Word-model Beheersovereenkomst Agentschap

MODEL BEHEERSOVEREENKOMST AGENTSCHAP XXX
2
A. GENERIEK DEEL
2
I. ALGEMENE BEPALINGEN
Ondertekenende partijen (1)
Voorwerp van de overeenkomst (2)
Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst (3)
Definities (4)
II. ENGAGEMENTEN VAN HET AGENTSCHAP
Relevante beleidsdoelstellingen / beleidskader (5)
Strategische organisatiedoelstellingen (6) en Operationele organisatiedoelstellingen (7)
Optioneel: strategische projecten (8)
Interne werking (9)
Optioneel: aanvullende opdrachten (10) en andere engagementen (11)
STRUCTUUR VAN HET HOOFDSTUK ‘ENGAGEMENTEN VAN HET AGENTSCHAP’:
III ENGAGEMENTEN VAN DE VLAAMSE REGERING
Financiële bepalingen (12) en andere engagementen (13)
IV FINANCIËLE BETREKKINGEN TUSSEN DE ONDERTEKENENDE PARTIJEN
Herkomst van de financiële middelen van het agentschap (14), financiële betrekkingen tussen de
ondertekenende partijen (15)
Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen (16)
V OPVOLGING, RAPPORTERING EN EVALUATIE
Opvolging (17), rapportering (18)
Evaluatie (19)
VI GESCHILLENREGELING (20)
VII AANPASSINGEN BEHEERSOVEREENKOMST – OPSCHORTENDE VOORWAARDEN
Aanpassing van de beheersovereenkomst – opschortende voorwaarden (21)
VIII AANVULLENDE BEPALINGEN EN OVERGANGSBEPALINGEN
Bijzondere regelingen in verband met de pensioenlasten (22)
Aanvullende bepalingen (23) en Overgangsbepalingen (24)
B. SPECIFIEK DEEL
Verplichtingen van het agentschap inzake tarieven (25)
Samenwerkingsovereenkomsten (26)
Bijzondere bepalingen ten gevolge van specifieke situaties, eigen aan het agentschap (27)
BIJLAGEN
2
2
2
2
2
3
3
3
3
4
6
6
6
6
7
7
7
8
8
8
8
9
9
9
9
9
9
9
9
9
10
1
Model Beheersovereenkomst agentschap xxx
Dit word-document vormt een toelichting bij het model beheersovereenkomsten van de 2de
generatie en wordt ter beschikking gesteld aan belanghebbenden om het opstellen van een
beheersovereenkomst te vergemakkelijken, minstens m.b.t. het opnemen van de generieke
elementen van de beheersovereenkomsten. Dit werkbaar word-document omvat de
minimumvereisten voor een beheersovereenkomst van een agentschap. Uiteraard is een
agentschap door dit werkbaar word-document niet geremd om bijkomende elementen op te
nemen in de beheersovereenkomst.
A. GENERIEK DEEL
I. Algemene bepalingen
Ondertekenende partijen (1)
Dit is enerzijds de functioneel bevoegde minister namens de Vlaamse Regering en anderzijds
het hoofd van een intern verzelfstandigd agentschap (in het geval van een IVA) of de
voorzitter van de Raad van Bestuur (in het geval van een publiekrechterlijke EVA). In dit
laatste geval kan desgevallend het hoofd van de EVA mee ondertekenen.
Voorwerp van de overeenkomst (2)
Hier wordt, kort en in zeer algemene termen, het voorwerp en het doel van de
beheersovereenkomst weergegeven. Hierbij kan verwezen worden naar de decretale basis.
Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst (3)
Het kaderdecreet bepaalt dat een beheersovereenkomst wordt afgesloten voor een periode die
eindigt uiterlijk 9 maanden na de beëdiging van een nieuwe Vlaamse Regering na de algehele
vernieuwing van het Vlaams Parlement. Dit betekent dat een beheersovereenkomst in principe
gebonden is aan een regeerperiode.
De eerste generatie beheersovereenkomsten gelden tot eind december 2010. De nodige
decretale aanpassingen zijn getroffen zodat de nieuwe beheersovereenkomsten uiterlijk op 1
januari 2011 kunnen ingaan.
