Projectmanagement Online Visie Project Management inleiding

Projectmanagement
Online Visie
Project Management inleiding
Project Management is een onderdeel dat Online Visie moet helpen om projecten in goede banen te
leiden. Het project Management heeft een grote invloed op stage projecten. Dit om de stagiaire
(student) zo goed mogelijk te begeleiden en projectmatig en resultaatgericht te laten werken.
Onder projectmanagement vallen een aantal belangrijke zaken waar rekening mee gehouden moet
worden, waaronder het houden van Scrum sessies, het hebben van een Plan van Aanpak en een
overzichtelijke planning.
Scrum
Scrumsessies zijn een methode om binnen een aantal minuten duidelijk te krijgen wat er speelt
binnen een multidisciplinair team. Er worden in een scrum sessie verschillende vragen gesteld
waaronder:
●
●
●
Wat heb je gisteren gedaan?
Wat ga je vandaag doen?
Ben je ergens tegenaan gelopen? (problemen)
Het is de bedoeling dat een scrum sessie snel en vloeiend verloopt en niet langer duurt dan 10 tot 15
minuten. Om dit in goede banen te leiden zijn er een paar rollen:
Rol
Beschrijving
Uitvoering
Scrum Master /
Voorzitter
Een Scrum master begeleid de student in zijn of haar stage. Ook zal
de scrum master de rol van voorzitter op zich nemen bij scrum
sessies.
Bob
Notulist
De notulist registreert de werkzaamheden en evalueert / bespreekt
de werkzaamheden aan de hand van de gemaakte planning en
afspraken.
Jeffrey / Bob
Product eigenaar
De product eigenaar / opdrachtgever representeert de klant zodat
de student het idee heeft met een echte klant te werken.
Jos / Jeffrey
Development
team
Het development team ontwikkeld het product aan de hand van de
wensen en eisen van de klant.
Stagiaires /
Bob
Een scrum sessie wordt elke dinsdag- en vrijdagochtend gehouden. De laatste vrijdag (opleverdag)
wordt dit niet gedaan en zal het project bij de oplevering worden geëvalueerd.
We maken onderscheid in twee soorten project; een kort project en een lang project. Een kort project
duur minder dan 6 weken. Een lang project duurt 6 weken of meer.
Project voorbereidingen
Het voorbereiden van een project is heel belangrijk. Een project wordt voorbereid door het hele
multidisciplinair team bij elkaar te roepen in de vergaderruimte. Er zijn een aantal stappen die hier
genomen worden:
●
●
●
Opdrachtgever(s) vertellen de casus / opdracht en maken duidelijk wat ze er uiteindelijk mee
willen bereiken.
We bepalen welke functionaliteiten de applicatie of website moet bevatten, welke we willen
hebben en welke we kunnen zouden kunnen toevoegen aan het product aan de hand van de
‘MOSCOW’ methode.
Het hele team doet mee aan de brainstorm om te bepalen wat de mogelijkheden zijn en ideeën
op te doen. (grafisch, technisch, functionaliteit...)
Wanneer het bovenstaande afgerond is kan het development team beginnen met het Plan van Aanpak
maken, de bijhorende UML en het eventuele design. Dit wordt daarna besproken en er wordt een
akkoord gegeven om te gaan ontwikkelen als alles goed bevonden is.
De planning (onderdeel van Plan van Aanpak) wordt door de student gemaakt. Er wordt voor af wel een
standaard sjabloon afgeleverd bij degene die de planning gaat maken. Dit sjabloon bevat de correct
ingevulde tijden, standaard elementen die bij elk project terugkerend (zouden moeten) zijn. Nadat de
planning gemaakt is wordt deze besproken met de student.
Planning
Bij elk project is het van belang een correcte planning te hebben die ook nog eens up-to-date is. De
planning is een onderdeel van het Plan van Aanpak wat gemaakt wordt bij de voorbereidingen van het
project. Deze planning wordt gemaakt met de applicatie OpenProj (opensource). Dit programma ziet er
bijna hetzelfde uit als Microsoft Office Project. Ook de functionaliteiten zijn vrijwel gelijk.
Voor de planning gelden er een aantal richtlijnen:
●
●
●
●
Bij alle evaluatie momenten moet de planning aanwezig zijn. Deze wordt dan bijgewerkt door
Jeffrey
Na dat de planning gemaakt is wordt deze door Jeffrey bijgehouden. Wel zal de student er altijd
aan mee kunnen werken en taken verrichten o ook qua planning zijn of haar competenties te
bewijzen.
