Professionaliseren projectmatig werken

Professionaliseren projectmatig
werken
Gemeente Wijk bij Duurstede
BPUG Seminar 2010 “Benefit from Best Practices”
www.bpugseminar.nl
1
Professionaliseren kan niet zonder
veranderen
BPUG Seminar 2010 “Benefit from Best Practices”
www.bpugseminar.nl
2
Jan Veenstra
Gemeente Wijk bij Duurstede
Henk Daniel
Promista
3
Inhoud presentatie
• Belang Projectmatig Werken in Wijk bij
Duurstede
• Projectmatig werken binnen de
gemeente
• Aanpak
• Verdere implementatie in de
organisatie
• Conclusies / tips / suggesties
4
Belang projectmatig werken
•
•
•
•
•
Strategie
Aanleiding
Organisatie
Ondersteunende instrumenten
Invulling projectmatig werken
5
Strategie
Een gemeentelijke organisatie die de
Wijkse samenleving meehelpt haar
eigen toekomst zelf vorm te geven
6
Aanleiding
• Scheiden van beleid en uitvoering
• Beheersing belangrijke projecten
=> Organisatie verandering
7
Wie zijn wij
Gemeente Wijk bij Duurstede
8
Ondersteunende instrumenten
•
•
•
•
•
Basis op orde
Digitaal werken
Projectmatig werken
Management development
Procesgericht werken
9
Invulling projectmatig werken
• Organisatie structuur
– Project management bureau
– Project support
• Opdracht professionaliseren van
projectmanagement
–
–
–
–
Methoden
Technieken
Automatisering
Opleiding
10
Inhoud presentatie
Belang Projectmatig Werken in Wijk bij
Duurstede
• Projectmatig werken binnen de
gemeente
• Aanpak
• Verdere implementatie in de
organisatie
• Conclusies / tips / suggesties
11
Projectmatig werken
binnen de gemeente
•Soorten projecten
•Doel projectmatig werken
•Automatisering
•Projectmodel ‘Wijk bij Duurstede’
12
Soorten projecten
• Programma Digitaal Werken
• Woningbouwprojecten
• Nieuwbouw scholen
• Actualisatie bestemmingsplannen
• Allerlei beleidsprojecten
• Kadernota, begroting
Complexe omgeving, veel spelers en
belangen
13
Doelen projectmatig werken
• Betere voorbereiding door vooraf:
-
Doordenken producten, activiteiten, planning, risico’s, maatschappelijke
context
Afstemmen taakverdeling en verwachtingen
Bewuste samenstelling van best haalbare team
(kennis+vaardigheden+type)
• Betere uitvoering door:
-
Hulpmiddelen als formulieren
Bijhouden in Toolbox
Delen van informatie
• Meer zicht op de uitvoering door:
-
Vooraf vastgestelde doelen en resultaten
Bewuste keuze vooraf
Periodieke rapportages over voortgang en afwijkingen
14
Projectmodel
‘Wijk bij Duurstede’ in fasen
•
Ideefase
•
Initiatiefase
•
Definitiefase
•
Ontwikkelingsfase
•
Nazorgfase
Aanmaken project in toolbox middels ‘Inventarisatieformulier projectgegevens’
Ideefase
Initiatiefase
PMB
Definitie
fase
Ontwikkelings
fase
Nazorgfase
- Idee in organisatie - Besluit project oppakken
- Projectplan opstellen(PSU) - Managen producten
- Overdracht
- Ideeformulier
- Projectmodel in toolbox opzetten -Projectplan wordt goed- Managen wijzigingen
- Project evaluatie
- Projectformulier opstellen
gekeurd voor ontwik. fase
- Managen faseovergangen -Afsluiten project
- Werken aan resultaten project
15
Automatisering
• Keuze vanuit wensen van de organisatie
– Laagdrempelig voor diverse gebruikers
– Nederlandstalig
– Koppelbaarheid CORSA, KEY2Fin (uren en
kosten/budget) en Outlook
– Eenmalige en eenduidige opslag
– Flexibel in te richten op basis van Prince2
– Geautomatiseerde rapportage
– Partner!!
• Inschakelen trainer/adviseur
16
Inhoud presentatie
Belang Projectmatig Werken in Wijk bij
Duurstede
Projectmatig werken binnen de
gemeente
• Aanpak
• Verdere implementatie in de
organisatie
• Conclusies / tips / suggesties
17
Aanpak
Portfolio
Projecten
18
Vraag!
• Wanneer start een project
er is dan een BC
er is dan budget
er is dan een opdrachtgever
19
Aanpak
Templates
Tooling
Planning
PBS
Methoden
Technieken
training
processen
rapporten
20
Aandachtgebieden
Manager
Ervaring
Processen
Organisatie
De mens
Het Team
Attitude
21
Inhoud presentatie
Belang Projectmatig Werken in Wijk bij
Duurstede
Projectmatig werken binnen de
gemeente
Aanpak
• Verdere implementatie in de
organisatie
• Conclusies / tips / suggesties
22
En nu?
•
•
•
•
Betrokkenheid van management
Aansluiting financieel systeem
Wensen en eisen aan rapportages
Invulling in organisatie
– Rollen en verantwoordelijkheden
– Vaardigheden
– Proces
23
Ervaringen en suggesties
• Het is óók een flinke organisatieverandering
• Wie of wat maakt dat dit moet (hulpmiddel
of stuurmiddel)
• Ondersteuning Projectbureau
• Wat is de winst voor de medewerker
• Niet te grote stappen willen nemen
• Maak het niet te complex
• Voldoende tijd inruimen voor trekker
24
Oktober 2010 seminar door Promista
Laat uw visite
kaartje achter, u
ontvangt de
uitnodiging
Titel: Reductie van complexiteit in een veranderende omgeving:
de rol van de business architect in projecten.
25