WORD, 151 KB - Gemeente Leiden

B en W. nr. 14.0069 d.d. 21-1-2014
Onderwerp
Organisatiebesluit gemeente Leiden 2014
besluiten:
1. het organisatiebesluit gemeente Leiden 2014 vast te stellen onder voorbehoud van
advies van de OR;
2. de secretaris/algemeen directeur opdracht te geven voorbereidingen te treffen om,
conform het organisatiebesluit gemeente Leiden 2014, de benodigde aanpassingen van
de organisatie met ingang van 1 januari 2015 in te voeren;
3. bijgaande brief aan de raad vast te stellen.
Behoudens advi es van de c ommissie
Pers samenvatting:
De gemeente Leiden gaat zich anders organiseren. In lijn met de visie Leiden Stad van
Ontdekkingen wordt de ambtelijke organisatie ingericht volgens de ambities van de stad. De
gemeente zet daarbij in op drie sporen: Leiden als bestuurskrachtige centrumgemeente in
een economische en culturele topregio, Leiden als sociale en dynamische stad, en Leiden als
voorbeeld voor efficiënte en transparante bedrijfsvoering. Met deze aanpassing wil Leiden
een organisatie zijn die nog meer toegankelijk is en gericht is op (regio)samenwerking. Een
organisatie die slagvaardig en oplossingsgericht opereert met korte lijnen tussen
samenwerkende partijen binnen de organisatie, de stad en de regio. Een zichtbare
verandering is dat de indeling van de organisatie komend jaar wijzigt. Daarnaast wordt
ingezet op de ontwikkeling van medewerkers en een verdere verbetering van de
bedrijfsvoering
Retouradres: Postbus 9100, 2300 PC Leiden
Gemeente Leiden
Bezoekadres Stadhuis
Stadhuisplein 1
Aan de leden van de gemeenteraad
Postadres Postbus 9100
2300 PC Leiden
Telefoon 071-5165165
E-mail [email protected]
Website www.leiden.nl/gemeente
22 januari 2014
Z/14/0947/046801
Onderwerp Visie ontwikkeling ambtelijke organisatie
Datum
Contactpersoon
Ons kenmerk
Doorkiesnummer
Jan Nauta
5020
Geachte leden van de raad,
Langs deze weg informeren we u graag over de visie die het college in de afgelopen
maanden in samenspraak met de concerndirectie heeft geformuleerd op de ontwikkeling
van de gemeentelijke organisatie, en de veranderingen die daarvoor nodig zijn.
In lijn met de visie Leiden Stad van Ontdekkingen enten we de ontwikkeling van de
ambtelijke organisatie op de ambities voor de stad: We zetten in op Leiden als
bestuurskrachtige centrumgemeente in een economische en culturele topregio voor talent
en innovatie, Leiden als sociale en dynamische stad, en Leiden als voorbeeld voor
efficiënte en transparante bedrijfsvoering. We onderkennen daarbij het toenemende
belang van samenwerking met de regiogemeenten en overige partners in stad en regio,
en de omvangrijke uitbreiding van verantwoordelijkheden en middelen als gevolg van de
drie decentralisaties.
De geformuleerde inzet vraagt om een organisatie die toegankelijk is en gericht op
samenwerking, een organisatie die slagvaardig en oplossingsgericht opereert met korte
lijnen tussen bestuur, management en medewerkers, en een organisatie waarin
verantwoordelijkheden duidelijk zijn belegd en iedereen goed aanspreekbaar is.
Inmiddels is binnen de ambtelijke organisatie het gesprek opgestart om vorm en inhoud te
geven aan deze opgave. Een zichtbare verandering is dat komend jaar de hoofdindeling
van de organisatie wijzigt. Het voorgenomen besluit daarover ligt momenteel voor advies
bij de ondernemingsraad.
Het voornemen houdt in dat we de komende periode de bestaande teams binnen de
organisatie hergroeperen tot vier herkenbare en inhoudelijk samenhangende clusters:
 Publieke dienstverlening, handhaving, en veiligheid
 Ruimte, verkeer, economie en cultuur
 Zorg & welzijn, participatie, werk en onderwijs
 Beheer van de stad en maatschappelijke vastgoedaccommodaties
Daarnaast onderscheiden we een concernstaf. Deze onderdelen vormen met elkaar de
beoogde hoofdeenheden van de organisatie.
Verder kent de aangepaste indeling de volgende organisatie-eenheden: een bureau
programma’s en projecten, en de drie gemeentelijke instellingen (DZB, Museum Lakenhal,
Erfgoed Leiden e.o.).
