Einddocument ROVK SSL + CEC de Binding DEF.

Einddocument
project Raamovereenkomst Stichting Sportservicepunt Langedijk en
projecten Cultureel Educatief Centrum de Binding.
Inhoudsopgave
1. Initiatieffase
2. Definitiefase
3. Ontwerpfase
4. Voorbereidingsfase
5. Realisatiefase
6. Nazorgfase
7. Evaluatie
8. Bijlagen
Einddocument
project Raamovereenkomst Stichting Sportservicepunt Langedijk en
projecten Cultureel Educatief Centrum de Binding.
1.
Initiatieffase
Ter voorbereiding van een nieuwe af te sluiten meerjaren overeenkomst met de Stichting
Sportservicepunt Langedijk (SSL) en de bestuurlijke wens van het college om de SSL
een uitbreiding van taken te geven onder andere als beheerder van het Cultureel
Educatief Centrum de Binding (CEC) is op 30 juni 2009 besloten de interne stuurgroep
CEC de Binding en de projectgroepen vastgoed beheer en programmering in te stellen.
Naast de noodzaak om tot een nieuwe meerjarenovereenkomst met SSL te komen was er
ook de wens van het college om de exploitatie van CEC De binding inzichtelijker te
maken en een aantal projecten rond beheer en exploitatie van het centrum af te ronden.
2.
Definitiefase
Door ondertekening van de intentieverklaring op 27 augustus 2009 tussen gemeente
Langedijk en Stichting Sportservicepunt Langedijk werd politiek bevestigd dat de
gemeente en SSL de huidige taken van SSL ook in de toekomst door SSL wilde laten uit
voeren en dat gezocht zou worden naar uitbreiding van die taken. In eerste instantie gaat
het daarbij om nieuwe taken binnen de verdere ontwikkeling van CEC De Binding. Deze
intentieverklaring is voorbereid door de projectgroepen beheer en programmering, als
onderdeel van de interne stuurgroep de Binding.
De projectengroepen zijn ingesteld conform het besluit van b&w van 30 juni 2009.
In stuurgroep de Binding van 28 augustus is besloten om verder te gaan met een
gezamenlijke projectgroep raamovereenkomst SSL en de daaruit voortvloeiende
werkzaamheden in een projectopdracht te beschrijven. De projectgroepen beheer en
programmering werden daarmee opgeheven.
Doel Projectopdracht raamovereenkomst SSL
De opdracht wordt uitgevoerd door onderstaand projectteam en heeft de opdracht om de
afspraken, zoals verwoord in de intentieverklaring, met daaraan verbonden de opzet
raamovereenkomst SSL en visie gemeente over de Binding, vóór 15 december 2009 tot
het beoogde resultaat te brengen. Dit betreft een definitieve raamovereenkomst met
Stichting Sportservicepunt Langedijk betreffende;
−
−
−
Sportstimulering.
Beheer en exploitatie binnensportaccommodaties.
Beheer en exploitatie de Binding.
Het projectteam bestaat uit de volgende leden;
−
−
−
−
Jacob Jan Kalverboer (afd. manager Openbare Werken)
Marina Poel (beleidsadviseur Sport)
Jaap Vijn (beleidsadviseur Juridische Zaken)
Eric van Tatenhove (projectleider, beleidsadviseur W elzijn)
Op uitnodiging worden de volgende drie leden toegevoegd;
−
−
−
Teun van Etten (directeur SSL) of Jörn Job Klaver (beleidsadviseur Sport)
Jan Pool (externe beleidsadviseur W elzijn)
Frank Ooijevaar (beleidsadviseur Financiën)
Einddocument
project Raamovereenkomst Stichting Sportservicepunt Langedijk en
projecten Cultureel Educatief Centrum de Binding.
3.
