Reglement van inwendige orde voor de vereniging zonder

Reglement van inwendige orde voor de vereniging zonder
winstoogmerk Patrimonium KSA Bacwalde
INLEIDING
Dit reglement wordt opgemaakt met de bedoeling de rechten en plichten te bepalen tussen:
1. KSA Sint-Bavo Boechout, afdeling van KSJ-VKSJ-KSA-nationaal., te weten de KSAjeugdwerking in Boechout;
2. Bacwalde Studentenclub, (feitelijke vereniging), een adolescentenwerking voor oud-en
hoogstudenten.
Doel van het HHR is het mogelijk maken van en het samenleven van beide verenigingen
binnen de vzw PKB.
Het samenleven dient gezien te worden als het samenwerken aan de realisering van de
doelstellingen van beide verenigingen. Dit reglement heeft als bedoeling flexibele, maar
duidelijke richtlijnen te bieden in de verhouding en samenwerking tussen de verenigingen.
De jeugdwerking van KSA betreft het samenbrengen van kinderen tussen 6 en 16 jaar en deze
werking zal voornamelijk plaatsvinden op zaterdagnamiddag.
De adolescentenwerking van Bacwalde Studentenclub betreft een studentenwerking die
voornamelijk plaatsvindt op woensdag-, vrijdag-, zaterdag en zondagavond.
De beide werkingen dienen evenwel niet exclusief en uitsluitend op de genoemde dagen
plaats te vinden. In onderling overleg of ingevolge bestaande gebruiken kunnen deze
werkingsdagen voor wijziging vatbaar zijn, met respect voor de respectievelijke werkingen.
Dit reglement geldt als aanvulling op de statuten en de reglementen van de verenigingen, en
blijven voor onbepaalde duur geldig zolang ze niet door de raad van bestuur worden
gewijzigd; bij onenigheid tussen de verenigingen zal de derde bestuurder als moderator tussen
de verenigingen optreden.
REGLEMENT
1
PATRIMONIUM
1.1
De vzw is op basis van haar statuten verantwoordelijk voor het beheer van haar
patrimonium. Beide leden kunnen doorlopend gebruik maken over dit patrimonium.
De relatie tussen de vzw en de twee verenigingen kan beschouwd worden als de
verhouding tussen een verhuurder en huurder. De verenigingen zullen het
patrimonium gebruiken als een goede huisvader.
1.2
In beginsel staat de vzw in voor de volgende taken van beheer (niet-limitatief):
 Verbouwingen
 Grote herstellingen
Pagina 1 van 5


Grote onderhoudswerken
Noodzakelijke herstellingen te wijten aan:
o Normale slijtage
o Overmacht
o Administratieve voorschriften
2
INVESTERINGEN, HERSTELLINGEN EN
ONDERHOUDSWERKEN
2.1
Indicatieve verdeling van uitgaven
Volgende niet-limitatieve lijst kan als oriëntatie dienen bij het bepalen of een aankoop,
huur, herstelling of onderhoudswerk moet worden georganiseerd vanuit de vzw of
vanuit de verenigingen:
2.2
Herstellingen
en
onderhoud:







VZW
Muren, dak, ramen, dakgoten
Vloeren
Verwarmingsinstallatie
Sanitair
Septische put en riolering
Elektriciteitsvoorzieningen
Alarm en bijhorende telefonie
Aankoop
huur:


