niet gekoppeld is aan een specifiek werkveld
(bijvoorbeeld ICT of infrastructuur), en niet gekoppeld is
aan een specifieke fasering en typering. Het is daarnaast
een methodiek waarbij de nadruk ligt op management
en niet op inhoud. Met andere woorden:
projectmanagement wordt als een apart vak gezien en
niet als iets wat je er bij doet. Verder heeft PRINCE2™
zich bewezen als de de facto standaard van dit
moment.”
Wat is PRINCE2™ nog meer niet? Kunt u daarbij
ingaan op de aspecten als ‘toolbox met templates’,
‘speeltje van/voor projectmanagers’, bureaucratie en
managen van ‘zachte’ kanten?
“Dit zijn nogal suggestieve vragen. PRINCE2™ is een
gereedschap, een tool. Ik vertel in trainingen weleens
het verhaal van het scalpel (gereedschap) wat in
handen kan vallen van een chirurg of een moordenaar.
Een krant zou het denk ik niet aandurven om te melden
dat het scalpel een moord heeft gepleegd of een
succesvolle operatie heeft verricht. Toch is dat vaak wel
het lot van PRINCE2™. Mensen gebruiken het tool
verkeerd en geven vervolgens het tool de schuld. Maar
deze methode geeft aan dat het
thema tooling
> Jacques Dierick
projectmanagementteam altijd verantwoordelijk is en blijft om vast te
stellen wat van de methode van toepassing is of zal zijn voor een
gegeven project.”
Op welke manier dient PRINCE2™ ingezet te worden? In hoeverre
spelen aspecten als verantwoordelijkheden en bevoegdheden,
participatie stuurgroep, management by exception en
betrokkenheid van alle gebruikers daarbij een rol?
“PRINCE2™ zegt dat de processen die zij beschrijft, doorlopen moeten
worden maar dat er ‘geschaald’ moet worden naar de grootte en
behoeften van het specifieke project. Het toepasbaar maken is
daarom vooral een kwestie van bepalen tot in welke mate van detail
processtappen worden doorlopen c.q. gebruikt. PRINCE2™ benoemt
een aantal rollen en hun verantwoordelijkheden zeer specifiek:
– Opdrachtgever: de voorzitter van de stuurgroep en
eindverantwoordelijk voor het project behartigt de belangen van de
business.
– Seniorgebruiker: lid van de stuurgroep en verantwoordelijk voor
behartigen van de belangen van de gebruikers in het project.
– Seniorleverancier: lid van de stuurgroep en verantwoordelijk voor
het behartigen van de belangen van de diverse leveranciers.
– Projectborging: een gedelegeerde bevoegdheid van de stuurgroep
aangaande onder andere kwaliteitszaken en bewaking.
– Wijzigingsautoriteit: een gedelegeerde bevoegdheid van de
stuurgroep aangaande projectissues zoals wijzigingsverzoeken.
– Projectsupport: een centrale plaats (‘pool’) van kennis en resources
met betrekking tot diverse onderwerpen als configuratiemanagement, budgetteringstechnieken, administratie, enzovoort.
– Teammanagers: rapporteren aan de projectmanager en zijn
verantwoordelijk voor het totstandkomen van de specialistische
producten.
Al deze rollen dienen actief te participeren in het project. Je kan dus
niet op afstand zitten. De stuurgroep heeft daarbinnen een aparte rol.
Zij participeert, maar delegeert zodanig dat de projectmanager de
dagelijkse gang van zaken kan regelen. Als het dreigt mis te lopen
(‘exception’) wordt de stuurgroep weer betrokken.”
In hoeverre is PRINCE2™ voor organisaties een doel op zich
geworden?
“Refererend naar mijn eerdere voorbeeld van het scalpel en zonder te
willen generaliseren, zou je kunnen stellen dat in sommige gevallen
het tool in handen is gekomen van mensen die bewust of onbewust
meer op de moordenaar dan op de chirurg lijken. Soms wordt de
methodiek ingezet om zich in te dekken, terwijl dat juist iets is wat
niets met projectmanagement te maken heeft. Ook wordt de nadruk
nogal eens gelegd op het ‘vullen van de templates’ waardoor er veel
niet levende documenten ontstaan. Het komt ook voor dat PRINCE2™
als enige tool wordt ingezet, waarbij voorbij wordt gegaan aan de
‘zachte aspecten’ van projectmanagement. Wel moet men zich
realiseren, dat PRINCE2™ zich als methodiek beperkt tot de
organisatorische kant van projectmanagement.”
Welke competenties moeten ingezet worden bij het werken met
PRINCE2™ en welke vooral niet?
“Het voornaamste is gezond verstand en het kunnen leven met
onzekerheid.”
In hoeverre vergt het werken met PRINCE2™ een cultuuromslag voor
de projectleden?
“Echt projectmatig werken vergt een cultuuromslag, maar het werken
met een methode (wat PRINCE2™ is) is daarbinnen slechts een kwestie
van professioneel gedrag: we maken werkafspraken en houden ons
daaraan.”
Wat zijn de uitdagingen voor een onderneming om PRINCE2™ in te
bedden in een organisatie?
“Projectmatig werken binnen een onderneming kan pas echt als het
lijnmanagement heeft besloten dat zij door middel van unieke
eenmalige initiatieven, zoals projecten, resultaten willen bereiken.
Daarna is het een kwestie van de juiste mentaliteit krijgen. PRINCE2™
kan helpen om dat te bereiken. Onrealistische verwachtingen echter,
kunnen een averechtse werking hebben op de motivatie van de staf en
het succes van projecten.” de actuaris november 2011
11