Kennismaken met de organisatie - Profi

DC
29
Kennismaken met de
organisatie
1 Inleiding
Als helpende zorg en welzijn werk je in een organisatie. Zo’n organisatie heeft een doel. Er
zijn afspraken en collega’s. Het is verstandig om de organisatie goed te leren kennen. Het
lezen van dit thema helpt je daarbij.
De inhoud van dit thema:
2 De arbeidsorganisatie
3 De organisatiestructuur
4 Functie-omschrijving
5 Tips voor de praktijk
1
Wist je dat:
• het beroep van helpende zorg en welzijn nieuw is;
• veel helpenden in de kinderopvang willen werken, maar dat er vooral werk is in
de zorg;
• de functie van helpende zorg en welzijn nieuw is;
• helpenden goed moeten kunnen organiseren in hun werk;
• in je functie-omschrijving niet alleen staat wat je moet doen, maar ook aan wie jij
verantwoording af moet leggen;
• je recht hebt op een arbeidsovereenkomst waar o.a. in staat op hoeveel vakantiedagen je recht hebt;
• leuke collega’s je werk veel leuker maken.
HZW DC 29 Kennismaken met de organisatie
1
2 De arbeidsorganisatie
Organiseren doe je niet alleen op je werk. Ook in je dagelijks leven ben je voortdurend aan
het organiseren.
Organiseren
Anouk werkt als helpende zorg en welzijn in een wooncentrum voor verstandelijk gehandicapten. Volgende week heeft ze een weekje vakantie. Op haar werk is alles geregeld, een collega
valt in. Anouk gaat met Bram, haar vriend, naar Mallorca. De vlucht is geboekt, de verzekering
afgesloten. Nu nog de zomerkleren uit de kast halen, want op Mallorca is het lekker weer. Op
het laatste moment bedenkt ze dat de goudvis verzorgd en de vuilnisbak geleegd moet worden. Misschien kan de buurvrouw inspringen. Anouk zucht: “Het is nog een hele klus om een
vakantie te organiseren.”
Je ziet dat Anouk druk is met het organiseren van haar vakantie. Wat is organiseren?
Organiseren:
• een doel nastreven
• activiteiten uitvoeren om dat doel te bereiken
• mensen en middelen gebruiken om de activiteiten uit
te voeren
2
Je ziet dat Anouk een doel heeft: ze wil met Bram naar Mallorca. Maar hiervoor moet ze
dingen ondernemen, activiteiten uitvoeren. Ze moet van alles regelen: geld halen, tickets
bestellen, de goudvis verzorgen. Dit kan ze niet alleen. Ze heeft hiervoor mensen nodig,
zoals de medewerkers van het reisbureau of haar buurvrouw. Ze heeft ook middelen nodig,
denk aan een paspoort en geld.
Eigenlijk ben je de hele dag door bezig met organiseren. Een vriendin uitnodigen om bij je
te komen eten, doe je niet zomaar. Je doet dit met een bepaalde bedoeling. Bijvoorbeeld:
je wilt de ruzie die jullie gehad hebben uitpraten, je wilt dat nieuwe recept uitproberen, je
2
HZW Digitale Content
hebt gewoon zin in een gezellig avondje. De activiteit die je uitvoert om dat doel te bereiken, is een maaltijd bereiden voor jou en je vriendin. En natuurlijk heb je daar mensen en
middelen bij nodig. Zo heb je ingrediënten voor de maaltijd nodig, een cassière bij wie je
je boodschappen kunt betalen, enzovoort.
Organiseren op je werk
Anouk is op haar werk. Het is de laatste dag voor haar vakantie naar Mallorca. Het is zondag en
Anouk wil het vanmiddag extra gezellig maken voor de bewoners. Omdat de bewoners in een
instelling wonen, missen ze toch al zo veel huiselijke gezelligheid, vindt ze. Samen met twee
bewoners bakt ze een appeltaart. Christel, haar collega, zorgt intussen voor warme chocolademelk met slagroom en huurt bij de videotheek een leuke familiefilm: The sound of music. Om
half drie nestelt iedereen zich in de woonkamer. Christel warmt de chocolademelk op en Anouk
snijdt de taart in stukken. “Hè gezellig”, denkt ze, “moeten we toch vaker doen op zondag.”
