SB-projecten coördineren - Profi

De inhoud van dit thema:
1.2 Wat is projectmanagement?
1.3 Projecten
1.4 Projectmanager of projectleider
1.5 Werkwijzen
1.6 De fasen van een project
1.7 Projectorganisatie
1.8 Succes van een project
1.9 Draagvlak
1.10 Tips voor de praktijk
1-1
Projectmanagement is:
• het door middel van projecten,
• integreren van mensen, afdelingen, organisaties,
middelen en technische mogelijkheden
• tot het op een gestructureerde wijze oplossen van een
gemeenschappelijk onderkende probleemstelling,
• daarbij rekening houdend met de belangen van de
betrokkenen
1-2
Een project is een project als:
• het gaat om iets eenmaligs
• het een groepsprestatie betreft waar meerdere
disciplines bij betrokken zijn
• het resultaat vooraf omschreven is
• er tijd en gelegenheid is om een plan te maken
• vooraf is vastgelegd wanneer het klaar moet zijn en
wat het mag kosten (in tijd, geld en energie)
• het om iets belangrijks gaat
1-3
Voorwaarden voor het succes van een project
zijn:
• goed projectmanagement: methoden en technieken
• de persoon van de projectmanager: stijl van
leidinggeven en karakter
1-4
Werkwijzen:
• projectmatig werken
• improviserend werken
• routinematig werken
• in elkaar overvloeiende werkwijzen
1-5
De drie werkwijzen vloeien in elkaar over:
improvisatie----------------project-----------------routine
1-6
De fasen van een project:
• fasering
• de initiatieffase
• de definitiefase
• de ontwerpfase
• de voorbereidingsfase
• de realisatiefase
• de nazorgfase
1-7
Projectmedewerkers in een
projectorganisatie:
• projectleider of projectmanager
• projectsecretaris
• projectleden
• adviseurs
1-8
Projectleider of projectmanager:
• eigenschappen van een projectleider
• verantwoordelijkheden van een projectleider
1-9
Enkele kwaliteiten van projectleden zijn:
• kunnen samenwerken
• effectief kunnen vergaderen
• feedback kunnen geven en ontvangen
• op een goede manier besluiten kunnen nemen
1-10
Criteria projectresultaat:
• resultaat
• tijd
• budget
• tevredenheid (opdrachtgever en klant)
• draagvlak
• toegevoegde waarde
• leereffect
1-11
Draagvlak:
• creëren van draagvlak
• het belang van draagvlak
• gebrek aan draagvlak
1-12
Draagvlak creëren betekent:
• ervoor zorgen dat je van tevoren ondersteuning en
goedkeuring verwerft
• voor plannen die je wilt gaan uitvoeren
• of beslissingen die je wilt gaan nemen
1-13
Het belang van draagvlak creëren:
• alle neuzen dezelfde kant op zien te krijgen
• een plan of verandering gemeengoed laten worden
• ervoor zorgen dat mensen zich gehoord voelen
• halsstarrigheid voorkomen en medewerking verkrijgen
1-14
De inhoud van dit thema:
2.2 Marketing
2.3 Marketingstrategieën
2.4 Doelgroepanalyse
2.5 De stappen van het marktonderzoek
2.6 Tips voor de praktijk
2-1
Marketing:
• wat is marketing?
• het belang van marketing
2-2
Marketing is:
• elke activiteit die consumenten en producenten met
elkaar verbindt
• het rekening houden met of het afstemmen van de
organisatie op de wensen en behoeften van klanten
en deelnemers
• door de bril van klanten, leden of deelnemers naar je
eigen product, dienst of organisatie kijken
2-3
Waarom is marketing belangrijk?
