Richtlijnen - Bestuurszaken

Richtlijnen bij het invullen van een
overdrachtslijst
Overzicht versies
Document historiek
Versie
Toestand wijziging
Datum
Auteur(s)
0.1
Initiële uitgave
18/04/2012
Sammy Roos
0.2
Afchecken met Dries
24/04/2012
Sammy Roos
0.3
Afchecken met beleidsdomeinarchivarissen
30/04/2012
Sammy Roos
1.0
Eerste release naar aanleiding van Doe-dagen
08/05/2012
Sammy Roos,
Dries Vandaele
1.1
Actualisering naar aanleiding van een interne review
21/12/2012
Sammy Roos
Voornaamste wijzigingen:
-
Algemeen: toevoegen van hyperlinks tussen
de verschillende richtlijnen, aanpassen van de
terminologie, toevoegen van extra
voorbeelden, corrigeren van een aantal
kleinere inconsistenties en onduidelijkheden
-
3.2.1.2 Overdragende organisatie:
Beleidsdomein, Entiteit, Subentiteit: toevoegen
van een link naar Wegwijs in de Vlaamse
Overheid, uitbreiden van de uitzondering
-
3.2.1.9 Serie: Datering: uitbreiden van het
aantal mogelijke notaties voor dateringen
-
3.2.1.12 Serie: Verwijzing IBP: uitbreiden van
de richtlijn betreffende de notatie van de
verwijzing
-
3.2.2.1 Doosnr: toevoegen van een
uitzondering
-
3.2.2.4 Begindatum, Einddatum: uitbreiden
van het aantal mogelijke notaties voor
dateringen, aanpassen voor de uitzondering
voor ontbrekende einddata
-
3.2.2.5 Bestemming: uitbreiden van de
richtlijnen: mogelijkheid om steekproef toe te
passen in de overdrachtslijst, groeperen van
dossiers aan de hand van de bestemming
-
3.2.2.7 Verwijzing informatiebeheersplan:
uitbreiden van de richtlijn betreffende de
notatie van de verwijzing
-
3.2.2.8: Datum uitvoeren bestemming:
uitbreiden van de richtlijnen: groeperen van
dossiers aan de hand van de datum uitvoeren
bestemming
-
3.2.3.1 Beleidsdomein, Entiteit, Subentiteit:
toevoegen van een link naar Wegwijs in de
Vlaamse Overheid, uitbreiden van de
uitzondering
2
Inhoudsopgave
1
2
3
Introductie..................................................................................................................... 5
1.1
Doel ........................................................................................................................ 5
1.2
Doelpubliek ............................................................................................................. 5
1.3
Leertraject ............................................................................................................... 5
Algemene inleiding ...................................................................................................... 6
2.1
Atlantis als depotbeheerstool .................................................................................. 6
2.2
Het belang van een correct ingevulde overdrachtslijst ............................................. 6
Richtlijnen ..................................................................................................................... 8
3.1
Algemene richtlijnen ................................................................................................ 8
3.1.1
Structurele integriteit van het sjabloon .............................................................. 8
3.1.2
Verplichte invoer van velden ............................................................................ 8
3.2
Bijzondere richtlijnen ............................................................................................... 9
3.2.1
Tabblad “Samenvatting” ................................................................................... 9
3.2.1.1
Datum van overdracht ............................................................................... 9
3.2.1.2
Overdragende organisatie: Beleidsdomein, Entiteit, Subentiteit ................ 9
3.2.1.3
Overdragende organisatie: Contactpersoon .............................................10
3.2.1.4
Aanvragen tot inzage richten tot ...............................................................10
3.2.1.5
Archiefvormende dienst............................................................................11
3.2.1.6
Archiefdozen, Nummers, Strekkende meter .............................................11
3.2.1.7
Opmerkingen ...........................................................................................11
3.2.1.8
Serie: Benaming.......................................................................................12
3.2.1.9
Serie: Datering .........................................................................................12
3.2.1.10
Serie: Bewaartermijn ................................................................................13
3.2.1.11
Serie: Bestemming ...................................................................................13
3.2.1.12
Serie: Verwijzing IBP ................................................................................14
3.2.1.13
Serie: Nummers in de overdrachtslijst ......................................................15
3.2.2
Tabblad “Overdrachtslijst” ...............................................................................15
3.2.2.1
Doosnr. ....................................................................................................15
3.2.2.2
Nr van het dossier ....................................................................................16
3
3.2.2.3
Beschrijving..............................................................................................16
3.2.2.4
Begindatum, Einddatum ...........................................................................17
3.2.2.5
Bestemming .............................................................................................17
3.2.2.6
Bewaartermijn ..........................................................................................18
3.2.2.7
Verwijzing Informatiebeheersplan ............................................................19
3.2.2.8
Datum uitvoeren bestemming...................................................................20
3.2.3
4
Tabblad “Verklaring van overdracht” ...............................................................20
3.2.3.1
Beleidsdomein, Entiteit, Subentiteit ..........................................................20
3.2.3.2
Vertegenwoordigd door ............................................................................21
3.2.3.3
Draagt over aan .......................................................................................21
3.2.3.4
Plaats .......................................................................................................22
3.2.3.5
Datum ......................................................................................................22
Contact.........................................................................................................................23
4
1 Introductie
1.1 Doel
Deze richtlijnen beschrijven de regels die dienen gevolgd te worden bij het invullen van een
overdrachtslijst op basis van het sjabloon van een overdrachtslijst, zoals voorzien door het
Depot te Vilvoorde. Voor de meest recente versie van dit sjabloon, consulteer steeds de
website van het Depot te Vilvoorde. Aan de hand van deze richtlijnen dienen gebruikers in
staat te zijn om een overdrachtslijst op correcte wijze in te vullen zodanig dat deze kan
geïmporteerd worden in Atlantis, de depotbeheerstool van het Depot te Vilvoorde.
1.2 Doelpubliek
Dit document is – in eerste instantie – gericht aan de medewerkers van de betreffende
overdragende organisaties die rechtstreeks betrokken zijn bij de overdracht van archief naar
het Depot te Vilvoorde, meer specifiek, bij het invullen van de overdrachtslijsten.
