Werkprogramma voor de financiële commissie

Werkprogramma voor de financiële commissie/kascommissie
Considerans
De Rekening en Verantwoording bestaat uit twee onderdelen:
A. De balans per 31 december, waarop de bezittingen en schulden zijn verantwoord met als
resultante het eigen vermogen.
B. De staat van baten en lasten is de financiële weergave van de parochiehuishouding over het
verstreken jaar.
Werkprogramma
BALANS
I. Activa
A. Kerkelijke goederen
1.
Zijn er mutaties in de kerkelijke goederen ten opzichte van de vorige balans.
2.
Zijn deze mutaties geautoriseerd door het kerkbestuur, blijkend uit notulen.
3.
Is, waar nodig, een machtiging van het Bisdom aanwezig.
4.
Zijn van de inventarissen recente inventarislijsten aanwezig.
5.
Zijn de kunstvoorwerpen afzonderlijk vermeld.
6.
Zijn de kerkelijke goederen voldoende verzekerd.
7.
Zijn de betreffende eigendomsbewijzen en een uittreksel uit het kadaster, dat niet ouder
is dan tien jaar, aanwezig betreffende alle onroerende goederen (ook beleggingen).
B. Beleggingen
1.
Zijn er mutaties in de beleggingen (per categorie) ten opzichte van de vorige balans.
2.
Zijn deze mutaties geautoriseerd door het kerkbestuur, blijkend uit notulen.
3.
Is, waar nodig, een machtiging van het Bisdom aanwezig.
4.
Is het saldo van aandelen, obligaties, deposito's en spaarrekeningen in overeenstemming
met saldobiljetten van bankinstellingen.
5.
Zijn van onderhandse leningen u/g en hypotheken u/g door de tegenpartij voor
akkoord getekende saldobiljetten aanwezig.
C. Vorderingen op korte termijn
1.
Zijn alle daarvoor in aanmerking komende posten opgenomen; toe te lichten aan de
hand van de specificatie door de penningmeester.
D. Geldmiddelen
1.
Zijn de beginsaldi van kas, bank en giro ln overeenstemming met het eindsaldo van het
vorig jaar.
2.
Zijn de eindsaldi in overeenstemming met de laatste afschriften van bank en giro en
met de eindsaldi van de kas, bank en giroverantwoording.
II. Passiva
A. Voorzieningen en fondsen
1.
Zijn er mutaties in de kerkelijke goederen ten opzichte van de vorige balans.
2.
Zijn deze mutaties geautoriseerd door het kerkbestuur, blijkend uit notulen.
3.
Is, waar nodig, een machtiging van het Bisdom aanwezig.
4.
Zijn afzonderlijke rekeningen voor voorzieningen en fondsen integraal in de
administratie van de parochie opgenomen.
B. Schulden op lange termijn
1.
Zijn er mutaties in de kerkelijke goederen ten opzichte van de vorige balans.
2.
Zijn deze mutaties geautoriseerd door het kerkbestuur, blijkend uit notulen.
3.
Is, waar nodig, een machtiging van het Bisdom aanwezig.
4.
Zijn er per soort: leningen o/g, hypotheken o/g, fundaties en vooruitbetaalde diensten,
specificaties, die aansluiten bij het saldo op de balans.
5.
Zijn van de individuele posten schuldbekentenissen, fundatieformulieren of
saldobiljetten aanwezig waaruit het bestaan van de schuld en de omvang blijken.
C. Schulden op korte termijn
1.
Zijn alle daarvoor in aanmerking komende posten opgenomen; aan de hand van de
specificatie toe te lichten door de penningmeester.
III. Vermogen
1.
2.
Is er een specificatie van de aansluiting van het vermogen aan het eind van het vorig
boekjaar naar het vermogen aan het eind van het lopende boekjaar.
Zijn de vermogensmutaties in overeenstemming met de onderliggende stukken c.q.
financiële verantwoording.
STAAT VAN BATEN EN LASTEN
I. Algemeen
1.
