Verschuivende grenzen tussen formele en informele

NOTA
Verschuivende grenzen
tussen formele en
informele zorg
© SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015
1
Colofon
Copyright © 2015:
Auteur:
trainers SimulCura
Uitgave:
maart 2015
Kwaliteitsborging SimulCura, samenwerkende trainers in Zorg & Welzijn,
Gevestigd te Kesteren, Biesbongerd 30 4041 RE
www.simulcura.nl
[email protected]
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in
een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze,
hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of op enig andere manier, zonder
voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur.
© SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015
2
Inleiding
Maatschappelijke ontwikkelingen doen grenzen in de formele en informele zorg verschuiven.
Door de ontwikkelingen in Zorg & Welzijn, zoals de nieuwe WMO, de Participatiewet, de scheiding
van wonen en zorg en meer wijkgericht werken wordt ook de verhouding tussen burger en overheid
anders: ‘minder overheid, meer samenleving’. Dat betekent dat de samenleving zelfredzamer moet
zijn. Bij veel gemeenten (WMO) zijn er in 2014 al een aantal acties in gang gezet die een beroep
doen op de zelfredzaamheid van burgers. Dat kan op eigen kracht, maar ook met behulp van het
persoonlijke netwerk, zoals familie, buren en vrienden.
Het doel is om de informele zorg en formele zorg te verbinden en vrijwilligerswerk versterken. De rol
van vrijwilligers wordt hierbij steeds belangrijker.
Bij deze maatschappelijke omslag is de hoop dat vrijwilligers veel taken en verantwoordelijkheden
van formele hulpverleners kunnen overnemen en dat deze hulpverleners een meer begeleidende
rol krijgen. Grenzen en mogelijkheden horen hierbij bespreekbaar gemaakt te worden. Er zijn niet
echt regels voor en er zijn tegenstrijdige beelden. De beroepskrachten (professionals) denken dat
de vrijwilliger het leuke werk doet, terwijl de vrijwilliger het idee heeft dat hij wordt opgeroepen ‘als
beroepskrachten geen zin meer hebben’ en / of ‘beroepskrachten worden de voordeur uitgezet en
de vrijwilligers komen via de achterdeur binnen om het werk te klaren’. Deze verandering geeft een
groeiende vraag naar vrijwilligers in Zorg & Welzijn en er komen andere en complexere vragen op
organisaties en vrijwilligers af. Wat kun je wel en wat niet van vrijwilligers verwachten? Hoe kun je
vraaggericht werken en maatwerk bieden aan klanten?
Het is van groot belang de informele- en formele zorg bewust te maken van de verschillende grenzen
die er spelen bij het samenspel. Om de positie van de vrijwilliger te kunnen versterken, betekent dat
ook de grenzen van de mantelzorg, beroepskrachten en organisaties gaan verschuiven.
Het is niet alleen belangrijk de ‘juiste’ vrijwilliger te vinden, maar ook de bestaande te behouden en
de ‘juiste’ match te maken. Een ‘juiste’ match waarbij de klant centraal staat.
Wat doet zorg met welzijn?
Het welzijnsaanbod heeft veel invloed op het welbevinden van klanten in (langdurige) zorg.
Een belangrijk onderwerp in een tijd waarin ‘eigen regie’ en ‘aanbod op maat’ centraal staat en
(zorg)organisaties tegelijkertijd de zorg betaalbaar moeten maken. Dat vraagt om keuzes. Welk
aanbod kan de organisatie leveren? Moet er misschien betaald worden voor bepaalde diensten /
inzet? Is samen met de klant koken ook een vorm van welzijn?
Verandering geeft beweging
biedt kansen
houd je scherp
samen sta je sterk
NB: In deze nota spreken wij over de klant, hier kan echter ook hulpvrager / zorgvrager / cliënt / gast / bewoner gelezen
worden. Organisaties hanteren verschillende termen. SimulCura kiest voor de term klant, omdat die staat voor een
actieve benadering van mensen die de eigen regie kunnen en willen voeren.
© SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015
3
Verschuivende grenzen, geeft beweging, creëert kansen
Leidraad tot aansturing op de ontwikkelingen
In deze beweging is het belangrijk dat er op alle organisatorische lagen een bewustwording
plaatsvind. Daarnaast is het van groot belang de informele- en formele zorg bewust te maken van
de verschillende grenzen die spelen bij het samenspel. Dit is een onderwerp van alle tijden.
Bewustwording van de veranderde werkzaamheden
Niet alleen is er steeds meer vraag naar vrijwilligers, de inhoud van het werk verandert ook. Klanten
willen hun leven zoveel mogelijk op hun eigen manier voortzetten.
Vooral hierbij is grote behoefte aan (de inzet van) vrijwilligers:
• Zij kunnen een klant bezoeken, met hem of haar een wandeling of uitstapje maken en helpen bij
praktische klussen.
Maar...., hoe vind je daar voldoende vrijwilligers voor?
Organiseer eens een debat aan de koffietafel
Het onderwerp ‘grenzen aan vrijwilligerswerk’ roept vaak discussie op. Iedereen heeft er wel een
mening over. Maar waarop zijn die meningen gebaseerd? En hebben mensen dezelfde mening of
verschillen ze onderling sterk?
Je kunt deze meningen als stellingen op de koffietafel leggen en bespreken tijdens de teampauze.
Maar je kunt er ook een aparte bijeenkomst over organiseren waarin diverse betrokkenen met
elkaar in discussie gaan.
Beroepskrachten in de formele zorg horen voldoende toegerust te zijn om met informele helpers
(vrijwilliger en mantelzorgers) te werken en hen zo nodig te ondersteunen.
Er liggen kansen om vrijwilligerswerk beter te benutten, onder andere in het verdelen van werk op
toegevoegde waarde en niet op schaarste. Daarnaast het op de juiste manier uitleggen en aanleren
van vrijwilligerswerk.
Waardering en een goede match tussen vrijwilliger en klant zijn van groot belang, maar ook praktische
ondersteuning, zoals intervisie, een training / cursus en verzekeringen.
Mensen moeten de kans krijgen om vrijwilligerswerk te doen op hun manier en hun tijd. Benut de
aanwezige talenten!
Basisprincipes rond vrijwillige inzet
Vrijwilligers zijn in te schakelen voor het uitvoeren van activiteiten die bijdragen aan het welbevinden
van individuele of groepen klanten. De (zorg) organisatie zorgt ervoor dat de vrijwilligers hun
werkzaamheden op een adequate en aangename manier kunnen uitvoeren. Om te zorgen dat dat
op een duurzame en toekomst bestendige manier gebeurt gelden er twee basisprincipes voor het
inrichten van de organisatie rond vrijwilligerswerk:
1. Er zijn specifieke condities nodig om vrijwilligers te mobiliseren en hen te stimuleren hun
kwaliteiten optimaal te ontwikkelen en in te zetten voor mensen die zorg en ondersteuning nodig
hebben.
2. Vrijwilligers worden het beste begeleid op de plek waar ze werkzaam zijn.
© SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015
4
Samenwerking
Samenwerking tussen lokale vrijwilligersorganisaties in Zorg & Welzijn versterkt hen allemaal. Ze
maken zich daardoor aantrekkelijker voor vrijwilligers. Zij profiteren bijvoorbeeld van extra’s die ze
anders niet krijgen. Dit zorgt voor extra motivatie.
Denk bijvoorbeeld aan een gezamenlijk training- of cursusaanbod. Ga uit van vraaggerichte
trainingen, met praktijkgerichte ondersteuning waarbij gelegenheid is voor onderlinge uitwisseling
en terugkombijeenkomsten.
Zorg voor het gezamenlijk implementeren van scholingstrajecten binnen het vrijwilligersbeleid.
Vrijwilligers profiteren van kennis- en ervaringsuitwisseling binnen het netwerk.
Grenzen
Grenzen kunnen heel verschillend zijn voor organisaties of personen:
• Juridische en wettelijke grenzen: bijvoorbeeld arbeidstijden, ARBO en Wet BIG. Vaak wordt
trouwens ten onrechte aangevoerd dat wettelijke regels zorghandelingen in de weg staan.