1.3 Leertraject
Deze richtlijnen zijn een onderdeel van stap 2 van de procedure voor overdracht, zoals
uitgewerkt door het Depot te Vilvoorde:
Stap 1
Stap 2
Stap 3
Stap 4
Stap 5
Stap 6
•Maak uw voornemen kenbaar via e-mail
•Maak uw archief klaar voor overdracht
•Bezorg de overdrachtslijst aan de archiefassistenten
•Maak concrete afspraken over het tijdstip van overdracht
•De overdracht wordt nagekeken door de archiefassisten
•U krijgt een bericht van definitieve aanvaarding
Voor meer informatie over deze procedure van overdracht, zie de betreffende pagina op de
website van het Depot te Vilvoorde.
5
2 Algemene inleiding
2.1 Atlantis als depotbeheerstool
Het Depot te Vilvoorde kan ruimte bieden aan 20 str. km. semistatisch archief van de
Vlaamse ministeries. Op 21 december 2012 werd reeds 4,7 str. km. archief in bewaring
gegeven. Deze archiefdocumenten vertegenwoordigen een aanzienlijke hoeveelheid
informatie die om administratief-juridische redenen nog toegankelijk moet worden gehouden
om een goede bedrijfsvoering en verantwoording te kunnen realiseren.
Om een archiefbewaarplaats van een dergelijke omvang professioneel en efficiënt te
beheren, werden een aantal beheersprincipes gedefinieerd:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Zo efficiënt mogelijk gebruik van de beschikbare ruimte
Optimale deling van kennis
Nauwkeurige registratie van metadata
Laagdrempelig
Gebaseerd op uniforme en gestandaardiseerde principes
Zo tijdsresistent en institutioneel flexibel mogelijk
Op basis van de hieruit voortvloeiende behoeften werd de applicatie “Atlantis” aangekocht.
Deze applicatie biedt globaal gezien volgende functionaliteiten aan:
1. Ze laat toe om de reeds overgedragen archiefdocumenten inhoudelijk te beheren. Op
basis hiervan is het mogelijk om enerzijds dienstverlening uit te bouwen naar de
bewaargevers en anderzijds om een goed archiefbeheer te voeren. Dit laat toe om
tijdig het archief te vernietigen of over te brengen naar een bewaarplaats voor
statisch archief.
2. De databank koppelt de inhoudelijke beschrijvingen aan verpakkingseenheden
(archiefdozen) die op hun beurt worden geplaatst op een depotlocatie. Het
depotbeheer, dat is gebaseerd op continue berging, wordt op die manier sterk
vereenvoudigd.
3. De databank laat ook toe om gegevens met betrekking tot de dienstverlening te
registreren en te beheren. Bijvoorbeeld: welke archiefdocumenten werden door wie
op welk moment in bruikleen genomen.
Atlantis laat toe om elk archiefdocument op elk moment te traceren, ongeacht of het nu in het
depot, de leeszaal of tijdelijk in bruikleen is. Het laat ook toe om de beschikbare ruimte zo
efficiënt mogelijk te beheren, de dienstverlening te garanderen, enz.
2.2 Het belang van een correct ingevulde overdrachtslijst
Het aanleveren van een correct ingevulde overdrachtslijst is essentieel voor de goede
werking van het Depot te Vilvoorde en dit omwille van volgende redenen:
1. Een overdrachtslijst bevat de ontstaanscontext en de inhoudelijke beschrijvingen van
het archief dat in bewaring werd gegeven, met een koppeling naar de series, dossiers
en verpakkingseenheden. Deze gegevens zijn essentieel om de informatie vlot
toegankelijk en raadpleegbaar te maken en te houden. Hoe duidelijker bv. de
inhoudsomschrijvingen werden geformuleerd, hoe beter en efficiënter wij onze
dienstverlening kunnen organiseren en aanbieden aan onze klanten. Dit zorgt ervoor
dat de nodige informatie veel eenvoudiger en vlugger kan worden aangeleverd.
6
2. In een overdrachtslijst zijn naast de inhoudelijke beschrijvingen ook de beheersregels
opgenomen. Deze beheersregels laten ons toe om de beschikbare capaciteit
maximaal te benutten, meer bepaald omdat dit tijdige vernietiging of overbrenging
naar een andere bewaarplaats mogelijk maakt. Hierbij zijn onze klanten sterk
betrokken partij. Zij zorgen immers voor de validatie van de goedkeuringen tot
vernietigen of voor de eventuele extra bewerkingen die de archiefdocumenten
moeten ondergaan. Hoe nauwkeuriger en vollediger de beheersregels werden
aangeleverd, hoe efficiënter wij de nodige gegevens kunnen aanleveren aan de
bewaargever.
3. Om beide bovenstaande punten mogelijk te maken, zetten wij Atlantis in als
depotbeheersysteem. Dit impliceert echter dat de essentiële informatie die in de
overdrachtslijsten zit vervat, dient ingeladen te worden in de applicatie. Omwille van
de datakwaliteit en een snelle invoer werd ervoor gekozen om dit automatisch te
laten verlopen. Om een succesvolle import te verzekeren werden een aantal
kwaliteitscriteria, zowel vormelijk als inhoudelijk, vastgesteld.
Een kwalitatieve overdrachtslijst is van primordiaal belang voor de goede werking van het
Depot te Vilvoorde. We beschouwen dit als een kritische factor bij het organiseren van een
bewaargeving en gebruiken de daarin vervatte gegevens als de bron voor onze databank.
Een overdrachtslijst die voldoet aan de richtlijnen zorgt ervoor dat de procedure vlot verloopt
en dat wij een goede dienstverlening en een goed beheer kunnen voeren van de informatie
bewaard in het Depot.
Door het aanleveren van een goede overdrachtslijst help je dus niet alleen ons, maar eerst
en vooral ook jezelf als gebruiker van onze dienstverlening!
7
3 Richtlijnen
De richtlijnen zijn opgedeeld in enerzijds algemene richtlijnen, die van toepassing zijn op het
volledige invoerproces, en anderzijds bijzondere richtlijnen, die van toepassing zijn op
specifieke invoervelden van specifieke tabbladen.