Wanneer je werkt, ben je ook voortdurend bezig met organiseren. Toch zijn er verschillen
tussen organiseren in je privésituatie en organiseren binnen een arbeidsorganisatie.
Kenmerken van een arbeidsorganisatie:
• er is een gemeenschappelijk doel
• er is sprake van beleid, werkwijze en activiteiten
• mensen werken samen
• er wordt gebruik gemaakt van mensen en middelen
• er is sprake van betaalde arbeid
• het werk vraagt om deskundigheid
3
We lichten deze punten toe.
HZW DC 29 Kennismaken met de organisatie
3
Gemeenschappelijk doel
Elke arbeidsorganisatie heeft doelen. Die doelen hebben veel te maken met de visie van de
organisatie. Een visie is een standpunt, een wijze van zien. Het drukt uit waar de organisatie voor staat en wat ze belangrijk vindt. Er zijn verschillende soorten visies. Bijvoorbeeld
een visie op hoe de organisatie met ouders van cliënten wil omgaan of een visie op personeelsbeleid. Visies komen voort uit normen en waarden. Het kan dus zo zijn dat jij het
niet eens bent met de visie van de organisatie. Toch mag je niet op eigen houtje tegen de
visie van de organisatie in handelen.
Een visie hangt nauw samen met de doelstelling van een organisatie. Als de visie van
een organisatie luidt dat ieder mens recht heeft op een zo normaal mogelijk leven, dan
past daar de doelstelling bij dat de organisatie ernaar streeft om voor de bewoners zoveel
mogelijk een normale gezinssituatie na te bootsen. Dat is een doel dat alle medewerkers
nastreven. Ook Anouk en ook Christel. Het is een gemeenschappelijk doel dat past binnen
de visie van de organisatie.
Beleid, werkwijze en activiteiten
Alle maatregelen die de organisatie neemt om aan de organisatiedoelen te werken, noemen
we beleid. Vervolgens kiest de organisatie voor een bepaalde werkwijze: een manier waarop
ze het beleid wil uitvoeren. Een werkwijze is een keuze. Meestal zijn er meerdere mogelijkheden om het beleid uit te voeren. De organisatie heeft als doel dat de bewoners een leven
leiden dat zoveel mogelijk lijkt op een normale gezinssituatie. Een van de werkwijzen is
het crëeren van huiselijke gezelligheid. Bij een werkwijze horen activiteiten. Anouk kiest
een aantal activiteiten om de bewoners die huiselijke gezelligheid te bieden, namelijk het
bakken van een taart en het gezamenlijk kijken naar een familiefilm.
Samenwerking
Werken aan een doel doe je niet in je eentje. Je hebt geen ‘eigen winkeltje’ waarin je cliënten helpt. Een doel is een resultaat dat samen bereikt moet worden. Samen met collega’s,
samen met cliënten of samen met ouders. Anouk maakt er een gezellige middag van, maar
dit doet ze niet alleen. Ook Christel en de bewoners dragen hun steentje bij.
Mensen en middelen
Om een doel te bereiken, voer je een bepaalde werkwijze uit. Hierbij heb je mensen en middelen nodig. Dat je mensen (personeel) nodig hebt bij het uitvoeren van activiteiten, spreekt
voor zich. Bij middelen kun je denken aan ruimte, geld of apparatuur. Anouk heeft Christel
4
HZW Digitale Content
en de bewoners nodig. Ze heeft ook middelen nodig, zoals een huiskamer, een dvd-speler,
geld voor het huren van de dvd en ingrediënten voor de appeltaart.
Betaalde arbeid
In een arbeidsorganisatie verrichten mensen betaald werk. Een sportvereniging die draait met
vrijwilligers is dus géén arbeidsorganisatie. Instellingen in de gezondheidszorg en het welzijnswerk zijn over het algemeen wel arbeidsorganisaties. Een verpleegkundige in een ziekenhuis,
een leidster op een kinderdagverblijf, een helpende zorg en welzijn in een woonzorgcentrum,
ze krijgen allemaal salaris voor het werk dat ze verrichten. Ook Anouk krijgt elke maand haar
loon.
