Administratieve Organisatie

Administratieve Organisatie
Algemene richtlijnen
ten aanzien van
bevoegdheden en procedures
voor Stichting RADAR
Waarom een AO?
•
•
•
•
Verschillende locaties
Meer medewerkers – 33 personen
Meer subsidiënten
Meer projecten
Regels om te zorgen dat de locaties binnen
RADAR hetzelfde werken ten aanzien van:
-
KAS
SUBSIDIEAANVRAGEN
URENREGISTRATIE
IN- EN UITGAANDE FACTUREN
PERSONEEL
RAPPORTAGES
KLACHTEN REGISTRATIE
ENZOVOORT
Organisatiestructuur
Rotterdam-Rijnmond
Centraal stafbureau
- Kostenplaatsen
Middenen West- Brabant
-Kostenplaatsen
Zuid-Holland-Zuid
Stichting RADAR
- Projecten
-Kostenplaatsen
- Projecten
-Kostenplaatsen
- Projecten
- Projecten
Personeel
Iedereen die werkzaamheden verricht binnen
de organisatie moet een overeenkomst
hebben
dus ook Vrijwilligers en Stagiaires.
Alleen de algemeen directeur is bevoegd om
zo’n overeenkomst aan te gaan.
Urenregistratie
• Subsidies worden gebaseerd op uren, meer
uren is niet meer subsidie.
• Controle middel gedurende het jaar
• Rapportages naar bestuur en subsidiegevers
• Onderdeel Accountantscontrole
• Bijwerken verlofkaart
Resultaat en doelstellingen per
medewerker
• Vooraf bepalen waaraan gewerkt wordt
• Vooraf bekend welk budget beschikbaar is
• Vooraf bekend welk resultaat verwacht
wordt
• Terugkoppeling tijdens
werkbegeleidingsgesprekken
Subsidieaanvragen en offertes
• Locatiemanager inhoudelijk verantwoordelijk
• Stafbureau ondersteunt voor berekeningen en
tarieven
• Algemeen directeur ondertekent altijd
• Verzending en registratie vanuit het stafbureau
• Agenderen van belangrijke rapportagemomenten
Jaarplan
•
•
•
•
•
Hulpmiddel voor Directie en MT.
Welke kosten hebben we
Welke opbrengsten hebben we
Welke projecten gaan we doen
Hebben we voldoende mensen
Financiële rapportage
• Tussentijds controleren en bijsturen
• Verantwoording naar bestuur
• Tussentijdse rapportage naar subsidiënten
Jaarverslag en Jaarrekening
• Eindverantwoording naar subsidiënten
• Vaststelling van het subsidie
Financiële verplichtingen
• Alleen als je door de locatiemanager bent
gemachtigd
• Alleen voor je eigen budget
• Mondelinge toezeggingen zijn ook bindend
• Boven de € 1.000,- schriftelijk
• Incidenteel, boven de € 2.000,- 2 offertes
• Zo min mogelijk contant maar op rekening
• Controle van de factuur op de locatie
Te factureren bedragen
• Schriftelijk laten bevestigen
• Gegevens doorgeven aan het stafbureau
• Factuur wordt vanuit het stafbureau
verstuurd
Bankrekening op de locatie
• Pinbetalingen en opnames tot € 1.000,• Locatiemanager is verantwoordelijk
• Afschriften en bonnen doorsturen naar FA
Kleine kas op de locatie
•
•
•
•
Dagelijkse contante uitgaven
Kassier is verantwoordelijk
Saldo tot € 250,Uitgaven en voorschotten boven de € 25,locatiemanager vooraf goedkeuren
• kasblad en bonnen doorsturen naar FA
Projecten en projectmatig werken
Projecten zijn tijdelijke,
resultaatgerichte
samenwerkingsverbanden tussen
mensen, waarin gebruik gemaakt
wordt van schaarse middelen.
• Projectmatig: eenmalig een maximale prestatie leveren, historische taken en
bevoegdheden worden tijdelijk vervangen door een andere structuur, de opgave
van de opdrachtgever wordt stapsgewijs vertaald, alle activiteiten worden
verdeeld in fasen.
• Van te voren bepaald, tussentijdse terugkoppeling, controleerbaar en
beheersbaar.
• Routinematig: Langere periode, gelijke prestaties met een constante
eigenschap, historische taken en bevoegdheden, opgave wordt vertaald in
standaardaanpakken, activiteiten worden zoveel mogelijk evenredig gespreid in
de tijd.
• Efficiëntie is eenvoudig na te streven, niet flexibel, geordend.
• Improviserend: zo snel mogelijk aan de slag gaan, bestaande procedures
worden terzijde geschoven al doende bedenkt men nieuwe, vraag van de
gebruiker wordt zo snel mogelijk beantwoord, er ontstaat een wirwar van
activiteiten.
• Erg flexibel, snel resultaat, chaotisch, slecht beheersbaar en controleerbaar.
Improvisatie
- ad hoc
- Procesaanpak
- Onzeker
- vraag
- nieuw
Routine
- Continu
- procedure aanpak
- zeker
- duidelijk
- bekend
Projectmatig
-Voorzien
- planningaanpak
- nogal zeker
- geleidelijk duidelijker
- gewenst
• projectvoorstel
= een idee, bijv. een nieuw product of dienst
voor scholen. Projectvoorstellen kunnen
ook vanuit Subsidiënten komen. Directie
en MT besluiten of RADAR dit doet.
• projectopdracht = iemand opdracht geven een projectvoorstel verder uit te werken waarbij
aangegeven wordt hoeveel uren er
besteed mogen worden, hoeveel budget
er is, gewenste resultaat en einddatum.
• Projectplan
= de uitgewerkte projectopdracht. Hierin
staat hoe de opdracht inhoudelijk wordt
uitgevoerd, een tijdpad, projectteam, uren
per teamlid en een begroting. Start na
goedkeuring van Directie en MT.
Projecten worden gefaseerd.
Faseren
Denken
Doen
Evalueren en Onderhouden
Hoe werkt dit in de praktijk?
• Bedenk 3 situaties waarin de AO een probleem kan
opleveren. Denk aan:hoogte van de bedragen,
locatiemanager is vrij, dit is NU nodig.
• Bedenk een oplossing waardoor deze situaties geen
probleem binnen de AO zijn.
• Welke invloed heeft de AO op de manier van werken zoals
die nu is.
• Welke manier van werken heeft jullie voorkeur en waarom:
projectmatig, routinematig, improviserend.
• Geef aan welke werkzaamheden binnen RADAR
projectmatig, routinematig en improviserend zijn.
• Klopt het werk wat jullie doen met de manier van werken
die je voorkeur heeft.