3.1 Algemene richtlijnen
3.1.1 Structurele integriteit van het sjabloon
Het is van het grootste belang dat er niets veranderd wordt aan de structuur van het
sjabloon. De importmodule van Atlantis is namelijk afgesteld op dit modeldocument.
Gegevens die niet binnen de geijkte structuur van het sjabloon zijn verwerkt worden mogelijk
niet ingelezen of zorgen ervoor dat de applicatie de overdrachtslijst niet herkent.
Dit betekent concreet dat:
-
-
Er geen kolommen mogen verwijderd of toegevoegd worden
Er geen titels van kolommen mogen gewijzigd worden. Dit kan ervoor zorgen dat een
overdrachtslijst foutief wordt ingelezen in de applicatie.
Er geen bijkomende instrumenten zoals draaitabellen e.d. mogen ingevoerd worden
Er geen extra cellen mogen worden samengevoegd. Enkel het veld “Opmerkingen”
van het tabblad “Samenvatting” bestaat uit 3 samengevoegde cellen.
Invoer enkel in het daarvoor bestemde veld wordt opgenomen. Deze velden zijn
gearceerd in zeeblauw. In geen geval mag de invoer van een veld gespreid worden
over verschillende cellen.
De maximale veldlengte van een cel in Excel wordt gerespecteerd
De enige uitzonderingen op deze regel zijn:
-
Het aanpassen van de grootte van cellen
Het toevoegen van rijen series (tabblad “Samenvatting”) en dossiers (tabblad
“Overdrachtslijst”) wanneer het voorziene bereik onvoldoende is.
3.1.2 Verplichte invoer van velden
Alle velden van de overdrachtslijst, gearceerd in zeeblauw, zijn verplicht in te vullen. Het nietinvullen van deze velden zorgt ervoor dat de overdrachtslijst niet kan geïmporteerd worden in
de applicatie.
De enige uitzonderingen op deze verplichtingsregel zijn:
-
-
Het veld “Archiefvormende dienst” van het tabblad “Samenvatting”. Dit is een
optioneel veld. Men moet dit veld enkel gebruiken wanneer de archiefvormende
dienst verschillend is van de overdragende organisatie (bijvoorbeeld in het geval van
rechtsvoorgangers)
Het veld “Opmerkingen” van het tabblad “Samenvatting”. Dit is een optioneel veld.
Indien nodig kan je hiervan gebruik maken.
Bij deze twee optionele velden wordt wel gevraagd om een standaardwaarde in te vullen
wanneer de velden niet van toepassing zijn of niet gebruikt worden. Gebruik in dit geval de
invoer “Overdragende organisatie” voor het veld “Archiefvormende dienst” en de invoer
“Geen” voor het veld “Opmerkingen”. De reden hiervoor is dat men op deze manier een
onderscheid kan maken tussen een bewust niet-ingevulde cel en een onbewust niet-
8
ingevulde cel. Dit is met andere woorden een maatregel om de correcte toepassing van de
velden van de overdrachtslijst te garanderen, niet zozeer om de overdrachtslijst in de
applicatie te kunnen importeren. Een laatste uitzondering is:
-
Het aantal rijen series (tabblad “Samenvatting”) en dossiers (tabblad
“Overdrachtslijst”). Het is verplicht om series en dossiers in te geven, maar het aantal
ligt uiteraard niet vast.
3.2 Bijzondere richtlijnen
De bijzondere richtlijnen zijn geordend per tabblad en vervolgens per invoerveld of groep
invoervelden.
3.2.1 Tabblad “Samenvatting”
3.2.1.1 Datum van overdracht
HET VELD BEVAT…
De datum waarop de overdracht van het betreffende archief aan het
Depot te Vilvoorde gerealiseerd wordt
RICHTLIJNEN
Gebruik de notatie “dd/mm/jjjj” (met scheidingstekens). Verander
niets aan de celeigenschappen van dit invoerveld. Dit kan er namelijk
voor zorgen dat de overdrachtslijst niet kan geïmporteerd worden.
UITZONDERINGEN
Geen
VOORBEELD(EN)
18/04/2012
3.2.1.2 Overdragende organisatie: Beleidsdomein, Entiteit, Subentiteit
HET VELD BEVAT…
De officiële benaming van de overdragende organisatie. Dit is de
persoon, de groep personen of de organisatie die het betreffende
archief overdraagt aan het Depot te Vilvoorde. Deze overdragende
organisatie bestaat standaard uit een beleidsdomein, een entiteit en
een subentiteit.
RICHTLIJNEN
Gebruik de officiële benamingen en vermijd het gebruik van
afkortingen en toevoegingen. Let er ook op dat er geen overbodige
informatie van bovenliggende niveaus wordt herhaald. Het is belangrijk
om hier vast te houden aan de officiële benamingen omdat afwijkende
schrijfwijzen door de applicatie als nieuwe organisaties worden
ingelezen.
Je kan de officiële benamingen van de verschillende organisatorische
niveaus steeds controleren aan de hand van de applicatie Wegwijs in
de Vlaamse Overheid (Basis Gegevens > Organisaties)
UITZONDERINGEN
Niet alle organisaties van de Vlaamse Overheid bestaan standaard uit
een beleidsdomein, entiteit en subentiteit. Wanneer hogere of lagere
niveaus niet van toepassing zijn, herhaal dan de invoer van de
relevante niveaus. In het geval dat er bijvoorbeeld geen subentiteit is,
herhaal dan gewoon de naam van de entiteit voor dit veld. Een
bijzondere uitzondering is het gebruik van het veld “beleidsdomein”
voor entiteiten buiten BBB. Zij moeten in dit veld “Buiten BBB” invullen.
9
Vermeld afwijkingen van de standaardstructuur beleidsdomein –
entiteit – subentiteit ook steeds expliciet in het opmerkingenveld (zie
hieronder: 3.2.1.7).
VOORBEELD(EN)
Beleidsdomein Bestuurszaken
Departement Bestuurszaken
Afdeling Proces-en Informatiebeleid
3.2.1.3 Overdragende organisatie: Contactpersoon
HET VELD BEVAT…
De naam van de persoon die men mag contacteren voor alles met
betrekking tot het overgedragen archief naar het Depot te Vilvoorde.