• marktverkenning
• het nut van marketinggegevens
2-4
Marketingstrategieën:
• de marketingmix
• product-marktcombinatie
2-5
Marktinstrumenten:
• product
• prijs
• plaats
• promotie
• personeel
2-6
Vier strategieën voor het vergroten van de
markt:
• marktpenetratie
• marktontwikkeling
• productontwikkeling
• diversificatie
2-7
Doelgroepanalyse:
• denken in doelgroepen
• analyse van de doelgroep
2-8
Doelgroep:
een doelgroep is een verzameling van mensen met
gemeenschappelijke kenmerken
2-9
Doelgroepsegmentatie is:
het denken in en het onderverdelen van groepen in
verschillende doelgroepen
2-10
Kenmerken deelnemers:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
2-11
•
leeftijd
inkomen
geslacht
opleiding
beroep (bijvoorbeeld alleen ambtenaren)
woonplaats
motivatie
vrijetijdsgedrag (bijvoorbeeld mensen die
vrijwilligerswerk doen)
lidmaatschap
interesse (bijvoorbeeld meedoen of winnen, recreatief
of prestatief)
soorten problemen of wensen (bijvoorbeeld nieuwe
sociale contacten willen leggen)
omvang van de groep
De zeven stappen van het marktonderzoek:
1 stel de probleemstelling vast
2 bepaal welke informatie je wilt hebben
3 stel vast welke vorm van marktonderzoek je gebruikt
4 kies de juiste bronnen en technieken
5 verzamel de gegevens
6 analyseer en interpreteer de gegevens
7 verwerk de gegevens en rapporteer je bevindingen
2-12
Functies en doelen marktonderzoek:
• experimentele functie
• informatieve functie
• evaluerende functie
2-13
Soorten gegevens:
• externe gegevens
• interne gegevens
2-14
Vormen van marktonderzoek:
• extern onderzoek
• intern onderzoek
• deskresearch
• fieldresearch
• kwalitatief onderzoek
• kwantitatief onderzoek
2-15
Bronnen en technieken marktonderzoek:
• ledenberaad
• discussie
• interview
• enquête
• open en gesloten vragen
• steekproef
2-16
Enquête:
• 6 stappen opstellen enquête
• open en gesloten vragen
2-17
Steekproef:
1 a-selecte steekproef
2 gestratificeerde steekproef
3 selecte steekproef
2-18
De inhoud van dit thema:
3.2 De opbouw van een projectplan
3.3 Beheersingsfactoren
3.4 Het BOS-projectplan
3.5 Het draaiboek van een groot evenement
3.6 Tips voor de praktijk
3-1
Fasering van een projectplan:
3-2
1 initiatieffase:
idee
2 definitiefase:
wat
3 ontwerpfase:
hoe
4 voorbereidingsfase
hoe te maken
5 realisatiefase:
uitvoeren
6 nazorgfase:
in stand houden
De initiatieffase:
• onderzoeken van de projectaanleiding
• vaststellen van het resultaat van het project
• bepalen van de haalbaarheid van het project
• een goedgekeurd projectvoorstel
3-3
SWOT staat voor de Engelse termen:
• Strengths
• Weaknesses
• Opportunities
• Threats
3-4
Definitiefase:
• concrete formulering van het projectresultaat
• opstellen programma van eisen
• inventariseren van de werkzaamheden en het plannen
van de werkzaamheden
• randvoorwaarden in kaart brengen
• opstellen van het projectplan
3-5
Ontwerpfase:
• brainstorm over het uiteindelijke ontwerp of over de
beste oplossing
• uitwerking van de oplossing in de vorm van een
ontwerp of draaiboek
3-6
Voorbereidingsfase:
• het opstellen van een gedetailleerd draaiboek
• randvoorwaarden regelen
3-7
Uitvoeringsfase:
• uitvoering project
• toezicht op de uitvoering en voortgang
• werkzaamheden coördineren
• eventueel aanpassingen realiseren
3-8
Nazorgfase:
• eventueel een tevredenheidsonderzoek
• evaluatie van het project
• projectverslag of presentatie
• bedanken van betrokkenen
• financiële verantwoording
3-9
Beheersingsfactoren:
• kwaliteit
• organisatie
• faciliteiten
• tijd
• informatie
• geld
3-10
Het BOS-projectplan:
• stappenplannen
• BOS-projectplan Heerlerheide
3-11
BOS-projectplan Heerlerheide:
• analyse
• doelgroep
• doelen en activiteiten
• organisatie
• randvoorwaarden
• evaluatie en verankering
3-12
Vier fasen in het organiseren van een
evenement:
1 initiatieffase (plannen)
2 voorbereidingsfase
3 uitvoeringsfase
4 nazorg (evalueren)
3-13
Nazorg is:
• bedanken van personen en instanties
• publiciteit achteraf verzorgen
• afhandelen financiën