Afvalcontainer
Kuismateriaal
en



Verenigingen
Audiomateriaal
Meubilair
Klein materiaal





Vuilzakken
Brandverzekering
Audiomateriaal
Meubilair
Klein materiaal
Investeringen en planning grote herstellings-en onderhoudswerken
In de maand november van elk jaar stellen de verenigingen een investeringsplan voor het
volgende jaar op. Hierbij wordt een onderscheid gemaakt tussen de investeringen die de
vereniging uit eigen middelen wenst te financieren en deze die ter financiering aan de vzw
worden voorgelegd.
De raad van bestuur bespreekt de verschillende investeringsplannen, formuleert haar
opmerkingen en verleent al dan niet haar goedkeuring aan de verschillende projecten.
2.3
Dringende herstellingen
De Raad van Bestuur duidt één technische verantwoordelijke aan voor de uitvoering van
dringende herstellingen.
Pagina 2 van 5
Wanneer zich een dringende herstelling opdringt, probeert de technisch verantwoordelijke in
eerste instantie het probleem zelf op te lossen. Indien de tussenkomst van een leverancier
en/of gespecialiseerde firma vereist is, treedt de technisch verantwoordelijke op als
tussenpersoon.
Voor dringende herstellingen, die normaliter georganiseerd worden vanuit de vzw, bezorgt de
technisch verantwoordelijke de coördinaten van de vzw aan de leverancier en/of
gespecialiseerde firma zodat de vzw voor de financiële afhandeling kan zorgen. Voor
herstellingen die - naar waarschijnlijkheid - een bedrag van 500 euro kunnen overstijgen dient
de voorzitter – of bij zijn of haar afwezigheid de penningmeester - van de vzw op de hoogte te
worden gebracht. In overleg nemen de voorzitter of de penningmeester en de technisch
verantwoordelijke een beslissing zodat de dringende herstelling snel kan worden opgelost.
3
FINANCIERING
3.1
Uiterlijk op 31 januari wordt er door de raad van bestuur een budget, in
overeenstemming met de statuten, opgesteld voor het lopend kalenderjaar.
3.2
Beide verenigingen dragen bij tot de gemeenschappelijke werkingskosten op korte
termijn (verwarming, elektriciteit, water, telefoon, alarm, afvalbeheer, belastingen,
e.d.), rekening houdend met de volgende verdeelsleutel:
Bacwalde Studentenclub:
2/3
KSA Sint-Bavo Boechout:
1/3
3.3
De kosten op middellange en lange termijn (investeringen, grote herstellingen en groot
onderhoud) worden overeenkomstig artikel 2.1 gefinancierd door de opbrengst van de
organisatie van activiteiten door de vzw en/of door de verenigingen.
3.4
Voor het einde van elk kwartaal betalen de verenigingen op verzoek van de raad van
bestuur een provisie die gebaseerd is op het budget aan de vzw als tussenkomst in de
gemeenschappelijke werkingskosten. Op de jaarvergadering maakt de vzw een
eindafrekening op die de verenigingen binnen de maand vereffenen of terugbetaald
krijgen.
4
COMMUNICATIE
4.1
De vzw en de verenigingen voeren een open communicatiebeleid.
4.2
Voor de communicatie kan de vzw gebruik maken van alle communicatiemiddelen
waarover de leden beschikken.
4.3
Op vraag van de verenigingen zal de raad van bestuur haar beleid verantwoorden.
5
ACTIVITEITEN VZW
Pagina 3 van 5
5.1
In de schoot van de vzw kunnen activiteiten worden georganiseerd. Zulke activiteiten
dienen getoetst te worden aan de volgende voorwaarden:
 De activiteiten mogen niet strijdig zijn met de werking van de verenigingen;
 Beide verenigingen moeten akkoord gaan met de organisatie van deze activiteiten;
 De organisatie van deze activiteiten moet belangrijk zijn én voor de vzw én voor
de verenigingen. Dit belang kan blijken uit de omvang van de activiteit, het te
bereiken resultaat of het te bereiken publiek.
5.2
Voor de organisatie van de activiteiten duiden de raad van bestuur van de vzw in