Deskundigheid
Je kunt het werk van helpende zorg en welzijn niet zomaar doen. Hiervoor heb je een bepaalde deskundigheid nodig. Deskundigheid betekent dat je ergens kennis van hebt: je hebt een
opleiding gevolgd en je hebt praktijkervaring opgedaan. Anouk heeft de opleiding Helpende
Zorg en welzijn gevolgd en heeft stage gelopen op verschillende werkplekken.
De HZW heeft een bepaalde deskundigheid
HZW DC 29 Kennismaken met de organisatie
5
3 De organisatiestructuur
Rebecca werkt als helpende zorg en welzijn in zorgcentrum Duinroos op een afdeling met
cliënten die licht dementerend zijn. Om half tien brengt ze een aantal cliënten naar de dagopvang waar ze onder andere spelletjes doen om het geheugen te trainen. Daarna brengt ze
Frouke naar de fysiotherapie en loopt op de terugweg langs Arnon van de technische dienst.
Ze legt hem uit dat ze problemen hebben met de elektriciteit in de woonkamer. Arnon belooft
over een uurtje langs te komen. Rebecca vervolgt gauw haar werkzaamheden, er is nog een
hoop te doen. Ze moet straks ook nog even langs Josien van de afdeling personeelszaken om
een werkgeversverklaring te vragen.
Duinroos heeft, net als elke andere organisatie, een bepaalde organisatiestructuur. Structuur betekent ‘een samenhangend geheel van delen’. Dit is nog een moeilijke omschrijving.
Je hoort vaak dat het woord structuur in allerlei situaties gebruikt wordt. Structuur in een
gesprek aanbrengen, de structuur van het onderwijs, maar ook ‘structuurverf’ of ‘structuurbehang’. Bij het woord ‘structuur’ bedoelt men vaak een ordening of een patroon. Door een
structuur ontstaat duidelijkheid.
Een organisatie is vaak opgedeeld in afdelingen. Maar deze afdelingen hebben ook weer met
elkaar te maken, ze hebben een samenhang. Bij zo’n samenhang spreken we van een organisatiestructuur. De dagopvang, de fysiotherapie, de technische dienst en de afdeling personeelszaken zijn andere afdelingen dan de afdeling waar Rebecca werkt, maar ze hebben wél
met elkaar te maken: ze hebben samenhang.
Het zou natuurlijk niet goed zijn als er geen samenhang zou zijn tussen afdelingen of functies.
Een organisatie heeft wel altijd een hoofdactiviteit. Zo is de hoofdactiviteit van een ziekenhuis
het behandelen en verplegen. Bij een school is de hoofdactiviteit scholing. Deze hoofdactiviteit noemen we ook wel het primaire proces. Afdelingen werken samen aan het primaire
proces van een organisatie. De afdelingen in welzijnsinstellingen werken allemaal aan het primaire proces: het bevorderen van het welzijn van de cliënten. Elk op hun eigen manier. In de
organisatie van Rebecca leveren alle afdelingen een bijdrage aan het welzijn van de cliënten.
Er zijn verschillende soorten afdelingen. We noemen hier de lijnafdelingen, de ondersteunende afdelingen en de stafafdelingen.
6
HZW Digitale Content
Lijnafdeling
In de lijnafdeling werkt men direct aan de hoofdactiviteit, het primaire proces. De medewerkers
werken in een direct contact met de cliënt. Voorbeelden zijn: de verzorgingsafdeling, de activiteitenbegeleiding, de medische afdeling. Ook Rebecca maakt onderdeel uit van zo’n afdeling.
Ondersteunende afdeling
Zoals het woord al zegt, zijn ondersteunende afdelingen ondersteunend. Deze afdelingen
werken niet direct met de cliënt, maar bieden vaak ondersteuning aan afdelingen die wel
met de cliënten werken. Je kunt denken aan de administratie, de huishoudelijke dienst,
de receptie, de schoonmakers enzovoort. Ze maken het de andere afdelingen mogelijk de
hoofdactiviteit uit te voeren. Ook de technische dienst van Arnon is een ondersteunende
afdeling. Arnon verhelpt de elektriciteitsstoring op de afdeling van Rebecca en daarmee
draagt hij indirect bij aan het primaire proces. Hij maakt het Rebecca en haar collega’s immers mogelijk hun werk te doen.
Stafafdeling
Stafafdelingen hebben een adviserende functie. Ze geven advies aan medewerkers, aan
andere afdelingen of aan de gehele organisatie. Ze werken vaak niet direct met cliënten.