• evaluatie van het evenement: verzamelen en
analyseren van gegevens, rapporteren van de
gegevens
3-14
Kwaliteitscyclus:
• Plan:
plannen
• Do:
uitvoeren
• Check:
controleren
• Act:handelen
3-15
De inhoud van dit thema:
4.2 De samenstelling van het projectteam
4.3 Gedrag in een team
4.4 Goede samenwerking
4.5 Groepsontwikkeling
4.6 Veranderingen doorvoeren in teams
4.7 Tips voor de praktijk
4-1
De samenstelling van een projectteam:
• teamsamenstelling
• werkstijlen en teamrollen
• de teamtyperingen van Kiedel
• een gezonde en ongezonde teamsamenstelling
• typologie van Myers-Briggs
4-2
Werkstijlen:
de dromer:
verbeeldingskracht, fantasie, creatieve
oplossingen, besluiteloosheid
de denker:
logisch en abstract denken, te theoretisch
de beslisser: praktisch, knopen doorhakker, niet altijd
tactisch naar mensen
de doener:
4-3
actief, handen uit de mouwen, ongeduldig
Teamrollen:
• de teamrollen van Remmerswaal
• de rolkarakterristieken van Verhaar
• de acht teamrollen van Belbin
4-4
Drie soorten teams Robert Kiedel:
1 baseballteam
2 footballteam
3 basketballteam
4-5
De vier onderdelen van de MBTI:
4-6
1 De aard van de sociale gerichtheid
A Exravert (E) = gerichtheid op anderen, op grotere groepen
B Introvert (I) = gericht op enkele goede vrienden en
bekenden
2 De wijze waarop je informatie opneemt
A Sensing (voelend) (S) = gericht op praktische feiten, oog
voor details
B Intuition (intuïtie) (N) = gericht op globale beelden,
fantasierijk, creatief
3 De wijze waarop je tot conclusies, besluitvorming komt
A Thinking (denkend)(T) = redeneren logisch, analytisch,
objectief
B Feeling (voelend) (F) = volgen hun hart, gevoel,
medelevend
4 De aard van je levensstijl
A Judging (inschattend) (J) = leven geordend, gepland,
werken systematisch
B Perceiving (opmerkzaam) (P) = spontaan, flexibel, werken
niet vastomlijnd
De acht teamrollen van Myers-Briggs:
1 beeldhouwer
2 conservator
3 onderzoeker
4 vernieuwer
5 dirigent
6 wetenschapper
7 coach
8 kruisvaarder
4-7
Gedrag in een team:
• de Roos van Leary
• rolrigiditeit versus rolflexibiliteit
4-8
De Roos van Leary gaat uit van een tweetal
posities die je inneemt:
1 de positie op de lijn dominant --- ondergeschikt
(verticale as)
2 de positie op de lijn samenwerkend --- tegenwerkend
(horizontale as)
4-9
8 gedragsvarianten van Leary:
• leidend
• helpend
• meewerkend
• afhankelijk
• teruggetrokken
• opstandig
• aanvallend, offensief
• concurrerend
4-10
Goede samenwerking:
• afstemmen van werkzaamheden
• teamafspraken
• de DAU-formule
4-11
De DAU-formule:
D = duidelijk
A = acceptabel
U = uitvoerbaar
4-12
Groepsontwikkeling in fasen:
1 oriëntatiefase
2 opstand
3 eenheid
4 samenwerking
5 beëindiging
4-13
Mogelijke interventies bij groepsprocessen
zijn:
• de samenstelling van het team veranderen
• de situatie veranderen
• je eigen rol aanpassen
• informele subgroepen beïnvloeden
• aandacht schenken aan individuele teamleden
4-14
De inhoud van dit thema:
5.2 Personeelsplanning
5.3 Inwerken en ondersteunen van
projectmedewerkers
5.4 Begeleiden van stagiaires
5.5 Tips voor de praktijk
5-1
Personeelsplanning:
• dienstroosterplanning (maanden)
• werkplanning (dagen)
5-2
Dienstroosterplanning:
• dienstroosterplanning voor een afdeling
• dienstroosterplanning voor een projectteam
• plannen met de computer
5-3
Gegevens van belang voor het maken van
een dienstrooster voor een afdeling zijn:
• de medewerkers en dienstverbanden
• de flexwerkers en andere tijdelijke krachten
• de stagiaires
• de wensenbriefjes van medewerkers
• de afdelingsagenda
• de inzet (totaal aantal medewerkers dat per uur of per
dag nodig is)
• de CAO en andere regelingen
5-4
Werkplanning en urenraming:
• een werkplanning is het in de tijd uitzetten van
activiteiten met een urenraming
• een urenraming is een inschatting van de hoeveelheid
tijd die nodig is om een bepaalde klus te klaren
5-5
Inwerken en ondersteunen van
projectmedewerkers:
• vóór je start met inwerken
• inwerken
• ondersteunen
• reflectiegesprekken