De standaard agenda is ingesteld op 6u per dag, 5 dagen in de week en 20 dagen in de maand.
Voor stagiaires die met een andere regelmaat aanwezig zijn wordt er een aangepaste agenda
ingesteld door Jeffrey.
De aangepaste agenda’s worden aangemaakt via het menu gereedschappen -> werktijd
veranderen -> nieuw. De agenda wordt aan de juiste persoon gekoppeld op het resourceblad.
Product
Om een project te laten slagen zijn er aantal producten essentieel. Dit zijn ook meteen producten die mij
de meeste projecten opgeleverd moeten worden. De producten die je moet opleveren gaat altijd in
overleg met Bob.
De producten die je moet opleveren zijn:
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Uitwerking van de brainstorm
Opdracht beschrijving (opnieuw geformuleerde opdracht)
Plan van Aanpak + planning
Technisch ontwerp + UML
Functioneel ontwerp + UML
Grafisch ontwerp
Testplan
Systeemdocumentatie (sjabloon wordt aangeleverd door Jeffrey)
○ Projectgegevens (wanneer begonnen, wie waren er bij de ontwikkeling betrokken)
○ Locatie van product en bijhorende documenten
○ Korte beschrijving van het project
○ Toekomstige optimalisaties + openstaande functionaliteiten
○ Gebruikershandleiding / beschrijving (korte handleiding of beschrijving hoe het product
gebruikt moet worden
○ Versiebeheer van de applicatie
Het afgesproken product (bijv. werkende site, applicatie of design)
Oplevering
Alle taken binnen een project worden onderverdeeld in sprints. Op deze manier werken we een periode
van x aantal dagen aan bepaalde producten en/of functionaliteiten.
Bij een lang project duren sprints twee weken. Je hebt minimaal drie sprints omdat een lang project 6
weken of meer duren.
Bij een kort project duurt een sprint één week. Een kort project heeft een periode van maximaal 6
weken of minder.
Aan het einde van elke sprint wordt er een evaluatie gehouden om de gemaakte producten te
evalueren. Aan het einde van de project periode wordt de laatste scrum sessie vervangen met een
eindbeoordeling / evaluatie.
Deadlines
Alle deadlines die afgesproken zijn worden als harde deadlines beschouwd. Op het moment dat iets niet
af is wordt dit bij de scrumsessie besproken en wordt er bekeken wat de best mogelijke oplossing is.
Aan de hand van de MOSCOW methode die bij de voorbereiding toegepast is, wordt er besloten welke
oplossing de beste is.
Richtlijnen
Om een project voldoende te laten slagen zijn er een aantal richtlijnen opgesteld aan de hand van alle
besproken onderwerpen in dit document en een paar extra dingen.
De richtlijnen om een project te laten slagen zijn:
1. Elke stagiair(e) dient voor zichzelf een logboek (urenregistratie) bij te houden. Er kan een
standaard document hiervoor aangeleverd worden.
2. Als student ben je zelf verantwoordelijk voor het bewijzen van competenties of het maken van
school projecten. We proberen dit zoveel mogelijk te combineren met werkzaamheden van
Online Visie in overleg.
3. Wanneer je een probleem tegenkomt in een project mag je dit direct bespreken. Je hoeft niet te
wachten op de volgende scrum sessie of evaluatie moment
4. Na elke sprint is er een evaluatie moment. Dit is voor de opdrachtgever ook het moment om
feedback te geven.
5. Aan de hand van de planning wordt er door Bob en Jeffrey bijgehouden welke werkzaamheden
de stagiaires verrichten.
6. Jeffrey is verantwoordelijk voor de project planning na dat deze gemaakt is bij het Plan van
Aanpak.
7. Elke dinsdag en vrijdag wordt er in de ochtend een scrumsessie gehouden. Hierbij wordt er o.a.
snel naar de planning gekeken. De laatste vrijdag van de project periode is de oplevering.
8. Bij dringende vragen of problemen zijn de contactgegevens van alle project teamleden aanwezig
op het resourceblad in de planning.
9. Iedereen probeert de afgesproken deadlines te behalen. Mocht er werk blijven liggen wordt er
bij een scrumsessie of evaluatie moment besproken wat dan de beste oplossing is.