Contact details during the fair APPLICATION FORM for REGULAR

APPLICATION FORM for REGULAR STAND
Contact details
Contact details during the fair
(will be used for publication)
Gallery name
|_____________________________
Contact
|_________________________________
Name gallery owner
|_____________________________
E-mail address
|_________________________________
Year of establishment
|_____________________________
Mobile number
|_________________________________
Address
|_____________________________
Billing information
Zip code
|_____________________________
Company name
|_________________________________
City
|_____________________________
Address
|_________________________________
Country
|_____________________________
Zip code
|_________________________________
E-mail address
|_____________________________
City
|_________________________________
Phone number
|_____________________________
Country
|_________________________________
Mobile number
|_____________________________
VAT number
|_________________________________
Website
|_____________________________
IBAN / BIC number
|_________________________________
stand type & size
Regular stand
(3 walls)
Open / corner stand
(2 walls)
S tan d size : _______ m2 x € 175,00 excl. 21% VAT (min. 9 m2, max. 50 m2)
Undersigned hereby confirms that he/she submits to participate at Rotterdam Contemporary Art Fair, held from Wednesday 8th of February till Sunday 12th of
February 2017 in the World Trade Center Rotterdam, and agrees with the Terms and Conditions of Rotterdam Contemporary Art Fair 2017 done together with
Rotterdam Contemporary B.V.
The undersigned hereby agrees with paying the registration fee of € 50, 00 plus 21% VAT (non-refundable) and the marketing communication contribution of
€500,00 plus 21% VAT (refundable) and transfer costs. Both registration fee and marketing communication contribution need to be transferred to
Rot terd am Contemp ora ry B.V .
NL06 INGB0006890113, BIC: I NGBNL2A
ti ll the 11 t h of November 2016
(under the reference: a pply , “ gal lery name” )
The application form needs to be filled in completely as stated in the Terms and Conditions. The submission of this application form does not give any
guarantee for participation. Rotterdam Contemporary Art Fair Selection Committee makes decisions and admissions. Preferences for certain stands are taken
into account as much as possible, however, no rights can be acclaimed.
The application form has to be sent to
a pply @rca rtfa ir. com by Wetransfer before the 11 t h of November 2016.
Date
Place
Signature of the legal representative
Rotterdam Contemporary B.V. Slaak 20, 3061 CS, Rotterdam, The Netherlands
IBAN: NL06 INGB 0006890113 / BIC: INGBNL2A / KvK Rotterdam 63600803
Deelnemersvoorwaarden voor Rotterdam Contemporary Art Fair 2017
1.Organisatie
Rotterdam Contemporary Art Fair, hierna te noemen ‘beurs’, is
eigendom van Rotterdam Contemporaray B.V. en wordt
georganiseerd door stichting Field of Dreams, hierna te
noemen ‘organisatie’. De organisatie heeft alle intellectuele
eigendomsrechten gerelateerd aan de beurs, waaronder ten
minste logo’s, naam en beursbeeld. De organisatie is te allen
tijde eindverantwoordelijk voor de inhoudelijke kant van de
beurs.
Rotterdam Contemporary B.V., Slaak 20, 3061 CS, Rotterdam,
tel: +31 6 3442 6244, e-mail: [email protected], website:
www.rcartfair.com
KVK Rotterdam: 63600803, BTW: NL855308187B01
IBAN: NL06INGB0006890113, BIC: INGBNL2A
2.Locatie
De beurs vindt plaats in het World Trade Center Rotterdam
(WTC), Beursplein 37, 3011 AA te Rotterdam.