Ontwerpfase
Tijdens de stuur- en projectgroepbijeenkomsten bleek al gauw dat de projectopdracht in
twee deelopdrachten moest worden opgesplitst, te weten:
a)
b)
Raamovereenkomst (ROVK) SSL
Exploitatie en ontwikkeling CEC de Binding (waaronder het functioneel beheer)
De eerste reden: zoals gezegd de oude overeenkomst diende vervangen te worden (deze
verliep eind 2008, is verlengd tot eind 2009), daarnaast werd tevens gewerkt aan een
uitbreiding van taken. Dit betrof niet alleen het functioneel beheer maar ook de projecten
inhoudelijk samenwerking en de exploitatie van de theaterzaal in het CEC.
Voor SSL geeft een meerjaren overeenkomst zekerheid in de bedrijfsvoering over
meerdere jaren. Voor de gemeente dient de meerjaren overeenkomst te passen in het
nieuw ingezette subsidiebeleid.
Er was in dit kader de behoefte om de oude ‘instandhouding bijdrage’ (zoals deze in de
oude overeenkomst word genoemd) te ontvlechten. Het bedrag was voor zowel beheer
als voor sportstimuleringsactiviteiten zonder dat duidelijk onderscheiden kon worden
waar welke gelden aan besteed werden. Daarmee was onduidelijk waardoor de tekorten
waarmee SSL een aantal jaren heeft gekampt werden veroorzaakt.
Door de beheerkosten en de subsidie voor sportstimuleringsactiviteiten strikt te scheiden
wordt inzichtelijk wat de kosten zijn voor zowel het beheer en sport, bijkomend effect is
financiële transparantie van de kostenplaatsen in de gemeentelijke begroting.
De tweede reden: de exploitatie van het CEC was bij oplevering van het gebouw op basis
van kengetallen ingeschat en in de gemeentelijke begroting verwerkt. Anderhalf jaar na
de ingebruikname gaf nader onderzoek aan dat deze opzet een incorrecte weergave van
de werkelijke kosten was. Hierdoor kon er bijvoorbeeld geen juiste huurprijs berekend
worden. Er waren daarom nog steeds geen huur of gebruiksovereenkomsten afgesloten.
Ook de gemeentelijke begrotingposten waren niet correct begroot. Complicerende factor
hierin was dat de Belastingdienst nog steeds geen besluit genomen had over een
eventuele teruggaaf van een deel van de betaalde BTW over de stichtingskosten.
Een derde aanleiding was dat tekorten in de exploitatie geboekt werden op
begrotingsposten voor gebouwen beheer. Hiermee werd voor de raad niet of slechts ten
dele zichtbaar wat overschrijdingen in de begroting veroorzaakt en hoe dit te
voorkomen/veranderen is. CEC De Binding is een culturele en educatieve voorziening die
gerealiseerd is vanuit de wens om een goede infrastructuur op dit gebied te bereiken in
de gemeente. De kosten die dit veroorzaakt kwamen te liggen bij de afdeling Openbare
Werken door tekorten in haar begrotingsposten in plaats van tekorten bij Welzijn en
Cultuur a.g.v. van hoger huisvestingskosten en dito subsidieaanvragen van de
bibliotheek, COOL, Atelier 6. en Hakkepuf. Hetzelfde geldt voor onderwijs, hogere
huisvestingskosten van de CSG Jan Arentsz leidde niet tot hogere doorbelasting op de
middelen uit de voorziening Onderwijshuisvesting.
De derde reden: kwam voort uit de wens van het college en de raad om het gebruik van
CEC De Binding te stimuleren. In de eerste plaats door de onderlinge samenwerking te
stimuleren. In de tweede plaats door intensivering van het gebruik van de theaterzaal. In
de derde plaats het functionele beheer dat tijdelijk door het team gebouwenbeheer werd
waargenomen, bij een externe partij te plaatsen. De Binding moest gaan swingen.
Einddocument
project Raamovereenkomst Stichting Sportservicepunt Langedijk en
projecten Cultureel Educatief Centrum de Binding.