• hoe beng je de medewerkers in een flow
5-6
De inhoud van dit thema:
6.2 Het belang van planmatig werken
6.3 Planningstechnieken
6.4 Timemanagement
6.5 Tips voor de praktijk
6-1
Vier activiteiten kwaliteitscirkel Deming:
Plan:
stel een plan op voor de uitvoering van
processen en stel normen en concrete
doelstellingen vast
Do:
voer de geplande processen uit
Check: controleer de processen op de uitvoering en
registreer afwijkingen op de norm, meet de
beoogde resultaten
Act:
evalueer afwijkingen en resultaten en neem
actie, herontwerp de processen indien nodig
voordat deze opnieuw worden uitgevoerd
6-2
Planningstechnieken:
• balkenplanning
• mijlpalenplanning
• draaiboek
• netwerkplanning
• work breakdown structure
6-3
Balkenplanning:
• balkenschema of balkenplanning
• voortgangsbewaking
• hoe gedetailleerd moet je plannen
• stappenplan voor het maken van een balkenschema
6-4
Stappen work breakdown structure:
1 voorbereiding
2 bepalen van start- en einddatum
3 faseren van het project
4 onderscheiden van deelprojecten en
projectonderdelen
5 opstellen van een activiteitenoverzicht (breakdown)
6-5
De inhoud van dit thema:
7.2 De functie van de projectleider
7.3 De projectleider als persoon
7.4 Theorieën over leidinggeven
7.5 Leiderschapsstijlen
7.6 Jouw eigen stijl van leidinggeven
7.7 Tips voor de praktijk
7-1
De functie van projectleider:
• wat is leidinggeven?
• de typering van een projectleider
• functie en taken van de projectleider
7-2
Typering van een projectleider:
• verschillen projectleider en manager
• kwaliteiten projectleider
• projectmanager, projectleider of projectcoördinator?
7-3
Drie typen projectleiders:
• de doener
• de teamspeler
• de bruggenbouwer
7-4
De taken van de projectleider:
• inhoudelijke taken
• sociaal-communicatieve taken
• beheersmatige taken
7-5
De projectleider als persoon:
• persoonlijke kenmerken en vaardigheden van de
projectleider
• herkennen van persoonlijke kwaliteiten bij
projectmedewerkers
• de competenties van de projectleider
• de zeven eigenschappen van effectief leiderschap
• test je eigen persoonlijkheid
7-6
Aanvullende kwaliteiten van de projectleider:
• stressbestendigheid
• creativiteit
• zelfstandigheid
• assertiviteit
• bevlogenheid
7-7
Zes veel voorkomende rollen in een
projectteam volgens G. Wijnen en P. Storm:
• de inspirator
• de conservator
• de denker
• de practicus
• de ondernemer
• de ondersteuner
7-8
Theorieën over leidinggeven:
• theorieën door de jaren heen
• normatieve theorieën
7-9
Normatieve theorieën:
• scientific management
• human relations
• het revisionisme
• de contingentietheorie
7-10
Leiderschapsstijlen:
• het model van Blake en Mouton
• het model van Hersey en Blanchard
• het model van Fiedler
7-11
Het leiderschapsrooster van
Blake en Mouton:
1.9
9.9
5.5
zorg
voor
mens
1.1
7-12
zorg voor productie
9.1
Het model van Blake en Mouton:
• inhoudsloos leiderschap
• medewerkergericht leiderschap
• productgericht leiderschap
• teamgericht leiderschap
• compromisleiderschap
7-13
Model van Hersey en Blanchard:
• twee dimensies van leidinggeven
• vier leiderschapsstijlen
• wanneer welke stijl
7-14
Twee dimensies van leidinggeven volgens
Hersey en Blanchard:
• de mate van taakgerichtheid
• de mate van relatiegerichtheid
7-15
Vier leiderschapsstijlen:
• opdragen
• verkopen
• participeren
• delegeren
7-16
Relatie zelfstandigheid deelnemer en
leiderschapsstijl:
7-17
• lage zelfstandigheid
opdragen
• lage tot matige zelfstandigheid
verkopen
• matige tot hoge zelfstandigheid
participeren
• hoge zelfstandigheid
delegeren
Het model van Fiedler:
• de vertrouwensrelatie tussen leider en projectleden
• het soort werk
• de machtsverhouding
• taakgericht en mensgericht leiderschap
7-18
Jouw eigen stijl van leidinggeven bepaal je
aan de hand van:
• je visie op de organisatie
• de relatie met de projectleden
• de relatie met de opdrachtgever
• de belangen die op het spel staan
7-19
De inhoud van dit thema:
8.2 Het belang van vrijwilligers
8.3 Vrijwilligersbeleid
