resultaatgericht werken in het sociaal domein_20170607.indd

Resultaatgericht werken in het
sociaal domein
VPNG
Vereniging Projectmanagement Nederlandse Gemeenten
1
2
Resultaatgericht werken in het
sociaal domein
3
4
VOORWOORD
In het sociaal domein komt steeds meer druk te liggen op het realiseren van maatschappelijke
effecten en verbeteringen. Dit vraagt een integrale aanpak en daarbij concrete resultaten. Het
projectmatig werken wordt steeds belangrijker, maar hoe kan dit op een resultaatgerichte wijze?
Gedurende de bijeenkomst van de VPNG op 18 mei lag de focus op resultaatgericht werken in het
sociaal domein. Marie-Louise van Lankveld, projectmanager in de gemeente Veenendaal, deelde
alle ins en outs over resultaatgericht projectmatig werken. Vervolgens gaf Gerben van der Steen
een presentatie over veranderingen in een organisatie. Bianca de Jong presenteerde de werkwijze
Scrum. Waarna Gerben en Bianca samen vertelden hoe er in de gemeente Oude IJsselstreek gescrumd wordt.
BESTUUR VPNG
Frank Sieuwerts, Directeur intergemeentelijk Project- en interimmanagement, Drechtsteden
Jan Beverdam, Hoofd afdeling Project- en interimmanagement, Arnhem
Henk Twisk, Afdelingshoofd Programma’s en Projecten, Delft
Gert Bolkesteijn, Hoofd Team Projecten, Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen
Francois van Doesburg, Afdelingsmanager Programma’s en Projecten, Veenendaal
Deze uitgave is een initiatief van de Vereniging Projectmanagement Nederlandse Gemeenten.
Kijk voor meer informatie over deze vereniging op www.vpng.nl.
5
MANAGEMENTSAMENVATTING
Colofon
Eindredactie
Toin Routers
Redactie
Jasmijn Hondebrink
Enrico Kraijo
Gra�ische vormgeving
Conny Goller
Uitgave
Juni 2017
6
Bij projectmatig werken is het van belang om te beginnen met een goede
projectopdracht. Hierin worden de uiteindelijke resultaten en producten
omschreven, waarna het project wordt afgebakend en er gekeken wordt
naar de �inanciële randvoorwaarden.
Wanneer een onderwerp helemaal afgepeld is en het resultaat concreet
is gemaakt, kan er een volgende stap worden gemaakt: het projectplan
opstellen. Dit is de planning van het project waarin de fasering, beslismomenten, capaciteitsraming, begroting en de rollen binnen het team worden
vastgelegd. Gedurende het project moet de opdrachtgever op de hoogte
gehouden worden van de voortgang en belangrijke keuzes.
Het is ook van belang om klein te beginnen. Met bijvoorbeeld pilots kan
gekeken worden of het maatschappelijke effect ook daadwerkelijk behaald
wordt.
MANAGEMENTSAMENVATTING
Transformeren is een veranderproces waarbij een paradigmaverschuiving
plaatsvindt. Dit wil zeggen, dat je voorafgaand aan de verandering nooit
100% kan weten waar je uit gaat komen.
Veranderen in een organisatie vraagt veel aanpassingen tussen mensen,
cultuur, structuur en systemen. In het sociaal domein bij Oude IJsselstreek
lag de nadruk bij de transitie op een integrale aanpak. Dit is gelukt, ze hebben
zes thema’s gecreëerd waar integrale teams aan werken en de beleidsvelden
losgelaten worden.
Door de scrum-methode kan er resultaatgericht gewerkt worden. Scrum
zorgt voor kleine stappen en concrete doelen. Een scrumteam is zelfsturend
en �lexibel. Goede samenwerking, korte lijntjes en duidelijke communicatie
zijn onmisbaar bij Scrum.
7
INHOUDSOPGAVE
1. Interview met Marie- Louise van Lankveld
2. Interview met Bianca de Jong en Gerben van der Steen
3. Verslag bijeenkomst
4. Relevante documenten / websites
8
10
13
19
21
9
1. Interview met Marie-Louise van Lankveld, projectmanager
Kunt u kort de essentie van projectmatig werken omvatten?
Bij projectmatig werken staat het bereiken van een bepaald resultaat, binnen een vastgestelde periode, centraal. Het is een werkwijze
waarbij je gericht op je einddoel afgaat.