Dit alles maakte het noodzakelijk om deze twee opdrachten te onderscheiden:
a. Vernieuwing van de raamovereenkomst en bijbehorende subsidieverlening
aan SSL.
b. Vernieuwing van de exploitatie en het gebruik van CEC De Binding op
grond van cijfers en ervaringen uit de eerste anderhalf jaar (financieel en
inhoudelijk)
4.
Voorbereidingsfase
a.
Voor de totstandkoming van de ROVK is veelvuldig interne afstemming geweest
tussen de afdelingen;
Beleid & Projecten (projectleiding & subsidie);
Financiën (financieel advies);
Bestuur- en Management Ondersteuning (juridisch advies);
en Openbare Werken (beheer advies).
−
−
−
−
b.
−
Voor wat betreft de exploitatie CEC de Binding moest op basis van de juiste
kengetallen een opzet gemaakt worden, daarbij zijn de volgende afdeling
geconsulteerd:
Beleid & Projecten (projectleider dhr. J. Weel);
Financiën (financieel advies en team belastingen, crediteuren & debiteuren);
Bestuur- en Management Ondersteuning (juridisch advies en
team salarisadministratie);
en Openbare Werken (beheer advies).
5.
Realisatiefase
−
−
−
a. De nieuwe raamovereenkomst werd gestoeld op de nieuwe subsidiesystematiek. Dit
betekent dat er voor SSL een aantal kerntaken onderscheiden wordt, die apart worden
gesubsidieerd. Deze kerntaken zijn:
1. Beheer van gemeentelijke binnensportaccommodaties en zwembad Duikerdel
2. Exploitatie van zwembad De Bever
3. Uitvoering van gemeentelijk beleid t.a.v. sportstimulering en
combinatiefunctionarissen
4. Beheer van CEC De Binding
5. Exploitatie van de theaterzaal CEC De Binding
6. Stimulering van de samenwerking in CEC De Binding.
Over deze kerntaken is overeengekomen dat SSL ze de komende jaren zal uitvoeren.
Daarbij hebben de taken in CEC De Binding vooralsnog een projectmatig karakter omdat
ze nieuw zijn.
In het begin werd voor een opzet van de raamovereenkomst gekozen, conform de
Algemene Subsidieverordening, dat er voor elke deeltaak een uitvoeringsovereenkomst
opgesteld zou worden. Dit privaatrechtelijke rechtsdocument ter uitvoering van een
publiekrechtelijk besluit, zou onderdeel gaan uitmaken van de meerjaren
raamovereenkomst. Op verzoek van SSL is deze systematiek losgelaten. Er is nu een
meerjaren raamovereenkomst en de daadwerkelijke financiering van de taken geschiedt
door jaarlijkse subsidieaanvragen en subsidietoekenningen, waarbij als onderdeel van de
subsidiebeschikking een prestatiebijlage, welke jaarlijks wordt verantwoord. Een
uitvoeringsovereenkomst gekoppeld aan een besluit geeft echter wel meer
rechtsbescherming, nu is dat alleen het bestuursrecht en geen privaatrecht.
Einddocument
project Raamovereenkomst Stichting Sportservicepunt Langedijk en
projecten Cultureel Educatief Centrum de Binding.
Bij de uitvoering van de raamovereenkomst voor 2010, in de vorm van een zestal
subsidiebeschikkingen, bleek dat de begrote middelen voor de kerntaken beheer (1) en
sportstimulering (3) onjuist waren geraamd. Bij de kadernota is voorgesteld dit te
corrigeren. Dit is inmiddels met de vaststelling van de Kadernota 2010-2014 geregeld.
Voor zwembad De Bever bleek dat in de kostenraming van SSL onvoldoende is geraamd
en gereserveerd voor groot en meerjarig onderhoud. Besluitvorming over eventuele
financiële consequenties voor de gemeente indien dit wel gebeurd is ondergebracht bij
het onderzoek naar zwemaccommodaties dat dit najaar in de gemeenteraad behandeld
zal worden.
b.
