Managementreglement

Managementreglement
Dit reglement regelt de bevoegdheden van en de betrekkingen tussen leden van het
management.
De algemeen directeur geeft leiding aan stichting RADAR en draagt
eindverantwoordelijkheid voor de totaliteit van de organisatie jegens het bestuur. Zijn
bevoegdheden in relatie tot het bestuur en de totaliteit van de organisatie zijn geregeld in
het door het bestuur vastgestelde directiereglement (zie bijlage A).
In dit aanvullende managementreglement wordt de verdeling van taken en bevoegdheden
tussen algemeen directeur en locatiemanagers op hoofdlijnen geregeld. Een meer
gedetailleerde uitwerking is in bijlage B bij dit reglement opgenomen.
De in de bijlage bij dit managementreglement opgenomen volmacht, zoals vastgesteld dd
26.3.2008 of in de toekomst te wijzigen, vormt een integraal onderdeel van dit reglement.
Dit managementreglement omvat de volgende bepalingen:
1. Algemene bepalingen
1.1 Locatiemanagers vallen geen bevoegdheden toe die zijn uitgesloten als
directiebevoegdheden in het bijgevoegde directiereglement.
1.2 De algemeen directeur is integraal verantwoordelijk voor de beleidsontwikkeling, het
personeelsbeleid, de organisatieopzet, de financiën en beheer van RADAR als totaliteit. Hij
draagt aan de locatiemanagers alle bevoegdheden met betrekking tot beleid, personeel,
organisatie, financiën en beheer ten aanzien van de betreffende locatie over, rekening
houdend met de bepalingen in het directiereglement van RADAR en de hierna in dit
managementreglement aan te geven beperkingen.
1.3 De algemeen directeur ziet in hoofdlijnen toe op de gang van zaken op de locaties en
onthoudt zich van directe bemoeienis met de dagelijkse gang van zaken op de locaties.
1.4 De locatiemanager is integraal verantwoordelijk voor de gang van zaken op zijn of haar
locatie.
1.5 De locatiemanager kan taken, mits niet leidinggevend, overdragen aan andere
functionarissen die werkzaam zijn op de betreffende locatie. Deze mandatering laat de
verantwoordelijkheid van de locatiemanager jegens de algemeen directeur onverlet.
2. Verdeling leidinggevende taken binnen het MT
2.1 Het MT bestaat uit de algemeen directeur en de locatiemanagers.
2.2 De algemeen directeur zit het MT voor, stelt de agenda op en draagt zorg voor de
verslaglegging.
2.3 In het MT wordt gestreefd naar besluitvorming op basis van consensus. De algemeen
directeur is in alle gevallen verantwoordelijk voor een besluit.
2.4 De algemeen directeur geeft direct leiding aan de locatiemanagers, aan het MT en de
medewerkers van het centrale stafbureau en onderhoudt de contacten met het bestuur.
2.5 Locatiemanagers geven direct leiding aan de medewerkers van de betreffende locatie.
2.6 Communicatie over besluitvorming in het MT is voorbehouden aan de algemeen
directeur.
2.7 Locatiemanagers dragen zorg voor de implementatie en handhaving van in het MT
genomen besluiten op de eigen locatie.
2.8 Locatiemanagers zijn desgewenst beschikbaar voor deelname aan
bestuursvergaderingen.
3. Personeel en organisatie
3.1 De urenbesteding van personeel wordt jaarlijks in overleg tussen algemeen directeur
en locatiemanagers vastgesteld in formatie- of urenwerkplannen per locatie en voor het
centraal stafbureau.
3.2 Locatiemanagers houden aan de hand van de urenregistratie en de informatie uit de
werkbegeleidingsgesprekken toezicht op de besteding van de uren conform het werkplan
1
en rapporteren periodiek aan de algemeen directeur over de voortgang van de
werkzaamheden.
3.3 Locatiemanagers rapporteren tijdig aan de algemeen directeur over noemenswaardige
afwijkingen van de overeengekomen ureninzet. Tijdig betekent in dit verband, op een
zodanig moment dat nog bij valt te sturen.
3.4 Locatiemanagers zijn niet bevoegd formatie in te zetten in afwijking van dit
formatiewerkplan, tenzij zulks gebeurt in overleg met en na goedkeuring van de algemeen
directeur.
3.5 De locatiemanager is niet bevoegd taken vanuit de locatie over te dragen aan
medewerkers die deel uitmaken van de formatie van andere locaties of van het centrale
stafbureau zonder voorafgaand overleg in het MT en toestemming van de algemeen
directeur.