samenspraak met de preses van Bacwalde Studentenclub en de bondsleider van KSA
een coördinator aan. Deze coördinator moet lid zijn bij minstens één van de
verenigingen; hij moet bovendien reeds bewezen hebben over ervaring te beschikken
in de organisatie van activiteiten op het niveau van de verenigingen.
5.3
De coördinator stelt in eerste instantie een timing en een budget voor de activiteit op
en legt deze voor aan de raad van bestuur ter goedkeuring.
5.4
Na goedkeuring door de raad van bestuur draagt de coördinator de operationele
verantwoordelijkheid van de activiteit. Voor de concrete organisatie van de activiteit
doet de coördinator beroep op leden van Bacwalde Studentenclub en KSA Sint-Bavo
Boechout. De opdracht van de coördinator omvat onder andere de volgende
verantwoordelijkheden:
 De timing voor de organisatie van de activiteit in samenspraak met de preses en de
bondsleider.
 Het uitvoeren van het budget
 Geregeld verslag uitbrengen aan de raad van bestuur en aan de verenigingen;
 Geen initiatieven nemen die de goede werking van de verenigingen in gevaar
kunnen brengen;
 De raad van bestuur tijdig inlichten over mogelijke obstakels in de organisatie;
 Goedkeuring van alle bestelbonnen en/of contracten in zoverre deze het budget
niet op een substantiële wijze overschrijden;
 Ervoor zorgen dat de activiteit wordt georganiseerd in overeenstemming met de
toepasselijke wetten en voorschriften;
 Ervoor zorgen dat de medewerkers en de deelnemers van de activiteiten op de
gebruikelijke wijze zijn verzekerd;
 De organisatie van de activiteit evalueren;
 De resultaten en de evaluatie – zowel op organisatorisch, inhoudelijk als op
financieel vlak– toelichten aan de raad van bestuur.
6
ALTERNERING FUNCTIES RAAD VAN BESTUUR
Conform de bepalingen van artikel 6 van de statuten kunnen de verenigingen de functies van
voorzitter en secretaris en de functies van ondervoorzitter en penningmeester alternerend
toewijzen.
7
SAMENWERKING TUSSEN DE VERENIGINGEN
Pagina 4 van 5
7.1
Het gebruik en het onderhoud van de gemeenschappelijke ruimten worden in
onderling overleg door beide verenigingen geregeld. Indien de samenwerking m.b.t. de
gemeenschappelijke ruimten tot geschillen tussen de verenigingen leidt, beslist de raad
van bestuur .
7.2
Beide verenigingen waken er zorgvuldig over dat tijdens periodes waarin er niet op
regelmatige tijdstippen activiteiten worden georganiseerd, er een voldoende en
haalbaar werkschema wordt opgesteld met tot doel de gemeenschappelijke ruimten te
onderhouden.
7.3
Elke vereniging kan de ruimte van de andere vereniging kosteloos gebruiken. Hierbij
wordt minstens rekening gehouden met de volgende regeling:
 De vereniging die gebruik wil maken van de ruimte van het andere vereniging
vraagt uiterlijk 6 weken voor de beoogde activiteit de toelating hiervoor, met een
motivering van het tijdstip, de duur en de aard van de activiteit en de eventuele
extra benodigdheden,
 De vereniging die de ruimte laat gebruiken geeft binnen de 2 weken haar toelating
of afkeuring. Eventueel kan zij eveneens een contactpersoon aanduiden om de
afspraken m.b.t. de activiteit te bevorderen.
 De gebruikmakende vereniging levert een maximale inspanning om de gebruikte
ruimten na de activiteit tijdig in de oorspronkelijke staat te brengen. In
voorkomend geval kan hierbij beroep worden gedaan op bestaande – mondelinge
of schriftelijke – richtlijnen met betrekking tot de ter beschikking staande
infrastructuur.
 Indien de activiteit kosten met zich meebrengt zal de gebruikmakende vereniging
het andere lid hiervoor vergoeden volgens een vooraf overeengekomen methode.
Aldus goedgekeurd door de raad van bestuur en de verenigingen te Boechout op __/__/____.
Pagina 5 van 5