Voor de exploitatie CEC De Binding is met gebouwenbeheer en financiën per
kostenpost gekeken naar de werkelijk gemaakte kosten. Deze zijn beoordeeld op hun
hoogte. Met name of de hoogte in de jaren 2008 en 2009 representatief is voor de
exploitatie in de komende jaren. Op grond van dit onderzoek is een vereenvoudigd
rekeningschema en exploitatieopzet opgesteld (afd. Financiën). Uit dit onderzoek is naar
voren gekomen dat er voor een kostendekkende exploitatie extra middelen beschikbaar
zouden moeten komen. Dit is aan de gemeenteraad voorgesteld (tabel onder
besluitvorming).
Op grond van de nieuwe exploitatieopzet en na herberekening van de exploitatielasten
op grond van de BTW-teruggaaf door de Belastingdienst zijn nieuwe huurcontracten
opgesteld voor de gebruikers. Voor de CSG Jan Arentsz is een gebruiksovereenkomst
gesteld. De onderhandelingen over deze nieuwe contracten zijn nu in een afrondende
fase. Op grond van deze nieuwe huurcontracten zal ook een nacalculatie plaats vinden
op het subsidiebedrag voor de gebruikers van CEC De Binding.
Voor de inhoudelijke projecten is SSL gevraagd een subsidieaanvraag in te dienen op
basis van een drietal projectopdrachten (kerntaken 4,5 en 6 van de raamovereenkomst).
Na de eerste aanvraag en presentatie daarvan is door SSL een tweede aangepaste
versie van de subsidieaanvragen ingediend. In het bijzonder heeft de opdracht voor de
exploitatie van de theaterzaal een voorlopig karakter, omdat dit vooruitloopt op
besluitvorming over gemeentelijke cultuurbeleid. Deze drie opdrachten brengen extra nog
niet begrootte middelen met zich mee. Er is daarom een voorstel voor deze extra
middelen ontwikkeld. De gemeenteraad heeft ingestemd met dit voorstel.
besluitvorming
De besluitvorming binnen de gemeente met betrekking tot de twee deelopdrachten;
a) ROVK SSL en
b) de exploitatie CEC de Binding,
in chronologische volgorde.
Datum
30 juni 2009
Inhoud besluit \ activiteit
Instellen stuurgroep CEC de
Binding en projectgroepen
vastgoed beheer en
programmering
Doel besluit \ activiteit
Geldstroom in kaart brengen
en nieuwe juridische
structuur
Door wie?
B&W
14 juli 2009
Vaststelling
resultaatverplichting na
overleg gemeente en CSG
Jan Arentzs inzake
verplaatsing aulafunctie van
theaterzaal naar leescafé
Belemmering wegnemen
voor exploitatie theaterzaal
door aula functie te
verplaatsen
B&W
Einddocument
project Raamovereenkomst Stichting Sportservicepunt Langedijk en
projecten Cultureel Educatief Centrum de Binding.
Datum
21 augustus
2009
Inhoud besluit \ activiteit
Afrekening bouw CEC de
Binding en bestemming
overschot
27 augustus 2009
Ondertekening
Intentieverklaring
SSL en gemeente
Raadsinformatie bijeenkomst
Project CEC de Binding
8 september 2009
15 september 2009
29 september 2009
24 november 2009
24 november 2009
15 december 2009
21 december 2009
29 december 2009
12 januari 2010
Projectroep ROVK SSL (incl.
beheer en exploitatie de
Binding)
Formulering kaders gem.
Langedijk betreffende de
projecten in CEC de Binding
Definitieve ROVK SSL
Memo aan de raad ROVK
SSL en exploitatie CEC
Middelen t.b.v. activiteiten
SSL in CEC de Binding.
Wijziging
Raamovereenkomst SSL na
spoedoverleg wethouder.
Ondertekening
raamovereenkomst SSL
Middelen Functioneel beheer
SSL in CEC de Binding en
actualisatie exploitatie
begroting CEC
12 januari 2010
Middelen t.b.v. activiteiten
SSL in CEC de Binding.