De definitieve ontwerp-beheersovereenkomsten worden aan het Vlaams Parlement (VP)
voorgelegd. In de bevoegde commissies van het VP worden de beheersovereenkomsten
getoetst aan de beleidsnota’s. Daarna wordt de beheersovereenkomst officieel ondertekend
door de administrateur-generaal van het Agentschap (in het geval van een IVA) of de
voorzitter van de Raad van Bestuur (in het geval van een publiekrechterlijke EVA) en de
Vlaamse Regering (in hoofde van de functioneel bevoegde minister).
Definities (4)
2
Een facultatief onderdeel van de beheersovereenkomst. Bevat de omschrijving voor termen
die specifiek zijn voor deze beheersovereenkomst of die ‘geijkte begrippen’ uit de
beheersovereenkomst verduidelijken.
II. Engagementen van het agentschap
Relevante beleidsdoelstellingen / beleidskader (5)
In het hoofdstuk ‘Engagementen van het agentschap’ vormt het onderdeel ‘relevante
beleidsdoelstellingen / beleidskader’ hét aanknopingspunt voor een agentschap om te
verduidelijken op welke manier het de vertaalslag van relevante strategische en operationele
beleidsdoelstellingen uit het beleidskader (toepasselijke onderdelen van regeerakkoord,
regeringsverklaring en beleidsnota) naar strategische en operationele organisatiedoelstellingen
maakt. Dit kan gebeuren wanneer in de beleidsnota de doelstellingencascade (strategische
beleidsdoelstellingen met operationele beleidsdoelstellingen) duidelijk is gedefinieerd, zodat
de doorvertaling van strategische en operationele beleidsdoelstellingen naar strategische en
operationele organisatiedoelstellingen eenduidig kan worden gemaakt. Maar niet alle
beleidsnota’s zijn zo opgebouwd. In dat laatste geval, zal het agentschap in de onderdelen
‘strategische organisatiedoelstellingen’ (6) en ‘operationele organisatiedoelstellingen’ (7) de
beleidsopties daaronder opnemen en verder vertalen in concrete engagementen tussen de
Vlaamse Regering en het agentschap. Vandaar dat de rubriek ‘relevant beleidskader’ (5) in
het model facultatief toe te passen is en dat agentschappen de keuze hebben hoe zij de
koppeling naar de toepasselijke onderdelen uit het regeerakkoord en de beleidsnota
waarborgen.
In het hoofdstuk ‘Engagementen van het agentschap’ moet alleszins de specifieke bijdrage
van het agentschap aan de beleidsdoelstellingen tot uiting komen (voor zover deze specifiek te
bepalen zijn). De koppeling met het relevante beleidskader is hoe dan ook gewaarborgd:
ofwel in het aparte luik ‘relevant beleidskader’ (5), ofwel bij de uitwerking van de
strategische en operationele organisatiedoelstellingen (6) en (7), ofwel in beide.
Strategische organisatiedoelstellingen (6) en Operationele organisatiedoelstellingen (7)
Deze twee onderdelen, omvat zowel de beleidsdoelstellingen als de kernopdrachten van een
agentschap, vormen de kern van de beheersovereenkomst. Hier moet duidelijk tot uiting
komen welke organisatiedoelstellingen het agentschap moet realiseren, met andere woorden
welke prestaties (output) het agentschap moet leveren.
Bij de engagementen van het agentschap wordt de doelstellingencascade ingedeeld in
strategische en operationele organisatiedoelstellingen. De strategische en operationele
organisatiedoelstellingen zijn geconcretiseerd, tot op het niveau dat haalbaar en relevant is, in
indicatoren met een te bereiken norm (een streefwaarde) en kengetallen (zonder norm), die
aangeven hoe de te bereiken norm zal gerealiseerd worden of die ook belangrijk zijn bij het
meten van beleidseffecten. Indicatoren en kengetallen kunnen zowel betrekking hebben op
kwantiteit- als op kwaliteitselementen.
Optioneel: strategische projecten (8)
3
Luik (8), strategische projecten, is optioneel, naargelang van de eigen invulling van de
doelstellingencascade door het agentschap. Het agentschap kan immers projecten definiëren
die niet sluitend onder te brengen zijn onder een welbepaalde strategische doelstelling, maar
wel degelijk van strategisch belang zijn.