De totale hoofdstructuur is weergegeven in het organogram hieronder.
Met deze aanpassing verwachten we dat de herkenbaarheid van de organisatie groter
wordt, en dat de ambtelijke organisatie daardoor beter aanspreekbaar is voor bestuur,
partners en burgers. Daarnaast zijn beleid en uitvoering nauwer met elkaar verbonden, en
brengen we met deze indeling meer balans aan tussen de actuele inhoudelijke opgaven
en de inrichting van de organisatie.
De aanpassing van de indeling van de organisatie is een belangrijke verandering. Een
minstens zo belangrijke verandering gaat over de manier waarop de organisatie in de
dagelijkse praktijk haar werk doet. Intern, bijvoorbeeld in het werkoverleg, of in het
gesprek tussen medewerkers en hun leidinggevende. Maar vooral in contact met
inwoners, bedrijven en partners in de stad en regio.
Langs vier sporen willen we een verandering in de organisatie op gang brengen:
 Partners en omgeving
 Talent en gedrag
 Organisatie en sturing (waartoe de genoemde aanpassing van de hoofdindeling
behoort)
 Bedrijfsvoering
Vanaf 1 maart as. start de zgn. kwartiermakersfase. Na afronding van de
kwartiermakersfase op 1 januari 2015 is de beoogde aanpassing van de hoofdindeling van
de organisatie ingevoerd. De totale veranderopgave loopt ook na 1 januari 2015 door.
Rapportage over de voortgang van de organisatieontwikkeling zal plaats vinden in het
kader van de planning & control cyclus.
Hoogachtend,
Burgemeester en Wethouders van Leiden,
de Secretaris,
de Burgemeester,
BESLUIT:
vast te stellen het volgende Organisatiebesluit gemeente Leiden 2014, tevens omvattende
de instructie aan de secretaris/algemeen directeur (Gemeentewet artikel 103 lid 2).
Artikel 1
Begripsbepaling
In dit besluit wordt verstaan onder:
a. college: het college van burgemeester en wethouders zoals bedoeld in artikel 5
onderdeel c van de Gemeentewet;
b. burgemeester: de burgemeester van Leiden als bestuursorgaan en als
vertegenwoordiger van de gemeente in en buiten rechte;
c. portefeuillehouder: lid van het college aan wie een nader omschreven beleidsveld is
toegewezen waarvoor hij politiek-bestuurlijke verantwoordelijkheid draagt;
d. griffier: ambtenaar, die is benoemd door de gemeenteraad en belast is met de
eindverantwoordelijkheid voor de ondersteuning van de gemeenteraad en de
leiding van de griffie. Zie ook de Gemeentewet artikelen 107-107e;
e. griffie: ambtelijke organisatie-eenheid voor de ondersteuning van de raad en de
door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taken;
f. secretaris/algemeen directeur: de ambtenaar, die benoemd is door het college en
belast is met de zorg voor de ondersteuning van het college en leiding van de
ambtelijke organisatie. Zie ook de Gemeentewet artikelen 100, 101,10t/m106;
g. concerncontroller: de ambtenaar die door het college benoemd is en belast is met
de interne controle, auditing en onafhankelijke advisering van het college over de
rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het middelenbeleid,
het middelenbeheer en de beleidsuitvoering. Zijn verantwoordelijkheden en
bevoegdheden zijn geregeld in dit besluit en in de budgethouderregeling;
h. hoofdeenheid van de organisatie: bundeling van organisatieonderdelen met
samenhangende taken. De organisatie eenheden staan onder hiërarchische leiding
van een leidinggevende en kunnen meer resultaatverantwoordelijke teams
omvatten;
i. leidinggevenden van een hoofdeenheid van de organisatie: de leidinggevende die de
secretaris/algemeen directeur bijstaat in de uitvoering van diens taken, die
verantwoordelijk is voor de aan hem toegewezen begrotingsprestaties, de daarmee
gemoeide middelen en de aansturing van de eventueel tot de hoofdeenheid
behorende teams en de hem toegewezen programma’s en projecten. Hij heeft
hierover een verantwoordingsplicht aan de secretaris/algemeen directeur;
j. resultaatverantwoordelijk team: organisatieonderdeel van een hoofdeenheid
waaraan een teamleider leiding geeft.
k. teamleider: de teamleider is als hiërarchisch leidinggevende verantwoordelijk voor
het behalen van de aan hem opgedragen resultaten, de aansturing van de aan hem
opgedragen projecten en programma’s en voor het beheer en de inzet van de
daarmee gemoeide middelen. Hij heeft hierover een verantwoordingsplicht aan de
leidinggevende van de hoofdeenheid;
l.