RICHTLIJNEN
Vul hier, indien mogelijk, de beleidsdomeinarchivaris van het
betreffende beleidsdomein in. De reden hiervoor is dat men op deze
manier een stabiele en eenduidige regel heeft in het geval dat het
noodzakelijk is om contact op te nemen met de overdragende
organisatie. De beleidsdomeinarchivaris speelt dan vervolgens de
informatie of vragen in kwestie door naar de relevante personen
binnen het beleidsdomein.
Gebruik de notatie: Voornaam Naam. Vermijd hierbij het gebruik van
toevoegingen (bijvoorbeeld de functie van de persoon in kwestie
tussen haakjes). Afwijkende schrijfwijzen worden door de applicatie als
nieuwe personen ingelezen.
UITZONDERINGEN
Wanneer het betreffende beleidsdomein geen beleidsdomeinarchivaris
heeft, duid dan zelf een verantwoordelijk contactpersoon aan en licht
dit eventueel verder toe in het opmerkingenveld (zie hieronder:
3.2.1.7).
VOORBEELD(EN)
Vania Vande Voorde
3.2.1.4 Aanvragen tot inzage richten tot
HET VELD BEVAT…
De naam van de persoon tot wie aanvragen tot inzage mogen gericht
worden.
RICHTLIJNEN
Vul hier, indien mogelijk, de beleidsdomeinarchivaris van het
betreffende beleidsdomein in. De reden hiervoor is dat men op deze
manier een stabiele en eenduidige regel heeft in het geval dat het
noodzakelijk is om contact op te nemen met de overdragende
organisatie. De beleidsdomeinarchivaris speelt dan vervolgens de
informatie of vragen in kwestie door naar de relevante personen
binnen het beleidsdomein.
Gebruik de notatie: Voornaam Naam. Vermijd hierbij het gebruik van
toevoegingen (bijvoorbeeld de functie van de persoon in kwestie
tussen haakjes). Afwijkende schrijfwijzen worden door de applicatie als
nieuwe personen ingelezen.
UITZONDERINGEN
Wanneer het betreffende beleidsdomein geen beleidsdomeinarchivaris
heeft, duid dan zelf een verantwoordelijk contactpersoon aan en licht
10
dit eventueel verder toe in het opmerkingenveld (zie hieronder:
3.2.1.7).
VOORBEELD(EN)
Vania Vande Voorde
3.2.1.5 Archiefvormende dienst
HET VELD BEVAT…
De officiële benaming van de archiefvormer. Dit is de persoon, de
groep personen of de organisatie die het betreffende archief heeft
gevormd (opgemaakt of ontvangen) uit hoofde van zijn/haar taken of
activiteiten of ter handhaving van zijn/haar rechten. Deze is niet
noodzakelijk dezelfde als de overdragende organisatie (bijvoorbeeld in
het geval van rechtsvoorgangers).
RICHTLIJNEN
Wanneer de archiefvormende dienst dezelfde is als de overdragende
organisatie, gebruik dan de standaardwaarde “Overdragende
organisatie”.
Wanneer de archiefvormende dienst verschillend is van de
overdragende organisatie, gebruik dan de officiële benaming van deze
dienst en vermijd het gebruik van afkortingen. Eventuele toevoegingen
inzake de organisatorische structuur mogen tussen haakjes
meegenomen worden.
UITZONDERINGEN
Geen
VOORBEELD(EN)
Overdragende organisatie
Algemene Administratieve Diensten (Departement Algemene Zaken
en Financiën)
3.2.1.6 Archiefdozen, Nummers, Strekkende meter
HET VELD BEVAT…
Het aantal archiefdozen, het aantal nummers en het aantal strekkende
meter dat de overdracht bevat.
RICHTLIJNEN
Geef zoveel mogelijk exacte hoeveelheden in. Gebruik met andere
woorden enkel cijfers en eventueel komma’s. Gebruik in geen geval
woorden zoals “circa” of “ongeveer”.
UITZONDERINGEN
Geen
VOORBEELD(EN)
100 (dozen)
654 (nummers)
11,2 (strekkende meter)
3.2.1.7 Opmerkingen
HET VELD BEVAT…
Inhoudelijke, logistieke en andere opmerkingen in verband met de
betreffende overdracht die relevant kunnen zijn voor de
depotmedewerkers en voor gebruikers in het algemeen.
11
RICHTLIJNEN
Wanneer er geen opmerkingen zijn, gebruik de standaardwaarde
“Geen”.
UITZONDERINGEN
Geen
VOORBEELD(EN)
De serie ‘Klachtendossiers, 2009-2010’ bevat persoonsgevoelige
informatie.
Aangezien de entiteit in kwestie niet beschikt over een subentiteit is in
het veld “subentiteit” de invoer van het veld “entiteit” herhaald.
De overdracht bevat afwijkende doosformaten: 10x 14cm, 1x 9cm en
119x 11cm (breedtes)
3.2.1.8 Serie: Benaming
HET VELD BEVAT…
De naam van de betreffende serie
RICHTLIJNEN
Gebruik steeds een betekenisvolle beschrijving. Probeer, indien
mogelijk, zoveel mogelijk aan te leunen bij de beschrijvingen in het
informatiebeheersplan of de selectielijst in kwestie.
UITZONDERINGEN
Geen
VOORBEELD(EN)
Goedkeuringsdossiers betreffende de jaarrekeningen van de
gemeenten
Dossiers inzake het verlenen van verbeterings- en
aanpassingspremies
Jaarverslagen Culturele Centra
3.2.1.9 Serie: Datering
HET VELD BEVAT…
De datering van de betreffende serie. Dit is een samenstelling van de
uiterste begin- en einddatum van de dossiers waaruit de betreffende
serie is opgebouwd.
RICHTLIJNEN
Deze invoer kan bestaan uit een enkele datering (in het geval dat de
uiterste begin- en einddatum van de dossiers dezelfde is) of uit een
samenstelling van twee dateringen gescheiden door een “-“.
Inzake de notatie van de dateringen zelf zijn er verschillende
mogelijkheden, afhankelijk van de mate waarin men exact wil dateren.