Interne werking (9)
De bedoeling is om in deze rubriek aan te geven volgens welk verbetertraject het agentschap
de maturiteit van de eigen organisatie verder zal verhogen en efficiënter, effectiever en
klantgerichter wil werken als op deze vlakken nog verbeterpunten zijn (zie verder).
Dit door volgende generieke formulering op te nemen: ‘Iedere entiteit verhoogt verder de
maturiteit van de eigen organisatie aan de hand van een verbetertraject’. Het agentschap
verduidelijkt en specificeert in zijn beheersovereenkomst het verbetertraject op vlak van het
managen en beheren van de eigen organisatie. Dit voor de organisatiethema’s waarvan de
beide partijen overeenkomen dat een verhoging wenselijk is, zoals bv.:
 proces- en risicomanagement en het voeren van een kwaliteitsbeleid
 belanghebbendenmanagement
 monitoring
 organisatiestructuur
 human resources management (inclusief diversiteit)
 informatie en communicatie
 financieel management
 facilitair management
 veranderingsmanagement
…
Ook organisatiebrede afspraken of regelingen krijgen hier ook hun plaats (bvb. verwijzing
naar een diversiteitsplan, e.d.).
Voor het uitbouwen van een gedocumenteerd systeem van interne controle
/organisatiebeheersing vormt de beslissing van de Vlaamse Regering van 30 mei 2008 het
(VR/2008/30.05/DOC.0501) referentiekader.
Bij de opmaak van de beheersovereenkomst moet voldoende aandacht gaan naar de
doelstellingen en een controle op de overhead binnen de entiteit.
Daarnaast moet hier – in uitvoering van het regeerakkoord – een tweede generieke bepaling
worden opgenomen: ‘Elke entiteit definieert een verbetertraject om meetbare
efficiëntiewinsten te realiseren’. Het agentschap concretiseert dit aan de hand van realistische,
uitdagende en meetbare doelstellingen. Het verbetertraject omvat niet enkel entiteitspecifieke
projecten maar evenzeer trajecten waarvoor samenwerking met andere entiteiten en
beleidsdomeinen binnen de Vlaamse overheid vereist is, inclusief de medewerking aan de
projecten die door het CAG worden aangestuurd en projecten die kaderen binnen het Vlaams
Regeerakkoord, ViA en de bijhorende doorbraakprojecten.
M.b.t. een verbetertraject om meetbare efficiëntiewinsten te realiseren is ook volgende
bepaling opgenomen:
‘De lijnmanagers zullen ook elke medewerker stimuleren om zijn taken en werkmethode en
die van haar of zijn dienst, in vraag te stellen en verbetervoorstellen te doen. Het zichzelf en
4
de eigen werking in vraag stellen, zeker ook op het vlak van taken die niet langer relevant
zijn, moet ook elke entiteit zich stellen los van besparingen of andere externe druk.’
Alle engagementen bevatten waar mogelijk indicatoren met een norm (streefwaarde) en
kengetallen (zonder norm).
Gegeven de afspraken – in uitvoering van het Vlaams regeerakkoord, om de totale
personeelsomvang en -kost niet meer te laten aangroeien – maken de ondertekenende partijen
van de beheersovereenkomst concrete afspraken over de wijze waarop het agentschap
bijdraagt aan het onder controle houden van de personeelsomvang en -kost, behoudens de
beleidskeuzes rond overheidstaken en het steeds garanderen van een kwaliteitsvolle
dienstverlening. De afspraken worden onder de rubriek ‘Interne werking’ in de
beheersovereenkomst opgenomen.
De entiteit die het voorwerp uitmaakt van de beheersovereenkomst engageert zich tegenover
de bevoegde minister om het reëel aantal medewerkers, uitgedrukt in VTE, maximaal gelijk te
houden en bij voorkeur te verlagen ten opzichte van het reëel aantal VTE in de entiteit op het
moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord 2009-2014.
