Gemeente Haarlemmermeer

OVERHEID EN ICT
zoveel
mogelijk
gestandaardiseerd.
Documenten die niet in digitale vorm
worden aangeleverd, zoals poststukken,
zullen zoveel mogelijk worden gescand.
De doelstelling is dat gegevens over
klanten die verspreid staan opgeslagen
in meerdere dossiers, goed en snel terug
te vinden zijn. Daarnaast moet dit een
efficiencywinst opleveren: het kost minder tijd om een digitaal archief te doorzoeken door een zoekterm in te voeren,
dan om fysiek een papieren archief in te
duiken.”
In haar streven om dé serviceorganisatie van Nederland te worden is
de gemeente Haarlemmermeer onlangs een project gestart om een
gemeentelijke basisapplicatie te realiseren. Doel is verbetering van de
klant- en servicegerichtheid van de organisatie. Het omvangrijke, meerjarige
programma is opgedeeld in verschillende deelprojecten en gebaseerd op
een Services-Oriented Architecture. Manager Competence Center Rik Verheul
vertelt over de stand van zaken.
Ambitieus Haarlemmermeer
bouwt aan
nieuwe basisapplicatie
Aanleiding voor de ontwikkeling van de
nieuwe basisapplicatie was het traject
‘Focus klant!’, opgestart ter verbetering
van de dienstverlening aan klanten – burgers, bedrijven, verenigingen en maatschappelijke organisaties, et cetera. Om
dit traject technisch mogelijk te maken
moest een basisapplicatie worden ingericht. Dit deelproject kreeg de naam
‘MeerDigi’ mee. Met MeerDigi zou de
gemeente tevens kunnen voldoen aan de
doelstelling van de overheid om een groter deel van de dienstverlening te digitaliseren. Haarlemmermeer streeft ernaar om
niet alleen aan de norm te voldoen, maar
deze zelfs te overstijgen.
Flexibiliteit dankzij SOA
De gemeente koos heel bewust voor een
Services-Oriented Architecture (SOA) als
basis voor de nieuwe applicatie. “Daarmee
kunnen eenvoudig verschillende informatie- en gegevensbronnen aan elkaar
worden gekoppeld. Binnen de gemeentelijke organisatie draaien een aantal applicaties die niet eenvoudig te vervangen
zijn. Dankzij de SOA-opzet kunnen deze
gewoon blijven draaien en worden gekoppeld aan andere systemen. Daarnaast zijn
20
N U M M E R 5 , 20 07
we dankzij de architectuur in staat om
volgens een standaardformaat met de buitenwereld te communiceren. Ook biedt de
architectuur de mogelijkheid om processen op onze eigen manier in te richten.
Dit in tegenstelling tot bijvoorbeeld ERPsystemen, die je vaak een bepaalde manier
van werken opdringen”, aldus Rik Verheul,
Manager Competence Center bij de
gemeente Haarlemmermeer.
De WEB+-applicatie van Inter Access en
de softwaresuite van COSA voor business
process management en document
management vormen het fundament van
de basisapplicatie. Daarnaast is er een rol
weggelegd voor de SOA Suite van Oracle.
De overeenkomst met deze leveranciers
volgde op een Europese aanbesteding van
de gemeente Haarlemmermeer. De te
ontwikkelen basisapplicatie voorziet in
procesbesturing, portals, frontoffice,
document management, archief en een
Enterprise Service Bus en is gebaseerd op
componenten die al bij diverse andere
gemeenten in gebruik zijn. Verheul: “Een
van de belangrijkste redenen om voor
deze leveranciers te kiezen is, met een
technische term, de integraliteit die zij
boden. Ze lieten zien dat gegevens die in
bijvoorbeeld COSA worden ingevoerd via
de SOA ook daadwerkelijk terugkomen in
bijvoorbeeld een webformulier. Daarnaast
bleek duidelijk dat de leveranciers de
gemeentemarkt goed kennen en wisten
waar zij over praatten.”