1. De standaardnotatie is jjjj
2. Wanneer het echter noodzakelijk is om de betreffende serie exact
te dateren (met de vermelding van de dag en de maand), kan men
twee verschillende notaties gebruiken:
2.1. dd/mm/jjjj
2.2. jjjjmmdd
12
Wanneer je een van deze twee exacte notaties gebruikt, let er dan wel
op dat de cel geformatteerd staat als “tekst”. Atlantis heeft problemen
met het inlezen van deze notaties wanneer deze cellen niet als “tekst”
geformatteerd zijn. In de huidige versie van het sjabloon is ervoor
gezorgd dat deze cellen standaard als “tekst” geformatteerd zijn.
UITZONDERINGEN
Wanneer er geen uiterste dateringen voorhanden zijn, gebruik dan
volgende notaties:
-
VOORBEELD(EN)
“1111” voor de begindatum
“9999” voor de einddatum
2007
2007-2010
18/04/2007-09/07/2008
20070418-20080709
3.2.1.10 Serie: Bewaartermijn
HET VELD BEVAT…
De bewaartermijn van de betreffende serie.
De bewaartermijn is periode dat de stukken moeten worden
bijgehouden om administratieve en/ of juridische redenen. Deze
informatie is opgenomen in het informatiebeheersplan of de
selectielijst van de organisatie in kwestie.
RICHTLIJNEN
Geef de bewaartermijn in zoals deze is opgenomen in het
informatiebeheersplan of de selectielijst in kwestie.
UITZONDERINGEN
Wanneer er geen verwijzing naar een informatiebeheersplan of een
selectielijst en dus geen bewaartermijn voorhanden is, neem dan
contact op met de medewerkers van het Depot te Vilvoorde:
[email protected]
VOORBEELD(EN)
5 jaar
3.2.1.11 Serie: Bestemming
HET VELD BEVAT…
De bestemming van de betreffende serie.
De bestemming is de aanduiding wat er met de stukken moet
gebeuren wanneer de bewaartermijn is verstreken. Deze informatie is
opgenomen in het informatiebeheersplan of de selectielijst van de
organisatie in kwestie.
Het Depot te Vilvoorde maakt inzake de bestemming een onderscheid
tussen Bewaren, Bewaren na steekproef en Vernietigen. Bewaren
betekent dat de betreffende stukken na het verstrijken van de
bewaartermijn worden overgebracht naar een bewaarplaats voor
statisch archief. Het Depot te Vilvoorde is immers in principe een
bewaarplaats voor semistatisch archief. Bewaren na steekproef
betekent dat een steekproef wordt genomen van de betreffende
stukken en dat enkel de uitkomst hiervan na het verstrijken van de
13
bewaartermijn wordt overgebracht naar een bewaarplaats voor
statisch archief. Vernietigen betekent dat de betreffende stukken na
het verstrijken van de bewaartermijn worden overgebracht naar een
faciliteit waar deze stukken gecontroleerd vernietigd worden conform
de heersende procedures voor vernietiging.
RICHTLIJNEN
Er is hier maar keuze tussen drie opties: Bewaren, Bewaren na
steekproef of Vernietigen
UITZONDERINGEN
Wanneer er geen verwijzing naar een informatiebeheersplan of een
selectielijst en dus geen bestemming voorhanden is, neem dan
contact op met de medewerkers van het Depot te Vilvoorde:
[email protected]
VOORBEELD(EN)
Bewaren
3.2.1.12 Serie: Verwijzing IBP
HET VELD BEVAT…
Een verwijzing naar het informatiebeheersplan of de selectielijst
waarop de invoer inzake bewaartermijn en bestemming van de serie
gebaseerd is.
RICHTLIJNEN
De manier waarop naar het informatiebeheersplan of de selectielijst
wordt verwezen is relatief vrij. Zorg er gewoon voor dat het op basis
van deze notatie mogelijk is om de selectiebeslissing achteraf te
controleren. Deze verwijzing bevat bij voorkeur de volgende
elementen:
-
-
-
Aanduiding of het om een informatiebeheersplan (IBP) of een
selectielijst (SL) gaat.
(Optioneel) Het beleidsdomein, de entiteit en/of de subentiteit
waarop het informatiebeheersplan of de selectielijst betrekking
heeft. Gewoonlijk gaat het hier om het informatiebeheersplan
of de selectielijst van de overdragende organisatie, informatie
die elders in de overdrachtslijst ingevuld. Vermeld deze
elementen dan ook enkel wanneer dit niet het geval en/of
wanneer deze nodig zijn om het informatiebeheersplan of de
selectielijst terug te vinden.
De datum van validatie van het informatiebeheersplan of de
selectielijst. Een jaartal volstaat (jjjj), tenzij het
informatiebeheersplan of de selectielijst in kwestie meer dan
een keer per jaar geactualiseerd wordt. Gebruik in dat geval
een exacte datering (dd/mm/jjjj)
Een code, titel of paginering die toestaat om de fiche in kwestie
terug te vinden
UITZONDERINGEN
Wanneer er geen verwijzing naar een informatiebeheersplan of een
selectielijst voorhanden is, schrijf dan “Geen”. Neem in dit geval, met
het oog op de bewaartermijn en de bestemming, ook contact op met
de medewerkers van het Depot te Vilvoorde:
[email protected]
VOORBEELD(EN)
IBP 2012, p.30
IBP BZ/DBZ/PIB 18/04/2012, 10.2
14
SL 07/06/2012, p. 47
3.2.1.13 Serie: Nummers in de overdrachtslijst
HET VELD BEVAT…
De nummers van de dossiers die onderdeel uitmaken van de
betreffende serie. Het gaat hier dus niet om de doosnummers, maar
om de nummers van de dossiers (tabblad “Overdrachtslijst, kolom “Nr
van het dossier”, zie hieronder: 3.2.2.2).
RICHTLIJNEN
Gebruik enkel cijfers en de tekens “,” en “–“. Het gebruiken van
woorden en andere tekens kan ervoor zorgen dat Atlantis dit veld niet
correct inleest waardoor de koppeling tussen een serie en haar
dossier(s) in de applicatie verloren gaat.
Let er op dat er geen overlap bestaat tussen verschillende series.
Eenzelfde dossier mag nooit gekoppeld worden aan meer dan één
serie. Wanneer dit toch het geval zou zijn, gaat Atlantis dit dossier
verkeerdelijk dubbel importeren.