Voorbeelden zijn: pedagogen die de groepsbegeleiders adviseren, een afdeling die onderzoek doet naar het functioneren van de organisatie, personeelszaken. Josien van de afdeling
personeelszaken werkt op een stafafdeling.
Organigram
Een organisatiestructuur kun je vastleggen in een organisatieschema. Zo’n schema noemen
we ook wel een organigram.
In een organisatieschema kun je zien wie de baas is over wie.
Rebecca’s direct leidinggevende heet Marjo. Rebecca ziet Marjo dagelijks en ze kan met al haar
vragen bij haar terecht. Marjo is afdelingshoofd, ze is hoofd van de afdeling Regenboog. Maar
de afdeling zorg kent meerdere afdelingen. Paul staat aan het hoofd van de gehele afdeling
zorg. Hij is de directe baas van Marjo en de andere afdelingshoofden. Er zijn nog andere hoofden in Duinroos. De afdeling dagopvang, de medische dienst, de technische dienst, de administratie, de afdeling personeelszaken, allemaal hebben ze hun eigen hoofd. Met deze hoofden
heeft Rebecca niet zoveel te maken. Deze hoofden hebben op hun beurt ook een baas: de
directeur. Rebecca ziet de directeur bijna nooit. Hij zit veel in overleg en heeft veel contacten
met andere instellingen.
HZW DC 29 Kennismaken met de organisatie
7
Hieronder zie je het organigram van verzorgingstehuis Duinroos.
directeur
hoofd
zorg
hoofd
dagopvang
hoofd
medische
dienst
hoofd
technische
dienst
hoofd
huishoudelijke
dienst
hoofd
administratie
hoofd
personeelszaken
afdelingshoofden
medewerkers
medewerkers
medewerkers
medewerkers
medewerkers
medewerkers
verzorgenden
en
helpenden
Een organigram geeft belangrijke informatie over een arbeidsorganisatie, maar je kunt er
niet alles uit lezen. Je kunt bijvoorbeeld niet zien wat de medewerkers precies doen en of
ze hun werk goed doen. Ook kun je uit een organigram niet lezen welke soorten overleg er
zijn. Hiervoor zijn vaak weer aparte schema’s.
De receptie van een verzorgingshuis
8
HZW Digitale Content
4 Functieomschrijving
We beginnen met een voorbeeld.
Stichting Kinderopvang Amsteldijk (SKA) verzorgt de opvang van kinderen in haar gemeente.
De stichting heeft elf kinderdagverblijven. Eén daarvan is De Ekster, een kinderdagverblijf voor
kinderen van 0 tot 4 jaar. De Ekster kan honderd kinderen opvangen. Ze worden begeleid in
vijf groepen. Peter werkt als helpende zorg en welzijn op één van die groepen: de Kabouters.
Verder werken er twee groepsleidsters bij de Kabouters: Claudia en Francesca. De groepen van
De Ekster worden begeleid door teamleidster Martha.
Vandaag loopt Peter er somber bij. Gisternacht is zijn oma overleden, ze was 85 jaar en al geruime tijd ziek. Vrijdag wordt ze begraven, maar Peter moet op die dag ook werken. Hij vraagt
zich af of je vrij kunt krijgen voor de begrafenis van je oma. Claudia zegt: “Volgens mij wel, maar
als je het zeker wilt weten moet je het even aan Martha vragen. Die weet hoe dat zit.” “Oh, dat is
waar ook”, zegt Claudia, “vrijdagochtend ben ik er ook niet, dan heb ik een vergadering van de
OR. We moeten straks maar meteen bij Martha langs, dan kan ze voor vrijdagochtend nog inval
regelen.”
In de meeste organisaties werken meer mensen. Om ervoor te zorgen dat een organisatie
een samenhangend geheel is, dat gericht naar een doel werkt, is onderlinge afstemming
nodig. Je snapt dat het belangrijk is dat het werk goed verdeeld wordt. En wel zo dat de
verdeling niet elke dag anders is, want dan zou niemand weten waar hij aan toe is. Daarom
heeft iedereen binnen de organisatie een bepaalde functie.