21 januari 2010
Bijeenkomst huurders
theaterzaal
CEC de Binding
2 februari 2010
Middelen Functioneel beheer
SSL in CEC de Binding en
actualisatie exploitatie
begroting CEC
23 februari 2010
Vaststelling nieuwe
huurtarieven theaterzaal
CEC de Binding
Correctie begroting beheer
binnensportaccommodaties
en subsidie sportstimulering
20 april 2010
Doel besluit \ activiteit
Bestemming overschot te
besteden aan ARBO
gerelateerde aanpassingen
theater
Intentie vastleggen voor
samenwerking onder
bepaalde randvoorwaarden
Raad actief informeren over
de visie van het college
Door wie?
B&W
B&W SSL
B&W –
Raad
Projectmatig werken gezien
complexiteit dossier
B&W
Duidelijke kaders waaraan
subsidie aanvraag moet
voldoen.
Juridisch document
vaststellen
Raad actief informeren
B&W
Voorstel aan de raad om
middelen beschikbaar te
stellen voor de projecten
inhoudelijke samenwerking
en exploitatie theaterzaal
Andere juridische opzet van
de ROVK n.a.v. de wens van
SSL
B&W
B&W
B&W
wethouder
B&W
Voorstel aan de raad om
middelen beschikbaar te
stellen voor het project
functioneel beheer. Verder
voorstel tot actualisatie
begroting CEC
Raad stelt financiële
middelen beschikbaar voor
tweetal activiteiten;
inhoudelijke samenwerking
en exploitatie theaterzaal
Huurder actief informeren,
gelegenheid op onopgeloste
kwesties te inventariseren.
= Afspraak met raad.
Raad stelt middelen
beschikbaar voor het project
functioneel beheer. Verder
voorstel tot actualisatie
begroting CEC
Duidelijke huurtarieven voor
de periode van 1 jaar
B&W
- Middelen rijksbijdrage
sportstimulering oormerken.
- bedrag van SSL subsidie
2009 terugvorderen.
- Begrotingsposten beheer
en sportstimulering op orde
B&W
Raad
B&W
Raad
B&W
Einddocument
project Raamovereenkomst Stichting Sportservicepunt Langedijk en
projecten Cultureel Educatief Centrum de Binding.
brengen.
6.
Nazorgfase
Met het afronden van de twee deelopdrachten zijn de projectdoelstellingen grotendeels
gehaald. De subsidieverlening is terug in de lijnverantwoordelijkheid. De financiële
correcties zitten in de reguliere P&C cyclus.
Van een aantal zaken was niet voorzien dat ze tot het project behoorde en die tot de
nazorg gerekend kunnen worden:
1. Subsidieverlening
2. Correctie begrotingsposten beheer en sportstimulering
3. Opstellen huurcontracten
Een aantal zaken, die (indirect) uit het project voortvloeien, worden de komende tijd in de
lijn opgepakt:
1. Verdere uitwerking van prestatie-indicatoren en prestatieniveaus in de
subsidiering aan SSL. Dit is onderdeel van de werkzaamheden van de ambtenaar
verantwoordelijk voor sport bij de afdeling B&P team Welzijn in samenwerking
met de areaalbeheerder Gebouwen van de afdeling OW . Op termijn zal de
verantwoordelijkheid het beheer gedeelte in de subsidiering bij de
areaalbeheerder komen te liggen.
2. Verdere ontvlechting beheertaken en sportstimuleringstaken van SSL in de
zwembaden met name het zwemonderwijs. Tot nu toe zijn deze taken onderdeel
van de gehele subsidie voor het zwembad. De beheertaken voor het zwembad
zijn in principe een onderdeel van de exploitatiekosten van het gebouw.
Zwemonderwijs is een activiteit die vanuit (sport-)beleid door de gemeente
gesubsidieerd kan worden. Er gelden daarmee andere afwegingskaders voor
beide activiteiten. Door de financiële stromen te scheiden worden de
consequenties van beleidsmatige beslissingen transparant.