*
*
*
Wat zijn de drie belangrijkste aandachtspunten voor een projectleider?
De projectleider bewaakt het proces en houdt focus op het eindresultaat. De projectteamleden zijn inhoudelijk deskundig en voeren het project uit. De projectleider
faciliteert en heeft een inhoudelijke bijdrage. Beide onderdelen moeten in balans zijn.
Het team moet zich goed realiseren dat alles wat zij oplevert consequenties heeft voor
iemand anders. Het is van belang om een stap verder te denken. De vraag ‘Wat betekent
mijn product voor anderen die hier een vervolg aan moeten geven?’ is erg belangrijk.
Dat moet je als projectleider bewaken.
Projectleiders moeten resultaten vieren. Dat is van belang voor een goede teamspirit.
Wanneer er mijlpijlen gerealiseerd zijn, besluiten genomen zijn of succes geboekt
vieren we dat samen; met gebak bij de koffie, een bosje bloemen of extra aandacht
binnen het team voor iemand die heel erg zijn best heeft gedaan. Soms vraag ik zelfs
de opdrachtgever even langs te komen om complimenten te geven.
‘Projectleiders moeten resultaten vieren!’
10
1. Interview met Marie-Louise van Lankveld
Welke aanpassingen moeten projectteamleden doen in vergelijking tot een nietprojectmatige werkwijze van werken? Wat zouden ze achter zich moeten laten?
Het is van belang dat iedereen gericht is op het eindresultaat. Vaak willen teamleden
dat dat waar ze mee bezig zijn 100% afgerond is en dat alles klopt. De keerzijde is dat
dit relatief veel tijd kost, en die extra inzet wordt niet altijd gewaardeerd, omdat het
product vaak later wordt opgeleverd. Het is belangrijk dat er gestructureerd gewerkt
wordt, zonder dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van het eindproduct.
Collega’s in het sociaal domein zijn mensgerichte mensen, die houden van harmonie.
Communicatie naar collega’s is heel belangrijk. Iedereen wordt meegenomen in het
proces. Dit is niet altijd nodig, je kunt ook met een klein groepje tot een goed resultaat
komen.
Kunt u valkuilen voor projectmatig werken noemen?
Steeds maar blijven ontwikkelen in een project, waardoor afspraken in het nauw komen.
Dit kan bijvoorbeeld komen doordat men probeert alle belangen mee te nemen zonder
compromissen te sluiten. Hierdoor kan er afgeweken worden van het einddoel.
Als projectleider is het van belang om op een gegeven moment beslissingen te nemen
en de lijn uit te zetten die past bij het resultaat, en dat vast te houden. Soms heb je niet
genoeg informatie, en dan moet er een inschatting gemaakt worden van het risico.
11
1. Interview met Marie-Louise van Lankveld
U komt uit het fysiek domein en bent nu werkzaam in het sociaal domein, kunt
u een aantal verschillen hiertussen noemen?
In het fysieke domein werken veel specialisten die ‘een stukje van de puzzel’ leveren.
Je moet dan als het ware een puzzel leggen. In het sociaal domein zijn de werknemers
meer mensgericht en wordt er veel meer overlegd gedurende projecten. Dit heeft
een pragmatische insteek en is minder gestructureerd. In het fysiek domein wordt er
meer gestructureerd gewerkt en zijn er duidelijke beslismomenten.
Dit komt ook door het type projecten; in het fysiek domein zijn de projecten concreet,
in het sociaal domein zijn de projecten vaak abstracter. Een ander verschil is dat in
het sociaal domein de inwoners indirect betrokken zijn, terwijl in het fysiek domein
inwoners vaak zelf een mening hebben over het project. Dit vraagt om een andere
aanpak.
12
2. Interview met Bianca de Jong en Gerben van der Steen
Bij de gemeente Oude Ijsselstreek wordt er gescrumd. Kunt u kort de
essentie van Scrum omvatten?
Scrum is een manier van werken die de productiviteit van teams verhoogd.
Flexibiliteit, aanpassingsvermogen, en snelheid zijn de drie leidende steekwoorden van deze werkwijze.
13
2. Interview met Bianca de Jong en Gerben van der Steen
Scrum kent drie verschillende rollen, product-owner, scrummaster en de teamleden.
Kunt u elke rol toelichten?