Geeft de vergelijking van de werkelijke baten en lasten met de begrote cijfers van het
betreffende jaar grote verschillen te zien.
2.
Zijn voor de onder 1 gesignaleerde verschillen aannemelijke verklaringen te geven.
3.
Geeft de vergelijking van de baten en lasten van dit jaar met de vergelijkbare cijfers van
vorig jaar grote verschillen te zien.
4.
Zijn voor de onder 3 gesignaleerde verschillen aannemelijke verklaringen te geven.
5.
Leg de verklaringen, genoemde onder 2 en 4 vast in de notulen of een verslag van de
kommissie.
II. Lasten
A. Algemeen
1.
Zijn alle uitgaven gedekt door facturen of externe documenten, die goedgekeurd zijn
door verantwoordelijke bestuursleden of bestuursbesluiten.
B. Personeelskorsten
1.
Is er overeenstemming tussen de loonadministratie en het totaal van de
verantwoorde kosten betreffende de "personen in loondienst".
2.
Zijn de betaalde bedragen aan de "personen niet in loondienst" in overeenstemming
met de diocesane regelingen of andere bepalingen.
C. Kosten onroerend goed
1.
Wordt gereserveerd voor groot onderhoud.
III. Baten
A. Parochiebijdragen
1.
Is er een systeem, waaruit de volledigheid van de deelnemers aan de
parochiebijdrage blijkt.
2.
Zijn de laatste gegevens over de toegezegde bedragen vermeld.
3.
Worden tijdig herinneringen gestuurd als toegezegde bedragen niet worden
betaald.
B. Collecten
1.
Zijn er processen verbaal aanwezig van de collecteopbrengsten.
2.
Zijn alle collecteopbrengsten zo snel mogelijk op de bank gestort.
C. Stipendia
1.
Zijn, aan de hand van de agenda, de stipendia volledig verantwoord.
D. Andere baten
1.
Zijn van de andere baten zodanige gegevens voorhanden, dat de volledigheid van
de verantwoording is vast te stellen.
E. Opbrengsten uit bezittingen en beleggingen
1.
Zijn contracten van huur en pacht aanwezig.
2.
Worden verhogingen van huren en pachten systematisch toegepast.
3.
Zijn de opbrengsten van belegde gelden in overeenstemming met de marktrente.
4.
Worden bij beleggingen geen onnodige risico's genomen.
5.
Zijn bestuursbesluiten aanwezig van belangrijke mutaties in de beleggingen.
6. Worden contracten tijdig opgezegd of vernieuwd.
7.
Zijn de beleggingen aan herziening toe, bijvoorbeeld gronden verkopen en de
opbrengsten beleggen.
8.
Zijn alle opbrengsten juist verantwoord.
Slotopmerking
Als de controle aanleiding geeft om opmerkingen te maken, dienen deze in een rapport, gericht
aan het kerkbestuur te worden vermeld, zodat deze samen met de rekening en verantwoording
kunnen worden besproken.
BIJLAGE
(Model)
Verklaring betreffende de Rekening en verantwoording betreffende het jaar 20…
Het bestuur van de parochie heeft de rekening en verantwoording over het jaar 20… besproken
in zijn vergadering van ......................................................
Het bestuur c.q. een financiële kommissie heeft (geen) afzonderlijke controle op de rekening
uitgevoerd. Daarbij is (geen) gebruik gemaakt van het werkprogramma voor de financiële
kommissie.
Het bestuur heeft kennis genomen van de opmerkingen van de financiële kommissie en deze
besproken en zonodig maatregelen getroffen.
Uit de ondertekening van de rekening en verantwoording door de bestuursleden, blijkt dat zij
daarmee instemmen.
Voorzitter:
Secretaris:
Naam: ..................................................................
Naam: .................................................................
Handtekening .......................................................
Handtekening.......................................................
Vriendelijk verzoek ik u bovenvermelde verklaring, eventueel aangevuld met opmerkingen, met
de rekening en verantwoording mee te sturen naar het Bisdom.