UITZONDERINGEN
Geen
VOORBEELD(EN)
1-80
1-20, 36-40, 60, 65, 70-100
3.2.2 Tabblad “Overdrachtslijst”
3.2.2.1 Doosnr.
HET VELD BEVAT…
Het nummer van de betreffende doos
RICHTLIJNEN
De notatie van de doosnummers wordt relatief vrij gelaten. De reden
hiervoor is dat er – in tegenstelling tot de nummers van de dossiers
(zie hieronder: 3.2.2.2) – verder nergens naar deze doosnummers
moet worden verwezen. De notatie is dus meer vrij.
Er is maar een enkele voorwaarde. Zo moet men er ten allen tijde over
waken dat men binnen een en dezelfde overdrachtslijst unieke
doosnummers blijft maken. Het is mogelijk dat doosnummers herhaald
worden, met name wanneer er meerdere dossiers in een enkele doos
zitten, maar wanneer dit niet het geval is moet men opletten voor
herhalingen. De applicatie zal anders verkeerdelijk verschillende
dossiers in dezelfde doos indelen, wat niet de oorspronkelijke
bedoeling van de gebruiker was.
Wanneer er geen nood is aan een specifieke eigen nummering is het
aan te raden om gewoon een doorlopende nummering 1-x te
gebruiken. Dit is de meest praktische en eenvoudige oplossing.
UITZONDERINGEN
De doosnummering is niet vrij wanneer de aangrenzende kolom, “Nr
van het dossier”, blanco wordt gelaten (zie hieronder: 3.2.2.2). Zoals
hieronder wordt aangehaald neemt de applicatie in deze situatie het
doosnummer over voor deze kolom. Indien dit het geval is moeten
voor de doosnummering de richtlijnen gevolgd worden van het veld “Nr
15
van het dossier”. In de praktijk betekent dit dat een doorlopende
doosnummering 1-x moet worden ingevoerd.
VOORBEELD(EN)
1
2010/0115
ALV/MIB/WVL/2002/1
3.2.2.2 Nr van het dossier
HET VELD BEVAT…
Het nummer van het betreffende dossier
RICHTLIJNEN
Gebruik hier een eenvoudige doorlopende nummering (1-x). De reden
hiervoor is dat men naar deze nummers moet verwijzen in het
invoerveld “Nummers in de overdrachtslijst” van het tabblad
Samenvatting (zie hierboven: 3.2.1.13). Dat veld kan enkel cijfers en
de tekens “,” en “-“ inlezen. Een complexe niet-doorlopende
nummering maakt het verwijzen naar deze nummers bijzonder moeilijk
en kan ervoor zorgen dat Atlantis dit veld niet correct inleest waardoor
de koppeling tussen een serie en haar dossier(s) in de applicatie
verloren gaat.
Wanneer men over een eigen dossiernummering beschikt, mag men
deze toevoegen aan het beschrijvingsveld (zie hieronder 3.2.2.3),
voorafgegaan door de tekenreeks “***”. Deze eigen dossiernummering
wordt niet in het veld “Nr van het dossier” ingegeven omwille van de
hierboven aangehaalde redenen.
UITZONDERINGEN
Men mag deze kolom blanco laten wanneer deze nummering volledig
dezelfde is als de doosnummering (zie hierboven: 3.2.2.1), op
voorwaarde dat deze wél ingevuld is en op voorwaarde dat deze
voldoet aan de richtlijnen van het veld “Nr van het dossier”. De
applicatie neemt deze nummering dan gewoon over. Een voorbeeld
van een overdrachtslijst waarbij men de kolom “Nr van het dossier”
mag blanco laten is een lijst waarbij per doos telkens slechts één
dossier zit. Beide nummeringen kunnen in dit geval exact hetzelfde
zijn.
VOORBEELD(EN)
1
2
3
3.2.2.3 Beschrijving
HET VELD BEVAT…
De naam van het betreffende dossier
RICHTLIJNEN
Gebruik steeds een betekenisvolle beschrijving. Probeer ook aan te
leunen bij de overkoepelende beschrijving die op serieniveau is
gegeven (zie hierboven: 3.2.1.8). Herhaal ook geen informatie die in
andere velden staat, bijvoorbeeld de datering (zie hieronder: 3.2.2.4).
Wanneer men over een eigen dossiernummering beschikt mag men
deze ook toevoegen aan het beschrijvingsveld, voorafgegaan door de
16
tekenreeks ***. Deze dossiernummering wordt niet in het veld “Nr van
het dossier” ingegeven om hierboven vermelde redenen (zie
hierboven: 3.2.2.2).
UITZONDERINGEN
Geen
VOORBEELD(EN)
Begrotingen arrondissement Antwerpen
Weigering renovatiepremie***60/4009370
Jaarverslag cultureel centrum Dilbeek
3.2.2.4 Begindatum, Einddatum
HET VELD BEVAT…
De begin- en einddatum van het betreffende dossier
RICHTLIJNEN
Er zijn hier twee notaties mogelijk, afhankelijk van de mate waarin men
exact wil dateren:
1. De standaardnotatie is jjjj
2. Wanneer het echter noodzakelijk is om het betreffende dossier
exact te dateren (met de vermelding van de dag en de maand),
kan men twee verschillende notaties gebruiken:
2.1. dd/mm/jjjj
2.2. jjjjmmdd
Wanneer je een van deze twee exacte notaties gebruikt, let er dan wel
op dat de cel geformatteerd staat als “tekst”. Atlantis heeft problemen
met het inlezen van deze notaties wanneer deze cellen niet als “tekst”
geformatteerd zijn. In de huidige versie van het sjabloon is ervoor
gezorgd dat deze cellen standaard als “tekst” geformatteerd zijn.
UITZONDERINGEN
Wanneer er geen begindatum voorhanden is, vul dan “1111” in. In
tegenstelling tot bij de datering van een serie (zie hierboven: 3.2.1.9)
mag er hier geen “9999” gebruikt worden voor een ontbrekende
einddatum. Dossiers moeten steeds een feitelijke einddatum hebben
aangezien deze gebruikt wordt voor het berekenen van de “datum
uitvoeren bestemming” van deze dossiers (zie hieronder: 3.2.2.8).