3. Nadere invulling van een aantal financiële zaken rond SSL, met name de hoogte
van het Eigen Vermogen en de verantwoording van de hoogte van de Overhead
van de organisatie. SSL heeft een subsidierelatie met de gemeente. Daardoor is
de het geen automatisme dat er kosteneffectief gewerkt wordt. Immers
marktwerking ontbreekt. Toetsing van een aantal financiële kenmerken van de
organisatie aan landelijke kengetallen dan wel benchmarking van de (financiële)
prestaties geven inzicht in de effectiviteit van de organisatie, met andere woorden
krijgt de gemeente waar voor haar geld.
4. Verzorgen van middelen voor de kerntaken Theaterzaal en intensivering
samenwerking voor 2011 e.v. Voor beide zaken is door de gemeenteraad
besloten dat in 2010 en 2011 incidenteel middelen beschikbaar worden gesteld.
Voor 2010 is dit gebeurd, voor 2011 zal dit moeten gebeuren na evaluatie van
deze kerntaken. Bij een goed resultaat van de evaluatie kan er bij de Kadernota
2011 – 2015 een nader vast te stellen incidenteel bedrag worden opgenomen
voor de periode van 15 maart 2011 tot 1 januari 2012. Voorstellen voor
structurele middelen zullen meegenomen worden in de Cultuurnota. Structurele
middelen worden bij de Cultuurnota voor 2012 e.v.. Voor de Theaterzaal geldt dat
er een proefperiode is om ervaring op te doen met theaterprogrammering in de
zaal en ervaring op te doen met SSL als programmeur/exploitant van de zaal. De
afweging om structureel middelen beschikbaar te stellen moet onderdeel zijn van
de totale visie op het culturele leven in Langedijk en de rol van de gemeente
hierin. De afdeling B&P team Welzijn is hiermee belast.
Einddocument
project Raamovereenkomst Stichting Sportservicepunt Langedijk en
projecten Cultureel Educatief Centrum de Binding.
Voor het project intensivering geldt dat het een tweejarig project is waarvoor het
tweede jaar geld beschikbaar moet worden gesteld.
5. Besluitvorming over de subsidie t.b.v. zwembad De Bever. Zwembad de Bever is
van de SSL. De gemeente subsidieert de exploitatie waardoor de toegangsprijs
lager dan de kostprijs voor de eigenaar kan worden vastgesteld. Vorig jaar is
gebleken dat in de kostprijs geen reservering is opgenomen ten behoeve van
meerjarige
vervangingsinvesteringen.
SSL
stelt
nu
een
meerjaren
onderhoudsplan op. Gevolg is dat de exploitatielasten van het zwembad omhoog
zullen gaan. Dit kan opgevangen worden door de toegangsprijs te verhogen of de
overige exploitatiekosten te verlagen of door de subsidie te verhogen.
Los hiervan heeft SSL de intentie om een aantal extra investeringen in het
zwembad te doen waardoor het aantrekkelijker wordt. De gemeente zal moeten
afwegen of zij haar subsidie voor het zwembad voort gaat zetten en op welk
niveau. Een besluit hierover wordt voorbereid door een onderzoek te doen naar
de zwembaden in de gemeente. De afdeling B&P team W elzijn is hiermee belast.
6. Inhoudelijke beoordeling van de projecten/kerntaken 4,5, en 6. Het gaat hierbij
om het beheer van De Binding, de exploitatie van de Theaterzaal in De Binding
en het project Intensivering samenwerking in De Binding. De afdeling B&P team
Welzijn en de afdeling OW team Gebouwenbeheer zijn hiermee belast.