Familieleden voeren deze handelingen uit onder eigen verantwoordelijkheid en als vrijwilligers
in staat zijn bepaalde handelingen uit te voeren, mogen ze dit doen? Bepalend is wat iemand
kan en wie de verantwoording heeft en / of neemt!
• Persoonlijke grenzen van de mantelzorger en vrijwilliger. Wat wil iemand wel en niet doen? Denk
hierbij aan de persoonlijke verzorging of de frequentie waarmee contact is tussen de (zorg/hulp)
vraag en vrijwilliger.
• Relationele grenzen: de manier waarop vrijwilligers, mantelzorgers, zorgvragers, formele
zorgverleners met elkaar omgaan.
• Functionele grenzen: de uit te voeren werkzaamheden, de grenzen van de (vrijwilligers)
organisaties. De verantwoordelijkheden.
© SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015
5
Valkuil(en)
De laatste decennia is er (te) veel in beweging, er ligt een grote druk op alles en het is lastig alles
te kunnen volgen. Het werk moet met minder collega’s (coördinatoren) gedaan worden. Er wordt
van medewerkers gevraagd de schouders eronder te zetten. Collega’s met kennis en kunde in de
omgang met vrijwilligers krijgen ontslag, waardoor de ‘juiste’ vaardigheden niet altijd meer aanwezig
zijn.
Er worden keuzes gemaakt en prioriteiten gesteld om, als medewerker, het hoofd boven water te
houden. Maar... waar ben je nu mee bezig, wie doet nu wat, hoe verloopt de ‘afstemming’? En is er
überhaupt (nog) wel sprake van afstemming?
Het kan een stimulans zijn om er nu met elkaar tegen aan te gaan.
Durf externe ‘ondersteuning’ te vragen, wees niet bang om afgewezen te worden.
Het verloop van vrijwilligers is groot, probeer ze vroegtijdig te binden. Zie het als een win-win situatie.
Bij SimulCura signaleren wij verschillende valkuilen waar je als organisatie in terecht kunt komen.
• Sommigen (vaker in zorgorganisaties) houden halsstarrig vast aan hoe het was; de vrijwillige
inzet alleen bij activiteiten, een praatje maken, wandelen etc. En het liefst onder begeleiding van
een beroepskracht.
• Anderen (vaker in het welzijnswerk) gaan er te makkelijk vanuit dat vrijwilligers alles kunnen. Zij
trappen in de valkuil hun vrijwilligers niet zorgvuldig te werven, scholen, matchen en begeleiden
waardoor de inzet mislukt. De vrijwilliger vertrekt, voelt zich niet serieus genomen, is teleurgesteld
en als dit de eerste kennismaking met vrijwilligerswerk was is die persoon waarschijnlijk voor
het vrijwilligersveld uit beeld. De klant heeft in wezen dezelfde ervaring: niet serieus genomen,
teleurgesteld en (weer) een negatieve ervaring met zorg- en welzijnsland.
• Weer anderen vinden het prima meer met vrijwilligers te gaan werken maar doen maar wat...
Vrijwilligers worden ingezet waar het hen op dat moment het best uitkomt, medewerkers bejegenen
vrijwilligers zoals hen dat goeddunkt. Geen onwil of boze opzet, wel onkunde... Hiermee wordt
alleen bereikt dat beroepskrachten met schuine blik naar vrijwilligers kijken: zij pikken ons werk
in! De vrijwilligers zeggen echter: ‘mooi is dat, zij worden wegbezuinigd en wij mogen het werk
opknappen!
• Een andere valkuil is één van de meest voorkomende valkuilen in ons leven: miscommunicatie!
Denk hierbij bijvoorbeeld aan:
• Er wordt wel afgesproken dat iets moet worden gedaan, maar wie en wanneer dat wordt
vergeten. (Jij zou het toch doen? Nee hoor, zij zou dat doen!)
• Signalen worden niet opgepakt waardoor tijd verloren gaat en motivatie wegebt (ik heb het
al zo vaak gezegd maar er wordt toch niets mee gedaan).