8.4 Werven en plaatsen van vrijwilligers
8.5 Behouden van vrijwilligers
8.6 Afspraken en regelingen
8.7 Tips voor de praktijk
8-1
Vrijwilligersbeleid bestaat uit vijf onderdelen:
1 vrijwilligersbeleid ontwikkelen
2 werven en plaatsen
3 deskundigheid bevorderen
4 begeleiden en ondersteunen
5 afspraken maken
8-2
Goed vrijwilligersbeleid bestaat uit de
volgende stappen:
1 analyse van de situatie
2 formuleren van doelen, stellen van prioriteiten
3 opstellen van het beleidsplan
4 uitvoeren van het beleidsplan
5 evalueren van het beleidsplan
6 bijstellen van het beleidsplan
8-3
Stappen bij het werven van vrijwilligers:
1 inventariseren van de taken die uitgevoerd moeten
worden
2 maken van een functie- en taakomschrijving
3 selecteren van de wervingsmethode(n)
4 vaststellen van de procedure
5 inventariseren van kwaliteiten en wensen van de
vrijwilligers
6 het plaatsen van de vrijwilligers
8-4
Behouden van vrijwilligers:
• beleid behoud vrijwilligers
• tevredenheidsonderzoek
• begeleiden en ondersteunen
• motieven van vrijwilligers
8-5
Methoden tevredenheidsonderzoek onder
vrijwilligers:
• schriftelijk of mondeling
• gesloten, open of half open
• anoniem of niet anoniem
• gericht op werkzaamheden en/of op gevoelens
8-6
Afspraken en regelingen:
• afspraken met vrijwilligers
• regelingen
8-7
Vrijwilligersregelingen:
• verzekeringen
• vergoedingen
• wetgeving
8-8
Verzekeringen voor vrijwilligers:
• aansprakelijkheidsverzekering
• ongevallenverzekering
• auto-inzittendenverzekering
8-9
Wetgeving:
• Arbeidsomstandighedenwet (Arbowet)
• Werkloosheidswet
• Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering
• Vreemdelingenwet
8-10
De inhoud van dit thema:
9.2 De projectvergadering
9.3 De projectleider als voorzitter
9.4 Effectief onderhandelen
9.5 Tips voor de praktijk
9-1
De projectvergadering:
• afspraken over de projectvergadering
• de communicatiestructuur
• de communicatiecultuur
9-2
Afspraken over de projectvergadering:
• de aard van het overleg
• de frequentie van het overleg
• de structuur van het overleg
9-3
Drie communicatiestructuren:
• de cirkelstructuur
• de wielstructuur
• de sterstructuur
9-4
De projectleider als voorzitter:
taken vóór de vergadering:
• de agenda opstellen
• de uitnodiging, de agenda en de stukken rondsturen
• ruimte reserveren
taken tijdens de vergadering:
• de structuur bewaken
• de sfeer bewaken
taken na de vergadering:
• zorg dragen voor notulen
9-5
Effectief onderhandelen:
• kenmerken van onderhandelen
• doelstelling onderhandelingsgesprek
• opbouw onderhandelingsgesprek
• onderhandelingsvaardigheden
• onderhandelingsstijlen
9-6
Kenmerken van onderhandelen:
• partijen zijn gelijkwaardig en van elkaar afhankelijk
• het gaat om tegengestelde belangen of schaarse
middelen
• partijen zoeken een oplossing die ze allemaal zien
zitten (compromis of win-win situatie)
9-7
Nadruk in het onderhandelingsgesprek ligt
op:
• partijen wisselen informatie uit over hun standpunt
• partijen benadrukken het ‘wij-gevoel’
• partijen sluiten de onderhandelingen af met een ‘win-
win situatie’
9-8
Fasen onderhandelingsgesprek:
• de voorbereidingsfase
• de openingsfase
• de informatiefase
• de onderzoeksfase
• de onderhandelingsfase
• de afsluiting
9-9
Drie onderhandelingsvaardigheden:
• communicatieve vaardigheden
• tactische vaardigheden
• persoonlijke kwaliteiten
9-10
Communicatieve vaardigheden bij
onderhandelen:
• actief luisteren naar harde en zachte eisen
• (door)vragen naar harde en zachte eisen
• samenvatten om naar een volgende fase te gaan
9-11
De belangrijkste tactische vaardigheden zijn:
• vasthouden aan je standpunt
• machtsevenwicht bewaren
• de sfeer goed houden
• flexibel zijn in de procedure
9-12
Persoonlijke kwaliteiten onderhandelaar:
• assertiviteit
• geduld
• stressbestendigheid
• respect
9-13
Indeling onderhandelingsstijlen aan de hand
van twee aspecten:
• coöperatief (samenwerkend) versus concurrerend
(competitief)
• denken versus doen
9-14
De inhoud van dit thema:
10.2 Wat is public relations?
10.3 Publieksgroepen
10.4 Het onderhouden van relaties
10.5 Het pr-plan
10.6 Pr-middelen
10.7 Tips voor de praktijk
10-1
Public relations is:
het systematisch communiceren met voor de
organisatie belangrijke groepen, met het doel
wederzijds begrip tussen deze groepen en de
organisatie te bevorderen
10-2
Er zijn drie soorten afhankelijkheidsrelaties:
• onzichtbare afhankelijkheid
• eenzijdige afhankelijkheid
• wederzijdse afhankelijkheid
10-3
Een pr-plan bestaat uit de volgende stappen
of fasen:
1 Bepalen van het pr-doel
2 Bepalen van de randvoorwaarden
3 Bepalen van de publieksgroepen
4 Bepalen van de pr-middelen
5 Invullen van de pr-matrix
10-4
Mogelijke pr-middelen zijn:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
10-5
persbericht
promotiekrant(je)
strooibiljet
folder
sticker
nieuwsbrief
programmaboekje
advertentie
affiche
interview
infoavond
tekst voor de website
sms-jes
e-mails
Criteria voor de keuze van een pr-middel:
• het bereik
• het communicatievermogen
• de kosten
• zeggenschap
• vertrouwen
10-6
Criteria voor de keuze van een pr-middel:
A = Aandacht
I = Interesse
D = Deelname
A = Actie
10-7
Pr-middelen:
• direct mailing
• advertentie
• promotionele actie
• communicatiedragers
• persoonlijk gesprek
• nieuwsbrief
• brief
• persbericht
• publiciteit
10-8
Het doel van direct mailing is:
• aandacht trekken
• interesse wekken
• interesse vasthouden
• aanzetten tot een reactie
10-9
Persbericht:
• regels ten aanzien van persberichten
• opbouw van een persbericht
• waarom deze opbouw
10-10
De inhoud van dit thema:
11.2 Fondsenwerving
11.3 Sponsoring
11.4 Het sponsorplan
11.5 Tips voor de praktijk
11-1
Uitgangspunten bij indirecte fondsenwerving:
• het product
• de doelstelling
• mensen
• planning
11-2
Sponsoring:
• definitie sponsoring
• wat kan de organisatie de sponsor bieden?
• wat kan de sponsor bieden?
• motieven en verwachtingen van de sponsor
11-3
PROP – model:
• pr
• omzet
• personeel
11-4
Stappen sponsoring:
1 Oriëntatie op sponsoring
2 Het ontwikkelen van het aanbod
3 Het selecteren en werven van sponsors
4 Overleg met de sponsor
5 Het opstellen van het contract
6 Uitvoeren van het contract
7 Evaluatie van het contract
11-5
De inhoud van dit thema:
12.2 De projectbegroting
12.3 De projectofferte
12.4 Budgetbewaking
12.5 Vaste en variabele kosten
12.6 BEP-analyse
12.7 Kasboek
12.8 Tips voor de praktijk
12-1
De projectbegroting:
• wat is een projectbegroting?