7. Huurcontracten voor de binnensportaccommodaties die door SSL beheerd
worden. Er zijn nog geen huurcontracten voor deze gebouwen wel wordt een
vergoeding voor het gebruik van het gebouw jaarlijks in mindering gebracht op de
subsidie aan SSL. Daarmee is er feitelijk sprake van een huurrelatie. Dit moet
geformaliseerd worden in een huurcontract. De afdeling OW team
Gebouwenbeheer is hiermee belast
8. Aanpassen van de subsidies aan gebruikers van CEC De Binding op grond van
de nieuwe huurbedragen. De gebruikers ontvangen nu in hun subsidie een
huisvestingscomponent die gebaseerd is op de oude aannames voor de
huisvestingskosten. De gemeenteraad heeft inmiddels structureel middelen
beschikbaar gesteld ter hoogte van de nu uitgerekende kostendekkende huur
voor het gebouw. Voor 2010 zal de subsidietoekenning aan de gebruikers
gecorrigeerd moeten worden. De afdeling B&P team Welzijn is hiermee belast.
9. Nadere invulling van de ruimte voor Jeugd & Jongerenwerk (huiskameropvang) in
CEC De Binding. Deze ruimte is nog steeds niet in gebruik genomen voor het
doel waarvoor ze is gebouwd (huiskameropvang voor jongeren). Inmiddels is er
een bestuursopdracht vastgesteld en een projectleider benoemd om alsnog tot
een inhoudelijk zinvolle en passende bestemming van deze ruimte te komen. De
bestuuropdracht is uitgezet bij het team Welzijn van de afdeling B&P.
10. Aanpassen begrotingsposten voor SSL-taken op grond van de nieuwe
subsidiesystematiek (één post per kerntaak). Omdat SSL diverse taken doet die
allen een eigen beleidsmatig afwegingskader kennen is er voor gekozen de
subsidie van SSL te ontvlechten (zie ook 2.). Onderdeel van deze ontvlechting is
dat op de gemeentelijke begroting binnen het programma Maatschappelijke
Ondersteuning de kostenplaatsen voor subsidies aan de SSL worden aanpast aan
de kerntaken die ook de Raamovereenkomst met SSL worden onderscheiden:
Beheer sportzalen en zwembad Duikerdel, exploitatiesubsidie De Bever,
sportstimulering, beheer De Binding, exploitatie Theaterzaal en intensivering
samenwerking in De Binding. De afdeling Financiën zal dit ter hand nemen.
11. Opvoeren vervangingsinvesteringen voor theatertechnische installaties in
begroting. Bij de realisatie van de Theaterzaal in De Binding is geïnvesteerd in de
theatertechnische uitrusting van de zaal. Er is voor deze inventaris nog geen
afschrijvings- en vervangingsplan opgesteld. Een dergelijk plan brengt met zich
mee dat de exploitatielasten van dit onderdeel van het gebouw verhoogd zullen
gaan worden met de daarmee gemoeide kapitaalslasten. Dit zal onderdeel
Einddocument
project Raamovereenkomst Stichting Sportservicepunt Langedijk en
projecten Cultureel Educatief Centrum de Binding.
moeten worden van besluitvorming bij de Kadernota 2011 - 2015. De afdeling OW
team gebouwenbeheer is hiermee belast.
7. Evaluatie
Met het afronden van dit project zijn een aantal belangrijke zaken op orde gebracht
binnen de gemeente:
1. De exploitatie van CEC De Binding is inzichtelijk en op orde.
2. Er zijn voldoende middelen beschikbaar op de gemeentebegroting om CEC De
Binding te kunnen exploiteren.
3. Er zijn projecten opgestart waarmee het maatschappelijk rendement uit CEC De
Binding sterk verbeterd zal worden.
4. De subsidierelatie met SSL is vernieuwd en veel inzichtelijker gemaakt.
5. De betreffende gemeentelijke begrotingsposten voor SSL zijn opgeschoond.
6. Er is forse vooruitgang geboekt in het scheiden van subsidieverlening voor
activiteiten en exploitatie\gebouwenbeheer: kosten zijn nadrukkelijker bij de
beleidsvelden die de kosten veroorzaken komen te liggen.
Wat betreft het projectmatig werken kan gesteld worden dat de aanleiding en de
oplossingsrichting nadrukkelijk om een projectmatige aanpak vroegen. In de uitvoering is
gebleken dat vooral in de initiatieffase en de definitiefase te weinig aandacht is geweest
voor de afbakening van het project en analyse en uitwerking van wat er moest gebeuren.