• Denken te weten wat de ander bedoelt zonder door te vragen op wat die ander nu precies
bedoelt.
• Hoe de ander aan te spreken op iets dat niet goed gaat (feedback geven).
Door deze miscommunicatie ontstaat ruis, je begrijpt elkaar niet goed meer, waarden en normen
komen onder druk te staan.
© SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015
6
Om bij deze veranderingen (transformatie) het beoogde effect te kunnen realiseren vraagt om een
andere aanpak. Beroepskrachten weten nog niet goed hoe ze daar zelf vorm aan kunnen geven! Dit
geeft veel onzekerheid en dat werkt door in de samenwerking. Een professionele houding, heldere
informatie en goede afspraken om vrijwilligers te binden en te behouden zijn basisvoorwaarden.
Door de genoemde onzekerheid loop je het risico op een mismatch!
SimulCura biedt trainingen rond deze verschuivende grenzen om het proces te versterken waarbij
zelfvertrouwen en bewustwording van eigen vaardigheden en mogelijkheden rond vrijwillige inzet
centraal staan.
Ook bieden wij ondersteuning bij sparmomenten en als er inspiratie van buitenaf nodig is.
© SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015
7
Organisatie & coördinatie
1. Specifieke voorwaarden
Vrijwilligers ontvangen geen financiële beloning en vormen daardoor een wezenlijk
andere groep dan de beroepskrachten die wél betaald krijgen voor hun werk. De
manier waarop je hen benadert en hoe je met hen omgaat, is daarom extra belangrijk.
Met het oog op de toekomst zullen (zorg)organisaties meer moeite moeten doen om
nieuwe vrijwilligers te vinden en aan zich te binden. Daarom is het goed om stil te staan
bij de wensen en behoeften van diverse, nieuwe (groepen) vrijwilligers. Het vraagt
dus constant aandacht (en dus tijd en deskundigheid) om de voorwaarden voor het
vrijwilligerswerk op peil te houden en steeds weer aan te passen aan nieuwe ontwikkelingen.
2. Begeleiden op de werkplek
Vrijwilligers verrichten allerlei werkzaamheden op diverse plekken in de (zorg)organisatie.
Om hun werk goed te kunnen doen moeten ze over relevante informatie beschikken, vragen
kunnen stellen en antwoorden krijgen, signalen kunnen doorgeven etc.. Ook contact met familie
kan vrijwilligers helpen bij hun werk. Dit alles kan het beste op de werkplek zelf gebeuren. Door
medewerkers, collega-vrijwilligers, familieleden en natuurlijk ook in de contacten met klanten.
Tip: Contactpersoon voor vrijwilligers
Eén van de medewerkers treedt op als contactpersoon voor de vrijwilligers. Dat is echter niet
voldoende voor vrijwilligers om op alle fronten hun werkzaamheden goed en veilig uit
te kunnen voeren. Daarvoor is óók de medewerking van de andere medewerkers nodig.
De positie van de vrijwilliger ten opzichte van de mantelzorger, de klant en de beroepsmatige
hulpverlening
De bijdrage van de vrijwilliger heeft als primair doel de levenskwaliteit van de klant te verbeteren. Het
is in principe mogelijk dat de vrijwilliger taken van de mantelzorger overneemt of aanvult. Dit echter
zonder gebruik te maken van medische-, verpleegkundige- of medische technische handelingen.
Een vrijwilliger kan een mantelzorger ondersteunen en ontlasten door er bijvoorbeeld een middag
per week ‘te zijn’. De mantelzorger is dan even vrij om andere dingen te doen. De vrijwilliger verdient
hiermee haar eigen plaats in de zorgdriehoek. Dit houdt in dat de vrijwilliger in principe noch exclusief
werkt voor de mantelzorger, noch voor de klant of de beroepskracht.