3.Datum en openingstijden
De beurs vindt plaats van woensdag 8 t/m zondag 12 februari
2017 en is open voor publiek op:
Woensdag 8 februari:
15:00 – 22:00
Donderdag 9 februari:
11:00 – 19:00
Vrijdag 10 februari:
11:00 – 21:00
Zaterdag 11 februari:
11:00 – 19:00
Zondag 12 februari:
11:00 – 19:00
Belangrijke speciale evenementen op woensdag 8 februari:
Preview Pers & VIP’s:
12:00 – 15:00
Opening:
18:00
Uitreiking RC ART Award:
18:30
4. Deelneming en inschrijving
Deelnemen aan de beurs is mogelijk voor galeries,
kunsthandels en expositieruimtes in hedendaagse kunst en
design. Inschrijven voor Rotterdam Contemporary Art fair 2017
is uitsluitend mogelijk via de inschrijfformulieren; reguliere
stands, Emerging Galleries en Solo Shows. Het is niet mogelijk
voor individuele kunstenaars om deel te nemen aan de
kunstbeurs. Het inschrijfformulier met € 50,00 excl BTW
inschrijfgeld en € 500,00 excl BTW
marketingcommunicatiebijdrage dienen vóór 11 november
2016 in het bezit van Rotterdam Contemporary B.V. te zijn.
Inlevering van het inschrijfformulier geeft geen garantie tot
deelname. Alle aanvragen tot deelname komen ter
beoordeling voor aan de selectiecommissie. De exposant kan
de door hem toegewezen stand, of een deel daarvan, niet aan
derden afstaan, (deels) verhuren of in gebruik geven. Met
vooraf opgegeven voorkeuren voor bepaalde stands wordt
zoveel mogelijk rekening gehouden, hieraan kunnen echter
geen rechten worden ontleend. De op het inschrijfformulier
gevraagde gegevens dienen volledig en juist te worden
vermeld. De aanvrager garandeert de juistheid van de
verstrekte gegevens en de bevoegdheid tot ondertekenen.
Eventuele onjuiste gegevens of onbevoegde ondertekeningen
zijn voor risico van de aanvrager. Het aanmeldingsformulier en
de gevraagde informatie kunt u per WETRANSFER sturen naar:
[email protected].
5. Toelatingscriteria
1.Volledig ingevuld inschrijfformulier
2.Korte beschrijving van de galerie (max. 200 woorden)
3.Korte beschrijving van de te tonen presentatie (max. 300
woorden)
4.Lijst van te tonen kunstenaars met een korte beschrijving per
kunstenaar (per kunstenaar max. 150 woorden)
5.Per kunstenaar een CV (van de afgelopen 5 jaar)
6.1 digitale afbeelding (72dpi,jpeg) van één werk van iedere
kunstenaar.
6. Toelating
Aanvaarding van de inschrijving geschiedt na goedkeuring
door de selectiecommissie. De toelatingscriteria die vermeld
staan in deze deelnemersvoorwaarden gelden voor alle
partijen die willen deelnemen aan Rotterdam Contemporary
Art Fair 2017. De uiterste deadline voor aanmelding is 11
november 2016. Selectie wordt gedaan van 12 tot met 27
november. Vanaf 28 november 2016 wordt de eindselectie
bekend gemaakt.
7. Op- en afbouw
De officiële inrichtdagen voor de galeries zijn maandag 6
februari van 10:00 tot 21:00 uur en dinsdag 7 februari van
09:00 tot 21:00 uur. Op dinsdag 7 februari om 21:00 dienen de
stands ingericht en representatief te zijn. Die avond maakt de
jury van de RC Art Award vanaf 21:00 uur een ronde om hun
keuze voor de beste stand-presentatie te maken. Op 8 februari
maakt een fotograaf van 09:00 tot 11:00 uur namens de
organisatie van alle presentaties een reportage die dezelfde
dag op de website wordt geplaatst. Aanpassingen aan de
stands dienen tijdens beursdagen voor de openingsuren van
de beurs te geschieden. Van donderdag 9 tot met zondag 12
februari is de locatie vanaf 09:00 uur open voor deelnemers
om aanpassingen aan de stand uit te voeren. Stands dienen
gedurende de openingsuren bemand te zijn. De stands
worden schoon opgeleverd aan de galeries op maandag 6
februari 2017 en dienen schoon opgeleverd te worden aan de
organisatie op 12 februari 2017. Stands worden niet door de
schoonmakers van de beurs schoongemaakt ter voorkoming
van eventuele schadeclaims. Tijdens het evenement is de
deelnemer zelf verantwoordelijk voor het ordelijk en schoon
houden van zijn stand. De schoonmaak van de stands kan
alleen worden gedaan voor opening van de kunstbeurs. De
organisatie zorgt voor de aanwezigheid van
schoonmaakmaterialen en voor voldoende mogelijkheid voor
het verwijderen van afval. De afbouw is op zondagavond 12
februari van 19:00 tot 22:00 uur. Stands dienen zondag 12
februari uiterlijk om 22:30 uur ontruimd te zijn. Na deze tijd is
er geen bewaking meer aanwezig en sluit het World Trade
Center. De aanwezige technische dienst, evenals op- en
afbouwploeg van de organisatie en crewleden zijn niet
bevoegd om te assisteren bij inrichting en afbreken van de
stands. Voor eigendommen van deelnemers die op zondag 12
februari na 22.30 uur achtergelaten worden, kan geen schade
worden geclaimd bij vermissing of schade. Alle personen die
aanwezig zijn tijdens de op- en afbouw dienen een
opbouwbadge te dragen, welke wordt verstrekt door de
organisatie.