Wie?
Wat?
Scrummaster
Procesbegeleider
Scrumteam
Multidisciplinair team
Product-owner
14
Opdrachtgever
Bij onze gemeente is dat vaak de programmamanager. De product-owner is eindverantwoordelijk voor de kwaliteit van het product, neemt
belangrijke beslissingen en hakt de knopen
door.
De scrummaster is facilitator van het project
en zorgt ervoor dat het team in staat is om haar
taken te realiseren. De scrummaster stuurt niet
op de inhoud, maar is wel bij alle bijeenkomsten
aanwezig en zorgt dat deze goed verlopen.
Het scrumteam bestaat met name uit inhoudelijke experts. Het scrumteam voert zelfstandig
taken uit die in de scrumsessies zijn vastgelegd
De teams bestaan idealiter uit vijf tot negen
leden. Soms zitten er één of twee extra teamleden in, dat kan ook nog handig zijn. Scrumteams
groter dan 12 man is onbegonnen werk.
2. Interview met Bianca de Jong en Gerben van der Steen
Scrum gaat uit van incrementele stappen: de sprints. Kunt u iets vertellen over de
omvang van de sprints? Hoeveel sprints heeft een project gemiddeld genomen?
Hoe vaak komt het team bij elkaar?
Scrum bestaat uit een aantal verschillende bijeenkomsten; sprints, standups, review en retrospective. De sprintperiode verschilt per project en is a�hankelijk van wat voor een product
er opgeleverd gaat worden. Dit kan bijvoorbeeld een week zijn of vier weken. Scrum gaat uit
van daily standups, maar dat hoeft natuurlijk ook niet dagelijks. Wij hebben bijvoorbeeld
weekly standups, gezien onze sprints vier weken duren. Er moet per project gekeken worden naar het aantal bijeenkomsten.
15
2. Interview met Bianca de Jong en Gerben van der Steen
Gemeente Oude Ijsselstreek gebruikt de scrum-methodiek in het sociaal domein. Is
Scrum voor elke tak van sport bruikbaar?
Ja, Scrum kan bruikbaar zijn voor iedere tak van sport.
Scrum is oorspronkelijk bedoeld voor korte, multi-disciplinaire ontwikkelprojecten. Wij zijn bijvoorbeeld vier
jaar geleden in het sociaal domein met Scrum begonnen,
toen we aan de vooravond stonden van de transitie. Met
een aantal korte ontwikkeltrajecten hebben we de veranderingen in het sociaal domein succesvol doorgevoerd.
Het schrijven van een integraal beleidsplan, het onderzoek naar een nieuw ICT-systeem, en het inrichten van
een nieuw proces hebben we allemaal aangepakt met
Scrum. Dit kan werken voor veel andere afdelingen en
organisaties. Door Scrum kan er goed de vaart in projecten
gehouden worden en bijgestuurd worden waar nodig.
‘Scrum is oorspronkelijk bedoeld voor korte, multidisciplinaire ontwikkelprojecten’
16
2. Interview met Bianca de Jong en Gerben van der Steen
Zijn er elementen waar extra op gelet moet worden wanneer er in het sociaal domein gescrumd wordt?
Oog voor een integraliteit. Onze grote uitdaging gedurende de transitie in de gemeente
was een alomvattende aanpak. We wilde dat in het sociaal domein werknemers samen
dingen gingen oppakken, zodat beleid en uitvoering bij elkaar komen. Wij hebben bedacht
om in thema-teams te werken, per team maken we jaarplannen. Die jaarplannen gaan we
scrummend door; samen met beleid en de uitvoering.
Kunt u een aantal aandachtspunten noemen voor een
projectmanager bij Scrum?
Bij scrum is er niet echt een plek voor een projectmanager
an sich (zie vraag 2 voor de rolverdeling bij Scrum). Projectmanagers hebben vaak de drang om iets te doen en willen
graag inhoudelijk iets toevoegen.
Als je als projectleider bijvoorbeeld scrummaster zou zijn, dan
moet er gewaakt worden dat je geen leidende rol hebt, maar
juist een faciliterende rol. Het scrumteam is verantwoordelijk
voor de terugkoppeling naar de product-owner, daar zit geen
projectmanager tussen.
De product-owner houdt de budgetbewaking en prioritering
in de gaten. Bij ons heeft de projectmanager een zeer belangrijke rol gespeeld bij de invoering van Scrum binnen de
organisatie.
