Gedeelde kosten - 2 Mers Seas Zeeën

INTERREG IV A – 2 MERS SEAS ZEEËN
INTERREG IVA ‘2 Mers Seas Zeeën’
Bevestigingsblad voor gedeelde kosten
Bevestiging van de gedeelde kosten van de partner die verantwoordelijk is
voor het aanbesteden en betalen van de initiële volledige kosten
Nummer, afkorting en naam van het project:
Naam van de partner die verantwoordelijk is voor het aanbesteden en betalen van de initiële volledige
kosten:
[De bevestiging dient vergezeld te gaan van een financieel overzicht van de gedeelde kosten (zie
sjabloon in bijlage 1) waarin wordt vermeld:
 de naam van het project,
 de projectpartner,
 de rapportageperiode,
 een korte omschrijving van de activiteit waarvoor is betaald,
 het bedrag van de gedeelde kosten per budgetlijn en activiteit,
 het deel dat elke partner moet terugbetalen aan de voor de gedeelde kosten
verantwoordelijke partner.
Het bevestigingsblad dient te worden ondertekend door de eerstelijnscontroleur van de partner die
verantwoordelijk is voor het aanbesteden en betalen van de initiële volledige kosten. Het
bevestigingsblad dient vervolgens te worden toegezonden aan elke partner die deelt in de kosten,
vergezeld van een verzoek tot terugbetaling (zie bijlage 2). Het bevestigingsblad dient voor de
partners enerzijds als bewijs voor hun deel in de gedeelde kosten ten behoeve van hun eigen
financiële verslaglegging en anderzijds als onderbouwing van hun deel van de kosten naar hun
eigen eerstelijnscontroleurs (die de gedeelde kosten vervolgens kunnen accepteren op basis van
dit bevestigingsblad en kopieën van de desbetreffende onderliggende documenten).]
Op basis van ons onderzoek bevestigen wij het volgende:
1. In dit overzicht van gedeelde kosten bedraagt het totaal aan betaalde en bevestigde kosten EUR
_____________.
2. De regels als vermeld in het subsidiecontract zijn nageleefd, met inbegrip van de regels inzake de
subsidiabiliteit van uitgaven (artikel 56 van Verordening (EG) Nr. 1083/2006, artikel 7 van
Verordening (EG) Nr. 1080/2006, artikel 48 tot en met 53 van Verordening (EG) Nr. 1828/2006,
relevante nationale en interne voorschriften van de partner en regels als vastgelegd in de meest
recente versie van het programmahandboek van INTERREG IVA 2 Zeeën).
3. De gedeelde kosten in dit rapport hebben betrekking op uitgaven die zijn gedaan en betaald
binnen de subsidiabiliteitsperiode voor activiteiten uitgevoerd in het kader van het INTERREG 2
Zeeën-project.
4. De onderstaande elementen werden geverifieerd:
• Kwitanties en betalingen zijn correct opgenomen in het boekhoudsysteem van de partner die
verantwoordelijk is voor de initiële volledige kosten. Aan alle partners die delen in de kosten
zijn kopieën van alle relevante onderliggende documenten verstuurd.
1/4
INTERREG IV A – 2 MERS SEAS ZEEËN
5.
6.
7.
8.
• Uitgaven in een andere valuta zijn op correcte wijze omgerekend in euro.
• Bedragen worden op juiste wijze weergegeven in verzoeken tot betaling gericht aan de in de
kosten delende partners.
• Alle gegenereerde inkomsten zijn afgetrokken van de subsidiabele uitgaven.
• Voor alle activiteiten is er sprake van een audit-spoor in de vorm van overeenkomsten,
rekeningen en betalingsbewijzen.
• In het geval van personeels- en administratiekosten wordt het noodzakelijke bewijs gevormd
door urenbriefjes, kostenoverzichten of berekeningsmethodes in overeenstemming met de
meest recente versie van het programmahandboek van INTERREG IVA 2 Zeeën.
Diensten, goederen en werkzaamheden zijn aanbesteed op basis van een correcte
aanbestedingsprocedure in overeenstemming met Europese, nationale, interne of andere
relevante aanbestedingsregels; het openen van de inschrijvingen is op correcte wijze verlopen en
alle inschrijvingen zijn volledig geëvalueerd alvorens het uiteindelijke besluit is genomen ten
aanzien van de keuze van de leverancier van de diensten, goederen of werkzaamheden.
De geboekte vooruitgang wordt volledig en naar waarheid weergegeven in het overzicht van
gedeelde kosten. Er is aangetoond dat de gerapporteerde activiteiten daadwerkelijk hebben
plaatsgevonden en dat de diensten, goederen en werkzaamheden voortgang vinden of zijn
voltooid. De gedeelde uitgaven hebben uitsluitend betrekking op de activiteiten zoals vermeld in
de meest recente versie van het goedgekeurde aanvraagformulier. De gedeelde uitgaven zijn
overeenkomstig het in de partnerschapsovereenkomst gestelde (of enige andere schriftelijke
overeenkomst hieromtrent tussen de partners).
De verantwoordelijke partner heeft voldaan aan de communautaire regels en het communautaire
beleid, met inbegrip van regels en beleid met betrekking tot publiciteit, informatievoorziening,
gelijke kansen voor mannen en vrouwen, bescherming van het milieu, staatssteun, mededinging
en openbare aanbestedingen.
De controlewerkzaamheden zijn uitgevoerd op basis van de checklist voor eerstelijnscontrole van
INTERREG IVA 2 Zeeën (consulteerbaar op de programmawebsite).
Ik verklaar hierbij dat zowel ikzelf als het bedrijf/de instelling waar ik werk niet gelieerd zijn aan de
activiteiten van het project en het financieel beheer en dat zowel ik als het bedrijf/de instelling waar ik
werk gemachtigd zijn om de eerstelijnscontrole uit te voeren overeenkomstig de officiële aanduiding
daartoe die is ondertekend door de bevoegde nationale autoriteit van de EU-lidstaat op wiens
grondgebied de verantwoordelijke partner is gevestigd.
Plaats,
Datum,
Naam,
Handtekening van de controleur en officiële stempel,
2/4
INTERREG IV A – 2 MERS SEAS ZEEËN
Bijlage 1: Voorbeeld van financieel overzicht van gedeelde kosten