Functie:
één of meer taken die op hetzelfde doel gericht zijn
4
HZW DC 29 Kennismaken met de organisatie
9
Peter heeft geen ander doel dan Claudia en Francesca, ze streven allemaal naar het creëren
van optimale ontwikkelkansen en ontplooiingsmogelijkheden voor de kinderen. Maar hij
heeft wél een andere functie met andere taken. Iedereen weet duidelijk wat zijn of haar
taken zijn, daar hoeven ze het niet elke dag opnieuw over te hebben.
Je krijgt in het uitoefenen van je functie als helpende zorg en welzijn te maken met functieomschrijvingen, arbeidsvoorwaarden en medezeggenschap.
Functieomschrijving
Een functie wordt omschreven in een functieomschrijving. Zo is en blijft voor iedereen
duidelijk wat hij moet doen. Hoewel op onderdelen verschillen kunnen bestaan tussen
werkvelden, is een functieomschrijving opgebouwd volgens een bepaald patroon:
Onderdelen functieomschrijving:
• de juiste functiebenaming
• de plaats in de organisatie
• het doel van de functie
• globale taken
• contacten
• functie-eisen
5
In de eerste plaats wordt de juiste naam van de functie vermeld. Voor Peter zal dat ‘helpende zorg en welzijn’ zijn.
Vervolgens wordt de plaats in de organisatie omschreven, dus van wie iemand leiding krijgt
en eventueel aan wie iemand zelf leiding geeft. Peter werkt onder verantwoordelijkheid van
de groepsleidsters, dus van Claudia en Francesca. Zijn leidinggevende is Martha.
Een belangrijk onderdeel is de omschrijving van het doel van de functie en de globale taken
die verricht moeten worden om dat doel te bereiken. Peters taken zijn gericht op het assisteren van de groepsleidsters in hun streven de kinderen optimale ontwikkelkansen en ontplooiingsmogelijkheden aan te bieden. Hij houdt zich vooral bezig met de persoonlijke verzorging
van de kinderen en voert licht begeleidende en huishoudelijke werkzaamheden uit.
10
HZW Digitale Content
In elke functie heb je contacten. Dit kunnen interne contacten (met collega’s en leidinggevenden) zijn, maar ook externe contacten (ouders en andere instanties). Peter zal voornamelijk interne contacten moeten onderhouden.
Tot slot staan er functie-eisen vermeld. Hierbij kun je denken aan kennis, zelfstandigheid,
verantwoordelijkheid, sociale vaardigheden, uitdrukkingsvaardigheid en andere competenties. Voor Peter zijn dit bijvoorbeeld:
• in het bezit van een diploma helpende zorg en welzijn;
• zelfstandig kunnen werken;
• affiniteit met kinderen;
• gevoel voor hygiëne;
• goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
Een functieomschrijving wordt ook gebruikt voor werving en selectie van nieuw personeel.
Daarnaast dient een functieomschrijving, en dan met name het deel over de functie-eisen,
als basis voor functiewaardering. Functiewaardering is het bepalen van de functiezwaarte
en het koppelen aan een salarisschaal. In welke salarisschaal je terechtkomt, hangt af van de
arbeidsvoorwaarden.
Arbeidsvoorwaarden
Als je ergens werkt, heb je als werknemer te maken met arbeidsvoorwaarden.
Arbeidsvoorwaarden:
de voorwaarden waaronder je een dienstverband
aangaat met een werkgever
6
HZW DC 29 Kennismaken met de organisatie
11
Zaken als, hoeveel vakantiedagen je per jaar hebt, hoe hoog je salaris is, of je wel of niet een
vrije dag kunt krijgen, zijn vastgesteld in de arbeidsvoorwaarden. Of Peter wel of niet een
vrije dag krijgt om naar de begrafenis van zijn oma te gaan, staat omschreven in de arbeidsvoorwaarden.
Er zijn twee soorten arbeidsvoorwaarden: primaire en secundaire.
Primaire arbeidsvoorwaarden bestaan uit:
• het soort dienstverband: ben je vast, tijdelijk of flexibel in dienst;
• het aantal uren dat je per week of maand moet werken;
• het salaris dat je krijgt, je vakantiegeld en een toeslag voor onregelmatige diensten.