17
2. Interview met Bianca de Jong en Gerben van der Steen
U heeft het over de invoering van Scrum. Was er weerstand bij collega’s voor deze
nieuwe werkwijze? Op welke wijze kunt u weerstand van collega’s, tegen nieuwe
werkwijzen, (bijvoorbeeld scrummen) geneutraliseerd worden?
Ja, bij het invoeren van nieuwe dingen hou je altijd weerstand. Een aantal collega’s zijn
sceptisch en denken in eerste instantie: ‘Wat is er nu weer bedacht? Moet dat echt? Is het
wel wat?’
Ze vonden Scrum beklemmend door de regeltjes, geeltjes etc. Maar doordat het proces
goed is uitgelegd, er overzicht is, en de verwachtingen heel duidelijk zijn, wordt Scrum nu
ook door hen omarmd.
De manier waarop wij Scrum nu toepassen in het sociaal domein zorgt ervoor dat mensen
wat meer grip hebben op hun eigen werk; proces en inhoud. Dat werkt positief, men ziet
de waarde van Scrum in!
‘Doordat het scrumproces goed is uitgelegd, er een duidelijk overzicht is, en de verwachtingen worden gemanaged, wordt Scrum door vrijwel iedereen in de organisatie omarmd!’
18
3. Verslag Bijeenkomst
Op donderdag 18 mei vond de VPNG bijeenkomst over resultaatgerichte sturing in het
sociaal domein plaats. Projectmanagers en
beleidsmedewerkers uit het sociaal domein
kwamen in grote getalen naar de Cereol Fabriek
te Utrecht.
Na een enerverende inleiding door Dorothee
over de Cereol Fabriek en stichting Het Wilde
Westen, nam Marie-Louise Lankveld het stokje
over. Als project- en programmamanager bij de
gemeente Veenendaal wist zij de groep deelnemers warm te draaien met een raadspel.
Telkens waren er twee a�beeldingen en de groep
moest bedenken of de foto’s bij het sociaal of
fysiek domein paste. Vervolgens werd de noodzaak van een goede projectopdracht geschetst,
waarbij de a�bakening van het project en de
beoogde uitkomsten centraal stonden.
Daarna legde Marie-Louise de focus op het belang van een projectplan. Een duidelijke planning, fasering, beslismomenten en communicatie waren hierbij de kernelementen. Dit maakte
zij concreet aan de hand van een project betreffende dementerende ouderen in Veenendaal. Er
was ruimte voor de groep om vragen te stellen.
Er werd hevig gediscussieerd over bijvoorbeeld
het verschil tussen beleidsmatig en projectmatig
werken, wat te doen bij twee opdrachtgevers en
of alle werkzaamheden wel in projecten passen.
Nadat de rust in de groep was teruggekeerd gaf
Gerben van der Steen een presentatie over
verschillende wijze veranderen binnen een
organisatie. Hij stelde dat er drie ordes van veranderen bestaat. 1) Verbeteren (bestaande beter
maken, inzichten van binnen). 2) Vernieuwen
(bestaande beter maken, inzichten van buiten).
3) Transformeren (bestaande naar iets totaal
nieuws: paradigmaverschuiving).
Veranderen is geen op zichzelf staand proces, dit
is een combinatie van aanpassingen van mensen,
cultuur, structuur en systemen. Met name de
mensen en cultuur speelt een grote rol bij het
doorvoeren van veranderingen. Gerben legde uit
hoe de gemeente Oude IJsselstreek de transformatie en transitie heeft aangepakt.
19
3. Verslag Bijeenkomst
Hierna kwam Bianca de Jong, scrummaster van de gemeente Oude IJsselstreek, aan het woord. De scrummethode lichtte zij toe. Kernbegrippen hierbij zijn: zelfsturing, productiviteit, �lexibiliteit. De verschillende rollen
binnen Scrum werden uitgebreid besproken. De scrumindeling die gehanteerd wordt in de gemeente Oude
IJsselstreek wijkt af qua tijdsplanning af van de originele Scrum, zo duren sprints bijvoorbeeld vier weken en
hebben ze in plaats van een daily stand-up een weekly stand-up.