Nummer, afkorting en naam van het project:

Naam van de partner die verantwoordelijk is voor het aanbesteden en betalen van de initiële
volledige kosten:

Rapportageperiode:

Korte omschrijving van de activiteit waarvoor is betaald
Verstrek informatie over het type activiteit dat is uitgevoerd in het kader van de gedeelde kosten

Het bedrag van de gedeelde kosten per budgetlijn en activiteit.
Noteer hier het soort uitgaven en het bedrag dat is betaald door de partner die verantwoordelijk is
voor het aanbesteden en betalen van de initiële volledige kosten.
Soort uitgaven dat is
genoteerd als gedeelde
kosten

Gerelateerde
budgetlijn(en)
Bedrag(en)
Gerelateerde
activiteit(en)
Het deel dat elke partner moet terugbetalen aan de voor de gedeelde kosten
verantwoordelijke partner.
Noteer hier het deel dat elke partner moet terugbetalen aan de partner die verantwoordelijk is voor
het aanbesteden en betalen van de initiële volledige kosten.
Projectpartner
Partner 1
Partner 2
Partner 3
Percentage van het bedrag dat
dient te worden terugbetaald
%
%
%
Bedrag dat moet worden
terugbetaald aan de partner die
verantwoordelijk is voor het
aanbesteden en betalen van de
initiële volledige kosten
€
€
€
3/4
INTERREG IV A – 2 MERS SEAS ZEEËN
Bijlage 2: Voorbeeld van een verzoek tot terugbetaling
<Naam betalende partner>
<Adres betalende partner>
Contact
Adres
Telefoonnummer
E-mail
Onderwerp: Gedeelde kosten binnen het project <Afkorting van het project>
Geachte heer of mevrouw,
Hiermee informeren wij u over uw deel in de kosten die zijn betaald gedurende de rapportageperiode
<startdatum> - <einddatum>.
Zoals overeengekomen in de partnerschapsovereenkomst (of in enige andere overeenkomst, indien
dit het geval is), hebben de gedeelde kosten betrekking op de volgende uitgaven: <Uitgaven als
gedeelde kosten>
Onderstaand treft u onze kostenberekening op basis waarvan uw aandeel gedurende de hoger
vermelde rapportageperiode <xxx> EUR bedraagt.

Initieel volledig bedrag (betaald door de verantwoordelijke partner): EUR xxx

Bedrag dat aan de verantwoordelijke partner moet terugbetaald worden: <Het aandeel van
de partner en het bedrag dat de partner moeten terugbetalen aan de partner
verantwoordelijk voor de gedeelde kosten.
Gelieve op te merken dat alle gedeelde kosten duidelijk moet opgelijst en geïdentificeerd worden in
uw voortgangsrapportage die u naar de hoofdpartner stuurt.
Wij verzoeken u het hoger vermelde bedrag over te maken aan:
Naam van de bank:
Adres van de bank:
Naam van de rekeninghouder:
Bankrekeningnummer:
IBAN-code:
BIC (S.W.I.F.T.-code):
Met vriendelijke groeten,
<Handtekening van de wettelijk vertegenwoordiger van de partner die verantwoordelijk is voor het
betalen van de initiële volledige kosten>
<Naam en titel van de wettelijk vertegenwoordiger van de partner die verantwoordelijk is voor het
betalen van de initiële volledige kosten>
4/4