• kosten en baten
• controle
• kostenposten
12-2
Een projectbegroting is:
een zo goed mogelijke raming of schatting van de
kosten die met het project gemoeid zijn,
daarnaast worden de inkomsten zo realistisch mogelijk
ingeschat
12-3
Begrotingen voor projectfasen:
• initiatieffase:
raming van de projectkosten
• voorbereidingsfase:
begroting van alle activiteiten
afzonderlijk
• uitvoeringsfase:
12-4
werkbegroting
Enkele kostenposten bij een project zijn:
• locatiekosten
• materiaalkosten
• personeelskosten
• promotie, publiciteit en pr
• organisatiekosten
• bijkomende kosten
• onvoorziene kosten
12-5
Een offerte bevat:
• offertedatum
• offertenummer
• gegevens van de offerteaanvrager
• gegevens van de offerteaanbieder
• omschrijving van het op te leveren product of de
dienst
• de offerteprijs (inclusief of exclusief BTW)
• de offertevoorwaarden
• de geldigheidsdatum van de offerte
• de leverdatum
• akkoordverklaring en ondertekening
12-6
Projectbudget:
• de locatiekosten
• materiaalkosten
• pr
• organisatiekosten
12-7
Binnen de variabele kosten onderscheiden
we drie soorten:
• de proportioneel variabele kosten
• de progressief variabele kosten
• de degressief variabele kosten
12-8
Kasboek:
• kasbewijzen bewaren
• kasboek opstellen
• het afsluiten van het kasboek en kasverschillen
12-9
Kasbewijzen:
• kwitanties
• controlestrookjes van de kassa
• kasstukken
12-10
Schema kasgeldcontrole:
beginsaldo
€
ontvangsten
€
+
€
uitgaven
€
eindsaldo
€
12-11
-
De inhoud van dit thema:
13.2 De uitvoeringsfase
13.3 De nazorgfase
13.4 Tips voor de praktijk
13-1
De uitvoeringsfase:
• taken van de projectleider
• de drie C’s
• problemen tijdens de uitvoering
13-2
De drie C’s:
• coördinatie
• communicatie
• controle
13-3
Te controleren beheersingsfactoren:
• kwaliteit
• organisatie
• faciliteiten
• tijd
• informatie
• geld
13-4
Nazorgfase:
• de afsluiting van het project
• de evaluatie van het project
• een tevredenheidsonderzoek
• bedanken van betrokkenen
• financiële verantwoording
• napubliciteit
• projectverslag of presentatie
13-5
De evaluatie van het project:
• evalueren aan de hand van vooraf opgestelde punten
• evaluatiemethoden
• de beste methode
• eigen functioneren evalueren
13-6
Evaluatiemethoden:
• open enquête
• gerichte productevaluatie
• gerichte procesevaluatie
• kringgesprek of groepsdiscussie
• evaluatiegesprek
• goed-fout methode
13-7
Belangrijk bij een evaluatiegesprek is dat:
• er regelmatig wordt samengevat
• men bij de zaak blijft
• iedereen aan bod komt
• men niet door elkaar heen praat
• er een conclusie getrokken wordt
13-8
De inhoud van dit thema:
14.2 Een planmatige aanpak van de rapportage
14.3 De structuur van een rapport
14.4 De eisen aan een projectrapportage
14.5 Tips voor de praktijk
14-1
Een planmatige aanpak:
• belang van de rapportage
• de fasen van een projectrapportage
14-2
De fasen van een projectrapportage:
1 de voorbereidingsfase
2 de uitvoeringsfasen
14-3
De voorbereidingsfase:
• bepalen van het onderwerp en het doel
• bepalen van de globale inhoud
• bepalen van het lezerspubliek
• bepalen van de structuur
• kiezen van een standaard lay-out
14-4
De uitvoeringsfasen:
1 het materiaal verzamelen
2 het materiaal ordenen
3 het rapport schrijven
4 het rapport controleren
14-5
De structuur van een rapport:
1
2
3
4
5
Omslag
Titelpagina
Voorwoord
Inhoudsopgave
Hoofdtekst:
• inleiding
• aanleiding en doel
• projectopzet
• resultaten
• conclusies en aanbevelingen
6 Samenvatting
7 Nawoord
8 Literatuuropgave
9 Woordenlijst en/of lijst met afkortingen
10 Bijlagen
14-6
Op de omslag staat het volgende vermeld:
•
de titel, met eventueel een ondertitel
•
aard van de rapportage (onderzoeksrapport)
•
naam en eventueel logo van de opdrachtgever of de
organisatie
14-7
•
plaats en datum
•
naam en eventueel de functie van de auteur
Het voorwoord kan de volgende inhoud
hebben:
• persoonlijke opmerkingen
• dankbetuigingen aan personen en instanties
• gegevens over de auteurs
• de achtergrond van het rapport
• een aanduiding van de groep waarvoor het rapport
bestemd is
14-8
Indeling hoofdtekst:
• inleiding
• inhoudelijke kern
• resultaten en conclusies
• aanbevelingen
14-9
In de inleiding vind je meestal informatie over:
• de aanleiding en het belang of doel van het project
• de centrale vraagstelling, probleemstelling of
opdrachtformulering
• uitgangspunten en randvoorwaarden
• wat de lezer in het rapport kan verwachten: korte
opzet van het rapport
14-10
Structuur samenvatting:
• het doel van het rapport
• de aanleiding en het doel van het project
• de resultaten
• de conclusies en eventuele aanbevelingen
14-11
De inhoud van dit thema:
15.2 Rapportage of presentatie
15.3 De fasen van een projectpresentatie
15.4 De opbouw van een presentatie
15.5 Het gebruik van audiovisuele hulpmiddelen
15.6 Tips voor de praktijk
15-1
Rapportage of presentatie:
• wat is een presentatie?