Tot slot gaf Gerben aan hoe het scrummen gebruikt wordt in het sociaal domein. Er wordt gewerkt met integrale scrumteams binnen zes thema’s. De verschillende beleidsvelden zijn in de gemeente Oude IJsselstreek
losgelaten, wat zorgt voor alomvattende oplossingen.
Na de lunch werd er in kleine groepen één concreet dilemma uitgewerkt. Iedereen in het groepje mocht een
vraag stellen over het dilemma, en vervolgens een advies uitbrengen, waarna de dilemma-drager aangeeft of
hij warm of koud wordt van het advies. In het kader hieronder staan voorbeelden van dilemma’s.
*
*
Hoe voorkom je dat er gedurende de weg nog meer opdrachtgevers zich melden?
*
*
Hoe baken ik de fases af in een project? Hoe voorkom ik dat er telkens teruggekeken wordt?
Hoe ga je met verschillende organisatieculturen van verschillende afdelingen om wanneer er integraal
gewerkt wordt?
Hoe zorg je ervoor dat iedereen binnen het team zich aan zijn/haar rol en verantwoordelijkheden houdt?
Het belang van ravelrandmedewerkers kwam naar voren. Zij staan op de rand van de organisaties en in
verbinding met organisaties erbuiten. Zij kunnen zien wat er leeft in de omgeving en dat vertalen naar een
opgave voor de organisatie. Bij de afsluiting bleek dat de groep graag meer over Scrum wil leren. Daarbij was
er vraag om kennis over sturing op resultaat bij externe partijen en het meetbaar maken van maatschappelijke
effecten door indicatoren.
20
5. Relevante documenten / websites
1.
2.
3.
4.
5.
6.
De presentaties van Gerben, Bianca en Marie-Louise van 18 mei zijn te vinden op het
digitaalleerhuis.
https://www.digitaal-leerhuis.nl/
Wilt u meer weten of de pilot die de gemeente Veenendaal gestart is omtrent dementerende ouderen?
http://veenendaalsekrant.nl/lokaal/veenendaal-start-pilot-dementievriendelijkewijk-117931
Gerben vertelde veel over veranderingsmanagement. In zijn presentatie zijn de bronnen te
vinden. Ook op google.scholar zijn ontzettend veel artikelen over veranderingsmanagement!
De Caluwé en Vermaak: ‘Leren veranderen’.
Van Veen: ‘Help, mijn baas is een aap!’.
Kolb: Experimential Learning: ‘Experience as the Source of Learning and Development’.
Tiggelaar: ‘Dromen, Durven, Doen’.
Prein, H.C.M. ´Beroepsvaardigheden en interventietechnieken van de mediator’.
Kuipers, Van Amelsfoort en Kramer: ‘Het nieuwe organiseren’.
Nog eens rustig de essentie van scrummen doornemen? Bekijk dit youtube filmpje
https://www.youtube.com/watch?v=DscM_hE4fF8
Wist u dat het eerste artikel over Scrum al in 1986 gepubliceerd werd? Hieronder de verwijzing naar dit artikel. Hirotaka, T., & Ikujiro, N. (1986). The new new product development
game. Harvard Business Review, 64(1), 137-146.
http://www.scrumguides.org/docs/scrumguide/v1/Scrum-Guide-US.pdf#zoom=100
Cursus scrummen in het publieke domein volgen? Er is genoeg aanbod! Check google: scrum
cursus publiek domein.
21
22
De essentie van de VPNG is de kennisdeling tussen projectprofesionals van gemeenten. Ieder jaar
organiseren wij tientallen bijeenkomsten, waarin het opdoen van nieuwe inspiratie en het
uitwisselen van kennis en ervaring centraal staan.
Deze publicatie is de spin-off van het uitwisselen van deze kennis en ervaring. U vindt in deze publicatie het verslag van een bijeenkomst, u kunt doorklikken naar interessante achtergrondartikelen
die aansluiten op het thema en u kunt interviews nalezen die wij met de sprekers van de bijeenkomst hielden.
Motor achter deze publicatiereeks zijn onze drie expertgroepen:
• Gebiedsontwikkeling
• Professionaliseren gemeentelijk projectmanagement
• Decentralisaties in het sociale domein
We hopen u met deze publicatie te inspireren om uw kerntaak nog beter in te vullen.
Francois van Doesburg,
Voorzitter VPNG
VPNG
Vereniging Projectmanagement Nederlandse Gemeenten
23