Bij de secundaire arbeidsvoorwaarden horen allerlei aanvullende vergoedingen of voorzieningen. Denk bijvoorbeeld aan een reiskostenvergoeding, mogelijkheden om een opleiding
of cursus te volgen en regelingen voor kinderopvang.
Als je bij een kleine organisatie werkt die niet aangesloten is bij een bedrijfstak, dan spreekt
de werkgever met jou de arbeidsvoorwaarden af. Dit wordt dan schriftelijk vastgelegd in
een individuele arbeidsovereenkomst. Maar veel vaker zul je te maken krijgen met een
collectieve arbeidsovereenkomst, de CAO. Collectief betekent gezamenlijk. Een collectieve
arbeidsovereenkomst is dus een arbeidsovereenkomst die geldig is voor alle werknemers in
een bepaalde bedrijfstak. Bijvoorbeeld voor de hele sector welzijn of voor alle onderwijzers
van het basisonderwijs in Nederland. Peter krijgt te maken met de CAO Branche Kinderopvang Nederland.
Een CAO wordt afgesloten om te voorkomen dat elke werkgever met al zijn werknemers
apart afspraken moet maken over de arbeidsvoorwaarden. De CAO wordt gemaakt door
vertegenwoordigers van zowel de werkgevers als de werknemers. Beide partijen onderhandelen over de CAO.
Voor de werknemers, en dat ben jij dus, treden de vakbonden op als onderhandelaar. Zoals
je waarschijnlijk weet, kun je lid worden van bijvoorbeeld de vakbond ABVA/KABO.
Maar ook al ben je geen lid, toch treedt een vakbond op als vertegenwoordiger van de
werknemers. Natuurlijk hebben de werkgevers hebben ook hun vertegenwoordigers.
12
HZW Digitale Content
Een CAO wordt vaak afgesloten voor één of twee jaar. In de CAO worden zowel de
primaire als de secundaire arbeidsvoorwaarden geregeld. In jouw CAO staat bijvoorbeeld
hoeveel vakantiedagen je per jaar hebt. Wanneer je deze opneemt, overleg je met je leidinggevende. Hierover doet de CAO geen uitspraak. Niet alles wordt dus in een CAO geregeld.
Als je ergens gaat werken, dan is je werkgever verplicht jou je CAO te geven. Dit is een
boekje waarin je kunt lezen wat je rechten en plichten zijn. Vaak is een CAO nogal ingewikkeld geschreven. Als je vragen hebt, kun je terecht bij de afdeling personeelszaken op
je werk of bij je leidinggevende. Peter stapt naar Martha toe om te vragen of hij volgens de
CAO recht heeft op een vrije dag om naar de begrafenis van zijn oma te gaan.
Vakantie wordt in de CAO geregeld
HZW DC 29 Kennismaken met de organisatie
13
5 Tips voor de praktijk
We geven je een aantal handreikingen wat je met je kennis over organiseren en organisaties
kunt doen in de praktijk.
•
Zorg dat je op de hoogte bent van de visie en het hoofddoel van de organisatie waar je
werkt. De activiteiten die jij op je werk verricht, mogen nooit strijdig zijn met deze visie en
dit doel. Vraag je leidinggevende in welke documenten je iets kunt vinden over visie en
doelstelling.
•
Bekijk het organigram van jouw organisatie. Zo krijg je een beeld van de onderlinge samenhang van de verschillende afdelingen. Je kunt in één oogopslag zien hoe de hiërarchische
verhoudingen liggen, met andere woorden: wie de baas is over wie. Zo weet je bij wie jij
terecht kunt als je problemen of vragen hebt.
•
Lees je eigen functieomschrijving goed door, met name het deel over het doel van jouw
functie en de globale taken die daarbij horen. Wanneer je aan het werk bent, is het goed dit
doel met de bijbehorende taken altijd in je achterhoofd te houden.
•
Maak kennis met je arbeidsvoorwaarden. Vraag bij personeelszaken om een CAO-brochure.
Lees deze eens globaal door, zodat je een beeld hebt wat er allemaal in geregeld wordt.
Bewaar de brochure. Op het moment dat je informatie nodig hebt over je arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld omdat je vrije dagen wilt opnemen, dan weet je waar je deze kunt
vinden. De CAO wordt regelmatig aangepast. Vraag na verloop van tijd om een nieuwe
brochure.
14
HZW Digitale Content