m.
n.
o.
p.
q.
r.
s.
t.
u.
v.
resultaatverantwoordelijke unit: bij uitzondering kan een resultaatverantwoordelijk
team een of meer taakgerichte units omvatten die belast is/zijn met een
uitvoeringsgerichte (deel)taak;
unitleider: de unitleider is als hiërarchisch leidinggevende verantwoordelijk voor het
behalen van de aan hem opgedragen resultaten, de aansturing van de aan hem
opgedragen projecten en voor het beheer en de inzet van de daarmee gemoeide
middelen. Hij heeft hierover een verantwoordingsplicht aan de teammanager;
instelling/bedrijf /bureau: een organisatie-eenheid die is belast met specifieke taken
op daartoe door het college vastgestelde werkterreinen. Deze eenheid werkt op
basis van een managementcontract dat afgesloten wordt met de
secretaris/algemeen directeur en de leidinggevende van een hoofdeenheid.
leidinggevende instelling/bedrijf/bureau: leidinggevende die met het management
van een instelling/bedrijf/bureau is belast. Hij heeft een verantwoordingsplicht over
de uitvoering van zijn managementcontract aan een hoofd van een
organisatieeenheid en legt over zijn functioneren verantwoording af aan de
secretaris/algemeen directeur;
managementteam: de secretaris/algemeen directeur en de leidinggevenden van de
hoofdeenheden van de organisatie vormen het managementteam. De
leidinggevenden van gemeentelijke instellingen/bedrijven hebben als adviseur een
“standing invitation” voor de vergaderingen van het managementteam. De
concerncontroller is adviseur van het managementteam;
budgethouder: ambtenaar van de gemeente aan wie de verantwoordelijkheid voor
het beheer en de besteding van middelen is toegekend in de vorm van exploitatieof investeringskredieten. Zijn verantwoordelijkheden en verplichtingen worden
geregeld in de Mandaat- en de Budgethoudersregeling.
hiërarchische leiding: het op basis van een formele gezagsrelatie leiding geven aan
medewerkers, gericht op het realiseren van de resultaten waarvoor de hiërarchisch
leidinggevende verantwoordelijk is gesteld;
begrotingsprogramma: hoofdstuk uit de programmabegroting dat gericht is op een
samenhangende verzameling van (veelal) maatschappelijke doelen en prestaties
(bestaande uit activiteiten, maatregelen en projecten).
bijzonder programma: een thematische opdracht gericht op een samenhangende
verzameling van doelen en inspanningen, bestaande uit activiteiten, maatregelen en
projecten, uit te voeren door een opdrachtnemer in opdracht van een bestuurlijk en
een ambtelijke opdrachtgever;
bijzonder project: een unieke opgave, uit te voeren door een opdrachtnemer in
opdracht van een bestuurlijk en een ambtelijke opdrachtgever, die zich richt op
tijdige realisatie van een vooraf overeengekomen en afdwingbaar resultaat in een
tijdelijk samenwerkingsverband tussen mensen;
verbonden partij: een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de
gemeente Leiden een bestuurlijk en een financieel belang heeft.
§ 1 De ambtelijke organisatie
Artikel 2
Hoofd-organisatiestructuur
1. Er is een griffie voor de ondersteuning van de raad en voor de door de raad ingestelde
commissies bij de uitoefening van hun taken.
2. De hoofdstructuur van de ambtelijke organisatie van de gemeente Leiden bestaat,
behalve uit de griffie, uit:
A. een secretaris/algemeen directeur,
B. een hoofdeenheid concernstaf,
C. een hoofdeenheid belast met taken met name op het gebied van publieke
dienstverlening, handhaving en veiligheid,
D. een hoofdeenheid belast met taken met name op het gebied van ruimtelijke
ontwikkeling, economie, verkeer, cultuur en accommodatieontwikkeling,
E. een hoofdeenheid belast met taken op het gebied van zorg & welzijn,
participatie, werk en onderwijs,
F. een hoofdeenheid belast met taken op het gebied van stedelijk beheer en het
beheer van vastgoed, inclusief sport accommodaties,
G. een organisatie-eenheid (projectbureau) belast met taken op het gebied van
programma’s en projecten;
H. een organisatie-eenheid belast met de taken van de Zijlbedrijven;
I. een organisatie-eenheid belast met de taken op het gebied van Erfgoed Leiden;
J. een organisatie-eenheid belast met de taken op het gebied van Museum De
Lakenhal.