Dit maakt de bijdrage van de vrijwilliger, in de driehoek met mantelzorger en beroepsmatige
zorgverleners, tot een essentiële. Het is belangrijk haar de juiste plaats te geven en te laten
behouden. Herkenning en erkenning zijn ook essentieel omdat de eisen die men in de praktijk stelt
aan vrijwilligers steeds hoger worden. De (vrijwilligers en / of zorg) organisaties krijgen daardoor
ongemerkt taken toebedeeld waarop ze niet berekend zijn.
Het unieke van het vrijwilligersaanbod, ‘de aandacht’ komt zo gemakkelijk in de verdrukking.
© SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015
8
Organisatie tips:
Voer de discussie over grenzen aan inzet van (zorg)vrijwilligers binnen de organisatie en de
gemeente. Maak op grond van de discussie afspraken. Formuleer deze afspraken en adviezen.
Aandachtspunten:
• Houd rekening met wet- en regelgeving;
• Stel gedragsregels op voor vrijwilligers, klanten en medewerkers;
• Organiseer scholing over grenzen en breng het ter sprake tijdens gesprekken met de vrijwilligers;
• Hou de motivatie van de vrijwilliger in het oog en stem daar zonodig de ondersteuning op af;
• Registreer de hulpvragen en mate van complexiteit zorgvuldig;
• Signaleer bijtijds als er grensoverschrijdende incidenten of trends te zien en / of te horen zijn;
• Houd voor de inzet van de vrijwilliger een ‘sollicitatiegesprek’, waarbij aandacht voor motivatie,
verwachtingen en persoonlijke grenzen;
• Houd op gestructureerde momenten ‘evaluatiegesprekken’, waarbij aandacht voor het
welbevinden van de vrijwilliger essentieel is;
• Denk als team (vrijwilligers & beroepskrachten) na over waar vrijwilligers worden geplaatst;
• Geef aandacht op de werkvloer, geef ook eens een compliment of benoem dat er prettig gewerkt
is;
• Begeleid de vrijwilliger tijdens de inzet;
• Formuleer een heldere doelstelling en visie op informele zorg (vrijwilliger & mantelzorg);
• Neem eenduidige besluiten over de randvoorwaarden die nodig zijn voor een goed functionerend
netwerk. Wie nemen deel aan het netwerk, waar liggen de verantwoordelijkheden, welke rol
hebben de organisaties, welk rol heeft de gemeente.
© SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015
9
Verdieping
Invoeren en implementeren van een vrijwilligersbeleid
Het grote voordeel van een vrijwilligersbeleid is dat daarin de verschillende rollen duidelijk zijn
vastgelegd. Ook biedt het kaders voor alle partijen zodat duidelijk is wat binnen de organisatie wel
en niet mag.
‘Vrijwilligers doen werk dat is gericht op het bevorderen van het welzijn van klanten, is het
uitgangspunt. Ze verrichten dus geen medische, verpleegkundige of verzorgende handelingen die
een professionele deskundigheid vereisen’.
‘Tegelijkertijd mogen vrijwilligers veel, mits ze ervoor worden toegerust, ze zich capabel voelen én
zolang een beroepskracht de eindverantwoordelijkheid draagt.’
Een belangrijk onderdeel in het vrijwilligersbeleid is de waardering
Om bij medewerkers meer begrip te kweken voor de rollen en inzichten van vrijwilligers en vice versa,
is het organiseren van een scholingstraject / praktijkgerichte ondersteuning een effectief middel
(onderdelen: taken en verantwoordelijkheden, communicatie, samenwerking, en bejegening).
Vrijwilligers willen gehoord worden: ‘Te vaak wordt hun aanwezigheid voor lief genomen.’ Verder
vinden vrijwilligers het vervelend dat medewerkers hen niet altijd informeren over verschillende
zaken en dat de medewerkers geen tijd, ruimte aandacht voor ze hebben.
Andere belangrijke thema’s zijn:
• Waarderen (meer) waardering en respect bereiken tussen vrijwilligers en beroepskrachten.
• Informeren van vrijwilligers over zaken die met klanten te maken hebben, uitvoering van taken
en organisatie.
• Faciliteren van randvoorwaarden, relevante kennis en toerusting van vrijwilligers.
• Afstemmen tussen vrijwilligers en beroepskrachten over zaken die klanten betreffen en
werkzaamheden.