8. Betaling en termijnen
Het inschrijfgeld van € 50,00 excl BTW dekt de kosten van
administratie en de beoordeling van de aanvraag. Het
inschrijfgeld kan bij een negatief uitsluitsel van de inschrijving
daarom niet worden teruggevraagd. De betaling van de
€ 500,00 excl BTW marketingcommunicatiebijdrage is een
garantstelling van oprechte interesse van de aanvrager. Bij een
negatieve uitslag van de selectiecommissie wordt de
marketingcommunicatiebijdrage binnen 30 dagen na
bekendmaking van de selectie teruggestort op de rekening
van de aanmelder. Bij deelname wordt de reeds betaalde
marketingcommunicatiebijdrage ondergebracht in de eerste
factuur die wordt verstuurd vanuit de organisatie. Het eerste
deel van de standhuur (50% van de aangevraagde m 2) wordt
direct bij bevestiging van toelating gefactureerd. Deze factuur
dient binnen 14 dagen na dagtekening te zijn voldaan. De
catalogusbijdrage van €100,00 excl BTW wordt direct bij
bevestiging van toelating gefactureerd. Deze factuur dient
binnen 14 dagen na dagtekening te zijn voldaan. Het tweede
deel, het restant van de toegewezen m 2 standhuur wordt op 5
januari 2017 verstuurd en dient eveneens binnen 14 dagen na
dagtekening van de factuur voldaan te zijn.
* Eventuele extra kosten voor aanvullingen op de stand zullen
direct na ontvangst van de bestelde extra’s worden
gefactureerd. De factuur dient voor aanvang van de beurs te
zijn voldaan.
* Eventuele extra’s die tijdens de opbouw van de
beurs worden besteld dienen ter plekke te worden betaald.
Bij het niet betalen van het ‘inschrijfgeld’ en de
marketingcommunicatiebijdrage wordt de inschrijving als niet
volledig beschouwd en wordt deze niet in behandeling
genomen. De organisatie behoudt zichzelf het recht een
toegewezen stand aan een andere aanvrager te vergeven,
wanneer één of meerdere van de gestuurde facturen niet tijdig
wordt of worden betaald. In dit geval wordt de
marketingcommunicatiebijdrage niet teruggestort. Zolang niet
aan de betalingsvoorwaarden is voldaan, kan de deelnemer
geen rechten, in welke vorm dan ook, doen gelden. Alle
(incasso en gerechtelijke) kosten, voortvloeiend uit het niet
tijdig voldoen van een nota, komen geheel voor rekening van
de deelnemer. Alle bedragen waarover geschreven of
gesproken wordt zijn excl. BTW en excl. transfer kosten. Alle
bedragen dienen overgemaakt te worden aan
Rotterdam Contemporary B.V.
ING Bank Rotterdam IBAN: NL06 INGB 0006890113.