Artikel 3
Hiërarchische verhoudingen en sturing
1. De secretaris/algemeen directeur staat aan het hoofd van de ambtelijke organisatie en
geeft uit dien hoofde hiërarchisch leiding aan de leidinggevenden van de
organisatieonderdelen B. t/m J.
2. De leidinggevenden van de organisatie-eenheden B. t/m J . geven hiërarchisch leiding
aan de leidinggevenden van de binnen deze organisatie-eenheden gevormde
resultaatverantwoordelijke teams (voor zover deze bestaan binnen de betreffende
eenheid).
3. De leidinggevenden van resultaatverantwoordelijke teams geven hiërarchisch leiding
aan hun medewerkers, waaronder unitleiders voor zover daarvan binnen hun team
sprake is.
Artikel 4
Mandatering
1. Het college en de burgemeester kunnen de uitoefening van bepaalde bevoegdheden
mandateren aan de secretaris/algemeen directeur, aan een portefeuillehouder of aan
een bestuur of directie van een verbonden partij. Zij stellen daartoe een
mandaatregeling met een overzicht van de verleende mandaten vast (mandaatregister
A.).
2. De secretaris/algemeen directeur kan zijn bevoegdheden (door)mandateren aan de
leidinggevenden van de organisatie-eenheden B. t/m F, teamleiders, unitleiders,
managers van een instelling, bedrijf of bureau , programmamanagers, projectleiders en
medewerkers. Hij stelt daartoe het mandaatregister B. vast.
Het mandaatregister bevat eveneens de mandaten aan de leidinggevenden van de
organisatie eenheden B. t/m J. om het personeelsbeleid uit te voeren.
3. Het college stelt tevens een Budgethoudersregeling vast voor de gemeentelijke
ambtelijke organisatie.
Artikel 5
Collegevertegenwoordiging deelneming in rechtspersonen
Ambtenaren die op voordracht of krachtens directe benoeming deel uitmaken van het
bestuur van een verbonden partij in de zin van het Besluit Begroting- en Rekening, worden
door het college aangewezen, gehoord de Raad. Zij brengen op nader door het college te
bepalen wijze verslag uit aan het college over hun werkzaamheden.
§ 2 Secretaris/algemeen directeur
Artikel 6
Ondersteuning college
1. De secretaris/algemeen directeur staat het college, de burgemeester en de door hen
ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde (Gemeentewet artikel
103 lid 1).
2. De secretaris/algemeen directeur is in de vergadering van het college aanwezig
(Gemeentewet artikel 104).
3. De stukken die van het college uitgaan, worden door de burgemeester ondertekend en
door de secretaris medeondertekend, tenzij de ondertekening is opgedragen aan een
ander lid van het college, aan de secretaris/algemeen directeur of aan een of meer
andere gemeenteambtenaren (Gemeentewet artikel 59a).
4. De secretaris/algemeen directeur draagt er desgevraagd en uit eigen beweging zorg
voor dat burgemeester en de leden van het college over alle informatie beschikken die
zij nodig hebben om hun verantwoordelijkheden goed uit te oefenen.
5. De secretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor een tijdige en gedegen
advisering aan de burgemeester en het college.
6. De secretaris/algemeen directeur is verantwoordelijk voor een tijdige en correcte
uitvoering van de besluiten van het college en van de burgemeester.
7. De secretaris/algemeen directeur draagt zorg voor het bijhouden van een presentielijst,
het vastleggen van de besluiten van het college en van de burgemeester in een
besluitenlijst en voor het openbaar maken van die besluitenlijst.
8. Tenzij bij afzonderlijke regeling anders is bepaald, zijn bovenstaande bepalingen van
overeenkomstige toepassing voor door het college ingestelde commissies.
Artikel 7
Aansturing ambtelijke organisatie
1. De secretaris/algemeen directeur is eindverantwoordelijk voor:
a. een voldoende kwaliteit van de ambtelijke advisering en ondersteuning van de
bestuursorganen;
b. de planning van de activiteiten en de uitvoering daarvan, met inachtneming van het
door de bestuursorganen ter zake vastgestelde beleid;
c. de coördinatie en samenhang van het handelen van de organisatieonderdelen van
de ambtelijke organisatie;
d. de juridische- en financiële rechtmatigheid, de doelmatigheid en de
doeltreffendheid van het gemeentelijke beleid en beheer;
e. de tijdige implementatie van nieuwe en gewijzigde wet- en regelgeving.
2. De secretaris/algemeen directeur is bestuurder zoals bedoeld in de Wet op de
Ondernemingsraden (WOR).