Input eindgebruikers
“Het meerjarige programma bestaat in
totaal uit veertig projecten en is onderverdeeld in verschillende stappen. De voorbereidingsfase en de technische installatie
zijn afgerond en momenteel zijn we bezig
met het bouwen van workflows voor de
eerste vier projecten. Het gaat om de projecten Digitale InformatieVoorziening
(DIV), ondersteuning Bezwaar & Beroep,
besluitvormende processen en digitalisering van de productcatalogus. “Bij het bouwen van de workflows is de input
van de eindgebruikers erg belangrijk”,
aldus Verheul. “Samen met hen wordt eerst
geïnventariseerd hoe het proces nu verloopt en welke verbeterpunten er zijn.”
Wanneer het gaat om document management zijn er twee ambities, zo vertelt
Verheul: “Zoveel mogelijk digitaal en
Alle gegevens paraat
Het contract met de leveranciers heeft
weliswaar een looptijd van acht jaar, maar
Verheul geeft aan dat het programma eerder zal zijn afgerond. Burgers zullen al
snel de voordelen ondervinden. “Behalve
dat een steeds groter aantal diensten via
internet beschikbaar zal zijn, zal de burger merken dat hij een bekende klant is bij
zijn gemeente. De medewerker aan de
telefoon of balie heeft al zijn gegevens,
zoals in het verleden verleende vergunningen, paraat op zijn beeldscherm. De
klant profiteert dus zowel van een persoonlijke benadering als van een betere
dienstverlening.”
Beheer en onderhoud
De komende tijd gaat Haarlemmermeer
zich focussen op de afronding van de
lopende projecten en het opstarten van
nieuwe. Daarnaast is er veel aandacht
voor het beheer. “We richten ons heel
bewust niet alleen op een snelle oplevering, maar kijken zorgvuldig naar beheer
en onderhoud. Bij een SOA is alles aan
elkaar gekoppeld en daardoor altijd
beschikbaar, maar dat betekent wel dat
versiebeheer en onderhoudswerkzaamheden anders uitgevoerd moeten worden.
Voorheen kon het mailsysteem bijvoorbeeld prima op zaterdagavond uit de lucht
gehaald worden voor onderhoud. Nu is
dat systeem echter gekoppeld aan internet. De mogelijkheid om via internet een
mail te sturen moet beschikbaar blijven,
ook op zaterdagavond. Hetzelfde gaat op
voor databases. Wanneer je die tijdelijk
stilzet zullen er vaak meerdere processen,
direct of zijdelings, beïnvloed worden.”
management’ naar ‘workflow based access
management’. Je krijgt niet langer rechten
toegewezen op basis van je rol, maar op
basis van jouw plek in het totaalproces en
het feit dat de stap vóór jou is afgerond.
Degene die de vervolgstap na jou moet
verrichten kan dat vervolgens pas doen op
het moment dat jij jouw taak hebt volbracht”, licht Verheul toe.
Vertrouwen
Over de vraag of Haarlemmermeer met dit
project toonaangevend is in gemeenteland
kan Verheul geen eenduidig antwoord
geven. “Met deze technische oplossing
lopen we zeker voorop. Techniek maakt
echter maar voor 20 procent uit of een project slaagt of niet, de andere 80 procent
wordt bepaald door de menselijke factor.
We doen daarom hard ons best om burgers
en medewerkers zoveel mogelijk te betrekken bij het programma. Ik denk dat we
daar heel goed in slagen en heb dan ook
alle vertrouwen in de goede afloop.” ❚
Een ander aandachtspunt is de informatiebeveiliging – zorgen dat de juiste persoon op het juiste moment toegang heeft
tot de juiste informatie. “Daar zien we een
verschuiving van ‘role based access
V I P VA K B L A D VO O R D O C U M E N T M A N AG EM E N T
21