BIC: INGBNL2A
9. Publiciteit en het verstrekken van gegevens
De organisatie van Rotterdam Contemporary Art Fair zal een
uitgebreide publiciteitscampagne voeren. De deelnemers
verplichten zich hiervoor een marketingcommunicatiebijdrage
te betalen van €500,00 excl BTW. De deelnemer wordt
volledig meegenomen in de communicatie en ontvangt
promotiemateriaal, bestaande uit flyers, posters, gedrukte en
digitale uitnodigingen om aan gasten te verzenden en VIP
tickets. De deelnemer geeft de organisatie van Rotterdam
Contemporary Art Fair toestemming voor het gebruik van al
het ingediende beeldmateriaal, met als doel publiciteit te
genereren voor de beurs, de deelnemers, de kunstenaars en
de kunstwerken.
- De toezender garandeert de juistheid van de verstrekte
gegevens en geeft Rotterdam Contemporary B.V en Stichting
Field of Dreams bevoegdheid om de verstrekte gegevens vrij
te gebruiken voor alle communicatiedoeleinden, ter promotie
van de kunstbeurs en de galerie, na toelating tot de Rotterdam
Contemporary Art Fair 2017.
- Alle afbeeldingen dienen de volgende bestandsnaamindeling
te hebben:
[Naam galerie, naam van kunstenaar, titel kunstwerk]
10. Standbouw en verlichting
Alle stands zijn maandagochtend 6 februari om 9.00 uur
volledig klaar om ingericht te worden. Alle wanden zijn 300 cm
hoog, standaard wit geschilderd. Iedere reguliere stand is
voorzien van 2 zijwanden en een achterwand.
Open hoekstands hebben een achterwand en een zijwand.
Elke stand krijgt 1 naambord. Elke deelnemer krijgt 1 spot per
5 m 2 als standaard verlichting bij de stand.
De prijs voor de standhuur per vierkante meter bedraagt:
€175,00 per m 2 (exclusief BTW), voor een reguliere stand, in de
Main Hall, met een minimum van 9 m 2 en een maximum van
50m 2.
€155,00 (exclusief BTW), voor een Emerging Galleries stand in
de Rotterdam Hall, met een minimum van 5m 2 en een
maximum van 30m 2.
€155,00 (exclusief BTW), voor een Solo Show stand in de
Rotterdam Hall, met een minimum van 5m 2 en een maximum
van 30m 2.
De deelnemer is zonder uitdrukkelijke toestemming van de
organisatie niet gerechtigd enig object buiten de rooilijnen van
het door hem gehuurde oppervlakte te plaatsen, dan wel iets
zonder toestemming aan het plafond te bevestigen, dan wel
op eniger wijze iets aan de vloer te verankeren of te
bevestigen. Eventuele extra plaatsingskosten, in overleg en na
toestemming van de organisatie, zijn geheel voor rekening van
de deelnemer. Eventuele extra’s zoals verlichting, wanden,
wanden in een andere kleur beschilderen, extra
stroomaansluiting et cetera, kunnen via een bestelformulier
worden aangevraagd na toewijzing van de stand. In open hoek
stands van minder dan 12m 2 mogen geen extra wanden
geplaatst worden. Het bestelformulier voor extra’s wordt na
toelating verstuurd en dient uiterlijk 13 januari 2017 ingeleverd
te worden bij de organisatie. Bestelling van extra’s na 13
januari 2017 (en tijdens de opbouw van de beurs) worden
tegen meerprijs gerekend en dienen op de beursvloer per
pinautomaat of contant te worden betaald.
11. Veiligheid
Deelnemers moeten alle voorzorgsmaatregelen nemen met
oog op (brand)veiligheid. Alle elektrische apparatuur dient van
een veiligheidskeurmerk te zijn voorzien. Het aanbrengen van
eigen verlichting kan alleen als daarvoor schriftelijk
goedkeuring is gegeven door de organisatie. Voor het
plaatsen van eigen verlichting moeten altijd extra
stroompunten bij de organisatie worden aangevraagd. Gebruik
van eigen verlichting dient voor 13 januari 2017 te worden
aangevraagd. Vanuit de organisatie zullen er inspectierondes
worden gehouden tijdens de opbouw en het evenement ter
controle van de verlichting. Wanneer er constructies worden
waargenomen die niet door de organisatie zijn toegestaan,
worden deze verwijderd en na het evenement teruggegeven.