Aspecten van verantwoord vrijwilligerswerk
• Weten
Wat moeten vrijwilligers weten over de klant en zijn situatie? De informatie is enerzijds bedoeld
om het gesprek aan te kunnen gaan en anderzijds om voorbereid te zijn op
calamiteiten. Waar kunnen de vrijwilligers na afloop van de activiteit terecht met vragen en
signalen?
• Kunnen
Wat moeten vrijwilligers kunnen om met de klant in contact te treden, ondersteuning of hulp te
bieden en op te treden in noodsituaties?
• Beschikken over
Waarover moeten vrijwilligers beschikken om met de klant een bepaalde activiteit te ondernemen?
Denk aan kennis over het ziektebeeld, een mobiele telefoon, geldig rijbewijs of verzekering.
© SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015
10
Aspecten van samenwerking tussen vrijwilligers en beroepskrachten
Tips voor betere samenwerking
Prettig samenwerken met vrijwilligers maakt de zorg beter en verhoogt het werkplezier. Elkaar
kennen en waarderen blijken daarbij onmisbaar. Vijf gouden tips voor een betere
samenwerking:
1. Leer elkaar kennen
Organiseer een kennismakingsronde, ook met het management. Vraag vrijwilligers een naambadge
te dragen. Hang een fotocollage van medewerkers én vrijwilligers op
de afdeling.
2. Geef vrijwilligers een plek
Werk vrijwilligers goed in. Zorg voor een vaste contactpersoon. Noteer de komst van vrijwilligers in
het werkrooster.
3. Deel ervaringen en kennis
Geef vrijwilligers informatie over hun activiteiten en geef hen tips over de omgang met klanten.
Luister naar de ideeën van vrijwilligers en laat zien wat je ermee doet.
4. Toon belangstelling en waardering
Maak eens een informeel praatje of geef een gemeend compliment. Verzorg zeker één keer per jaar
een uitje of een feest voor beroepskrachten én vrijwilligers.
5. Evalueer en verbeter
Bespreek met elkaar wat wel en niet goed gaat in de samenwerking. De Vrijwilligersscan kan je
daarbij helpen.
Tip: kijk naar kansen en mogelijkheden
Verdiep je in de ‘vrijwilligersmarkt’. Welke kansen liggen daar? Bekijk hoe je die koppelt aan
werkzaamheden die goed door vrijwilligers uit te voeren zijn.
Bewustwording van de veranderde werkzaamheden
Niet alleen is er steeds meer vraag naar vrijwilligers, de inhoud van het werk verandert ook. Klanten
willen hun leven zoveel mogelijk op hun eigen manier voortzetten.
Vooral hierbij is grote behoefte aan (de inzet van) vrijwilligers:
Zij kunnen een klant bezoeken, met hem of haar een wandeling of uitstapje maken en helpen bij
praktische klussen. Bijvoorbeeld vrijwilligers helpen klanten bij het koken, ook een vorm van welzijn?
Hoe vind je daar voldoende vrijwilligers voor?
Het verbinden van al die partijen voorkomt dat klanten te kort komen op het vlak van welzijn en dat
mantelzorgers overbelast raken.
Er liggen kansen
Zet elkaar in beweging
Draag gezamenlijk de verantwoording
Voor het welbevinden van de klant, vrijwilliger, mantelzorger en organisatie!
© SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015
11
Geraadpleegde bronnen
Websites:
www.zorgbetermetvrijwilligers.nl
Verdieping: de beschreven toolkits; Zorg Beter met Vrijwilligers (ZBmV)
Mezzo, landelijke vereniging voor mantelzorgers en zorgvrijwilligers: www.mezzo.nl
Informatie, naslagwerk:
Landelijke Overheid
Algemene informatie over de WMO vindt u o.a. op:
http://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/wet-maatschappelijke-ondersteuning-wmo
SimulCura, samenwerkende trainers in Zorg & Welzijn: www.simulcura.nl
© SimulCura: Nota Verschuivende grenzen tussen formele en informele zorg, maart 2015
12