Indien het reëel aantal VTE is gestegen tussen het moment van het ingaan van het Vlaams
Regeerakkoord en de aanvang van de beheersovereenkomst, legt de entiteit een structureel en
haalbaar plan voor in functie van het afsluiten van de beheersovereenkomst, met het oog op
de volledige en zo snel mogelijke afbouw van deze toename, ten allerlaatste twee jaar voor
het einde van de beheersovereenkomst.
Vanaf de aanvangsdatum van de beheersovereenkomst moet elke verhoging van het reëel
aantal VTE in de entiteit voorafgaandelijk, bij voorkeur in het kader van het opstellen van het
ondernemingsplan, worden gemotiveerd en ter goedkeuring voorgelegd aan de Vlaamse
Regering of een door haar gemandateerde. De motivatie tot een verhoging moet gepaard gaan
met een structureel en haalbaar plan met het oog op de volledige en zo snel mogelijke afbouw
van deze toename, in principe, ten laatste twee jaar voor het einde van de
beheersovereenkomst.
In een plan voor de volledige afbouw kunnen interne compensaties in het reëel aantal VTE
binnen het beleidsdomein in rekening gebracht worden op voorwaarde dat het gaat over een
effectieve, gegarandeerde en eenduidige afbouw met eenzelfde meetbaar effect op het aantal
ambtenaren als van de entiteit wordt gevraagd.
Indien blijkt dat personeelsuitbreiding ingevolge nieuw beleid niet kan worden ingevuld dmv
interne recrutering of verschuivingen van personeel ( binnen de eigen entiteit en in tweede
orde binnen het beleidsdomein) moet de behoefte aan bijkomend personeel worden
gemotiveerd en voorafgaand worden voorgelegd voor beslissing aan de Vlaamse regering.
Met het gelijk houden of het afbouwen van het aantal medewerkers, worden ook de
overeenkomstige, niet aangewende begrotingsmiddelen (personeelskredieten en kosten
gerelateerd aan de werkplaatsen en de werking) in de entiteit, waar mogelijk, gereduceerd.
De vaststelling van het personeelsbehoeftenplan is een facultatief onderdeel van een
beheersovereenkomst. Immers de personeelsplanning is eerder een dynamisch gegeven dat bij
voorkeur wordt verankerd in het ondernemingsplan. In die zin is de vaststelling van het
5
personeelsbehoeftenplan door een agentschap optioneel toe te voegen onder de rubriek
‘interne werking’.
Optioneel: aanvullende opdrachten (10) en andere engagementen (11)
Behalve de meer reguliere opdrachten van het agentschap kan in dit hoofdstuk
‘Engagementen van het agentschap’ ook melding worden gemaakt van aanvullende
opdrachten van het agentschap (die wel een relatie vertonen met de missie en de doelstelling
van het agentschap) of, meer algemeen, van de wijze waarop met nieuwe, onvoorziene en
eventueel tijdelijke opdrachten wordt omgegaan in de loop van de beheersovereenkomst.
Onder de rubriek ‘Andere engagementen’ kunnen eventueel engagementen en opdrachten van
het agentschap worden afgesproken die niet behoren tot de strategische en operationele
organisatiedoelstellingen en ook geen werkelijke aanvullende opdracht inhoudt die een relatie
vertoont met de missie en doelstelling van het agentschap.
Onder de rubriek ‘Andere engagementen kunnen ook de afspraken met het departement
worden opgenomen, bvb. informatiedoorstroming, e.d.
Structuur van het hoofdstuk ‘Engagementen van het agentschap’:
Het is aan de agentschappen om te beslissen welke structuur zij geven aan de opbouw van
hoofdstuk II van het model voor een beheersovereenkomst van een agentschap.
Zo kan bijvoorbeeld vertrokken worden van het relevante beleidskader (5) in de beleidsnota
om de doorvertaling te maken van de beleidsdoelstellingen naar strategische (6) en
operationele organisatiedoelstellingen (7). Of er kan meteen verwezen worden naar relevante
beleidsopties bij de uitwerking van de strategische (6) en operationele beleidsdoelstellingen
(7). Operationele organisatiedoelstellingen horen meestal ook thuis onder de van toepassing
zijnde strategische organisatiedoelstellingen.