Afwerking van elektriciteit in de stand, indien zelf verzorgd,
moet dusdanig zijn uitgevoerd dat alle gevaar voor kortsluiting
en andere technische fouten wordt voorkomen. Brandkranen
en blusapparaten dienen te allen tijden zichtbaar en bereikbaar
te zijn, zonder dat er een voorwerp verplaatst hoeft te worden.
Aanwijzingen door de organisatie, de brandweer en/of andere
autoriteiten dienen onmiddellijk en volledig te worden
opgevolgd.
12. Bewaking
De organisatie draagt zorg voor bewaking vanaf maandag 6
februari, 09:00 uur tot en met zondag 12 februari 22:30 uur om
diefstal tijdens de op- en afbouw en tijdens de beurs te
voorkomen. Gekochte kunstwerken die de beurs verlaten
dienen vergezeld te gaan van een genummerd, volledig
ingevuld en gesigneerd ‘uitvoerbewijs’, welke door de
organisatie wordt verstrekt. Bezoekers die de beurs verlaten
met een kunstwerk worden hierop gecheckt. Tijdens
inrichtings-, afbouw- en openingsuren is het beheer van
goederen nadrukkelijk voor rekening en risico van de
deelnemer.
13. Voorbehoud en overmacht
De organisatie stelt zich niet aansprakelijk voor vermissingen,
diefstal en/ of schade van of aan personen of goederen in
welke vorm dan ook. De deelnemer is verplicht zichzelf
hiervoor deugdelijk te verzekeren. De organisatie heeft het
recht om een bewijs van verzekering te vragen indien zij dit
nodig acht. De organisatie heeft het recht tot 13 januari 2017
te besluiten de Rotterdam Contemporary Art Fair, om welke
reden dan ook, geen doorgang te laten vinden. Indien de
beurs door een onvoorziene omstandigheid of door overmacht
wordt afgelast, zullen de door de deelnemers gedane
betalingen van huur worden terugbetaald onder aftrek van de
reeds voor de organisatie ontstane kosten. Hieraan kunnen
geen schadevergoedingen worden ontleend. Bij uitstel of
inkorting van de beurs, kan de organisatie in geen geval
aansprakelijk worden gesteld. Deelnemende galeries kunnen in
deze gevallen geen beroep doen op schadevergoeding of
terugbetaling door de organisatie.
14. Algemeen
In alle gevallen waarin deze bepalingen en voorwaarden niet
voorzien, beslist Rotterdam Contemporary B.V.. Instructies van
de organisatie van Rotterdam Contemporary Art Fair, dan wel
door de organisatie aangewezen uitvoerende personen,
dienen te allen tijde opgevolgd te worden. Bij geschillen is de
Rotterdamse rechtbank, voor zover competent, bij uitsluiting
bevoegd. Alle informatie is met zorg samengesteld, maar voor
de juistheid ervan kan door de organisatie geen
aansprakelijkheid worden aanvaard, noch kan aan de vermelde
gegevens enig recht worden ontleend. De organisatie en
Rotterdam Contemporary B.V. hebben het recht deze
voorwaarden te wijzigen en/of aan te vullen. Nadrukkelijk is
vermeld dat deze informatie niet als een aanbieding of offerte
mag worden beschouwd.
15. Klachtenafhandeling
Klachten met betrekking tot de organisatie dienen middels het
klachtenformulier aan de organisatie kenbaar te worden
gemaakt, uiterlijk 15 dagen na het einde van de beurs. Na
deze periode worden klachten niet meer behandeld. De
organisatie zal trachten voor iedere klacht een oplossing te
vinden. Wanneer beide partijen geen overeenstemming
kunnen bereiken kan een besluit worden overgedragen aan de
rechtbank. Bij annulering van de inschrijving heeft de
deelnemer geen recht op teruggave van het inschrijfgeld en
marketingcommunicatiebijdrage. Bij annulering van deelname
tot 12 december 2016, na toegewezen te zijn tot de
kunstbeurs, blijft de deelnemer het eerste deel van de
standhuur verschuldigd. Bij annulering na 12 december 2016
dient 100% van de totale kosten aan Rotterdam Contemporary
B.V. te worden betaald.