3.6 De locatiemanager voert de afspraken uit over begeleiding van medewerkers conform
een separaat vastgesteld reglement van personeelsbegeleiding.
4. Financiën en beheer
4.1 De locatiemanager is verantwoordelijk voor de aanvraag, besteding en het toezicht op
al het budget dat zijn of haar locatie betreft, behalve de zaken die conform de begroting
door het centraal bureau worden aangevraagd, beheerd en/of betaald.
4.2 De locatiemanager is verantwoordelijk voor de handhaving van de administratieve
organisatie conform de afspraken daaromtrent op instellingsniveau.
4.3 De locatiemanager bevordert en controleert dat het financieel verkeer zoveel als
mogelijk giraal door de boekhouding van het centraal stafbureau wordt afgedaan en dat
het aantal kastransacties op de eigen locatie tot het absolute minimum wordt beperkt.
4.4 De locatiemanager draagt zorg voor en ziet toe op codering en fiattering conform het
reglement financieel beheer opdat betalingen en ontvangsten eenduidig aan de
betreffende kostenplaats kunnen worden toegerekend.
4.5 De locatiemanager is direct verantwoordelijk voor alle transacties via de kleine kas,
houdt daar toezicht op en laat daarvan een administratie bijhouden. Dit betreft zowel de
transacties via de fysieke kas als de speciaal voor de locatie geopende bankrekening.
4.6 De locatiemanager houdt er toezicht op dat uitgaven niet in strijd zijn met de voor de
locatie vastgestelde begroting. Niet in de begroting opgenomen uitgaven die de bij dit
reglement als bijlage opgenomen volmacht te boven gaan, vergen voorafgaande
toestemming van de algemeen directeur.
4.7 De locatiemanager is niet bevoegd tot het doen van investeringen van welke aard dan
ook.
4.8 De locatiemanager is niet bevoegd tot het uitbrengen van nieuwe offertes aan derden
zonder voorafgaande instemming van de algemeen directeur, onverlet de bepaling in de
bijgevoegde volmacht.
4.9 De locatiemanager is niet bevoegd tot de aanschaf van nieuwe systemen (o.a.
automatisering) die vestigingoverstijgend of voor de totaliteit van de organisatie worden
gebruikt.
4.10 De locatiemanager stelt in overleg met de algemeen directeur een P&C cyclus voor
zijn of haar locatie vast en ziet toe op de handhaving van de cyclus.
4.11 De locatiemanager is niet bevoegd de P&C cyclus zelfstandig aan te passen zonder dat
daarover overleg is gevoerd met de algemeen directeur.
5. Huisvesting
5.1 De locatiemanager heeft geen bevoegdheid wat betreft het in (onder)huur of
anderszins verwerven of verbouwen van kantoorruimte.
2
6. Representatie
6.1 De locatiemanager vertegenwoordigt de locatie naar buiten, behoudens de gevallen
waarin representatie de totaliteit van de organisatie of de handelwijze van het bestuur
betreft.
7. Overige bepalingen
7.1 In alle gevallen van twijfel over bevoegdheden consulteert de locatiemanager de
algemeen directeur.
7.2 Wijzigingen in dit reglement kunnen alleen worden aangebracht na goedkeuring door
algemeen directeur en na vaststelling door het bestuur.
7.3 Dit managementreglement vormt onderdeel van het personeelsreglement van RADAR
en vormt als zodanig onderdeel van de arbeidsovereenkomst van de locatiemanager.
Aldus vastgesteld, Rotterdam, dd 26.3.2008
C.E.T. Triesscheijn,
Algemeen directeur RADAR
3
Bijlage bij managementreglement, volmacht locatiemanager
De algemeen directeur van RADAR verleent hierbij aan:
…………………………………………… , locatiemanager van RADAR ………………………………….,
volmacht voor de volgende handelingen:
1. Het (doen) aangaan van financiële verplichtingen en het (doen) verrichten van
betalingen met betrekking tot de eigen locatie, dan wel het als locatiemanager
fiatteren van dergelijke betalingen, binnen de door het bestuur vastgestelde
jaarbegroting en voor zover niet voorbehouden aan de algemeen directeur;
2. Het zelfstandig verrichten van betalingen in het kader van het ‘kasverkeer’ via de
bankrekening van de locatie of de kleine kas, binnen het kader van het voor dat
doel overeengekomen en daarvoor bestemde jaarbudget en met een maximum van
€1.000,-- per transactie.
3. Het uitbrengen van offertes aan derden voor te verrichten werkzaamheden die het
bedrag van € 10.000 niet te boven gaan.
Rotterdam, ….-….-200….
C.E.T. Triesscheijn,
Algemeen directeur RADAR
4