3. Het college houdt jaarlijks functioneringsgesprekken met de algemeen
directeur/secretaris en indien noodzakelijk een beoordelingsgesprek.
Artikel 8
Managementteam
1. De samenstelling van het managementteam is omschreven in artikel 1 lid p.
2.
De secretaris/algemeen directeur is de voorzitter van het managementteam.
3.
Het managementteam neemt besluiten bij consent. Indien geen consent
bereikt wordt besluit de secretaris/algemeen directeur. Het managementteam is onder
eindverantwoordelijkheid van de secretaris/algemeen directeur verantwoordelijk voor:
a. de borging van de integrale advisering aan het college, de uitvoering van het
collegebeleid en de dienstverlening aan burger en de efficiëntie en
effectiviteit van de daarmee samenhangende bedrijfsvoering. Dit alles
binnen de wettelijke kaders, het door de gemeenteraad vastgestelde beleid
en de gemeentebegroting.
b. de advisering over en de uitwerking van het strategische beleid van de
gemeente;
c. het onderhouden van goede relaties met voor de gemeente van belang
zijnde organisaties;
d. de zorg van de algehele personeelsontwikkeling;
e. de bevordering en verzekering van de integriteit in de ambtelijke
organisatie.
4. De secretaris/algemeen directeur kan, gehoord het managementteam, besluiten tot het
instellen van bijzondere projecten en programma’s voor onderwerpen en thema’s die
een hoofdeenheid van de organisatie overstijgen.
Artikel 9
Verantwoording en décharge
1. De secretaris/algemeen directeur legt aan het college door middel van periodieke
rapportages tussentijds verantwoording af over de uitvoering en de uitputting van de ter
beschikking gestelde budgetten en investeringskredieten.
2. De secretaris/algemeen directeur stelt jaarlijks, binnen de door het college vastgestelde
termijn en conform de door het college vastgestelde richtlijnen, de jaarstukken op over
het gevoerde beheer van de gemeente.
3. Aanbieding door het college van de jaarstukken van de gemeente over het gevoerde
beheer aan de raad, impliceert de décharge van de secretaris/algemeen directeur met
betrekking tot het gevoerde beheer en de administratie; voorwaarde voor deze
décharge zijn een ‘in controlverklaring’ van de concerncontroller en de goedkeurende
accountantsverklaring.
4. Het gestelde in het derde lid is niet van toepassing als het college vóór aanbieding van
de rekening en het verslag aan de raad schriftelijk heeft medegedeeld niet akkoord te
gaan met (onderdelen van) de rekening en het verslag.
Artikel 10
Benoeming, schorsing, vervanging en ontslag
1. De secretaris/algemeen directeur wordt benoemd, geschorst en ontslagen door het
college.
2. Het college regelt de vervanging van de secretaris/algemeen directeur (Gemeentewet
artikel 106.)
3. De leidinggevenden van de organisatie eenheden B. t/m J. en de concerncontroller
worden op voordracht van de secretaris/algemeen directeur benoemd, geschorst en
ontslagen door het college.
4. Leidinggevenden wijzen binnen hun eenheid een plaatsvervanger aan.
§ 3 Concerncontrol
Artikel 11
Concerncontroller
1. Het college benoemt op voordracht van de secretaris/algemeen directeur een
concerncontroller. De concerncontroller adviseert het college en maakt als adviseur deel
uit van het managementteam.
2. De concerncontroller draagt zorg voor de interne controle van de administratieve
organisatie/interne beheersing; hij geeft de jaarlijkse ‘in controlverklaring’ af.
3. Voor zaken die te maken hebben met het aangaan van risico’s en de integriteit van het
bestuur en de organisatie, heeft de concerncontroller, met vooraf een meldingsplicht
aan de secretaris, de mogelijkheid zich rechtstreeks tot het college te wenden en te
verlangen dat door de concerncontroller verstrekte informatie ter kennis wordt
gebracht van de Raad.
4. De concerncontroller adviseert na overleg met de algemeen directeur/secretaris
gevraagd en ongevraagd het college over de financiële rechtmatigheid, de
doelmatigheid en de doeltreffendheid van het middelenbeleid, het middelenbeheer en
de beleidsuitvoering. In dit kader doet hij voorstellen aan het college over het (doen)
uitvoeren van audits.
§ 4 Vaststelling en ingangsdatum
Artikel 12
Slotbepalingen
1. Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2015.
2. Het Organisatiebesluit gemeente Leiden 1 januari 2012 houdt op die datum op te
gelden.
Aldus vastgesteld in de vergadering van het college van Burgemeester en Wethouders op
de secretaris,
de burgemeester,