Wanneer er geen einddatum voorhanden is en er dus geen “datum
uitvoeren bestemming” kan berekend worden, neem dan contact op
met de medewerkers van het Depot te Vilvoorde:
[email protected].
VOORBEELD(EN)
2012
18/04/2012
20120418
3.2.2.5 Bestemming
HET VELD BEVAT…
De bestemming van het betreffende dossier.
17
De bestemming is de aanduiding wat er met de stukken moet
gebeuren wanneer de bewaartermijn is verstreken. Deze informatie is
opgenomen in het informatiebeheersplan of de selectielijst van de
organisatie in kwestie.
Het Depot te Vilvoorde maakt inzake de bestemming een onderscheid
tussen Bewaren, Bewaren na steekproef en Vernietigen. Bewaren
betekent dat de betreffende stukken na het verstrijken van de
bewaartermijn worden overgebracht naar een bewaarplaats voor
statisch archief. Het Depot te Vilvoorde is immers in principe een
bewaarplaats voor semistatisch archief. Bewaren na steekproef
betekent dat een steekproef wordt genomen van de betreffende
stukken en dat enkel de uitkomst hiervan na het verstrijken van de
bewaartermijn wordt overgebracht naar een bewaarplaats voor
statisch archief. Vernietigen betekent dat de betreffende stukken na
het verstrijken van de bewaartermijn worden overgebracht naar een
faciliteit waar deze stukken gecontroleerd vernietigd worden conform
de heersende procedures voor vernietiging.
RICHTLIJNEN
Er is hier maar keuze tussen drie opties: Bewaren, Bewaren na
steekproef of Vernietigen.
Zorg ervoor dat alle dossiers in eenzelfde archiefdoos dezelfde
bestemming hebben. Het uitvoeren van de bestemming (bijvoorbeeld
“Vernietigen”) zal in de praktijk namelijk steeds voor een volledige
doos gebeuren in plaats van voor individuele dossiers. Verschillende
bestemmingen binnen eenzelfde archiefdoos betekent dat deze doos
later zal moeten opgesplitst worden. Dit is dan ook iets wat men in het
achterhoofd moet houden bij het verpakken van de overdracht.
Wanneer de bestemming van de serie waartoe de dossiers behoren
“Bewaren na steekproef” is, kan u deze steekproef reeds zelf
toepassen op de dossiers in de overdrachtslijst. Dit doet u door –
conform met de steekproef in kwestie – zelf een bestemming
“Bewaren” of “Vernietigen” toe te kennen aan de dossiers, in plaats
van hier overal “Bewaren na steekproef” in te vullen. Op die manier
bespaart u uw organisatie en de medewerkers van het Depot de
inspanning om dit na het verlopen van de bewaartermijn (vaak 10-20
jaar later) te moeten doen.
UITZONDERINGEN
Wanneer er geen verwijzing naar een informatiebeheersplan of een
selectielijst en dus geen bestemming voorhanden is, neem dan
contact op met de medewerkers van het Depot te Vilvoorde:
[email protected]
VOORBEELD(EN)
Bewaren
3.2.2.6 Bewaartermijn
HET VELD BEVAT…
De bewaartermijn van het betreffende dossier.
De bewaartermijn is periode dat de stukken moeten worden
bijgehouden om administratieve en/ of juridische redenen. Deze
informatie is opgenomen in het informatiebeheersplan of de
selectielijst van de organisatie in kwestie.
18
RICHTLIJNEN
Geef de bewaartermijn in zoals deze is opgenomen in het
informatiebeheersplan of de selectielijst in kwestie.
UITZONDERINGEN
Wanneer er geen verwijzing naar een informatiebeheersplan of een
selectielijst en dus geen bewaartermijn voorhanden is, neem dan
contact op met de medewerkers van het Depot te Vilvoorde:
[email protected]
VOORBEELD(EN)
5 jaar
3.2.2.7 Verwijzing Informatiebeheersplan
HET VELD BEVAT…
Een verwijzing naar het informatiebeheersplan of de selectielijst
waarop de invoer inzake bewaartermijn en bestemming van het
dossier gebaseerd is.
RICHTLIJNEN
De manier waarop naar het informatiebeheersplan of de selectielijst
wordt verwezen is relatief vrij. Zorg er gewoon voor dat het op basis
van deze notatie mogelijk is om de selectiebeslissing achteraf te
controleren. Deze verwijzing bevat bij voorkeur de volgende
elementen:
-
-
-
Aanduiding of het om een informatiebeheersplan (IBP) of een
selectielijst (SL) gaat.
(Optioneel) Het beleidsdomein, de entiteit en/of de subentiteit
waarop het informatiebeheersplan of de selectielijst betrekking
heeft. Gewoonlijk gaat het hier om het informatiebeheersplan
of de selectielijst van de overdragende organisatie, informatie
die elders in de overdrachtslijst ingevuld. Vermeld deze
elementen dan ook enkel wanneer dit niet het geval en/of
wanneer deze nodig zijn om het informatiebeheersplan of de
selectielijst terug te vinden.
De datum van validatie van het informatiebeheersplan of de
selectielijst. Een jaartal volstaat (jjjj), tenzij het
informatiebeheersplan of de selectielijst in kwestie meer dan
een keer per jaar geactualiseerd wordt. Gebruik in dat geval
een exacte datering (dd/mm/jjjj)
Een code, titel of paginering die toestaat om de fiche in kwestie
terug te vinden
UITZONDERINGEN
Wanneer er geen verwijzing naar een informatiebeheersplan of een
selectielijst voorhanden is, schrijf dan “Geen”. Neem in dit geval, met
het oog op de bewaartermijn en de bestemming, ook contact op met
de medewerkers van het Depot te Vilvoorde:
[email protected]
VOORBEELD(EN)
IBP 2012, p.30
IBP BZ/DBZ/PIB 18/04/2012, 10.2
SL 07/06/2012, p. 47
19
3.2.2.8 Datum uitvoeren bestemming
HET VELD BEVAT…
De datum waarop de bestemming van het dossier (zie hierboven:
3.2.2.5) zal worden uitgevoerd.