Hoe de doelstellingencascade is opgebouwd, wordt overgelaten aan de agentschappen. Toch
geldt als uitgangspunt dat er een logische opbouw is, die een cascade neerwaarts ziet van
beleidsdoelstelling, naar strategische organisatiedoelstellingen naar organisatorische
doelstellingen.
III Engagementen van de Vlaamse regering
Financiële bepalingen (12) en andere engagementen (13)
Deze rubriek vermeldt de bepalingen m.b.t. financiële engagementen van de Vlaamse
Regering, waarbij een onderscheid is gemaakt tussen de eigenlijke beleidskredieten en de
kredieten voor de interne werking (personeel en eigen werking).
De formulering van de financiële engagementen moet uiteraard rekening houden met de
gekende contraintes van de meerjarenbegroting én het feit dat ultiem de kredieten jaarlijks
gestemd worden door het Vlaams Parlement. Daartoe wordt in de beheersovereenkomst
volgende generieke bepaling expliciet opgenomen:
6
“De financiële engagementen van de Vlaamse Regering dienen te passen binnen de
contraintes van de meerjarenbegroting en de jaarlijks door het Vlaams Parlement gestemde
begroting. Dit gebeurt met een vrijwaring van de kwaliteit van de dienstverlening.”
Verder kunnen hier ook bepalingen opgenomen worden m.b.t. de aanwending / reservering
van het begrotingssaldo of de modaliteiten in verband met het verlenen van en ter beschikking
stellen van de dotaties.
Onder deze rubrieken wordt benadrukt dat er enerzijds generieke bepalingen en anderzijds
entiteitsspecifieke bepalingen noodzakelijk zijn die de uitgangspunten en principes van de
engagementen van de Vlaamse Regering (vertegenwoordigd door de functioneel bevoegde
minister) weergeeft. Deze bepalingen kunnen niet door een generieke formulering worden
vervangen, m.n. dit is in grote mate afhankelijk van de manier waarop de begroting is
opgesteld.
Onder de rubriek ‘Andere engagementen’ kunnen de andere engagementen van de Vlaamse
Regering worden opgenomen. Zo kan bijvoorbeeld vermeld worden dat de Vlaamse Regering
er zich steeds toe verbindt om een sluitend juridisch kader aan te reiken waarbinnen een
agentschap zijn activiteiten kan ontplooien en zijn engagementen kan realiseren, e.d.
IV Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen
Herkomst van de financiële middelen van het agentschap (14), financiële betrekkingen tussen
de ondertekenende partijen (15)
Voor wat betreft de rubrieken die gaan over de ‘financiële betrekkingen’ in een
beheersovereenkomst van een agentschap wordt geopteerd om het financiële luik in het model
van een beheersovereenkomst afzonderlijk van de organisatiedoelstellingen (‘Engagementen
van het agentschap’) te behandelen.
Dit betekent uiteraard niet dat het financiële niet gelinkt zou zijn aan de doelstellingen. Een
wijziging van de financiële middelen t.g.v. een budgettaire noodwendigheid (bvb. besparing)
en/of ingrijpende wijzigingen zal meestal een impact hebben op de te realiseren doelstellingen
van het agentschap. Naargelang van de grootte van de wijziging van de financiële middelen
zal de realisatiegraad van de opdrachten en de doelstellingen van het agentschap worden
aangepast hetzij in het ondernemingsplan, hetzij in een addendum aan de
beheersovereenkomst, hetzij in een volledig heronderhandelde beheersovereenkomst.
De volgende generieke bepaling wordt in de beheersovereenkomst expliciet opgenomen:
“Het agentschap engageert zich, bij het nastreven van de organisatiedoelstellingen, tot het
realiseren van de in de begroting voorziene ESR-saldo.”
Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen (16)
Voor zover de financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen (inzake begroting en
boekhouding, kas- en schuldbeheer) wettelijk verankerd zijn, volstaat een verwijzing naar de
van toepassing zijn wetgeving.