Daarmee is de projectplanning aanzienlijk uitgelopen en zijn werkende weg een flink
aantal taken binnen het project komen te liggen die niet voorzien waren.
Er was natuurlijk de nodige politieke druk om “ er iets aan te doen” en snel handelend op
te treden. Daarmee is een zorgvuldige opdrachtverlening achterwege gebleven. Omdat
de organisatie klein is en de lijnen kort heeft dit de uitvoering niet in de weg gestaan.
Daarbij komt dat organisatiebreed iedereen de noodzaak onderschreef de
projectresultaten te halen.
In termen van projectmatig werken is de factor tijd, zowel de doorloop tijd als de inzet
van uren van de diverse medewerkers echter slecht te plannen geweest. Dit is deels
opgevangen door inzet van externe inhuur. Deels ook zijn bij de diverse
projectmedewerkers andere werkzaamheden blijven liggen. Daarmee wordt een van de
grote voordelen van projectmatig werken (zorgvuldigere planning van de doorlooptijd en
de inzet van menskracht en andere middelen) niet gehaald.
Einddocument
project Raamovereenkomst Stichting Sportservicepunt Langedijk en
projecten Cultureel Educatief Centrum de Binding.
Bijlage Financiën Exploitatiekosten CEC de Binding
De eerste inschattingen van de exploitatiekosten van CEC De Binding zijn gemaakt op basis van
kengetallen die ontwikkeld zijn voor dit soort gebouwen. Bij de start in 2008 en het verloop van de
werkelijke kosten bleek dat op onderdelen deze inschatting niet conform de werkelijkheid is
geweest. Het jaar 2009 is gebruikt om daarop een nadere analyse te maken en de
exploitatiebegroting op orde te krijgen. Ook de juiste doorbelasting aan de gebruikers heeft, door
de combinatie onderwijs- en cultuurgebruik, enige tijd nodig gehad. In 2009, begin 2010, zijn ook
de kredieten afgesloten en is duidelijkheid ontstaan over het ingediende verzoek tot BTW teruggaaf
over de stichtingskosten. Eerst op dat moment is het mogelijk gebleken een nauwkeurige opzet
van de exploitatiebegroting van het CEC op te stellen en daarop aansluitend het berekenen van de
huursommen van de verschillende gebruikers. Daartoe zijn bij het besluit over de Kadernota 2010
– 2014 de baten en lasten die daarop betrekking hebben aangepast.
Met betrekking tot het krediet kan worden gesteld dat het mogelijk is gebleken binnen het totaal
door de gemeenteraad beschikbaar gestelde kredieten, in totaal € 17,9 miljoen te blijven. Wel is
van de voorgestelde dekking van het krediet ad € 600.000 voor de inrichting van de theaterzaal (rb
7-11-2007) het niet mogelijk gebleken € 450.000 aan subsidies te realiseren. Daar staat tegenover
de toegekende BTW teruggaaf over de stichtingskosten, waarmee ruim € 790.000 op het krediet in
mindering kon worden gebracht. Per saldo zijn de kapitaallasten daardoor ook binnen het
beschikbaar gestelde budget gebleven.
De exploitatiebegroting is inmiddels opgeschaald van bijna € 1,2 miljoen bij de start, tot in totaal
bijna € 1,3 miljoen aan kosten. De huurprijzen die de gebruikers moeten betalen, zijn hierop
afgestemd. Ook de subsidies die aan de gebruikers worden verstrekt zijn op basis hiervan
aangepast. Bij de Kadernota 2010 – 2014 zijn door de gemeenteraad de daartoe benodigde
begrotingswijzigingen goedgekeurd. Uiteraard is er sprake van een dynamische begroting. De
verschillende onderdelen kunnen op basis van hogere kosten wijzigen. In de huurcontracten zal
hiermee rekening worden gehouden in de vorm van een per jaar vast te stellen percentage voor
toekomstige huurverhogingen.