RICHTLIJNEN
Gebruik voor dit veld steeds de notatie jjjj
Voeg steeds een extra jaar toe aan de berekening. De “datum
uitvoeren bestemming” is steeds gelijk aan de einddatum van het
dossier + de bewaartermijn + 1 jaar. Dit bijkomende jaar is een
voorzorgsmaatregel.
Wanneer de einddatum een exacte datering is, neem dan gewoon het
jaartal van die exacte datering en maak aan de hand hiervan de
berekening. Een einddatum 18/04/2012 bijvoorbeeld zal – met een
bewaartermijn van 5 jaar en met het toepassen van de +1-regel –
2018 als “datum uitvoeren bestemming” opleveren.
Probeer dossiers zoveel mogelijk in dozen te groeperen op basis van
de “datum uitvoeren bestemming”. Bij voorkeur hebben alle dossiers in
eenzelfde archiefdoos dezelfde “datum uitvoeren bestemming”. Het
uitvoeren van de bestemming (bijvoorbeeld “Vernietigen”) zal in de
praktijk namelijk steeds voor een volledige doos gebeuren in plaats
van voor individuele dossiers. Verschillende “datums uitvoeren
bestemming” binnen eenzelfde archiefdoos betekent dat de
medewerkers van het Depot moeten wachten tot de hoogste datum
verstreken is vooraleer ze de bestemming kunnen uitvoeren voor de
volledige archiefdoos, wat een efficiëntieverlies is. Dit is dan ook iets
wat men in het achterhoofd moet houden bij het verpakken van de
overdracht.
UITZONDERINGEN
Wanneer er geen einddatum voorhanden is, is het niet mogelijk om
een “datum uitvoeren bestemming” voor een dossier te berekenen.
Neem in dit geval contact op met de medewerkers van het Depot te
Vilvoorde: [email protected]
VOORBEELD(EN)
2018
3.2.3 Tabblad “Verklaring van overdracht”
3.2.3.1 Beleidsdomein, Entiteit, Subentiteit
HET VELD BEVAT…
De officiële benaming van de overdragende organisatie. Dit is de
persoon, de groep personen of de organisatie die de betreffende
stukken overdraagt aan het Depot te Vilvoorde. Deze overdragende
organisatie bestaat standaard uit een beleidsdomein, een entiteit en
een subentiteit. Deze invoer is dezelfde als de overdragende
organisatie in het tabblad “Samenvatting” (zie hierboven: 3.2.1.2).
RICHTLIJNEN
Gebruik de officiële benamingen en vermijd het gebruik van
afkortingen en toevoegingen. Let er ook op dat er geen overbodige
informatie van bovenliggende niveaus wordt herhaald. Het is belangrijk
om hier vast te houden aan de officiële benamingen omdat afwijkende
schrijfwijzen door de applicatie als nieuwe organisaties worden
20
ingelezen.
Je kan de officiële benamingen van de verschillende organisatorische
niveaus steeds controleren aan de hand van de applicatie Wegwijs in
de Vlaamse Overheid (Basis Gegevens > Organisaties).
UITZONDERINGEN
Niet alle organisaties van de Vlaamse Overheid bestaan standaard uit
een beleidsdomein, entiteit en subentiteit. Wanneer hogere of lagere
niveaus niet van toepassing zijn, herhaal dan de invoer van de
relevante niveaus. In het geval dat er bijvoorbeeld geen subentiteit is,
herhaal dan gewoon de naam van de entiteit voor dit veld. Een
bijzondere uitzondering is het gebruik van het veld “beleidsdomein”
voor entiteiten buiten BBB. Zij moeten in dit veld “Buiten BBB” invullen.
Vermeld afwijkingen van de standaardstructuur beleidsdomein –
entiteit – subentiteit ook steeds expliciet in het opmerkingenveld (zie
hieronder: 3.2.1.7).
VOORBEELD(EN)
Beleidsdomein Bestuurszaken
Departement Bestuurszaken
Afdeling Proces- en Informatiebeleid
3.2.3.2 Vertegenwoordigd door
HET VELD BEVAT…
De naam van de persoon die overdracht verricht. Dit is niet
noodzakelijk dezelfde persoon als de contactpersoon (zie hierboven:
3.2.1.3) en de persoon tot wie men aanvragen tot inzage mag richten
(zie hierboven: 3.2.1.4).
RICHTLIJNEN
Gebruik de notatie: Voornaam Naam. Vermijd hierbij het gebruik van
toevoegingen (bijvoorbeeld de functie van de persoon in kwestie
tussen haakjes). Afwijkende schrijfwijzen worden door de applicatie als
nieuwe personen ingelezen.
UITZONDERINGEN
Geen
VOORBEELD(EN)
Sammy Roos
3.2.3.3 Draagt over aan
HET VELD BEVAT…
De officiële naam van de organisatie waarnaar het betreffende archief
wordt overgedragen.
RICHTLIJNEN
Voor overdracht naar het archiefdepot van Vilvoorde is de invoer
standaard “Het Depot te Vilvoorde”.
UITZONDERINGEN
Geen
VOORBEELD(EN)
Het Depot te Vilvoorde
21
3.2.3.4 Plaats
HET VELD BEVAT…
De plaats waar de overdracht plaatsvindt.
RICHTLIJNEN
Gebruik de officiële benaming en vermijd het gebruik van afkortingen.
UITZONDERINGEN
Geen
VOORBEELD(EN)
Brussel
3.2.3.5 Datum
HET VELD BEVAT…
De datum waarop de overdracht van het betreffende archief aan het
Depot te Vilvoorde gerealiseerd wordt. Dit is in principe dezelfde
datum als de “datum van overdracht” (zie hierboven: 3.2.1.1).
RICHTLIJNEN
Gebruik de notatie “dd/mm/jjjj” (met scheidingstekens). Verander niets
aan de celeigenschappen van dit invoerveld. Dit kan er namelijk voor
zorgen dat de overdrachtslijst niet kan geïmporteerd worden.
UITZONDERINGEN
Geen
VOORBEELD(EN)
18/04/2012
22
4 Contact
Deze richtlijnen zijn een work in progress. Vragen en eventuele opmerkingen of aanvullingen
mogen dan ook steeds doorgestuurd worden naar [email protected].
23