In de mate specifieke financiële bepalingen gewenst zijn, moeten deze in dit hoofdstuk
worden opgenomen. Het kan hierbij gaan om:
7
-
opsomming van de diverse soorten inkomsten waarover het agentschap beschikt
bepalingen inzake het verwerven van eigen inkomsten
bepalingen inzake leningsmachtigingen
eventuele specifieke bepalingen inzake grote investeringen
bepalingen inzake reserve-vorming
bepalingen inzake maximum aandeel van bepaalde onderdelen (bijvoorbeeld de
personeelskredieten)
bepalingen inzake specifieke, niet wettelijk voorziene, financiële rapporteringen
…
V Opvolging, rapportering en evaluatie
Opvolging (17), rapportering (18)
Het agentschap is zelf verantwoordelijk voor de uitbouw en het functioneren van een systeem
van interne organisatiebeheersing en interne controle. Het behoort tot de opdracht van andere
instanties om na te gaan of dit intern systeem naar behoren werkt.
De opvolging en de rapportering over de realisatiegraad van de beheersovereenkomst gebeurt
op een formele, decretaal geregelde manier en op een meer informele manier.
Naast de wettelijk voorziene financiële rapporteringen en rapportering in functie van de
decretaal voorziene bevoegdheid van Interne Audit, dient er tevens jaarlijks een rapport over
de realisatie van de engagementen in de beheersovereenkomst te worden opgeleverd.
De niet wettelijk geregelde wijze van opvolging kan variëren van minister tot minister. In dit
hoofdstuk zijn de aanvullende afspraken over overleg tussen de ondertekenende partijen en
wijze, het tijdstip en de doelgroep van de bijkomende rapportering. Ook additionele
bepalingen inzake toekomstige uitwerking van normen en/of meetsystemen kunnen
noodzakelijk zijn.
Het agentschap erkent ook het inlichtingenrecht van de functionele bevoegde minister m.b.t.
informatie en / of stukken die op de beheersovereenkomst betrekking hebben.
Evaluatie (19)
Het voorziene evaluatieproces wordt hier vastgelegd (wanneer, door wie, op welke basis,
e.d.). De evaluatie moet essentieel gericht zijn op het evalueren van de resultaten op basis van
de rapportering over de beheersovereenkomst. Behalve de naakte resultaten dienen in de
evaluatie ook de externe omstandigheden, zowel in positieve als in negatieve zin, betrokken te
worden.
Vanuit het gegeven van de politieke primauteit kan de politieke overheid ook steeds ingrijpen
bij de niet- of onvoldoende uitvoering van de beheersovereenkomst.
VI Geschillenregeling (20)
8
VII Aanpassingen beheersovereenkomst – opschortende voorwaarden
Aanpassing van de beheersovereenkomst – opschortende voorwaarden (21)
Het is aangewezen om slechts tot wijzigingen over te gaan indien er zich essentiële
veranderingen voordoen in het beleidsdomein en/of in de operationele context van de
instelling.
Wat de aanpassing van de beheersovereenkomst betreft, is volgende generieke formulering
expliciet in de beheersovereenkomst opgenomen:
“Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in
de maatschappelijke omgeving waarin het agentschap actief is, hetzij in de beleidsopties,
hetzij door een interventie door de Vlaamse minister bevoegd voor financiën en begroting in
overleg met de Vlaamse Regering t.g.v. een belangrijke wijziging van het financiële
engagement van de Vlaamse Regering tijdens de duur van de beheersovereenkomst, en deze
wijzigingen de opdrachten van het agentschap dermate veranderen dat deze veranderingen
niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de partijen, dan kan de
beheersovereenkomst op vraag van één van de ondertekenende partijen (of van de minister
bevoegd voor financiën en begroting) opnieuw onderhandeld en aangepast worden.”
VIII Aanvullende bepalingen en overgangsbepalingen
Bijzondere regelingen in verband met de pensioenlasten (22)
Aanvullende bepalingen (23) en Overgangsbepalingen (24)
Dit is een facultatief onderdeel van de beheersovereenkomst. Het betreft de mogelijkheid tot
opnemen van bepalingen die in geen enkele andere rubriek nuttig kunnen worden
ondergebracht.
B. SPECIFIEK DEEL
Verplichtingen van het agentschap inzake tarieven (25)
Samenwerkingsovereenkomsten (26)
Bijzondere bepalingen ten gevolge van specifieke situaties, eigen aan het agentschap (27)
9
BIJLAGEN
10