• de voor- en nadelen van een rapportage en
presentatie
• wanneer geef je een presentatie?
15-2
Voor- en nadelen projectrapportage:
Voordelen van een projectrapportage:
• naderhand na te lezen, blijft bestaan
• volledig
• groot bereik
Nadelen van een projectrapportage:
• wordt niet of slecht gelezen
• lezer bepaalt zelf prioriteiten
15-3
Voor- en nadelen projectpresentatie:
Voordelen van een projectpresentatie:
• presentator bepaalt prioriteiten
• krachtig middel om publiek te informeren en
overtuigen
• boodschap komt beter over
• tweezijdige communicatie (nuttige reacties vanuit het
publiek)
Nadelen van een projectpresentatie:
• geen of onvolledige naslag
• beperkt publiek
• alleen belangrijkste informatie, geen volledigheid
15-4
De fasen van een projectpresentatie:
• de voorbereidingsfase
• de uitvoeringsfasen
15-5
De voorbereiding:
• bepalen van het onderwerp en het doel
• bepalen van de globale inhoud
• bepalen van het publiek
• bepalen van de presentator
• bepalen van de opbouw
• kiezen van geschikte audiovisuele hulpmiddelen
• de organisatie van de presentatie
15-6
Presentatiedoelen:
• informeren
• promoten
• overtuigen
• activeren
• amuseren
15-7
De opbouw van een presentatie:
1 inleiding
• opening
• doel van de presentatie
• aankondiging van de hoofdpunten
2 middenstuk of kern
• bespreken van de hoofdpunten in logische
volgorde
• resultaten en conclusies
• aanbevelingen
3 slot
• samenvatting
• vooruitwijzing
• uitsmijter
• bedanken van het publiek
15-8
De uitvoeringsfasen:
• het materiaal verzamelen en ordenen
• de presentatie maken
• de presentatie controleren
• de presentatie houden
15-9
Volgorde middenstuk:
• de projectopdracht of projectmissie
• projectdoelstelling
• de vormgeving en inhoud van het project
• de projectresultaten
• de conclusies en aanbevelingen
15-10
Vragen ter controle van de inhoud:
• is de boodschap helder
• is de presentatie boeiend
• duurt de presentatie niet te lang/te kort
• is de opbouw logisch
• zijn de conclusies helder en goed onderbouwd
• voldoet het aan de verwachtingen van het publiek,
zoals opdrachtgever of sponsors
15-11
De opbouw van een presentatie:
• enkele methoden voor de opbouw
• de opbouw
15-12
Enkele methoden voor de opbouw:
• KISS
• Kop-romp-staart
• Cirkelmethode
• VVV
15-13
Opbouw van een presentatie:
1 inleiding
• opening
• doel van de presentatie
• aankondiging van de hoofdpunten
2 middenstuk of kern
• bespreken van de hoofdpunten in logische
volgorde
• resultaten en conclusies
• aanbevelingen
3 slot
• samenvatting
• vooruitwijzing
• uitsmijter
• bedanken van het publiek
15-14
Inleiding:
• opening
• doel van de presentatie
• aankondiging van de hoofdpunten
15-15
Middenstuk of kern:
• bespreken van de hoofdpunten in logische volgorde
• resultaten en conclusies
• aanbevelingen
15-16
Volgorde hoofdpunten:
• stelling
• uitwerking
• conclusie
15-17
In het slot vind je meestal de volgende vier
elementen:
• samenvatting
• vooruitwijzing
• uitsmijter
• bedanken van het publiek
15-18
Het gebruik van audiovisuele hulpmiddelen:
• voordelen van audiovisuele hulpmiddelen
• de gebruiksregels van audiovisuele hulpmiddelen
• verschillende audiovisuele hulpmiddelen
15-19
(Audio)visuele hulpmiddelen:
• flip-over
• overheadprojector
• diaprojector
• cassetterecorder
• videorecorder
• laptop in combinatie met beamer
15-20